Ntc3588 PDF
Ntc3588 PDF
Ntc3588 PDF
COLOMBIANA 3588
1996-06-19
DOCUMENTACIÓN.
ELABORACIÓN DE INFORMES ADMINISTRATIVOS
CORRESPONDENCIA:
I.C.S.: 01.140.30
ICONTEC es una entidad de carácter privado, sin ánimo de lucro, cuya Misión es fundamental
para brindar soporte y desarrollo al productor y protección al consumidor. Colabora con el sector
gubernamental y apoya al sector privado del país, para lograr ventajas competitivas en los
mercados interno y externo.
La NTC 3588 (Segunda actualización) fue ratificada por el Consejo Directivo el 96-06-19.
Esta norma está sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda en
todo momento a las necesidades y exigencias actuales.
A continuación se relacionan las empresas que colaboraron en el estudio de esta norma a través
de su participación en el Comité Técnico 000010 Elaboración y Divulgación de Documentos.
ICONTEC cuenta con un Centro de Información que pone a disposición de los interesados
normas internacionales, regionales y nacionales.
DIRECCIÓN DE NORMALIZACIÓN
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización)
DOCUMENTACIÓN.
ELABORACIÓN DE INFORMES ADMINISTRATIVOS
1. OBJETO
Esta norma establece y unificar los requisitos para la elaboración de informes administrativos.
2. DEFINICIONES Y CLASIFICACIÓN
2.1 DEFINICIONES
2.1.2 Preliminares
2.1.2.2 Portada: primera página del informe; contiene los datos requeridos para la identificación
del documento.
2.1.2.3 Tabla de contenido: lista de títulos que corresponden a los capítulos y a las divisiones
principales, en el mismo orden de paginación del informe.
2.1.2.4 Glosario: lista alfabética que define o explica términos, signos, unidades, abreviaturas y
siglas utilizadas en el informe.
1
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización)
2.1.3.1 Introducción: planteamiento breve que expone los alcances del informe extenso.
2.1.3.2 Objetivo: planteamiento breve que expone la finalidad del informe corto
2.1.3.3 Núcleo del informe: capítulos, temas y subtemas que constituyen la esencia del informe.
2.1.3.4 Capítulo: división básica mayor del informe que desarrolla un tema completo y permite
orientar su lectura.
2.1.3.8 Tablas: cuadro numérico, estadístico, geográfico o de otro orden, que se presenta en
columnas.
2.3.3.9 Cita: pasaje, párrafo o proposición que proviene de alguien diferente al autor del informe,
para apoyar o corroborar la propia idea, o para compararla.
2.1.3.10 Nota de pie de página: aclaración del autor del informe para ampliar o completar una
idea expresada en el texto.
2.1.4 Material complementario: partes que siguen al cuerpo del informe para ampliarlo y facilitar
su utilización, constituido por:
2.1.4.1 Anexos: conjunto de documentos y adiciones que sirven para complementar y aclarar el
cuerpo del informe.
2.1.4.2 Bibliografía: lista de fuentes consultadas que están relacionadas con el tema.
2.1.4.4 Índice: lista alfabética de temas o aspectos relevantes del informe. Diferente de la tabla
de contenido.
2.1.5.1 Código: letras, cifras o combinación de ambas para hacer una clasificación.
2.1.5.3 Encabezamiento: palabras fijas que sirven de guía para establecer el inicio de un
documento.
2
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización)
2.1.5.5 Interlínea: distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le denomina renglón.
2.1.5.9 Viñeta: señal gráfica en forma de circulo, rombo y otros que se antepone a un texto para
destacarlo.
2.2 CLASIFICACIÓN
En periódicos y esporádicos.
3. REQUISITOS
3.1 MÁRGENES
Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Nota. Cuando el informe se imprime por las dos caras de la hoja, se unifica la medida de los márgenes izquierdo y
derecho a 3 cm. En computador se trabaja con páginas paralelas, convirtiéndose el margen izquierdo en interno y el
derecho en externo.
Tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe. Consta de: cubierta,
portada, tabla de contenido y glosario. (Véase la Figura 1).
3
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización)
Presenta la información básica del documento. Al utilizarla, debe contener los datos suficientes,
para que el lector sepa con exactitud a qué informe se refiere, sin necesidad de abrirlo. Puede
ser remplazada por la portada. Incluye los siguientes elementos básicos (véase la Figura 2):
Ejemplos:
Margen derecho
7506-002
Número 002
Con excepción del código o número de identificación, los demás elementos pueden aparecer en
la posición estética deseada.
Es posible agregar otros elementos que se consideren necesarios, pero evitando que la cubierta
se vea aglomerada.
3.2.2 Portada
3.2.2.1 Nombre de dependencia, área, grupo, comité, sucursal, comisión, entre otros.
4
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización)
Si la columna de paginación se titula con la abreviatura pág., ésta constituye la primera línea
después del título, y la relación comienza a dos interlíneas.
3.2.3.1 Numerales. Se ubican contra el margen izquierdo. Igualmente, contra el mismo margen,
los títulos que no llevan numeral como: glosario, introducción, bibliografía, índice, conclusiones y
recomendaciones.
3.2.3.2 Título de cada capítulo y subdivisiones. Los títulos de los numerales de primero y
segundo niveles se escriben en mayúscula sostenida; los títulos de la subdivisión de tercer nivel
con mayúscula inicial. Se determina una tabulación a dos espacios del tercer nivel, máxima
subdivisión que aparece en la tabla de contenido.
La tabla de contenido se escribe a dos interlíneas entre títulos. Cuando alguno de ellos ocupe
más de un renglón, el segundo y los subsiguientes se escriben a una interlínea y comienzan
debajo de la primera letra del anterior.
3.2.3.3 Número de página. Se tabula contra el margen derecho, frente al tema o subtema que le
corresponde.
Nota. Es opcional rellenar con puntos el espacio sobrante entre los títulos y el número de página.
3.2.3.4 Tablas, figuras (ilustraciones) y anexos. Cuando el informe los requiera, éstos se pueden
enunciar al final de la tabla de contenido o en lista separada.
Cuando la relación se efectúa al final de la tabla de contenido, cada uno de los títulos se ubica
centrado, en mayúscula sostenida, de dos a cuatro renglones después de la última línea. (Véase
la Figura 4).
Para ambos casos, la primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del título,
contra el margen izquierdo y con mayúscula inicial, relacionando las figuras, tablas o anexos con
el número y la leyenda correspondiente. El número de la página se escribe en el mismo renglón,
contra el margen derecho.
5
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización)
De dos a cuatro interlíneas se ubica el primer término en mayúscula sostenida contra el margen
izquierdo, seguido de dos puntos (:) y después de dos espacios se digita la definición con
mayúscula inicial; si ésta ocupa más de un renglón, el segundo y los subsiguientes se escriben a
una interlínea sin dejar sangría. Entre términos se dejan dos interlíneas.
Constituye la parte central del documento y está conformado por introducción, núcleo del informe,
conclusiones y recomendaciones (opcional).
3.3.1 Introducción
El informe extenso lleva una introducción que plantee brevemente el alcance, los objetivos del
trabajo y el enfoque general. Como no hace parte del texto principal, no tiene numeración sino
título.
El núcleo del informe se puede dividir en capítulos y éstos a su vez, en subdivisiones que
correspondan a un tema completo. Para su desarrollo se tiene en cuenta lo siguiente:
3.3.2.1 Escritura del texto. Se redacta en forma impersonal (se proyecta, se estudió...) y los
párrafos comienzan contra el margen izquierdo.
La primera línea de escritura de cada capítulo se inicia de dos a cuatro renglones del título.
Queda a libre criterio escribir a interlineación de uno, o de uno y medio. Entre párrafos se deja el
doble de la interlineación elegida.
3.3.2.2 Capítulos (véase la Figura 6). Cada capítulo tiene un título (división de primer nivel) que
lo identifica, el cual se escribe en mayúscula sostenida, centrado y a 5 cm del borde superior,
precedido por el numeral correspondiente. El título no lleva punto final.
Los títulos de las subdivisiones de segundo nivel se escriben en mayúscula sostenida, contra el
margen izquierdo; el texto se inicia al doble de la interlineación elegida. Los títulos de las
subdivisiones de tercer nivel se escriben contra el margen izquierdo, con mayúscula inicial; el
texto se inicia al doble de la interlineación elegida.
Los títulos de las subdivisiones de cuarto nivel (si los hay) se escriben contra el margen
izquierdo, con mayúscula inicial. A dos espacios se continúa el texto, en el mismo renglón.
Nota. Si se desea, los títulos pueden resaltarse con negrilla o escribirse con otro tipo de letra.
Cada capítulo puede iniciar en hoja aparte o continuar en la misma página del anterior. Si se
escoge esta segunda opción se tiene en cuenta lo siguiente:
El título se ubica, de cuatro a seis renglones de la última línea del capítulo que antecede, y el
texto comienza de dos a cuatro del título.
6
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización)
Cuando el informe se imprime por ambas caras de la hoja, las páginas derechas llevan los
números impares. Se procura que no queden páginas izquierdas en blanco.
3.3.2.4 Páginas subsiguientes. Se utiliza papel de la misma calidad, color y tamaño de la primera
hoja, sin impresión o papel especial de segunda hoja.
Código o título del informe. Contra el margen izquierdo y con mayúscula inicial pueden ir el
código o el número del informe, o el título que se resume si es extenso. Contra el margen
derecho, el número de la página. Ejemplos:
Informe OCSA-CR-137 2
En estas figuras se puede observar que la colocación del punto (.) va después del primer nivel y
entre los dígitos que designan las subdivisiones. El punto se omite al final del último dígito, a
partir del segundo nivel.
Se pueden utilizar los literales, guiones y viñetas con uso moderado. Si el autor los requiere, se
procede así:
Al emplear el guión, éste se escribe contra el margen izquierdo y a dos espacios se inicia el texto;
al utilizar literales, la letra debe ser minúscula, seguida de punto (.), contra el margen izquierdo y
a dos espacios se inicia el texto, a partir de la segunda línea y subsiguientes es opcional
conservar la misma sangría o retornar al margen izquierdo. Ejemplos:
a.
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_________________________________________________________________.
7
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización)
b.
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________.
Nota. Se utilizan como mínimo las dos primeras letras del alfabeto.
- _________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________.
Al emplear viñetas, éstas se colocan contra el margen izquierdo y el texto conserva la sangría si
hay mas de un renglón. Ejemplos:
l
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
______________________________________
t
_______________________________________________________________________
_________________________________
3.3.2.6 Figuras y tablas. Cuando el informe requiere figuras y tablas, éstas aparecen después de
ser mencionadas y, de ser posible, en la misma página (véanse las Figuras 8 y 9).
3.3.2.7 Citas. En caso de que el autor requiera citar conceptos escritos o verbales, propuestas y
otros, se tienen en cuenta las siguientes recomendaciones:
La cita breve de menos de cinco renglones, se digita entre comillas, en la misma línea del texto.
Cuando la cita ocupa más de cinco renglones, aparece como una inserción en el texto y se deja
una sangría de cuatro espacios a ambos lados, que se conserva hasta el final y se escribe a una
interlínea sin comillas. Se separa del texto por dos interlíneas.
Las citas se identifican en el texto con un número (superíndice o número arábigo entre
paréntesis). El uso de una de las dos formas de identificación se conserva a través de todo el
documento.
La referencia de la cita se escribe al pie de la página separada por una línea horizontal de
aproximadamente 12 rayas continuas, trazada desde el margen izquierdo a dos interlíneas del
último renglón del texto. La escritura se efectúa bajo la raya a interlineación sencilla,
inmediatamente después del número.
Cuando la referencia ocupa dos o más renglones, el segundo y los subsiguientes se inician
contra el margen izquierdo, a interlineación sencilla. Entre una referencia y otra se dejan dos
interlíneas.
8
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización)
Ejemplo:
En el texto:
Al pie de página:
___________________
1
COLOMBIA. ASAMBLEA NACIONAL CONSTITUYENTE. Constitución Política de la República
de Colombia, Medellín : Universidad de Antioquia, 1991. p.23.
3.3.2.8 Notas de pie de página. Se utilizan cuando el autor desea aclarar un dato o ampliar una
idea indicándolas en el texto con asterisco (*). En caso de presentarse más de una nota en la
misma página, cada una se identifica con uno, dos o más asteriscos consecutivos, no a través
del documento sino por página.
Las notas de pie de página, se escriben separadas del texto por una línea horizontal de
aproximadamente 12 rayas continuas, trazada desde el margen izquierdo después del último
renglón del texto y separada de éste por dos interlíneas. El asterisco se coloca contra el margen
izquierdo a un renglón de la línea divisoria y el texto se escribe inmediatamente después del
asterisco.
Cuando la nota de pie de página ocupa dos o más renglones, el segundo y los subsiguientes se
inician contra el margen izquierdo, a interlineación sencilla. Entre una nota y otra se dejan dos
interlíneas.
Cuando una aclaración es común a varios enunciados, se marca con asterisco a cada término.
Ejemplo:
_____________________
*Institutos de normalización.
El propósito de las conclusiones es presentar un juicio crítico y razonado del análisis de los
resultados del estudio, de manera directa, clara, concisa y lógica; el objetivo de las
recomendaciones es proporcionar consejos para que se decida un curso de acción.
Las conclusiones son obligadas. Las recomendaciones no siempre se requieren, pero si el autor
las considera convenientes se pueden incluir. Si es más de una, se sugiere numerarlas. Para la
presentación se tiene en cuenta lo siguiente:
9
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización)
3.3.4 Firma
El informe administrativo extenso debe ser firmado por el autor o autores, en la página donde
terminan las conclusiones, o en donde finalizan las recomendaciones, cuando las hay.
De cuatro a seis renglones del último párrafo, se anota el nombre en mayúscula sostenida. El
cargo, a una interlínea del nombre, con mayúscula inicial y sin centrar.
Nota. Si son necesarias varias firmas, éstas se ubican a criterio de los autores una debajo de la otra o por parejas. En el
segundo caso, si el número de firmas es impar la última se centra.
3.3.5 Rúbrica
De acuerdo con el tema, por seguridad, el autor o los autores pueden colocar su rúbrica en cada
una de las hojas del informe, en la parte inferior izquierda.
3.3.6 Transcriptor
Ejemplos:
Sonia M.
Gerardo R.
3.4.1 Anexos
Es necesario incluirlos, cuando se trata de material que impide la presentación ordenada y lógica
dentro del cuerpo del informe, como ciertas ilustraciones, fotografías, planos, entre otros. Para su
presentación se tiene en cuenta lo siguiente:
10
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización)
La palabra Anexo se escribe centrada, en la parte superior de la hoja, con mayúscula inicial y
seguida de letras mayúsculas del alfabeto, empezando por la A y omitiendo las letras I, O, CH,
y LL. En el caso de que el número de anexos sea mayor de las 26 letras del alfabeto, se utilizan
números arábigos en lugar de letras. Ejemplos:
Cuando el tamaño o características del anexo obliguen a que éste se presente separado del
informe (maqueta, libro y otros), en hoja aparte se escribe únicamente, la identificación, siguiendo
las indicaciones del numeral anterior.
3.4.2 Bibliografía
Notas:
1. Téngase presente que al utilizar el signo dos puntos (:) en referencias bibliográficas, se deja un espacio antes
y otro después.
2. Para información más detallada, véase lo establecido en las NTC 1160, 1308 y 1487.
3.4.3 Índice
Cuando un informe lo requiere, éste se presenta al final, como última parte del material
complementario.
11
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización)
El índice se puede organizar de manera alfabética o cronológica para facilitar la consulta del
trabajo.
Después de cada término se coloca una coma (,) y de igual manera se separan con coma los
números de las páginas donde es posible efectuar la consulta. Ejemplo:
Consta de las partes que se explican a continuación. (Véanse las Figuras 1 y 10). El autor puede
utilizar cualquier elemento del informe extenso que estime conveniente.
3.5.1 Encabezamiento
El informe corto no lleva portada sino encabezamiento, que se distribuye de la siguiente manera:
3.5.1.1 Razón social. Se ubica entre 3 cm y 4 cm del borde superior, contra el margen izquierdo
y en mayúscula sostenida, cuando su utiliza papel que no la tiene impresa.
3.5.1.4 Título. A cuatro interlíneas de la dependencia se escribe el título del informe, centrado y
en mayúscula sostenida.
3.5.1.5 Fecha. A cuatro renglones del título, contra el margen izquierdo, se escribe la palabra
FECHA, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:). Al frente se anotan la ciudad y la
fecha completa, con mayúscula inicial.
3.5.1.6 Autoría del informe. A interlineación de uno y medio o dos debajo de la fecha, contra el
margen izquierdo y en mayúscula sostenida, se escribe una de las siguientes expresiones,
seguida de dos puntos (:), ELABORADO POR, PREPARADO POR, RESPONSABLE. Al frente
se anotan el o los nombres correspondientes, con mayúscula inicial. Los datos de la fecha y la
autoría se tabulan a dos espacios de la expresión más larga.
En caso de varios autores, se tiene en cuenta que si hay autor y coautor, aparecen en ese orden;
si están en igual condición de autoría se relacionan por orden alfabético de apellido.
12
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización)
3.5.2 Objetivo
El informe corto lleva un objetivo, para describir en forma breve, el propósito del mismo y se
presenta, así:
De dos a cuatro interlíneas del encabezamiento se escribe la palabra OBJETIVO, seguida de dos
puntos (:), en mayúscula sostenida y contra el margen izquierdo. A dos espacios de este
enunciado, se expresa la finalidad del informe con mayúscula inicial. En caso de requerir más de
un renglón, el segundo y los subsiguientes retornan contra el margen izquierdo.
Un informe corto, generalmente consta de un capítulo único (véase la Figura 7), que de requerir
numerales, todos se escriben contra el margen izquierdo. Si los numerales llevan título se
escriben así:
Es usual que el cuarto nivel sea una explicación que no necesita título.
Si el informe corto contiene dos o más capítulos, para su presentación se tienen en cuenta las
indicaciones establecidas en el numeral 3.3.2.1 referente a texto. De igual forma se aplica lo
establecido desde el numeral 3.3.2.4 hasta el 3.3.2.8 acerca de numeración e identificación de
páginas, páginas subsiguientes, numerales, figuras y tablas, citas y notas de pie de página.
3.5.5 Firma
El informe administrativo corto debe ser firmado por el autor o autores, en la página en que
finaliza el cuerpo del informe. El nombre se anota en mayúscula sostenida, de cuatro a seis
renglones del último párrafo. El cargo, a una interlínea del nombre, con mayúscula inicial.
Nota. Si son necesarias varias firmas, éstas se reparten a criterio de los autores una debajo de la otra o por parejas; en
el segundo caso, si el número de firmas es impar, la última se centra.
3.5.6 Rúbrica
De acuerdo con el tema, por seguridad, el autor o autores pueden colocar su rúbrica en cada una
de las hojas del informe, en la parte inferior izquierda.
13
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización)
3.5.7 Transcriptor
Sonia M.
Gerardo R.
4. APÉNDICE
NTC 1486: 1996, Documentación. Presentación de tesis, trabajos de grado y otros trabajos de
investigación.
14
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización)
15
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización)
16
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización)
17
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización)
18
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización)
19
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización)
20
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización)
21
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización)
Nota. En caso de varias figuras, éstas llevan numeración arábiga, en orden consecutivo, en la parte inferior. Le sigue la
leyenda correspondiente.
22
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización)
Nota. En caso de varias tablas, éstas llevan numeración arábiga, en orden consecutivo, en la parte superior. Le sigue
la leyenda correspondiente.
23
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 3588 (Segunda actualización)
24