Documento de Apoyo 2
Documento de Apoyo 2
Documento de Apoyo 2
DOCUMENTO DE ARCHIVO
OBJETIVOS
Comprender y analizar los conceptos básicos sobre los documentos y los archivos en las organizaciones.
CONCEPTO DE DOCUMENTO
Del latín documentum, un documento es una carta, diploma o escrito que ilustra acerca de un hecho,
situación o circunstancia. También se trata del escrito que presenta datos susceptibles de ser
utilizados para comprobar algo. Por ejemplo: “Tengo un documento que prueba la malversación de
fondos realizada por el gobernador”, “Esta carta no constituye un documento que avale su inocencia”.
No obstante, también hay que decir que los documentos se pueden clasificar, en base a la información
que contienen. Así, nos toparíamos con los primarios, que son los que transmiten directamente la
opinión de quien los realiza; los secundarios, que son el resultado de haber tratado a los anteriores
documentos; y los terciarios, que son los que surgen como resultado de tratar a los secundarios.
Es importante resaltar que además existen múltiples tipos de documentos dentro de lo que sería
el ámbito del Derecho. Así, por ejemplo, nos encontramos con el llamado documento público que
podemos definir que es aquel que acredita unos hechos determinados y que está realizado y certificado
por un funcionario de la Administración Pública.
De la misma forma, está el documento privado que, en contraposición al anterior, es aquel que prueba
algo y que está autorizado por las partes interesadas aunque no por el funcionario en cuestión.
UNIDAD 2: El documento de
archivo
2
A estos dos tipos de documentos habría que añadir un tercero que es aquel que se da en llamar
documento auténtico. Como su propio nombre indica, podríamos definirlo como aquel que está
legalizado o bien absolutamente autorizado.
La noción de documento se ha visto alterada con el avance de la informática. Un documento antes era
un papel o algún otro tipo de medio físico. En cambio, para la informática, un documento es un archivo
digital susceptible de ser visualizado o compartido a través de una computadora. En este sentido, un
documento informático puede ser un texto, una imagen, un sonido, una animación o un video:
“Ayer tuve que formatear el disco rígido y perdí todos mis documentos”, “Necesito que me envíes por
correo electrónico el documento que elaboramos esta mañana junto al licenciado”, “Acabo de eliminar
el documento, ¿quieres que trate de recuperarlo?”
DOCUMENTO DE ARCHIVO
El documento de archivo tiene características particulares que lo hacen diferente de cualquier otro
tipo de documento:
El principio fundamental de los archivos es la unicidad del documento. La información que contiene el
documento de archivo es Única, es decir, no existen documentos de archivo iguales.
Pueden existir documentos con trámites similares, pero siempre diferenciados por la persona moral o
física de quien se trate el asunto o por el tema y fecha de los mismos.
El documento de archivo tiene un carácter seriado, ya que cada documento Se produce uno a uno y al
UNIDAD 2: El documento de
archivo
3
paso del tiempo constituyen expedientes.
El documento de archivo es orgánico, es decir, se genera dentro del proceso natural de uno actividad
y surge como producto o reflejo de las tareas de su productor.
El documento de archivo es relacionado. Como principio general, las piezas aisladas (documentos
sueltos) no tienen sentido, o tienen muy poco, yo que la razón del documento de archivo se da por su
pertenencia a un conjunto y por las relaciones que entre los documentos se establecen.
CARACTERES EXTERNOS
Para estudiar cualquier documento escrito es necesario analizar todos los elementos que pueden
aportar información. Se trata de prestar atención a los caracteres externos y a los internos de los
documentos.
A.- Los caracteres externos son los que configuran la apariencia externa de los documentos, y son los
siguientes:
- Materia escriptoria: Los soportes pueden ser duros (piedra, metal, vidrio, marfil, barro...) o blandos
(papiro, pergamino y papel).
Las tintas son el medio a través del cual se fija la información (el texto y su contenido) sobre el
soporte. El instrumento por el cual se fija el texto ha sido la pluma de ave, pero también el cálamo, una
caña cortada de forma adecuada que permite escribir.
UNIDAD 2: El documento de
archivo
4
siglo XII).
-Signos especiales:
Dentro de este grupo destacan las rúbricas que acompañan las firmas y que en épocas como la Edad
Media ha tenido un significado especial (se denominaban signum)
- Signos de validación:
Aunque se pueden considerar signos especiales, su importancia hace que la Diplomática los trate a
parte. Incluso hay una ciencia que tiene como objeto de estudio su análisis; es la Sigilografía.
Los sellos sirven para validar y autentificar el contenido de los documentos y tienen varias formas,
materias y maneras de aplicarse sobre el soporte del documento. Son de cera o de plomo y cuelgan
de una cinta de la parte inferior del pergamino; o son de papel (sello de placa) aplicado sobre el
documento mediante una matriz; y también pueden ser de tinta aplicada directamente sobre el papel
(papel sellado, habitual a partir del siglo XVII).
Los documentos reflejan casi siempre actos de tipo administrativo. Éstos quedan indicados en
el soporte mediante la incorporación de unas notas que pueden ser resúmenes del contenido del
documento, o resoluciones, menciones de documentos anteriores, notas de registro, diligencias,
providencias...
UNIDAD 2: El documento de
archivo
5
Este tipo de notas son muy habituales en los expedientes administrativos que ya se crean en la época
moderna, sufren un cambio importante en la época de los Borbones y se transforman radicalmente a
mediados del siglo XIX, momento en que cambia el funcionamiento de la Administración del Estado
español.
CARACTERES INTERNOS
Los caracteres internos se refieren al contenido de los documentos, a la lengua en que están escritos, al
estilo y al léxico, y también al procedimiento jurídicoadministrativo de validación que utilizan. Además
de éstos se considera fundamental la estructura cómo se organiza el texto.
A la vez, cada una de estas partes puede tener unos subapartados, pero es necesario tener en cuenta
que no siempre los encontraremos en todos los documentos, como tampoco siempre aparecerán en
el mismo orden.
Protocolo inicial. Invocación (verbal o simbólica -Crismón-), intitulación (nombre del autor del
documento), dirección (nombre del destinatario del documento), saludo (fórmula de cortesía).
Parte central. Preámbulo (sólo en documentos muy solemnes), notificación (advertencia para el
destinatario), exposición (motivos por los cuales se hace el documento), dispositivo (objetivo por
el cual se expide un documento; es la acción jurídica que incluye el documento y que se identifica
con un verbo. Este apartado puede incluir también las características del objeto relacionado con
el contrato jurídico); sanción y corroboración (conjunto de fórmulas y cláusulas que sirven para
garantizar el contenido jurídico del documento; pueden ser cláusulas preceptivas, derogativas,
UNIDAD 2: El documento de
archivo
6
prohibitivas, reservativas, obligatorias, renunciativas, penales, corroborativas, de emplazamiento o de
cumplimiento).
Escatocolo o Protocolo final. Aprecación (saludo protocolario, muy habitual en las cartas misivas);
fecha (tópica, es decir, del lugar donde se ha redactado el documento, y cronológica); validación
(formalidades que garantizan la autenticidad del documento; son las firmas de los autores del
documento, del escribano y de los testigos.
El arreglo u organización de un archivo engloba una serie de tareas que, aunque se hallan estrechamente
relacionadas, conviene distinguir:
La elaboración de un cuadro de clasificación que dé cabida a todos los tipos documentales y refleje
la estructura dada al archivo. Clasificar los fondos consiste en definir y concretar los grandes grupos
que forman el archivo:
UNIDAD 2: El documento de
archivo
7
La ordenación de los documentos dentro cada serie
documental empleando el criterio más adecuado para
cada tipo de documento. Esta operación, en tanto
complemento de la clasificación, consiste en poner
en orden (cronológico, alfabético, numérico…) las
unidades documentales (documentos o expedientes)
dentro de las series constituidas.
El cuadro de clasificación
Una vez identificados los distintos tipos documentales existentes en la asesoría, se elabora un esquema
que los clasifica y los estructura en grupos y que constituye la base para la organización del archivo.
El cuadro de clasificación es el primer instrumento de descripción de un archivo y ofrece una visión de
conjunto de los diferentes tipos de documentos (series), de los grupos que forman (secciones) y de
sus relaciones jerárquicas. Es la herramienta que va a permitir la planificación sistemática del resto de
las operaciones de tratamiento de los documentos, desde la eliminación de los mismos (calendario de
conservación) hasta la elaboración de los instrumentos de descripción (inventario).
Las series son los elementos básicos para confeccionar un cuadro de clasificación mínimamente
sólido y coherente. En primer lugar, hay que tener en cuenta la necesidad de concretar la denominación
de los distintos tipos de documentos o series documentales y determinar la jerarquía que se pueda
establecer entre ellos, para más tarde articular una estructura que sistematice los grupos de
documentos o secciones.
Para la elaboración de estos cuadros se aplican normalmente dos criterios: el criterio orgánico y el
criterio funcional. Se admite comúnmente que el criterio orgánico de clasificación de un archivo, aquél
que reproduce la estructura u organigrama de la entidad productora de los documentos, es muy útil
para fondos cerrados, o bien en casos de escasa evolución organizativa. Con este sistema las series
se agrupan de acuerdo con las diferentes divisiones administrativas y reflejan los departamentos
o unidades administrativas de la entidad. En el caso de las asesorías, en las que no es habitual la
existencia de departamentos y con un funcionamiento frecuentemente no jerarquizado, no es posible
emplear este criterio.
UNIDAD 2: El documento de
archivo
8
En cambio, el criterio funcional se define a partir de las actividades básicas de una empresa, es decir,
por las áreas de negocio que desarrolla, de manera que permite confeccionar un cuadro más sólido
y de mayor duración. Los servicios que ofrece la asesoría a sus clientes son los elementos que se
han de tomar en consideración para clasificar los documentos. Las clases principales o más amplias
pueden establecerse a partir de las áreas de negocio y las más elementales o series documentales
deben corresponder a expedientes y otras agrupaciones de documentos que sean resultado de un
procedimiento o trámite específico. Cada serie posee identidad propia y se relaciona jerárquicamente
con las demás, sin dar lugar a la ambigüedad; es decir, la adscripción de los documentos por su origen
a un grupo, excluye toda posibilidad de pertenencia a otro.
Los documentos administrativos de gestión o internos, que hacen referencia a la propia asesoría.
Los documentos administrativos de explotación u operativos, procedentes de los trámites que efectúa
cada asesoría en el desempeño de sus funciones y que se pueden organizar lógicamente por clientes.
Las principales ventajas que reporta a una asesoría un sistema de clasificación uniforme son las
siguientes:
UNIDAD 2: El documento de
archivo
9
Se utiliza el mismo cuadro de clasificación para toda la documentación del archivo de oficina.
Fomenta el uso del mismo lenguaje por parte del personal administrativo y de los profesionales y
colaboradores.
Su implantación es lenta, tanto por la necesidad de llevarla a cabo de forma progresiva como por el
hecho de que comporta un cambio global en los procesos administrativos de la asesoría.
Implica un trabajo en equipo que involucra a todos los niveles jerárquicos (gerencia, profesionales
y colaboradores, personal administrativo) con el objeto de definir conjuntamente las respectivas
funciones y mantenerlas debidamente actualizadas.
Obliga a todo el personal a un conocimiento más profundo de las tareas y las actividades que se
desarrollan en la asesoría y también del funcionamiento de las diversas áreas de negocio.
Precisa una supervisión y actualización constantes, con el objeto de adecuar el sistema de clasificación
a las circunstancias cambiantes y evitar su obsolescencia.
Tipos de ordenación
Una vez que se ha elaborado el cuadro de clasificación con sus respectivas series o tipos
UNIDAD 2: El documento de
archivo
10
documentales, es necesario definir el sistema de ordenación más adecuado para cada serie, a partir
de las características que la definen. La ordenación va a indicar qué lugar exacto ocupa un expediente
o documento concreto dentro de la serie a la que pertenece.
Los diferentes tipos de ordenación permiten seleccionar un criterio por el cual los expedientes o
documentos serán situados de manera correlativa: según la fecha (ordenación cronológica), según el
nombre (ordenación alfabética), según el código (ordenación numérica), según la división territorial o
geográfica (ordenación topográfica) o según la temática (ordenación por materias):
La ordenación alfabética suele tener como referente principal los apellidos de una persona o la razón
social de una empresa y utiliza las letras del abecedario como criterio de ordenación. Es el idóneo,
por ejemplo, para series de expedientes personales, como es el caso del personal contratado de una
empresa.
UNIDAD 2: El documento de
archivo
11
Entre estos métodos no es posible establecer a priori cuál de ellos es el mejor. Para cada tipo de
documento hay que decidir el tipo de ordenación más conveniente, eligiendo el que mejor se adapte
al objeto de la ordenación.
La instalación física
Este sistema presenta algunos inconvenientes de difícil solución. Por un lado, exige reservar espacio
libre en las estanterías para añadir los documentos que se vayan agregando con el tiempo; en muchas
ocasiones, sin embargo, resulta muy difícil prever con exactitud el crecimiento de los fondos. Por otra
parte, entraña múltiples dificultades la incorporación de nuevas series documentales al cuadro de
clasificación por cuanto implica reordenar el depósito de archivo.
UNIDAD 2: El documento de
archivo
12
Un sistema de instalación continua. El sistema de numeración continua, el más indicado para todo
archivo en crecimiento, numera las cajas mediante números desde el uno en adelante. Este sistema
establece una clara disociación entre la clasificación de los documentos y su emplazamiento material.
A medida que ingresan en el archivo las cajas se numeran sucesivamente y se colocan en las estanterías.
De esta manera se logra un ahorro de espacio máximo y además, la localización de la unidades de
instalación es rápida, sencilla y con pocas posibilidades de error. Permite el aprovechamiento del
espacio, pues cuando se procede al expurgo del archivo y se eliminan documentos, la solución consiste
en ocupar los huecos dejados con los nuevos ingresos utilizando las signaturas topográficas que han
quedado desocupadas.
Es un sistema que puede resultar poco eficiente en el caso de una asesoría, pues la documentación
que atañe a un mismo cliente se puede encontrar desperdigada por numerosas cajas, lo cual puede
ser bastante engorroso a la hora de efectuar, por ejemplo un cierre contable y fiscal o una auditoría de
cuentas. Por otra parte, este sistema requiere mantener un inventario permanentemente actualizado;
de lo contrario, las búsquedas documentales resultan infructuosas.
Este método exige un expurgo continuado que no resulta difícil de realizar. Como la documentación
se efectúa en períodos casi siempre fijos, sobre todo anuales, y la documentación tiene un valor fiscal
y legal preestablecido, al introducir un expediente se puede eliminar el más antiguo. Por ejemplo, en
el caso de la documentación fiscal, al guardar el expediente del impuesto de sociedades del ejercicio
1999 se puede eliminar, siempre que no posea valor informativo, el del ejercicio 1995, que ya ha perdido
su valor fiscal.
Además, este sistema de ubicación física en el archivo de los documentos en papel puede tener su
reflejo en el sistema informático, orientado al archivo de los documentos o ficheros electrónicos.
UNIDAD 2: El documento de
archivo
13
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO
Archivo de los documentos informáticos
Cuando se inicie un expediente para un determinado cliente se creará la carpeta correspondiente, que
contendrá todos los ficheros de trabajo que genere la tramitación del asunto.
Este sistema de archivo pretende que los documentos (ficheros de trabajo) estén clasificados siguiendo
unos criterios que nos indiquen:
1. El cliente para el que se está trabajando.
2. El área de trabajo al que pertenece ese expediente.
3. El número de expediente y el tipo de servicio que le corresponde.
Es importante que todos los clientes tengan aquellas carpetas que correspondan a las áreas de trabajo
en las que se les prestan determinados servicios.
UNIDAD 2: El documento de
archivo
14
Cada expediente tendrá su correspondiente registro en la base de datos Inventario, en la cual se
vinculará mediante un campo de hiperenlace dicho registro con la ruta de la carpeta específica que le
corresponda en el disco duro.
Los documentos de trabajo que sean susceptibles de servir como modelo de posteriores documentos
se archivarán en la carpeta “Plantillas”, en la subcarpeta correspondiente a área de trabajo, indicando
el tipo de trabajo genérico del que se trata. Es recomendable convertir los archivos de tipo .doc en
plantillas de Word (.dot) y los archivos de tipo xls. en plantillas de Excel (.xlt).
El inventario tiene como propósito describir las unidades documentales, tanto si se trata de un
expediente como de una agrupación de documentos referidos al mismo asunto. Es decir, identifica
los expedientes que componen cada una de las series documentales con el propósito de acceder
a los documentos más relevantes para una consulta específica. Ante la necesidad de efectuar una
búsqueda documental, el inventario ha de permitir obtener respuestas rápidas y precisas acerca de
cuestiones puntuales (“¿qué expedientes tiene en curso X y Cía.?”, “¿cuántos expedientes se están
tramitando en el Registro Mercantil?”, “¿cuántos expedientes se han iniciado este año en el área
laboral?”). Asimismo ha de reflejar el contenido de cada expediente –el trámite o asunto específico al
UNIDAD 2: El documento de
archivo
15
que hace referencia– y su localización física en el archivo.
Hoy en día la herramienta más eficaz para elaborar un inventario es una base de datos en la que
cada expediente se halle descrito en los términos imprescindibles para garantizar una información
suficiente. Esto permitirá un acceso selectivo a la información ya que la base de datos localizará los
registros que respondan a una consulta determinada buscando la información por un solo campo o
cruzando la información de diferentes campos.
UNIDAD 2: El documento de
archivo
16
Conservación de documentos: Es el conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para
garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.
Disposición final: Allí se determinó decisión resultante de la valoración hecha en la tercera etapa del
ciclo vital de los documentos, resultado de la valoración secundaria determinando su valor permanente,
su eliminación, selección por muestreo así como la implementación para la conservación en una
Tecnología de imagen (microfilmación o digitalización).
En el DECRETO 2609 del 14 de diciembre de 2012, del Ministerio de Cultura en su Artículo 9°, establece
los procesos de Gestión Documental.
Es el proceso por medio del cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos
con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo.
La valoración documental es la fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar
los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia,
acceso y conservación o eliminación parcial o total.
Nunca deberá haber una única regla para la valoración de una serie documental. Existen instituciones
e individuos productores de documentos que realizan diferentes actividades, por lo cual crean
documentos con peculiaridades propias en variados formatos: soportes de papel, ópticos, magnéticos
y electrónicos. Y para valorar una serie documental hay que tomar en cuenta todos los detalles internos
y externos del documento. Para llegar a esto hay que proceder al siguiente paso que se denomina
identificación.
UNIDAD 2: El documento de
archivo
17
Es el valor que tienen los documentos mientras sirven a la organización que los produce y al productor,
destinatario o beneficiario del documento. Es decir, a los involucrados en un tema.
Es que valor que posee para la administración que lo originó como soporte de sus actividades. Es la
que se relaciona con el documento producido y recibido que responde a los procesos administrativos
de la entidad (correspondencia general y expedientes de casos y tareas especializadas). Tendrá
valor mientras sea de consulta; vigente para sustentar el derecho y la obligación de la actividad
administrativa hasta que se produzca un nuevo documento.
Valor legal
Es el valor que tienen los documentos que sirven
de testimonio o prueba ante la ley. Son aquellos
documentos que sustentan un derecho para el estado
o la persona.
Valor fiscal
Es aquel documento donde se informa y se justifica el
desarrollo de gastos y los de carácter tributario. Dejan
de tener vigencia legal luego de que las declaraciones
tributarias cumplen los términos de firmeza de
acuerdo a la ley.
Valor contable
El valor que tienen los documentos que respaldan el conjunto de cuentas, registros contables de
ingresos, egresos, pasivos, activos o patrimonio de la organización pública o privada.
Valor técnico
Es aquel que tienen los documentos característicos de cada tipo de institución o empresa.
UNIDAD 2: El documento de
archivo
18
Valor secundario de los documentos
Es el valor que adquieren los documentos una vez pierden sus valores primarios y tienen utilidad
cultural, histórica o científica. Porque la información que contienen es relevante para la sociedad
por ser testimonio del origen, desarrollo y evolución de un acontecimiento y sirve como fuente para
futuras investigaciones.
Valor histórico
Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser fuentes
primarias de información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad.
Valor cultural
Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos, vivencias,
tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos,
religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad.
Valor científico
Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de conocimiento
en cualquier área del saber.
Valor técnico
Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de su aspecto misional.
UNIDAD 2: El documento de
archivo
19
BIBLIOGRAFÍA
Definicion.de, Definición de documento Conocimiento. (en línea) Julián Pérez Porto y María Merino.
Publicado: 2009. Actualizado: 2021. Tomado de: https://definicion.de/documento/
Contrataedium, Caracteres externos e internos de los documentos. (en línea) Tomado de: http://
www.ub.edu/contrataedium/taediumcast/ordit/cultura_escrita/iden_ estructures_formals/iframes/
caracters.htm
UNIDAD 2: El documento de
archivo
20