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PREAMBULE
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SMILE
Smile est une socit dingnieurs experts dans la mise en uvre de solutions open source et
lintgration de systmes appuys sur lopen source. Smile est membre de lAPRIL, lassociation
pour la promotion et la dfense du logiciel libre, du PLOSS le rseau des entreprises du
Logiciel Libre en Ile-de-France et du CNLL le conseil national du logiciel libre.
Smile compte prs de 700 collaborateurs dans le monde, dont plus de 500 en France (mars
2013), ce qui en fait le premier intgrateur franais et europen de solutions open source.
Depuis 2000, environ, Smile mne une action active de veille technologique qui lui permet de
dcouvrir les produits les plus prometteurs de lopen source, de les qualifier et de les valuer,
de manire proposer ses clients les produits les plus aboutis, les plus robustes et les plus
prennes.
Cette dmarche a donn lieu toute une gamme de livres blancs couvrant diffrents
domaines dapplication. La gestion de contenus (2004), les portails (2005), la business
intelligence (2006), la virtualisation (2007), la gestion lectronique de documents (2008), les
PGIs/ERPs (2008), les VPN open source (2009), les Firewall et Contrle de flux (2009), les
Middleware orients messages (2009), lecommerce et les Rseaux Sociaux d'Entreprise (2010)
et plus rcemment, le Guide de lopen source et NoSQL (2011). Chacun de ces ouvrages
prsente une slection des meilleures solutions open source dans le domaine considr, leurs
qualits respectives, ainsi que des retours dexprience oprationnels.
Au fur et mesure que des solutions open source solides gagnent de nouveaux domaines,
Smile sera prsent pour proposer ses clients den bnficier sans risque. Smile apparat dans
le paysage informatique franais comme le prestataire intgrateur de choix pour
accompagner les plus grandes entreprises dans ladoption des meilleures solutions open
source.
Ces dernires annes, Smile a galement tendu la gamme des services proposs. Depuis 2005,
un dpartement consulting accompagne nos clients, tant dans les phases davant-projet, en
recherche de solutions, quen accompagnement de projet. Depuis 2000, Smile dispose dun
studio graphique, devenu en 2007 Smile Digital agence interactive, proposant outre la
cration graphique, une expertise e-marketing, ditoriale, et interfaces riches. Smile dispose
aussi dune agence spcialise dans la TMA (support et lexploitation des applications) et dun
centre de formation complet, Smile Training. Enfin, Smile est implant Paris, Lille, Lyon,
Grenoble, Nantes, Bordeaux, Poitiers, Aix-en-provence et Montpellier. Et prsent galement
en Espagne, en Suisse, au Benelux, en Ukraine, au Maroc et en Cte dIvoire.
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QUELQUES REFERENCES DE
SMILE
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SMILE est fier davoir contribu, au fil des annes, aux plus grandes ralisations Web franaises
et europennes. Vous trouvez ci-dessous quelques clients nous ayant adress leur confiance.
Gestion documentaire
Generali, HEC, JCDecaux, Serimax, Pierre Audoin Consultant, Alstom Power services, NetasQ,
CS informatique, SNCF - Direction du matriel, Mazars, EDF R&D, EDF Nuclaire, Conseil
Rgional du Centre, Leroy Merlin, Primagaz, Renault F1, INRIA, Ministre belge de la
Communaut Franaise, APAVE, CNIL, Services du Premier Ministre...
Sites Internet
EMI Music, Salon de lAgriculture, Mazars, Areva, Socit Gnrale, Gtes de France, Patrice
Pichet, Groupama, Eco-Emballage, CFnews, CEA, Prisma Pub, Volia, NRJ, JCDecaux,
01 Informatique, Spie, PSA, Boiron, Larousse, Dassault-Systmes, Action Contre la Faim, BNP
Paribas, Air Pays de Loire, Forum des Images, IFP, BHV, ZeMedical, Gallimard, Cheval Mag,
Afssaps, Benetaux, Carrefour, AG2R La Mondiale, Groupe Bayard, Association de la Prvention
Routire, Secours Catholique, Canson, Veolia, Bouygues Telecom, CNIL
Portails, Intranets et Systmes dInformation
HEC, Bouygues Telecom, Prisma, Veolia, Arjowiggins, INA, Primagaz, Croix Rouge, Eurosport,
Invivo, Faceo, Chteau de Versailles, Eurosport, Ipsos, VSC Technologies, Sanef, Explorimmo,
Bureau Veritas, Rgion Centre, Dassault Systmes, Fondation dAuteuil, INRA, Gaz Electricit de
Grenoble, Ville de Niort, Ministre de la Culture, PagesJaunes Annonces
E-Commerce
Krys, La Halle, Gibert Joseph, De Dietrich, Adenclassifieds, Macif, Furet du Nord, Gtes de
France, Camif Collectivit, GPdis, Projectif, ETS, Bain & Spa, Yves Rocher, Bouygues Immobilier,
Nestl, Stanhome, AVF Primdical, CCI, Pompiers de France, Commissariat lEnergie
Atomique, Snowleader, Darjeeling
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ERP et Dcisionnel
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Veolia, La Poste, Christian Louboutin, Eveha, SunR, Home Cin Solutions, Pub Audit, Effia,
France 24, Publicis, iCasque, Nomadvantage, Gets, Nouvelles Frontires, Anevia, Jus de Fruits
de Moora, Espace Loggia, Bureau Veritas, Skyrock, Lafarge, Cadremploi, Meilleurmobile.com,
Groupe Vinci, IEDOM (Banque de France), Carrefour, Jardiland, Trsorerie Gnrale du Maroc,
Ville de Genve, ESCP, Sofia, Faiveley Transport, INRA, Deloitte, Yves Rocher, ETS, DGAC,
Generalitat de Catalunya, Gilbert Joseph, Perouse Mdical
Infrastructure et Hbergement
Agence Nationale pour les Chques Vacances, Pierre Audoin Consultants, Rexel, Motor Presse,
OSEO, Sport24, Eco-Emballage, Institut Mutualiste Montsouris, ETS, Ionis, Osmoz, SIDEL, Atel
Hotels, Cadremploi, SETRAG, Institut Franais du Ptrole, Mutualit Franaise
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CE LIVRE BLANC
Ce document a pour objectif de prsenter notre approche de la gestion documentaire,
notamment par rapport la gestion de contenu, et de vous apporter une aide au choix d'une
solution logicielle pour vos projets.
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Pour cela, nous vous proposons une analyse des rponses apportes par une slection de
solutions open source des problmatiques concrtes, ainsi quune approche en termes de
mthodes pour vous orienter dans la mise en uvre de votre projet.
Il ne sagit ni dun rpertoire de solutions, ni dune approche thorique de la gestion de
contenu documentaire, mais bien dune confrontation entre la ralit des besoins et le march
de la GED (Gestion Electronique de Documents) open source.
Si les solutions open source rpondent trs bien de nombreux besoins, le savoir-faire
spcifiquement documentaire demeure, avant les outils, le principal enjeu des projets de
Gestion Electronique de Documents ou de Gestion de Contenus d'Entreprise (ECM).
Ainsi, cet ouvrage sefforce de runir :
Ce livre blanc est le rsultat de retours dexpriences collectifs. Nous serions trs heureux
dchanger avec vous sur le sujet.
Nhsitez pas nous transmettre vos avis et valuations sur les produits prsents
dans ce livre blanc. Une seule adresse : [email protected]
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Version 1.0
Paru peu aprs que Smile se soit intress au domaine de la GED open source, notamment
avec larrive dune quipe ddie. Nous avons voulu proposer une vision de la gestion
documentaire la fois structurante et oprationnelle pour permettre tout un chacun de se
faire une opinion et disposer des atouts ncessaires la mise en place de son projet.
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Version 2.0
Une mise jour importante, ralise entre octobre 2009 et janvier 2010. Mise jour des
parties mthodologiques, des retours dexprience de notre ple d'expertise et des volutions
du march.
Version 3.0
La version 2011 visait intgrer de nouveaux retours d'exprience et les nouveauts des
applications. Nous avons galement modifi la liste des applications concernes. Une tendance
en notable avec larrive du SaaS dans la GED.
Version 4.0
Nous avons modifi la liste et les pondrations des applications compares. Autre fait notable,
larrive de Jahia Wise et de solutions ou de fonction de DAM (digital asset management) sur
un march maintenant mature en open source. Nous avons galement mis en retrait plusieurs
solutions dont lvolution ou le caractre open source ne nous semble plus rpondre aux
attentes du march.
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LOPEN SOURCE EN
ENTREPRISE
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son produit doit tre ouvert, mais pas trop, pour garder la matrise du client (cest le
fameux vendor lock-in )
son produit doit tre performant, mais pas trop, car laccroissement du nombre de
serveurs rime avec laugmentation du nombre de licences vendues
son produit doit tre robuste, mais complexe, car il faut continuer vendre des
prestations de service et du support
son produit doit tre utile, mais surtout tre attractif. En effet, les dcideurs sont
parfois loigns de la ralit du terrain et un produit trs bien packag, mais peu
volutif ou ne rpondant pas de faon assez prcise aux attentes oprationnelles, peut
alors apparatre comme la meilleure alternative, alors que sa valeur ajoute sera faible
finalement.
Nous ne disons pas que les diteurs propritaires seraient machiavliques au point de rendre
leurs produits moins bons quils ne pourraient ltre, mais leurs priorits ne portent pas
exclusivement sur la valeur ajoute du produit.
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Voyons quels sont les critres de choix, lis au caractre open source des solutions.
Les bnfices conomiques sont parmi les premires raisons du choix de solutions open
source. Mme si implmenter une solution ne signifie jamais un cot de projet nul, ne serait-ce
quen temps de monte en comptence et dimplmentation. De nombreuses tudes
constatent que le cot total des projets open source est significativement infrieur sur la
dure. Les gains constats pouvant aller de 20 80% en fonction du degr de maturit de
lopen source dans le domaine considr.
Le cot de licence des solutions propritaires est bien entendu le premier facteur voqu : il
constitue un investissement initial important, avant mme que ladquation de la solution ne
soit prouve. Ceci est accentu par un prix de prestations qui tend tre moins lev dans le
domaine de lopen source, car louverture du produit facilite la diffusion de la connaissance.
Enfin, le cot de possession (maintenance, volution) tend galement tre moins important.
Leur volution ne dpend pas de leur rentabilit ou de considrations marketing. Tant quune
communaut sy intresse, le produit vivra.
La diffusion du savoir-faire associ leur implmentation est garantie par des barrires quasi
nulles son acquisition (tlchargement et documentation sont libres et accessibles).
La standardisation, le respect des normes et standards, et louverture sont dans les gnes des
dveloppeurs open source, qui cherchent avant tout ne pas rinventer la roue, et mettre en
uvre des solutions performantes.
La possibilit de faire des modifications dans les sources est fondamentale, sur le plan
thorique, mais risque sur le plan pratique. Ce nest donc pas en ces termes quil faut
apprcier louverture, mais plutt dans la capacit accepter des extensions ou sinterfacer
avec dautres applications.
La prennit : la libre disposition des sources est un gage fondamental de prennit. Cela
mme si il faut le souligner il nest nullement ncessaire que lentreprise cliente les
matrise.
En matire de prennit, le pire qui puisse arriver une solution open source, est une lente
dsaffection de la part des communauts, gnralement au profit dune solution plus
prometteuse. Ainsi, il est possible quil faille un jour changer de produit. Mais le phnomne
est toujours lent et les utilisateurs ont le temps dorganiser la migration.
Dans le cas dun diteur open source, il faut souligner aussi que, mme sil tait un jour
dfaillant, il reste toujours possible pour une communaut de reprendre en main le produit et
ses volutions, cest le principe des licences open source.
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Ainsi au fur et mesure que ces solutions arrivent maturit, le moindre cot nest plus le
premier critre de choix. Et ce sont bien les autres qualits de lopen source que nous mettons
le plus en avant.
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SOMMAIRE
PREAMBULE ............................................................................................... 1
SMILE................................................................................................................................................................... 2
QUELQUES REFERENCES DE SMILE .............................................................................................................................. 3
CE LIVRE BLANC ...................................................................................................................................................... 5
LOPEN SOURCE EN ENTREPRISE ................................................................................................................................. 7
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SOMMAIRE ......................................................................................................................................................... 10
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SYNTHESE ..................................................................................................89
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INTRODUCTION A LA GESTION
DOCUMENTAIRE
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Document lectronique
La notion de document, si elle ne pose gure de problme dans un univers matriel, doit tre
prcise ds lors quil sagit de documents lectroniques, de fichiers.
Notre approche de la gestion documentaire prend l'acception issue de la norme ISO : Un
document est lensemble constitu dun support dinformation et des donnes enregistres sur
celui-ci, sous une forme en gnrale permanente et lisible par lhomme ou par une machine.
En matire de documents lectroniques, le support est un format de fichier. Un fichier est cr,
modifi et rendu lisible par une application. Par exemple, un document .doc est cr,
modifi et rendu lisible par lapplication Microsoft Word. Les informations quant elles sont
des donnes informatiques comprises dans lenveloppe du fichier.
Nous verrons plus loin que les applications de GED introduisent la notion dobjet
documentaire, qui runit conceptuellement le fichier et les mtadonnes qui lui sont
attaches.
Contenu
Le terme contenu est employ pour dsigner un composant informatif cohrent. Lobjet
documentaire, comme cit plus haut, est un contenu. Le terme sapplique toute information
numrique porteuse de sens.
Les contenus sont, le plus souvent, structurs, c'est--dire constitus dun ensemble de
champs dinformation. Dans ce cas, on parle de contenus documentaires ou structurs.
Il est parfois difficile de faire la diffrence entre un ensemble de contenus et un document
lectronique. Cest souvent le contexte dutilisation et les traitements raliss qui permettent
de distinguer la nature de linformation et le domaine fonctionnel concern, et de dfinir le
meilleur type doutil pour la grer.
Quelques exemples qui peuvent tre considrs comme un document et/ou comme un
contenu, pour illustrer notre propos : une brve sur un site dactualit, une revue darticles de
presse, une image et sa lgende, une fiche descriptive de produit, une notice de document, un
catalogue de produits en format PDF, un module documentaire en format SCORM.
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Gestion documentaire
Objectif
Priorit
Orientation
Termes
rencontrs
Priorit
Orientation
Termes
rencontrs
Gestion de contenu
Objectif
Priorit
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Termes
rencontrs
A noter quon rencontre parfois le terme de gestions de contenu dans un sens plus limit, en
voulant dire gestions de contenu web du fait de lamalgame historique avec les CMS,
prcurseur de ce type doutil, ddi aux sites internet.
Priorit
Orientation
Termes
rencontrs
(digital
right
Workflow - processus
Objectif
Priorit
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Il est noter que les processus rencontrs dans l'univers de la gestion documentaire sont trs
lis au document. Ils sont exploits des fins d'orchestration de tches de validation ou de
publication essentiellement. Cela constitue une petite part de ce qu'il est possible de faire avec
un outil de BPM autonome.
Priorit
Orientation
Termes
rencontrs
Travail collaboratif
Objectif
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partag ...
Priorit
Orientation
Termes
rencontrs
Moteur de recherche
Objectif
Priorit
Orientation
Termes
rencontrs
VERS LA GESTION DE
CONTENU DENTREPRISE
Depuis quelques annes dj, la prdominance du terme dECM (Enterprise Content
Management), pour gestion de contenu dentreprise, tend supplanter les acronymes DMS et
GED.
Cette volution de la gestion documentaire la gestion de contenu dentreprise traduit
une certaine ralit, au-del de laspect marketing vident qui la caractrise.
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Le primtre de la GED
La Gestion Electronique de Documents traite des documents numriques. A ce titre une
solution de GED peut intgrer :
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Les applications de GED pures nexistent quasiment plus : elles intgrent presque toujours
des fonctions empruntes aux domaines voqus plus haut, ou des domaines mtier.
Le concept dECM
La gestion de contenu dentreprise (traduction d'Enterprise Content Management) regroupe
les solutions mme de grer l'ensemble des contenus numriques d'une organisation.
Il s'agit de prendre en compte (acqurir, capturer) les informations lectroniques (structures
ou documentaires) pour les grer (stockage, dition, diffusion) en rpondant aux exigences des
utilisateurs (ergonomie, fonctionnalit) et aux processus de lorganisation (scurit, fiabilit,
processus).
Bien que couvrant essentiellement le domaine technique, l'ECM intgre ou se rfre donc
une part importante de mthodes et de modlisation.
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Ce schma vise positionner les domaines de la GED, du WCM et de lECM, les uns par rapport
aux autres et vis--vis dun certain nombre de domaines connexes.
Notons que la notion de portail dentreprise est frquemment associe celle dECM. Bien
que fonctionnellement, les intersections soient faibles, laspect globalisant des solutions dECM
ne doit pas masquer la finalit fondamentalement diffrente des deux outils. Exposer les
outils/services de lorganisation (portail) versus grer les contenus de lorganisation.
La capacit pour une solution dECM ou de GED sintgrer un portail est une qualit
importante. Notamment, lorsque le service informatique de votre organisation ne souhaite pas
agrger dans une seule application lensemble des solutions daccs linformation.
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ENJEUX PRINCIPAUX DE LA
GED
La gestion documentaire (GED) est un domaine avant tout organisationnel, contrairement la
gestion de contenu Web (WCM) qui relve essentiellement de problmatiques techniques.
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Les outils de gestion de contenu Web sorientent vers la diffusion de contenus structurs : leur
mise en forme, leur publication, leur facilit daccs par un large public, etc... Alors que les
outils de gestion documentaire mettent laccent sur les processus de gestion en amont,
comme la possibilit de raliser une indexation riche ou dintgrer des rgles de traitement
(workflow, transformation, alertes conditionnelles), par exemple.
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La mise en place dune solution de GED doit donc impliquer les futurs utilisateurs de faon
importante.
Nous constatons que le succs des dploiements dapplications de GED repose essentiellement
sur la bonne utilisation dun certain nombre doutils et de principes dcrits ci-dessous.
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Lergonomie de lapplication doit sadapter lusage dune application de gestion, utilise par
un nombre important de personnes, au mme titre quune application de messagerie, par
exemple.
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Rfrentiel de classement
La plupart des solutions de gestion de contenu intgrent un ou plusieurs rfrentiels de
classement.
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Brouillons
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Archiv
Appliqu
Valid
Diffus
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ALFRESCO
Alfresco (www.alfresco.com) est un diteur anglais, fond en 2005 par d'anciens dirigeants de
Documentum et Business Object. La socit est aujourd'hui prsente en Angleterre, en France
et aux Etats-Unis et compte plus de 3000 clients de par le monde.
Alfresco est une solution J2E (java) qui propose un large socle de fonctionnalits :
mtadonnes, typage des documents, workflow documentaire et BPM (avec le module
ACTIVITI (www.activiti.org), gestion de catgories, outils collaboratifs, recherche (y compris un
module SOLR), gestion de bases indpendantes, stockage et publication de contenus Web,
transformation (bureautique et multimdia), pour citer les principales.
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Alfresco est disponible en deux versions : une version Community (ou Labs), gratuite et sous
licence GPL, et une version Entreprise , dont le code est ouvert sous une licence
commerciale, qui donne accs au support diteur, aux diffrents modules. Le montant de cette
souscription dpend de diffrents facteurs : le niveau de service de support attendu (SLA), les
modules mis en uvre et le nombre de processeurs utiliss.
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Alfresco dispose dune forte dynamique de dveloppement, ainsi que dune communaut
dutilisateurs et de dveloppeurs importante. On notera lexistence du site Alfresco Forge
(http://forge.alfresco.com) qui hberge de nombreux plug-ins.
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NUXEO
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Nuxeo (www.nuxeo.fr) est une socit franaise, ditrice de la solution de GED open source
ponyme depuis 2001. La socit est aujourd'hui prsente en France et aux Etats Unis.
Nuxeo est une solution J2E (java), transcrite du Pyton (Nuxeo CPS) en 2007, et qui reprend le
primtre complet de la gestion de contenu dentreprise : mtadonnes, types de documents,
workflow avanc, gestion de catgories, fonctions de collaboration, recherche, gestion de
contenu complexes, multibases, outils de transformation bureautique et multimdia,
paramtrage via un outil graphique.
une notion de relations avance qui permet de typer la vole des liens entre
contenus. Par exemple est la traduction de / est traduit de ou a pour pice jointe
/ est la pice jointe de
une interface standard facilement utilisable pour des projets de GED simple et dote
dune ergonomie satisfaisante (cliquer-glisser, clic droit, prsentation en onglet,
arborescence multiple),
la notion de publication qui permet de d-corrler lespace de travail des utilisateurs
de ce qui est donn voir aux diffrents publics
la structure technique de la solution permet de lintgrer aussi bien dans de petites
structures, que de grands groupes internationaux, et mme dtre intgre comme
brique de gestion documentaire par dautres projets (le Portail-ESUP par exemple)
lAdmin center est une interface de gestion (backoffice) riche qui se rvle
suffisante lusage
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Nuxeo Studio est un outil de configuration graphique qui permet de mettre en uvre
de faon oprationnelle la plupart des fonctions disponibles dans loutil
Plusieurs distributions complte loffre de Nuxeo. Une est destine la gestion des mdias
(images et vidos), Nuxeo DAM. Et une est essentiellement destine la gestion de dossier et
de courrier, Nuxeo CMF et Nuxeo Collaboration ddi au collaboratif dquipe.
Nuxeo CMF est un framework de Case Management pour grer les dossiers au sein de la
Nuxeo Platform
Principales fonctionnalits :
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Nuxeo DAM, pour la gestion des contenus multimdia (vido, audio, image).
Principales fonctionnalits :
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Planche contact
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KNOWLEDGE TREE
Knowledge Tree (www.knowledgetree.com) est une solution de GED dveloppe par la socit
sud-africaine JamWarehouse. Knowledge Tree existe en deux versions, Enterprise et
Community clairement diffrencie dans cette page (http://tinyurl.com/c9zv5ry). La solution
dispose dun ensemble complet de fonctionnalits de GED et plusieurs modules qui permettent
une bonne intgration dans lenvironnement bureautique.
La version open source de Knowledge Tree semble de plus en plus en replis par rapport la
version commerciale, bien quelle intgre une bonne partie de loffre. Plusieurs modules ou
fonctions importantes ne sont pas inclus dans la version Community, notamment : lintgration
MS Office, des fonctions de personnalisation et de confort, la comparaison de document, les
alertes, le reporting, la signature lectronique ou la traduction de linterface dans diffrentes
langues (notamment en franais !).
Notons que la licence logicielle de KnowledgeTree est spcifique, il sagit dune licence open
source base sur le Mozilla Public License avec des clauses supplmentaires relatives la
marque et la rtention copyright. Ceci dnote dune volont de lditeur de verrouiller, peut
tre un peu trop, sa solution.
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Lapplication est globalement de bonne facture et permet de disposer dune GED simple et
efficace. Nous apprcions particulirement plusieurs points :
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une verticalisation pour les quipes de vente et de marketing oriente vers un usage
SaaS (nouvelle stratgie de la socit)
la refonte graphique et ergonomique trs importante qui fait suite la refonte
technique de la version prcdente (bas sur Zend)
lintgration des protocoles : CMIS, permettant dinterroger la solution via des
webservices normaliss et Open Search permettant de rechercher dans les contenus
et de rcuprer des rponses de son moteur de recherche via des mthodes
normalises
Notons enfin que lditeur continue de sloigner sensiblement de lopen source, non
seulement par la licence, mais galement par son approche SaaS ou encore par le
renforcement de la version Entreprise au dtriment da la version communautaire.
JAHIA
Jahia est une plateforme intgre de portail web et de gestion de contenu, propose par
lditeur suisse du mme nom.
Elle est propose sous deux distributions : Jahia Community et Jahia Enterprise. La premire
est open source sous licence GPL v2, la seconde est sous licence commerciale, et intgre
notamment des fonctions destination des organisations et est supporte par lditeur.
Cette solution rpond principalement aux besoins de gestion de contenus et documentaires
Web, ainsi qu une partie des besoins de portail (agrgation), notamment avec le support de
la norme JSR 168.
Jahia permet galement de grer un rfrentiel de fichiers la norme JCR, ceux-ci peuvent tre
utiliss par les diffrentes interfaces de Jahia.
Jahia est bti sur un socle regroupant le stockage des contenus et les fonctions lies : Jahia
Content Platform. Sur ce socle, deux solutions principales sont proposes :
Dans cette nouvelle dition du livre blanc, une place particulire est donne Jahia Wise,
nouveau produit, orient GED et collaboration de Jahia.
L'intrt des fonctionnalits GED de Jahia xCM rside la fois dans lusage qui peut tre fait
des contenus documentaires dans un contexte de site (internet, intranet, application web) ;
mais aussi avec Jahia Wise sur des aspects plus collaboratifs. Notons que Jahia Wise est
disponible uniquement aux clients de la version entreprise.
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Jahia permet des fonctionnalits apprciables sur les images : rotation, recadrage en ligne,
redimensionnement, traitements simples, vignettes automatiques, extraction des donnes
EXIF.
Des volutions importantes sont arrives avec la version 6.5, notamment autour de la gestion
documentaire :
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Jahia Wise, qui nous intresse donc plus particulirement dans ce livre blanc, prsente une
approche collaborative du partage de documents oriente sur les fonctionnalits cls pour les
utilisateurs, notamment suivi et historique des versions, verrouillage et possibilit de restaurer
des versions antrieures ; drag-and-drop web; gestion des tags et des catgories ; import en
masse de documents et auto-tagging ; recherche multi-facettes ; affichage des images sous
forme de galerie.
Jahia Wise est structur autour de la notion despaces collaboratifs, qui peuvent reflter tout
type dorganisation souhaite par le client : les mtiers de lentreprise, les directions et
services, les projets ou autres
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Collaboration sociale : les espaces collaboratifs permettent aux utilisateurs dchanger des
commentaires sur des projets ou des documents, de soumettre des documents un workflow
de validation ou de publication, daffecter des tches et de suivre leur avancement. Les
fonctionnalits sociales telles que les blogs, les sondages, les forums, les wikis, la recherche
dutilisateurs et de comptences, les notifications et les collections partages offrent aux
utilisateurs le meilleur des pratiques du web 2.0.
Forum de discussion.
Contenu Web : Jahia Wise peut tre install de faon autonome dans un systme
dinformation ou en synergie avec Jahia xCM et tre rapidement oprationnel sans
dveloppement spcifique. Lintgration de Jahia Wise avec Jahia xCM permet aux entreprises
dabolir les barrires entre conception et partage de documents collaboratifs dun ct et
publication de documents ou ressources valides sur leurs sites internet de lautre.
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Jahia a donc pris un net virage avec Jahia Wise et propose dsormais des fonctions et une
interface rsolument oriente vers le travail collaboratif autour des documents. Sans toutefois
tourner le dos ce qui a fait son succs, notamment la publication des contenus sur diffrentes
interfaces (site Web, Intranet, interface Wise) et lutilisation des fonctions de Portail et de
CMS pour enrichir lexprience utilisateur.
MAARCH
Maarch (www.maarch.org), est une solution PHP dveloppe par la socit franaise ponyme.
La solution regroupe lensemble des fonctions sous une unique distribution open source :
Maarch Enterprise.
Les fonctions de Letter Box sont maintenant intgres Maarch. Ceci permet notamment de
grer les interfaces avec un scanner ou de grer le cycle de vie du courrier dans lentreprise :
rception, traitement de la rponse et recherche.
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Maarch Entreprise est structur comme un SAE (Systme dArchivage Electronique) et est
ddi la conception d'applications de gestion de flux documentaire. Cette distribution inclut
les fonctions ncessaires une GED dentreprise.
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Solution de plus en plus mature et intressante, notamment pour ces capacits dans les
contextes dans lesquels elle excelle, en particulier : gestion de courrier, de dossier, document
finaux, ou gestion darchives (SAE systme darchivage lectronique).
Maarch propose un mode multi instance SaaS Factory , installation unique permettant de
grer plusieurs environnements compartiments. Le service SaaS Factory prend en compte
la mise en place dune infrastructure haute disponibilit et dispose dun outil complet
dadministration des divers environnements.
Notons enfin que la communaut autour de la solution est de petite taille, concentre autour
de son diteur.
Parmi les nouveauts des deux dernires versions (dont la 1.4 qui sortira dans quelques
semaines), les volutions suivantes nous on paru particulirement intressantes :
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PhraseaNet
Application de DAM (Digital Assent Management) oriente vers la gestion de mdia (image,
vido), Phraseanet fait partit de ses (trop) rares solutions qui sont converties lopen source
(en 2010) aprs une exprience longue et fructueuse dans le monde propritaire.
Lapplication apporte lensemble des fonctions essentielles dun outil de gestion de mdias,
notamment lupload intelligent, les paniers et reportage, la prvisualisation, les alertes (push
dinfo) etc. Lensemble agenc de faon trs cohrente devant une interface dadministration
et de paramtrage complte.
Et dispose galement de composants avancs, tels que la gestion de thsaurus, une API de
dveloppement dinterface, un reporting et une gestion des workflows (tches) adapts au flux
de production dans le monde de limage (agence de presse, muse, presse)
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RessourceSpaces
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AUTRES SOLUTIONS
Plusieurs autres solutions de GED existent dans le monde open source. Leur niveau de qualit
est variable et ces outils sont comparativement limits, par rapport aux solutions phares du
march. Cette limitation peut tre soit entendue, soit par rapport leur adaptabilit au monde
de lentreprise soit par rapport leur primtre fonctionnel qui ne couvre pas lensemble de
celui de la GED.
Ces solutions pourraient nanmoins correspondre des besoins bien spcifiques, dans des
contextes particuliers, notamment pour les besoins souvent simples de PME.
Ces outils ne sont pas systmatiquement intgrs dans les comparatifs prsents dans chaque
chapitre fonctionnel de ce livre blanc.
On peut galement citer : DocMgr, OpenGED, myDMS, eDMS et bien dautres dont la
maturit, la prennit ou le niveau fonctionnel nous semblent aujourdhui trop faibles et que
nous ne prconisons pas.
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SilverPeas
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SilverPeas est avant tout une solution de portail J2E, avec une forte connotation vers la
collaboration. SilverPeas est dj ancien, puisque dvelopp entre 2001 et 2003. Cest un autre
exemple de passage en open source puisque la solution a connu une premire vie dans le
monde propritaire avant de devenir open source.
SilverPeas est la croise des univers du portail, du CMS et des outils de travail collaboratifs.
C'est un portail, car il utilise la norme JSR-168 et est ainsi capable d'agrger des ressources
htrognes. Il permet ainsi de proposer l'utilisateur une vue synthtique de l'ensemble de
ses ressources. De plus, SilverPeas fournit chaque utilisateur un espace personnel extensible
et personnalisable.
SilverPeas est galement un CMS permettant de construire simplement des minisites avec une
interface WYSIWYG simple. Le CMS intgr SilverPeas est efficace dans le cadre de petites
sections de publications la disposition des utilisateurs. Cet outil permet galement de crer
rapidement en quelques clics des flashs infos, des sondages, des enqutes en ligne. Cette
fonction est couple un outil de GED proposant des classements paramtrables par
l'utilisateur.
Enfin, SilverPeas aligne un ensemble d'outils collaboratifs rpondant lessentiel du besoin. On
y trouve un agenda partag, un forum, un blog, un annuaire commun ou encore outil de
gestion de projet avec tches et visuel Gantt intgr.
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Exo DMS
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Exo est un diteur franais fond en 2003 par le franais Benjamin Mestralet. La socit est
aujourdhui prsente en France, aux Etats-Unis, au Vietnam, en Ukraine et en Tunisie.
Lapplication initiale, un portail dintgration, a rapidement volu vers la suite eXo Platform,
toffe de nombreux modules et briques techniques, couvrant de faon intgre lensemble
des besoins dun ECM moderne. Citons la gestion dun portail dintgration (eXo Portal), la
gestion de contenu web (eXo WCM), la gestion documentaire (eXo DMS pour Document
Management System), la gestion des workflows avec notamment lintgration du projet Bonita
et mme un WebOS, sorte de portail en forme de poste de travail ddi fournir une solution
de bureau virtuel.
La partie DMS (cest--dire la GED) ne constitue pas un axe majeur de la suite, mme si cette
brique sert au stockage de tous les fichiers. Raison pour laquelle nous avons choisi de ne pas la
faire figurer systmatiquement dans les comparatifs de solution.
Nous ne parlerons, dans ce livre blanc, que de cette brique, en prenant en compte son
appartenance un ensemble plus vaste.
Lapplication eXo DMS dispose de caractristiques diffrenciantes importantes, parmi
lesquelles nous retenons notamment :
une interface standard qui intgre nativement les facilits de lexplorateur Windows :
cliquer-glisser, raccourcis clavier, affichage selon plusieurs modes
la base de contenu (JCR) globale pour lensemble des contenus (Web et document)
peut tre utilise via Webdav, FTP et CIFS
lintgration bureautique relativement pousse, avec un plug-in spcifique pour
MS Office et une intgration Open Office
la possibilit dadapter, de faon trs importante, les interfaces utilisateurs en fonction
de leurs profils. En effet, eXo DMS, comme toutes les applications eXo, se base sur eXo
Portal, application de gestion de portail
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Quotero
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Jeune solution en JAVA (la v1.0 date de mars 2009) dite et porte par la socit de service,
galement diteur : Core-techs.
L'offre est centre sur quatre composants : le serveur documentaire, l'interface web
d'interrogation, lintgration MS Office et le client lourd. Certains composants sont lis
une licence commerciale, la version open source tant limite aux fonctions de bases.
Parmi les fonctionnalits prsentes, nous citerons : indexation et recherche plein texte,
rservation (check-in / check-out), alertes email et RSS, workflows documentaires avec jBPM,
liens entre documents, paramtrage graphique des mtadonnes.
On trouve de plus dans la version commerciale des fonctions intressantes :
La communaut autour de la solution semble principalement porte par lditeur et nest plus
active. Le caractre open source est, dans ce cadre, dun intrt plus limit.
La solution Quotero est permet de rpondre des besoins modestes (PME, par exemple) pour
lesquelles une solution plus riche ne se justifie pas, mais qui souhaite nanmoins disposer des
fonctions essentielles dune GED pour stocker et partager ses documents.
LogicalDOC
LogicalDOC (www.logicaldoc.com), anciennement Contineo, est un outil de gestion
documentaire, dit par la socit italienne Logical Objects. La solution est aujourdhui en
version 6.6.
La solution est distribue dune part dans une distribution open source ainsi que sous une
dition commerciale, non libre, qui ajoute des fonctions et permet de bnficier du support de
lditeur.
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Parmi les fonctionnalits proposes, on peut citer : gestion des versions, envoi de document
par mail ou par lien gnr, intgration dun webmail, gestion des langues de documents,
discussions.
LogicalDoc propose les fonctionnalits essentielles dun outil de GED ainsi que quelques
fonctions intressantes comme une gestion des droits graphiques, via des cases cocher sur
une grille.
Mais lusage de la version open source est limit :
pas dintgration bureautique, la solution dans son ensemble nest pas axe vers les
fonctions collaboratives
les fonctions dimport/export sont absentes
lauthentification sur un annuaire dentreprise nest disponible que dans la version
entreprise
la communaut autour de la version open source est quasi inexistante
larchitecture documentaire est trs simple, ce qui limite grandement son extensibilit.
Des modules compltent la version open source, avec quelques fonctions intressantes, parfois
indispensables :
Lusage de LogicalDoc est donc rserv des besoins simples et trs orients vers les quelques
points forts de la solution. La solution ne bnficie pas suffisamment de la dimension
open source de sa distribution (communaut, extension, etc.).
Etherpad
Enfin, Etherpad (http://etherpad.org), qui nest PAS une solution de GED, mais qui nous semble
intressante de prsenter dans ce livre blanc tant les demandes ddition collaborative (en
temps rel) sont aujourdhui frquentes.
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Cette solution open source a en effet pour unique vocation venir concurrencer Google sur sa
chasse garde de llaboration collaborative. Etherpad est intgrable la plupart des outils de
GED de ce livre blanc pour y ajouter cette fonction dlaboration collaborative en temps rel.
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LES FONCTIONNALITES
Nous prsentons dans ce chapitre les principales fonctionnalits des solutions de gestion
documentaire, et, pour chacune, nous indiquons comment les outils cits prcdemment se
positionnent.
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Il sagit de dcrire non seulement la fonction en elle-mme, mais aussi les impacts quelle a
dans le contexte dun projet.
Les meilleures applications de GED open source sont aujourdhui trs abouties et tendent
intgrer dautres fonctions que celles historiquement rserves au domaine de la GED. De
mme, certaines applications dautres domaines intgrent des fonctions de GED, en relation
troite avec les fonctions mtiers.
Les concepteurs de solutions capitalisent donc sur des expriences acquises dans diffrents
domaines : documentation, moteur de recherche, bureautique, numrisation, reprsentation
de processus Les fonctions le plus souvent intgres aux solutions de gestion documentaire
sont : la collaboration, la gestion de contenu structure et le workflow.
Puisque les solutions assurent les fonctions essentielles, cest donc sur leur optimisation et leur
sophistication, ainsi que sur la mise disposition de fonctions de hauts niveaux, que va porter
lessentiel de notre attention, en vue du choix dune solution adapte chaque contexte.
METADONNEES
Lindexation est une fonction centrale des outils de GED, qui consiste en premier lieu
attacher des mtadonnes aux documents et/ou dossiers.
Types de document
Chaque type de document peut tre qualifi par un ensemble de mtadonnes. Chaque
document sera donc dot de mtadonnes propres et sera ventuellement associ des rgles
de gestion sappuyant sur ces mtadonnes.
Notons quil peut tre intressant dindexer plusieurs fichiers avec un seul jeu de
mtadonnes. La relation entre notice documentaire et fichiers stocks doit donc idalement
tre souple pour permettre davoir de zro n fichiers attachs une seule fiche.
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Il est fondamental que le degr de finesse dans la qualification des documents puisse tre
ajust chaque projet. Il faut trouver le bon compromis entre la richesse dinformations,
lexploitation qui doit pouvoir en tre faite, et la quantit de travail ou de dveloppement que
reprsente lalimentation des mtadonnes.
En effet, sil est parfois contre-productif dobliger saisir 15 mtadonnes pour un document
courant, certaines utilisations peuvent, au contraire, ncessiter des jeux de mtadonnes
importants.
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permettre une indexation pertinente, qui reflte prcisment les documents dcrits
tout en incitant les contributeurs alimenter
couvrir lensemble des informations utiles lexploitation. La recherche bien entendu,
mais galement les processus et traitements appliqus aux documents tels que les
alertes, la traabilit, laffichage
Attention ne pas tomber dans la sur indexation (trop de mtadonnes pour un type de
document) ou lindexation libre (nombre insuffisant de contrles) qui entranent soit des cots
dindexation trop importants par rapport la valeur ajoute, soit des dfauts dans
lexploitation qui peut en tre faite (bruit et silence en recherche, notamment).
Indexation manuelle
Interface de saisie
La notice (ou fiche) dcrivant un document est souvent le premier point dentre des
utilisateurs. Cest galement ce formulaire qui est le plus utilis par les contributeurs, puisquils
devront saisir de linformation.
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Pour ce faire, et dans un souci dergonomie, de fiabilit et de productivit, les solutions de GED
doivent faciliter la contribution, directement ou par le biais dune intgration lgre, par
exemple :
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Table de rfrence
Lobjectif est de proposer, ds que cest possible, des listes de valeurs. Ceci pour limiter les
questions que lutilisateur peut se poser lors de la contribution, mais galement pour fiabiliser
la saisie et ainsi amliorer lusage des mtadonnes.
Parmi les tables de rfrences, on trouve par exemple :
Lobjectif de ces tables est doffrir des aides la saisie et dapporter des contraintes et
contrles lors de celles-ci.
Rcupration dinformations
Chaque fichier informatique est dot dinformations issues du systme de gestion de fichiers.
Certaines peuvent tre pertinentes comme des mtadonnes : le nom du fichier, les dates de
cration et de modification, sa taille, son emplacement
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Les solutions de GED proposent de rcuprer certaines de ces informations. Il est galement
possible, notamment dans le cadre dune reprise dhistorique, de les travailler de faon
reconstituer une indexation par mot cl, par exemple en dcomposant lemplacement ou la
structure dun nom sous forme dune succession de termes qui serviront lindexation.
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Certains formats de fichier disposent dune structure lisible. Cest notamment le cas pour
nombre de formats ouverts, ODF par exemple, mais galement des formats MS Office, par le
biais de leurs proprits.
Lorsque ces structures sont connues et documentes, il est possible dutiliser des automates
pour extraire les informations pertinentes directement depuis le fichier et les utiliser pour
alimenter une fiche dindexation.
Induction de mtadonnes
Certaines solutions, les plus labores, permettent de dterminer automatiquement les
mtadonnes les plus pertinentes pour indexer un document.
Ce type dinduction de mtadonnes est souvent ralis par :
Alfresco gre les types de documents par une combinaison daspects. Un aspect contient un
ensemble de mtadonnes types, avec ou sans contraintes, que lon peut appliquer sur
nimporte quel document. Lajout dun aspect et la saisie des mtadonnes peuvent tre
manuels, ou bien automatiques en se basant sur le contenu du fichier, son nom, son
emplacement ou ses proprits. Notons quun aspect peut galement modifier le
comportement dun document dans le rfrentiel : les fonctions daudit et de gestion des
versions sont actives par laspect correspondant. Les aspects sont ajouts par configuration
XML.
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eXo DMS propose une gestion avance des mtadonnes. Plusieurs types dobjets peuvent
tre grs, dont certains peuvent tre complexes. Cette gestion peut notamment exploiter des
taxonomies. La structuration des mtadonnes peut tre gre directement dans linterface
deXo DMS.
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Jahia permet galement davoir des types de contenus. La nature des mtadonnes des
contenus Web et celles relatives aux documents sont sensiblement diffrentes. La saisie des
informations peut tre partiellement automatise, que ce soit par lextraction pour certains
types de document pour lusage de rgles (avec Drools).
Knowledge Tree permet ladministrateur de crer des types de documents et des ensembles
de mtadonnes depuis linterface web dadministration. La saisie des mtadonnes se fait
manuellement, mais il est possible de paramtrer des filtres pour automatiser certaines
extractions.
LogicalDoc utilise des modles pour diffrencier les documents. Ces modles sont dfinis via
linterface graphique. La saisie des mtadonnes se fait manuellement.
Maarch permet de crer facilement diffrents types de documents. Ces types de documents
sinscrivent dans des collections documentaires dont la logique est proche de celle de
larchivage physique pour faciliter la gestion et les traitements qui peuvent y tre rattachs.
Nuxeo utilise la notion de facette pour ajouter de nouveaux types de documents. Les nouveaux
types de documents sont crs partir de schmas XML (XSD) ou de Nuxeo Studio, de mme
que les crans de saisie ou de restitution. Ils sont ajouts larchitecture de la solution en
ajoutant de nouveaux plug-ins (extension). Nuxeo Studio, service associ au support de
lditeur, permet de disposer dune interface graphique pour ces paramtrages.
Rservation (check-in/check-out)
La rservation peut tre implmente de diffrentes faons, mais doit, dans tous les cas,
garantir quun utilisateur qui fait une rservation verrouille le document jusqu la ralisation
dune condition. Cette condition est en gnral un check-in. On peut galement envisager
quun check-out soit libr automatiquement au-del dun certain dlai.
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En gnral, lincrmentation des versions est un compteur automatique qui dfinit un numro
squentiel chaque version successive dun document.
On peut galement avoir des mthodes de calcul de l'incrmentation plus labores, par
exemple pour prendre en compte les notions de versions mineures/majeures, ou des rgles
mtiers prtablies, qui dfinissent la construction des numros de version.
Dans tous les cas, lhistorique des versions est conserv et il doit tre possible de visualiser une
version antrieure dun document. Chaque modification de document doit donner lieu une
nouvelle version. Ces deux points sont essentiels pour la traabilit globale du systme de
gestion documentaire.
Des rgles de gestion particulires doivent pouvoir tre dclenches par rapport des
conditions issues du versionning, par exemple lors de la cration dune version majeure, ou
selon le temps coul depuis la dernire version majeure ou encore selon lidentification des
volutions entre deux versions.
Alfresco, Nuxeo, eXo DMS et Knowledge Tree proposent des fonctions avances de
rservation et de gestion de versions. Ils proposent aussi : la distinction entre versions
mineures et majeures, les commentaires dune version donne, voire la rservation
automatique lors de l'dition en ligne d'un document. Les systmes de versionning peuvent
tre surchargs pour prendre en compte des contraintes mtier particulires comme dans la
sant ou le btiment.
LogicalDoc propose galement la rservation et la gestion de versions, mais les possibilits,
notamment de paramtrage, sont en retrait par rapport aux autres solutions.
Jahia propose ces fonctionnalits, mais essentiellement pour les contenus web. Il existe dans la
version 6.5 des possibilits de versionning des fichiers, toutefois relativement en de de ce
que propose un outil de GED.
Maarch ne propose ce type de fonctionnalits que sur les courriers sortants. Cette fonction est
associe la production du document sur la base de modle bureautique.
REFERENTIEL DE CLASSEMENT
Un rfrentiel de classement est, avant tout, un ensemble structur de mots cls ou
dexpressions. On parle aussi de vocabulaires mtiers.
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Les solutions GED proposent des implmentations plus ou moins profondes, la fois en termes
de complexit des rfrentiels (hirarchie, liens typs...) et dutilisations possibles.
Lextensibilit des solutions prsente un intrt tout particulier, puisquelle permet denvisager
dtendre le modle de rfrentiel en fonction de ses besoins (voir Ontologie ).
Lexique
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Il sagit dune liste des termes utiles dans un contexte donn et organis le plus souvent par
ordre alphabtique. Il est parfois possible d'en donner une dfinition.
Plan de classement
Un plan de classement est un ensemble de termes hirarchiss logiquement les uns par
rapport aux autres.
Il sagit du rfrentiel utilis pour raliser des classements physiques (papier ou autres).
On trouve souvent des ctes ou codes affects chaque terme. Lutilisation classique du plan
de classement, consiste ranger physiquement les documents en affectant chacun, un et un
seul terme du plan de classement.
Dans un usage lectronique, il devient possible daffecter plusieurs termes du plan de
classement un mme document, ce qui donne autant de cls pour le retrouver. Une
catgorisation multiple donc.
Thsaurus
En plus de la structure logique et hirarchique du plan de classement, le thsaurus introduit
plusieurs notions permettant denrichir lutilisation du rfrentiel documentaire. Le thsaurus
est un ensemble de termes parfaitement dfinis, sur lequel on sappuie dans un domaine
dapplication particulier.
Plusieurs normes ISO dfinissent des relations entre les termes dits descripteurs qui
constituent un thsaurus. Parmi les termes les plus courants, on retiendra :
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Rfrentiel de conservation
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Tout lintrt de cet outil est de permettre lassociation des dures et des conditions de
conservations chaque lment du corpus documentaire (document ou dossier) en fonction
dune classification. Cet outil est indispensable lapplication de rgles de conservation.
Son utilit est spcifique au domaine des archives et de la conservation des documents vitaux,
c'est--dire le record management.
Ontologie
Les ontologies fonctionnent sur le mme principe que les thsaurus, c'est--dire par la mise en
place de relations entre termes. Il sagit dun type de rfrentiel extensible , c'est--dire
dont la structure mme prvoit quelle peut voluer.
Deux exemples de liens : a pour fournisseur / est fournisseur de , est la filiale de /
est la socit mre de .
Il s'agit d'un outil qui n'est pas souvent implment dans les solutions de GED. Certains
permettent nanmoins, de par la structuration XML de leur rfrentiel de classement, de
mettre en uvre ce type d'outil.
A la diffrence des thsaurus, il ny a pas de prdtermination, ni de limitation dans les types
de relations. Il est donc possible de crer autant de relations quon le souhaite, entre les
termes dune ontologie, et dy associer contraintes et rgles dinfrences.
Leur exploitation est aujourdhui encore assez limite, et essentiellement base sur les RDF
(Ressource Description Framework), modle de reprsentation dontologie, normalise par le
W3C.
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Le concept dontologie est la base du web smantique, lvolution pressentie par Tim Berners
Lee pour rendre le web plus intelligent en permettant des machines de raliser seules des
associations pertinentes entre contenus.
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Outil de recherche
Les relations des rfrentiels peuvent tre utilises de diffrentes faons par le moteur de
recherche.
Expansion de requtes
Suggestion lutilisateur
Lanalyse des mots-cls du rfrentiel trouvs dans les fiches des rponses une requte
donne une autre occasion dexploiter les rfrentiels existants.
Par exemple, en proposant lutilisateur des termes proches de ceux trouvs le plus
frquemment dans les rsultats de sa recherche.
Ce type dutilisation est souvent plus riche lorsquon utilise un moteur syntaxique ou
smantique pour raliser ces associations de mots-cls.
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Reprsentation en cluster
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Le terme de cluster est gnralement rserv aux solutions qui proposent un calcul dynamique
bas sur lanalyse de termes prsents dans les documents eux-mmes.
Ce type de fonction est, par exemple, utilis pour reprsenter des rsultats de recherche sous
la forme dune arborescence structure par thme ou par domaine. Ainsi, lutilisateur verra
immdiatement les thmatiques reprsentes dans les documents trouvs et pourra, le cas
chant, prciser sa requte en ajoutant ou excluant certains termes du cluster.
La recherche est lun des domaines ou lnergie est la plus palpable, la fois en terme
dinnovation que dattentes des utilisateurs. Les solutions, y compris open source, ne sy
trompent pas et propose de plus en plus de fonctions avances sur cet aspect.
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Quotero propose un plan de classement navigable. Il est possible d'effectuer des recherches au
sein de ce plan de classement.
MOTEUR DE RECHERCHE
Il sagit bien entendu dune brique essentielle des applications de gestion dinformations.
Trois tendances non exclusives existent dans les solutions de GED :
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lintgration dun moteur de recherche, les solutions open source intgrent souvent
Lucene, moteur de rfrence du monde open source.
lexploitation de la recherche sur de la base de donnes, ceci peut limiter les fonctions
disponibles (notamment lemmatisation, troncatures)
louverture vers des solutions de recherche du march (propritaire) via des
connecteurs.
Fonctions de base
A minima, le moteur de recherche dune GED doit :
indexer les fiches documentaires, c'est--dire toutes les mtadonnes d'un document
indexer les documents lectroniques en texte intgral (ou full text ), c'est--dire en
prenant en compte le contenu des fichiers lectroniques, pour tous ceux qui incluent
du contenu textuel
filtrer ses rsultats de recherche selon les habilitations en lecture de lutilisateur, cest-dire ne lui proposer que des documents quil a le droit de consulter
permettre des recherches aussi bien sur lintgralit dun document que sur un ou
plusieurs champs spcifiques de mtadonnes.
permettre lutilisation des tables de rfrence dans les interfaces de recherche
permettre les recherches utilisant plusieurs critres associs avec des oprateurs
boolens (ET, OU, SAUF), ainsi que des parenthses
permettre de mixer les approches documentaires, sur les mtadonnes et le texte
intgral
autoriser les troncatures centrales et droite, implicitement ou par lutilisation de
caractres gnriques qui remplacent un ou plusieurs caractres (classiquement
ltoile * ou le ? )
permettre de personnaliser les pages de recherche, si possible plusieurs pages
diffrentes, pour correspondre aux attentes des utilisateurs
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Fonctions avances
Lutilisation de moteurs labors est souvent envisage pour prendre en charge des fonctions
avances comme :
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La fonction de recherche est centrale dans les projets de GED. Il sagit souvent de la
fonctionnalit la plus utilise et la plus importante pour les utilisateurs, sous rserve quelle
soit adapte pour rpondre leurs attentes spcifiques.
Parmi les besoins frquemment voqus, on retrouve par exemple : la navigation par
arborescence, la recherche sur intervalle de dates, la recherche simple (pour les aficionados de
Google), la recherche par rfrence, la recherche fdre couvrant la fois la GED et
applications tierces.
Il est donc fondamental danalyser les attentes des utilisateurs pour dfinir leurs besoins de
recherche. Cest un bon point de dpart pour btir larchitecture (structure des donnes et
ergonomie) de lapplication cible.
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Tous les outils proposent une fonction de recherche a minima sur les mtadonnes.
Alfresco utilise le moteur Lucene ou SolR pour indexer ses contenus, documents et
mtadonnes. Cette intgration permet de disposer nativement dune solution puissante et
largement configurable. Lcran de recherche avance de linterface standard est
paramtrable. OpenSearch est galement disponible.
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eXo DMS propose une fonction de recherche complte sur le contenu des fichiers et des
mtadonnes. Des paramtrages avancs permettent de dfinir des synonymes ainsi quun
premier niveau de configuration de Lucene.
Jahia permet galement de rechercher sur les documents et les mtadonnes par lintgration
de SolR. Les fonctions du moteur sont donc puissantes et largement configurables. OpenSearch
est galement disponible.
KnowledgeTree intgre un moteur de recherche simple et puissant, qui propose de
nombreuses options pratiques (historique de recherche, recherche par type de contenu, par
localisation). Mais la caractristique la plus intressante se trouve dans linterface de
recherche avance qui permet de btir trs simplement des recherches extrmement
sophistiques croisant potentiellement lensemble des critres de la base documentaire.
LogicalDoc ne prend en compte que les types de documents les plus simples dans la recherche
de sa version communautaire. Les fonctions de recherche prsentent nanmoins deux
fonctions intressantes : la configuration de lcran de recherche avance par lutilisateur et la
recherche de documents par similarit (base sur la frquence des mots).
Maarch intgre un module de recherche bas sur Lucene pour la recherche full text coupl
une recherche sur la base de donnes pour la recherche documentaire.
Nuxeo utilise par dfaut le moteur de la base de donnes. Il est galement possible de
dutiliser dautres moteurs. Les fonctions de linterface standard sont de bon niveau, mais
limites aux fonctions de recherche de la base de donnes sous-jacente.
Quotero propose un configurateur graphique de type de documents avec mtadonnes
personnalises.
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NUMERISATION
Les applications de gestion documentaire ne prennent, en gnral, pas en charge la
numrisation, ni les traitements associs ceux-ci sont gnralement couverts par des
solutions ddies. Elles traitent les phases initiales depuis la conversion du support, jusqu'
l'injection du document dans la GED. L'application documentaire reprend la main sur les
traitements mtiers, notamment d'indexation, une fois le fichier inject .
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Les fonctions voques ci-dessous entrent dans le spectre de la gestion documentaire, mais ne
sont en gnral pas prises en compte directement par les solutions de GED.
Reconnaissance automatique
On trouve plusieurs catgories doutils de reconnaissance automatique. Leur finalit est
toujours de retranscrire linformation issue du support physique (papier) en son quivalent
lectronique, en minimisant les pertes, les erreurs et les interventions humaines.
Ces outils sont largement dpendants de la qualit de la numrisation : inclinaison, dfinition,
visibilit de la trame du papier Ces considrations doivent donc tre prises en compte
dautant plus prcisment quune reconnaissance automatique est prvue.
Les acronymes du domaine de la reconnaissance automatique :
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Bass sur des algorithmes complexes, ces outils sont largement dpendants de la qualit de la
reconnaissance et de lutilisation de dictionnaires linguistiques et mtiers. Les meilleurs
utilisent des notions dapprentissage et de suggestion de reconnaissance par association.
Lintgration de ces fonctions dans une GED consiste le plus souvent en ladjonction dune
application ddie et la mise en place dun injecteur (ou connecteur) pour rcuprer dans
la GED le rsultat des flux numriss.
Notons quil nexiste pas de solution rellement satisfaisante de reconnaissance automatique
distribue sous licence open source.
Alfresco sinterface avec Kofax Ascent Capture, solution commerciale de pilotage de scanner et
de reconnaissance automatique de contenus. Notons qu'un partenariat a t rcemment
conclu avec Ephesoft (www.ephesoft.com)- diteur de la premire solution open source
totalement ddie la dmatrialisation.
LogicalDoc propose ce type dintgration dans sa version commerciale.
Knowledge Tree intgre, dans son dition commerciale, un outil spcifique qui permet la fois
le pilotage de scanner et lOCR. Cet outil est une chane de numrisation simple qui permet de
piloter le scanner, de raliser des manipulations simples du fichier gnr et dindexer ce
fichier dans la GED.
Maarch propose une interface standard avec Kofax Ascent Capture avec les scanners Fujitsu et
Kodak ainsi que nombres de scanners de productions. Des chanes de numrisation
ergonomiques et adaptes la gestion de courrier peuvent tre mises en place simplement
avec Maarch.
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Nuxeo dispose de points dextension pour une intgration avec des solutions de numrisation,
notamment dans le cadre de son axe vertical de gestion de courrier, bas sur Nuxeo Case
Management Framework (Nuxeo CMF). A noter la sortie de la dernire version 1.7 en juin
2011.
Jahia ne propose pas nativement ce type dintgration.
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Niveaux de gestion
La gestion des droits doit pouvoir tre suffisamment fine, a minima par nud darborescence
(rpertoire dans un systme de fichiers), et si possible au niveau de chaque document. Certains
systmes vont jusqu offrir une gestion au niveau de chaque mtadonne, afin de grer des
problmatiques de confidentialit extrmement pointues. La gestion des droits prend
galement en compte les actions possibles en fonction du rle (profil) de chaque utilisateur
(voir le paragraphe ci-dessous).
La gestion des droits ou habilitations des utilisateurs doit pouvoir tre rgle finement et de
faon dcentralise. C'est--dire que ce sont les gestionnaires de la GED et non des techniciens
qui sont en capacit de les administrer. Elle permet principalement de dfinir comment est
implmente la notion de confidentialit dans la GED.
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Annuaire et SSO
Les applications documentaires peuvent reposer sur des annuaires LDAP et dispositifs de Single
Sign-On (SSO) pour la gestion de la connexion de leurs utilisateurs.
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Les diffrentes solutions prsentes se distinguent notamment par rapport leurs capacits de
synchronisation avec lannuaire, leur capacit sinterfacer rapidement avec des systmes de
SSO du march ou la possibilit de crer des utilisateurs pour la GED, en dehors de
lannuaire.
Toutes les solutions prsentes ici permettent de sinterfacer avec un annuaire externe. Elles
proposent toutes une gestion suffisamment fine des droits, au minimum par dossier.
Alfresco, eXo DMS, Nuxeo et Jahia supportent la configuration dun systme de SSO et
lauthentification chane sur plusieurs annuaires.
Alfresco permet galement de disposer dune base dutilisateurs secondaire dans le cadre de
son interface Share, ceci afin de pouvoir inviter des utilisateurs externes.
eXo DMS permet de dfinir des droits sur une multitude de niveaux : les contenus, les
lments dinterfaces, certaines fonctions Ces comportements sont notamment hrits du
composant portail sur lequel est bas eXo DMS.
LogicalDoc supporte lidentification via un annuaire LDAP.
Maarch utilise un systme de gestion avance la fois sur les modules applicatifs et par
rapport aux contenus. Maarch est compatible avec une authentification LDAP et le SSO.
Knowledge Tree propose en plus du modle standard, un mode de gestion dynamique des
permissions, bases sur les mtadonnes de documents.
Nuxeo permet galement dans son interface standard la dfinition des droits en ngatif, c'est-dire le retrait ponctuel de droits et une gestion dynamique en fonction des mtadonnes.
FONCTIONS COLLABORATIVES
La GED centralise la documentation de l'entreprise et offre de facto un dpt unique pour les
documents, notamment bureautiques. Les fonctions collaboratives prennent donc tout leur
sens, ceci bien au-del de loutil de base : lemail.
Il existe plusieurs concepts dans l'dition collaborative de documents cest dire, lorsque
plusieurs utilisateurs souhaitent travailler sur un mme document prsent sur la GED :
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Rservation explicite : une copie de travail est cre afin que l'utilisateur puisse
lditer sur son poste de travail. L'original reste en accs lecture seule sur la GED. Ce
principe s'appelle check-out ou rservation. Une fois le document modifi,
l'utilisateur met en ligne la nouvelle version et libre sa rservation. Le document est
en gnral versionn (le numro de version incrment) et remis en accs libre : il
sagit du check-in ou libration de rservation
Modification en ligne : lutilisateur qui souhaite modifier le document, ralise cette
modification en ligne, c'est--dire sur la version du serveur. Tant que le document est
ouvert sur son poste, le document est rserv, et donc en lecture seule. Ds que
lutilisateur ferme le document sur son poste de travail, la rservation est libre. Ce
procd est le plus confortable pour lutilisateur, mais il trouve ses limites, car il
ncessite dtre perptuellement on-line
Modification concurrente : les utilisateurs ditent le document en temps rel depuis
leur poste. Si le document a t ouvert par plusieurs utilisateurs en mme temps, la
GED gre l'dition concurrentielle en pointant les carts et en demandant une
intervention. Cette pratique est exceptionnelle, car les formats de documents
bureautiques se prtent trs mal ce type ddition
On apprciera galement dautres fonctions telles que les alertes sur modification, lenvoi
demails depuis la GED, les commentaires et discussions sur les documents ou encore la
prvisualisation.
Les fonctions indispensables sur laspect collaboratif sont la rservation et la gestion de
version.
Alfresco permet de raliser les ditions collaboratives, via la rservation, via la modification en
ligne ou via lintgration MS Office. Alfresco propose, en standard, des outils dalertes
configurables par ladministrateur. Share fournit galement des outils de gestion de contenu
tels quun wiki, un forum, un blog et un calendrier partag compatible iCal. Chaque utilisateur
dispose dun tableau de bord remontant toutes les informations utiles pour les sites auxquels il
participe.
eXo DMS intgre peu de fonctions collaboratives directement utilisables. Un vertical ddi la
collaboration dans la suite eXo propose un ensemble doutils, notamment calendrier, email,
forum
Knowledge Tree fournit des fonctionnalits de rservation et dintgration MS Office dans sa
version commerciale ; notons que lintgration Office repose sur une intgration trs
ergonomique avec le poste de lutilisateur. La solution permet galement de crer des
documents Word et Excel directement partir de linterface Web dans la GED.
Nuxeo permet de raliser des ditions collaboratives via la modification en ligne via le module
LiveEdit dployer sur les postes clients. Nuxeo propose galement un systme de
synchronisation pousss des mtadonnes (de la GED) avec les (le contenu des) documents
bureautiques. Enfin, linterface Nuxeo Collaboration dvoile des fonctions intressantes
orientes vers le social .
Maarch nest pas orient vers ce type de fonctions.
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WORKFLOW
Deux types de workflows (processus) sont mis en uvre dans le cadre des solutions de gestion
de contenu. Il sagit de lune des frontires entre le domaine de la GED et celui de lECM. En
effet, dans les solutions de GED, on trouvera des workflows appliqus aux documents. Dans les
solutions dECM, on trouvera galement des procdures automatises, en dehors de tout
contexte documentaire : on parlera alors de BPM ou de workflow mtier.
Diffrents niveaux de processus de gestion sont adresss par les solutions :
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Workflow documentaire
Il sagit de mettre en uvre un circuit de validation de documents, souvent pour les publier ou
pour les archiver : on trouve parfois le terme de Docflow . Diffrentes mthodes sont
implmentes par les outils slectionns.
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Le workflow repose en gnral sur des fonctions standards de mises disposition des outils : la
gestion des droits, envoi demails, dplacement de fichiers, etc.
Les outils qui permettent de crer des workflows la demande peuvent tre bass sur une
gestion de rgles sous-jacente lapplication. Ils permettent dajouter, de juxtaposer
diffrentes fonctions, partir de rgles simples, assembles les unes avec les autres.
Il peut galement sagir de dveloppements simples et souvent peu paramtrables,
notamment en termes de nombre dtapes, de notifications ou de rsultats du workflow.
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Reprsentation de workflow
Il existe plusieurs mthodes de reprsentation de processus.
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Les moteurs les plus labors sappuient sur une reprsentation graphique des workflows pour
en raliser le paramtrage, tandis que la modlisation sous-jacente est souvent en XML. La
transcription dans le moteur peut tre plus ou moins riche, depuis la simple interprtation des
tapes jusqu la possibilit de paramtrer graphiquement les alertes, les conditions et les
interactions avec dautres applications, voire des traitements spcifiques (scripts).
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Alfresco dispose dun outil trs complet bas sur un moteur de workflow (Activity). Il est bien
intgr lapplication et permet de raliser des workflows mtiers facilement. Par ailleurs,
Alfresco dispose dun outil de conception de workflow simple, bas sur lusage de son moteur
de rgles intgr. Ce second type de workflow peut tre gnr par un utilisateur fonctionnel.
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eXo DMS intgre Bonita comme moteur ddi la modlisation et lautomatisation des
workflows documentaires. Bonita est galement utilis dans la suite eXo pour piloter diffrents
processus. Il sagit de loutil de BPM le plus complet parmi ceux intgrs aux solutions
prsentes ici.
Jahia propose son propre mcanisme de workflow. Il est relativement souple, orient vers la
publication, que ce soit par page, celle-ci regroupant des contenus web et des fichiers, ou par
type de contenu.
Knowledge Tree utilise le moteur ProcessMaker. Il est facilement paramtrable pour des
processus documentaires et son intgration sous forme dun module est pragmatique.
LogicalDoc propose, dans sa version entreprise, un systme de workflow documentaire
paramtrable graphiquement.
Maarch dispose dun systme de workflow faisant appel des paramtrages complexes.
Maarch dispose nativement de fonction de dlgation et de gestion dabsences.
Nuxeo dispose dun outil trs complet bas sur le moteur de workflow. Limplmentation de
base qui est propose est largement paramtrable et permet de raliser des workflows mtiers
de diffrents types. Ce module - Content Routing - permet de dfinir graphiquement via Nuxeo
Studio, des flux de travail et des tats de document correspondant.
REGLES DE GESTION
Fonctions de gestion
Grer des documents implique de pouvoir disposer de fonctions permettant la prise en compte
des rgles de gestion inhrentes aux mtiers concerns. Par rapport aux documents, cela se
traduit notamment par des actions sur : lacquisition, les notifications, la conservation, les
transformations...
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Moteur de rgles
Sur le mme concept que les fonctions de gestion ci-dessus, les outils reposant sur un moteur
de rgles permettent de paramtrer des actions plus complexes et combinant les rgles les
unes aux autres.
Ces rgles constituent un enchanement dactions unitaires, par exemple : copie,
transformation, alimentation dune mtadonne, envoi demails, etc. Elles peuvent galement
tre plus complexes et reflter des besoins mtiers.
De plus, il est souvent plus facile dimplmenter de nouvelles fonctions travers un moteur de
rgles (ex. : Drools). Ceux-ci sont en effet btis sur des architectures extensibles et permettent
dajouter facilement des cas de fonctionnement qui ne sont pas prvus nativement.
Les applications de GED se distinguent ici de faon importante selon quelles soient crites en
PHP ou en JAVA. Les premires tablent sur leur plus grande rapidit de dveloppement, les
secondes sur une architecture technique extensible facilitant lajout de nouvelles fonctions.
Alfresco dispose de nombreuses fonctions de gestion. Celles-ci sont par ailleurs largement
extensibles, que ce soit par lintermdiaire de plug-ins existants ou par des dveloppements.
Alfresco intgre galement un moteur de rgles. Certaines rgles sont manipulables via
linterface Web standard ce qui en facilite lusage.
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eXo DMS ne propose pas de moteur de rgles. Nanmoins, la solution intgre un large choix
doutils techniques permettant limplmentation de rgles mtier.
KnowledgeTree propose peu de fonctions de gestion spcifiques. Il existe cependant de
nombreux modules qui permettent lintgration avec dautres applications ou lajout de
fonctions dans linterface. Certains de ces modules sont uniquement disponibles dans la
version commerciale.
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LogicaDoc ne propose pas de moteur de rgles, mais permet de sabonner aux modifications
dun document ou dun rpertoire, ou de dcompresser automatiquement le contenu dun
fichier zip.
Maarch permet de mettre en place des rgles de gestion par ladjonction de module
spcifiques, notamment pour la ralisation de traitements particuliers.
Jahia intgre le moteur Drools, rfrence en la matire. Il permet l'intgration de rgles
relatives aux dpts de fichiers (extraction de mtadonnes, gestion des vignettes, ajouts de
mtadonnes en fonction de caractristique du fichier...).
Nuxeo dispose de nombreuses fonctions de gestion qui sont presque systmatiquement
apportes comme des modules. Cest loutil Nuxeo Studio qui intgre les interfaces graphiques
de manipulation du moteur de rgles. Bien que relativement intuitive, celui-ci ncessite une
trs bonne connaissance de Nuxeo.
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de dfinir des ensembles de contenus, par rapport des types ou des critres
dindexation
de relier chacun de ces ensembles, des actions de conservation, processus de
destruction, dure, format et support de conservation
Archivage
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Diffrents types de traitements peuvent tre envisags pour rpondre ces problmatiques de
prennit, de compltude, de fiabilit et de traabilit des archives.
Parmi les fonctions envisageables, on citera :
figer les lments archivs, par exemple en calculant des empreintes cryptographiques
(signature numrique) pour en garantir linaltrabilit
faire valider larchivage ( le versement en archive ) dun ensemble de documents, en
termes de date et de responsabilit
grer les supports de stockage des contenus et leurs mtadonnes pour les conserver
sur des supports adapts (longue dure de vie, accs frquent).
Format de fichier
Le format des fichiers grs dans une application documentaire revt une importance
particulire.
Contrairement aux documents format papier, dont luniformit permet de sabstraire de la
plupart des questions lies au support de linformation, le format des contenus numrique (le
fichier) revt plusieurs caractres critiques.
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La recherche en texte intgral, c'est--dire dans les fichiers eux-mmes. En effet, les
formats documentaires sont encore trop souvent ferms et opaques. Nanmoins, il
existe, de plus en plus souvent, la possibilit den extraire le contenu textuel afin de
lindexer et donc de la retrouver par des moteurs de recherche. Les formats les plus
courants (PDF, MS Office, OpenOffice, HTML) figurent presque toujours parmi ceux
reconnus par dfaut. La question se posera pour des plus formats particuliers tels que :
DWG AutoCAD ou MP3 (pour les tags textuels), par exemple
La prvisualisation, c'est--dire la possibilit de visualiser un fichier sans louvrir avec
son application associe. Cette notion est particulirement utile pour les fichiers trs
lourds (image, vido), puisque lapplication permet de visualiser rapidement une partie
du contenu, sans avoir les tlcharger.
Lextraction dinformations et notamment de mtadonnes. En effet, la plupart des
formats de fichiers utilisent une faon spcifique de grer les mtadonnes quils
embarquent. Connatre ces faons ou recourir une normalisation (open document,
JPEG ou TIFF, par exemple) permet de faciliter la rcupration des mtadonnes
renseignes par les applications ou les matriels ayant gnr les fichiers.
le premier est de disposer dun format ouvert, document, libre (non soumis un
brevet ou un droit dusage) et trs largement rpandu. Ce qui garantit de fait la
prennit des fichiers
le second est de disposer dun format dont la structure est connue, ce qui permet sa
manipulation (ldition). Ceci permet notamment doffrir des fonctions de
manipulation du contenu tout comme du fichier : transformations, combinaisons et
mme ajout de donnes dans le fichier lui-mme (la rfrence dans la GED ou une
table des matires)
Formats de conservation
Si les documents stocks dans le systme documentaire doivent souvent tre conservs
plusieurs annes (au-del de 5 ans), leur conservation doit galement inclure leur prservation,
c'est--dire a minima quils seront lisibles.
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Les formats de fichiers mme de garantir la lisibilit des documents sur plus de dix annes
sont, soit des formats simples et trs rpandus, les normes de fait, par exemple : les fichiers
texte (.txt) dont les fichiers XML sont parmi les plus courants et les plus utiles pour la
conservation de donnes structures, soit les formats normaliss au niveau international
comme le PDF/A (ISO 19005-1:2005), le PDF/E (ISO 24517-1 en cours) ou lODF (ISO/IEC
26300:2006 - Open Document Format).
Dans le cas o ces documents sont porteurs de signatures lectroniques, la problmatique
sen trouve complexifie (cf Archivage numrique valeur probante , ci-dessous).
Alfresco propose de grer le cycle de vie selon deux approches. D'une part, un module de
Records Management, certifi DoD 5015-2 (c'est--dire par le dpartement amricain de la
dfense) qui permet notamment de grer un plan de classement darchivage. Et dautre part,
un module de gestion du cycle de vie (ILM Information Life Cycle) ddi la gestion des
supports de stockage en fonction des politiques de conservation.
eXo DMS et Jahia proposent des fonctions de gestion associe au cycle de publication des
contenus, dans une optique de diffusion Web.
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Maarch dispose de nombreuses fonctionnalits lies la gestion des archives (rappelons que
cest son cur de mtier). La Politique dArchivage est sous-tendue par la convention
darchivage passe avec les producteurs et la gestion des cycles de vie. Les fonctions
diffrenciantes de Maarch en la matire sont les suivantes : slection fine des candidats au
cycle, indicateur darchive fige, double slection manuelle/automatique, fonctions de gestion
des archives valeur probante, la gestion des espaces de stockage, le contrle priodique des
archives, lautomatisation de la rplication, le stockage nativement OAIS et lintgration du
protocole SEDA en version 1.0 !
Nuxeo propose de grer le cycle de vie des contenus et la politique de conservation des
contenus par le biais de fonctions standards : mtadonnes, plan de classement et cycle de vie
des contenus. Notons que ces fonctions ne sont pas spcifiques un module darchivage, mais
transverses lapplication.
Les autres solutions ne proposent pas de fonctions spcifiques pour la gestion du cycle de vie
ou de larchivage.
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le format numrique vite duplication et scission des dossiers. Un mme dossier peut
tre partag par plusieurs entits, gographiquement ou fonctionnellement distinctes,
en permettant chacune de conserver la main sur ses contenus, sans quil soit
ncessaire de crer plusieurs dossiers enfants. En effet, le partage dune partie du
patrimoine dinformations conduit souvent la duplication des dossiers, ces derniers
vivent alors leur propre vie.
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avec des dclencheurs automatiques ; par exemple pour larchivage ou les rappels,
dans le cadre dune procdure ou lors de la rception dune pice
interaction entre documents et donnes dune application de gestion tierce ou dune
base de donnes (pour des formulaires notamment)
application de rgles sur des sous-ensembles de documents constitutifs du dossier
vrification de la compltude du dossier par rapport des listes connues
possibilit de gnrer des documents partir de modles, de conditions ou de
caractristiques du dossier. Par exemple un formulaire ou une trame de courrier
gestion de workflow de traitements pour automatiser les transitions et permettre un
suivi automatique de linstruction
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Le classement
la relation entre les pices physiques et numriques peut tre importante dans le cas
o des pices en format papier ont un caractre lgal
identification du dossier : rgles de constitution, rgles de nommage, nomenclature
Traabilit
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toute action sur chaque dossier doit tre trace pour permettre des audits sur le
traitement des dossiers
IMPORT/EXPORT
Les fonctions dimport et dexport sont fondamentales dans une solution de GED. En effet,
elles permettent dentrer et de sortir les contenus dune solution une autre et donc de rester
maitre de ses choix d'outils.
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Import/export en masse
Lobjectif est ici de permettre lentre ou la sortie rapide dun grand nombre de documents.
Ces fonctions permettent de prendre en compte les mtadonnes, les fichiers et, si possible, la
gestion des autorisations.
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Les meilleures solutions proposent des outils ddis ou des API de bas niveau permettant
dinteragir avec la base documentaire pour notamment : injecter ou extraire des contenus,
ajouter ou modifier des mtadonnes et les droits associs aux contenus.
lexport dfinitif, des fins darchivage notamment, qui consiste sortir certains
documents et leurs mtadonnes sur des supports dits de long terme, souvent plus
lents que les disques durs (disques optiques, bandes DAT). Idalement, la GED
conserve lhistorique des documents sortis, de faon permettre des recherches sur
les mtadonnes
lexport des fins de consultation hors ligne. Il consiste exporter une partie de la
base documentaire sur le poste de travail de lutilisateur ou sur un support numrique
dot de sa propre interface de consultation
Alfresco permet dimporter et dexporter sous forme darchives des espaces entiers du
rfrentiel, en incluant les mtadonnes ainsi que les rgles et les droits associs au format
XML. Alfresco gre galement la synchronisation complte ou slective de contenus vers le
Cloud, et via son module WCM ddi aux contenus pour sites Web, la publication des contenus
vers des serveurs distants.
eXo DMS propose des fonctions et des routines techniques dimport-export au niveau de
limplmentation de son JCR (base de contenu).
Jahia dispose dun module dimport-export de lensemble des donnes au format XML
(contenus et droits, catgories, utilisateurs ainsi que les fichiers lis).
Knowledge Tree est capable dimporter le contenu dun fichier Zip, avec ladjonction de
mtadonnes communes et dexporter une slection de fichiers.
Maarch permet de grer limport et lexport de donnes. Les changes de donnes la norme
SEDA 1.0 sont galement pris en charge.
Nuxeo dispose dun module qui ralise des oprations dimport et dexport de documents et
de mtadonnes, y compris pour les droits. Ces fonctions peuvent tre pilotes par une
interface en ligne de commande : le Nuxeo Shell . Nuxeo permet galement de raliser la
rplication automatique de contenus entre plusieurs bases Nuxeo. On peut aussi exporter une
slection de documents au format zip. Enfin, un mode off Line (ralis avec Smile) permet la
consultation de la base documentaire sur des postes non connects au serveur Nuxeo.
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La gestion des emails est une fonction trs demande en matire de gestion documentaire, la
fois pour que ces lments d'information participent la mmoire collective, mais aussi pour
des raisons rglementaires (Sarbanes-Oxley ou Ble II imposent des rgles de conservation des
emails).
Les problmatiques de gestion de la connaissance impliquent de partager et de capitaliser les
informations, mme si leur degr de formalisation est faible, ce qui est typiquement le cas des
emails. Leur stockage et leur partage facilitent le travail en quipe. Les contrles, quils soient
rglementaires ou qualit, simposent galement de plus en plus. Ils poussent les organisations
conserver tous les changes avec leurs employs et leurs partenaires commerciaux.
La mutualisation plus ou moins automatique des emails peut donc apparatre comme une
solution ces problmatiques.
grer les formats de conservation des emails et des pices jointes, afin dassurer une
restitution optimale
dtecter les doublons pour viter les stockages multiples et proposer des processus de
travail collaboratif, par exemple lors de lchange dune pice jointe lgrement
modifie dans plusieurs emails successifs
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indexer le contenu des emails et les pices jointes, et grer les liens entre ces
diffrents contenus
Alfresco permet de grer les emails par simple glisser-dposer depuis Outlook. Les
informations de base (expditeur, destinataires, sujet) sont automatiquement extraites. Le
contenu de lemail et des pices jointes est disponible en recherche texte intgrale. Prcisons
galement que dans Alfresco, chaque document ou dossier dispose de sa propre adresse email,
ce qui permet de lui adresser un email. Le comportement peut tre paramtr : un dossier
va ainsi stocker le mail et les pices jointes, un document peut recevoir une annotation
correspondant au contenu de lemail
eXo DMS ne dispose pas nativement de la gestion des emails. Cependant, il existe dans la suite
eXo un outil ddi cet usage qui repose sur le mme stockage deXo DMS.
Knowledge Tree, dans sa version commerciale, dispose dune trs bonne intgration
Outlook. Il est possible darchiver les emails dont les mtadonnes sont automatiquement
extraites, mais aussi dattacher des fichiers du rfrentiel lors de lenvoi dun email.
Nuxeo permet de grer les emails via simple glisser-dposer depuis Outlook. Le contenu de
lemail et des pices jointes est disponible en recherche texte intgrale. Nuxeo propose
galement un type de dossier courriel quil est possible de lier une boite de messagerie
(rcupration automatique de tous les messages de cette boite dans Nuxeo). Les utilisations
sont multiples et facilitent lusage de boites emails partages en les rendant disponibles dans la
base documentaire.
Maarch propose un module d'import demails : Maarch Mail Capture qui permet dextraire le
contenu dune boite mail dans Maarch.
Les autres outils ne disposent pas de telles fonctions.
INTEGRATION DE LA GED
Lorsque lapplication de GED vise en grande partie la production de documents bureautiques,
son intgration aux applications du poste de travail de lutilisateur est alors dterminante.
Dans ce contexte, lergonomie et lefficacit du travail au quotidien, la fluidit du passage de la
GED aux applications utilisatrices de documents numriques (applications bureautiques par
exemple), sont des critres dterminants en ce qui concerne lacceptation de loutil et donc de
la russite du projet.
Deux principaux niveaux dintgration sont envisageables. Notons que le choix impacte la fois
la complexit de lenvironnement technique et la qualit de lergonomie.
Toutes les solutions prsentes proposent une interface Web pour interagir avec la GED.
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Espace de stockage
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La GED peut tre considre comme un espace de stockage, similaire un disque dur ou un
espace rseau : possibilit de gestion de dossiers, de navigation entre les diffrents niveaux,
voire de dplacements dlments directement par glisser-dposer depuis le poste de
lutilisateur.
Lessentiel intrt de cette approche est que le changement est mineur pour les utilisateurs,
par rapport aux simples serveurs de fichiers auxquels ils taient habitus. Cela facilite
lacceptation de loutil. La contrepartie immdiate est la perte dlments tels que les
mtadonnes ou linterface de recherche. Cette approche est donc le plus souvent complte
par une interface Web ou bureautique ddie la GED qui apporte ces fonctions.
Lutilisation du rfrentiel documentaire est alors propose dans lenvironnement habituel des
utilisateurs, prenant en compte la gestion des habilitations de la GED, mais sans tirer
pleinement parti de lapplication de gestion documentaire sous-jacente.
Technologiquement, cette approche est rendue possible par des interfaces telles que Webdav,
CIFS, WSS (Microsoft) ou mme FTP. Il sagit de technologies implmentes comme surcouche
dune base documentaire et qui permettent daccder la GED par des outils standard du
poste client.
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eXo DMS propose un accs Webdav, CIFS et FTP son rfrentiel de contenu. Deux modules
installer sur les postes de travail permettent lintgration aux suites MS Office et Open Office.
Jahia propose une intgration limite au poste de travail, via la navigation de la mdiathque
depuis lexplorateur Windows ou Internet ( webfolders ). La gestion des versions et la
notion de rservation ne sont pas prises en charge. Une gestion de version lgre est en place
depuis la version 6.5.
Knowledge Tree dispose dun accs Webdav et de modules complmentaires (non open
source) permettant une trs bonne intgration dans Windows (exploration du rfrentiel via
un navigateur ddi et notion de hot folder ), MS Office (dition des documents) et Outlook
(indexation des emails). Ces extensions sont une exclusivit de la version commerciale.
LogicaDoc propose un accs Webdav au rfrentiel. La solution propose galement une
fonction intressante de rfrencement de document sur des postes rseau distants. Ce
rfrencement comprend lauthentification sur le poste et mme lajout de templates et de
tags par dfaut pour les documents rfrencs.
Maarch dispose dune extension (applet JAVA) qui permet aux utilisateurs dditer les fichiers
bureautiques directement dans leur application bureautique, sans avoir besoin de tlcharger
le document au pralable. Signalons galement une fonction de publipostage (utilisant
TinyButStrong) avec Open Office, des fonctions de visualisation et dintgration avec les
scanners qui facilite leur indexation. Maarch permet galement de modifier un document
bureautique depuis linterface Web.
Nuxeo propose une interface Webdav et WSS pour laccs aux documents. Lintgration WSS
est oprationnelle et permet de disposer de nombreuses fonctions classiques en terme
dintgration bureautique. Lajout de document est galement possible par glisser-dposer
entre le poste de travail et linterface web. Enfin, Nuxeo propose, via le plug-in LiveEdit,
lautomatisation du processus de modification en ligne depuis MS Office et Open Office.
Quotero propose une intgration Webdav. Il annonce galement une intgration MS Office et
OpenOffice, et un accs via client riche que nous navons pas pu tester.
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INTEGRATION TECHNIQUE
Les outils de GED peuvent tre considrs de plusieurs faons en matire dintgration
technique. Dune part, ils peuvent tre considrs comme des applications part entire, sans
rel lien avec le systme dinformation en dehors de la gestion des utilisateurs. Ou alors,
comme c'est de plus en plus souvent le cas, ils sont considrs comme l'une des briques dun
systme plus global o est centralis lensemble des documents dune organisation.
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Configuration de linterface
Un outil de GED peut tre trs complet, et parfois dlivrer des interfaces qui ne conviennent
pas aux utilisateurs cibles. Sil est toujours envisageable, avec des solutions open source, de
faire les adaptations directement sur le code de lapplication, cest au risque de rendre les
mises jour plus complexes. Certaines solutions rpondent ce problme en permettant de
modifier leur interface par configuration ou via des outils ddis.
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LogicaDoc propose quelques options dinterface, mais ne dispose pas doutils spcifiques pour
leur conception. Les adaptations sont ralises par lusage de thmes ou skins.
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Intgration applicative
Lintgration permet aux applications de gestion de contenu de sintgrer, de converser avec
dautres applications, le plus souvent productrices ou utilisatrices de contenus.
Plusieurs standards et technologies sont disponibles pour cela :
Les Web services
Les services REST et SOAP, qui sont deux formats d'changes et d'expositions de fonctions
mtiers utiliss dans la cration d'API Web.
Web services SOAP
Spcification utilisant le langage XML au format standard SOAP (Simple Object Access
Protocol). Les Web Services permettent de raliser des changes entre un client et un serveur
via le protocole HTTP. Les Web Services mettent disposition un ensemble de points d'entre
mtier (Endpoint) dcrit dans un contrat au format standard WSDL (Web Services Description
Language).
Web services REST
Plus simple et plus performant que la spcification SOAP, les services REST (REpresentational
State Transfer) se limitent lutilisation du protocole HTTP pour les entres-sorties. Ils ne sont
pas contraints utiliser XML comme langage et leurs changes entre le client et le serveur sont
moins verbeux que ceux de SOAP, ce qui les rend plus performants.
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Il sagit dune norme mergente, probablement lune des plus prometteuses depuis le JCR ou le
Webdav, pour homogniser les accs une gestion de contenu, notamment documentaire.
Cette norme consiste proposer un accs technique homogne aux outils de gestion des
contenus qui propose cette interface. En dautres termes, cela permet quune application
comme eZ Publish (CMS ddi la conception de site Web) puisse exploiter les contenus
stocks dans des bases de gestion documentaire telles que : Alfresco, Nuxeo ou Knowledgte
Tree de faon agnostique.
Interfaces simplifies
Une autre faon simple dintgrer loutil de GED dans le systme dinformation est de proposer
une ou plusieurs interfaces utilisateurs simplifies et limites une utilisation prcise. On peut
citer parmi les cas dutilisations : linsertion dans un portail ou dans une application mtier, par
exemple.
Les solutions proposant des frameworks de conception dinterfaces sont les mieux mme de
rpondre ce besoin.
Alfresco dispose dun grand ventail dAPI : web services, REST et galement webscripts, pour
la ralisation dinterfaces simplifies base de HTML et de JavaScript.
eXo DMS est une solution ddie lintgration. Comme nous lavons vu plus haut, son usage
est essentiellement pertinent dans le cadre de la suite eXo Platform. En effet, eXo DMS se
comporte principalement comme une interface de gestion des contenus exploits par les
autres briques de la plateforme. eXo DMS dispose donc de tous les lments ncessaires pour
pouvoir tre intgr, lments trs largement orients vers les autres briques de la suite eXo.
Jahia propose une architecture oriente service et une couche d'accs REST aux contenus de la
plateforme. De plus, il permet le dveloppement de composants d'accs et de manipulation de
ces donnes.
Knowledge Tree dispose de webservices.
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Mode SaaS
2009 a vu lmergence de nombreuses solutions en mode SaaS - Software as a Service les
applications de gestion de contenu, notamment de GED nont pas chapp la tendance et on
a vu lclosion du portage de diffrentes solutions de GED, notamment open source, sur le
Cloud.
Ce mode permet dapprhender les projets de GED sous un angle nouveau en voyant
lapplication comme un service et non plus comme une solution, le dploiement est plus
simple, puisquil est industrialis, souvent par lditeur lui-mme. La contrepartie est que les
dveloppements sont souvent plus limits.
Ce type doffre est encore souvent vu aujourdhui, soit comme une faon de lancer trs
rapidement un projet, puisquune infrastructure complte peut tre monte en quelques
heures, soit comme la premire phase dun projet plus ambitieux en se servant de linstance de
Cloud comme dun projet pilote pour valider.
Alfresco propose une machine Amazon EC2 pour ses versions Labs et entreprise (limites 30
jours).
Nuxeo propose un service de location dinstance packag sur la plate-forme dAmazon EC2.
KnowledgeTree propose la version KnowledgeTreeLive galement hberge chez Amazon EC2.
Cette version propose notamment des plug-ins commerciaux spcifiques tels que lintgration
avec Zoho, solution de bureautique en ligne.
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SYNTHESE
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La gestion documentaire dans les organisations a pour finalit la gestion d'une information
oprationnelle et souvent vitale. Le corollaire est que beaucoup de projets de gestion
documentaire sont complexes, car ils mlent les aspects techniques et fonctionnels propres
la gestion de contenu numrique, mais aussi mtiers, propre diffrentes fonctions dans
lorganisation.
La GED est une brique stratgique du systme dinformation, aussi vital que le mail ou le
partage de fichiers (partage rseau) qui existe dans la trs large majorit des organisations.
Le caractre open source dune telle solution offre des atouts importants : robustesse,
volutivit et prennit en premier lieu ; mais aussi des avantages qui dcoulent de
lcosystme open source lui-mme : des prestataires nombreux, ainsi quun support de haut
niveau et un dynamisme dans lvolution des produits sans gal, car ces deux aspects sont le
socle du business modle des diteurs open source.
Les cots ventuels associs lutilisation de certaines solutions refltent deux types de
besoins : la garantie du patrimoine dinformation qui est hberg (support) ou des fonctions
complmentaires qui ne seraient pas contenues dans la version communautaire des
solutions (modules).
L'open source dispose dun cot dentre extrmement comptitif puisque la souscription
nest pas obligatoire. Ceci permet de recourir ces solutions pour prototype ou raliser un
pilote un cot extrmement faible. Et ce faisant, convaincre sur lutilis de la GED dans
lorganisation, jalon encore important de lintroduction de la GED dans le systme
dinformation centrale des organisations.
Comme vous avez pu le voir travers ce livre, deux produits se distinguent par leur qualit et
leur excellente facult raliser des projets de GED : Alfresco et Nuxeo. Quatre autres
correspondant des typologies de projets un peu diffrentes : Jahia, Maarch, Knowledge Tree
et Phraseanet.
Tous disposent dune prennit de trs bon niveau, de services de support par leur diteur et
dun rseau dintgrateurs consquent mme de raliser des projets.
Le choix de la bonne solution pour votre projet seffectuera donc sur trois critres principaux :
les fonctionnalits natives, les questions darchitecture technique et sur le modle conomique
permettant doptimiser la valeur de chaque projet.
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Notre objectif tait non seulement de prsenter les solutions, mais galement notre vision de
la gestion documentaire.
Nous esprons vous avoir clair sur ces questions et restons votre disposition pour mettre
notre expertise la disposition de vos projets. Une seule adresse : [email protected]
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Dautres livres blancs Smile sont disponibles en ligne, en libre tlchargement, sur
www.smile.fr/Livres-blancs.
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