Sesion 3 - Diagrama de Procesos

SESIÓN 03:
GESTION EMPRESARIAL
Mg. CPC. Alfredo A. Morgan Plaza

[email protected]
DIAGRAMA DE PROCESOS
DEFINICION DE DIAGRAMA DE
PROCESOS
Los diagramas de procesos
son la representación gráfica
de los procesos y son una
herramienta de gran valor
para analizar los mismos e
introducir mejoras. Hay
determinadas actividades o
acciones que implican una
decisión y que hacen que el
camino seguido por el
proceso se bifurque.
¿CUÁL ES LA IMPORTANCIA DE
LOS PROCESOS?
Los procesos aclaran, permiten coordinar acciones

y mostrar la manera cómo se logra
producir de manera controlada un producto o
servicio. En todas las empresas
seguimos procesos y estos a su vez se van
convirtiendo en conocimiento importante que
debemos guardar en algún lugar para evolucionar
hacia cosas mejores.
¿QUÉ ES UN DIAGRAMA DE
FLUJO?
En primer lugar podemos decir que este tipo de
diagrama tiene un enfoque análogo al mapeo de flujo
de valor (VSM). Este tipo de prácticas se basa en
construir signos de bloques y flechas para
dar información acerca de las etapas de un
proceso. Además se identifican las secuencias e
interrelación entre las mismas.
¿QUÉ ES UN DIAGRAMA DE
FLUJO DE PROCESOS?
Un diagrama de flujo de procesos (PFD) es un tipo de
diagrama de flujo que ilustra las relaciones entre los
principales componentes de una planta industrial. Se
usa ampliamente en los ámbitos de ingeniería
química e ingeniería de procesos, aunque sus
conceptos a veces también se aplican a otros
procesos.
Se usa para documentar o mejorar un proceso o
modelar uno nuevo.
PROPÓSITOS Y BENEFICIOS
Un diagrama de flujo de procesos tiene múltiples

propósitos:
• Documentar un proceso con el fin de lograr una
mejora en la comprensión, el control de calidad y la
capacitación de los empleados.
• Estandarizar un proceso para obtener una eficiencia
y repetibilidad óptimas.
• Estudiar un proceso para alcanzar su eficiencia y
mejora. Ayuda a mostrar los pasos innecesarios,
cuellos de botella y otras ineficiencias.
• Crear un proceso nuevo o modelar uno mejor.
• Comunicar y colaborar con diagramas que se dirijan
a diversos roles dentro y fuera de la organización.
¿CÓMO REALIZAR UN
CORRECTO ANÁLISIS DE
PROCESOS?
En primer lugar definir la estrategia de nuestra
cadena de suministros, de producción e inventario.
Actuar para llevar nuestra visión a la realidad.
Para organizar estas tareas existen numerosas
metodologías, que implementan el método científico
para mejorar nuestros procesos en forma efectiva,
como la técnica PDCA o DMAIC.
El punto de partida para mejorar los procesos será
entender efectivamente cómo se están realizando en
la actualidad. A fin de establecer una línea de
base para comparar.
¿Qué es DMAIC?
DMAIC es una herramienta iteractiva utilizada

para la mejora de procesos. Su uso más común
es en proyectos que utilizan la metodología Seis
Sigma, pero su aplicación no es exclusiva para
proyectos guiados por dicha estrategia, o sea,
usted puede utilizar esa herramienta en cualquier
situación en la cuál desee implantar mejoras.
DMAIC es el acrónimo en inglés para cinco pasos:
Definir, Medir, Analizar, Controlar y Mejorar (Define,
Measure, Analyze, Improve y Control). Cada uno de
estos pasos debe realizarse en el orden D-M-A-I-C
y, si al final del ciclo el resultado esperado no se
alcanza, el ciclo se debe reiniciar. Este proceso debe
repetirse hasta que se alcance la mejora deseada.
¿COMO FUNCIONA DMAIC?
Para que quede más claro, voy a explicar sobre cada

paso del DMAIC y lo que cada uno de ellos significa.
D – Definir
El primer paso es definir las oportunidades, el
alcance, los objetivos y los participantes. En
general, en este paso se define lo que se hará y
cuál es el resultado esperado al final de la
ejecución. Una sugerencia importante es:
reflexionar sobre las mejoras que se pueden
realizar y centrarse en las más relevantes y
viables. Brainstorming es una técnica que puede
ser muy útil.
M – Medir
El objetivo es recolectar datos e
informaciones para analizar y evaluar el
escenario actual, preferentemente de forma
cuantitativa y estadística, para así establecer
bases para las mejoras pretendidas y, comparar
el escenario actual con el resultado obtenido y
así verificar si las mejoras implantadas fueron
satisfactorias. Puede contar con el apoyo de
herramientas como el Diagrama de Ishikawa,
Pareto, Matriz GUT o Causa y Efecto.
A – Analizar
El foco aquí es identificar la causa raíz del
problema. Generalmente al analizar un proceso
varias posibles causas raíz se identifican, pero la
clave para el éxito de este paso es priorizar y
validar la causa raíz del problema a tratar. Como
resultado de este paso, se espera que se crean
oportunidades de mejora. Utilizar el 5 Porqués es
un enfoque interesante para ayudarte en la
identificación y validación de la causa raíz.
• El 5 Porqués, se encarga del análisis de la causa raíz
de los problemas.
I – Mejorar
Es el momento de tratar las oportunidades de
mejoras identificadas. Primero debe identificar las
posibles soluciones para corregir y evitar la causa
raíz del problema, a continuación, se recomienda
probar para averiguar si la solución propuesta es
efectiva, si no es así, debe ser repensada y
replanificada; si el resultado de la prueba es
prometedor, se debe implementar la acción. Sin
embargo, puede que en esta etapa encuentre varias
soluciones, no necesariamente todas necesitan ser
probadas e implementadas, muchas de ellas sólo
pueden ser identificadas y registradas para ser
utilizadas en el futuro.
De forma resumida, este paso consiste en:
• Identifique / Cree soluciones
• Concentrarse en las soluciones más fáciles y
sencillas de implementar
• Pruebe las soluciones
• Cree un plan de acción (se puede adoptar la
herramienta 5W2H)
• Implemente / Implante las mejoras
C – Controlar
¿De qué sirve identificar o crear soluciones si no
se implementan? El foco de este paso
es controlar las acciones del plan de
acción para que no se pierda. Para ello, es
fundamental que defina criterios de control como,
por ejemplo, checklists, metas y estadísticas para
servir como fuente de información para el
monitoreo de la implementación de las acciones.
Se debe verificar el desempeño del plan de
acción para asegurar que los resultados
deseados se alcancen y consecuentemente,
saber si las acciones de mejoras implementadas
han sido o no eficaces.
¿DMAIC o PDCA?
Es otra herramienta de la calidad, se asemeja DMAIC
al PDCA.
Tanto como el DMAIC son herramienta el PDCA (Plan
– Planificar, Do – Hacer, Check – Verificar y Act -
Actuar), están enfocadas en la mejora continua de
procesos y pueden ser aplicadas en los más diversos
ámbitos para la resolución de problemas. Sin
embargo, el uso de una herramienta no elimina el uso
de la otra, podemos decir que son complementarias.
Como ya se ha mencionado, el PDCA y el DMAIC se
destinan a la mejora continua. Las semejanzas
entre estas dos herramientas se extienden por sus
pasos también, pues ambas poseen las fases de
planificación, ejecución y control, o sea:
Algunos consideran el DMAIC una evolución del
PDCA. La principal diferencia entre el DMAIC y el
PDCA es que en el DMAIC la planificación se suele
hacer de forma más detallada a través de un estudio
más profundo de lo que se hace en el PDCA,
recurriendo a menudo a métodos estadísticos. Por
permitir un análisis más estructurado y profundizado
en la planificación, el DMAIC es la herramienta base
de la metodología Seis Sigma.
BENEFICIOS DE LA GESTIÓN DE
PROCESOS
1. Reducción de desperdicios
Cuando hablamos de desperdicios, hablamos de
todo tipo de ellos. Recursos, dinero, tiempo,
esfuerzo, todo eso es esencial en una empresa y
deben asignarse de manera inteligente. Si no es
así, el producto / servicio puede ser entregado,
pero no de la manera más eficaz. Esto causará la
insatisfacción de los clientes, pérdida de dinero y
desorden.
Esto dará lugar a una mejor asignación de los
recursos.
2. Aumento de la visibilidad y el control
BPM (Gestión de procesos de negocios) trabaja
con herramientas que transforman la
automatización de procesos en una realidad. La
automatización de procesos trata de obtener los
procesos más optimizados y eficaces y tornarlos
automáticos, reduciendo el contacto humano y
aumentando la transparencia. Todos puede ver y
entender el proceso, además de su papel en el
mismo. El administrador tiene acceso a toda la
información, puede ver la etapa en que se
encuentra el proceso y lo que cada uno está
haciendo.
3. Reducción de costes y una mayor rentabilidad
Si reducimos los desperdicios, reducimos los
costos. Si controlamos más el proceso,
asegurándonos de que no va a tomar algún paso
innecesario o alguna acción no deseada,
aumentamos los beneficios. El proceso de
implementación de BPM en su empresa puede
parecer largo y complejo, pero de hecho, cuando
todo el equipo está a bordo y se establecen
objetivos, el aumento de la productividad es un
beneficio concreto.
4. Cumplimiento y Seguridad
Una de las ventajas de BPM que a veces se
pasa por alto, es la seguridad que aporta a su
empresa. Las herramientas BPM dan el control al
gerente y a los accionistas sobre todo lo que
sucede en el proceso.
También ayuda a las empresas a documentar e
implementar políticas y controles internos. No
hay duda de que eso hace una empresa más
segura, más organizada y confiable.
5. Mejora de la comunicación
Las quejas más comunes de los empleados
implican falta de información, falta de seguridad
en lo que se espera de ellos y falta de
comunicación entre los sectores.
Con BPM, eso cambia radicalmente, ya que toda
la información es de fácil acceso y actualizada
por todos. Las funciones también son definidas y
claras, haciendo el trabajo mucho más fácil y
organizado y las expectativas, controladas.
LAS 6 VENTAJAS DE LA
GESTIÓN POR PROCESOS
1. Visión global de la empresa: fruto de la

identificación y documentación de los
procesos que intervienen, se va a obtener una
visión general de todo lo que en ella sucede,
pudiendo detectar con claridad cuál es el flujo de
trabajo interno.
2. Se elimina lo que sobra: como consecuencia de
tener una visión global de todos los procesos, se es
capaz de encontrar duplicidades, redundancias,
pérdidas de tiempo, atascos y cuales son las
interrelaciones entre trabajadores. De este modo,
optimizar los procesos se convierte en una tarea
mucho más fácil, incluso podremos detectar que
existen tareas que se pueden automatizar y
podremos liberar los recursos que hasta ahora se
encargaban de realizarlas.
3. Mejora de la comunicación: como todos los
procesos están documentados y actualizados,
cualquier trabajador puede acceder a ellos, para
saber qué tiene que hacer y cómo hacerlo. De
este modo, sea quien sea quien realice una
determinada tarea lo hará de la misma manera y
no habrá sitio para dudas. También se mejora la
comunicación interna, ya que se trata de un
sistema horizontal, donde se busca la
colaboración de todos los recursos para trabajar
por el beneficio común de la organización.
4. Optimización de los recursos: al tener tan claro
cual es el flujo de trabajo dentro de la empresa,
seremos capaces de organizar los recursos
humanos y físicos de nuestra empresa de una
manera totalmente optimizada, lo que supone un
ahorro en costes de tiempo y personal.
5. Medición: los procesos podrán ser medidos y
analizados mediante la asignación de indicadores
y objetivos.
6. Mejora continua: este modelo de organización
siempre está vivo, buscando y promoviendo la
mejora continua en los procesos. El objetivo es
obtener un alto grado de satisfacción de los
clientes, por ello hay que trabajar continuamente
el conseguir este objetivo.
Los beneficios de la metodología de gestión por
procesos no son inmediatos, tardaremos un tiempo
en verlos, sin embargo sus resultados son de gran
fiabilidad y perdurarán en el tiempo. Aplicar este tipo
de gestión supondrá un cambio tanto en las
operaciones como en la mentalidad global de la
empresa, se ha de pasar de un pensamiento de
pertenencia a un departamento, a un pensamiento
donde la empresa sea un “todo”, en el que cada
persona busque la excelencia de cara al beneficio de
la organización y sus clientes.
MUCHAS GRACIAS POR SU
ATENCIÓN.

Sesion 3 - Diagrama de Procesos

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Sesion 3 - Diagrama de Procesos

Cargado por

Información del documento

Descripción original:

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Sesion 3 - Diagrama de Procesos

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

SESIÓN 03:

Mg. CPC. Alfredo A. Morgan Plaza

Los procesos aclaran, permiten coordinar acciones

Un diagrama de flujo de procesos tiene múltiples

DMAIC es una herramienta iteractiva utilizada

Para que quede más claro, voy a explicar sobre cada

1. Visión global de la empresa: fruto de la

También podría gustarte