Guide des archives hospitalières

Volume 1 : méthodologie et procédures

LA COMMUNICATION D’ARCHIVES MEDICALES

La communication est assurée au sein de l’établissement, le prêt à domicile d’archives publiques étant
formellement interdit.

Secret médical et discrétion professionnelle

Deux notions sont à prendre en compte dans l’exercice du métier d’archiviste :

- Le secret médical concerne toutes les informations confiées, mais aussi tout ce qui a pu être
vu, entendu et compris. Cette notion est réglementée par les articles 226-13 et 226-14 du Code
Pénal.

Le code de la Santé Publique précise dans son article L1110-4 qu’ « Il s'impose à tout
professionnel de santé, ainsi qu'à tous les professionnels intervenant dans le système de
santé ». L’archiviste est donc concerné, ainsi que toute personne intervenant dans les locaux ou
participant au fonctionnement du service : stagiaires ou contractuels, professionnel intervenant
dans la maintenance de matériel ou l’entretien des locaux. L’archiviste ne doit pas manquer
d’informer ces personnels.

- La discrétion professionnelle s’applique aux fonctionnaires dans l’article 26 de la loi n°83-634

du 13 juillet 1983 relative aux droits et obligations des fonctionnaires, et repris dans la charte de
la personne hospitalisée.

Le secret médical n’est pas délié après la mort du patient et le délit de violation du secret est
réglementé par l’article 226-13 du Code Pénal. L’archiviste peut également encourir des sanctions
disciplinaires et civiles (préjudice).

Nature des archives médicales

Les archives médicales sont essentiellement composées des dossiers médicaux dans les
établissements du secteur de la santé mentale. Il existe néanmoins des documents de fonctionnement
dans les services médicaux qui contiennent des informations médicales comme :
- Les guides journaliers, cahiers de rapport, cahiers de liaison : plusieurs dénominations
existent pour ces registres concernant la composition de l’équipe infirmière, les consignes de
fonctionnement, les consignes de soins pour les patients et les mouvements d’entrées et
sorties du service ;
- Les cahiers de la chambre d’isolement.
Les documents de fonctionnement sont communicables uniquement aux services qui les ont produits
ou versés. En raison des informations médicales contenues, ils ne peuvent être communiqués
directement à un membre du personnel administratif, même dans le cas d’une recherche de type
administratif. Ce sera alors au service versant de retirer le document et de communiquer lui-même
l’information administrative.

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En effet, la loi n’autorise pas un membre du personnel administratif même responsable de direction à
se faire communiquer des informations médicales. A contrario, il existe des documents administratifs
contenant de l’information médicale, rédigés et gérés par les services administratifs.

La communication du dossier médical

1. Communication aux services du centre hospitalier

1.1 Communication aux services par le service des archives

Les dossiers sont communiqués pour le médecin responsable du traitement d’un patient, et c’est
bien souvent un membre du personnel qui vient le retirer. Dans certains établissements, le dossier
peut être transmis par courrier interne, mais cela implique une bonne organisation de ce service.
Il est souhaitable que les personnes soient habilitées à demander les dossiers de part leur fonction
dans l’établissement, et qu’elles soient identifiables par le service des archives : listes, cartes
professionnelles…

Même si l’accès et le secret sont partagés collectivement par tous les intervenants du soin, il faut
veiller à ce qu’aucun membre du personnel n’utilise ce droit à des fins personnelles : la seule qualité
de médecin ou de membre du personnel hospitalier ne suffit pas pour accéder à un dossier médical.

La demande peut être adressée par téléphone, messagerie ou fax. Il est préférable que le demandeur
formule la demande avant de se déplacer aux archives.

Rappelons qu’il faire attention au téléphone, car l’on n’est jamais sûr de l’identité de son interlocuteur,
surtout pour les appels passés depuis l’extérieur. La loi punit d’un an de prison et jusqu’à 15 000
euros d’amende la personne qui obtiendrait ou tenterait d’obtenir des informations (article L 1110-4 du
Code de la Santé Publique).

Dans certains établissements, ou dans certains services, le fait de dire simplement que l’on a un
dossier, peut être préjudiciable pour le patient, car cela pose déjà le diagnostic : psychiatrie, IVG, etc.
Pour mener aisément une recherche, il faut obtenir le plus d’information possible sur le patient, se
méfier des homonymes et des noms multiples pour les femmes.

Une fois le dossier trouvé, on peut placer une fiche fantôme à sa place afin de faciliter un
reclassement ultérieur. Cela permet également de gérer l’emprunt (date et le nom de l’emprunteur).

Pour suivre le mouvement du dossier et faire des relances pour son réarchivage, l’archiviste peut
s’informer des raisons de l’emprunt : hospitalisation, courriers, demande d’information, etc. Des délais
d’emprunt sont définis.

Le règlement des archives hospitalières de 1968 dans son article 21 indique la tenue obligatoire d’un
registre des communications où les emprunts sont à consigner. Il est vivement conseillé de faire
signer un bulletin de communication. Le registre ne doit pas se substituer au bulletin qui engage
l’emprunteur et décharge l’archiviste. Ce document permet aussi à l’archiviste de suivre plus
facilement les emprunts. (Voir formulaire de retrait d’un document d’archives).
Le registre des communications constitue une sorte de « main courante » : il permet de noter les
recherches sans suite, qui nécessitent souvent plus de temps que les recherches satisfaites. D’autre
part, les mouvements de dossier peuvent être saisis dans l’informatique pour les services disposant
de cet outil.

Le dossier remis doit être placé dans un conditionnement clos, de manière à assurer une protection
de la confidentialité du dossier : enveloppe, boite, sacoche, etc. qui pourra être estampillé
« confidentiel ».
Des protections particulières (mallettes sécurisées) pourront être prises lors du transport du dossier
dans un véhicule, notamment vers les structures extérieures de l’établissement.

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L’archiviste peut pointer la liste des entrées journalières pour faciliter le fonctionnement du service des
archives, et anticiper les demandes des services médicaux,: cela permet de limiter la création de
doublons, d’assurer une mise à disposition plus rapide, d’avoir une information sur un patient qui
n’aurait pas envie ou ne serait pas en mesure de parler de ses antécédents dans l’établissement.
Cette démarche s’intègre dans une politique de dossier unique du patient.

1.2 Communication aux services du centre hospitalier pendant la fermeture du service des
archives

L’emprunteur s’assure auprès des unités de soins que le patient n’a pas été hospitalisé récemment et
que son dossier ne s’y trouve pas encore.
L’entrée dans le service des archives est réservée aux personnes dûment habilitées par leur fonction
sous la responsabilité du directeur de garde. Il laisse pour l’archiviste une trace de l’emprunt (bulletin
de communication) et veille à ne pas déclasser les documents.

Réglementer ce type de procédure est nécessaire pour assurer la continuité du service public
hospitalier et éviter des dysfonctionnements. Ce type de communication, en dehors des heures et
jours d’ouverture, doit rester exceptionnel et relever de l’urgence médicale. (Voir exemple de
procédure)

2. Communication à des personnes extérieures à l’établissement

Il est possible de consulter librement et sans avoir à se justifier les dossiers médicaux tombés dans le
domaine public :
« Le délai au-delà duquel les documents d'archives publiques peuvent être librement consultés
est porté à : a) Cent cinquante ans à compter de la date de naissance pour les documents
comportant des renseignements individuels de caractère médical ; (…) »
Extrait de l’Article L213-2 du Code du Patrimoine

2.1 La réglementation de la communication à une personne extérieure au corps médical

ƒ La communication du dossier médical au patient

Pendant longtemps, le dossier médical était accessible par l’intermédiaire du médecin. Avec la loi
2002-303 du 4 mars 2002, le patient accède directement à son dossier médical quel qu’en soit son
support, sauf dans le cas de l’hospitalisation sans consentement.

L’article. L. 1111-7 du Code de la Santé Publique précise que « Toute personne a accès à l'ensemble
des informations concernant sa santé détenues par des professionnels et établissements de santé,
qui sont formalisées et ont contribué à l'élaboration et au suivi du diagnostic et du traitement ou d'une
action de prévention, ou ont fait l'objet d'échanges écrits entre professionnels de santé, notamment
des résultats d'examen, comptes rendus de consultation, d'intervention, d'exploration ou
d'hospitalisation, des protocoles et prescriptions thérapeutiques mis en oeuvre, feuilles de
surveillance, correspondances entre professionnels de santé, à l'exception des informations
mentionnant qu'elles ont été recueillies auprès de tiers n'intervenant pas dans la prise en charge
thérapeutique ou concernant un tel tiers. Elle peut accéder à ces informations directement ou par
l'intermédiaire d'un médecin qu'elle désigne et en obtenir communication (…) ».

L’article R 1112-9 du Code de la Santé Publique rappelle cette obligation faite aux établissements de
mentionner dans le livret d’accueil les conditions d’accès aux informations de santé.

La Haute Autorité de Santé a formulé des recommandations1 pour prévenir de nombreuses craintes
formulées par les professionnels de santé (contentieux, écrits pouvant blesser le patient ou sa famille,
quiproquos, incompréhension, mauvaise interprétation, langage technique, etc.).

1
Recommandations pour la pratique clinique : Accès aux informations concernant la santé d’une personne.
Modalités pratiques et accompagnement. HAS – décembre 2005

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Quelques exemples de questions récurrentes en matière de communication du dossier médical du
patient :

• Les notes personnelles

La HAS indique que « C’est dans la mesure où certaines notes des professionnels de santé ne sont
pas destinées à être conservées, réutilisées ou le cas échéant échangées, parce qu’elles ne peuvent
contribuer à l’élaboration et au suivi du diagnostic et du traitement ou à une action de prévention
qu’elles peuvent être considérées comme personnelles et ne pas être communiquées : elles sont
alors intransmissibles et inaccessibles à la personne considérée comme aux tiers, professionnels ou
non ».

• Les informations recueillies auprès de tiers n'intervenant pas dans la prise en charge
thérapeutique ou concernant un tel tiers ne doivent pas être communiquées et sont donc extraites du
dossier lors de la communication.

• Le patient doit être informé du caractère strictement personnel de la démarche de

communication, qu’il n’est pas obligé de divulguer ce dont il a pu avoir connaissance, sous l’influence
de son entourage ou de tiers ayant une démarche commerciale en vue de collecter des informations
médicales : prêts, assurance vie, banques, etc.
A contrario, une personne dispose du droit d’être tenue dans l’ignorance d’un diagnostic ou d’un
pronostic grave, sauf affection transmissible.

• La possibilité de passer par l’intermédiaire d’un médecin reste proposée, et même

recommandée en raison des risques que feraient courir à la personne concernée la connaissance
sans accompagnement de certaines informations. L’intéressé peut lui même désigner cet
intermédiaire.
Il est également possible de se faire accompagner par une tierce personne dite « personne de
confiance » : le médecin devra alors informer le patient que cette personne aura connaissance
d’informations personnelles pouvant toucher son intimité. Il devra également informer la tierce
personne qu’elle est tenue pénalement de respecter la confidentialité des informations délivrées.

ƒ La communication avec intermédiaire : l’hospitalisation sous contrainte

L’article L 1111-7 du Code de la Santé Publique indique qu’« A titre exceptionnel, la consultation des
informations recueillies, dans le cadre d'une hospitalisation sur demande d'un tiers ou d'une
hospitalisation d'office, peut être subordonnée à la présence d'un médecin désigné par le demandeur
en cas de risques d'une gravité particulière. En cas de refus du demandeur, la commission
départementale des hospitalisations psychiatriques est saisie. Son avis s'impose au détenteur des
informations comme au demandeur ».
La commission départementale dispose de deux mois pour se prononcer : son avis d’impose au
patient comme au médecin

ƒ Communication au majeur sous régime de protection

L’accès est direct pour les personnes placées sous sauvegarde de justice ou curatelle.
Pour les personnes sous tutelle, l‘accès est exercé par le représentant légal.

ƒ Communication au mineur

L’accès du mineur à son dossier médical se fait par l’intermédiaire du médecin.

L’article L. 1111-7 du Code de la Santé Publique indique que « Sous réserve de l'opposition prévue à
l'article L. 1111-5, dans le cas d'une personne mineure, le droit d'accès est exercé par le ou les
titulaires de l'autorité parentale. A la demande du mineur, cet accès a lieu par l'intermédiaire d'un
médecin ».

L’article L 1111-2 du Code de la Santé Publique précise qu’un mineur a le droit de recevoir
l’information et de participer à la prise de décision le concernant. Il est alors nécessaire d’adapter le
discours et les explications à l’âge et la maturité du mineur.

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Mais le mineur peut limiter et refuser ce droit d’accès comme le prévoit l’article L. 1111-5 du Code de
la Santé Publique notamment pour des soins pour lesquels le mineur ne voudrait pas que ses parents
soient informés. Cette opposition peut se limiter à un seul des deux parents.

Le mineur émancipé dispose des mêmes droits que le patient majeur (2). Les parents ne peuvent plus
accéder aux informations médicales une fois l’enfant majeur. Cette restriction s’applique aussi à la
période où l’enfant était mineur.

ƒ Communication aux ayants-droits

L’ayant-droit se définit comme le successeur du défunt au sens du code civil :

- les héritiers (même ceux n’appartenant pas à la première génération) ;
- le conjoint survivant ;
- les légataires universels ou à titre universel.

La personne, qui entretenait une relation de concubinage, sauf dispositions testamentaires

particulières, n’est pas un ayant-droit.

La demande doit être motivée et répondre à l’un de ses trois motifs :

- connaître les causes du décès ;
- défendre la mémoire du défunt ;
- faire valoir ses droits.

La communication est possible si le défunt n’a pas fait savoir de son vivant qu’il s’opposait à la
communication de son dossier médical (article L.1110-4 du Code de la Santé Publique).
L’établissement ne peut refuser la communication à un héritier même s’il a connaissance d’un litige ou
d’une procédure opposant les héritiers3.

2.2 La réglementation de la communication à un professionnel de santé extérieur à

l’établissement

Aucun des originaux composant le dossier médical n’est envoyé à un autre professionnel de santé. Le
dossier médical reste la propriété de l’établissement.

ƒ Communication à un autre médecin ou à un autre établissement de soins

Les professionnels de santé se communiquent les informations que le patient autorise, en gardant à
l’esprit que cette communication est réalisée dans son intérêt et en rapport avec les soins qui lui sont
prodigués.

Toute personne a le droit d’être informée sur son état de santé, sauf urgence ou impossibilité (article
L 1111.2 du Code de la Santé Publique).

Il reste néanmoins plus prudent d’obtenir un courrier écrit qui permettra d’attester de l’identité du
professionnel avant tout échange d’information. Le praticien doit être inscrit à l’ordre des médecins et
ne pas faire l’objet d’une suspension d’exercice. Il est par ailleurs nécessaire d’obtenir l’accord écrit du
patient qui sera ensuite classé dans le dossier médical. Ces démarches sont diligentées par
l’administration de l’établissement hospitalier. Le premier contact se faisant souvent par téléphone
auprès du service des archives, il convient de rester prudent dans ses propos car rien ne prouve que
le correspondant est habilité à recevoir les informations.

2
Recommandations pour la pratique clinique : Accès aux informations concernant la santé d’une personne.
Modalités pratiques et accompagnement. HAS – décembre 2005
3
ANAES : réglementation et recommandation sur le dossier patient – 2003

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 ƒ Communication au médecin traitant

Le médecin traitant, même s’il a prescrit l’hospitalisation, a accès au dossier seulement avec l’accord
du patient.

ƒ Communication au médecin membre de l’inspection générale des affaires sociales, au

médecin inspecteur de la santé publique, au médecin conseil de l’assurance maladie

L’accès est possible dans le respect des règles de déontologie si les informations sont nécessaires à
l’exercice de leur mission (article L 1112-1 du Code de la Santé Publique).
L’article R315-1-1 du Code de la Sécurité Sociale précise que « pour l’analyse de l’activité d’un
professionnel de santé (…) il peut se faire communiquer dans le cadre de cette mission, l’ensemble
des documents, actes et prescriptions relatifs à cette activité. »

ƒ Communication au médecin conseil d’un organisme d’assurance privée ou de mutuelle

Il n’a pas d’accès au dossier, même avec l’accord du patient.

Néanmoins, la personne qui souscrit un produit avec un questionnaire de santé, accepte et renonce
par avance au secret médical. C’est au patient et non au médecin de transmettre l’information au seul
médecin conseil de l’organisme d’assurance.

ƒ Communication au médecin du travail

Le médecin du travail constitue pour chaque agent un dossier médical, communicable aux médecins
inspecteurs du travail (R241-56 et R242-22 du Code du Travail). Le médecin du travail est soumis au
secret professionnel et communique avec le médecin traitant avec l’accord du patient. Il transmet à
l’employeur une fiche d’aptitude que l’on retrouvera dans le dossier de carrière de l’agent.

ƒ Communication au médecin DIM

La communication du dossier est autorisée pour le codage et le PMSI.

ƒ La commission des relations avec les usagers

En application de l’article L 1112-3 du Code de la Santé Publique :

« A cette fin, elle peut avoir accès aux données médicales relatives à ces plaintes ou réclamations,
sous réserve de l'obtention préalable de l'accord écrit de la personne concernée ou de ses ayants-
droit si elle est décédée. Les membres de la commission sont astreints au secret professionnel dans
les conditions définies par les articles 226-13 et 226-14 du Code Pénal. (…) »

2.3 La réglementation de la communication dans le cas d’une action en justice et saisie du

dossier médical

Il existe deux cas :

- le médecin expert auprès des tribunaux civils ou administratifs : il accède au dossier après
accord du patient pour évaluer un dommage.

- Le médecin expert auprès des tribunaux pénaux : c’est le Code de Procédure Pénale qui
s’applique et l’accord de la personne concernée n’est pas requis.

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L’article 97 du code de procédure pénale définit les modalités de saisie :
« Lorsqu'il y a lieu, en cours d'information, de rechercher des documents ou des données
informatiques et sous réserve des nécessités de l'information et du respect, le cas échéant, de
l'obligation stipulée par l'alinéa 3 de l'article précédent, le juge d'instruction ou l'officier de police
judiciaire par lui commis a seul le droit d'en prendre connaissance avant de procéder à la saisie. Tous
les objets, documents ou données informatiques placés sous main de justice sont immédiatement
inventoriés et placés sous scellés. Cependant, si leur inventaire sur place présente des difficultés,
l'officier de police judiciaire procède comme il est dit au quatrième alinéa de l'article 56. Il est procédé
à la saisie des données informatiques nécessaires à la manifestation de la vérité en plaçant sous
main de justice soit le support physique de ces données, soit une copie réalisée en présence des
personnes qui assistent à la perquisition. »

La saisie du dossier médical se fait en présence :

- d’un magistrat ou d’un officier de police judiciaire muni d’une commission rogatoire (transfert
du pouvoir de saisie du juge au policier) ;
- d’un représentant de l’ordre des médecins ;
- du chef de service, le médecin qui a suivi le patient ou un représentant des médecins de
l’établissement ;
- éventuellement d’un représentant de l’administration ;
- de l’archiviste (quand la saisie a lieu dans le service des archives).

Lorsque la saisie a lieu dans le service d’archives, l’établissement est en principe prévenu
suffisamment à l’avance. L’établissement peut demander une copie du dossier, à ses frais, ce qui est
vivement conseillé, car les dossiers saisis ne reviennent jamais. Néanmoins, le magistrat peut refuser
la copie. Il est alors possible d’obtenir les références de la commission rogatoire. Dans la pratique,
l’archiviste fait la copie avant saisie du dossier médical : plus simple, plus rapide et moins coûteux.

Les pièces peuvent être comptées et inventoriées. Le dossier est mis sous enveloppe, puis scellé. Le
médecin, nommé expert, ouvre l’enveloppe et répond aux seules questions posées par la justice
(article 108 du Code de Déontologie Médicale). L’ensemble des personnes intervenant dans la
procédure judiciaire n’a accès qu’aux conclusions de l’expert.

2.4 La réglementation de la communication pour les recherches et enquêtes épidémiologiques,

sociologiques ou historiques

La loi ne prévoit pas le droit pour un chercheur d’accéder à un dossier médical dans l’exercice de sa
mission, s’il n’est pas personnellement impliqué dans la prise en charge du patient. Il paraît prudent
de considérer que cet accès n’est pas autorisé, même en cas d‘accord du patient, sauf à rendre le
dossier anonyme (cf. courrier de la DHOS du 26 novembre 2002 adressé au Centre Hospitalier de
Saint-Egrève).
Il peut instruire une demande de dérogation auprès de la Direction des Archives de France (voir
paragraphe sur les dérogations).

3. Modalités pratiques de communication

Un certain nombre de centres hospitaliers propose un modèle de demande de communication du

dossier médical sur leurs sites internet ou dans leurs livrets d’accueil. Les associations d’usagers en
proposent également. Le patient n’a pas à motiver sa demande contrairement aux ayants-droits.

Des pièces sont à joindre à la demande en fonction de la qualité du demandeur : photocopies de la

carte d’identité et photocopie du livret de famille ou du certificat d’hérédité pour les ayants-droits. Le
demandeur doit indiquer ce qu’il souhaite consulter : ensemble ou partie du dossier, pièces précises
éventuellement.
Un délai de réflexion du patient ainsi qu’un délai de réponse de l’administration est fixé dans l’article
L. 1111-7 du Code de la Santé Publique (…) « dans les huit jours suivant sa demande et au plus tôt
après qu'un délai de réflexion de quarante-huit heures aura été observé. Ce délai est porté à deux
mois lorsque les informations médicales datent de plus de cinq ans ou si la commission
départementale des hospitalisations psychiatriques est saisie. »

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Il est conseillé de conserver l’enveloppe pour dater la demande surtout si elle porte sur une
hospitalisation de moins de 5 ans. Il est recommandé d’accuser réception de la demande afin d’en
prendre acte auprès de son expéditeur.

Les établissements doivent informer le demandeur :

- des frais de copies et d’envoi ;
- de l’accompagnement mis en place par l’établissement (qui n’est pas obligatoire) ;
- de la recommandation du médecin, sur la présence d’une tierce personne (qui n’est pas
obligatoire) ;
- des difficultés d’interprétation et dans certains cas de la révélation d’informations.

Il est très difficile de respecter le délai de huit jours, car les services concernés de l’établissement
doivent :
- vérifier l’identité du demandeur, les pièces produites et la légitimité de sa demande ;
- localiser le dossier médical, soit dans l’unité, soit au service des archives ;
- traiter la demande :
- en fixant un rendez vous :
Il arrive que la consultation se fasse dans un service d’archives, mais cela nécessite
d’avoir des locaux adaptés. Le dossier aura été vérifié au préalable par le médecin
qui accueillera le demandeur.
En cas de consultation sur place, il faudra veiller à la préservation de l’intégrité du
dossier (vols, dégradations, falsifications, etc.) et relever les pièces remises.

- en traitant la demande par correspondance :

Sélection des pièces par le médecin, photocopies, rédaction du courrier
d’accompagnement, notes de frais pour les photocopies, envoi de l’ensemble en
recommandé avec accusé de réception dans une enveloppe contenant une
enveloppe cachetée.
Il est conseillé de ranger dans le dossier médical les avis de recommandés, les
courriers et un inventaire des pièces délivrées. Au cas où des documents ne sont
pas reproductibles, il faut proposer une consultation sur place.

Il semble difficile de prévoir des sanctions si les délais de communication ne sont pas respectés par
l’établissement hospitalier. La consultation du dossier médical, comme de toute archive publique est
gratuite. Les frais facturés par l’établissement peuvent concerner les frais d’envoi, les frais de
photocopies ou de reproduction du support. Le temps de travail de l’archiviste ou de la secrétaire n’est
pas facturé. Certains établissements ne font pas payer en raison de la complexité de la gestion de
cette petite facturation.

4. Refus de communication ou absence de réponse

Une absence de réponse dans le mois équivaut à un refus. Le demandeur peut alors saisir la
Commission d’Accès aux Documents Administratifs : http://www.cada.fr/fr/sites/frame.htm
Une fois saisie, la CADA dispose d’un mois pour répondre et solliciter le centre hospitalier. Ce dernier
a alors un mois pour répondre. Si il persiste dans son refus ou n’émet aucune réponse, l’administré
dispose de deux mois pour saisir la justice.

Le demandeur peut également saisir la commission régionale de conciliation et d’indemnisation pour

le respect de ses droits.

Pour pouvoir intenter une action en justice, il est obligatoire d’avoir au préalable saisi la CADA. Ceci
s’applique aux établissements publics et aux établissements privés ayant une mission de service
public. Pour les autres établissements, il faut s’adresser à une association d’aide aux malades.

Les problèmes de communication engagent la responsabilité du directeur.

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 Bulletin de communication du dossier médical

CENTRE HOSPITALIER
Service des Archives - Poste

Dossier patient : Bulletin de communication

Identité du demandeur :
Médecin Secteur : ........................................................................................................
Surveillant (1) ...................................................................................... Pavillon ou CMP : ..............................
Secrétaire ...........................................................................................

Je, soussigné(e) ...............................................................................................................................................

demande à me faire remettre le dossier d'hospitalisation / de consultation (1) :

M. - Mme - Mle (1) Nom : .........................................................................

Prénom : …………………..
Epouse : ....................................................................
Date de sortie : ………..….
Cote : …………………….

- afin qu'il me soit communiqué (1).

- afin qu'il soit communiqué au Docteur .........................................................................................................
Praticien du Centre Hospitalier, responsable du traitement de ce patient (1).

Identité du porteur (si différent du demandeur) :

Nom : ......................................................... Prénom : ...................................... Qualité : ....................

Signature du demandeur : Signature du porteur : Date et visa des Archives :

(1) Rayer les mentions inutiles.

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Formulaire de retrait d’un document d’archives (autre qu’un dossier patient)

CENTRE HOSPITALIER
Service des Archives - Poste

Bulletin de communication d’un document d’archives

Je soussigné, ...................................................................................................................................................
Fonction ...........................................................................................................................................................
Du service .......................................................................................... poste : ................................................

Reconnais avoir reçu du service des archives les documents suivants :

Nature Dates Cotes

Date : Signature :

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Exemple de procédure

Points à respecter pour le retrait

d’un dossier médical en dehors des heures d’ouverture
du service archives

Cette procédure est exceptionnelle pour la bonne sécurité des documents et relève de l’urgence
de service. Rappel : le service est ouvert du lundi au vendredi de 9 heures à 16 heures.

c L’emprunteur s’assure auprès du Standard-Accueil que le patient n’a pas été hospitalisé dans les
deux années précédentes, et auprès du pavillon de la dernière hospitalisation, que son dossier
médical ne s’y trouve pas encore.

d L’emprunt du dossier est fait par une personne dûment habilitée (ou en l’absence des
personnes habilitées, par l’interne de garde), sous la responsabilité du directeur de garde.

e Les clés sont à retirer auprès du Standard-Accueil.

f Le dossier médical est classé à la dernière année de sortie, et par ordre alphabétique (nom de
jeune fille pour les femmes mariées). L’emprunteur veille à ne pas déclasser les documents.

g L’emprunteur laisse au service des archives un bulletin de communication.

Auteur : Sabine Jean-Feydel, archiviste, Centre Hospitalier de Saint-Egrève

Février 2008

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