DOCUMENTOS COMERCIALES Y MERCANTILES

Lic.TatianaVirginiaPilcoCallisaya
Cel.79651702
 NOTAS DE CONTABILIDAD

Concepto.- La nota de contabilidad es un documento

interno de la empresa que es utilizado para hacer registros
contables cuando se trata de operaciones que no tienen
soportes externos, u operaciones para las cuales no existen
documentos internos específicos.

En primer lugar, se debe hacer claridad que las operaciones

que la empresa realice con terceros, necesariamente deben
tener soportes válidos como son las facturas.

Una factura no puede ser reemplazada por una nota de

contabilidad o cualquier otro documento diferente.
Por ejemplo, cuando ser realiza compra de bienes el
único documento válido es la factura, o en su defecto
un documento equivalente a la factura en el caso que
la operación se realice con una persona no obligada a
facturar.
Algunas operaciones internas se registran en la
contabilidad haciendo uso de documentos específicos
diferentes a la nota de contabilidad, como es el caso
del comprobante de egresos, comprobante de
ingresos, recibos de caja, consignaciones,
remisiones, órdenes de compra, entradas de
almacén, salidas de almacén, Notas débito y crédito.
Para las operaciones en las que no existen
documentos externos ni internos específicos,
se utiliza entonces la nota de contabilidad.
Ejemplo de esto puede ser la contabilización
de la depreciación, la amortización,
correcciones, los comunes ajustes contables
resultantes al momento de preparar el cierre
contable, etc.
La nota de contabilidad debe tener una numeración
consecutiva, que permita tener un control sobre las
mismas y permita hacerles un seguimiento posterior.
Igualmente debe contener la fecha de elaboración y las
personas que intervinieron en su elaboración.

Puesto que la nota de contabilidad tiene como función

el registrar operaciones en la contabilidad, debe
contener claramente las cuentas utilizadas, los valores
parciales de cada movimiento y los respectivos valores
débito y crédito.
Por lo general, solo es necesario elaborar la
nota de contabilidad en original, puesto que
la nota de contabilidad no será utilizada o
no será requerida por otro departamento
diferente al departamento de contabilidad,
lo que hace innecesario las copias, ni
requerida por terceros, por cuanto es un
documento interno de la empresa.
Para tener un mejor control es recomendable
utilizar un tipo de nota de contabilidad diferente
para cada tipo de operación. Por ejemplo, la nota
de contabilidad utilizada para registrar los ajustes
a una cartera se debe diferenciar claramente de la
nota de contabilidad utilizada para la
contabilización de la depreciación, de lo contrario
se tendrán dificultades a la hora de hacer
verificaciones y seguimientos.
Para esto se puede identificar cada tipo de nota de
contabilidad mediante un prefijo, o llamándola por el
nombre de la operación que registra: Nota de ajustes
por cartera, nota de depreciación, nota de
amortización, etc.
Las notas de contabilidad bien pueden ser en formas
pre impresas o generadas totalmente por computador.
Todos los software de contabilidad tienen por defecto
un formato para cada nota, y además algunos
permiten personalizar los formatos para ajustarlos a
los requerimientos de imagen de la empresa.
Notas de Crédito Debito
La definición de notas de debito y crédito se
encuentra en la RND 10-0021-16 del Sistema de
Facturación Virtual, que dice:

ll) Nota de Crédito – Débito: Nota Fiscal de ajuste

autorizado por el Servicio de Impuestos Nacionales,
que se emite a objeto de practicar los ajustes
respectivos en el Crédito o el Débito Fiscal IVA,
cuando efectivamente se produce la devolución o
rescisión total o parcial de bienes y/o servicios
adquiridos con anterioridad al periodo que se liquida.
Entones aplica para devoluciones o
anulación de transacciones de periodos
anteriores al que se declara. Este tipo de
documentos sólo es para las modalidad de
facturación manual y computarizada.
En el mismo documento, surte como nota de crédito
para uno de los contribuyentes. La copia surte como
nota de débito.

Dosificación notas de crédito debito

El emisor es la empresa que vende, la que realiza la
devolución sobre sus ventas.

La forma de dosificar es con la característica de Notas

de debito crédito a través de la oficina virtual. Revisar
art. 11 de la RND 10-0021-16 para ver el procedimiento
de dosificación.
Ejemplo notas de crédito debito:
Desde el punto de vista del vendedor:

Una librería vende en Enero a un colegio

materiales de escritorio, Bs. 4500
En febrero (cuando ya se declararon los
impuestos), el colegio indica que 500 Bs de las
compras, que corresponden a cartapacios,
tienen defectos de fabricación. Por lo que
indican van a proceder a devolverlos.
Realice los asientos contables
 La librería se queda con la Nota de
Crédito y le entrega la Nota de Débito al
colegio.
- Quien es el comprador
- Quien es el vendedor

Ahora realice desde el punto de vista del

comprador:
Reporte en LCV
Estas notas de debido y de crédito se deben registrar y
remitir al SIN mensualmente (o anual, si eres newton
específico) y en libros aparte a los LCVs. En el
software Facilito, módulo LCV existen los formatos para
las notas de debito crédito. Tanto para el comprador
como para el vendedor.

Para ver el contenido de los campos también se

especifica en los anexos 22 y 27 de la RND 10-0021-
16.
Otros aspectos a tomar en cuenta
En la RND 10-0021-16 también se contemplan
casos en los que por ejemplo el comprador no esté
sujeto al IVA.
Artículo 68. (Notas de Crédito – Débito).-
I. Cuando efectivamente se produzca una devolución o
rescisión entre vendedor y comprador, sea total o parcial
de bienes o servicios adquiridos con anterioridad al
periodo que se liquida, deberá emitirse la Nota de Crédito
– Débito a efectos de realizar los correspondientes ajustes
en la liquidación del IVA, considerando lo siguiente:
1. En caso que la operación hubiere sido efectuada entre Sujetos
Pasivos del IVA, se emitirá el documento tributario de ajuste,
correspondiendo imputar un Crédito Fiscal al Emisor y un Débito
Fiscal al Comprador, afectando el periodo fiscal en el que se
produjo la devolución o rescisión.
2. Cuando el comprador que realiza la devolución no sea Sujeto
Pasivo del IVA, el vendedor deberá exigir la Factura original como
requisito para emitir la correspondiente Nota de Crédito – Débito,
sin entregar al Comprador ningún ejemplar de la misma, para luego
proceder al archivo conjunto de tales documentos.
Devoluciones parciales y totales
Además se deberá tener en cuenta los siguientes
casos:

a) Si la devolución o rescisión es total, la Nota de

Crédito – Débito deberá expresar tal importe y las
referencias de la Factura original.
b) Si la devolución o rescisión es parcial, la Nota de
Crédito – Débito deberá expresar el importe
correspondiente y las referencias de la Factura
original, discriminando el valor de lo efectivamente
devuelto o rescindido de lo que queda vigente.
Para el caso de Facturación Conjunta se podrá archivar una
fotocopia de la Factura original a efectos de no afectar la
utilización de las Facturas de los Sujetos Pasivos incluidos;
sin embargo, se deberá inhabilitar (de forma impresa o con
sello de goma) la Factura original resultado de la devolución o
rescisión lograda, evitando de esta manera su uso. La Nota
de Crédito – Débito debidamente emitida será utilizada para
respaldar el Crédito Fiscal al Vendedor de los bienes o
Prestador de servicios en el periodo en el que se produzca la
devolución o rescisión, generando el correspondiente débito
fiscal en el mismo periodo para el Comprador.
II. Las Notas de Crédito – Débito deberán ser autorizadas por
la Administración Tributaria de acuerdo al tratamiento
general, con la característica especial habilitada al efecto.
Asimismo para su emisión podrán aplicar las Modalidades de
Facturación Manual y Computarizada, considerando los
formatos establecidos en la presente Resolución para cada
caso.

III. Las Notas de Crédito – Débito deberán ser emitidas a

momento de producirse la devolución o la rescisión siempre
que éstas sean realizadas de forma posterior al periodo fiscal
de emisión de la Factura o Nota Fiscal original.
Notas de Remisión
La Nota de Remisión es aquel documento que
se utiliza casi excluyentemente a instancias de
un contexto mercantil para acreditar o dejar
constancia de la entrega de un pedido. El
mismo para que tenga efecto y validez deberá
ser sí o sí firmado por el receptor de la
mercancía hecho que dará constancia que la
mercadería ha sido recibida correctamente y de
acuerdo a las condiciones convenidas.
En tanto, dentro de lo que se conoce como compra venta, que puede
responder a cualquier índole, libros, muebles, etc., la nota de remisión servirá
como prueba documental que la entrega de bienes se hizo conforme.

De lo mencionado se desprende entonces que a la Nota de Remisión se le

encuentran dos objetivos diferentes, al comprador le servirá para comparar
con el pedido que haya realizado, a efectos de constatar si se trata de la
mercadería solicitada y para controlar posteriormente si la misma
corresponde a lo que se factura.
Y para el vendedor, porque al recibir el duplicado de la nota de remisión,
oportunamente firmada por el comprador, tendrá una constancia no
solamente de haber entregado la mercadería y así poder facturarla, sino que
además que la misma fue aceptada conforme.
Notas de Vencimiento
La Nota de vencimiento son documentos que
se utilizan comercialmente para dar avisos de
cobro, en compras ventas a crédito.