Administracion de Las Comunicaciones Del Proyecto de TI

ADMINISTRACION DE PROYECTOS DE T.I.
II
I. Administracin de comunicaciones del
proyecto de T.I.
MTI Ninfa Diana Velzquez Santilln

Septiembre - Diciembre 2014
Objetivo
El alumno seleccionar los mecanismos de
comunicacin del proyecto de T.I., para garantizar el
flujo de informacin entre los actores
Temas
Caractersticas de los mtodos de comunicacin
Planeacin de las comunicaciones del proyecto de T.I.
Distribucin de la informacin
Administracin de las
comunicaciones del proyecto de T.I.
Incluye los procesos requeridos para garantizar que la

generacin, la recopilacin, la distribucin, el
almacenamiento, la recuperacin y la disposicin final
de la informacin del proyecto sean adecuados y
oportunos
Los directores del proyecto pasan la mayor parte del

tiempo comunicndose con los miembros del equipo y
otros interesados en el proyecto, tanto si son internos
como externos a la misma
Administracin de las
comunicaciones del proyecto de T.I.
Una comunicacin eficaz crea un puente entre los

diferentes interesados, involucrados en un proyecto,
conectando diferentes entornos culturales y
organizacionales, diferentes niveles de experiencia, y
perspectivas e intereses diversos en la ejecucin o
resultado del proyecto
Procesos de la admon. de las

comunicaciones del proyecto
Identificar a los Interesados: Es el proceso que

consiste en identificar a todas las personas u
organizaciones impactadas por el proyecto, y documentar
informacin relevante relativa a sus intereses,
participacin e impacto en el xito del mismo
Planificar las Comunicaciones: Es el proceso para

determinar las necesidades de informacin de los
interesados en el proyecto y definir cmo abordar las
comunicaciones con ellos

Distribuir la Informacin: Es el proceso de poner la

informacin relevante a disposicin de los interesados en
el proyecto, de acuerdo con el plan establecido.
Gestionar las Expectativas de los Interesados: Es el

proceso de comunicarse y trabajar en conjunto con los
interesados para satisfacer sus necesidades y abordar
los problemas conforme se presentan.

Informar el Desempeo: Es el proceso de recopilacin

y distribucin de la informacin sobre el desempeo,
incluyendo los informes de estado, las mediciones del
avance y las proyecciones.
Dimensiones de la actividad de
comunicacin
Interna (dentro del proyecto) y externa (cliente, otros

proyectos, medios de comunicacin, pblico)
Formal (informes, memorandos, instrucciones) e

Informal (correos electrnicos, conversaciones)
Vertical (hacia arriba y abajo dentro de la organizacin)

y horizontal (entre colegas)
Oficial (boletines, informe anual) y no oficial

(comunicaciones extraoficiales)
Dimensiones de la actividad de
comunicacin
Escrita y oral
Verbal y no verbal (inflexiones de voz, lenguaje

corporal).
Identificacin de interesados
Informacin de identificacin: Nombre, puesto de la

organizacin, ubicacin, rol en el proyecto, informacin
de contacto
Informacin de evaluacin: Principales requisitos,

principales expectativas, influencia potencial en el
proyecto, fase en el ciclo de vida donde el inters es
mayor
Identificacin de interesados
Clasificacin de los interesados: Interno/externo,

partidario/neutral/opositor, etc.
Planificacin de la comunicacin
El director del proyecto debe considerar la cantidad de

canales o rutas de comunicacin potenciales como un
indicador de la complejidad de las comunicaciones de
un proyecto.
La cantidad total de canales de comunicacin

potenciales es igual a n(n-1)/2, donde n representa la
cantidad de interesados
Un componente clave de la planificacin de las

comunicaciones reales del proyecto son la
determinacin y delimitacin de quin se comunicar
con quin, y de quin recibir qu informacin.
Entre la informacin normalmente utilizada para

determinar los requisitos de comunicacin del proyecto,
se incluyen:
Los organigramas
La organizacin del proyecto y las relaciones de

responsabilidad de los interesados
Las disciplinas, departamentos y especialidades con

implicacin en el proyecto
La logstica de cuntas personas participarn en el
La logstica de cuntas personas participarn en el proyecto y en qu

ubicaciones
Las necesidades de informacin interna (p.ej., comunicaciones entre

diferentes organizaciones)
Las necesidades de informacin externa (p.ej., comunicaciones con

los medios, el pblico o los contratistas)
La informacin sobre los interesados proveniente del registro de

interesados y de la estrategia de gestin de los interesados
Entre los factores que pueden afectar al proyecto, se

incluyen:
La urgencia de la necesidad de informacin. El

xito del proyecto depende de contar con
informacin actualizada frecuentemente y disponible
de inmediato, o bastara con emitir peridicamente
informes escritos?
La disponibilidad de la tecnologa. Los sistemas

con los que ya se cuenta son apropiados o las
El personal previsto para el proyecto. Los sistemas de

comunicacin propuestos son compatibles con la experiencia y
conocimientos de los participantes del proyecto o se requiere una
capacitacin y un aprendizaje exhaustivos?
La duracin del proyecto. Es probable que la tecnologa disponible

cambie antes de la finalizacin del proyecto?
El entorno del proyecto. El equipo se rene y trabaja cara a cara o

en un entorno virtual?
Modelo de comunicacin
Los componentes del modelo son:
La codificacin. Traducir pensamientos o ideas a

un lenguaje que es comprendido por otras personas.
El mensaje y el mensaje de retroalimentacin. La

salida de la codificacin.
El medio. El mtodo utilizado para transmitir el

mensaje.
El ruido. Todo lo que interfiere con la transmisin y

comprensin del mensaje (p.ej., la distancia, la falta
Mtodos de comunicacin
Comunicacin interactiva
Entre dos o ms partes que realizan un intercambio de
informacin de tipo multidireccional. Resulta la manera

ms eficiente de asegurar entre todos los participantes
una comprensin comn acerca de temas especficos, e
incluye reuniones, llamadas telefnicas, videoconferencias
Comunicacin de tipo push
Enviada a receptores especficos que necesitan conocer

la informacin. Esto asegura la distribucin de la
informacin, pero no garantiza que efectivamente haya
llegado a la audiencia prevista ni que haya sido
comprendida.
Este tipo de comunicacin incluye las cartas, los

memorandos, los informes, los correos electrnicos, los
faxes, los correos de voz, los comunicados de prensa, etc.
Comunicacin de tipo pull
Utilizada para grandes volmenes de informacin o para

audiencias muy grandes, que requieren que los receptores
accedan al contenido de la comunicacin segn su propio
criterio.
Entre los mtodos, se incluyen los sitios intranet, el aprendizaje

virtual, los servidores de contenido, etc.
El director del proyecto decide qu mtodos de comunicacin

deben utilizarse dentro del proyecto, cmo y cundo hacerlo.
El plan de gestin proporciona
Los requisitos de comunicacin de los interesados
La informacin que debe ser comunicada, incluidos el

idioma, formato, contenido y nivel de detalle
El motivo de la distribucin de dicha informacin
El plazo y la frecuencia para la distribucin de la

informacin requerida
La persona responsable de comunicar la informacin
La persona responsable de autorizar la divulgacin de

informacin confidencial
La persona o los grupos que recibirn la informacin
Los mtodos o tecnologas utilizados para transmitir la

informacin, tales como los memorandos, el correo
electrnico y/o los comunicados de prensa
Los recursos asignados para las actividades de

comunicacin, incluidos el tiempo y el presupuesto
El proceso de escalacin, con identificacin de los plazos y la

cadena de mando (nombres) para la escalacin de aquellos
incidentes que no puedan resolverse a un nivel inferior
El mtodo para actualizar y refinar el plan de gestin de

las comunicaciones a medida que el proyecto avanza y
se desarrolla
Un glosario de la terminologa comn
Los diagramas de flujo de la informacin que circula

dentro del proyecto, los flujos de trabajo con la posible
secuencia de autorizaciones, la lista de informes y los
planes de reuniones, etc
Las restricciones en materia de comunicacin,

generalmente derivadas de una legislacin o normativa
especfica, de la tecnologa y de polticas de la
organizacin, etc.
Distribucin de informacin
Este proceso se ejecuta a lo largo de todo el ciclo de

vida del proyecto y en todos los procesos de direccin.
En este caso, el enfoque est puesto principalmente en
el proceso de ejecucin, que incluye la implementacin
del plan de gestin de las comunicaciones, as como la
respuesta a solicitudes de informacin inesperadas.
La distribucin eficaz de la informacin incluye, entre

otras, las siguientes tcnicas:
Tcnicas de distribucin de
informacin
Modelos emisor-receptor: Ciclos de retroalimentacin

y barreras a la comunicacin
Eleccin del medio: Descripcin precisa de las

situaciones en las que es preferible una comunicacin
escrita u oral, cundo escribir un memorando informal o
un informe formal, y cundo comunicarse cara a cara o
por correo electrnico
Estilo de redaccin: Voz pasiva o voz activa,

estructura de las oraciones y seleccin de palabras.
Tcnicas de distribucin de
informacin
Tcnicas de gestin de reuniones: Preparar una

agenda y abordar los conflictos
Tcnicas de presentacin: Lenguaje corporal y diseo

de soportes visuales
Tcnicas de facilitacin: Lograr el consenso y superar

los obstculos
Distribuir la informacin
Los informes de desempeo se utilizan para distribuir la

informacin sobre el estado y desempeo del proyecto;
deben estar disponibles antes de las reuniones del
proyecto y deben ser lo ms precisos y actuales posible
Las reuniones individuales y grupales, las

videoconferencias y las audio conferencias, la
mensajera instantnea y otros mtodos de
comunicacin remota son usados para distribuir la
informacin.
Herramientas para distribuir la

informacin
Documentos impresos, manuales, bases de datos

electrnicas de acceso compartido
Correo electrnico, correo de voz, telfono,

videoconferencias, sitios web
Procesos de la organizacin que

se actualizan
Notificaciones a los interesados. Informacin que

puede suministrarse a los interesados sobre incidentes
resueltos, cambios aprobados y estado general del
proyecto.
Informes del proyecto. Los informes del proyecto,

formales e informales, describen el estado del proyecto
e incluyen las lecciones aprendidas, los registros de
incidentes, los informes de cierre del proyecto y las
salidas de otras reas de conocimiento

se actualizan
Presentaciones del proyecto
Registros del proyecto Correspondencia,

memorandos, actas de reuniones y otros documentos
que describen el proyecto
Retroalimentacin de los interesados La informacin

que se recibe de los interesados, relativa a las
operaciones del proyecto, puede distribuirse y utilizarse
para modificar o mejorar el desempeo futuro del
proyecto

se actualizan
Presentaciones del proyecto
Registros del proyecto Correspondencia,

memorandos, actas de reuniones y otros documentos
que describen el proyecto
Retroalimentacin de los interesados La informacin

que se recibe de los interesados, relativa a las
operaciones del proyecto, puede distribuirse y utilizarse
para modificar o mejorar el desempeo futuro del
proyecto

se actualizan
Documentacin sobre lecciones aprendidas.

Documentacin que incluye las causas de los
incidentes, el razonamiento subyacente a la accin
correctiva elegida y otros tipos de lecciones aprendidas
sobre la distribucin de la informacin.
Las lecciones aprendidas se documentan y distribuyen
a fin de que pasen a formar parte de la base de datos
histrica tanto del proyecto como de la organizacin
ejecutante

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Caractersticas de los mtodos de comunicacin

Planeacin de las comunicaciones del proyecto de T.I.

Incluye los procesos requeridos para garantizar que la

Los directores del proyecto pasan la mayor parte del

Una comunicacin eficaz crea un puente entre los

Procesos de la admon. de las

Identificar a los Interesados: Es el proceso que

Planificar las Comunicaciones: Es el proceso para

Procesos de la admon. de las

Distribuir la Informacin: Es el proceso de poner la

Gestionar las Expectativas de los Interesados: Es el

Procesos de la admon. de las

Informar el Desempeo: Es el proceso de recopilacin

Interna (dentro del proyecto) y externa (cliente, otros

Formal (informes, memorandos, instrucciones) e

Vertical (hacia arriba y abajo dentro de la organizacin)

Oficial (boletines, informe anual) y no oficial

Verbal y no verbal (inflexiones de voz, lenguaje

Informacin de identificacin: Nombre, puesto de la

Informacin de evaluacin: Principales requisitos,

Clasificacin de los interesados: Interno/externo,

El director del proyecto debe considerar la cantidad de

La cantidad total de canales de comunicacin

Un componente clave de la planificacin de las

Entre la informacin normalmente utilizada para

La organizacin del proyecto y las relaciones de

Las disciplinas, departamentos y especialidades con

La logstica de cuntas personas participarn en el

La logstica de cuntas personas participarn en el proyecto y en qu

Las necesidades de informacin interna (p.ej., comunicaciones entre

Las necesidades de informacin externa (p.ej., comunicaciones con

La informacin sobre los interesados proveniente del registro de

Entre los factores que pueden afectar al proyecto, se

La urgencia de la necesidad de informacin. El

La disponibilidad de la tecnologa. Los sistemas

El personal previsto para el proyecto. Los sistemas de

La duracin del proyecto. Es probable que la tecnologa disponible

El entorno del proyecto. El equipo se rene y trabaja cara a cara o

Los componentes del modelo son:

La codificacin. Traducir pensamientos o ideas a

El mensaje y el mensaje de retroalimentacin. La

El medio. El mtodo utilizado para transmitir el

El ruido. Todo lo que interfiere con la transmisin y

Entre dos o ms partes que realizan un intercambio de

informacin de tipo multidireccional. Resulta la manera

Enviada a receptores especficos que necesitan conocer

Este tipo de comunicacin incluye las cartas, los

Utilizada para grandes volmenes de informacin o para

Entre los mtodos, se incluyen los sitios intranet, el aprendizaje

El director del proyecto decide qu mtodos de comunicacin

El plan de gestin proporciona

Los requisitos de comunicacin de los interesados

La informacin que debe ser comunicada, incluidos el

El motivo de la distribucin de dicha informacin

El plazo y la frecuencia para la distribucin de la

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