Gestión de Los Costos Del Proyecto
Gestión de Los Costos Del Proyecto
Gestión de Los Costos Del Proyecto
La Gestión de los Costos del Proyecto incluye los procesos involucrados en planificar, estimar, presupuestar,
financiar, obtener financiamiento, gestionar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto
dentro del presupuesto aprobado.
Los procesos de Gestión de los costos de proyecto son:
Estimar
Determinar el
Planificar PROCESOS
presupuesto
Controlar
CONCEPTOS CLAVE PARA LA GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO
La Gestión de los Costos del Proyecto se ocupa principalmente del costo de los recursos necesarios para completar
las actividades del proyecto.
Otro aspecto de la gestión de los costos es reconocer que los diversos interesados miden los costos del proyecto de
diferentes maneras y en momentos diferentes. En numerosas organizaciones, la predicción y el análisis del
rendimiento financiero esperado del producto del proyecto se llevan a cabo fuera del ámbito del proyecto. En otros,
como por ejemplo en un proyecto de obras de infraestructura, la Gestión de los Costos del Proyecto puede incluir
este trabajo. Cuando tales proyecciones y análisis forman parte del proyecto, la Gestión de los Costos del Proyecto
puede recurrir a procesos adicionales y a numerosas técnicas de gestión financiera, como el retorno de la inversión,
el flujo de caja descontado y el análisis del plazo de recuperación de la inversión.
En la práctica de la Gestión de los Costos del Proyecto, las tendencias incluyen la expansión de la gestión del valor
ganado (EVM) para incluir el concepto de cronograma ganado (ES).
CONSIDERACIONES DE ADAPTACIÓN
Debido a que cada proyecto es único, el director del proyecto puede necesitar adaptar la forma en que se aplican los
procesos de Gestión de los Costos del Proyecto. Las consideraciones para la adaptación incluyen, entre otras:
• Gestión del conocimiento. ¿La organización cuenta con un repositorio formal de gestión del conocimiento y de bases
de datos financieras que el director del proyecto deba usar y que sea de fácil acceso?
• Estimar y presupuestar. ¿La organización cuenta con políticas, procedimientos y guías existentes, tanto formales como
informales, relacionados con la estimación de costos y la elaboración de presupuestos?
• Gestión del valor ganado. ¿La organización utiliza la gestión del valor ganado para dirigir proyectos?
• Uso del enfoque ágil. ¿La organización utiliza metodologías ágiles para dirigir proyectos? ¿Cómo afecta esto a la
estimación de costos?
• Gobernanza. ¿La organización cuenta con políticas, procedimientos y guías formales o informales de auditoría y
gobernanza
CONSIDERACIONES PARA ENTORNOS ÁGILES/ADAPTATIVOS
Los proyectos con altos grados de incertidumbre o aquellos proyectos en los que el alcance no está completamente
definido pueden no beneficiarse de los cálculos de costos detallados debido a los cambios frecuentes. En su lugar,
pueden utilizarse métodos de estimación simple (“lightweight estimation”) para generar un pronóstico rápido de alto
nivel de los costos laborales del proyecto, que luego puede ajustarse fácilmente al surgir los cambios. Las estimaciones
detalladas se reservan para horizontes de planificación a corto plazo en una modalidad justo a tiempo.
7.1 PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LOS COSTOS
Planificar la Gestión de los Costos es el proceso de definir cómo se han de estimar, presupuestar, gestionar,
monitorear y controlar los costos del proyecto. El beneficio clave de este proceso es que proporciona guía y
dirección sobre cómo se gestionarán los costos del proyecto a lo largo del mismo. Este proceso se lleva a cabo
una única vez o en puntos predefinidos del proyecto.
PLAN DE GESTIÓN DE LOS COSTOS
El plan de gestión de los costos es un componente del plan para la dirección del proyecto y describe la forma en que
se planificarán, estructurarán y controlarán los costos del proyecto. Los procesos de gestión de los costos, así como sus
herramientas y técnicas asociadas, se documentan en el plan de gestión de los costos.
• Unidades de medida.
• Nivel de precisión.
• Nivel de exactitud.
• Umbrales de control.
• Detalles adicionales.
Estimar los Costos es el proceso de desarrollar una aproximación del costo de los recursos necesarios para completar el
trabajo del proyecto. El beneficio clave de este proceso es que determina los recursos monetarios requeridos para el
proyecto. Este proceso se lleva a cabo periódicamente a lo largo del proyecto, según sea necesario.
ESTIMAR LOS COSTOS
JUICIO DE EXPERTOS
• Proyectos similares, información de la
industria, métodos de estimación de costos.
ESTIMACIÓN ANÁLOGA
• Valores de proyecto anterior similar
ESTIMACIÓN PARAMÉTRICA
• Estadísticas de datos históricos
HERRAMIENTAS Y
ESTIMACIÓN ASCENDENTE TÉCNICAS
• Estimación de componentes ESTIMAR LOS
COSTOS
ESTIMACIÓN POR TRES VALORES
• Más probable/optimista/Pesimista
ANÁLISIS DE DATOS
• Análisis de alternativas.
• Análisis de reserva.
• Costo de la calidad.
TOMA DE DECISIONES
• Evaluación de múltiples alternativas
ESTIMAR LOS COSTOS
ESTIMACIONES DE COSTOS
• Evaluaciones cuantitativas de costos probables
• Montos de contingencia
• Reserva para gastos no contemplados
SALIDAS
BASE DE LAS ESTIMACIONES
• Documentación de fundamentos, supuestos, ESTIMAR LOS
restricciones, riesgos, rangos y nivel de confianza.
COSTOS
Una estimación de costos consiste en una evaluación cuantitativa de los costos probables de los recursos necesarios
para completar la actividad.
La exactitud de la estimación del costo de un proyecto aumenta conforme el proyecto avanza a través de su ciclo de
vida. Un proyecto en su fase de inicio, por ejemplo, puede tener una estimación aproximada por orden de magnitud
(ROM) en el rango de −25% a +75%. En una etapa posterior del proyecto, conforme se va contando con más
información, el rango de exactitud de las estimaciones puede reducirse a -5% a +10%.
Se estiman los costos para todos los recursos que se van a asignar al proyecto. Estos incluyen, entre otros, el
personal, los materiales, el equipamiento, los servicios y las instalaciones, así como otras categorías especiales, tales
como el factor de inflación, el costo de financiación o el costo de contingencia.
DETERMINAR EL PRESUPUESTO
Determinar el Presupuesto es el proceso que consiste en sumar los costos estimados de las actividades individuales o
paquetes de trabajo para establecer una línea base de costos autorizada. El beneficio clave de este proceso es que
determina la línea base de costos con respecto a la cual se puede monitorear y controlar el desempeño del proyecto. Este
proceso se lleva a cabo una única vez o en puntos predefinidos del proyecto.
El presupuesto de un proyecto contempla todos los fondos autorizados para ejecutar el proyecto. La línea base de costos
es la versión aprobada del presupuesto del proyecto en sus diferentes fases temporales, que incluye las reservas para
contingencias, pero no incluye las reservas de gestión.
DETERMINAR EL PRESUPUESTO
ACUERDOS
• Contratos, costos de los productos, servicios o resultados adquiridos
JUICIO DE EXPERTOS
• Proyectos similares, información de la industria, principios financieros
AGREGACIÓN DE COSTOS
• Suma de paquetes de acuerdo a la EDT
HERRAMIENTAS Y
ANÁLISIS DE DATOS TÉCNICAS DETERMINAR EL
• Análisis de reserva
PRESUPUESTO
FINANCIAMIENTO
• Adquisición de fondos, pueden tener ciertos requisitos
DETERMINAR EL PRESUPUESTO
SALIDAS
REQUISITOS DE FINANCIAMIENTO DEL PROYECTO
• Incluye todos los gastos proyectados
DETERMINAR EL
PRESUPUESTO
Controlar los Costos es el proceso de monitorear el estado del proyecto para actualizar los costos del proyecto y
gestionar cambios a la línea base de costos. El beneficio clave de este proceso es que la línea base de costos es
mantenida a lo largo del proyecto. Este proceso se lleva a cabo a lo largo de todo el proyecto.
CONTROLAR LOS COSTOS
Para actualizar el presupuesto es necesario conocer los costos reales en los que se ha incurrido hasta la fecha.
Cualquier incremento con respecto al presupuesto autorizado sólo se puede aprobar a través del proceso Realizar el
Control Integrado de Cambios
ENTRADAS
DOCUMENTOS DEL PROYECTO
• Registro de lecciones aprendidas
CONTROLAR LOS
COSTOS
REQUISITOS DE FINANCIAMIENTO DEL PROYECTO
• Gastos proyectados y obligaciones anticipadas
SOLICITUDES DE CAMBIO
• Control integrado de cambios
La gestión de costos es una herramienta necesaria para tomar decisiones acertadas en la aprobación y
ejecución de un proyecto.
Una buena planificación de los costos permite desarrollar el proyecto de forma eficiente y beneficiar los
resultados económicos de la organización.
Permite determinar si un proyecto genera valor a través de gestión de costos y controlar que los gastos se
mantengan dentro de los rangos acordados en el acta de constitución del proyecto.