Processus de Gestion Cycle Achat Camtel Refait
Processus de Gestion Cycle Achat Camtel Refait
Processus de Gestion Cycle Achat Camtel Refait
I. OBJECTIF
Cette procédure a pour objectif de traiter l’ensemble des opérations liées aux achats.
DESTINATAIRE :
NOM :
PRENOM :
FONCTION :
DIRECTION :
DECHARGE :
DATE
II. REGLES DE GESTION
Les acquisitions des biens et services se font conformément au code des marchés
publics.
Les achats sont effectués suivant les règles ci-après :
Achats de moins de (200 000) FCFA : achats au comptant dans un magasin
de référence ;
Achats compris entre deux cent mille (200 000) FCFA à cinq millions (5000
000) FCFA : trois (03) facture pro-forma, un bon de commande enregistré et
un procès-verbal de réception. Le dépouillement des cotations reçues
(factures pro-forma) se fait au sein d’une commission d’au moins deux
personnes mise en place par note de la Direction Générale. Cette
commission produit un rapport des cotations.
Plus de cinq millions (5 000 000) FCFA : appel d’offre. Dans ce cadre, une
commission statutaire siège suivant la procédure de passation des marchés.
A. Planification des achats
Les achats d’un montant de moins de 5 000 000 FCFA ne font pas l’objet d’une
planification particulière. Ils se font sur la base du budget de l’année antérieure
pour faire des prévisions.
En ce qui concerne les achats de plus de 5 000 000 FCFA, leur planification est
effectuée par une commission. Elle comprend deux aspects : une planification
pluriannuelle et une planification annuelle.
La planification pluriannuelle donne lieu à un plan global de passation des
marchés avec des informations relatives aux montants prévisionnels, à la
catégorie de dépenses, aux sources de financement, ainsi qu’aux modes de
passation des marchés pendant une durée à moyen et à long termes (de trois à
cinq ans). Les dates et les étapes clés de la passation des marchés sont indiquées.
La planification annuelle est effectuée parallèlement à l’approbation des
budgets. Elle se caractérise par :
- L’établissement des listes des travaux, fournitures à engager pendant
l’année qui s’annonce ;
- La répartition des responsabilités dans le processus ;
- Le choix des modes de passation des marchés et la définition de leur objet ;
- La fixation des achats, séquences et calendriers de passation des marchés.
B. Constitution du fichier Fournisseurs
La constitution du fichier fournisseurs concerne les acquisitions de moins de
cinq (05) millions FCFA. Elle découle de la programmation des
approvisionnements. Elle permet d’établir une base de données pertinente qui
facilitera les achats ultérieurs. Elle facilite également la budgétisation en
donnant des éléments de référence en matière de valorisation des biens. La mise
à jour du fichier est effectuée au moins une fois par an dans le cadre de la
préparation des budgets prévisionnels, sur la base d’une demande de
renseignements sur les critères suivants :
- Références ;
- Qualité des fournisseurs ;
- Conformité des dossiers administratifs et fiscaux ;
- Délais probables de livraison en cas de commande ;
- Stocks disponibles.
_______________ __________________
Débit : 60… cout d’achat
Crédit : 5. XXXXXXXXX
Crédit : 4471 AIR XXXXXXXXX
Crédit : 4478 Compte TVA XXXXXXXX
Achat de biens ou prestations au comptant
________________
______________
2. Achat à crédit
___________________ __________________
Débit : 60… au Coût d’achat
Crédit : 40. XXXXXXXXX
Crédit : 4471 AIR xxxxxxxxxxx
Crédit : Compte TVA xxxxxxxxxxx
Facture d’achat des biens ou prestation
__________________ _________________
3. Cas d’avance au fournisseur
__________________ __________________
Débit : 40.9 Mt avance
Crédit : 5. Mt avance
Avance sur commande des biens ou prestations
______________ ____________________
b. Règlements des factures d’achat
_______________ ______________________
Débit : 40. XXXXXXX
Débit : 4471 AIR xxxxxxxx
Débit : 4478 compte TVA xxxxxxxx
Crédit : 5. XXXXXXXX
Règlement facture fournisseur
_______________ _______________________
Règlement facture avec avance au fournisseur
_______________ _________________________
Débit : 40. XXXXXXXX
Crédit : 409 XXXXXXXX
Crédit : 5 XXXXXXXX
Règlement facture fournisseur déduite de l’avance
_________________ ____________________
IV- DESCRIPTION DE LA PROCEDURE
La procédure ci-dessous décrite est relative aux achats effectués par bon de
commande :
1. Expression des besoins
2. Validation des besoins
3. Demande de cotation à trois fournisseurs au moins
4. Réception des offres
5. Analyse des offres
6. Validation de l’analyse des offres
7. Etablissement du bon de commande
8. Passation de la commande
9. Suivi budgétaire
10.Réception des prestations
11.Enregistrement de la facture
12.Reporting
ETAPE INTERVENANTS DESCRIPTION DES TACHES DOCUMENTS
S OU
INTERFACE
1 Expression des besoins
La commission
- Prépare et envoie les lettres
d’invitation aux destinataires après
en avoir gardé copie dans le dossier
« consolidations en cours »
Procès-verbal
Commission - Vérifie que les différentes offres ont
d’ouverture des
été faites conformément au dossier offres/fiche de
de consultation ; sélection
9 Suivi budgétaire
DFB Ventile le bon de commande (enregistrement Bon de Commande
comptable) ; budgétisé
10 Réception de la prestation
- Appelle le DFB pour confirmer la date
de livraison ou pour proposer une
Fournisseur
nouvelle date.
- Réceptionne la commande et
contrôle sa conformité
- Transmet la facture pour paiement
au DFB
11 DFB Enregistrement de la facture Facture pré
- Réceptionne la facture du comptabilisée
fournisseur ;
- Enregistre la facture ;
- Impute la ligne budgétaire ;
- Fait un contrôle de l’exhaustivité des
pièces ;
- Transmet toute la liasse pour
comptabilisation et paiement.
12 Reporting
DFB - Elabore les statistiques des
approvisionnements
Rapport
mensuellement ;
- Prépare mensuellement les
principaux indicateurs de
performance (délai de satisfaction
des commandes et des réquisitions,
économies réalisées, état sur
l’évolution des bons de commande
émis et en cours d’exécution ;
contrats signés non encore exécutés,
etc.)
- Soumet les états et statistiques à
l’administration pour validation et
archivent les rapports validés dans un
chrono prévu à cet effet,
- Evalue les fournisseurs et
prestataires de services chaque
année pour ceux qui sont sous
contrats et pour les acquisitions des
biens et services ponctuels, évaluent
la qualité des biens et services acquis.
- Proposent à l’administrateur
l’exclusion des fournisseurs ayant eu
des antécédents de qualité ou sur le
plan du respect des engagements du
fichier.
FICHE DE DIAGNOSTIC DU CYCLE ACHAT
Diagnostic de la procédure
-Performance des opérations
-Qualité de l’information comptable et financière
-Respect des lois et règlement
-Sauvegarde des actifs
-Traçabilité et mesure des informations
Cadre 1 Cadre 2
votre avis sur
chacun des Commentaires
Objectifs du questionnaire en dix points points et
recommandations
O N
LE DISPOSITIF
S’assurer que la structure
organisationnelle de gestion des achats
est correctement définie
Définition d’une organisation claire
des achats
Répartition des achats, selon leur
nature/leur volume, entre les
services et, le cas échéant, avec un
service spécialisé d’achat
Séparation des taches : qui réalise
les taches suivantes ?
Définition des besoins
Relations avec le fournisseur
(négociation, émission de
commande)
Gestion de la base fournisseurs
Contrôle de réception
Gestion de stocks
Contrôle de la facture/émission
de bon à payer
Enregistrement comptable
Limitation des personnes
autorisées à procéder à une
dépense
PROCESSUS
Sélectionner les fournisseurs les mieux à
même de répondre aux besoins de
l’entreprise
modalités de sélection des
fournisseurs
définition de critères de sélection
(par exemple, respect des délais,
qualité des produits et services
client, compétitivité, conformité
avec la réglementation, absence de
rupture de stock, sécurité des
approvisionnements)
moyen d’analyse périodique et
systématique des performances des
fournisseurs
au-delà d’un certain seuil d’achats
(ou à fréquence régulière pour
toute catégorie d’achats) existe-t-il
des demandes de devis ou
lancement d’appel d’offre ?
modalités de gestion de la base des
fournisseurs
identification des fournisseurs
référencés par type d’achat
identification des fournisseurs
principaux et de solution
alternatives en cas de défaillance
exactitude des données (no
adresse, conditions, volume
d’achats réalisés sur la période)
limitation de l’accès à la base
fournisseurs
Commander les biens et les services
répondant aux spécialisations de
CAMTEL
Existence de procédures de
demande d’achats
Suivi des engagements par rapport
au budget ‘identifications analyse et
traitement des dépassements
budgétaires)
Visa hiérarchiques/fonctionnels
selon des seuils prédéterminés
Traitement et vérifications des bons
de commandes
Regroupements des demandes
d’achats afin notamment d’obtenir
des remises
Liens entre la gestion des
commandes et la gestion des stocks
Réceptionner les biens commandés
Modalités de suivi des commandes
en-cours et identification des
commandes en-cours non
réceptionnées
Rapprochement bon de réception
bon/bon de commande (quantité
qualité et délai)
Gestion des disfonctionnements
(par exemple, absence de bon de
commande, réception partielle,
défaut qualité, retour
marchandises)
Mise à jour rapide des états de
stocks
Traçabilité des réceptions
Suivi de la réalité des prestations de
service commandées
Pointage des prestations (temps
passé, nature des résultats)
Contrôle de cohérence avec les
termes du contrat (suivi des
échéances, des règlements…)
Eviter que les factures fournisseurs
soient visées alors même qu’elles ne
correspondraient pas aux
prestations/biens commandés et reçus
Suivi des bons de réception en
attente de factures
Rapprochement facture/bonde
livraison/bon de commande
(quantité prix condition de
paiement)
Réduction à portion congrue des
achats sans commande
Vérification arithmétique des
factures
Interface système de commande et
de livraison/système de saisie des
factures
Suivi des factures présentant des
anomalies
Dispositifs permettant d’éviter
qu’une facture soit comptabilisé (et
payée) deux fois
Assurer l’exhaustivité de l’exactitude des
comptes fournisseurs
Examen périodique des comptes
fournisseurs (soldes créditeurs,
rapprochements avec les relevés
fournisseurs…)
Rapprochement balance
générale/balance auxiliaire/grand
livre fournisseur
Gestion de la séparation des
exercices (factures non parvenues,
charges constatée d’avance…)
Eviter que les avances soient accordées à tort
Modalités d’autorisation et de suivi des
avances
Contrôle d’imputations des avances sur
les factures fournisseurs