Cahier Des Charges
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Sige social : Zoople Le Sabot - 7 rue du Sabot - CS 30054 - 22440 PLOUFRAGAN - Tl. : 02-96-01-37-22
Document ne pouvant tre reproduit sans l'accord du GIP LABOCEA
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1.
CONTEXTE ....................................................................................................................................................................... 3
2.
OBJET ................................................................................................................................................................................ 3
3.
4.
4.2.
4.3.
5.
INSTALLATION - FORMATION..................................................................................................................................... 5
5.1.
5.2.
6.
7.
8.
9.
ECHEANCIER ................................................................................................................................................................... 7
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2. OBJET
Ce cahier des charges est rdig afin de s'assurer quun logiciel peut rpondre aux besoins en terme de
fonctionnalits pour un logiciel unique de Gestion des Stocks quipant les 5 sites distincts
(PLOUFRAGAN, QUIMPER, BREST, FOUGERES et COMBOURG) et d'en vrifier les conditions
d'installation ainsi que les charges financires prendre en compte.
3. PRINCIPES GENERAUX
Les principes gnraux guidant le choix sont :
Disposer de possibilits de paramtrage suffisamment importantes de faon grer des exigences
multiples en particulier en lien avec les marchs.
Pouvoir grer au moins 3 niveaux daccs en fonction des utilisateurs.
Disposer d'une traabilit de lensemble des oprations.
Pouvoir identifier chacun des 5 sites pour faciliter la fois les liens avec les fournisseurs (commande,
livraison, facturation) et permettre de suivre les consommations et donc grer une comptabilit
analytique par site et par service.
Pouvoir crer des requtes.
4. ASPECT FONCTIONNEL
En pralable la prsentation des fonctionnalits souhaites, une prsentation de lorganisation des achats pour
les fonctions de gestion des achats et des Stocks figure ci-aprs.
4.1. Organisation des achats
Rattachement de la gestion des stocks au Directeur Gnral Adjoint Dveloppement et Ressources et
des marchs achat public au DGA Agro-alimentaire Environnement, Informatique, Optimisation
Process et Achat public.
Un rfrent " commande publique" charg de la gestion des marchs y compris les investissements est
prsent sur le site de Ploufragan.
La responsabilit de la gestion du logiciel de gestion des stocks, du fichier article et de la validation
des commandes est confie au gestionnaire de chaque site.
Un gestionnaire des Approvisionnements est prsent sur chaque site : Agent du service charg des
commandes, des rceptions, entres et sorties de stocks,...
Les diffrents services du GIP ont accs en consultation aux donnes articles, peuvent faire en ligne
des demandes dapprovisionnement,...
La coordination du projet est confie Solne TRECHEREL, responsable des achats sur le site de
Ploufragan.
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La Consommation Interne
Les commandes internes doivent pouvoir tre gres par les services utilisateurs.
Le dstockage se fait automatiquement via un lecteur code barre et permet d'identifier le service
consommateur et ceci pour chaque site.
Des inventaires ponctuels doivent tre ralisables l'aide du lecteur code barre sur la base de
l'inventaire thorique (ne doit ncessiter que la correction ponctuelle des quantits en stocks).
L'inventaire doit permettre de connatre in fine le montant des stocks en cours pour le bilan annuel.
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5. INSTALLATION - FORMATION
5.1. Installation de l'application
Le GIP est dot d'une infrastructure informatique.
Le prestataire doit nous prciser :
Les caractristiques (le cas chant) du serveur d'application.
Les contraintes prendre en compte pour une gestion multi-sites.
Les contraintes le cas chant lis aux postes de travail des gestionnaires.
Toute information qui lui parat pertinente pour la mise en place du produit.
Assurer limportation des donnes des 3 bases informatiques et exporter les donnes vers le nouveau
systme informatique.
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Le prestataire doit par ailleurs prciser les montants financiers lis au nombre de licences (5 sites) hors utilisateur des
services et lventuel cot li au changement de version. Il prcisera s'il s'agit de licences partages ou non.
Il prcisera par ailleurs les cots lis l'installation et sa prparation (dfinition du paramtrage le cas chant).
5.2. Formation des utilisateurs
Le prestataire proposera des modules de formation adapts l'utilisation du logiciel de gestion des stocks pour
diffrents publics (informaticiens en charge des requtes et d'une partie du paramtrage, gestionnaires en charge de
la cration des articles, etc. , utilisateurs des services pour la consultation, gestion des commandes internes, etc.).
En cas de non-respect des exigences dintervention en cas de panne, le GIP appliquera des pnalits
financires de 50 HT par heure de retard.
7.
Les candidats qui en feront la demande auront la possibilit de prsenter leur solution technique devant les
gestionnaires des stocks des 5 sites de LABOCEA le mardi 2 fvrier 2016 Ploufragan.
Le candidat fera une prsentation interactive du systme informatique propos.
Ce temps dchange avec les quipes concernes, en prsence du Directeur Gnral Adjoint en charge de
la commande publique, fera lobjet dune convocation pralable du GIP LABOCEA et dun rapport de
prsentation. Ce dernier document pourra tre enrichi lissue de la rencontre et sera intgr dans loffre
du candidat afin dtre valuer au mme titre que le mmoire technique lors du choix du jury.
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8. CONTENU DE LOFFRE
La proposition devra prciser :
Lorganisation et la mthode prvue,
La frquence, le nombre et la dure prvue des runions,
Des rfrences pour lesquelles le prestataire a dj ralis des missions similaires.
En plus des documentations rdiges en franais, le dossier de candidature et doffre devra contenir :
Une offre tarifaire,
Un mmoire technique,
Un catalogue de prestations supplmentaires (si disponible).
9. ECHEANCIER
La date limite de remise des offres est le lundi 22 fvrier 2016 16h30.
La prestation est prvue sur le mois de mars 2016.
40%
30%
30%
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Procdure de
rapprovisionnement
automatique
Gnration de lignes de
commande potentielles
Demande
d'un service
Vrification par
le gestionnaire
(article existant
dans la base)
Vrification par le
gestionnaire (urgence du
rapprovisionnement)
Non
Cration de
l'article aprs
choix du
fournisseur
Oui
Oui
Non
Emission de la commande
Envoi par mail
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Nature de la prestation
Cot Unitaire en HT
Cot Total en HT
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