GTC- 185 DE 2009

GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA

GTC 185

Esta guía técnica colombiana (GTC) tiene como propósito brindar

herramientas que faciliten la gestión documental en las organizaciones ,
con el fin de simplificar y organizar la presentación y el manejo de las
comunicaciones impresas y electrónicas. A su vez busca contribuir con la
disminución del tiempo y los costos, con buena calidad
ASPECTOS GENERALES PARA LAS
COMUNICACIONES

ZONA 1:Espacio destinado para el

membrete.

ZONA 2: Espacio destinado para la

impresión de dirección.

MÁRGENES
Superior entre 3 cm y 4 cm Inferior
entre 2 cm y 3 cm lateral izquierdo
entre 3 cm y 4 cm lateral derecho entre
2 cm y 3 cm si el documento se va a
imprimir por ambas caras de la hoja, se
recomienda que los márgenes laterales
sean simétricos a 3 cm.
 Para la distribución del contenido
de la comunicación, se tienen dos
estilos:

• Bloque extremo
Las líneas parten del margen
izquierdo.
Entre3 cm y 4 cm

• Semibloque

Conservando la distribución del

estilo bloque, el primer renglón
de cada párrafo tiene una sangría
de 5 espacios a 10 espacios.

ESTILOS
 • Bloque
Las líneas de código, lugar
de origen, fecha de
elaboración, firma y cargo
se escriben partiendo del
centro del escrito hacia el
margen derecho.

Entre2 cm y 3 cm

ESTILOS
• Semibloque

Conservando la distribución del

estilo bloque, el primer renglón
tiene una sangría de 5 al 10
espacios

estilo bloque, el primer renglón

ESTILOS
 FUENTE

Toda comunicación se escriba en una fuente clara, agradable al lector. La

fuente debería ser homogénea, con el fin de no presentar inconvenientes
para sus procesos. Tamaños entre los 10 y 12, utilizados en los
procesadores de texto. No utilizar negrilla.
 ELEMENTOS ESENCIALES DE LA DOCUMENTACIÓN
ORGANIZACIONAL

• Identificación de páginas subsiguientes

• Código
• Lugar de origen y fecha de elaboración • Líneas especiales
• Datos del destinatario • Anexos
• Denominación o título académico • Copia
• Nombre del destinatario • Identificación del transcriptor,
• redactor y otros participantes en la
Cargo
elaboración delas
• Asunto comunicaciones
• Cuerpo o texto • Número de copias
• Datos del remitente • Soportes
• Recomendaciones
• La expedición de cartas está a cargo de funcionarios
autorizados mediante administrativo o en el
cumplimiento
acto de sus funciones.

• Se recomienda elaborar las cartas en formato carta, oficio o

A4, con logo, membrete y pie de página.
 CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN
Y PRESENTACIÓN

La carta tiene como objetivos fundamentales informar y persuadir a

su destinatario, para ello se recomienda tener en cuenta:
• Tratar un solo tema por comunicación.
• Redactar en forma clara y concreta.
• Usar tratamiento respetuoso y cortés.
• Redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singul
ar o plural.
• Emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo;
• Utilizar los formatos normalizados en los manuales de
cada organización.
• Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.

CARTAS
 PARTES DE LA CARTA
• Código
• Lugar de origen y fecha de elaboración
• Destinatario
• Denominación o título académico
• Nombre del destinatario
• Cargo
• Organización.
• Dirección
• Nombre del lugar de origen
• País
• Asunto
• Saludo
• Texto
• Despedida
• Remitente y firmas responsables
• Líneas especiales
• Anexos
• Copias
• Identificación del transcriptor
• Páginas subsiguientes
Comunicaciones escritas utilizadas para
transmitir información y orientación, entre
las dependencias locales, nacionales e
internacionales.

Características de redacción y
presentación:
• Utilizar los formatos normalizados en los
manuales de cada organización.
• Redactar en forma clara y cortés modo
impersonal o en primera persona del
plural
• Distribuir el texto de acuerdo con su
extensión.
• Tratar preferiblemente un solo tema por
memorando.

MEMORANDOS
 UTILIZACIÓN DEL MEMORANDO

OBJETIVOS:
• Informar sobre un hecho en forma breve.
• Expresar necesidades.
• Hacer requerimientos.
• Regular o aclarar una situación.
• Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto.
• Dar respuesta a una comunicación recibida.
• Reiterar información, requerimiento o solicitud urgente.
• Conocer detalles sobre un aspecto determinado.
• Impugnar o corregir una situación.
• Confirmar eventos ocurridos.
• Solicitar o remitir información, documentos.
 Partes:

• Encabezado:
• Denominación del documento.
• Código
• Fecha
• Encabezamiento
• Destinatario y remitente
• Asunto
• Texto
• Despedida
• Remitente y firmas responsables
• Líneas especiales
MEMORANDOS
CIRCULARES
Características de redacción y presentación:
• Dar información en carácter general.
• Encargada de informar disposiciones,
normas, políticas.

Clases de circulares:
• Circular general se dirige a un
grupo especifico de personas.
• La carta circular esta dirigida en forma
personalizada.
 PARTES
•: Encabezado.
• Código.
• Lugar de origen y fecha de
elaboración.
• Encabezamiento y
destinatarios.
• Asunto
• Saludo
• Texto
• Despedida
• Remitente y firmas
responsables
• Líneas especiales
• Identificación de páginas
subsiguientes

CIRCULARES
ACTA
S
• Expresan lo tratado en una reunión.
Son documentos que adquieren valor
administrativo, legal, jurídico e
histórico desde el momento de su
creación.

• Cada organización debe cumplir con

lo ordenado en la legislación vigente
y en algunos casos se debe registrar o
presentar ante la entidad
competente; en este caso el acta se
debe elaborar en papel con
membrete.
• Toda acta debe llevar el nombre
del grupo que se reúne. Además,
se debe aclarar si el carácter de la
reunión es ordinario o
extraordinario.

• Las actas se redactan en tiempo

pasado, excepto las de descargo
que deben redactarse en tiempo
presente.

ACTA
UTILIZACIÓN DE LAS ACTAS:
Las actas se utilizan como registro de todo lo acontecido y acordado en
una reunión o situación específica.

CLASES DE ACTAS:
• actas de comités.
• actas del concejo municipal.
• actas de consejos.
• actas de junta directiva.
• actas de asambleas.
• actas de reuniones administrativas.
• actas de levantamientos de cadáveres.
• actas de baja de inventarios.
• actas de eliminación de documentos.
• actas de sociedades.
• actas de entrega.

ACTA
 PARTES:
• Título
• Denominación del documento y número
• Encabezamiento
• Lugar de origen y fecha de la reunión
• Hora
• Lugar
• Asistentes
• Representaciones
• Invitados
• Ausentes
• Orden del día
• Desarrollo
• Compromisos
• Convocatoria
• Firmas, nombres y cargos
• Líneas especiales
• Páginas subsiguientes

ACTA
 INFORMES

Razón social (Si el papel no es con • Los informes se elaboran en papel

Entre 3 y 4
membrete)
con membrete, de acuerdo con las
cm. Dependencia o código
normas internas de la organización.
1 interlineado

TITULO
2 interlineados • Se recomienda elaborar
Lugar y fecha
2 a 3 Interlineados
documento
un remisorio al presentar
Entre Entre los informes administrativos, ya sea
3 cm y 4 cm
1 TITULO
2 y 3 cm.
que se envíen por intranet o correo
Texto del primer titulo
electrónico.

2 TITULO
• Cuando existan anexos en
Texto del segundo titulo
informe,
un se recomienda hacer su
identificación, descripción o
aclaración dentro del texto
ELABORADO POR:

Entre
2 y 3 cm.
 CARACTERÍSTICAS DE LA
REDACCIÓN Y LA PRESENTACIÓN

• Tratar un solo tema por informe

• Redactar en forma clara, precisa y concreta.
• Usar tratamiento respetuoso y cortés.
• Redactar en forma impersonal.
• Utilizar los formatos normalizados.
• Disponer el orden en que se van a describir y contar las actividades reali
zadas.
• Elegir el lenguaje técnico adecuado, así como el tono para
presentar l os hechos.

Consulte aquí la NTC 1486.

INFORMES
 UTILIZACIÓN

• Regular o aclarar una situación.

• Informar, expresar necesidades o hacer requerimientos.
• Tramitar, desarrollar o agilizar.
• Reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente.
• impugnar o corregir una situación.
• Presentar detalles sobre un aspecto determinado.

INFORMES
 CLASES DE INFORMES

Los informes pueden ser:

• Resumen ejecutivo, (1 a 3 pág.)

• Informe corto, (1 a 10 pág.)
• Informe extenso, (11 o mas pág.)

Existen informes periódicos y esporádicos

• Se pueden presentar informes comerciales, técnicos, de actividad, de

gestión, de proyectos, de investigación o financieros.

INFORMES
RESUMEN EJECUTIVO

• Puede tener o no portada, en caso de

no tenerla se remplaza por un
encabezamiento, el cual debe incluir:

• Razón social
• Dependencia
• Número o código
• Título
• Lugar de origen
• Fecha de elaboración
• Autoría del resumen ejecutivo
• Objetivos
• Numerales o temas
• Conclusiones y recomendaciones
• Firma.
 RESUMEN EJECUTIVO

• Encabezamiento • Objetivo
• Puede tener uno o varios y se describen en
Esta compuesto por:
forma breve, cuando hay varios, se enumeran
y enuncian a interlineación sencilla,
• Razón social conservando la tabulación.
Ejemplo: UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
• Dependencia
• Ejemplo: 1OBJETIVO: Presentar informe sobre
Ejemplo: Gestión Humana
prestación de servicios
• Código
Gestión Humana GH-0023
• OBJETIVOS: 1. Contratos del mes de mayo.
• Título
Ejemplo: CAPACITACIÓN 2. Reporte de accesos del personal
• Lugar de origen y fecha de elaboración 3. Medidas de control
BOGOTÁ, 10 DE MAYO DE 2015: 4. Llamados de atención, memorandos
• Autoría del resumen ejecutivo
Ejemplo: ELABORADO POR: Solanlly
Figueroa
TEMAS O NUMERALES
Generalmente, contiene uno o varios temas precisos y sucintos.

EJEMPLO 1 (De capítulo sin enumerar) PRESENTACION DE

SERVICIOS Como parte de la estrategia se hace preciso…

EJEMPLO 2 (De numeral y título)

1.ESTRATEGIA Y PRESENTACIÓN La estrategia
se presentara el día lunes…
2.CONOCIMIENTO Y AFILIACION Se presentan y afilian a
1000…

PÁGINAS SUBSIGUIENTES
Cuando se necesitan dos o más hojas deben identificarse.

CONCLUSIONES
Las siguientes palabras se deben escribir en
mayúscula sostenida
CONCLUSIONES, RECOMENDACIONES, SUGERENCIAS O
PROPUESTAS

RESUMEN EJECUTIVO
Nombres, cargos y firmas

Al finalizar el autor o autores lo deben firmar el documento de su

autoría.

Ejemplo:

SOLANLLY FIGUEROA
Directora de Gestión Humana

Rúbrica

Según el tema tratado en el resumen ejecutivo y, por seguridad, el

autor o autores pueden escribir su rúbrica en cada una de las hojas
del mismo, en la parte inferior al margen izquierdo.

RESUMEN EJECUTIVO
INFORME CORTO
Este tipo de informe, cuenta con un encabezado igual al
resumen ejecutivo.
Contenido recomendado:
• Razón social
Ejemplo: UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

• Dependencia
Ejemplo: Gestión Humana

• Código
Gestión Humana GH-0023

• Título
Ejemplo: CAPACITACIÓN

• Lugar de origen y fecha de elaboración

BOGOTÁ, 10 DE MAYO DE 2015:

• Autoría del resumen ejecutivo

Ejemplo: ELABORADO POR: Solanlly Figueroa
Objetivo
Describe en forma breve el propósito del informe.

Ejemplo OBJETIVO: Explicar la importancia de la normatividad

Capítulo
El informe corto puede constar de uno o varios capítulos.

Páginas subsiguientes
El encabezado y el número de página correspondiente son datos que
permiten identificar el documento a partir de la segunda página.

Ejemplo: Informe social G-0023

Conclusiones
Las siguientes palabras se deben escribir en mayúscula sostenida
CONCLUSIONES, RECOMENDACIONES, SUGERENCIAS O
PROPUESTAS

INFORME CORTO
Firmas, nombres y cargos
Al finalizar el cuerpo del informe administrativo , el autor o autores lo
firman.
Ejemplo 1 SOLANLLY FIGUEROA
Gerente General

Ejemplo 2 SOLANLLY FIGUEROA SANDRA ORDOÑEZ

Gerente General Gerente Financiera

Ejemplo 3 SOLANLLY FIGUEROA SANDRA ORDOÑEZ

Gerente General Gerente Financiera

OSCAR MENDOZA
Fiscal
Rúbrica
De acuerdo con el tema, por seguridad, el autor o autores pueden escribir su rúbrica en
cada una de las hojas del informe, en la parte inferior izquierda.

INFORME CORTO
ESQUEMA DE INFORME EXTENSO
 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

• Certificados • Constancias
• El certificado es un documento
de carácter probatorio, público o • La constancia es un documento de
privado, que asegura la carácter probatorio, que no
veracidad y la legalidad de un requiere solemnidad, puede ser
hecho o acto. personal.

• Pueden emitirse • Según el hecho o el

certificados de: calificaciones, clasifican se en
acto, constancias
registro civil o parroquial de para: tiempo de
nacimiento, bau tizo o experiencia, servicio,
de defunción, becas, salarios u honorarios, clases de tra
donaciones, exenciones, bajo, jornada laboral, cumplimiento
créditos, paz y salvos, resultados
de de comisiones y
médicos, documentos comportamiento del trabajador, en
identidad, entre otros. tre otros
La constancia y la certificación tienen como objetivo fundamental dar a
conocer información de carácter personal.
Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Redactar en forma clara

• Usar un tratamiento impersonal, respetuoso y cortés
• Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo
• Utilizar los formatos establecidos en cada organización
• Distribuir el texto de acuerdo con su extensión
suministrar la información en forma personalizada
• Expedir siempre en original

CERTIFICADOS Y
CONSTANCIAS
 PARTE
Código
S
Este es opcional y se escribe a 0 y una interlinea libre del margen superior , en
los siguientes tres casos:

• En el papel sin membrete.

• De la zona 1 sí tiene membrete.
• En el encabezado dado por el procesador de texto.

• Se debe incluir:

Lugar de origen y fecha de elaboración

• Puede ir al comienzo del documento, después del código o al final del texto.

•Ejemplo 1: Bogotá, 10 de mayo de 2015

Cuando la fecha se ubica al final.

• Ejemplo 2:Dada en Bogotá D.C., a los 10(diez) días del mes de mayo de 2015
(dos mil quince).

CERTIFICADOS Y
CONSTANCIAS
Cargo
• El cargo de la persona responsable, se escribe en mayúscula
sostenida, centrado, precedido de los artículos el o la, también en
mayúscula sostenida

Ejemplo: LA DIRECTORA DE BIENESTAR UNIVERSITARIO

• Las expresiones certifica o hace constar, según sea el caso, se

escriben seguidas de dos puntos (:).

• Se ubican a cuatro o cinco interlíneas libres del cargo, centradas y en

mayúscula sostenida.

CERTIFICADOS Y
CONSTANCIAS
 Text
•o Cada párrafo del texto se inicia con la conjunción “Que”, escrita en
mayúscula inicial, a dos interlíneas libres de la identificación.
• En el primer párrafo debe incluirse el tratamiento, nombre completo del
solicitante, en mayúscula sostenida y el número del documento de
identidad.
• En los siguientes párrafos, al referirse al solicitante, se debe hacer por el
tratamiento y el apellido.
• En el último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide la
certificación o la constancia y de preferencia se incluye el destinatario.
• Los párrafos se separan entre sí, por una o dos interlíneas, según la
extensión del texto.

• Se utiliza de igual forma que en la elaboración de la carta.

CERTIFICADOS Y
CONSTANCIAS
CERTIFICADOS Y
CONSTANCIAS
 HOJA DE VIDA CORPORATIVA

• Es la relación de los datos personales, la información laboral,

académica y las experiencia y competencias de una persona, que
registra y conserva la organización a la cual ésta se encuentra
vinculada laboralmente.
• Este documento se genera dentro de la organización y se alimenta
con las actividades, logros, eventos y novedades que acontecen
durante el desempeño laboral del colaborador en la organización.

CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN

• Se recomienda que cada organización establezca tanto los datos

que considere necesarios y relevantes, de acuerdo con las
particularidades de su perfil y operación, así como el formato o
formulario que más se ajuste a dichas necesidades, el cual puede
conservarse en forma física o digital o ambas.
PARTES DE LA HOJA DE VIDA

• Identificación del documento.

• Nombre.
• Datos básicos.
• Información laboral.
• Formación académica.
• Experiencia laboral.
• Investigaciones, Publicaciones y
distinciones
 SOBRES COMERCIALES

• El sobre tiene el propósito de ser la cubierta de los documentos, para su

entrega o envío.

CARACTERÍSTICAS DE LA PRESENTACIÓN

• Al registrar los datos del destinatario, éstos deben ser iguales a los
cons ignados en la comunicación, en forma clara y completa.

• El sobre debe coincidir en color, calidad y diseño con la papelería de la

organización.

• Se recomienda que el sobre tenga impreso el membrete de la

organización.

• Para el diseño de sobres grandes, se recomienda tener en cuenta las

zonas con la posibilidad de aumentar sus medidas horizontales y
verticales.
• Se sugiere que el tamaño del sobre • Para las organizaciones
para envío de anexos que
manejan el correo centralizado, se
permita sin dobleces.
guardarlos recomienda escribir en el sobre, el
nombre o código de
la
dependencia remitente, debajo de
• Para distribuir mejor la información
la información de la zona 1.
en un sobre de tamaño grande, se
recomienda escribir los datos del • Cuando se utiliza
destinatario en mayúscula sostenida,
servicios
especiales de correo, se escribe
a interlineación de uno y medio, en el
el número de teléfono (fijo o móvil)
tercio que le corresponde.
del destinatario en el renglón
anterior al del lugar de origen y el
• La impresión de los datos tanto del del remitente debajo delos datos
remitente como del destinatario, en de la zona 1.
sobres grandes, puede hacerse en
sentido vertical u horizontal. En este • Al utilizar etiqueta, ésta debe
último caso se deja la solapa hacia el adh erirse centrada en el segundo
lado derecho. terc io del sobre que tenga el
tamaño apropiado para escribir
los datos completos del
destinatario.

SOBRES
 CLASES DE SOBRES

Según su uso, los sobres se clasifican en:

Según su uso, los sobres se clasifican en:

• Sobre oficio con ventanilla o sin ventanilla

• Sobre oficio con ventanilla o sin ventanilla
• Sobre carta con ventanilla o sin ventanilla
• Sobre carta con ventanilla o sin ventanilla
• Sobre para tarjeta
• Sobre para tarjeta
• Sobre de manila (extraoficio, oficio, carta y me
• Sobre de manila (extraoficio, oficio, carta y me
dia carta, con ventanilla o sin ventanilla).
dia carta, con ventanilla o sin ventanilla).
• De acuerdo con su destino, en:
• De acuerdo con su destino, en:
a) local, b) nacional, c) internacional.
a) local, b) nacional, c) internacional.

SOBRES
DISTRIBUCIÓN DE ZONAS

SOBRES
 UTILIZACIÓN

Proteger el documento y la información.

MODELOS
• Modelo 1 Para efectos de la impresión de los datos, se determinan tres zonas: en la zona 1 y 2 se imprimen los
datos del remitente y la zona 3 se deja libre para uso exclusivo de la oficina de correos.

• Modelo 2 Tiene dos zonas:

zona 1 donde se imprimen los datos del remitente
zona 2 para los sellos de la oficina de correos.
ZONAS

Zona 1Espacio destinado para la ubicación de la razón social, sigla o

acrónimo y NIT de la entidad que remite.

Zona 2 Espacio destinado para la impresión de la dirección topográfica y

electrónica, fax, página web, el apartado aéreo, el teléfono fijo o móvil,
el nombre de la ciudad o municipio de origen, el país y otras menciones
obligatorias, según disposiciones legales.

Zona 3 Espacio superior derecho para uso exclusivo de la oficina de SOBRES

correos
 PARTE
S

Para su distribución, el sobre se visualiza en tercios y se distribuyen así:

• En el tercio izquierdo se escribe información como: confidencial, personal,

contiene disquete, videocinta, CD-ROM, entre otros, en mayúsculas sostenidas.

• En el tercio central se escriben los datos del destinatario.

• El tercio derecho es para uso exclusivo de la oficina de correos.

• Los datos del destinatario se ubican centrados en el segundo tercio sin

sobrepasarlo, de acuerdo con el tamaño del sobre; su distribución debe ser
armónica. Se dirige en forma personalizada. Estos datos se escriben a
interlineación sencilla y pueden ocupar hasta ocho renglones.

SOBRES
 EJEMPLOS DE MARCACION

• Tratamiento o título
Se escribe con mayúscula inicial
Ejemplo: Doctor

• Nombre
Se escribe en la segunda línea con mayúscula sostenida apellidos. No se negrilla.
usa Ejemplo: JUAN CARLOS GÓNGORA CARO

• Cargo
Se escribe con mayúscula inicial.
Los cargos muy extensos se pueden repartir en dos líneas. No se hace partición
silábica.
Ejemplo: Ingeniero
JUAN CARLOS GÓNGORA CARO
Director de Servicios de Informática SOBRES
 ORGANIZACIÓN

• Se escribe en la línea siguiente al cargo con la denominación más conocida, razón social, acrónimo
o sigla.

• Cuando se escribe el nombre completo, la escritura se hace con mayúscula inicial y respetándolas
denominaciones Ltda., S.A. y otras que puede contener la razón social.
• Las siglas compuestas por la letra inicial de cada palabra de la razón social se escriben en
mayúscula sostenida, con punto o no, según esté registrado.
Ejemplo: L.E.Y (Luis Eduardo Yepes).

• Los acrónimos se escriben con mayúsculas sostenidas o con la primera mayúscula.

Ejemplo 1 CAFAM - Cafam
Ejemplo 2 SENA – Sena
Ejemplo 3 ICONTEC – Icontec

SOBRES
 DIRECCIÓN O APARTADO

• La dirección consta de una de las siguientes nominaciones:

• Calle, Carrera, Diagonal, Transversal o Avenida, con su respectivo número, todas ellas se
escriben sin abreviar y a continuación se anota el número de la puerta.
• Se emplea la abreviatura de número nro. (opcional), No se escribe el signo número (#).
• Los primeros dígitos de la placa corresponden a la calle, la carrera o la avenida, y los
siguientes a la distancia, en metros, de la esquina a la puerta. Se unen con guión (-).
• Se debe escribir claramente el piso, interior, manzana, bloque y otras denominaciones
que sean necesarias para identificar el destino.
• Si los números de la dirección incluyen letras, éstas se deben escribir con mayúscula.
• Si la nomenclatura incluye Norte, Sur, Oriente, Occidente, Bis o
nombres es
indispensable escribirlos en forma completa.

SOBRES
 Ejemplos

• Ejemplo 3:
• Ejemplo 1:
Si la dirección es un apartado, se escribe
Señorita
Apartado Aéreo, sin abreviar, y no se
Vanessa Pinillos escribe la dirección.
Calle 15 Sur nro. 13-05 Bloque 6
Entrada 1 Apartamento 503 • Ejemplo 4:
Urbanización El Portal Doctor
Bogotá Carlos Campos
Jefe de Compras
• Ejemplo 2:
EXITO
Señor
Apartado Aéreo 37654
Esteban Barragán
Medellín, Antioquia
Prieto
Carrera 15 23-45 Manzana 8 Casa 3 SOBRES
Bogotá
Destino

• Puede ser local, nacional o internacional. Se escribe

con mayúscula inicial.

• Cuando el destino es dentro de la misma ciudad o municipio, se

escribe este nombre en mayúscula inicial.

Ejemplo: DOCTOR
Carlos Campos
JEFE DE COMPRAS
EXITO
Apartado Aéreo
37654
Medellín
SOBRES
• NACIONAL • INTERNACIONAL

• La información debe ir en el idioma

Cuando el destino es una ciudad o municipio oficial del destino o en inglés, a
dentro del país, se escribe éste nombre y el del interlineación sencilla.
departamento correspondiente, separados por
coma (,) y con mayúscula inicial. • El nombre del destinatario debe ir en
mayúscula sostenida.
Ejemplo:
Doctor • En cuanto a la dirección, se respeta la
OSCAR VERA nomenclatura y los términos del país de
RAMÍREZ destino tales como casilla, P.O Box,
Postfach, entre otros.
Jefe de Compras
• El país de destino se escribe en el mismo
CAFAM renglón, en mayúscula inicial y
Apartado Aéreo 23456 preferiblemente en español, para
asegurar su despacho.
Tunja, Boyacá
NOTA Cuando las ciudades tienen denominaciones especiales, éstas • Ejemplo:
se deben incluir, como el caso de Bogotá D.C. o México D.F.
MR. RALPH GEERE, General Manager
IBM Internacional
22 Marion Avenue, Hartsdale
NEW YORK 10530

SOBRES
Estados Unidos de América
SOBRES
MENSAJES ELECTRÓNICOS

• El mensaje electrónico es un sistema que permite intercambiar información

con uno o más usuarios de cualquier lugar del mundo, a través de la
Internet.

• Este medio se puede utilizar para enviar adjuntos como cartas,

memorandos, circulares y cualquier otro documento que sea necesario para
la sustentación del contenido.

• Las organizaciones que disponen de Internet y servicios de correo

electrónico, deben reglamentar su utilización y asignar responsabilidades
con base en usuarios debidamente autorizados, para el manejo de correo
tanto masivo como institucional.

• NOTA Para efectos de acceso y uso de los mensajes de datos, comercio

electrónico y firmas digitales véase la Ley 527 de 1999 y demás normas
relacionadas. LEY_527_DE_1999.pdf
• El mensaje electrónico, tiene como objetivos fundamentales informar y
persuadir a su destinatario, para ello se recomienda tener en cuenta:
• Tratar un solo tema por correo
• Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa
• Usar tratamiento respetuoso y cortés
• Redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en
singular o plural
• Emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo
• Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización

MENSAJES ELECTRONICOS
 PARTE
S
Las plantillas vienen definidas por
operador prestador
electrónicodel servicio
• Encabezamiento:
cada de
• De(From): informa a los receptores, quién es el
remitente del mensaje. correo
• Para (To): indica la dirección del destinatario.
• Asunto (Subject): es el resumen que da una idea,
por adelantado, de lo tratado en el correo. Se
recomienda una frase corta y lo más descriptiva
posible del contenido del mensaje
• Cuerpo del texto
• Se recomienda que el saludo y la despedida sean
como en una carta normal. Se sugiere escribir el
mensaje, teniendo en cuenta las reglas básicas de
ortografía Se aconseja incorporar una firma al final
de cualquier mensaje, aunque sólo sea el nombre.
También puede incluir el cargo, la organización, el
departamento, el teléfono y la extensión, entre
otros.
MENSAJES ELECTRONICOS
 TARJETAS PROTOCOLARIAS

Estas forman parte de las

organizacionales
tarjetas escritas para el comunicaciones
públicas y de manejo de las relaciones
negCoAciRosA.

• La redacción y presentación de las tarjetas protocolarias

varían de acuerdo con el objetivo que buscan.
 TARJETAS DE PRESENTACIÓN
Buscan facilitar a quien las recibe, tener la información para contactar al
directivo o funcionario requerido.

Debe incluir la siguiente información:

• logotipo de la organización.
• Nombre de la empresa.
• Nombres y apellidos completos del directivo o fu
ncionario.
• Cargo que desempeña.
• Dirección, teléfonos fijos y móviles, correo electr
ónico, sitio web.

Para
profesionales
independientes:
• Nombres y
apellidos.
• Profesión y
servicios que
ofrece.
 TARJETAS DE INVITACIÓN

Las tarjetas de invitación organizacionales deben contener:

• Logotipo, escudo o nombre de la organización.

• Nombre completo del que invita.
• Titulo o texto donde mencione el deseo de invitar y el motivo del
acontecimiento.
• Dirección (cuando sea necesario, se recomienda incluir un mapa p
ara la ubicación del sitio).
• Día, hora y teléfono.
TARJETAS DE AGRADECIMIENTO Y FELICITACIÓN

• Las tarjetas de agradecimiento incluyen mensajes que expresan

gratitud.
Deben contener:
• Logotipo, escudo o nombre de la organización del
remitente.
• Nombres, apellidos y cargo de quien envía los
agradecimientos.
• Texto del motivo del agradecimiento.
• Nombres, apellidos y cargo de la persona a quien se envía el
agradeci
miento.
• Ciudad o municipio y fecha.