Gérer les délais

Ce cours vous est proposé par Deborah Arnold et Pascal Corbel, Université Paris-Saclay, et
AUNEGe, l’Université Numérique en Économie Gestion.

Table des matières

Objectifs d’apprentissage ..................................................................................................... 2

Introduction ............................................................................................................................. 2

La gestion des délais dans la phase de réalisation et de contrôle ..........................................2

Les délais : variable centrale de pilotage des projets ...............................................................3

Le suivi de l’avancement du projet ..................................................................................... 3

L’utilisation du diagramme de Gantt pour suivre l’avancement d’un projet ................ 4

Planning sans retard ........................................................................................................................4

Planning avec retard .......................................................................................................................5

Les déclarations de temps et d’avancement .................................................................... 6

Conclusion ............................................................................................................................... 6

Références ............................................................................................................................... 7

1
Objectifs d’apprentissage
A l’issue de ce cours, vous serez en mesure :

− De situer la gestion des délais dans le cycle de vie d’un projet

− De comprendre les enjeux du suivi de l’avancement d’un projet
− D’utiliser un diagramme de Gantt pour suivre l’avancement d’un projet

Introduction
Dans ce cours nous commençons par situer la gestion des délais dans le cycle de vie d’un projet.
Nous présentons ensuite les principes de base et les enjeux avant d’illustrer l’utilisation du
diagramme de Gantt à cet effet à partir d’un exemple concret de planning sans et avec retard.
Nous abordons également la question du suivi d’avancement à l’aide d’un logiciel de gestion
de projet et de fiches d’avancement.

La gestion des délais dans la phase de réalisation et de contrôle

Nous sommes dans la phase de réalisation et de contrôle du projet, qui consiste à mener à bien
toutes les tâches pour réaliser le résultat final du projet (le produit ou le service). La gestion des
délais fait partie des responsabilités du chef de projet.

Avant-projet
• Identifier et comprendre le besoin
• Opportunité
• Faisabilité & risques

Clôture Initialisation
• Acter la recette • Introduire le chef de projet
• Faire le bilan • Définir l'équipe projet
• Capitaliser • Définir et estimer le projet
• Planifier le projet

Réalisation et contrôle
• Lancer le projet (kick-off)
• Concevoir, réaliser et déployer
• Gérer la qualité, les coûts et les délais
• Rendre compte
• Ajuster si nécessaire

Figure 1 : La gestion des délais dans le cycle de vie d'un projet

Gestion de projet, Deborah Arnold & Pascal Corbel, AUNEGe, CC – BY NC ND 2

Les délais : variable centrale de pilotage des projets
Les délais conditionnent pour une bonne part l’utilisation des ressources. Le non-respect des
délais a généralement des conséquences négatives sur les bénéfices dégagés. Or, le pilotage
des délais d’un projet est complexe. Un projet peut généralement être décomposé en plusieurs
sous-projets et de nombreuses tâches élémentaires. Le non-respect des délais sur une tâche peut
parfois avoir des conséquences sur la date de démarrage d’une autre tâche. Il n’est donc guère
étonnant que les outils de base de la gestion de projet soient des outils de gestion des délais.

Le suivi de l’avancement du projet

Le planning de référence du projet est distribué à tous les acteurs. Le chef de projet recueille
l'information sur l'avancement réel du projet et enregistre le début, le pourcentage
d'avancement et/ou la fin de chaque tâche du projet dans un logiciel de gestion de projet.

Le recueil de l'information peut se faire par la transmission au chef de projet via les responsables
de lots de travaux de fiches de suivi d'avancement physique des tâches à des intervalles de
temps réguliers (chaque semaine par exemple).

Lors des réunions de suivi d'avancement programmées par le chef de projet doivent être
analysés les écarts entre la situation réelle et le planning de référence.

Les logiciels de gestion de projets gardent en mémoire le planning de référence et peuvent aussi
recalculer le planning en fonction des dates réelles permettant ainsi de voir les conséquences
de l'état actuel du projet sur les tâches futures. Certains logiciels montrent par une ligne brisée
symbolisant la date du jour les retards/avances des différentes tâches du projet.

Lors des réunions de suivi d'avancement le chef de projet et son équipe mettent en place des
actions correctives permettant de corriger les écarts à condition que celles-ci ne dépassent pas
les prérogatives du chef de projet définies dans sa mission. Ces actions correctives peuvent être
des modifications du planning, si les modifications du planning interviennent sur le chemin
critique1 d'autres actions peuvent être envisagées afin de ne pas modifier la date de fin du projet.
Par exemple l'augmentation des ressources affectées à une tâche afin de rattraper le retard
constaté peut être une action corrective, la réalisation de la tâche par un partenaire extérieur,
ou la réalisation de la tâche en plusieurs parties. (Casanova & Abécassis, 2012)

1Le chemin critique relie l’ensemble des tâches pour lesquelles un retard entraînerait un décalage des dates
pour l’ensemble du projet. Certains outils, comme le PERT, sont conçus pour identifier ce dernier. Attention, en
cas de retard important sur une tâche non identifiée comme critique, celle-ci peut le devenir.

Gestion de projet, Deborah Arnold & Pascal Corbel, AUNEGe, CC – BY NC ND 3

L’utilisation du diagramme de Gantt pour suivre
l’avancement d’un projet
Le diagramme de Gantt montre l’ensemble des tâches d’un projet et leur déroulement dans le
temps. Établi avant de lancer le projet, ce diagramme sert d’outil de planification prévisionnelle.
Mais c’est aussi un outil performant de gestion des délais lors de la phase de réalisation et de
contrôle.

Planning sans retard

Dans cet exemple de diagramme de Gantt pour la production d’une vidéo destinée à un
MOOC (Cours en ligne massif et ouvert), l’avancement du projet est représenté par des traits
noirs. La date du jour est représentée par le trait vertical (pointillé rouge). Nous sommes donc le
lundi 16 janvier 2023. Le trait noir indique que la tâche « Écrire le scénario » a été complétée
comme prévu. Concernant les deux tâches « Préparer les visuels » et « Écrire le discours » les traits
noirs arrivent jusqu’à la date du jour. Il n’y a donc aucun retard.

Figure 2 : Planning sans retard

Gestion de projet, Deborah Arnold & Pascal Corbel, AUNEGe, CC – BY NC ND 4

Planning avec retard
Dans cette deuxième version du diagramme de Gantt, le trait noir pour la tâche « Préparer les
visuels » s’arrête avant la date du jour. Et pour la tâche « Écrire le discours » il n’y a pas du tout de
trait noir, ce qui implique que celle-ci n’a même pas commencé. Il y a donc un retard sur ces
deux tâches de l’étape de conception. Par ailleurs, afin de filmer la séquence, il faut avoir
terminé ces deux tâches. En l’absence de mesures correctives, le retard subi dans l’étape de
conception aura un impact sur les délais pour la suite du projet.

Le chef de projet devra d’abord comprendre les raisons de ces retards pour décider des mesures
correctives pertinentes. Ces raisons peuvent être nombreuses :
- Une surcharge de travail pour l’infographiste en charge des visuels
- Une mauvaise compréhension des consignes par l’infographiste
- Des visuels « source » de mauvaise qualité qui nécessitent plus de temps d’intervention
- La non-disponibilité de l’enseignant pour écrire le discours

Si nous regardons de près, nous constatons une marge de trois jours la semaine du 23 janvier. Le
chef de projet devra agir vite dès le 16 janvier pour éventuellement reprogrammer le tournage
à la fin de semaine du 23 en mettant en place des moyens pour rattraper le retard dans l’étape
de conception, par exemple en affectant des ressources supplémentaires à la préparation des
visuels, en simplifiant le résultat attendu, ou en décalant la finalisation des visuels pour une
intégration en post-production. Toutefois, cette dernière solution aura un impact sur la durée de
la post-production ! Pour ce qui relève de l’écriture du discours, le chef de projet n’a guère de
solutions, si ce n’est rappeler à l’enseignant le besoin de disposer du discours le jour du tournage
et proposer de décaler celui-ci au vendredi 27 janvier. Sous réserve bien entendu de la
disponibilité de l’équipe de tournage, du plateau et du matériel ce jour-là !

Figure 3 : Planning avec retard

Gestion de projet, Deborah Arnold & Pascal Corbel, AUNEGe, CC – BY NC ND 5

Les déclarations de temps et d’avancement
Certains logiciels de gestion de projet permettent aux membres de l’équipe projet de renseigner
le temps passé sur les tâches sous leur responsabilité, soit en temps réel, soit par des rapports
journaliers ou hebdomadaires. En l’absence d’une telle fonctionnalité, le chef de projet peut
mettre en place un système de fiches d’avancement, à compléter par chaque membre de
l’équipe projet.

Projet : MOOC eLene4Life Semaine du 2 au 6 janvier

Nom : Éloïse A.
Rôle dans le projet : réalisateur

N° tâche Intitulé Temps passé % avancement Charge restante

(heures) (heures)
7 Écrire le scénario 40 100 0

Tableau 1 : Exemple de fiche d'avancement

L’avantage de ce type de fiche est de pouvoir comparer le temps passé avec le niveau
d’avancement. En effet, la personne en question peut avoir consommé tout le temps affecté à
la tâche sans avoir terminée celle-ci. L’inconvénient est le temps que les acteurs projet doivent
passer à remplir ces fiches au lieu de travailler sur le projet lui-même. Le chef de projet devra
donc identifier et mobiliser des solutions de suivi qui n’alourdissent pas trop le côté administratif
tout en lui permettant de suivre de près l’avancement du projet.

Conclusion
Dans ce cours nous avons situé la gestion des délais dans le cycle de vie d’un projet, à savoir
dans la phase de réalisation et de contrôle. Nous avons présenté les principes de base de la
gestion des délais et illustré l’utilisation du diagramme de Gantt à cet effet à partir d’un exemple
concret. Nous avons également abordé la question du suivi d’avancement à l’aide d’un logiciel
de gestion de projet et de fiches d’avancement.

De manière générale, plus les moments de contrôle d’avancement sont rapprochés, plus le chef
de projet sera en mesure d’identifier les risques liés aux éventuels retards pour mettre en œuvre
des mesures correctives. Cependant, le chef de projet devra veiller aussi au bien-être des
membres de l’équipe car une application trop rigide de la gestion des délais peut être source
de stress et de démotivation.

Gestion de projet, Deborah Arnold & Pascal Corbel, AUNEGe, CC – BY NC ND 6

Références
Casanova, G., & Abécassis, D. (2012). La phase de réalisation. Gestion de Projet.
AUNEGe/Université de Lorraine.

Comment citer ce cours ?

Gestion de Projet, Deborah Arnold et Pascal Corbel, AUNEGe (http://aunege.fr), CC – BY NC

ND (http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/4.0/).

Cette œuvre est mise à disposition dans le respect de la législation française protégeant le droit
d'auteur, selon les termes du contrat de licence Creative Commons Attribution - Pas d'Utilisation
Commerciale - Pas de Modification 4.0 International (http://creativecommons.org/licenses/by-
nc-nd/4.0/). En cas de conflit entre la législation française et les termes de ce contrat de licence,
la clause non conforme à la législation française est réputée non écrite. Si la clause constitue un
élément déterminant de l'engagement des parties ou de l'une d'elles, sa nullité emporte celle
du contrat de licence tout entier.

Figures

Figure 1 : La gestion des délais dans le cycle de vie d'un projet ........................................................... 2

Figure 2 : Planning sans retard ....................................................................................................................... 4

Figure 3 : Planning avec retard ..................................................................................................................... 5

Tableaux

Tableau 1 : Exemple de fiche d'avancement............................................................................................ 6

Gestion de projet, Deborah Arnold & Pascal Corbel, AUNEGe, CC – BY NC ND 7