Manuel CORAF
Manuel CORAF
Manuel CORAF
Manuel d’exécution
3.2.2 Missions............................................................................................................................................... 19
3.4.1 Missions............................................................................................................................................... 21
2
4.1.3 Analyses des écarts et mesures correctives.......................................................................................... 26
3
6.4.1 Principes et normes comptables........................................................................................................... 44
4
1 Introduction
Le présent Manuel d’exécution (ME) ainsi les Manuels Nationaux d’Exécution du
PPAAO/WAAPP ont fait l’objet d’un atelier de validation qui s’est tenu à Accra au Ghana
durant la période allant du 19 au 21 septembre 2007. Ont participé à cette réunion, les
principaux responsables du CORAF/WECARD et des Gouvernements du Ghana, du Mali et
du Sénégal impliques dans la mise en œuvre du projet. La Liste des participants à la réunion
de validation est présentée en Annexe 1.
Le Manuel d’exécution (ME) est soumis aux termes de l’Accord de Projet signé entre l’IDA
et le CORAF/WECARD en date du 21 juin 2007. Il sera mis en vigueur après son approbation
par des instances suivantes :
Le ME sera revu à mi-parcours et amendé en fonction du bilan des activités, sur la base des
recommandations issues du S&E. Cette révision aura lieu lors de la revue à mi-parcours par
l’IDA ou à tout autre moment jugé souhaitable par les acteurs (régionaux ou nationaux)
chargé de la mise en œuvre du Projet.
Le présent ME est complété par les manuels spécifiques suivants qui devront être satisfaisants
pour l’IDA :
Le ME ne traite pas des procédures de gestion des fonds compétitifs dans la mesure ou la
mise en place d’un guichet régional de gestion des DRABC n’a pas été retenue par les pays
participants. En effet, les pays participants ont finalement opté pour la mise en place de
guichets nationaux de gestion des fonds compétitifs.
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Il reste entendu que ce ME devra être complété par un Manuel régional de gestion des fonds
compétitifs dès que les trois pays participants se seront accordés sur la mise en place du
guichet régional.
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2 Description du Projet
Le secteur agricole en Afrique Sub-Saharienne a enregistré ces dernières années une forte
baisse des taux de productivité. Les principaux facteurs qui expliquent cette faible
productivité agricole sont :
ii) La faiblesse voire l’absence de liens entre les systèmes de recherche, la vulgarisation,
les producteurs et les agroindustriels ;
Le PPAAO/WAAPP a été préparé par le CORAF/WECARD en relation avec les experts des
Ministères chargés de l’Agriculture des pays participants (Ghana, Mali, Sénégal). Il repose
d’une part sur l’intégration et l’harmonisation des politiques agricoles nationales et d’autre
part, sur l’établissement de liens étroits entre la recherche, la vulgarisation, les producteurs et
les opérateurs privés.
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2.2 Les phases de mise en œuvre du Projet
Le PPAAO/WAAPP est la première phase d’un Prêt Programmatique Adaptatif de 10 ans (en
anglais Adaptative Program Lending ou APL). Cet APL sera progressivement élargi à tous les
pays de la CEDEAO éligibles à un appui sous-régional de la Banque Mondiale. Le résultat
attendu à la fin du programme de 10 ans est une augmentation de la productivité de 25% des
les filières agricoles majeures des pays participants qui sont en phase avec les priorités
régionales en matière de R&D.
La phase 1 de l’APL qui sera mise en œuvre par le PPAAO/WAAPP, est une phase
d’expérimentation pour ce qui concerne notamment les mécanismes de diffusion et de partage
des technologies améliorées, l’établissement des centres nationaux de spécialisation et la mise
en place du système de financement des DRABC (Don pour la Recherche Agricole sur Base
Compétitive).
La phase 2 de l’APL sera une phase de capitalisation et d’expansion qui se traduira par le
renforcement des centres nationaux de spécialisation, la consolidation des systèmes nationaux
de diffusion des technologies, le développement de nouvelles technologies améliorées et
l’élargissement des pays participants.
En effet, ces trois pays ont un programme d’allocation de dons compétitifs pour la recherche
agricole (DRABC) géré i) au Ghana par le Conseil pour la Recherche Agricole et Industrielle
(CSIR) ii) au Mali par le Comité National de Recherches Agricoles (CNRA) ; iii) et au
Sénégal par le Fonds National de Recherches Agricoles et Agro-alimentaires (FNRAA).
En outre, ces pays ont également mis en place des services de vulgarisation distincts des
institutions de recherche et des cadres de concertation fonctionnels réunissant les
organisations de producteurs, les institutions de recherche, le secteur privé et la société civile
pour identifier les priorités en matière de R&D.
Le coût estimé de l’APL initial de 10 ans est de 90 millions USD de financement IDA, soit 45
millions USD par phase et 15 millions USD par pays participant.
Chaque pays participant s’est engagé à contribuer à hauteur du tiers (5 millions USD) du coût
total du projet à partir de son allocation régulière de l’IDA. La région quant à elle s’engage à
contribuer à hauteur des deux tiers (10 millions USD) comme pour tous les projets régionaux
de la Banque.
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La Banque Mondiale signera un accord de financement avec chacun des pays participants et
un accord de projet avec le CORAF. En outre, chaque pays participant signera un accord de
projet subsidiaire avec le CORAF/WECARD.
Le PPAAO/WAAPP s’inscrit dans le cadre de la mise en œuvre des OMD à l’horizon 2015
dans le secteur agricole en Afrique et du PDDAA du NEPAD. Il a pour missions la mise au
point et la diffusion des technologies améliorées dans les filières prioritaires identifiées par le
CORAF/WECARD dans les pays participants: i) les racines et tubercules au Ghana ; ii) le riz
au Mali ; iii) les céréales sèches au Sénégal.
ii) Améliorer les conditions de vie des consommateurs, notamment ceux affectés par
l’extrême pauvreté, par la mise a disposition de produits agricoles à des prix
compétitifs et accessibles.
i) au moins trois (03) technologies améliorées dans les filières prioritaires ont été
développées par les pays participants à la fin de la phase 1 du projet ;
ii) le gain en productivité avec au moins une des technologies améliorées est de 15% ou
plus dans chaque pays participant ;
iii) trois (03) centres nationaux de spécialisation (CNS) dans les filières prioritaires au
niveau national et régional ont été développés par les pays participants au niveau de
leur SNRA ;
iv) au moins 85% des sous projets de R&D au niveau national et régional ont été mis en
œuvre avec des résultats satisfaisants, et évalués par un panel d’experts indépendants.
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2.5.1 Composante 1 : Conditions propices à la Coopération Régionale en matière de
Développement et de Dissémination de Technologies Améliorées
ii) ii) de la CEDEAO relatifs à la mise en place d’un cadre commun en matière de
Droits de la Propriété Intellectuelle (DPI).
i) la révision, si nécessaire, des procédures nationales afin de les aligner sur les
directives régionales ;
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i) les services ce consultants pour étudier et évaluer les politiques, les règlements
et les procédures existants en matière d’échanges ou de diffusion de
technologies ;
ii) les séminaires et ateliers pour promouvoir la participation des organisations des
producteurs et des privés de l’agro-alimentaire dans la préparation des
règlements et l’évaluation des technologies améliorées ;
iii) les formations à court terme pour améliorer les compétences dans les domaines
des technologies de l’information et de la communication ;
iv) et enfin les services de consultants pour réaliser des études destinées à limiter
les coûts opérationnels liées à la diffusion des technologies améliorées (par
exemple essais sur le terrain, tests culinaires, le matériel de promotion,
etc.……..).
4. La sous- composante 2D : Appuis aux enquêtes auprès des paysans et des analyses de
filières de référencement. Les activités du PPAAO/WAAPP consisteront à appuyer les
activités d’identification des domaines de recherche prioritaires et de suivi-évaluation
des résultats et des impacts des transferts de technologies sur la productivité agricole.
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Dans le cadre de mise œuvre de cette composante, le PPAAO/WAAPP financera :
v) v) les véhicules ;
viii) les coûts de fonctionnement liés à la mise en œuvre des programmes de recherche
et de formation (billets d’avion, indemnités, perdiems, hébergement, etc.………).
ii) les Unités Nationales de Gestion du Projet (UNGP) qui seront chargées de la
gestion des fonds compétitifs des guichets nationaux (Sénégal, Mali, Ghana).
i) les programmes de recherche des pays participants centrés sur les filières prioritaires
de la région (riz, céréales, raines et tubercules).
ii) les partenariats transfrontaliers aussi bien pour l’offre (recherche, vulgarisation,
universités) que pour la demande (organisations de producteurs, secteur privé, société
civile) travaillant sur des problèmes d’intérêt commun ;
iv) les investissements nécessaires par exemple : (a) les véhicules, (b) les fournitures et
équipements, (c) les études, (d) la formation du personnel, (e) les ateliers et séminaires
de formation ou de recyclage professionnel, (f) la publication et la documentation, (g)
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la participation de scientifiques aux concertations régionales et nationales, (i) le S&E
des projets de R&D avec la participation des producteurs.
v) Les coûts directs :(a) les petits investissements directement liés à l’exécution de
programmes de recherche, (b) les frais de gestion et de fonctionnement inhérents au
programme de recherche y inclus les salaires des contractuels recrutés; (c) les
indemnités et primes d’incitation des chercheurs, (d) la formation à court terme, (e) les
voyages des équipes relatifs aux programmes de recherche;
vi) Les coûts indirects des projets liés notamment à la maintenance des équipements et la
gestion des stations de recherche.
Cette composante vise à mettre en place une structure et des instruments efficaces de
coordination, de gestion et de suivi-évaluation du PPAAO/WAAPP aux niveaux national
d’une part, et régional d’autre part. En outre, le PPAAO/WAAPP aidera à l’établissement de
mécanismes de coordination efficaces entre le niveau régional et les pays participants (Ghana,
Mali, Sénégal).
Au niveau national, le PPAAO/WAAPP sera mis en œuvre par des Unités Nationales de
Gestion du Projet (UNGP) mandatées par leurs gouvernements respectifs :
i) l’AGSSIP au Ghana ;
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3 Cadre institutionnel du Projet
2. les Unités Nationales de Gestion du Projet (UNGP) des trois (03) pays participants :
- l’AGSSIP au Ghana ;
- le PSAOP 1 au Mali ;
- le PSAOP 2 au Sénégal.
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SCHEMA 1 : CADRE INSTITUTIONNEL DU PPAAO/WAAPP
Unité Régionale de
Gestion du Projet
(URGP) Voir organigramme
&CORAF/WECARD CORAF ci-après
Responsable Passation
Marchés
Unités Nationales de
Gestion du Projet Responsable Décaissement
(UNGP)
Coordonnateur
Responsable Suivi
Evaluation
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SCHEMA 2 : CADRE ORGANISATIONNEL DE MISE EN ŒUVRE DES
COMPOSANTES
PPAAO/WAAPP Agences
d’exécution
Centres Nationaux
SC-2B : Renforcement des capacités des de Spécialisation
chercheurs (CNS)
UREP
SC-4A : Niveau régional
3.2.1 Composition
Le CRP assume également des fonctions d’arbitrage des conflits, notamment en cas
de suspension des contributions d’un pays participant ou sur toute autre question que
les pays participants jugent pertinente de soumettre à son examen.
3.2.3 Fonctionnement
Le CRP se réunit en session ordinaire une fois par an, au mois de Novembre, sur
convocation de son Président. Les sessions ordinaires du CRP ont pour objet l’examen
et l’approbation :
- des rapports d’activités des 3 premiers trimestres de l’année N – 1 ;
- du PTBA de l’année N + 1 ;
Le CRP se réunit en session extraordinaire une fois par an sur convocation de son
Président. Les sessions extraordinaires se tiennent en cas de survenance d’événements
majeurs pouvant affecter la continuité des activités du PPAAO/WAAPP.
La Vice Présidence du CRP est exercée de manière tournante par les représentants des
OP, des ONGS et du Secteur Privé.
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Le Secrétariat Exécutif (SE) est l’organe d’exécution des décisions de l’AG et du CA.
Il est composé par le personnel suivant :
Assemblée Générale
(AG)
Conseil d’Administration
(CA)
Responsable
Planning
Responsable
S&E
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3.4 Les Unités Nationales de Gestion du Projet
3.4.1 Missions
viii) Effectuer le S&E, agréger les indicateurs de résultat du Projet et les intégrer
dans le système national de suivi de la pauvreté;
3.4.2 Composition
Les Unités Nationales de Gestion du Projet (UNGP) seront composées par le personnel staff
suivant :
! Un Coordonnateur National ;
! Un Chef Comptable ;
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3.4.2.1 Le Coordonnateur National
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vi) Recueillir et de contrôler les factures ;
vii) Préparer les demandes de paiements directs sur le compte de crédit ;
viii) Superviser et de contrôler la comptabilité ;
ix) Préparer le rapport de suivi financier non audité (RSF) ;
x) Superviser les travaux d’analyse et de clôture des comptes ;
xi) Superviser la confection des états financiers annuels consolidés ;
xii) Préparer et organiser les missions d’audit annuel des comptes.
3.4.2.4 Le Chef Comptable
Le Chef Comptable sera chargé de :
i) effectuer la saisie des pièces comptables ;
ii) tenir les journaux comptables ;
iii) préparer la paie et de suivre les relations avec les organismes sociaux ;
iv) préparer et d’instruire les demandes de paiement des dépenses ;
v) établir les états de rapprochements bancaires ;
vi) organiser et de suivre le déroulement des travaux d’inventaire ;
vii) effectuer les arrêtés comptables périodiques ;
viii) effectuer les travaux d’analyse et de clôture des comptes ;
ix) élaborer les états comptables et financiers.
3.4.2.5 Le Spécialiste S&SE
Le Spécialiste S&SE sera chargé de :
i) Développer les instruments de suivi et d’évaluation, durant toute la période du
Projet et à tous les niveaux, des performances des AE et des activités du projet ;
ii) Vérifier l’exactitude des données informatiques et statistiques fournies par les AE ;
iii) Exploiter les données, notamment l’identification de tout écart entre les
performances et la planification, particulièrement via la mise en concordance du
S&E technique avec le système comptable et financier;
iv) Analyser et d’agréger les données sur les indicateurs du projet ;
v) Préparer les rapports sur l’avancement du projet et la mesure des indicateurs de
résultat et de performance ;
vi) Organiser la capitalisation des résultats et des échanges entre les différentes AE et
entre le projet et les partenaires financiers.
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4 Procédures d’élaboration et de suivi du PTBA
Les Directeurs d’unités transmettent leurs projets de PTBA au DAF au plus tard le 1er
octobre de chaque année.
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⇒ Étape 4: Le DAF élabore le projet de PTBA du PPAAO/WAAPP – CORAF/WECARD
en consolidant les projets de PTBA des unités et le transmet au Directeur Exécutif au plus
tard le 05 octobre.
⇒ Étape 7 : Les documents adoptés seront ensuite transmis à l’IDA pour avis de non
objection au plus tard le 05 décembre.
Le progiciel de gestion comptable qui sera en place par le CORAF/WECARD dans le cadre
du PPAAO/WAAPP est un progiciel qui permet une intégration automatique des
Comptabilité Générale, Analytique et Budgétaire. Cela signifie que l'écriture saisie en une
seule fois en Comptabilité Générale, alimentera en même temps et de manière automatique et
et la Comptabilité Analytique et la Comptabilité Budgétaire.
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Le budget étant découpé par composantes et catégorie ; ces niveaux de découpage serviront
de base à la codification la comptabilité analytique et budgétaire.
Les demandes de dépenses émises par les différents centres de responsabilité budgétaire
seront vérifiées par le DAF qui s'assurera qu'elles sont effectivement prévues par le budget.
Elles sont par la suite transmises au Directeur Exécutif pour approbation et visa.
• Composantes et activités ;
• Catégories de dépenses
• grand livre qui retracera l'ensemble des écritures par codes budgétaires, les différents
niveaux de regroupement, le total des mouvements et les soldes
• balance qui sortira uniquement les totaux des mouvements, les soldes des codes
budgétaires et les différents niveaux de regroupement
A la fin de chaque mois, trimestre, semestre, le DAF éditera les Etats des réalisations
budgétaires. Les états suivants seront ainsi édités :
Le DAF transmettra une copie des états budgétaires aux différents responsables du projet pour
analyse et réajustement des activités et des prévisions budgétaires au fur et à mesure de la
mise en œuvre du projet.
A la fin de chaque exercice budgétaire, et après enregistrement de toutes les données relatives
à l'exercice, le DAF éditera les états définitifs de réalisations budgétaires annuelles. Le DAF
procédera avec chaque Directeur à l'analyse des écarts constatés par catégories, composantes
et activités. Les conclusions seront consignées dans un rapport par le DAF qui le fera
approuver par le Directeur concerné.
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4.2 Consolidation des Plans de Travails et Budgets Annuels
Le PTBA de l’URGP et ceux des UNGP seront consolidés par le Directeur Administratif et
Financier (DAF) du CORAF/WECARD après examen et approbation par les instances de
décision habilitées :
Le PTBA consolidé sera l’outil de planification principal; il exposera la manière optimale par
laquelle les moyens matériels, humains et financiers seront conjugués pour accomplir les
objectifs fixés sur 12 mois.
ii) Une présentation sommaire du budget annuel proposé avec (a) les coûts
pour chaque composante ou activité, (b) les coûts du renforcement des
capacités, (c) les frais administratifs budgétisés;
iv) Une projection des passations de marchés prévues indiquant la nature et les
quantités de biens, équipements ou services.
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4.3 Suivi des Pans de Travails et Budgets Annuels
" L’URGP et les UNGP transmettront des rapports trimestriels et des rapports annuels à
l’IDA dans les délais suivants :
L’URGP et les UNGP produiront des rapports trimestriels contenant les informations
suivantes :
Les rapports annuels reprendront la structure des rapports trimestriels et exposeront en plus de
façon plus détaillée:
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! Le bilan financier simplifié présentant une analyse des taux de réalisations
(financiers) et le RSF ;
! Le bilan par activité présentant les facteurs explicatifs ou les raisons des écarts
entre prévisions et réalisations obtenues et Éléments de solutions aux
problèmes rencontrés ;
! En Annexes : des tableaux synthèses, portant d’une part, sur les réalisations
physiques et d’autre part sur les niveaux de décaissements ou de dépenses
(réalisations financières).
Le rapport annuel consolidé comprendra principalement le bilan des activités par composante,
une analyse des processus et la situation de l'exécution du Projet (activités et résultats). Le
rapport annuel reprendra la même structure que les rapports trimestriels.
29
5 Procédures d’acquisition des biens et services
5.1 Critères d’admissibilité aux marchés
Les fonds provenant des prêts de la Banque ne peuvent être décaissés que pour régler des
dépenses au titre de travaux, de biens et de services fournis par les ressortissants des pays
membres de la Banque, et produits sur leur territoire ou en provenance des pays membres.
Les ressortissants de pays non membres ou les candidats proposant des fournitures ou des
travaux provenant de pays non membres ne sont pas admis à concourir pour l’obtention des
marchés financés intégralement ou partiellement par la Banque.
Le CORAF/WECARD mettra en place une Commission des Marchés (CM) afin de garantir la
transparence du processus de passation des marchés. La Commission des marchés sera chargé
de la réception et de l’ouverture des offres, du dépouillement et de l’évaluation technique des
offres et enfin, de l’adjudication des marchés et contrats.
Pour les marchés d’un montant supérieur ou égal à 10.000.000 F CFA, la Commission des
Marchés (CM) est composée comme suit :
- toute autre personne ressource (interne ou externe) ayant une compétence technique
avérée du bien ou du service à acquérir et dont la présence est jugée nécessaire par les
membres de droit de la commission ;
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Pour les marchés d’un montant inférieur à 10.000.000 F CFA, la Commission des Marchés
(CM) est composée comme suit :
- toute autre personne ressource (interne ou externe) ayant une compétence technique
avérée du bien ou du service à acquérir et dont la présence est jugée nécessaire par les
membres de droit de la commission.
- conseiller et de renforcer les capacités l’organisme et de ses agents sur toutes les
questions de procédures de passation des marchés de l’IDA ;
- rédiger les PV de dépouillement des offres, les rapports d’évaluation technique des
offres, les PV d’adjudication des marchés et les contrats.
Tous les dossiers relatifs à la sélection des Firmes de Consultants (listes restreintes, termes de
références, lettre d’invitation, les critères d’évaluation, la méthode de sélection, les rapports
d’évaluation, projet de contrat) seront soumis à l’examen préalable de la Banque pour les
contrats d’une valeur supérieure à l’équivalent de:
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! 100.000 USD pour les firmes de consultants
L’examen préalable de l’IDA est toujours requis, quelque soit le montant du contrat, pour ce
qui concerne les termes de références, les contrats octroyés par entente directe sans appel à
concurrence, les services de nature critique tel que déterminé par l’IDA et les avenants qui ont
pour effet d’accroître le montant des contrats au delà des limites indiquées ci-dessus.
ii) Les listes restreintes comprennent au moins 03 firmes de consultants et au plus six
(dont 02 au plus provenant d’un même pays s’il s’agit d’une consultation
internationale). Pour les contrats d’une valeur inférieure à l’équivalent de 100.000
USD, les listes restreintes peuvent contenir uniquement des consultants locaux à
condition que 03 bureaux d’études au moins capables de fournir un service de qualité
et à des coûts acceptables soient disponibles au niveau local. Si toutefois des bureaux
ou consultants individuels étrangers manifestent leur intérêt, ils doivent être aussi pris
en considération.
iii) Quand le prix n’est pas un critère de sélection, la lettre d’invitation inclura de
éléments normatifs en matière de rémunération (principalement le devis estimatif
exprimé en termes monétaire) qui permettront aux Consultants de préparer une
méthodologie adaptée au budget disponible. Ces données faciliteront la négociation
des contrats.
iv) Si le prix entre en compte pour le choix du Consultant, la lettre d’invitation indiquera
une estimation du nombre d’hommes-mois nécessaires à l’exécution de la mission.
v) Pour les contrats relatifs aux audits financiers, aux missions non complexes de nature
standard, la sélection se fera sur la base du moins disant, à condition que le
soumissionnaire concerné ait reçu au plan technique, une note égale ou supérieure à la
note minimale requise.
vi) Les services qui peuvent être rendus par des Consultants individuels (petites études,
séminaires, formation, etc.….) seront attribués parmi ceux qui ont manifesté leur
intérêt ou ceux qui auront été contactés. La sélection sera faite sur la base des
qualifications et expérience d’au moins 06 Consultants individuels.
vii) Les critères de sélection qui seront utilisés pour la sélection des Consultants, avec
leurs poids respectifs, seront indiqués dans le dossier d’appel d’offres.
viii) La non objection préalable de l’IDA sera demandée sera demandée pour les marchés
de montant supérieur à l’équivalent de 100.000 USD pour les formes et 50.000 USD
pour les Consultants individuels.
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5.5.3 Méthodes de sélection des Consultants
La passation de marchés par la méthode SBQC comprend les principales phases suivantes :
11) Transmission par le DAF de la DP aux cabinets figurant sur la liste retreinte.
1) Réception des offres et ouverture le même jour des offres techniques par la
commission habilitée ;
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5) Élaboration par le Consultant externe en passation de marchés du rapport d’évaluation
des offres techniques sur la base du PV de la commission technique ;
7) Envoi par le DAF de la Lettre d’invitation aux cabinets ayant obtenu la note minimale
requise pour l’ouverture des offres financières dont la date sera fixée de manière à
permettre aux cabinets de prendre les dispositions pour y assister ;
8) Envoi par le DAF de la Lettre d’information aux cabinets n’ayant pas la note de
qualité minimum.
3) Evaluation finale des offres et classement des cabinets par la Commission habilitée ;
34
5.5.3.2 Sélection Basée sur la Qualité Technique
35
5.5.3.3 Sélection Basée sur le Moindre Coût
Cette méthode sera retenue dans le cas de mandats à caractère standards (ex. : audits) pour
lesquels il existe des principes et des normes établis.
La passation de marchés par la méthode du Moindre Coût comprend les phases suivantes :
2) Validation des TDR par le Directeur concerné (DAF, DP, DCI) et approbation par le
DE ;
3) Évaluation des offres techniques en éliminant les consultants n’ayant pas obtenu le
score minimum requis annoncé dans la DP ;
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4) Transmission du rapport d’évaluation technique élaboré par le Consultant Externe au
DAF et au Directeur Exécutif et tout autre responsable compétent du CORAF pour
avis
5) Évaluation finale et classement sur la base de l’offre financière la plus basse, pour les
soumissionnaires retenus lors de l’évaluation technique, ayant donc obtenu la note
technique minimale (les autres sont retournées non ouvertes au soumissionnaire);
1) Invitation par le DAF du CORAF du consultant classé 1er à négocier son contrat ;
Cette méthode sera retenue dans le cas de mandats à caractère standards (ex. : audits) pour
lesquels il existe des principes et des normes établis. Le processus de passation des marchés
comprend les étapes suivantes :
5) Invitation du consultant retenu à présenter une offre technique et une offre financière ;
6) Négociation du contrat;
8) Signature du contrat;
37
5.5.3.5 Sélection par entente directe
Cette méthode ne sera employée que dans les cas exceptionnels. Les justifications seront
examinées par l’IDA dans la perspective des meilleurs intérêts du Projet en matière
d’efficience et d’économie, mais aussi d’accès équitable aux marchés. Il pourra y avoir
marché par entente directe dans les cas suivants :1) pour des services en continuation directe
avec un mandat précédent ;2) pour de très petits mandats ;3) lorsqu’une seule firme /
consultant a les qualifications nécessaires ;et 4) pour des cas d’urgence justifiée, suite à une
catastrophe.
Tous les contrats seront soumis à la non objection préalable de l’IDA et la liste des contrats
sera publiée dans le D Business et le DG Market.
Ce mode de sélection est utilisé pour les missions simples. La sélection suit les mêmes étapes
que la SBQC à l’exception des dispositions suivantes :
" L’offre financière des consultants ne doit pas dépasser le montant du budget.
Les marchés d équipements et de fournitures dont le coût estimatif est inférieur à 50.000 USD
ainsi que les produits standard de faible valeur feront l’objet d’une consultation restreinte
auprès des fournisseurs à l’échelon national ou international.
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Les marchés de fournitures d’un coût estimatif à 20.000 USD ainsi que les produits standard
de faible valeur feront l’objet d’une consultation directe auprès de fournisseurs locaux ou
internationaux ;
La non objection préalable de l’IDA est requise seulement pour les marchés supérieurs à
l’équivalent de 250.000 USD. Elle est nécessaire pour toute modification des contrats, des
spécifications, etc…. qui entraînent une augmentation de plus de 15% du prix original.
Le CORAF/WECARD doit conserver, pour des fins d’audit annuel des comptes, toutes les
pièces et courriers échangés permettant de démontrer que des consultations ont été menées
pour obtenir des prix compétitifs en accord avec les Directives de la Banque.
La procédure de passation des marchés par AOI comprend les phases suivantes :
6) Réception des commentaires et/ou Avis de non objection de l’IDA sur le DAO ;
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3) Attribution du marché par la commission des marchés habilitée ;
5) Requête d’avis de non objection de l’IDA par le Directeur Exécutif du CORAF sur la
proposition d’attribution,
La procédure de passation des marchés par AON comprend les étapes suivantes :
4) Publication par le DAF de l’Avis d’Appel d’Offres National dans la presse locale
40
5.6.2.3 Cotation des fournisseurs
La procédure de passation des marchés par entente directe comprend les étapes suivantes :
4) Signature du contrat
41
6 Procédures financières et comptables
6.1 Dispositions générales
La Banque signera un Accord de Financement avec chacun des pays participants et un Accord
de Projet avec le CORA/WECARD.
Le CORAF/WECARD fournira aux pays participants des rapports annuels d’activités, et des
rapports sur l’audit annuel des états financiers et des comptes approuvés par l’Assemblée
Générale et le Conseil d’Administration du CORAF/WECARD.
Les ressources du compte désigne des Unités Nationales de mise en œuvre seront utilisées
pour appuyer la mise en place des Centres Nationaux de Spécialisation et des guichets
nationaux de DRABC ainsi que la promotion des liens recherche – vulgarisation –
producteurs afin de faciliter l’adoption des technologies développées.
Dans ce cadre, ils élaboreront un plan comptable adapté aux besoins du PPAAO/WAAPP. De
plus, ils procéderont au paramétrage de leurs logiciels comptables existants aux
caractéristiques du PPAAO/WAAPP (composantes et activités) pour permettre la production
des infirmations comptables et financières requises par l’IDA : Etats Financiers, Etats de
Réconciliation Bancaire, Rapport Financier Intermédiaire Non Audité (RFI).
42
6.2 Procédures de décaissements des fonds
2) ouverture d’un compte désigné dans une banque commerciale acceptable par l’IDA ;
La demande d’avance initiale sera préparée par le DAF du CORAF/WRECARD. Elles sera
vérifiée par l’Auditeur Interne du CORAF/WECARD qui devra s’assurer qu’elles sont
établies correctement et justifiées par des documents probants.
Les ressources du compte désigné seront reconstituées trimestriellement, pour les maintenir à
un niveau suffisant, par la soumission à l’IDA RSF (Rapports de Suivi Financier trimestriels
Les RSF seront préparés par le DAF du CORAF/WECARD. Elles seront soumises à
l’Auditeur Interne du CORAF/WECARD qui devra vérifier que les dépenses sont éligibles et
justifiées par des documents comptables valides et probants.
Les RSF seront transmis à l’IDA au maximum 45 jours après la fin du trimestre concerné
pour examen, avis de non objection (ANO) et versement du montant sollicité dans le compte
désigné. Elles sont constituées par les documents suivants
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Les montant des renouvellements périodiques des fonds du compte désigné seront fixés en
fonction de la situation des fonds du compte désigné, des engagements et des décaissements
effectués lors de la période précédente et ceux prévus pour la période suivante et de
l’avancement physique des activités et des indicateurs de performances du Projet. Ces
informations seront fournies par le RSF trimestriel.
Les demandes de règlements sur le Compte Désigné sont préparées par le DAF du
CORAF/WECARD visées par l’Auditeur Interne après s’être assuré que la dépense est
éligible, inscrite au PTBA et justifiée par des pièces comptables probantes.
La demande de règlement sur le Compte désigné sera accompagnée des pièces suivantes :
Après visa de l’Auditeur Interne, les chèques de règlement sont établis et signés par le DAF
et transmis au DE du CORAF/WECARD pour approbation et contre signature.
Les activités du projet sont présumées se poursuivre au moins jusqu'au délai fixé par les
accords de crédits et en cas de prorogation, à la date fixée.
44
6.4.1.2 Principe de spécialisation des exercices
L'exercice comptable est fixé à un an. Conséquemment, les charges et les produits sont
comptabilisés au fur et à mesure qu'ils sont engagés ou acquis et non lors de leur encaissement
ou de leur paiement. Il est rattaché à chaque exercice les produits et les charges qui le
concernent et uniquement ceux-là.
Il consiste à respecter la valeur nominale des transactions effectuées. Par conséquent, les biens
acquis à titre onéreux sont comptabilisés à leur coût historique d'acquisition. La dérogation à
ce principe et en vertu du principe de maintien du capital financier de l'entreprise, les
conditions de réévaluation légale ou libre sont précisées par les articles 62 et 65 du règlement
relatif au droit comptable dans les états de l'UEMOA.
La prudence est définie comme "l'appréciation raisonnable des frais afin d'éviter le risque de
transfert sur l'avenir, d'incertitudes présentes susceptibles de grever le patrimoine et les
résultats de l'entreprise".
La présentation et les méthodes d'évaluation sont identiques d'un exercice à l'autre. Toutes les
modifications significatives acceptables, c'est à dire justifiées par des changements intervenus
dans les conditions d'activité ou d'utilisation, font l'objet de commentaires dans les états
financiers.
Les éléments d'actif et de passif doivent être évalués séparément. Aucune compensation ne
peut être opérée entre les postes de l'actif de ceux du passif. Il en est de même pour les
charges et les produits des soldes caractéristiques de gestion.
Selon l'article 33 du règlement relatif au droit comptable dans les Etats de l'UEMOA et de la
norme n°1 de l'International Accounting Standards Committee (I.A.S.C) "les états financiers
doivent révéler toutes les opérations dont l'importance peut affecter les évaluations et les
décisions".
"Le bilan d'ouverture d'un exercice doit correspondre au bilan de clôture de l'exercice
précédent"
45
6.4.2 Méthodes d'évaluation comptables
6.4.2.1 Immobilisations
Les immobilisations sont comptabilisées à leur coût d'acquisition c'est à dire à leur prix
d'achat toutes taxes comprises augmenté des frais de transport et d'installation.
Seules les acquisitions de biens durables d'une valeur unitaire supérieure à 30.000 FCFA
doivent faire l'objet d'une comptabilisation dans les comptes d'immobilisations. Celles qui
sont inférieures à ce montant sont directement enregistrées dans les charges de l'exercice.
Par ailleurs, les dépenses d'entretien sont prises en charge pour l'exercice au cours duquel
elles ont été encourues.
Les biens acquis à titre gratuit sont valorisés à leur valeur vénale.
Les immobilisations sont amorties suivant la méthode linéaire sur leur durée de vie.
Les immobilisations sorties de l'actif par disparition ou destruction donnant lieu à indemnité
ou cession cessent de figurer dans les comptes d'immobilisations. Les amortissements et les
provisions de toute nature correspondant à ces immobilisations sont eux-mêmes extournés de
leurs comptes respectifs.
Les immobilisations mises hors service ou en rebut et non susceptibles d'être cédées seront,
après amortissement complet, sorties de l'actif par annulation avec les amortissements
correspondants.
Les engagements des bailleurs de fonds du projet sont constatés dans les comptes de créances
à long terme et de subventions suivant la date prévue pour la réception des fonds.
Le taux de conversion utilisé pour la prise en compte des décaissements successifs est le cours
du jour.
6.4.2.3 Stocks
Les stocks sont évalués au coût unitaire moyen pondéré. Ils font l'objet d'une provision pour
dépréciation si leur valeur est inférieure à celle du marché à la date de clôture.
Les articles obsolètes ou inutilisables font l'objet de réforme et de constatation d'une perte au
cours de l'exercice.
Les charges et les produits sont comptabilisés au fur et à mesure qu'ils sont engagés ou acquis.
Les subventions d'exploitation sont considérées comme acquises dès que la charge à couvrir
est dûment engagée.
46
6.4.3 Le plan comptable
# Une Nomenclature Budgétaire qui codifiera les différentes dépenses selon leurs
sources de financement (IDA, Contrepartie GVT) et leur nature et catégorie ;
Le CORAF/WECARD s'assurera que sur une base trimestrielle, les RFI sont produits et
transmis à la Banque, au plus tard 45 jours après la fin du trimestre en question. Le premier
RFI sera remis à l’IDA au plus tard un mois après la fin du premier trimestre civil suivant la
date d’entrée en vigueur et couvrira la période allant des premières dépenses engagées dans le
cadre du Projet jusqu’à la fin dudit premier trimestre civil.
Le CORAF/WACARD devra également produire des états financiers annuels conformes aux
normes SYSCOA et IFAC renseignant sur :
ii) Le Détail des charges prévues et réalisées pour chaque composante permettant
notamment de rapprocher les coûts des quantités physiques prévues (contrôle
de gestion) ;
iii) Les ressources mises à disposition selon les différents axes d’analyse ;
iv) L’analyse du Résultat Financier qui combinera les ressources et les emplois
(TAFIRE : tableau financier des ressources et emplois);
47
v) Le Financement du Projet qui analysera les prévisions de mobilisation et
d’utilisation des crédits et mettra en évidence les résultats financiers
prévisionnels ;
vii) Un État de Reconstitution du Solde de Trésorerie qui analysera tous les flux de
trésorerie entre le projet et les partenaires financiers et qui servira à justifier le
bon fonctionnement du système de Compte désigné (avance de trésorerie).
La comptabilité du Projet fera l’objet d’un audit annuel régulier par une firme d’audit
indépendante et qualifiée conformément aux normes internationales d’audit (International
Standards on Auditing).
i) Faire réviser les comptes et les écritures comptables du Projet selon les
principes et normes comptables communément admises par des auditeurs
indépendants acceptables par l’IDA ;
ii) Fournir à l’IDA au plus tard 06 mois après la fin de l’exercice auquel il se
rapporte, un rapport d’audit annuel des comptes par lesdits auditeurs dont la
portée et l’étendue seront définis par des TDR acceptables par l’IDA ;
Les comptes et les états financiers du projet sont tenus dans le respect des principes
comptables fondamentaux suivants :
• l'utilisation des fonds mis à la disposition du projet doit être justifiée par des pièces
comptables ;
• la sincérité des comptes du projet ainsi que la régularité des opérations financières
doivent être établies par l'avis d'un expert indépendant.
• les comptes du projet doivent être vérifiés et certifiés à chaque exercice par un cabinet
d’audit indépendant acceptable par l’IDA ;.
48
• des vérifications spéciales peuvent être exigées à tout moment par l’IDA par le biais
de ses services chargés des décaissements (rapport spécial en vue de l'autorisation d'un
décaissement);
Les auditeurs formuleront leur opinion sur : i) les Etats Financiers du projet ; ii) le Compte
Spécial ; iii) la Situation des Etats certifiés de dépenses ; iv) Les procédures et le contrôle
interne (management letter report) ; v) le suivi physique des immobilisations acquis dans le
cadre du PPAAO/WAAPP.
49
7 Le Suivi-évaluation du Projet
Au niveau régional, les CORAF/WECARD sera chargé, en relation avec des agences
régionales ou internationales spécialisées, de la mise à jour des indicateurs sur la productivité
agricole pour l’ensemble des pays de la CEDEAO à partir de l’étude conduite avec l’appui de
IFPRI en 2006. La mise à jour sera effectuée avant la revue à mi-parcours du projet (année 3
après l’entrée en vigueur) et avant la clôture du projet pour les besoins du rapport de fin de
projet (ICR). Elle permettra de définir trois types d’indicateurs sui serviront de base à
l’évaluation des performances du projet :
Au niveau des pays, les Centres Nationaux de Spécialisation (CNS) seront chargés de mesurer
l’impact des technologies produites et diffusées avec l’appui du projet. Ils conduiront des
enquêtes auprès des paysans pour mesurer les indicateurs sur l’amélioration de la productivité
et l’adoption des technologies. Ils réaliseront également des analyses de filières et de
référencements pour d’une part, identifier les carences en matière de connaissances et les
domaines clés des futurs programmes de recherche, et d’autre part, mettre à jour les progrès et
les performances des pays par rapport aux filières.
Sur la base du SSE, chaque pays produira des rapports trimestriels et des tableaux de bord sur
les secteurs prioritaires nationaux, les dons destinés à la recherche et les résultats. Le
CORAF/WECARD produira un rapport consolidé basé sur les rapports des pays et sur ses
propres études et qui sera distribué à tous les pays de la CEDEAO.
50
7.1.3 La mesure et le suivi de s impacts environnementaux et sociaux
Pour ce faire, les indicateurs suivants devront être mesurés dans le cadre du système de suivi-
évaluation des activités du Projet pour satisfaire les directives de l’IDA en matière de
Politique de Sauvegarde:
Le CORAF/WECARD est entrain de développer une base de données sur les technologies
améliorées, les publications scientifiques et les compétences en matière de recherche agricole
disponibles dans la sous région.
Les pays participants ont mise en place des systèmes nationaux de SE de leurs SNRA,
interfacés avec Internet. Le PPAAO/WAAPP recommande à chaque pays d’ouvrir une fenêtre
«PPAAO/WAAPP » dans son système de SE qui servira à alimenter la base de données et le
SSE qui seront mis en place par le CORAF/WECARD au niveau régional.
51
7.2.2 Le manuel de Suivi Evaluation des activités
Une évaluation indépendante des sous projets financés sur les fonds compétitifs sera conduite
chaque année à partir de la fin de l’année 2, par rapport à la date d’entrée en vigueur du projet.
Cette évaluation rendra compte à travers une approche tableau bord de :
52
! la qualité de la gestion financière des dons,
A mi-parcours (c'est-à-dire deux ans après le début du Projet) et vers la fin du Projet, le
CORAF/WECARD produira des rapports de synthèse qui évalueront les résultats obtenus,
notamment par rapport à l’état des lieux initial.
Les évaluations externes à mi-parcours et finale utiliseront les données et analyses produites
lors de la supervision, des enquêtes et du S&E et seront réalisées par des consultants/firmes
externes. Elles permettront de mesurer :
! Les performances des CNS et des Agences Nationales de gestion des DRABC au
regard des indicateurs de performance du PPAAO/WAAPP ;
Les Tableaux ci-après relatifs au Cadre des résultats et de suivi-évaluation (page 56 à 57)
d’une part, et aux Mécanismes de suivi des résultats (58 à 60) d’autre part, présentent les
indicateurs de résultats du Projet par composantes et sous composantes,
53
Cadre de résultats et de suivi-évaluation
ODP Indicateurs d’impacts du Projet Utilisation des informations
Générer et disséminer des technologies améliorées dans Au moins trois (3) technologies améliorées dans au moins Mesurer l’augmentation de la productivité dans les filières
les filières prioritaires de la région (tubercules, riz, trois filières prioritaires de la région ont été diffusées par prioritaires.
céréales, bétail, légumes, coton, fruits, oléagineux) les pays participants à la fin de la phase1 du Projet.
Mesurer la pertinence et l’efficacité du développement et
L’amélioration de la productivité agricole avec au moins du transfert des technologies
une des technologies améliorées est de 15% ou plus.
Résultats intermédiaires Indicateurs des résultats par composantes Utilisation des résultats du suivi
Trois (3) comités nationaux pour l’enregistrement des Evaluer l’amélioration des procédures nationales en
matériels génétiques et des pesticides sont opérationnels matière de dissémination des technologies améliorées
Un système d’information sur la recherche et les Evaluer l’efficacité de la dissémination des technologies
technologies agricoles avec une interface Internet est
développé et entretenu par le CORAF
Concordance des priorités nationales avec les priorités Des CNS dans les filières prioritaires nationales et Mesurer le niveau d’harmonisation et de la concordance
régionales dans les SNRA des pays participants renforcée régionales ont été mis en place dans les pays participants des SNRA par rapport aux filières prioritaires régionales
au sein de leur SNRA
Au moins 30 chercheurs impliqués dans la mise en place Mesurer l’accès des CNS à d’autres chercheurs de la
des CNS ont bénéficié de programmes d’échanges région et de l’étranger
destinés à ouvrir l’accès des centres aux scientifiques de
la région et ceux de l’étranger
54
Composante 3 : Financement du développement et de l’adoption des technologies améliorées
Un système régional de fonds compétitifs pour la Assurer la mise en œuvre des activités de R&D
Les mécanismes de financement d’une recherche agricole recherche agricole et le financement de programme multi
sont orientés sur les priorités nationales et régionaux, pays dans les filières prioritaires de la région est mis en
transparents et renforcés place par le CORAF
Tous les projets de R&D financés reflètent les priorités Vérifier la pertinence des activités des R&D
nationales et régionales
Au moins 85% des sous projets en R&D achevés ont été Evaluer la performance des activités de R&D
mis en œuvre de façon satisfaisante selon l’évaluation
d’un panel d’experts indépendants
Au moins 80% des activités du PTA, du budget et plan de Vérifier la conformité des exigences fiduciaires et
Un système efficace de coordination et de gestion du passation des marchés ont été exécutés en conformité l’efficacité de la mise en œuvre
Projet mise en place avec le Manuel d’Exécution les procédures IDA en
matière de passation des marchés des marchés et de
gestion financière
Tous les rapports d’activités du Projet sont soumis dans Vérifier l’efficacité du système de coordination et de suivi
les 45 jours après la fin de la période couverte par le
rapport
Tous les sous projets financés et comprenant un plan de Evaluer la conformité des sous projets DRABC financés
gestion environnementale ont mis en œuvre ledit plan de avec les politiques de sauvegarde de la Banque
manière satisfaisante
55
Mécanismes de suivi des résultats
Indicateurs de résultats Données Valeurs ciblées Collecte des données et établissement des
de rapports
référence
AN 1 AN 2 AN 3 AN 4 AN 5 Fréquence et Instruments Responsables
rapports de collecte collecte des
des données données
L’amélioration de la productivité DB = 100 125 125 125 125 125 Annuel Enquêtes et Pays
agricole avec au moins une des évaluations participants et
technologies améliorées est de annuelles CORAF
15%ou plus
Composante 1 : Coopération
régionale
Des règlementations communes Pas mises Adoptées Adoptées Adoptées Adoptées Annuel Missions de CORAF
pour l’enregistrement du matériel en place supervision et
génétique et des pesticides ont été évaluations
adoptées au niveau de la annuelles
CEDEAO
56
Un système d’information sur la 1 1 1 1 1 1 Annuel Missions de
recherche et les technologies supervision et
agricoles avec une interface évaluations
Internet est développé et entretenu annuelles
par le CORAF
Composante 2 : Centres
Nationaux de Spécialisation
Composante3 :
Développement de
Technologie
Tous les projets de R&D financés ND 100% 100% 100% 100% 100% Annuel Enquêtes et CORAF et
reflètent les priorités nationales et évaluations pays
régionales annuelles
57
participants
Composante 4 : Gestion et
Coordination
58
8 Principaux documents types
59