GUIDEBOOK

DOCUMENT ADINISTRATION & FILING SYSTEM MANAGEMENT

2012

SISTEM KARTU KENDALI

Sistem Kartu Kendali adalah lembar isian untuk pencatatan, penyampaian hingga penemuan kembali dilakukan dengan sistem yang terkendali, sehingga penanganan surat masuk dan surat keluar dilakukan dengan efektif dan efisien.

Dalam penanganan surat dengan sistem kartu kendali, baik surat masuk maupun surat keluar harus dilakukan pengelompokkan surat. Secara sederhana surat-surat dapat dikelompokkan sebagai berikut : 1. Surat Penting

Surat penting adalah semua surat yang mengemukakan masalah-masalah pokok yang terkait bagi kantor/organisasi bersangkutan, baik secara langsung maupun tidak, turut mempengaruhi berhasil tidaknya

pencapaian tujuan organisasi.

Yang termasuk ke dalam kelompok surat penting, antara lain : a. Surat yang menyangkut kebijaksanaan pokok organisasi b. Surat yang menyangkut kebijaksanaan pelayanan kepegawaian,

perencanaan, perlengkapan, dll. c. Surat yang jika informasi yang termuat di dalamnya tidak diketahui atau tidak sampai kepada yang bersangkutan dapat menimbulkan kerugian bagi organisasi d. Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus

dilaksanakan.

2.

Surat Rutin atau Surat Biasa Surat rutin atau surat biasa adalah surat yang tidak termasuk dalam golongan surat penting, rahasia, atau pribadi. singkat, sehingga tidak perlu disimpan lama Surat-surat ini relatif dan biasanya tidak

memerlukan tindak lanjut. 3. Surat Rahasia dan Surat Pribadi

Pada umumnya surat rahasia bersampul dua, sehingga pemrosesannya dilakukan dalam keadaan tertutup sampai surat tersebut diterima pihak yang dituju. surat pribadi adalah surat yang bersampul tertutup, tertulis nama pribadi diiringi dengan nama jabatan formalnya.

Dalam sistem kartu kendali, penanganan untuk ketiga kelompok surat tersebut terdapat sedikit perbedaan, yaitu : a. Surat penting harus dibuatkan Kartu Kendali, b. Surat biasa cukup dibuatkan Lembar Pengantar Surat Biasa, c. surat rahasia dibuatkan Lembar Pengantar Surat Rahasia.

A. Proses Penanganan Surat Masuk 1. Penanganan Surat Penting Untuk surat-surat penting dibuatkan 3 lembar kartu kendali dengan penanganan sebagai berikut : a. Penerima Surat Tindakan yang dilakukan adalah sebagai berikut : 1) Surat masuk melalui unit kearsipan, kemudian petugas

menandatangani surat pengantar yang diterima 2) Penyortiran surat dilakukakan berdasarkan urutan sifat surat 3) Periksalah kelengkapan surat 4) Pada sampul surat dibubuhi cap, tanggal, dan waktu menerima surat, kemudian diserahkan kepada petugas pencatat surat.

b. Pencatat Surat Petugas pencatat surat bertugas sebagai berikut : 1) Surat penting dicatat pada 3 lembar kartu kendali, kolom

indeks/subjek, kode dan pengolah yang tercantum dikosongkan untuk diisi oleh pengarah 2) Kartu kendali disatukan dengan surat dan diteruskan kepada pengarah.

c. Pengarah atau Pengendali Surat Tindakan yang harus dilakukan adalah sebagai berikut :

1) Menerima ketiga kartu kendali dan surat 2) Menyampaikan surat kepada pihak yang berwenang 3) Mengisi kolom indeks/subyek, kode dan pengolah yang tercantum pada kartu kendali 4) Kartu kendali lembar ke satu disimpan di kotak kartu indeks 5) Meneruskan kartu kendali kedua dan ketiga ke unit pengolah, sedangkan kartu kendali ke satu hendaknya disatukan di tempat yang telah ditentukan. d. Unit Pengolah Unit Pengolah surat terdiri dari : 1) Tata Usaha Unit Pengolah 2) Pimpinan Unit Pengolah 3) Pengolah yang ditentukan langsung oleh pimpinan yang disesuaikan dengan lembar disposisi

1) Tata Usaha Unit Pengolah, bertugas : Menerima surat yang dilengkapi dengan kartu kendali II dan III (Kuning dan Merah Muda), kemudian memarafnya. Setelah memaraf, kartu kendali II dikembalikan kepada pengarah untuk diserahkan kepada penata arsip Menerima surat yang dilengkapi dengan kartu kendali III yang disertai dua lembar disposisi

 Menyimpan

kartu

kendali

III

dan

lembar

disposisi

kedua,

kemudian meneruskan surat beserta lembar disposisi kesatu kepada pengolah surat. 2) Pimpinan Unit Pengolah, bertugas : Menerima surat disertai kartu kendali III serta dua lembar disposisi, kemudian memberi tanda disposisi pada surat tersebut Menyerahkan kembali surat disertai kartu kendali III dan dua lembar disposisi, kemudian diserahkan kepada unit pengolah disertai lembar disposisi I.

3) Pengolah yang ditentukan langsung oleh pimpinan yang disesuaikan dengan lembar disposisi. Pengolah ini bertugas : Menerima surat beserta lembar disposisi I yang telah diparaf oleh pimpinan unit pengolah Memproses surat dengan menggunakan lembar disposisi Mengembalikan surat dan lembar disposisi I ke Tata Usaha Pengolah, kemudian lembar disposisi I dan II disatukan untuk disimpan pada penata arsip dan kartu kendali II diserahkan pada Tata Usaha Pengolah.

e. Penata Arsip Bertugas :

1) Menerima kartu kendali II yang telah diparaf oleh Tata Usaha Pengolah dan disimpan di kotak yang khusus sebagai tanda bahwa surat sedang diproses 2) Surat yang telah diproses beserta Kartu Kendali III diterima untuk ditata dari unit Tata Usaha Pengolah, kemudian Kartu Kendali II diserahkan ke unit Tata Usaha Pengolah.

2. Penanganan Surat Biasa Untuk surat-surat biasa cukup dibuatkan dua lembar surat pengantar, yang penanangannya sebagai berikut : a. Penerima Surat : 1) Menerima dan menyortir surat masuk 2) Membuka dan memeriksa kelengkapan surat 3) Membubuhkan cap tanggal dan waktu pada sampul surat untuk diteruskan pada pencatat surat

b.

Pencatat Surat : 1) Mencatat surat pada dua lembar pengantar 2) Meneruskan kepada unit pengolah untuk diparaf oleh unit pengolah.

c.

Unit Pengolah : 1) Menerima surat serta memaraf dua lembar pengantar dan

menyimpan lembar pengantar II

2) Mengembalikan disimpan 3) Menyerahkan

lembar

pengantar

kepada

pencatat

untuk

surat

kepada

pimpinan

untuk

diketahui

atau

langsung diserahkan kepada pihak yang dituju.

3.

Penanganan Surat Rahasia Untuk surat-surat rahasia dibuatkan 2 lembar pengantar surat rahasia, yang penanganannya sebagai berikut : a. Penerima surat : 1) Menerima surat dan mengelompokkan surat yang disesuaikan dengan bagian yang ada 2) Menyerahkan kepada petugas pencatat dalam keadaan tertutup.

b. Pencatat surat : 1) Mencatat dan melampiri surat dengan dua lembar pengantar surat rahasia 2) Menyerahkan kepada pengarah.

c. Pengarah surat 1) Menerima surat disertai dua lembar pengantar 2) Menerima dan menyimpan satu lembar pengantar yang selanjutnya diserahkan kepada pengolah.

d. Unit Pengolah 1) Menerima surat dari pengarah 2) Memaraf lembar pengantar dan menyerahkan satu lembar pengarah 3) Menyimpan dan menyerahkan surat dan satu lembar pengantar ke unit pengolah, selanjutnya surat disampaikan kepada pihak yang dituju. kepada

Bagan Penanganan Surat Masuk 1. Surat Penting UNIT KEARSIPAN Penerima Pencatat Pengarah Penata Arsip Tata Usaha UNIT PENGOLAH Pimpinan Pengolah

2.

Surat Biasa UNIT KEARSIPAN UNIT PENGOLAH Penata Arsip

Penerima

Pencatat

Pengarah

3.

Surat Rahasia UNIT KEARSIPAN Penerima Pencatat Pengarah Penata Arsip UNIT PENGOLAH

B. Proses Penanganan Surat Keluar 1. Penanganan Surat Penting Untuk surat-surat penting dibuatkan 3 lembar kartu kendali, dengan penanganan sebagai berikut : a. Unit Pengolah 1) Membuat draft dan mengonsep surat untuk disetujui oleh pimpinan 2) Mengetik surat dengan membuat tindasan surat untuk diperiksa oleh Kepala Tata Usaha, kemudian Kepala Tata Usaha memaraf di sebelah kiri salam penutup pada lembaran tindasan, lalu diteruskan kepada pimpinan untuk ditandatangani 3) Diserahkan kepada pencatat surat.

b. Pencatat Surat 1) 2) Menerima surat serta dilampirkan 3 lembar kartu kendali Memberikan nomor dan meneruskan kepada pengarah

c. Pengarah Surat 1) Menerima surat dan mengisi kartu kendali pada bagian/kolom indeks/subjek dan kode

2) Menyimpan kartu kendali I dan meneruskan surat asli, tindasan, kartu kendali II dan III kepada petugas pengirim surat d. Pengirim Surat 1) Menerima surat asli dan tindasannya disertai kartu kendali II dan III 2) Memberikan cap pada surat asli dan tindasannya 3) Melipat surat asli untuk dimasukkan pada amplop, selanjutnya tindasan dan kartu kendali II dan III diteruskan kepada penata arsip.

e. Penata Arsip 1) Menerima kartu kendali II dan III yang telah diparaf oleh unit pengolah 2) Kartu kendali II diserahkan kembali kepada unit pengolah agar dapat diketahui bahwa tembusan telah diterima oleh bagian penata arsip

2. Penanganan Surat Biasa Untuk surat-surat biasa cukup dibuatkan 2 lembar pengantar surat biasa yang penanganannya sebagai berikut : a. Unit Pengolah 1) Mencatat surat dengan menggunakan lembar pengantar 2 lembar 2) Meneruskan kepada petugas pencatat surat b. Pencatat Surat 1) Menerima surat yang dilampiri lembar pengantar 2) Membubuhkan stempel tanggal pengiriman surat pada lembar tindasan, dan lembar pengantar II dikembalikan kepada unit pengolah 3) Lembar pengantar I disimpan, untuk dijadikan bukti bahwa surat telah disampaikan 4) Memasukkan surat asli dalam amplop untuk diteruskan ke unit pengirim surat untuk dikirimkan pada alamat tujuan.

3. Penanganan Surat Rahasia Untuk surat-surat rahasia dibuatkan dua lembar pengantar surat rahasia dengan penanganannya sebagai berikut : a. Surat rahasia dapat diketik oleh pihak yang bersangkutan, kemudian diberi cap dan nomor surat oleh unit pengolah

b. Memberikan

amplop

surat

disertai

dua

lembar

pengantar

untuk

diteruskan kepada bagian pengirim surat c. Setelah diparaf oleh petugas pengirim surat, lembar pengantar I diserahkan kepada unit pengolah untuk disatukan dengan tindasan surat, sedangkan lembar pengantar II disimpan di bagian pengiriman surat

Bagan Penanganan Surat Keluar 1. Surat Penting UNIT PENGOLAH Pencatat UNIT KEARSIPAN Pengarah Penata Arsip EKSPEDISI

2. Surat Biasa UNIT PENGOLAH Pencatat UNIT KEARSIPAN Pengarah Penata Arsip EKSPEDISI

3. Surat Rahasia

UNIT PENGOLAH Pencatat

UNIT KEARSIPAN Pengarah Penata Arsip

EKSPEDISI

LEMBAR PENGANTAR SURAT BIASA

Lembar Pengantar Surat Biasa/Rutin Unit Pengolah :. Disampaikan Jam :.. Nomor Urut Asal Surat/ Ditujukan Kepada Tanggal/ Nomor Perihal Ket.

Diterima Jam Tanda Tangan Penerima Nama Jelas

: .Tanggal... : . : .

LEMBAR PENGANTAR SURAT RAHASIA

Lembar Pengantar Surat Rahasia

No. Urut

Perihal

Ket.

Diterima Jam

: Tanggal..

Tanda Tangan Penerima Nama Jelas

: .. : ..

LEMBAR DISPOSISI 1 :

LEMBAR DISPOSISI Indeks : Rahasia : Penting : Biasa Kode : :

Tanggal Penyelesaian :

Tgl. / No. Asal Surat Isi Ringkas

: : :

Instruksi/Informasi Diteruskan Kepada : 1. 2. 3. .. .. ..

Sesudah dipergunakan harap segera kembali : Kepada : Tanggal :

LEMBAR DISPOSISI 2 :

LEMBAR DISPOSISI
Tanggal Terima : 2 Mei 2012

Rahasia Penting

Biasa Segera

Tanggal Surat

: 30 April 2012

No. Surat Hal/Kode

: 754/BHI/IV/2012 : Laporan Keuangan / 362 Paraf

Tanggal

Kepada

Isi Disposisi

Dari

DISPOSISI :

1. Mohon Pertimbangan 2. Mohon Pendapat 3. Mohon Keputusan 4. Mohon Petunjuk 5. Mohon Saran 6. Bicarakan 7. Teliti/Ikuti Perkembangan 8. Untuk Perhatian

9. Siapkan Konsep 10. Untuk diproses 11. Selesaikan sesuai dengan Pembicaraan 12. Edaran 13. Tik/Gandakan 14. Arsipkan 15. .

PENYIMPANAN SURAT SISTEM PENYIMPANAN SURAT A. Sistem Abjad (Alphabet) Sarana Penyimpanan Tab B. Sistem Nomor (numeric)

C. Sistem Subyek (by subject)

D. Sistem Daerah (geographic)

E. Sistem Urutan waktu (cronologis)