COMMISSION EUROPENNE

CODE DE BONNE CONDUITE ADMINISTRATIVE

Relations avec le public

Le livre blanc Rforme administrative adopt par la Commission europenne le 1er mars 2000 a mis en vidence les principes-cls dune administration publique europenne axe sur le service, lindpendance, la responsabilit, lobligation de rendre compte, lefficience et la transparence. Dans cet esprit, la Commission a pris une initiative concrte et significative en adoptant, le 13 septembre 2000, un Code de bonne conduite administrative pour le personnel de la Commission dans ses relations avec le public.1 Il va sans dire que beaucoup de fonctionnaires de la Commission semploient dj offrir un bon service dans leurs contacts avec le public. Le prsent Code a pour but de garantir en toute circonstance un service de qualit et dinformer le public des rgles de conduite dont il est en droit dattendre lobservation dans ses relations avec la Commission. cet effet, le Code nonce notamment les principes sur lesquels doivent se fonder les relations entre la Commission et le public: lgalit, non-discrimination, proportionnalit des mesures avec lobjectif vis, cohrence et continuit de la conduite administrative. Lapplication correcte du Code par le personnel de la Commission fait lobjet dun suivi depuis le 1er novembre 2000, date de son entre en vigueur. Les citoyens qui estimeraient ne pas avoir t traits dans le respect des rgles nonces peuvent porter plainte. En outre, la Commission tablira intervalles rguliers des rapports faisant apparatre les points forts et les insuffisances constates dans lapplication du Code. Je me flicite de ce que le droit une bonne administration figure dans la Charte des droits fondamentaux, proclame solennellement par les chefs dtat et de gouvernement lors du Conseil europen de Nice. Par consquent, un Code de bonne conduite administrative est essentiel pour assurer le respect du droit une bonne administration, inscrit dans la Charte. Ladoption du Code de bonne conduite administrative - conjointement avec dautres mesures envisages par le livre blanc Rforme administrative, telles que la simplification des procdures administratives et la promotion de la responsabilit individuelle facilitera la mise en pratique quotidienne des principes de bonne administration. Le Code sera utile au personnel de la Commission et il aidera le public comprendre que la Commission est une institution profondment attache au service des Europens et lapprcier comme telle.

Neil KINNOCK
Vice-Prsident Rforme Administrative

Publi au Journal officiel des Communauts europennes sous le numro L 267 du 20.10.2000.

CODE DE BONNE CONDUITE ADMINISTRATIVE POUR LE PERSONNEL DE LA COMMISSION EUROPENNE DANS SES RELATIONS AVEC LE PUBLIC Service de qualit
Il est du devoir de la Commission et de son personnel de servir l'intrt communautaire et, partant, lintrt public. Le public est en droit d'attendre un service de qualit et une administration ouverte, accessible et gre correctement. Un service de qualit implique que la Commission et son personnel fassent preuve de courtoisie, d'objectivit et d'impartialit.

Objet
Afin de permettre la Commission de remplir ses obligations de bonne conduite administrative, en particulier dans ses relations avec le public, la Commission sengage respecter les critres de bonne conduite administrative noncs dans le prsent code et tre guide par ceux-ci dans son travail quotidien.

Champ d'application
Le prsent code lie tout membre du personnel couvert par le statut des fonctionnaires des Communauts europennes et le rgime applicable aux autres agents de ces Communauts, ci-aprs dnomms "statut", et les autres dispositions concernant les relations entre la Commission et son personnel qui sont applicables aux fonctionnaires et autres agents. Toutefois, le personnel sous contrat de droit priv, les experts nationaux dtachs, les stagiaires et autres personnes travaillant pour la Commission devraient galement s'y rfrer dans leur travail quotidien. Les relations entre la Commission et son personnel sont exclusivement rgies par le statut.

1. PRINCIPES GENERAUX DE BONNE ADMINISTRATION

La Commission respecte, dans ses relations avec le public, les principes gnraux ci-aprs. Lgalit La Commission agit conformment au droit et applique les rgles et procdures tablie par la lgislation communautaire.
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Non-discrimination et galit de traitement La Commission respecte le principe de non-discrimination et, en particulier, garantit au public l'galit de traitement sans distinction fonde sur la nationalit, le sexe, l'origine raciale ou ethnique, la religion ou les convictions, un handicap, l'ge ou l'orientation sexuelle. En consquence, toute diffrence de traitement dans des cas semblables doit tre expressment justifie par la nature particulire de chaque cas. Proportionnalit La Commission veille ce que les mesures prises soient proportionnelles l'objectif vis. En particulier, la Commission veillera ce que l'application du prsent code n'impose en aucun cas des charges administratives et budgtaires disproportionnes par rapport au bnfice attendu. Cohrence La Commission est cohrente dans sa conduite administrative et se conforme sa pratique habituelle. Toute exception ce principe doit tre dment justifie.

2. LIGNES DIRECTRICES POUR UNE BONNE CONDUITE ADMINISTRATIVE

Objectivit et impartialit Le personnel agit en toutes circonstances de manire objective et impartiale, dans l'intrt de la Communaut et du bien public. Son action s'effectue en toute indpendance dans le cadre d'une politique dtermine par la Commission et sa conduite n'est en aucun cas guide par des intrts personnels ou nationaux, ni par des pressions politiques. Renseignements sur les procdures administratives En prsence d'une demande de renseignements touchant une procdure administrative de la Commission, le personnel veille ce que ces renseignements soient communiqus au demandeur dans le dlai fix pour ladite procdure.

3. INFORMATIONS SUR LES DROITS DES PARTIES CONCERNEES

Audition de toutes les parties directement intresses Lorsque le droit communautaire prvoit l'audition des parties intresses, le membre du personnel responsable veille leur donner l'occasion de faire connatre leur point de vue.
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Obligation de motiver les dcisions Toute dcision de la Commission devrait indiquer clairement les motifs sur lesquels elle est fonde et tre porte la connaissance des personnes et parties concernes. En rgle gnrale, une motivation complte doit tre fournie. Toutefois, des rponses types peuvent tre donnes lorsqu'il ne s'avre pas possible de communiquer de manire dtaille les motifs d'une dcision individuelle, par exemple en raison du grand nombre de personnes concernes par des dcisions similaires. Les rponses types doivent inclure les principaux lments justifiant la dcision prise. En outre, une partie intresse qui en fait expressment la demande doit obtenir une motivation dtaille. Obligation d'indiquer les voies de recours Lorsque le droit communautaire le prvoit, les dcisions notifies indiquent clairement la possibilit d'un recours, ainsi que les moyens de le prsenter (nom, adresse administrative de la personne ou du service auprs desquels il doit tre introduit et le dlai respecter). Le cas chant, les dcisions doivent mentionner la possibilit de former un recours juridictionnel et/ou de dposer une plainte auprs du mdiateur europen, conformment aux dispositions de l'article 230 ou de l'article 195 du trait instituant la Communaut europenne.

4. TRAITEMENT DES DEMANDES

La Commission s'engage rpondre aux demandes du public de la faon la plus approprie et dans les meilleurs dlais. Demandes de documents Si le document demand est dj publi, le demandeur est orient vers les points de vente de l'Office des publications officielles des Communauts europennes ou vers les centres de documentation ou d'information qui permettent un accs gratuit aux documents, tels que les info-points, les centres de documentation europenne, etc. En outre, de nombreux documents sont aisment accessibles sous forme lectronique. Les rgles relatives l'accs aux documents font l'objet d'une mesure spcifique. Correspondance Conformment l'article 21 du trait instituant la Communaut europenne, la Commission rpond aux lettres qu'elle reoit dans la
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langue de la correspondance initiale, condition qu'il s'agisse de l'une des langues officielles de la Communaut. La rponse une lettre adresse la Commission est envoye dans les quinze jours ouvrables compter de la date de rception de la lettre par le service comptent de la Commission. La rponse mentionne le nom de la personne responsable du dossier et indique comment le joindre. Si la rponse ne peut tre envoye dans les quinze jours ouvrables, et dans tous les cas o une rponse ncessite des travaux complmentaires, tels qu'une consultation interservices ou une traduction, le membre du personnel charg du dossier envoie une rponse d'attente, qui indique une date laquelle le destinataire peut escompter obtenir une rponse en fonction des travaux complmentaires ncessaires et compte tenu de l'urgence relative et de la complexit de la question. Si la rponse doit tre tablie par un service autre que le service destinataire de la correspondance initiale, le demandeur doit tre inform du nom et de l'adresse administrative de la personne qui sa lettre a t transmise. Ces dispositions ne sont pas applicables la correspondance qui peut raisonnablement tre considre comme abusive parce que rptitive, outrageuse et/ou sans objet. La Commission se rserve alors le droit de cesser tout change de correspondance. Communications tlphoniques Tout membre du personnel est tenu de s'identifier ou d'identifier son service au tlphone et de rpondre aux appels le plus rapidement possible. Le membre du personnel sollicit fournit lui-mme des renseignements sur les sujets qui relvent directement de sa comptence et oriente son interlocuteur vers la source spcifique qui convient dans les autres cas. Si ncessaire, il adresse son interlocuteur son suprieur hirarchique ou consulte celui-ci avant de fournir l'information. Pour un sujet qui relve directement de sa comptence, le membre du personnel s'enquiert de l'identit de son interlocuteur et vrifie si l'information a dj t rendue publique avant de la divulguer. Dans la ngative, le membre du personnel peut estimer qu'il n'est pas dans l'intrt de la Communaut de la divulguer. Il explique alors pourquoi il n'est pas en mesure de la rvler et se rfre, si les circonstances le justifient, l'obligation de discrtion nonce l'article 17 du statut. S'il y a lieu, le membre du personnel demande une confirmation crite des questions poses par tlphone.

Courrier lectronique Le personnel rpond rapidement aux messages lectroniques, selon les lignes directrices de la section relative aux communications tlphoniques. Toutefois, dans les cas o un message lectronique, de par sa nature, peut tre assimil une lettre, il doit tre trait selon les lignes directrices concernant la correspondance et dans les mmes dlais. Demandes manant des mdias Le Service Presse et communication est responsable des relations avec les mdias. Toutefois, lorsqu'une demande d'information porte sur des sujets techniques dcoulant de sa responsabilit particulire, le membre du personnel sollicit peut y rpondre.

5. PROTECTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL ET DES INFORMATIONS CONFIDENTIELLES

La Commission et son personnel veillent au respect, notamment: des rgles relatives la protection de la vie prive et des donnes caractre personnel; des obligations prvues l'article 287 du trait instituant la Communaut europenne, et notamment celles qui concernent le secret professionnel; des rgles relatives au secret des enqutes pnales; de la confidentialit des sujets relevant des divers comits et instances viss l'article 9 et aux annexes II et III du statut.

6. PLAINTES
La Commission europenne En cas de non-respect des principes noncs dans le prsent code, une plainte peut tre dpose directement auprs du Secrtariat gnral1 de la Commission europenne, qui la transmet au service comptent.
1 Un formulaire de plainte est disponible l'adresse: http://europa.eu.int/comm/secretariat_general/code/index_fr.htm ou sur demande aux adresses : Courrier : Secrtariat Gnral de la Commission europenne, Unit SG/B/2 "Transparence et accs aux documents, relations avec la socit civile", rue de la Loi 200, B- 1049 BRUXELLES (fax: +32-2-296.72.42) Electronique : [email protected]

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Le directeur gnral ou chef de service rpond au plaignant par crit dans un dlai de deux mois. Le plaignant dispose alors d'un dlai d'un mois pour solliciter auprs du secrtaire gnral de la Commission le rexamen de sa plainte. Le secrtaire gnral rpond cette demande de rexamen dans un dlai d'un mois. Le mdiateur europen2 Une plainte peut galement tre dpose auprs du mdiateur europen3, conformment l'article 195 du trait instituant la Communaut europenne et au statut du mdiateur europen."

Adresse internet http://www.euro-ombudsman.eu.int Par courrier Le Mdiateur europen 1 avenue du Prsident Robert Schuman B.P. 403 F-67001 Strasbourg Cedex