Documento de Archivo Trabajo Del Sena

DOCUMENTO DE
ARCHIVO
PRESENTADO POR:
NICOL BARRETO
MARÍA FLORIPES PÉREZ
ANA MARÍA GAMBA MURILLO
ÍNDICE
• QUE ES DOCUMENTO DE ARCHIVO

• Y… ¡PARA QUE SE PRODUCEN Y PORQUE SE CONSERVAN LOS
DOCUMENTOS?
• TABLA DE CLASIFICACION DE DOCUMENTOS
• CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS
• CARACTERES EXTERNOS
• CARACTERISTICAS DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
QUE ES UN DOCUMENTO DE ARCHIVO
Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o un acto realizado en

el ejercicio de sus funciones por su personas físicas o jurídicas, publicas o privadas, de
acuerdo con unas características.
Se entiende por documento, a los efectos de la presente ley, toda información
producidas por las personas físicas o jurídicas de cualquier naturaleza como testimonio
de sus actos, independientemente de su soporte, forma de expresión o contexto
tecnológico en que se haya generado.
se excluye de este concepto las publicaciones que no formen parte de un expediente
administrativo.
Y… ¿PARA QUE SE PRODUCEN Y POR
QUE SE CONSERVAN LOS DOCUMENTOS?
• 1 RAZON
Para la gestión administrativa de los asuntos corrientes (son el apoyo informativo para la toma
de decisiones) y por el valor probatorio que les concede la ley.
• 2 RAZON
Para el caso de las instituciones publicas, como recurso básico de información para los
ciudadanos y garantía de transparencia administrativa imprescindible en un estado de derecho.
• 3 RAZON
Los documentos adquieren un valor histórico y son objeto de consulta por parte de
investigadores y ciudadanos en general.
MANERA DE CLASIFICAR A LOS
DOCUMENTOS
CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS.
Este tópico del estudio de los documentos se refiere a los atributos que adquieren en razón de su
materialidad y de su contenido así:
CARACTERES INTERNOS: Se refieren al contenido del documento y son:
• Entidad Productora: El autor del documento. Como ya se sabe, en el caso de documentos producidos
por instituciones corresponde a la entidad, órgano y cargo de la persona que los firma.
• Origen Funcional: La razón, función o actividad, por la cual se produce el documento y el trámite a que
está sometido para entrar en vigencia, es decir para cumplir con el objeto por el cual fue creado.
• Formulario y cláusulas para su elaboración: Consiste en la disposición de los datos que deben estar
contenidos en él.
• Data tópica y crónica: Corresponde con el lugar y fecha donde fue producido el documento.
• Contenido sustantivo: Hace referencia al tema, negocio o asunto de que trata el documento.
CARACTERES EXTERNOS:
• Determinan la materialidad del documento y son:

• Clase: Es el medio por el cual se trasmite el mensaje: Textual, gráficos, sonoros, visuales, audiovisuales, legibles por
máquina.
• Tipo: Unidad mínima que reúne las características necesarias para ser considerado documento. Es el resultado de la
aplicación de normas y reglas formales de producción para el registro de una actividad especifica : La de informar:
produce crónicas, boletines; La de pedir: produce solicitudes, peticiones; La de mandar u ordenar: produce leyes,
decretos, ordenanzas, etc.
• Formato: Es la configuración física del documento, depende de la materia, soporte, de la manipulación para crearlo y de
la manera en que los documentos se reúnen al ser producidos, depende de la clase: Los textuales: legajos, expedientes,
carpetas, folios, etc. Los de imagen: vidrios, microformas, microfilmes, acetatos. Los sonoros: Discos, cintas. Los
audiovisuales: cinta, películas, discos. Los legibles por máquina: fichas perforadas, discos, cintas.
• Forma: Se refiere a si es original, copia, minuta, borrador.
• Cantidad: define la cantidad de copias que se producen de un mismo documento.
CARACTERISTICAS DE LOS
DOCUMENTOS DE ARCHIVO.
Varios elementos distinguen o particularizan a los documentos de archivo:
1. Carácter seriado: Los documentos son el resultado de acciones repetitivas determinadas por funciones específicas.
Se producen uno a uno y en un orden natural.
2. Carácter de unicidad: Los documentos de archivo se distinguen también porque son únicos, es decir, no se
producen en grandes cantidades de un mismo ejemplar, ni para ser publicados.
3. Carácter de objetividad o ingenuidad: Los documentos de archivo no son elaborados para la posteridad. Registran
hechos tomados del acontecer inmediato, no comportan elementos de crítica subjetivos o valorativos. Se producen
naturalmente como resultado del quehacer de las instituciones.
4. Originalidad o autenticidad: Es la capacidad que tiene el documento de probar o evidenciar su origen o autor, no
implica la veracidad de su contenido (capacidad que tienen los documentos de probar o de negar hechos ciertos o
verdaderos). Le permite ser reconocido, aceptado y avalado por su autor, es ese y no otro.
5. Integridad: El documento debe ser integro, completo en el todo y en sus partes, es decir, en sus caracteres internos
y externos.
ELEMENTO DE UN DOCUMENTO DE
ARCHIVO.
• Los documentos en su configuración están formados por dos aspectos
fundamentales, una parte intangible que le da razón de ser al evidenciar el contenido
informático, denominada elementos formales y otra totalmente material que le da
sustento corpóreo, es decir, lo hace evidente a los sentidos: elementos formales y
elementos materiales.
ELEMENTOS FORMALES
• Constituidos por los alfabetos, signos de puntuación, signos de acentuación,

abreviaturas, figuras o trazos de carácter convencional, por medio de las cuales de
trasmite la información o mensaje.
ELEMENTOS MATERIALES
• Lo conforman en primera instancia las tintas y colorantes las cuales sirven para hacer
visible lo escrito, en segunda instancia pero igualmente importante están los calamos,
estiletes o plumas con las cuales se plasma el contenido informático y en tercer
instancia se encuentran los soportes o láminas sobre las cuales se registra o asienta
la información objeto del mensaje a trasmitir o conservar y que va desde los primeros
documentos lapidarios, pasando por el papiro y el pergamino hasta nuestros días con
el papel y los nuevos soportes informáticos.
CLASES DE DOCUMENTOS
Los documentos pueden ser clasificados de acuerdo con Múltiples criterios, tantos cuantos tratadistas se encarguen
del tema, unos más objetivos que otros, esta clasificación obedece en gran mediad a aspectos de la administración
documental o del ciclo vital de los documentos o la actividad de los documentos, veamos algunas de ellas:
1. Según su clase o forma de presentación
2. Según su entidad productora calidad de sus autores o naturaleza
3. Según su estructura
4. Según su alcance o jurisdicción
5. Según el tipo de información
6. Según su finalidad
7. Según su vigencia o ciclo vital
8. Según su frecuencia de uso
SEGÚN SU CLASE O FORMA DE
PRESENTACIÓN
• De acuerdo con este criterio, los documentos se dividen en: Textuales, sonoros,
gráficos, de imagen, audiovisuales y legibles por máquina.
SEGÚN SU ENTIDAD PRODUCTORA
CALIDAD DE SUS AUTORES O NATURALEZA
Bajo este criterio, los documentos se dividen en:

• Públicos, o sea los producidos por los funcionarios públicos en ejercicio de sus
funciones;
• Privados: los producidos por particulares o por empresas privadas;
• Eclesiásticos: los producidos por los grupos religiosos;
• Los Mixtos: los producidos por empresas mixtas, (capital público y privado).
SEGÚN SU ESTRUCTURA
Los documentos en este apartado se pueden clasificar en:

• Simples: cuando el documento está conformado por una sola tipología como una Ley;
y Compuestos o complejos: cuando el documento está constituido por varias
tipologías documentales como es el caso de los expedientes.
SEGÚN SU ALCANCE O JURISDICCIÓN
• Dependiendo de la competencia de sus contenido los documentos se dividen en:
personales, institucionales, locales, municipales, regionales, departamentales,
distritales, nacionales, internacionales.
SEGÚN EL TIPO DE INFORMACIÓN
Los documentos pueden ser:

• Intensivos: cuando tienen mucha información sobre pocas cosas como una hoja de
vida; las genealogías.
• Extensivos: cuando presentan pocos datos sobre muchas cosas como los censos de
población.
• Diversificados: cuando presentan varios datos sobre varias cosas.
SEGÚN SU FINALIDAD
• Dependiendo del fin por el cual se produce el documento, éstos pueden ser:
• Documentos dispositivos o imperativos, cuya finalidad es mandar u ordenar como una ley o una directiva:
• Documentos testimoniales o probatorios, cuya importancia radica en la fe o constancia que dan sobre los
hechos, acciones o cosas como los diplomas y certificados académicos
• Documentos Informativos o noticiosos como es el caso de boletines.
• Documentos Facilitativos: llamados también comunes. Son los que todas las instituciones producen;
sirven de apoyo, facilitan la actividad de cada uno, como los documentos contables, hojas de vida.
• Documentos Específicos o sustantivos: son los que se producen por la actividad específica de cada
institución; en una entidad educativa: los planes de estudio, las historias académicas; en un hospital: las
historias clínicas, en una entidad financiera: los cheques, pagares.
SEGÚN SU VIGENCIA O CICLO VITAL
De acuerdo con este criterio, los documentos pueden ser:

• Administrativos: cuando se encuentran en cumplimiento de la actividad que le dio
origen;
• Plazo precaucional o intermedios: cuando se encuentran en espera de que las
acciones sobre las cuales versa su contenido prescriben o pierden su vigencia;
• Históricos: aquellos que después de haber sido evaluados mediante la selección
documental alcanza a ser transferidos a los archivos históricos para servir de fuente
de investigación retrospectiva para la investigación, la ciencia o la cultura
SEGÚN SU FRECUENCIA DE USO
• Este es un criterio que nunca debe tenerse en cuenta para una clasificación de los
documentos (activos, semiactivos e inactivos), pues los documentos pueden ser poco
utilizados pero vigentes y esto puede inducir a hacer procesos de selección, expurgo
y descarte con base en este criterio.

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• QUE ES DOCUMENTO DE ARCHIVO

Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o un acto realizado en

• Determinan la materialidad del documento y son:

• Constituidos por los alfabetos, signos de puntuación, signos de acentuación,

Bajo este criterio, los documentos se dividen en:

Los documentos en este apartado se pueden clasificar en:

Los documentos pueden ser:

De acuerdo con este criterio, los documentos pueden ser:

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