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UNIVERSIDAD TCNICA PARTICULAR DE LOJA La Universidad Catlica de Loja
PROYECTO SYLLABUS < Gestin de Comunicaciones>
Integrantes

Natalia Ludea. Andrea Novillo. Irina Veintimilla. Cindy Celi. Santiago Suarez.
Objetivos
Establecer los canales de comunicacin ms sencillos y a la vez que sean eficaces. Debern establecerse teniendo como meta que la comunicacin sea clara en sus contenidos, completa (todos los que tienen que estar enterados lo estarn), lo ms automtica, rpida y segura posible.
Objetivos
La comunicacin debe fluir en todos los sentidos: entre el equipo del proyecto y el jefe de proyecto, entre el jefe de proyecto y el usuario, entre el cliente y el gerente y en general entre todos los participantes. Disear los circuitos de comunicacin.
Objetivos

Realizar reuniones de seguimiento. Definir una comunicacin correcta, teniendo en cuenta la distribucin geogrfica de los diferentes equipos que estn trabajando en el proyecto.
Entregables

Plan de Entrevistas (Preguntas). Entrevistas con los Interesados (Fechas). Plantillas con el contenido de las Entrevistas. Informe del Avance del Proyecto o Proceso.
Gestin de Comunicaciones
En la definicin del plan de comunicacin se sientan las bases sobre las que se va a apoyar una actividad que est presente en el resto de actividades del proyecto, la comunicacin.
Procesos:

Planificacin de las Comunicaciones. Distribucin de la Informacin. Informar el Rendimiento. Gestionar a los Interesados.
Gestin de Comunicaciones:
Cules son los involucrados?: todos los que
intervienen en el desarrollo y gestin del proyecto, los principales. Cmo se distribuye la informacin?: Sabiendo cules son los involucrados, debemos encontrar y definir el camino de la distribucin de la comunicacin. Desarrollar cada proceso de Gestin de Comunicaciones
Plan de Gestin de las Comunicaciones: Este documento puede contener los siguientes elementos: tipo elemento de comunicaciones finalidad o motivo fecha inicio/fin emisor-receptor

medio frecuencia formato contenido nivel de detalle mtodo de actualizacin estado glosario de trminos
METODOLOGAS DEL PLAN DE COMUNICACIONES: Comunicacin ascendente: Esta comunicacin fluye desde los subordinados . o Comunicacin cruzada: La comunicacin cruzada incluye el flujo horizontal de informacin entre personas de niveles organizativos iguales o similares. Comunicacin descendente: Este tipo de comunicacin fluye de las personas situadas en los niveles ms altos de la jerarqua organizativa
Auditoria de Comunicacin Interna Anlisis de los canales de comunicacin existentes y propuestas de mejora Sugerencias sobre nuevos canales Valoracin sobre el papel de los responsables y directivos en la comunicacin interna; informe de recomendaciones para la mejora de sus competencias.
Documento de mejora: Documento que contiene la informacin relativa de cmo mejorar mi servicio en una entidad. Indicador: Segn la norma UNE 66.175 (2003): Dato o conjunto de datos que ayudan a medir objetivamente la evolucin de un proceso o de una actividad.
Gestin de Comunicacines
HERRAMIENTAS DE PLAN DE GESTIN DE COMUNICACIN:

Carta al Personal: Las cartas deben ser breves y legibles. Se utilizan para difundir informacin importante tales como resultados, cambios en la organizacin, etc. Su ventaja radica en la rapidez de su llegada y el impacto que provoca el remitente.
Carteleras: Este ancestral pero efectivo medio de comunicacin se debe colocar en un lugar de trnsito seguro del personal. Puede contener informacin general, normativas institucionales e informaciones que intercambia el personal

Cuadernillo de Bienvenida: Cualquier persona que ingresa a una Institucin nueva necesita saber a dnde se ha incorporado. Para ello se disea este material que tentativamente puede incluir: una sntesis histrica, las normas internas, su organigrama, sus integrantes, etc.
Manuales de estilo: Son guas sistematizadas de procedimientos institucionales que renen la informacin tcnica, organizativa, histrica, etc. Ayudan a organizar y coordinar las actividades.
Publicacin Institucional: Una revista interna informa, motiva y cohesiona al personal. Su importancia es que en ella confluyen informaciones de diferentes reas. As, se produce una comunicacin ascendente, descendente y lateral.

Lnea abierta o Lnea directa: Es una lnea telefnica donde todos pueden llamar y dejar sus preguntas, sugerencias, temores, etc., en un contestador. Pueden utilizarlo todos los integrantes de la organizacin y es obligatorio que, junto al mensaje, dejen su nombre y Servicio. Los mensajes sern revisados por el responsable y cuanto antes deben ser contestados.

Buzn de Quejas y sugerencias: Permiten que todos los integrantes de la organizacin se expresen con libertad y puedan transmitir a los niveles superiores de la organizacin sus inquietudes y expectativas. No deben tenerse en cuenta los mensajes annimos.

Listas de distribucin y foros de discusin por internet: pueden servir para motivar a los integrantes de las mismas en el uso de estas herramientas y estimular su pertenencia. Los temas pertinentes seran institucionales
El informe de rendimiento comprende: Este documento puede ser un checklist, en donde se tomarn en cuenta puntos a evaluar. Este informe tambin puede derivarse en Informes de revisin: de frecuencia y de niveles. porcentaje de las actividades tabulares anlisis de hojas de clculo grficos, entre otros
Recoleccin y compilacin:

sistemas manuales de archivo bases de datos electrnicas, entre otros.
Tipo de comunicacin: descendente, ascendente, horizontal, formal e informal. Herramientas de gestin:
cartas, carteleras, manuales, folletos, reuniones, e-mail, portales,
Indicadores:
para la medicin en el rendimiento.
Gracias por su Atencin

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