SIHOWIN - Sistema Hospitalario de Control

INTRODUCCION
SIHOWIN es un sistema informático de control, que facilita la administración de un Hospital, Clínica ó Sanatorio. SIHOWIN nace principalmente por necesidades de los clientes, así
como de las nuevas herramientas del mercado, pero sobre todo, por la necesidad de tener un mejor producto que atienda y satisfaga los nuevos requerimientos.
Por lo anterior, es importante resaltar que este producto está desarrollado principalmente en campo, es decir en los hospitales, clínicas y sanatorios; Hemos tratado de incorporar los
requerimientos de nuestros clientes, pero seguiremos con el compromiso constante de mejorar el producto con la participación de todos nuestros clientes.
SIHOWIN está diseñado para controlar integralmente la operación del hospital, desde el ingreso de pacientes externos y hospitalizados, control de almacenes, quirófanos, facturación
electrónica o tradicional, laboratorio, interface contable, expediente electrónico, etc.
 Estructura de SIHOWIN
SIHOWIN es un sistema que controla y administra las tareas más críticas de cualquier hospital, clínica o sanatorio, desde el ingreso de un paciente pasando por el control
de almacenes (inventarios) hasta una póliza contable. El sistema opera en diferentes hospitales de la republica mexicana, siendo el sistema de mayor uso en su tipo a
nivel nacional, sihowin está diseñado de forma modular por lo que es fácil de manejar. Los módulos de sihowin se dividen en cuatro grupos

Funciones avanzadas • Servicios no cubiertos

Modulo Básico de Modulo Básico de Módulos Adicionales
• Preadmisiones
Operación Administración
• Calculo de Máximos y Mínimos • Polizas de seguro
• Expediente electrónico • Calculo de inventario Meses
• Pacientes • Herramientas del sistema • Poliza contable anteriores
• Citas • Configuración • Estudio socioeconómico • Centro de mensajes
• Facturacion • Seguridad • Compras (Material y Medicamento) • Recién nacidos • Documentos por institución
• Almacenes • Pago a terceros y Honorarios • Aclaraciones • Cambio de externo a interno
• Reportes estadísticos Medicos • Cargos grupales • Servicios por cirugía
• Catálogos • Cuentas por cobrar • Defunciones • Calculo de coaseguro y
• Cuentas por pagar • Productos no cubiertos por deducible
instituciones • Precios de producto por
• Resultados de laboratorio
• Ingresos horizontal Tabuador
• Imagenilogia y Hemodinamica
• Avisos al ministerio • Revision de documentos
• Encuestas de salida
• Recuperaciones • Tarjeta de membresia
• Compras diversas
• Informe medico • Tarjeta de puntos
• Quirofanos
• Relación Institución-Medico
• Punto de venta
• Requerimientos electrónicos
• Bancos
Módulos de Operación
Pacientes Hospitalizados y Externos:
Este módulo está diseñado para registrar los datos de los pacientes desde su ingreso por internamiento o bien, por algún servicio como consulta. En este módulo se realizan los cargos de
las diferentes áreas del hospital ya sea por servicios o productos, así mismo, es posible conocer el estado de cuenta concentrado o detallado, o bien, conocer los saldos de los pacientes al
momento (en línea), realizar citas con los médicos, registrar anticipos y depósitos, emitir presupuestos y reasignar tabuladores de precios.

Citas de Pacientes:
Esta función se encuentra dentro del módulo de Pacientes es muy importante por ser una agenda para los médicos, ya que se encarga de gestionar las citas de sus pacientes.

Facturación Para Particulares y Empresas

En este módulo se emite la facturación electrónica (CFD y CFDI) de clientes particulares o de instituciones, aplicación de descuentos adicionales por servicio o bien en forma global,
registro de las diferentes formas en que pagan los clientes (pacientes) efectivo, tarjeta de crédito, cheque, etc. Se pueden cancelar facturas, consultas en forma global por rango de fechas o
bien consultas individuales o detalladas, archivar cargos que no serán liquidados en ese momento, pero que por diferentes razones los pacientes tienen que ser dados de alta (salida de
pacientes vigentes), elaboración del corte de caja, acceso a una serie de informes para auditar el sistema, emisión de notas de crédito y estados de cuenta de pacientes documentados ó
facturados, consulta histórica de facturas, generación de reportes de facturas canceladas y pagos a cuentas por cobrar por concepto de recuperaciones.

Almacenes (Inventarios):
En este módulo se registra la información referente a los productos manejados en el hospital (medicamentos y material de curación), manejo de existencias, costos y precios por producto,
stock máximo y mínimo, presentación de los productos, manejo de medicamentos controlados, entradas y salidas de productos, así como la posibilidad de realizar cargos a los pacientes
directamente desde almacenes.
Adicionalmente se maneja la actualización de precios en forma general o en forma particular, se pueden emitir consumos de pacientes productos controlados, listas de precios, inventarios,
transferencias entre almacenes, entradas y salidas etc. Se cuenta con una serie de reportes muy útiles como son el kárdex de productos, consumos de pacientes y costo del inventario por
mencionar solo algunos.

Reportes Estadísticos:
El sistema cuenta con una serie de reportes estadísticos que pueden ser seleccionados por rangos de fechas, o por filtros por un determinado servicio. Por ejemplo, estadísticas por
productividad, por médico, por área, consumo mensual de servicios, quirófanos, habitaciones, etc.

Catálogos:
La flexibilidad del sistema nos la otorga los catálogos ya que estos tendrán efectos en la operación de todo el sistema, por ejemplo: se definen los descuentos por cada institución, plazos
de cobro, plazos de pago, precios de servicios, estado de los cuartos, estructura de los servicios concentrados y detallados, definición de paquetes y sus contenidos, médicos, paquetes,
tipos de pago y comisiones, cargos grupales, servicios no cubiertos por instituciones y reclamaciones, por mencionar algunos.
Módulos de Administración

Herramientas del Sistema:

Son opciones que nos ayudan en la definición del sistema y su entorno, por ejemplo: cuenta con una opción de exportación de datos hacia un formato txt, para ser explotado fuera del
sistema, así mismo, cuenta con un proceso de monitoreo de los pacientes sin movimientos, además de un editor de formatos, el cual, permite hacer la edición de sus formatos, como:
facturas, anticipos y depósitos, notas de crédito y cheques.

Configuración:
El sistema funciona en base a los parámetros definidos en este módulo, ya que de esta manera operará el sistema en sus diferentes módulos.

Seguridad:
En este módulo se definen los permisos y accesos que tendrán todos los usuarios del sistema, pudiendo crear perfiles de usuarios.
Módulos Adicionales
Se pueden adquirir de forma independiente, teniendo como mínimo el Sistema Básico.

Expediente Electrónico:
El Expediente Clínico Electrónico es un repositorio centralizado de información que almacena el historial clínico de cada uno de los pacientes. Tiene como objetivo brindar información
más completa a los médicos sobre los pacientes a tratar, así como habilitar la comunicación al instante del personal de distintas áreas o especialidades y consultorios. Para con esto agilizar
la forma de trabajo de los médicos y elevar la calidad de atención a los pacientes.

Póliza Contable:
El módulo se basa en la matriz contable, se puede definir por cada servicio detallado una afectación MATRIZ CONTABLE. Este módulo brinda la posibilidad de definir sus tipos de
pólizas así como las matrices contables de cada una de las claves concentradoras con su respectivo detalle, se puede definir lo que aplicará para facturación, anticipos, cuentas por cobrar y
cuentas por pagar, etc., además permite generar, exportar y consultar las pólizas contables. El sistema puede manejar hasta 4 niveles de afectación contable y se puede definir un cargo y un
abono por cada concepto que se defina en la matriz contable. Por otro lado se puede contabilizar por área o por todo el hospital.

Estudio Socioeconómico:
Este módulo tiene como propósito, registrar los estudios socioeconómicos de los pacientes y con base a indicadores socioeconómicos, determinar el tabulador que tendrán asignado el
paciente para efecto de sus cargos, un cambio en los niveles, puede determinar un cambio de tabulador, si por aspectos generales de operación, el sistema registrara el motivo del cambio y
quien lo autorizó.

Compras: (Material y Medicamento)

Este módulo toma como base las solicitudes de los diferentes usuarios que tengan asignado un almacén secundario o sub-almacén hacia al almacén principal en forma automática. (Con
base a los mínimos y máximos y a la existencia) o manual por necesidades especificas, es posible marcar también las solicitudes manuales con prioridad.
Por otro lado se registran las cotizaciones de los proveedores con archivos electrónicos normalizados y las claves homogenizadas, o bien mediante la captura manual de los precios, con
estos datos el sistema elige al mejor proveedor y lo sugiere como candidato a comprarle, se emiten las órdenes de compra. Cuando el proveedor surte, es posible darle entrada en forma
global al almacén o bien por excepción, este proceso afecta las cuentas por pagar.
Pago a Terceros y Honorarios Médicos:
Este módulo lleva un control integral de los honorarios de terceros, tanto los que se facturan como los pagos a terceros, permite registrar y controlar los pagos, registra la forma en que
fueron pagados al hospital, así como el tipo de pago a los terceros, se pueden realizar pagos parciales ó totales, emitir estados de cuenta por médico, generar comprobantes de pago, así
como un corte que permite ver: fechas de pago, formas de cobro, formas de pago, hacer pagos parciales ó totales y emisión de estados de cuenta por médico.

Cuentas por Cobrar:

Toda cuenta que se factura de una empresa, automáticamente se genera su cuenta por cobrar, es posible mandar cuentas de particulares a cuentas por cobrar, con tan solo indicarle en la
forma de pago a tiempo de facturación que ésta se hará por cobranza, e indicando en el módulo de configuración, cual es la clave que el sistema utilizará para este fin, deben registrarse los
pagos a las facturas de los cargos generados, es posible generar lotes de cobranza para mandar a los seguros o empresas, una relación de las facturas que se emiten para su cobro, así mismo,
se podrán señalar las facturas que fueron aceptadas para su pago y aquellas que están en aclaración. Cuando la aseguradora o empresa emita el pago correspondiente, este se registrará en el
sistema en bloque, adicionalmente se tienen estados de cuenta por empresa globales y detallados. Se cuenta con la posibilidad de recibir depósitos de parte de instituciones, los cuales se
podrán aplicar a los documentos pendientes de cobro, reduciendo ó eliminando los saldos correspondientes.

Cuentas por Pagar:

Toda compra realizada por una entrada a almacenes ó por el módulo de compras, puede generar la cuenta por pagar con el plazo definido para ese proveedor en el catálogo correspondiente,
deben realizarse los abonos en forma manual de los cargos generados, en caso contrario, el sistema mantendrá estas cuentas como si no se hubiesen pagado, es posible hacer análisis por
cliente por documento y se pueden generar en resumen (sintético) o bien detallado, (analítico) de los diferentes clientes o en forma global, adicionalmente se pueden emitir los contra
recibos a los proveedores y hacer la emisión de los cheques, con esto el sistema actualiza la cuenta correspondiente

Resultados de Laboratorio:
Emisión de resultados de estudios clínicos, mediante plantillas previamente cargadas, lleva un control del almacén de laboratorio, los consumos de los estudios, la participación de los
médicos que remiten, así como estados de cuenta por médico.

Imagenología y Hemodinámica:
Mediante este módulo, se controlan las placas ó películas radiográficas utilizadas por los técnicos radiólogos, de ellas cuantas buenas y cuantas fallidas, control de insumos por el almacén
de radiología, asimismo permite hacer la interpretación de las placas por los médicos radiólogos emitiendo los resultados de las interpretaciones, controla las comisiones por médico
radiólogo y diversas estadísticas por estudio, por técnico y por médico. Se controlan también los insumos del almacén de hemodinámica, asi mismo permite hacer la interpretación de los
estudios emitiendo los resultados de las interpretaciones, control de las comisiones por médico radiólogo y diversas estadísticas por estudio y por médico
Encuestas de Salida:
Las encuestas se realizan al momento de facturarse y sirven para medir los niveles de servicio, como pueden ser: enfermería, atención en admisión en caja, por grupos de servicios, además
de obtener estadísticas para toma de decisiones.

Compras Diversas:
Permite realizar cualquier tipo de compra sin necesidad de tener registrado el servicio adquirido en ningún catálogo, permite además generar automáticamente las cuentas por pagar
correspondientes, llevando el control de todas las compras.

Quirófanos:
Se pueden reservar quirófanos mediante este módulo ya sea a pacientes hospitalizados ó bien pacientes externos, el sistema proporciona ayuda de la disponibilidad de las salas. Previamente
deber estar registradas las salas ó quirófanos en el catálogo correspondiente, así como los médicos e instrumentistas que participan en las operaciones que se estén programando, también
pueden emitirse estadísticas de uso de quirófanos. Además se puede calificar el tipo de cirugía: normal, no programada o ambulatoria. En forma adicional se puede realizar el cargo
automático de servicios asociados a las cirugías, evitando el tener que capturarlos en forma manual.

Punto de Venta:
Este módulo se utiliza cuando se tiene venta al publico, es posible emitir tickets ó facturas o bien, realizar presupuestos, se lleva un control de ventas al público en general, independiente
del hospital con precios y cortes de caja distintos al del hospital o bien, al final del día hacer una factura única por venta al público

Requerimientos Electrónicos:
Existen dos maneras de solicitar los productos al almacén general:
•a) Gen. Sol. Máx./Mín.- El sistema generará en automático la solicitud al almacén general, de aquellos productos que se encuentren por debajo del stock mínimo. Los productos solicitados
serán en base a la diferencia entre el stock máximo y la existencia actual.
•b) Gen. Sol. Consumo.- El sistema generará en automático la solicitud al almacén general, de aquellos productos que se vayan descargando del sub-almacén por concepto de consumo de
pacientes.
Todas las solicitudes inicialmente tendrán un estatus de solicitadas y éste cambiará dependiendo si fueron surtidas, descontinuadas ó canceladas. El sistema generará automáticamente el
movimiento de transferencia del almacén general al almacén solicitante realizando la entrada respectiva. Por otro lado, las partidas no surtidas por el almacén general o que se surtan
parcialmente, quedarán registradas en una nueva solicitud (back order) pudiendo surtirse posteriormente

Bancos:
Lleva el control de los saldos de los bancos (Ingresos y Egresos), realiza la emisión de cheques, así como la póliza cheque de uno o varios cheques a proveedores ó terceros. Maneja su
propio catálogo de cuentas contables y se pueden generar estados de cuenta
Funciones Avanzadas
Cálculo de Máximos y Mínimos:
Este proceso genera el calculo del stock Minimo y Maximo de productos de un almacen determinado en base al consumo del mismo, el calculo puede ser en un periodo de consumo desde 3
dias, semanal, quincenal y mensual.

Centro de Mensajes:
El objetivo principal es comunicar de forma instantánea alguna indicación o aviso de importancia en relación a un asunto con un paciente o tareas entre las áreas involucradas.
Dentro de las principales funciones destacan las siguientes:
•Envío de mensajes a uno o más usuarios.
•Lectura de Mensajes.
•Responder mensajes recibidos.
•Status de mensajes.
•Panel de Histórico de mensajes.
Este último permite dar seguimiento a un mensaje en específico identificando el status del usuario emisor, así como también fecha y hora de envío de mensajes y lectura de mensajes
emitidos o recibidos.

Cálculo de Inventario Meses Anteriores:

Permite exportar a Excel la información del inventario calculado a un mes determinado, pudiendo seleccionar un almacén determinado, un rango de productos y mes a calcular.

Recién Nacidos:
Permite registrar en el sistema a los recién nacidos, asociarlos con la madre teniendo la posibilidad de generar una sola cuenta ó cuentas individuales por cada uno de ellos.

Aclaraciones:
Se utiliza en el módulo de cuentas por cobrar y su función permite llevar un control de las aclaraciones enviadas a las instituciones.

Cargos Grupales:
El objetivo de este catálogo, es registrar grupos que contengan diversos servicios, los cuales se cargarán automáticamente a la cuenta de los pacientes, utilizando para ello la pantalla de
cargos. Con la creación de estos grupos, se elimina la captura manual de servicio por servicio. Este catálogo es de mucha utilidad ya que por ejemplo hay servicios que por la naturaleza de
un tratamiento médico, de hospitalización, de convenios con instituciones ó cualquier otro concepto, siempre son aplicados a los pacientes, también se evita la omisión de algún servicio ya
que no hay captura manual.

Defunciones:
Este módulo permite registrar a los pacientes que fallecieron, permitiendo generar mediante plantillas, documentos tales como el certificado de defunción entre otros.
Productos no Cubiertos por Instituciónes:
El objetivo de este catálogo es registrar los productos que una institución no cubre por concepto de cargos realizados a pacientes.

Ingresos Horizontal:
Permite exportar a Excel la información facturada por paciente a nivel de clave macro, así como descuentos, IVA y totales. Los datos pueden ser exportados por una macro, un conjunto de
macros ó todas, así como la posibilidad de seleccionar una caja ó todas las cajas

Avisos al Ministerio:
Permite registrar en el sistema, los datos de un paciente que por diversas circunstancias debe ser atendido en el hospital y que requiere la elaboración de un documento dirigido al Ministerio
Público.

Recuperaciones:
El concepto de recuperaciones se refiere a pagos parciales ó totales recibidos en caja por concepto de cuentas por cobrar, los cuales, afectarán el corte de caja y disminuyen ó eliminan el
saldo de las cuentas por cobrar.

Informe Médico:
El concepto de informe médico, se refiere a la posibilidad de capturar el procedimiento quirúrgico, notas de evolución así como tratamientos médicos de los pacientes hospitalizados y ver los
resultados de los estudios de Laboratorio e Imagenología.

Relación Institución-Médico:
El objetivo de este catálogo, es asociar a cada una de las instituciones los médicos certificados por cada una de ellas, con esto, al momento de realizar el registro de un paciente, solo los
médicos autorizados por cada una de las instituciones podrán ser asociados como médicos tratantes

Servicios no Cubiertos:
El objetivo de este catálogo, es registrar los servicios que una empresa, aseguradora, banco, u hospital, no cubre por concepto de cargos realizados a pacientes.

Preadmisiones:
Realiza el registro de pacientes antes de su hospitalización.

Pólizas de Seguro:
Catálogo que permite registrar los números de pólizas de seguro, contratante, cobertura, coaseguro y deducible (porcentaje y/o importe). Ésta información será solicitada al momento del
registro del paciente.

Documentos por Institución:

Catálogo que permite capturar por institución, aquellos documentos requeridos para la atención al paciente. Esta información será solicitada al momento del registro del paciente.
Cambio de Externo a Interno:
Esta modalidad tiene 4 opciones: eliminar el folio externo, asignando un folio interno, asignar habitación, eliminar el folio externo y registrar el obligado solidario.

Servicios por Cirugía:

El objetivo de este catálogo, es registrar grupos de servicios, los cuales se cargarán automáticamente a la cuenta de los pacientes, por concepto de cirugías. Con la creación de estos grupos, se
elimina la captura manual de servicio por servicio.

Cálculo de Coaseguro y Deducible:

Permite realizar el cálculo del coaseguro y deducible en base a parámetros establecidos por póliza de seguros, importes por honorarios, alimentación y habitación.

Precios de Productos por Tabulador:

Este catálogo permite utilizar hasta 10 precios en productos (medicamentos y/o material de curación) y estará relacionado al tabulador de precios que tenga asignado el paciente.

Revisión de documentos:
Permite conocer los documentos entregados así como los documentos faltantes que se requieren para la atención del paciente.

Tarjeta de Membresía (Descuentos):

El hospital o Sanatorio, venderá una membresía en la que con la presentación de la misma se otorgarán descuentos en varias macros, se pueden otorgar diferentes tipos de tarjetas como por
ejemplo Gold, Silver, etc., o pueden usar algunas del mercado como VRIM, esto es con el propósito de que el sistema aplique en forma automática los descuentos por tipo de membresía,
pueden ser individuales o familiares. Con la lectura del código de barras de la tarjeta, en automático haga los descuentos a los que tiene derecho. Esto es al momento de registrarse o bien al
momento de facturar, el sistema adicional mostrará la foto del paciente de la membresía, llevará un control de vigencias, Adicionalmente se contará con un historial de descuentos otorgados
por este tipo de tarjetas.

Tarjeta de Puntos (Monedero Electrónico):

El hospital o Sanatorio otorgará por cada X monto de compra que se haga a partir de X porcentaje, puntos a una tarjeta en donde se acumulen y se puedan canjear por los servicios o
productos en una posterior visita.
•En cualquier momento puede conocerse el saldo de los puntos que tienen a favor.
•La disminución de puntos se detalla en la factura y se descuenta en cada estado de cuenta individual.
•Se cuenta con un reporte por periodo, por persona y acumulado de los puntos acumulados.
•Los puntos se podrán usar por ejemplo máximo en seis meses, si no se pierden.
Sistema Básico
El sistema básico permite utilizar el sistema a 5 usuarios recurrentes y comprende 6 módulos de operación y 3 módulos de administración.

Módulos Disponibles:

•Pacientes Hospitalizados y Pacientes Externos.

•Citas de Pacientes (Agenda de médicos).
•Facturación para Empresas y Particulares.
•Almacenes (inventarios).
•Catálogos.
•Reportes Estadísticos.
•Herramientas del Sistema.
•Configuración.
•Seguridad.
Sistema Intermedio
El sistema intermedio permite utilizar el sistema a 10 usuarios recurrentes y comprende 8 módulos de operación y 3 módulos de
administración.

Módulos Disponibles:

•Pacientes Hospitalizados y Pacientes Externos.

•Quirófanos.
•Facturación para Empresas y Particulares.
•Almacenes (inventarios).
•Catálogos.
•Reportes Estadísticos.
•Herramientas del Sistema.
•Configuración.
•Seguridad.
•Cuentas por Cobrar.
•Cuentas por Pagar.
Sistema Ilimitado
El sistema ilimitado permite utilizar el sistema de 50 a 200 usuarios recurrentes y comprende 8 módulos de operación, 3 de administración, 20 funciones
avanzadas y 3 módulos adicionales.

Módulos Disponibles:
• Pacientes Hospitalizados y Pacientes Externos.
• Citas de Pacientes (agenda de médicos).
• Facturación para Empresas y Particulares.
• Almacenes (inventarios).
• Catálogos.
• Reportes Estadísticos.
• Herramientas del Sistema.
• Configuración.
• Seguridad.
• Cuentas por Cobrar.
• Cuentas por Pagar.
• Quirófanos (Reservación).
• Punto de Venta.
• Requerimientos Electrónicos.
• Funciones Avanzadas(20).