Sesion 3 - Diagrama de Procesos
Sesion 3 - Diagrama de Procesos
Sesion 3 - Diagrama de Procesos
GESTION EMPRESARIAL
D – Definir
El primer paso es definir las oportunidades, el
alcance, los objetivos y los participantes. En
general, en este paso se define lo que se hará y
cuál es el resultado esperado al final de la
ejecución. Una sugerencia importante es:
reflexionar sobre las mejoras que se pueden
realizar y centrarse en las más relevantes y
viables. Brainstorming es una técnica que puede
ser muy útil.
M – Medir
El objetivo es recolectar datos e
informaciones para analizar y evaluar el
escenario actual, preferentemente de forma
cuantitativa y estadística, para así establecer
bases para las mejoras pretendidas y, comparar
el escenario actual con el resultado obtenido y
así verificar si las mejoras implantadas fueron
satisfactorias. Puede contar con el apoyo de
herramientas como el Diagrama de Ishikawa,
Pareto, Matriz GUT o Causa y Efecto.
A – Analizar
El foco aquí es identificar la causa raíz del
problema. Generalmente al analizar un proceso
varias posibles causas raíz se identifican, pero la
clave para el éxito de este paso es priorizar y
validar la causa raíz del problema a tratar. Como
resultado de este paso, se espera que se crean
oportunidades de mejora. Utilizar el 5 Porqués es
un enfoque interesante para ayudarte en la
identificación y validación de la causa raíz.
• El 5 Porqués, se encarga del análisis de la causa raíz
de los problemas.
I – Mejorar
Es el momento de tratar las oportunidades de
mejoras identificadas. Primero debe identificar las
posibles soluciones para corregir y evitar la causa
raíz del problema, a continuación, se recomienda
probar para averiguar si la solución propuesta es
efectiva, si no es así, debe ser repensada y
replanificada; si el resultado de la prueba es
prometedor, se debe implementar la acción. Sin
embargo, puede que en esta etapa encuentre varias
soluciones, no necesariamente todas necesitan ser
probadas e implementadas, muchas de ellas sólo
pueden ser identificadas y registradas para ser
utilizadas en el futuro.
De forma resumida, este paso consiste en:
• Identifique / Cree soluciones
• Concentrarse en las soluciones más fáciles y
sencillas de implementar
• Pruebe las soluciones
• Cree un plan de acción (se puede adoptar la
herramienta 5W2H)
• Implemente / Implante las mejoras
C – Controlar
¿De qué sirve identificar o crear soluciones si no
se implementan? El foco de este paso
es controlar las acciones del plan de
acción para que no se pierda. Para ello, es
fundamental que defina criterios de control como,
por ejemplo, checklists, metas y estadísticas para
servir como fuente de información para el
monitoreo de la implementación de las acciones.
Se debe verificar el desempeño del plan de
acción para asegurar que los resultados
deseados se alcancen y consecuentemente,
saber si las acciones de mejoras implementadas
han sido o no eficaces.
¿DMAIC o PDCA?
Es otra herramienta de la calidad, se asemeja DMAIC
al PDCA.
Tanto como el DMAIC son herramienta el PDCA (Plan
– Planificar, Do – Hacer, Check – Verificar y Act -
Actuar), están enfocadas en la mejora continua de
procesos y pueden ser aplicadas en los más diversos
ámbitos para la resolución de problemas. Sin
embargo, el uso de una herramienta no elimina el uso
de la otra, podemos decir que son complementarias.
Como ya se ha mencionado, el PDCA y el DMAIC se
destinan a la mejora continua. Las semejanzas
entre estas dos herramientas se extienden por sus
pasos también, pues ambas poseen las fases de
planificación, ejecución y control, o sea:
Algunos consideran el DMAIC una evolución del
PDCA. La principal diferencia entre el DMAIC y el
PDCA es que en el DMAIC la planificación se suele
hacer de forma más detallada a través de un estudio
más profundo de lo que se hace en el PDCA,
recurriendo a menudo a métodos estadísticos. Por
permitir un análisis más estructurado y profundizado
en la planificación, el DMAIC es la herramienta base
de la metodología Seis Sigma.
BENEFICIOS DE LA GESTIÓN DE
PROCESOS
1. Reducción de desperdicios
Cuando hablamos de desperdicios, hablamos de
todo tipo de ellos. Recursos, dinero, tiempo,
esfuerzo, todo eso es esencial en una empresa y
deben asignarse de manera inteligente. Si no es
así, el producto / servicio puede ser entregado,
pero no de la manera más eficaz. Esto causará la
insatisfacción de los clientes, pérdida de dinero y
desorden.
Esto dará lugar a una mejor asignación de los
recursos.
2. Aumento de la visibilidad y el control
BPM (Gestión de procesos de negocios) trabaja
con herramientas que transforman la
automatización de procesos en una realidad. La
automatización de procesos trata de obtener los
procesos más optimizados y eficaces y tornarlos
automáticos, reduciendo el contacto humano y
aumentando la transparencia. Todos puede ver y
entender el proceso, además de su papel en el
mismo. El administrador tiene acceso a toda la
información, puede ver la etapa en que se
encuentra el proceso y lo que cada uno está
haciendo.
3. Reducción de costes y una mayor rentabilidad
Si reducimos los desperdicios, reducimos los
costos. Si controlamos más el proceso,
asegurándonos de que no va a tomar algún paso
innecesario o alguna acción no deseada,
aumentamos los beneficios. El proceso de
implementación de BPM en su empresa puede
parecer largo y complejo, pero de hecho, cuando
todo el equipo está a bordo y se establecen
objetivos, el aumento de la productividad es un
beneficio concreto.
4. Cumplimiento y Seguridad
Una de las ventajas de BPM que a veces se
pasa por alto, es la seguridad que aporta a su
empresa. Las herramientas BPM dan el control al
gerente y a los accionistas sobre todo lo que
sucede en el proceso.
También ayuda a las empresas a documentar e
implementar políticas y controles internos. No
hay duda de que eso hace una empresa más
segura, más organizada y confiable.
5. Mejora de la comunicación
Las quejas más comunes de los empleados
implican falta de información, falta de seguridad
en lo que se espera de ellos y falta de
comunicación entre los sectores.
Con BPM, eso cambia radicalmente, ya que toda
la información es de fácil acceso y actualizada
por todos. Las funciones también son definidas y
claras, haciendo el trabajo mucho más fácil y
organizado y las expectativas, controladas.
LAS 6 VENTAJAS DE LA
GESTIÓN POR PROCESOS