Administrasi Perkantoran
Administrasi Perkantoran
Administrasi Perkantoran
Pada bab ini, akan dibahas ulang materi tentang mail handling dan filling system, hanya
pembahasannya lebih menitikberatkan aplikasinya di tempat kerja. Materi lebih menekankan
pada sharing pendapat dengan membandingkan antara teori dengan aplikasinya di tempat
kerja. Syarat utama untuk membahas modul ini adalah para peserta didik telah melaksanakan
Praktek Kerja Lapangan di Instansi atau di Dunia Usaha/Dunia Industri.
1) Untuk menginformasikan bahwa surat masuk yang perlu ditindaklanjuti (berdisposisi)
sudah didistribusikan dan diterima oleh yang besangkutan (yang mendapat disposisi)
dibuktikan dengan adanya tanda tangan penerima surat.
2) Untuk menginformasikan bahwa surat keluar intern sudah didistribusikan dan diterima
oleh yang bersangkutan dibuktikan dengan adanya tanda tangan penerima surat.
2) Surat dikelompokkan misalnya surat untuk pimpinan, untuk manajer, untuk sekretaris,
surat yang harus segera ditindaklanjuti, dll. sesuai kebutuhannya.
3) Surat kemudian dicatat di Buku Agenda Surat Masuk. Petugasnya disebut Agendaris.
4) Serahkan surat kepada yang bersangkutan (pimpinan, manajer, kepala bagian,dll)
5) Surat dibaca oleh pimpinan/manajer/kepala bagian, kemudian surat-surat yang perlu
ditindaklanjuti diberi disposisi.
7) Untuk surat-surat masuk yang berdisposisi, sebelum didistribusikan catat terlebih
dahulu di buku agenda surat
masuk pada kolom “diteruskan kepada” yaitu pihak yang mendapat disposisi.
8) Oleh sekretaris/kepala tata usaha surat yang berdisposisi didistibusikan ke alamat
disposisi dengan menggunakan buku ekspedisi intern
10) Selesai diproses surat masuk diserahkan ke bagian arsip untuk diarsipkan.
b. Surat Keluar
2) Pembuatan konsep surat oleh pihak yang mendapat disposisi (alamat disposisi)
3) Konsep surat diserahkan kepada pihak yang memberikan disposisi untuk meminta
persetujuan
4) Apabila surat sudah disetujui kemudian minta nomor surat ke bagian pencatatan buku
agenda surat keluar (Verbalis)
5) Konsep surat diserahkan ke bagian pengetikan untuk diketik menjadi naskah surat (asli
dan tindasan)
6) Naskah surat diteliti kerapihan dan kebenarannya (sesuai dengan konsep surat) oleh
kepala tata usaha/sekretaris
7) Apabila naskah surat sudah sesuai dengan konsep surat, kemudian oleh pemeriksa
(kepala tata usaha/sekretaris) diberi tanda taklik pada surat tindasan di sebelah kiri salam
penutup.
8) Naskah surat dan tindasan diserahkan kepada pihak yang memberikan disposisi untuk
ditandatangani
9) Serahkan surat kepada Verbalis untuk dicatat pada Buku Agenda Surat Keluar
10) Selesai pencatatan, naskah asli diserahkan kepada ekspeditur untuk diperiksa
kelengkapan suratnya, dicatat pada buku ekspedisi dan siap dikirimkan. Surat keluar intern
dicatat pada buku ekspedisi intern dan surat keluar ekstern dicatat pada buku ekspedisi
ekstern
1. Surat terlebih dahulu dikelompokkan menurut sifatnya (surat penting, rahasia, dan
surat bisaa)
2. Masing-masing surat ditangani dengan cara yang berbeda sesuai dengan sifat suratnya
3. Pada saat penanganan surat, pengurusannya masih menggunakan kartu atau lembaran
lepas baru diakhir periode kartu/lembaran-lembaran lepas itu dikumpulkan dan dijilid
menjadi sebuah buku.
Prosedur penanganan surat sistem kartu kendali adalah sebagai berikut:
1. Surat Penting
1) Surat Masuk
a) Pertama-tama di Unit Kearsipan, surat masuk diterima oleh Bagian Penerima
c) Bagian Pencatat surat menerima surat penting dan membuatkan 3 kartu kendali
d) Kartu kendali diisi lengkap kecuali kolom indeks/subjek, kode dan pengolah
dikosongkan
e) Surat penting dan kartu kendali diserahkan ke Bagian Pengarah atau pengendali surat
f) Bagian Pengarah mengisi kolom indeks, kode dan pengolah pada kartu kendali
g) Kartu Kendali I disimpan oleh Bagian Pengarah pada Kotak Indeks
h) Kartu Kendali II dan III berikut surat penting diserahkan ke Unit Pengolah Bagian Tata
Usaha
i) Di Bagian Tata Usaha surat penting dilengkapi dengan Lembar Disposisi rangkap 2,
semua diisi lengkap kecuali kolom”instruksi” dan “diteruskan kepada” untuk diisi oleh
pimpinan
j) Surat penting, Kartu kendali III, dan 2 lembar disposisi diserahkan kepada Pimpinan
Unit pengolah. Sedangkan Kartu Kendali II diserahkan ke Bagian Penata Arsip sebagai
informasi ada surat masuk hanya belum bisa diarsipkan karena sedang diproses
k) Surat penting, Kartu Kendali III dan 2 lembar disposisi setelah pengisiannya dilengkapi
oleh pimpinan diserahkan kembali ke Bagian Tata Usaha
l) Bagian Tata Usaha menyerahkan surat penting dan lembar disposisi I ke Bagian
Pengolah Surat
m) Selesai diolah surat penting dan lembar disposisi I diserahkan kembali ke Bagian Tata
usaha
n) Oleh Bagian Tata Usaha : Surat penting, Kartu Kendali III dan 2 Lembar Disposisi
disatukan kemudian ditukar dengan Kartu Kendali II yang ada di Bagian Penata Arsip
sebagai informasi bahwa surat sudah bisa diarsipkan.
o) Posisi terakhir setelah surat masuk penting selesai diproses adalah Kartu Kendali I di
Bagian Pengarah, Kartu Kendali II di Bagian Tata Usaha Unit Pengolah, dan Kartu Kendali
III di Bagian Penata Arsip
a) Setelah naskah dan tindasan surat keluar penting selesai dibuat oleh Unit Pengolah surat
diserahkan ke Unit Kearsipan Bagian Pencatat
b) Bagian Pencatat surat menyiapkan 3 kartu kendali semua diisi kecuali kolom
Indeks/subjek, Kode Arsip, dan pengolah dikosongkan
d) Oleh Bagian Pengarah kartu kendali dilengkapi pengisiannya dengan indeks/subjek,
kode arsip dan pengolah. Kartu Kendali I disimpan di Bagian Pengarah
e) Kartu Kendali II dan III berikut surat penting diserahkan ke Bagian Ekspedisi.
f) Bagian ekspedisi memeriksa kelengkapan surat kemudian surat asli siap dikirim
sedangkan surat tindasan dan Kartu Kendali III diserahkan ke Bagian Penata Arsip
g) Kartu Kendali II diserahkan ke Unit Pengolah sebagai informasi bahwa surat keluar
sudah dikirim
h) Posisi terakhir setelah surat selesai diproses adalah Kartu Kendali I di Unit Pengarah,
Kartu Kendali II di Unit Pengolah, dan Kartu Kendali III di Penata Arsip
1. Surat Biasa
1) Surat Masuk
a) Surat Biasa diterima oleh Unit Kearsipan Bagian Penerima Surat, kemudian diserahkan
ke Bagian Pencatat Surat
b) Bagian Pencatat Surat mencatat data surat biasa pada Lembar Pengantar Surat Biasa
rangkap 2. Sebagai informasi bahwa apabila ada beberapa surat masuk yang ditujukan pada
Unit Pengolah yang sama cukup ditulis pada Lembar Pengantar Surat Biasa yang sama
c) Surat Biasa dan 2 Lembar Pengantar Surat Biasa diserahkan ke Unit Pengolah
d) Setelah diparaf lembar Pengantar Surat Biasa I diserahkan ke Bagian Pencatat,
sedangkan surat biasa dan Lembar Pengantar Surat Biasa II diarsipakan di Unit pengolah
a) Unit Pengolah membuat surat asli dan tindasan sesuai dengan disposisi pimpinan dan
mencatat data surat pada Lembar Pengantar Surat Biasa rangkap 2
b) Surat asli, tindasan dan Lembar Pengatar Surat Biasa rangkap 2 diserahkan ke Bagian
Pencatat
c) Setelah diparaf oleh Bagian Pencatat, Lembar Pengantar Surat Biasa I disimpan.
d) Surat asli diserahkan ke Bagian Ekspedisi untuk dikirimkan sedangkan surat tindasan
dan Lembar
Pengantar Surat Biasa II diserahkan kembali ke Unit Pengolah sebagai informasi bahwa surat
sudah dikirimkan.
1. Surat Rahasia
1) Surat Masuk
a) Surat masuk rahasia diterima oleh Unit Kearsipan Bagian Penerima Surat
d) Surat yang masih dalam keadaan tertutup berikut 2 Lembar Pengantar Surat rahasia
diserahkan ke Bagian Pengarah
e) Oleh Bagian Pengarah, Surat Rahasia berikut 2 Lembar Pengantar Surat Rahasia
diserahkan ke Unit Pengolah
f) Setelah diparaf, Lembar Pengantar Surat Rahasia I diserahkan kembali ke Bagian
Pengarah sebagai informasi bahwa surat sudah diterima
g) Surat Rahasia dan Lembar Pengantar Surat Rahasia II disimpan di Unit Pengolah
a) Unit Pengolah membuat konsep surat, mengetik, dan memasukkan surat ke dalam
sampul surat.
b) Kemudian dengan dilampiri 2 Lembar Surat Pengantar Surat Rahasia, surat rahasia
yang sudah dalam keadaan tertutup diserahkan ke Bagian Ekspedisi untuk dikirimkan
c) Oleh Bagian Ekspedisi, surat rahasia dikirimkan, Lembar Pengantar Surat Rahasia II
disimpan
d) Sedangkan Lembar Pengantar Surat Rahasia I diserahkan kembali ke Unit Pengolah
untuk disatukan dengan surat tindasan.
1. Sistem Tanggal
2. Sistem Abjad
3. Sistem Masalah
4. Sistem Wilayah
5. Sistem Nomor
6. Sistem Kombinasi
Sebetulnya dari sistem-sistem penyimpanan arsip tersebut pada prinsipnya sama. Yang
membedakannya hanyalah cara pengelompokkannya dan pemberian kode arsip, sedangkan
prosedur kerja yang lainnya pada prinsipnya sama.
c. Surat dikelompokkan berdasarkan kode arsip yang dipergunakan baik untuk surat
masuk maupun untuk surat keluar
d. Kode arsip ditulis di pojok kanan atas surat memakai pinsil
f. Surat-Surat siap untuk disimpan di Tempat Arsip (Filling Cabinet, Odner, Bussiness
File atau yang lainnya)
b. Setelah yakin surat sudah tersimpan di Tempat Arsip, baru kita mencarinya di Tempat
Arsip dengan berpedoman pada kode arsip yang dipergunakan
b. Bon Peminjaman Arsip tersebut, satu disimpan di Tempat Arsip sebagai pengganti arsip
yang dipinjam, satu disimpan oleh Arsiparis, dan satu lagi diserahkan ke Peminjam Arsip.
Tugas Mandiri :
1. Amati kegiatan tata persuratan dan kearsipan di tempat Anda melaksanakan Praktek
Kerja Lapangan
2. Hasil Pengamatan tuangkan dalam bentuk laporan
3. Presentasikan di depan kelas
BAB II
ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
A. Rekrutmen
Rekrutmen (pengadaan pegawai) adalah proses penarikan sejumlah calon pegawai yang
memiliki potensi untuk ditarik menjadi pegawai, yang dilakukan melalui berbagai macam
kegiatan. Dalam kegiatan pengadaan pegawai harus diperhatikan formasi yang kosong.
Formasi adalah susunan jumlah pegawai dan pangkat yang boleh diduduki, yang ditetapkan
oleh instansi yang berwenang mengangkat dan memberhentikan pegawai untuk suatu unit
tertentu. Jumlah dan susunan pegawai tersebut betul-betul diperlukan untuk melaksanakan
tugas pokok yang ditetapkan.
Setelah pasti ada formasi yang kosong, maka baru diadakan serangkaian kegiatan untuk
menjaring pegawai yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing unit beserta kualifikasinya.
Unit kepegawaian ketika menarik pegawai, baik dari luar maupun dari dalam dapat bertindak
pasif dan aktif. Pasif berarti menunggu pelamar yang datang melamar ke kantor. Aktif berarti
menggunakan berbagai saluran atau media komunikasi untuk memperoleh kenaga kerja.
Banyak saluran yang dapat dipilih untuk menarik tenaga kerja. Ada sumber yang berasal dari
kawan pegawai, kerabat pejabat atau pegawai, oraganisasi profesi, depnaker, lembaga
pendidikan, dan open house.
Informasi lowongan dapat diusahakan melalui media cetak, seperti surat selebaran,
pengumuman, iklan lowongan pekerjaan pada surat kabar dan majalah. Selain itu, lowongan
pekerjaan juga dapat disiarkan lewat media elektronika, seperti radio, televisi dan bioskop.
massa atau lainnya yang tersedia dan mungkin digunakan oleh pejabat yang berwenang atau
pejabat lain yang ditunjuk olehnya, dilakukan sekurang-kurangnya satu bulan sebelum
tanggal penutupan lamaran.
Adapun contoh dari blangko permintaan tenaga kerja adalah sebagai berikut :
a) Program Memiliki
D3 kendaraan
sendiri
b) Komputer
c) Mengetik
a) SMTA
b) Bahasa
Inggris
c) Bahasa
Daerah
Kegiatan seleksi tidak hanya merupakan proses pemilihan pegawai dari sekian pelamar yang
dijaring melalui proses perekrutan, tetapi juga proses pemilihan calon pegawai terhadap
organisasi yang akan dimasuki.
Pegawai yang telah lolos seleksi akan diprioritaskan untuk mengikuti kegiatan orientasi
sebelum yang bersangkutan ditempatkan dan mulai bekerja. Orientasi sangat penting
terutama bagi pegawai baru. Hal ini dikarenakan apa yang diperoleh pertama kali seseorang
memasuki dunia kerja akan berkesan lama, dan ini akan mempengaruhi pegawai tersebut.
Orientasi merupakan upaya untuk mensosialisasikan nilai-nilai organisasi, pekerjaan, dan
rekan-rekan pada pegawai baru, yang dilakukan melalui sebuah program formal maupun
informal. Bagi pegawai lama yang akan menduduki jabatan baru, orientasi juga diperlukan.
Mereka belajar terlebih dahulu tanggung jawab yang akan dikerjakannya.
Jabatan adalah kedudukan seseorang pegawai atau karyawan sesuai dengan kerangka susunan
organisasi.
Daftar Urut Kepangkatan (DUK) adalah daftar urut pegawai yang disusun berdasarkan
kriteria tertentu sebagai prioritas.
Kriteria yang dijadikan dasar penyusunan urutan pegawai adalah sebagai berikut :
1. Pangkat/Golongan
4. Pendidikan
5. Umur
7. Loyalitas
8. Dedikasi
9. Kepemimpinan
Mutasi yang bersifat positif merupakan suatu proses pemberian kepercayaan yang dilakukan
organisasi kepada seorang pegawai untuk menduduki jabatan dengan tanggung jawab yang
lebih besar dibandingkan dengan jabatan sebelumnya. Mutasi positif disebut dengan istilah
promosi.
E. Pemberhentian Pegawai
Pemberhentian pegawai atau karyawan secara garis besar dapat dikelompokkan menjadi :
d. Tidak cakap jasmani atau rohani sehingga tidak dapat menjalankan kewajiban sebagai
pegawai atau karyawan
3. Pemberhentian dengan tidak hormat, bisaanya dilakukan karena pegawai atau
karyawan melakukan pelanggaran disiplin yang sangat fatal dalam menjalankan tugasnya.
Tugas Mandiri :
1. Amati kegiatan kepegawaian di tempat Anda melaksanakan Praktek Kerja Lapangan
BAB III
ADMINISTRASI KEUANGAN
Administrasi keuangan yang akan dibahas pada bab ini hanyalah terbatas pada
pengadministrasian yang sangat sederhana yaitu administrasi keuangan untuk pengeluaran-
pengeluaran yang sifatnya relatif kecil yang sering terjadi di perusahaan yaitu administrasi
petty cash.
Petty cash yang dipersiapkan biasanya dicadangkan untuk :
2. Kegiatan-kegiatan yang temporer (tidak rutin), misalnya : acara pelantikan, peresmian
gedung, perayaan keagamaan, dll.
Ciri-ciri administrasi petty cash dibandingkan dengan administrasi keuangan lainnya yaitu :
1. Biasanya yang mengelola Petty Cash bukan bendahara perusahaan, tetapi ditunjuk
pegawai atau karyawan lain untuk mengelolanya.
3. Sumber dana biasanya dianggarkan dari Kas Perusahaan atau dari Dana Taktis.
5. Laporan penggunaan dana dibuat setiap akhir kegiatan atau setiap akhir periode, atau
pada saat akan mengisi kembali dana petty cash.
6. Setiap penerimaan dan pengeluaran dana selalu dibuatkan bukti transaksi.
Keterangan Jumlah
Keterangan Jumlah
………………………………………. …………………………………
Pengadministrasian Petty Cash selengkapnya dapat dipelajari pada Modul Mengelola Dana
Kas Kecil (Petty Cash) karangan Dra. Sri Sudaryanti.
Tugas Mandiri :
1. Amati kegiatan Petty Cash di tempat Anda melaksanakan Praktek Kerja Lapangan
BAB IV
Tujuan administrasi sarana dan prasarana adalah untuk memberikan layanan secara
professional di bidang sarana dan prasarana organisasi dalam rangka terselenggaranya proses
kerja secara efektif dan efisien.
Terdapat 3 (tiga) hal penting dalam proses administrasi sarana dan prasarana, yaitu :
Langkah-langkah yang perlu diperhatikan berkaitan dengan pengadaan sarana dan prasarana
adalah sebagai berikut :
Perencanaan pengadaan sarana dan prasarana dapat didefinisikan sebagai suatu proses
memikirkan dan menerapkan program pengadaan fasilitas organisasi, baik yang berbentuk
sarana maupun prasarana di masa yang akan datang untuk mencapai tujuan tertentu.
Langkah-langkah perencanaannya adalah :
a. Menampung semua usulan pengadaan perlengkapan yang diajukan oleh setiap unit
kerja dan atau menginventarisasi kekurangan perlengkapan organisasi.
b. Menyusun rencana kebutuhan perlengkapan untuk periode tertentu, misalnya untuk
satu triwulan.
c. Memadukan rencana kebutuhan yang telah disusun dengan perlengkapan yang tersedia
sebelumnya.
d. Memadukan rencana kebutuhan dengan dana atau anggaran yang tersedia. Jika
anggaran yang tersedia tidak memadai, maka perlu dilakukan seleksi.
e. Memadukan rencana (daftar) kebutuhan perlengkapan yang urgen dengan dana atau
anggaran yang tersedia. Apabila ternyata masih melebihi dari anggaran yang tersedia, maka
perlu dilakukan seleksi lagi dengan cara membuat skala prioritas.
Pengadaan sarana dan prasarana pada hakikatnya merupakan upaya merealisasikan rencana
pengadaan yang telah disusun sebelumnya. Langkah-langkah pengadaan sarana dan prasarana
dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
a. Pengadaan perlengkapan dengan cara membeli, baik secara langsung di Pabrik, di
Toko, melalui pemesanan terlebih dahulu, maupun dengan cara lelang.
b. Pengadaan perlengkapan dengan cara mendapatkan hadiah atau meminta sumbangan
kepada pihak-pihak tertentu.
c. Pengadaan perlengkapan dengan cara tukar menukar barang lebih yang dimiliki
organisasi dengan barang lain yang dimiliki organisasi lain.
b. Pembuatan kode khusus untuk perlengkapan yang tergolong barang inventaris.
Caranya dengan membuat kode barang dan menempelkannya pada badan barang
perlengkapan yang tergolong sebagai barang inventaris.
Tujuan pembuatan dan penulisan kode tersebut adalah untuk memudahkan semua pihak
dalam mengenal kembali semua perlengkapan, baik ditinjau dari kepemilikan,
penanggungjawab, maupun jenis dan golongannya.
c. Semua perlengkapan yang tergolong barang inventaris harus dilaporkan. Laporan
tersebut seringkali disebut dengan istilah laporan mutasi barang. Pelaporan dilakukan dalam
periode tertentu, misalnya seringkali dalam satu triwulan.
1. Mencegah dan membatasi kerugian yang lebih besar sebagai akibat pengeluaran dana
untuk perbaikan perlengkapan yang rusak.
2. Mencegah terjadinya pemborosan biaya pengamanan perlengkapan yang tidak berguna
lagi.
1. Barang-barang dalam keadaan rusak berat sehingga tidak dapat dimanfaatkan lagi.
Tugas Mandiri :
1. Amati kegiatan Administrasi Sarana dan Prasarana di tempat Anda melaksanakan
Praktek Kerja Lapangan
Sedangkan dalam arti lebih luas lagi, administrasi adalah proses kerja sama beberapa individu
dengan cara yang efisien untuk mencapai tujuan organisasi. Dan dalam arti sempit
merupakan kegiatan ketatausahaan, yang meliputi catat-mencatat, surat-menyurat,
pembukuan, pengarsipan dokumen, serta hal-hal lainnya yang dimaksud untuk menyediakan
informasi serta memperoleh informasi kembali jika dibutuhkan.
Konsep adminstrasi diatas dapat berjalan dengan baik jika didukung dengan kantor yang
tersedia, tanpa adanya kantor, konsep administrasi tidak akan berjalan dengan
lancar. Kantor merupakan bagian dari organisasi yang menjadi pusat kegiatan administrasi.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat
mengurus suatu pekrejaan atau juga disebut tempat bekerja. Oleh karena itu, pengertian
kantor dapat ditinjau dari dua aspek, yaitu berdasarkan fisik dan segi aktivitas.
Secara Fisik kantor dapat diketahui dari bentuk ruangan atau gedung bersifat permanen
sebagai tempat penyelenggaraan kegiatan manajemen. Misalnya pemeliharaan warkat dan
pengurusan informasi. Dan segi aktivitas kantor dilihat dari kegiatannya yang bersifat
dinamis, dikarenakan adanya pembagian pekerjaan diantara mereka unutuk mencapai tujuan
organisasi.
Organisasi merupakan sekumpulan orang yang saling bekerjasama demi tujuan tertentu.
Setiap organisasi memerlukan administrasi yang baik. Kita sering mendengar istilah
administrasi tersebut namun belum tentu semua orang memahami pengertian administrasi itu
sendiri.