Documento de Archivo Trabajo Del Sena
Documento de Archivo Trabajo Del Sena
Documento de Archivo Trabajo Del Sena
ARCHIVO
PRESENTADO POR:
NICOL BARRETO
MARÍA FLORIPES PÉREZ
ANA MARÍA GAMBA MURILLO
ÍNDICE
Este tópico del estudio de los documentos se refiere a los atributos que adquieren en razón de su
materialidad y de su contenido así:
CARACTERES INTERNOS: Se refieren al contenido del documento y son:
• Entidad Productora: El autor del documento. Como ya se sabe, en el caso de documentos producidos
por instituciones corresponde a la entidad, órgano y cargo de la persona que los firma.
• Origen Funcional: La razón, función o actividad, por la cual se produce el documento y el trámite a que
está sometido para entrar en vigencia, es decir para cumplir con el objeto por el cual fue creado.
• Formulario y cláusulas para su elaboración: Consiste en la disposición de los datos que deben estar
contenidos en él.
• Data tópica y crónica: Corresponde con el lugar y fecha donde fue producido el documento.
• Contenido sustantivo: Hace referencia al tema, negocio o asunto de que trata el documento.
CARACTERES EXTERNOS:
• Lo conforman en primera instancia las tintas y colorantes las cuales sirven para hacer
visible lo escrito, en segunda instancia pero igualmente importante están los calamos,
estiletes o plumas con las cuales se plasma el contenido informático y en tercer
instancia se encuentran los soportes o láminas sobre las cuales se registra o asienta
la información objeto del mensaje a trasmitir o conservar y que va desde los primeros
documentos lapidarios, pasando por el papiro y el pergamino hasta nuestros días con
el papel y los nuevos soportes informáticos.
CLASES DE DOCUMENTOS
Los documentos pueden ser clasificados de acuerdo con Múltiples criterios, tantos cuantos tratadistas se encarguen
del tema, unos más objetivos que otros, esta clasificación obedece en gran mediad a aspectos de la administración
documental o del ciclo vital de los documentos o la actividad de los documentos, veamos algunas de ellas:
1. Según su clase o forma de presentación
2. Según su entidad productora calidad de sus autores o naturaleza
3. Según su estructura
4. Según su alcance o jurisdicción
5. Según el tipo de información
6. Según su finalidad
7. Según su vigencia o ciclo vital
8. Según su frecuencia de uso
SEGÚN SU CLASE O FORMA DE
PRESENTACIÓN
• De acuerdo con este criterio, los documentos se dividen en: Textuales, sonoros,
gráficos, de imagen, audiovisuales y legibles por máquina.
SEGÚN SU ENTIDAD PRODUCTORA
CALIDAD DE SUS AUTORES O NATURALEZA
• Dependiendo del fin por el cual se produce el documento, éstos pueden ser:
• Documentos dispositivos o imperativos, cuya finalidad es mandar u ordenar como una ley o una directiva:
• Documentos testimoniales o probatorios, cuya importancia radica en la fe o constancia que dan sobre los
hechos, acciones o cosas como los diplomas y certificados académicos
• Documentos Informativos o noticiosos como es el caso de boletines.
• Documentos Facilitativos: llamados también comunes. Son los que todas las instituciones producen;
sirven de apoyo, facilitan la actividad de cada uno, como los documentos contables, hojas de vida.
• Documentos Específicos o sustantivos: son los que se producen por la actividad específica de cada
institución; en una entidad educativa: los planes de estudio, las historias académicas; en un hospital: las
historias clínicas, en una entidad financiera: los cheques, pagares.
SEGÚN SU VIGENCIA O CICLO VITAL
• Este es un criterio que nunca debe tenerse en cuenta para una clasificación de los
documentos (activos, semiactivos e inactivos), pues los documentos pueden ser poco
utilizados pero vigentes y esto puede inducir a hacer procesos de selección, expurgo
y descarte con base en este criterio.