BAB 

TATA PERSURATAN DAN KEARSIPAN

Pada bab ini, akan dibahas ulang materi tentang mail handling dan filling system, hanya
pembahasannya lebih menitikberatkan aplikasinya di tempat kerja.  Materi lebih menekankan
pada sharing pendapat dengan membandingkan antara teori dengan aplikasinya di tempat
kerja.  Syarat utama untuk membahas modul ini adalah para peserta didik telah melaksanakan
Praktek Kerja Lapangan di Instansi atau di Dunia Usaha/Dunia Industri.

A. Tata Persuratan (Mail Handling)

Prosedur penanganan surat baik surat masuk maupun surat keluar dapat dilakukan dengan
dua sistem yaitu Sistem Buku Agenda dan Sistem Kartu kendali.

1. Sistem Buku Agenda

Karakteristik mail handling sistem buku agenda adalah saat penanganan dan pendistribusian
surat diperlukan buku-buku sebagai berikut  :

1. Buku Agenda Surat Masuk

Kegunaannya yaitu untuk mencatat semua data surat masuk yang diterima oleh perusahaan

1. Buku Agenda Surat Keluar

Kegunaannya yaitu untuk mencatat semua data surat keluar yang dikirim keluar
perusahaan/instansi maupun yang dikirim untuk lingkungan intern perusahaan

1. Buku Ekspedisi Intern

Kegunaannya yaitu   :

1)      Untuk menginformasikan bahwa surat masuk yang perlu ditindaklanjuti (berdisposisi)
sudah didistribusikan dan diterima oleh yang besangkutan (yang mendapat disposisi)
dibuktikan dengan adanya tanda tangan penerima surat.

2)      Untuk menginformasikan bahwa surat keluar intern sudah didistribusikan dan diterima
oleh yang bersangkutan dibuktikan dengan adanya tanda tangan penerima surat.

1. Buku Ekspedisi Ekstern

Kegunaannya untuk menginformasikan bahwa surat-surat keluar perusahaan/instansi sudah
didistribusikan/dikirimkan dibuktikan dengan adanya tanggal kirim surat.
Prosedur penanganan surat sistem buku agenda adalah sebagai berikut: a. Surat Masuk

1)      Surat diterima oleh bagian penerimaan surat

2)      Surat dikelompokkan misalnya surat untuk pimpinan, untuk manajer, untuk sekretaris,
surat yang harus segera ditindaklanjuti, dll. sesuai kebutuhannya.

3)      Surat kemudian dicatat di Buku Agenda Surat Masuk. Petugasnya disebut Agendaris.

4)      Serahkan surat kepada yang bersangkutan (pimpinan, manajer, kepala bagian,dll)

5)      Surat dibaca oleh pimpinan/manajer/kepala bagian, kemudian surat-surat yang perlu
ditindaklanjuti diberi disposisi.

6)      Surat diserahkan kepada sekretaris/kepala tata usaha

7)      Untuk surat-surat masuk yang berdisposisi, sebelum didistribusikan catat terlebih
dahulu di buku agenda surat

masuk pada kolom “diteruskan kepada”  yaitu pihak yang mendapat disposisi.

8)      Oleh sekretaris/kepala tata usaha surat yang berdisposisi didistibusikan ke alamat
disposisi dengan menggunakan buku ekspedisi intern

9)      Surat ditindaklanjuti sesuai dengan disposisi dari pimpinan/manajer/kepala bagian

10)  Selesai diproses surat masuk diserahkan ke bagian arsip untuk diarsipkan.

b. Surat Keluar

1)      Diawali dengan adanya perintah/disposisi/instruksi pembuatan  surat

2)      Pembuatan konsep surat oleh pihak yang mendapat disposisi (alamat disposisi)
3)      Konsep surat diserahkan kepada pihak yang memberikan disposisi untuk meminta
persetujuan

4)      Apabila surat sudah disetujui kemudian minta nomor surat ke bagian pencatatan buku
agenda surat keluar (Verbalis)

5)      Konsep surat diserahkan ke bagian pengetikan untuk diketik menjadi naskah surat (asli
dan tindasan)

6)      Naskah surat diteliti kerapihan dan  kebenarannya (sesuai dengan konsep surat) oleh
kepala tata usaha/sekretaris

7)      Apabila naskah surat sudah sesuai dengan konsep surat, kemudian oleh pemeriksa
(kepala tata usaha/sekretaris) diberi tanda taklik pada surat tindasan di sebelah kiri salam
penutup.

8)      Naskah surat dan tindasan diserahkan kepada pihak yang memberikan disposisi untuk
ditandatangani

9)      Serahkan surat kepada Verbalis untuk dicatat pada Buku Agenda Surat Keluar

10)  Selesai pencatatan, naskah asli diserahkan kepada ekspeditur untuk diperiksa
kelengkapan suratnya, dicatat pada buku ekspedisi  dan siap dikirimkan.  Surat keluar intern
dicatat pada buku ekspedisi intern dan surat keluar ekstern dicatat pada buku ekspedisi
ekstern

11)  Tindasan/tembusan surat diserahkan kepada Arsiparis untuk diarsipkan.

2. Sistem Kartu Kendali

Karakteristik mail handling sistem kartu kendali adalah  :

1. Surat terlebih dahulu dikelompokkan menurut sifatnya (surat penting, rahasia, dan
surat bisaa)
2. Masing-masing surat ditangani dengan cara yang berbeda sesuai dengan sifat suratnya
3. Pada saat penanganan surat, pengurusannya masih menggunakan kartu atau lembaran
lepas baru diakhir periode kartu/lembaran-lembaran lepas itu dikumpulkan dan dijilid
menjadi sebuah buku.
Prosedur penanganan surat sistem kartu kendali adalah sebagai berikut:
1. Surat Penting
1)      Surat Masuk

a)      Pertama-tama di Unit Kearsipan, surat masuk  diterima oleh Bagian Penerima

b)      Bagian Penerima menyerahkan surat ke Bagian Pencatat Surat

c)      Bagian Pencatat surat menerima surat penting dan membuatkan 3 kartu kendali

d)      Kartu kendali diisi lengkap kecuali kolom indeks/subjek, kode dan pengolah
dikosongkan

e)      Surat penting dan  kartu kendali diserahkan ke Bagian Pengarah atau pengendali surat

f)       Bagian Pengarah mengisi kolom indeks, kode dan pengolah pada kartu kendali

g)      Kartu Kendali I disimpan oleh Bagian Pengarah pada Kotak Indeks

h)      Kartu Kendali II dan III berikut surat penting diserahkan ke Unit Pengolah Bagian Tata
Usaha

i)        Di Bagian Tata Usaha surat penting dilengkapi dengan Lembar Disposisi rangkap 2,
semua diisi lengkap kecuali kolom”instruksi” dan “diteruskan kepada” untuk diisi oleh
pimpinan

j)        Surat penting, Kartu kendali III, dan 2 lembar disposisi diserahkan kepada Pimpinan
Unit pengolah.  Sedangkan Kartu Kendali  II diserahkan ke Bagian Penata Arsip sebagai
informasi ada surat masuk hanya belum bisa diarsipkan karena sedang diproses

k)      Surat penting, Kartu Kendali III dan 2 lembar disposisi setelah pengisiannya dilengkapi
oleh pimpinan diserahkan kembali ke Bagian Tata Usaha

l)        Bagian Tata Usaha menyerahkan surat penting dan lembar disposisi I ke Bagian
Pengolah Surat

m)   Selesai diolah surat penting dan lembar disposisi I diserahkan kembali ke Bagian Tata
usaha
n)      Oleh Bagian Tata Usaha : Surat penting, Kartu Kendali III dan 2 Lembar Disposisi 
disatukan kemudian ditukar dengan Kartu Kendali II yang ada di Bagian Penata Arsip
sebagai informasi bahwa surat sudah bisa diarsipkan.

o)      Posisi terakhir setelah surat masuk penting selesai diproses adalah Kartu Kendali I di
Bagian Pengarah, Kartu Kendali II di Bagian Tata Usaha Unit Pengolah, dan Kartu Kendali
III di Bagian Penata Arsip

2)      Surat Keluar

a)      Setelah naskah dan tindasan surat keluar penting selesai dibuat oleh Unit Pengolah surat
diserahkan ke Unit Kearsipan Bagian Pencatat

b)      Bagian Pencatat surat menyiapkan 3 kartu kendali semua diisi kecuali kolom
Indeks/subjek, Kode Arsip, dan pengolah dikosongkan

c)      Surat penting dan 3 kartu kendali diserahkan ke Bagian Pengarah

d)      Oleh Bagian Pengarah kartu kendali dilengkapi pengisiannya dengan indeks/subjek,
kode arsip dan pengolah. Kartu Kendali I disimpan di Bagian Pengarah

e)      Kartu Kendali II dan III berikut surat penting diserahkan ke Bagian Ekspedisi.

f)       Bagian ekspedisi memeriksa kelengkapan surat kemudian surat asli siap dikirim
sedangkan surat tindasan dan Kartu Kendali  III diserahkan ke Bagian Penata Arsip

g)      Kartu Kendali II diserahkan ke Unit Pengolah sebagai informasi bahwa surat keluar
sudah dikirim

h)      Posisi terakhir setelah surat selesai diproses adalah Kartu Kendali I di Unit Pengarah,
Kartu Kendali II di Unit Pengolah, dan Kartu Kendali III di Penata Arsip

1. Surat Biasa
1)      Surat Masuk

a)      Surat Biasa diterima oleh Unit Kearsipan Bagian Penerima  Surat, kemudian diserahkan
ke Bagian Pencatat Surat
b)      Bagian Pencatat Surat mencatat data surat biasa pada Lembar Pengantar Surat Biasa
rangkap 2.  Sebagai informasi bahwa apabila ada beberapa surat masuk yang ditujukan pada
Unit Pengolah yang sama cukup ditulis pada Lembar Pengantar Surat Biasa yang sama

c)      Surat Biasa dan 2 Lembar Pengantar Surat Biasa diserahkan ke Unit Pengolah

d)      Setelah diparaf lembar Pengantar Surat Biasa I diserahkan ke Bagian Pencatat,
sedangkan surat biasa dan Lembar Pengantar Surat Biasa  II diarsipakan di Unit pengolah

2)      Surat Keluar

a)      Unit Pengolah membuat surat asli dan tindasan sesuai dengan disposisi pimpinan dan
mencatat data surat pada Lembar Pengantar Surat Biasa rangkap 2

b)      Surat asli, tindasan dan Lembar Pengatar Surat Biasa rangkap 2 diserahkan ke Bagian 
Pencatat

c)      Setelah diparaf oleh Bagian Pencatat, Lembar Pengantar Surat Biasa  I disimpan.

d)      Surat asli diserahkan ke Bagian Ekspedisi untuk dikirimkan sedangkan surat tindasan
dan Lembar

Pengantar Surat Biasa II diserahkan kembali ke Unit Pengolah sebagai informasi bahwa surat
sudah dikirimkan.

1. Surat Rahasia
1)      Surat Masuk

a)      Surat masuk rahasia diterima oleh Unit Kearsipan Bagian Penerima Surat

b)      Masih dalam keadaan tertutup, surat diserahkan ke Bagian Pencatat

c)      Bagian Pencatat membuatkan 2 Lembar Pengantar Surat Rahasia

d)      Surat yang masih dalam keadaan tertutup berikut 2 Lembar Pengantar Surat rahasia
diserahkan ke Bagian Pengarah
e)      Oleh Bagian Pengarah, Surat Rahasia berikut 2 Lembar Pengantar Surat Rahasia
diserahkan ke Unit Pengolah

f)       Setelah diparaf, Lembar Pengantar Surat Rahasia I diserahkan kembali ke Bagian
Pengarah sebagai informasi bahwa surat sudah diterima

g)      Surat Rahasia dan Lembar Pengantar Surat Rahasia II disimpan di Unit Pengolah

2)      Surat Keluar

a)      Unit Pengolah membuat konsep surat, mengetik, dan memasukkan surat ke dalam
sampul surat.

b)      Kemudian dengan dilampiri 2 Lembar Surat Pengantar Surat Rahasia, surat rahasia
yang sudah dalam keadaan tertutup diserahkan ke Bagian Ekspedisi untuk dikirimkan

c)      Oleh Bagian Ekspedisi, surat rahasia dikirimkan, Lembar Pengantar Surat Rahasia II
disimpan

d)      Sedangkan Lembar Pengantar Surat Rahasia I diserahkan kembali ke Unit Pengolah
untuk disatukan dengan surat tindasan.

B. Tata Kearsipan  (Filling System)

Beberapa system kearsipan yang biasa diterapkan di suatu perusahaan/instansi, yaitu  :

1. Sistem Tanggal
2. Sistem Abjad
3. Sistem Masalah
4. Sistem Wilayah
5. Sistem Nomor
6. Sistem Kombinasi
Sebetulnya dari sistem-sistem penyimpanan arsip tersebut pada prinsipnya sama. Yang
membedakannya hanyalah cara pengelompokkannya dan pemberian kode arsip,  sedangkan
prosedur  kerja yang lainnya pada prinsipnya sama.

1. Prosedur Penyimpanan Arsip

a.      Surat-surat sebelum disimpan dibuatkan Kartu Indeks atau dapat juga dicatat di Buku
klapper
b.      Surat dikelompokkan antara surat masuk dengan surat keluar

c.       Surat dikelompokkan berdasarkan kode arsip yang dipergunakan baik untuk surat
masuk maupun untuk surat keluar

d.      Kode arsip ditulis di pojok kanan atas surat memakai pinsil

e.      Siapkan Guide dan Tab

f.        Surat-Surat siap untuk disimpan di Tempat Arsip (Filling Cabinet, Odner, Bussiness
File atau yang lainnya)

2. Prosedur Penemuan Kembali Arsip

a.         Sebelum surat dicari di Tempat Arsip, lihat dulu data surat pada Kartu Indeks atau
Buku Klapper

b.         Setelah yakin surat sudah tersimpan di Tempat Arsip, baru kita mencarinya di Tempat
Arsip dengan berpedoman pada kode arsip yang dipergunakan

3. Prosedur Peminjaman Arsip

a.      Arsip surat yang akan dipinjam, terlebih dahulu dibuatkan Bon Peminjaman Arsip
rangkap 3

b.      Bon Peminjaman Arsip tersebut, satu disimpan di Tempat Arsip sebagai pengganti arsip
yang dipinjam, satu disimpan oleh Arsiparis, dan satu lagi diserahkan ke Peminjam Arsip.

Tugas Mandiri  :
1. Amati kegiatan tata persuratan dan kearsipan di tempat Anda melaksanakan Praktek
Kerja Lapangan
2. Hasil Pengamatan tuangkan dalam bentuk laporan
3. Presentasikan di depan kelas
BAB  II

ADMINISTRASI  KEPEGAWAIAN

A. Rekrutmen
Rekrutmen (pengadaan pegawai) adalah proses penarikan sejumlah calon pegawai yang
memiliki potensi untuk ditarik menjadi pegawai,  yang dilakukan melalui berbagai macam
kegiatan.   Dalam kegiatan pengadaan pegawai harus diperhatikan formasi yang kosong.

Formasi adalah susunan jumlah pegawai dan pangkat yang boleh diduduki, yang ditetapkan
oleh instansi yang berwenang mengangkat dan memberhentikan pegawai untuk suatu unit
tertentu.  Jumlah dan susunan pegawai tersebut betul-betul diperlukan untuk melaksanakan
tugas pokok yang ditetapkan.

Setelah pasti ada formasi yang kosong,  maka baru diadakan serangkaian  kegiatan untuk
menjaring pegawai yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing unit beserta kualifikasinya.

1      Media Penarikan Pegawai

Unit kepegawaian ketika menarik pegawai, baik dari luar maupun dari dalam dapat bertindak
pasif dan aktif. Pasif berarti menunggu pelamar yang datang melamar ke kantor. Aktif berarti
menggunakan berbagai saluran atau media komunikasi untuk memperoleh kenaga kerja.

Banyak saluran yang dapat dipilih untuk menarik tenaga kerja. Ada sumber yang berasal dari
kawan pegawai, kerabat pejabat atau pegawai, oraganisasi profesi, depnaker, lembaga
pendidikan,  dan open house.

Informasi lowongan dapat diusahakan melalui media cetak, seperti surat selebaran,
pengumuman, iklan lowongan pekerjaan pada surat kabar  dan majalah. Selain itu, lowongan
pekerjaan juga dapat disiarkan lewat media elektronika, seperti radio, televisi dan bioskop.

Membuat pengumuman penarikan pegawai, mengetik dan menggandakan pengumuman

dengan seluas-luasnya melalui media

massa atau lainnya yang tersedia dan mungkin digunakan oleh pejabat yang berwenang atau
pejabat lain yang ditunjuk olehnya, dilakukan sekurang-kurangnya satu bulan sebelum
tanggal penutupan lamaran.

Hal-hal yang harus tercantum dalam pengumuman lamaran itu meliputi :

a.         Jumlah dan jenis lowongan,

b.         Syarat yang harus dipenuhi,

c.          Alamat tempat lamaran diajukan,

d.         Batas waktu pengajuan lamaran,

e.         Lain-lain yang dianggap perlu.

Sebelum menetapkan pengumuman lowongan kerja, terlebih dahulu menetapkan blangko

permintaan tenaga kerja yang berguna bagi unit kepegawaian untuk merencanakan penarikan
pegawai. Atas dasar permintaan tenaga kerja dari unit kepegawaian dan dibuatkan
rumusan job description dan job specification. Akhirnya, baru disusun iklan lowongan
pekerjaan tersebut.
Iklan lowongan pekerjaan bermaksud mengundang pelamar untuk melamar pekerjaan. Data
pelamar dicatat secara tertib pada daftar pelamar.  Daftar itu berguna sebagai  bahan
pertimbangan ketika diadakan penyaringan. Selain itu, setiap surat lamaran yang masuk harus
dibalas baik bagi mereka yang diterima maupun yang ditolak.

Adapun contoh dari blangko permintaan tenaga kerja adalah sebagai berikut :

Unit Kerja Jabatan Jumlah L/P Syarat Lebih Disukai

(1) (2) (3) (4) (5) (6)

Tata Juru 3 L  a)  SMTA  Sudah

Usaha  Ketik  orang  P b)  program berpengaman 
Pemasaran Sekretaris 1 orang D3 Aktif
L/P berbahasa
Salesmen 4 orang c)  Mengetik Inggris

a) Program Memiliki
D3 kendaraan
sendiri
b) Komputer

c) Mengetik

a) SMTA

b) Bahasa
 Inggris

c) Bahasa
Daerah

2.         Seleksi, Orientasi, dan Pengangkatan

Kegiatan seleksi tidak hanya merupakan proses pemilihan pegawai dari sekian pelamar yang
dijaring melalui proses perekrutan, tetapi juga proses pemilihan calon pegawai terhadap
organisasi yang akan dimasuki.

Pegawai yang telah lolos seleksi akan diprioritaskan untuk mengikuti kegiatan orientasi
sebelum yang bersangkutan ditempatkan dan mulai bekerja.  Orientasi sangat penting
terutama bagi pegawai baru.  Hal ini dikarenakan apa yang diperoleh pertama kali seseorang
memasuki dunia kerja akan berkesan lama, dan ini akan mempengaruhi pegawai tersebut. 
Orientasi merupakan upaya untuk mensosialisasikan nilai-nilai organisasi, pekerjaan, dan
rekan-rekan pada pegawai baru,  yang dilakukan melalui sebuah program formal maupun
informal.  Bagi pegawai lama yang akan menduduki jabatan baru, orientasi juga diperlukan.  
Mereka belajar terlebih dahulu tanggung jawab yang akan dikerjakannya.

B. Disiplin Kerja Pegawai

Untuk mencapai tingkat efisiensi kerja yang tinggi dibutuhkan tingkat kedisiplinan yang
tinggi pula.   Disiplin mempunyai arti yang dalam,  karena ia muncul dari perasaan dan sikap
seorang pegawai terhadap  pekerjaan yang kemudian diwujudkan dalam bentuk perilaku atau
tindakan.  Disiplin mempunyai kualitas psikologis, oleh karena itu,  selalu terlihat secara
tidak langsung yaitu melalui perilaku atau tindakan yang mencerminlkan kualitas psikologis. 
Demikianlah maka wujud akhir dari suatu disiplin adalah perilaku atau tindakan yang
memenuhi tuntutan suatu pekerjaan secara wajar.

C. Daftar Urut Kepangkatan

Pangkat adalah kedudukan yang menunjukkan tingkat seseorang pegawai atau karyawan
dalam susunan kepegawaian yang digunakan sebagai dasar pengajuan jabatan.

Jabatan adalah kedudukan seseorang pegawai atau karyawan sesuai dengan kerangka susunan
organisasi.

Daftar Urut Kepangkatan (DUK) adalah daftar urut pegawai yang disusun berdasarkan
kriteria tertentu sebagai prioritas.
Kriteria yang dijadikan dasar penyusunan urutan pegawai  adalah sebagai berikut  :

1.       Pangkat/Golongan

2.       Masa Kerja

3.       Latihan Jabatan

4.       Pendidikan

5.       Umur

6.       Prestasi Kerja

7.       Loyalitas

8.       Dedikasi

9.       Kepemimpinan

10.   Kemampuan Teknis

11.   Kemampuan manajerial dan ketentuan lainnya.

D. Mutasi, Promosi, dan Demosi Pegawai

Mutasi adalah suatu proses pemindahan jabatan atau kedudukan yang dipegang oleh seorang
pegawai ke suatu jabatan lain yang dikehendaki  oleh suatu organisasi.

Dalam proses mutasi  terdapat dua kriteria  :

1.       Mutasi yang bersifat positif

Mutasi yang bersifat positif merupakan suatu proses pemberian kepercayaan yang dilakukan
organisasi kepada seorang pegawai untuk menduduki jabatan dengan  tanggung jawab yang
lebih besar dibandingkan dengan jabatan sebelumnya. Mutasi positif disebut dengan istilah
promosi.

2.       Mutasi yang bersifat negatif

Mutasi yang bersifat negatif  merupakan suatu proses pengurangan tanggung jawab dari
jabatan sebelumnya karena melakukan tindakan pelanggaran disiplin. Mutasi negatif disebut 
dengan istilah demosi.

E. Pemberhentian Pegawai
Pemberhentian pegawai atau karyawan secara garis besar dapat dikelompokkan menjadi  :

1.       Pemberhentian dengan hormat karena meninggal dunia

2.       Pemberhentian dengan hormat karena  :

a.       Atas permintaan sendiri

b.      Mencapai batas usia pensiun

c.       Perampingan organisasi

d.      Tidak cakap jasmani atau rohani sehingga tidak dapat menjalankan kewajiban sebagai
pegawai atau karyawan

3.       Pemberhentian dengan tidak hormat, bisaanya dilakukan karena pegawai atau
karyawan melakukan pelanggaran disiplin yang sangat fatal dalam menjalankan tugasnya.

Tugas Mandiri  :
1.       Amati kegiatan kepegawaian di tempat Anda melaksanakan Praktek Kerja Lapangan

2.       Hasil pengamatan tuangkan dalam bentuk laporan

3.       Presentasikan di depan kelas

BAB  III

ADMINISTRASI KEUANGAN

Administrasi keuangan yang akan dibahas pada bab ini hanyalah terbatas pada
pengadministrasian yang sangat sederhana yaitu administrasi keuangan untuk pengeluaran-
pengeluaran yang sifatnya relatif kecil yang sering terjadi di perusahaan yaitu administrasi
petty cash.
Petty cash yang dipersiapkan   biasanya dicadangkan untuk :

1.        Pengeluaran-pengeluaran yang sifatnya relatif kecil, misalnya : keperluan pantry,

ATK, Transportasi, konsumsi rapat, telepon,listrik, air dll.

2.        Kegiatan-kegiatan yang temporer (tidak rutin), misalnya : acara pelantikan, peresmian
gedung, perayaan keagamaan, dll.

3.        Pengeluaran-pengeluaran pimpinan yang bersifat urgent (penting), misalnya :

menjamu partner bisnis, perjalanan dinas pimpinan, dll.

Ciri-ciri administrasi petty cash dibandingkan dengan administrasi keuangan lainnya yaitu  :

1.        Biasanya yang mengelola Petty Cash bukan bendahara perusahaan, tetapi ditunjuk
pegawai atau karyawan lain untuk mengelolanya.

2.         Besarnya Petty Cash tergantung kebijakan masing-masing perusahaan dengan

menggunakan Metode Dana Tetap atau dapat juga menggunakan Metode Dana Tidak Tetap.

3.        Sumber dana biasanya dianggarkan dari Kas Perusahaan atau dari Dana Taktis.

4.        Pertanggungjawaban penggunaan keuangan dilaporkan kepada atasan atau kepada

yang melimpahkan kewenangan pengurusannya.

5.        Laporan penggunaan dana dibuat setiap akhir kegiatan atau setiap akhir periode, atau
pada saat akan mengisi kembali dana petty cash.

6.        Setiap penerimaan dan pengeluaran dana selalu dibuatkan bukti transaksi.

7.        Bukti-bukti transaksi tersebut dikumpulkan sebagai dasar pengajuan pengisian

kembali dana untuk periode berikutnya.

Contoh pengisian Bukti Transaksi Petty Cash (Kas Kecil)

BUKTI PENGELUARAN KAS KECIL

Dibayarkan kepada:  No.Voucher  :  203 

 Tubagus Bahar Tanggal        :  16 Agustus 2010

Keterangan Jumlah

Kopi, Gula, Teh Rp.   65.000,00

Total Rp.   65.000,00

Disetujui oleh :                                                           Diterima  oleh  : 

Muhamad Baihaqi                                                Tubagus Bahar

Manager Pemasaran                                            Bagian Pantry

BUKTI PENGAJUAN DANA KAS KECIL

Dana untuk Bagian  :  Pemasaran 

Periode Kas Kecil     :  01 September 2010 s.d. 30 September 2010

Dana Awal Kas Kecil:  Rp. 10.000.000,00

Saldo                        :  Rp. 2.000.000,00

Keterangan Jumlah

Pengisian kembali dana kas kecil RP.  8.000.000,00

Total Rp.  8.000.000,00

Diterima oleh      :   Pemegang Kas

Kecil 
Disetujui oleh : Manager Pemasaran  Tanggal                 :   1 September
Tanggal             : 1 September 2010 2010

………………………………………. …………………………………

Nama jelas Nama jelas

Pengadministrasian Petty Cash selengkapnya dapat dipelajari pada Modul Mengelola Dana
Kas Kecil (Petty Cash) karangan Dra. Sri Sudaryanti.
Tugas Mandiri  :
1.         Amati kegiatan Petty Cash di tempat Anda melaksanakan Praktek Kerja Lapangan

2.         Hasil pengamatan tuangkan dalam bentuk laporan

3.         Presentasikan di depan kelas

BAB  IV

ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA

Administrasi sarana dan prasarana dapat didefinisikan sebagai  proses kerjasama

pendayagunaan semua sarana dan prasarana organisasi secara efektif dan efisien.   Sarana
adalah semua perangkat yang secara langsung digunakan untuk menunjang kelancaran proses
kerja organisasi dalam mencapai tujuan,  misalnya : mesin-mesin kantor.   Sedangkan
prasarana adalah semua perangkat kelengkapan dasar yang secara tidak langsung menunjang
pelaksanaan proses kerja di suatu organisasi, misalnya : ruang kantor, gudang, jalan, toilet,
mushola, dll.

Tujuan administrasi sarana dan prasarana adalah untuk memberikan layanan secara
professional di bidang sarana dan prasarana organisasi dalam rangka terselenggaranya proses
kerja secara efektif dan efisien.

Terdapat 3 (tiga) hal penting dalam proses administrasi sarana dan prasarana, yaitu  :

A. Pengadaan Sarana dan Prasarana

Pengadaan sarana dan prasarana bisaanya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan sesuai
dengan perkembangan organisasi, menggantikan barang-barang yang rusak, hilang,
dihapuskan, atau sebab-sebab lain yang dapat dipertanggungjawabkan.

Langkah-langkah yang perlu diperhatikan berkaitan dengan pengadaan sarana dan prasarana
adalah sebagai berikut  :

1.                 Perencanaan Pengadaan Sarana dan Prasarana

Perencanaan pengadaan sarana dan prasarana dapat didefinisikan sebagai suatu proses
memikirkan dan menerapkan program pengadaan fasilitas organisasi, baik yang berbentuk
sarana maupun prasarana di masa yang akan datang untuk mencapai tujuan tertentu.
Langkah-langkah perencanaannya adalah :

a.       Menampung semua usulan pengadaan perlengkapan yang diajukan oleh setiap unit
kerja dan atau menginventarisasi kekurangan perlengkapan organisasi.

b.      Menyusun rencana kebutuhan perlengkapan untuk periode tertentu,  misalnya untuk
satu triwulan.

c.       Memadukan rencana kebutuhan yang telah disusun dengan perlengkapan yang  tersedia
sebelumnya.

d.      Memadukan rencana kebutuhan dengan dana atau anggaran yang tersedia.  Jika
anggaran yang tersedia tidak memadai, maka perlu dilakukan seleksi.

e.      Memadukan rencana (daftar) kebutuhan perlengkapan yang urgen dengan dana atau
anggaran yang tersedia.  Apabila ternyata masih melebihi dari anggaran yang tersedia, maka
perlu dilakukan seleksi lagi  dengan cara membuat skala prioritas.

f.        Penetapan rencana pengadaan akhir.

2.                     Cara Pengadaan Sarana dan Prasarana

Pengadaan sarana dan prasarana pada hakikatnya merupakan upaya merealisasikan rencana
pengadaan yang telah disusun sebelumnya. Langkah-langkah pengadaan sarana dan prasarana
dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut  :

a.       Pengadaan perlengkapan dengan cara membeli, baik secara langsung di Pabrik, di
Toko, melalui pemesanan terlebih dahulu, maupun dengan cara lelang.

b.      Pengadaan perlengkapan dengan cara mendapatkan hadiah atau meminta sumbangan
kepada pihak-pihak tertentu.

c.       Pengadaan perlengkapan dengan cara tukar menukar barang lebih yang dimiliki
organisasi dengan barang lain yang dimiliki organisasi lain.

d.      Pengadaan perlengkapan dengan cara meminjam atau menyewa.

3.                 Administrasi Sarana dan Prasarana

Setiap sarana dan prasarana perlu diadministrasikan dengan sebaik-baiknya sejak
pengadaannya atau istilahnya perlu dilakukan tindakan inventarisasi sarana dan prasarana. 
Inventarisasi sarana dan prasarana yaitu melakukan tindakan pencatatan dan penyusunan
daftar inventaris secara sistematis, tertib dan teratur berdasarkan ketentuan-ketentuan atau
pedoman-pedoman yang berlaku.

Langkah-langkah kegiatan inventarisasi sarana dan prasarana adalah sebagai berikut  :

a.         Pencatatan sarana dan prasarana pada buku inventaris

b.         Pembuatan kode khusus untuk perlengkapan yang tergolong barang inventaris. 
Caranya dengan membuat kode barang dan menempelkannya pada badan barang
perlengkapan yang tergolong sebagai barang inventaris.

Tujuan pembuatan dan penulisan kode tersebut adalah untuk memudahkan semua pihak
dalam mengenal kembali semua perlengkapan, baik ditinjau dari kepemilikan,
penanggungjawab, maupun jenis dan golongannya.

c.          Semua perlengkapan yang tergolong barang inventaris harus dilaporkan. Laporan
tersebut seringkali disebut dengan istilah laporan mutasi barang.   Pelaporan dilakukan dalam
periode tertentu,  misalnya seringkali dalam satu triwulan.

B. Pemeliharaan Sarana dan Prasarana

Ditinjau dari sifat maupun waktunya,  terdapat beberapa macam pemeliharaan sarana dan
prasarana  :

1.         Ditinjau dari sifatnya ada empat macam pemeliharaan :

a.     Pemeliharaan perlengkapan yang bersifat pengecekan

b.    Pemeliharaan yang bersifat pencegahan

c.     Pemeliharaan yang bersifat perbaikan ringan

d.    Perbaikan berat

Pemeliharaan tersebut cocok untuk perawatan mesin.

2.         Ditinjau dari waktu pemeliharaannya ada dua macam pemeliharaan  :

a.    Pemeliharaan sehari-hari, misalnya  :  menyapu, mengepel lantai, membersihkan pintu.

b.    Pemeliharaan berkala, misalnya  :  pengontrolan genting, pengapuran tembok.

C.    Penghapusan Sarana dan Prasarana

Penghapusan sarana dan prasarana adalah kegiatan meniadakan barang-barang milik lembaga
dari daftar inventaris berdasarkan pedoman yang berlaku.   Tujuan penghapusan adalah  :

1.    Mencegah dan membatasi kerugian yang lebih besar sebagai akibat pengeluaran dana
untuk perbaikan perlengkapan yang rusak.

2.    Mencegah terjadinya pemborosan biaya pengamanan perlengkapan yang tidak berguna
lagi.

3.    Membebaskan lembaga dari tanggung jawab pemeliharaan dan pengawasan.

4.    Meringankan beban inventaris.

Barang-barang yang memenuhi syarat untuk dihapuskan adalah  :

1.    Barang-barang dalam keadaan rusak berat sehingga tidak dapat dimanfaatkan lagi.

2.    Barang-barang yang tidak sesuai dengan kebutuhan.

3.    Barang-barang kuno yang penggunaannya sdudah tidak efisien lagi.

4.    Barang-barang yang terkena larangan untuk dipergunakan lagi.

5.    Barang-barang yang mengalami penyusutan di luar kekuasaan pengurus barang.

6.                   Barang-barang yang berlebihan dan tidak dipergunakan lagi.

7.                   Barang-barang yang dicuri.

8.                   Barang-barang yang diselewengkan.

9.                   Barang-barang yang terbakar atau musnah akibat adanya bencana.

Tugas Mandiri  :
1.         Amati kegiatan Administrasi Sarana dan Prasarana di tempat Anda melaksanakan
Praktek Kerja Lapangan

2.         Hasil pengamatan tuangkan dalam bentuk laporan

3.         Presentasikan di depan kelas

Tujuan, Fungsi, Tugas, Aspek dan Bidang Kerja Manajemen

Administrasi Perkantoran
Sebuah Konsep
Administrasi berasal dari bahasa latin yaitu "ad" dan "ministrate" berarti pemberian jasa atau
bantuan, dalam bahasa inggris disebut "administration" yang berarti melayani dengan sebaik-
baiknya. Berdasarkan arti tersebut konsep administrasi adalah memberikan pelayanan dengan
sebaik-baiknya.

Sedangkan dalam arti lebih luas lagi, administrasi adalah proses kerja sama beberapa individu
dengan cara yang efisien untuk mencapai tujuan organisasi. Dan dalam arti sempit
merupakan kegiatan ketatausahaan,  yang meliputi catat-mencatat, surat-menyurat,
pembukuan, pengarsipan dokumen, serta hal-hal lainnya yang dimaksud untuk menyediakan
informasi serta memperoleh informasi kembali jika dibutuhkan.

Konsep adminstrasi diatas dapat berjalan dengan baik jika didukung dengan kantor yang
tersedia, tanpa adanya kantor, konsep administrasi tidak akan berjalan dengan
lancar. Kantor merupakan bagian dari organisasi yang menjadi pusat kegiatan administrasi.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat
mengurus suatu pekrejaan atau juga disebut tempat bekerja. Oleh karena itu, pengertian
kantor dapat ditinjau dari dua aspek, yaitu berdasarkan fisik dan segi aktivitas.

Secara Fisik kantor dapat diketahui dari bentuk ruangan atau gedung bersifat permanen
sebagai tempat penyelenggaraan kegiatan manajemen. Misalnya pemeliharaan warkat dan
pengurusan informasi. Dan segi aktivitas kantor dilihat dari kegiatannya yang bersifat
dinamis, dikarenakan adanya pembagian pekerjaan diantara mereka unutuk mencapai tujuan
organisasi.

ilustrasi Administrasi Perkantoran

sumber.www.puslatdikpur.jakpus.com

Pengertian Administrasi Perkantoran

Berdasarkan konsep administrasi dan kantor diatas, dapat disimpulkan pengertian
administrasi perkantoran sebagai berikut:

 Secara umum orang mengartikan administrasi perkantoran sebagai suatu kegiatan

yang berkaitan dengan catat-mencatat informasi yang ada secara sistematis untuk
disajikan kembali dalam bentuk lain sesuai dengan kebutuhan.
  Dalam arti luas pengertian administrasi perkantoran adalah serangkaian kerja sama
yang dilakukan secara sistematis dan terkoordinasi berdasarkan pembagian tugas
sesuai struktur organisasi untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
 Dalam arti sempit pengertian administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang
bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan penting
dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan
bagi pimpinan, dan juga membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi.
Lalu disimpulkan lagi bahwa administrasi perkantoran merupakan segala rangkaian kegiatan
penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerja
sama untuk mencapai tujuan tertentu. 
Manajemen Perkantoran dpt didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, &
pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yg melaksanakannya
agar mencapai tujuan-tujuan yg telah ditentukan lbh dahulu.

Manajemen administrasi perkantoran adl bagian dari manajemen yg memberikan

informasi layanan bidang administrasi yg diperlukan ukt melaksanakan kegiatan secara
efektif & memberi dampak kelancaran pd bidang lainnya.
Kegiatan Manajemen Administrasi Perkantoran
Kegiatan manajemen administrasi antara lain :
• Penyediaan informasi yg dibutuhkan ukt kepentingan manajemen.
• Melakukan pengasrsipan data sehingga mudah ukt diakses oleh yg membutuhkan.
• Pengadministrasian seluruh kegiatan
• Menginventarisasi peralatan kantor
Tujuan Manajemen Administrasi Perkantoran
Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yg berjudul Office
Management and Control, yaitu:
1. Membantu perusahaan memelihara persaingan.
2. Memberikan pekerjaan ketatausahaan yg cermat
3. Membuat catatan dgn biaya minimal
4. Memberikan semua keterangan yg lengkap & diperlukan siapa saja, kapan & di mana hal
itu diperlukan ukt pelaksanaan perusahaan secara efisien
5. Memberikan catatan & laporan yg cukup dgn biaya serendah-rendahnya.
Aspek (fungsi) Manajemen Administrasi Perkantoran
Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yg meliputi rangkaian aktivitas
antara lain:
1. Pengendalian & pengawasan
2. Pengarahan & pengawasan
3. Pengarahan
4. Manajemen
5. Pengawasan
6. Perencanaan, pengendalian & pengorganisasian
7. Manajemen & pengarahan
8. Tata laksana/penyelenggaraan
9. Pelaksana secara efisien
Faktor-faktor Manajemen Administrasi Perkantoran menurut Edwin Robinson
1. Persayaratan
2. Metode
3. pegawai
4. Material perlengkapan
Fungsi-fungsi Manajemen Administrasi Perkantoran yg terkait menurut H.Mac Donald
(office management)
1. Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical factor)
2. Biaya perkantoran (office costs)
3. Haluan atau kebijakan perkantoran (office policies)
4. Kepegawaian perkantoran (office personel)
5. Metode perkantoran (office methods)
6. Perlengkapan perkantoran (office equipment)
Cakupan bidang kerja dalam manajemen perkantoran oleh Charles O Libbey
1. peralatan & mesin (appliance and machine)
2. perbekalan & alat tulis (supplies and stationery)
3. metode (methods)
4. tata warkat (records)
5. kontrol pejabat pimpinan (executive controls)
6. ruang perkantoran (office space)
7. komunikasi (communications)
8. kepegawaian kantor (office personnel)
9. perabotan danperlengkapan kantor (furniture and equipment)
Manajemen Administrasi Perkantoran menurut George R. Terry
Manajemen perkantoran adl perencanaan, pengendalian & pengorganosaslan pekerjaan
perkantoran, serta oenggerakan mereka yg melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yg
telah ditentukan.
Manajemen Administrasi Perkantoran menurut William Leffingwell & Edwin Robinson
Manajemen Administrasi Perkantoran menurut Millis Geoffrey
Manajemen kantor adl seni membimbing personil kantor dalam menggunakan sarana yg
sesuai dgn lingkungannya demi mencapai tujuan yg ditetapkan
Dengan demikian, manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan,
mengorganisasi (mengatur & menyusun), mengarahkan (memberikan arah & petunjuk),
mengawasi & mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib
sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan. Hal atau sasaran yg terkena oleh rangkaian
kegiatan itu pd umumnya ialah pekerjaan perkantoran (office work).
Manajemen Administrasi Perkantoran meliputi pekerjaan perkantoran diantaranya:
1. menggandakan (duplicating)
2. mengirim surat (mailing)
3. mengetik (typing)
4. menghitung (calculating)
5. menyimpan warkat/arsip (filing)
6. menelepon (telephoning)
7. memeriksa (checking)
8. dan kegiatan lain.

Organisasi merupakan sekumpulan orang yang saling bekerjasama demi tujuan tertentu.
Setiap organisasi memerlukan administrasi yang baik. Kita sering mendengar istilah
administrasi tersebut namun belum tentu semua orang memahami pengertian administrasi itu
sendiri.