I.

Pembuatan dan Pengendalian Formulir Kantor

A. Pengertian Formulir Formulir kantor membantu mempermudah pekerjaan administrasi karena merupakan alat dasar bagi semua pekerjaan administrative atau clerical works. Formulir kantor membantu pegawai dalam mempermudah pencatatan transaksi bisnis, melancarkan pelaksaan prosedur, memberikan data untuk pengawasan, dan sekaligus mengurangi kesalahan-kesalahan administratif. Formulir kantor memiliki peran yang sangat penting dalam suatu kantor. Dengan demikian formulir kantor memerlukan penanganan sebaik mungkin guna membantu mencapai sasaran kerja dengan menghemat waktu, tenaga, dan biaya. Pengertian formulir kantor menurut para ahli : Menurut B. Kronvall dalam buku Approciate Forms: A Report on the Technique of Deginning Forms, and on the Use and Control of Forms (1953:10) pengertian formulir adalah : A form is a sheet of paper or card, cut to fixed format on which entries are to be made, and usually printed with lines, text, signs and other matter which is common or recurs frequently in the peculiar different cases for which it is used, while what is to be the case concerned is indicated by filling in, crossing out, marking or the like. Selembar kertas atau kartu yang dipotong menurut ukuran tertentu, di mana akan dibuat pencatatan-pencatatan yang biasanya dicetak dengan garisgaris, uraian tulisan tandatanda dan hal-hal lain yang umum atau sering berulang kembali dalam peristiwaperistiwa yang berlainan bagi yang memerlukannya, yang dinyatakan dengan cara mengisi, mencoret menandai atau lainnya semacam itu, yang dipergunakan dalam pekerjaan kantor. Menurut Winardi dalam bukunya Asas-asas Manajemen (2000:69) pengertian formulir adalah : Sehelai kertas yang tercetak yang menyediakan ruang untuk dimuat catatan-catatan, infromasi atau instruksi-instruksi yang akan diteruskan kepada individu-individu, departemen-departemen atau perusahaan-perusahaan. Jadi, menurut kami pengertian dari formulir itu sendiri adalah selembar kertas yang sangat penting bagi perusahaan dimana kertas tersebut memeiliki format dan ukuran tertentu

yang berbeda-beda antara perusahaan yang satu dengan yang lainnya, dimana informasi yang berada ddalam formulir tersebut nantinya kana diteruskan kepada individu atau departemen yang berada dalam suatu perusahaan. Isi formulir pada umumnya dapat dibedakan dalam dua bagian, yaitu bagian tercetak yang merupakan keterangan-keterangan yang telah tetap dan bagian yang berubah sesuai dengan keterangan-keterangan yang diisikan dalam ruang-ruang yang disediakan. Bagian tercetak yang merupakan keterangan-keterangan yang bersifat tetap itu dimaksudkan agar menghemat waktu dan tenaga sehingga pada waktu mengisi formulir tersebut tidak perlu selalu menulis uraianuraian yang telah tetap tersebut, tetapi hanya mengisi keteranganketerangan yang diperlukan saja.

B. Macam Macam Formulir Kantor Formulir kantor dibuat selengkap mungkin karena formulir tersebut dipergunakan untuk menampung data dan informasi yang dibutuhan, baik di lingkungan internal perusahaan maupun dengan pihak eksternal perusahaan sebagai open system, (seperti: pelanggan, supplier, mitra bisnis, pemerintah dan lain-lain). Menurut Ida Nuraida, S.E. dalam bukunya Manajemen Administrasi Perkantoran (2008:110), formulir kantor dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu : 1. Formulir Intern Formulir intern adalah formulir yang dipergunakan di dalam lingkkunga perusahaan. Misalnya, order form yaitu formulir internal untuk permohonan pembelian/pengadaan bahan-bahan, alat-alat, dan persediaan. Ada pula formulir yang merangum data penjualan harian/mingguan/bulanan, keterangan mengenai pegawai, dan lain-lain. 2. Formulir Ekstern Formulir ekstern adalah formulir yang dipergunakan untuk menjalin hubungan dengan pihak-pihak ekstern perusahaan. Misalnya, surat pemesanan barang, faktur, nota kredit, kuitansi, formulir pengisian setoran atau penarikan tunai bagi nasabah bank, formulir pendaftaraan dan lain-lain.

C. Tujuan dan Manfaat Formulir Formulir merupakan catatan kantor yang paling banyak digunaan oleh kantor. Formulir membantu dalam kelancaran kegiatan operasional kantor karena mempunyai tujuan dan manfaat yang besar bagi para penggunanya. Menurut Sedarmayanti dalam bukunya Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran (2001:223), tujuan dan manfaat dipergunakannya formulir oleh setiap kantor adalah: Mengurangi kesibukan mengutip atau menyalin kembali keterangan yang sama atau berulang-ulang. Hal ini penting guna menghemat waktu kerja dan menghindarkan kelelahan serta kebosanan kerja Mengadakan keseragaman atau pembakuan kerja Mempermudah dalam mengklarifikasi data Mempermudah tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja Sebagai alat pemberian instruksi Sebagai alat perencaan karena di formulir terdapat data kuantitatif dan kualifikatif Sebagai alat pengawasan dan evaluasi.

Prof. C.L. Littlefield dan rekannya dalam buku Office and Administrative Management (1978:154) menegaskan kegunaan yang dapat diberikan oleh formulir, sebagai berikut : 1. Formulir-formulir membuat jelas keterangan apa yang harus dihimpun dan disampaikan. 2. Formulir-formulie menyediakan suatu letak tertentu bagi setiap butir keterangan yang diperlukan, dengan demikian memudahkan pencatatan, pengolahan, dan penunjukan data. 3. Formulir-formulir menghapuskan perlunya menyalin kembali informasi yang ersifat pengulangan atau baku. 4. Formulir-formulir memudahkan pemakaian lembaran-lembaran ganda, sebagai akibatnya secara luas menyederhanakan prosedur-prosedur. 5. Formulir-formulir memberi tanda pengenal kepada warkat-warkat dan memudahkan penyimpananserta penunjukan di kemudian hari.

D. Keuntungan Membuat Formulir Menurut Sri Endang R. dalam bukunya Memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran (2010:25), terdapat beberapa keuntungan dalam membuat formulir kantor, diantaranya adalah : 1. Menghemat waktu dan tenaga dalam hal penulisan serta menhemat biaya dalam hal penggunaan kertas 2. Memudahkan dalam penyimpanan dan pencatatan

3. Adanya keseragaman 4. Mengurangi kegiatan fotokopi

E. Desain Formulir Desain formulit dibuat sedemikian rupa agar formulir tersebut dapat membantu pegawai dalam beerja, sehingga pengolahan/pemrosesan data serta pendistribusian/penyampaian informasi dapat lebih efektif dan efisien. Desain formulir sebainya sederhana, menarik, dan mudah untuk diisi dan dimengerti. Selain itu memuat instruksi atau pertanyaan yang lengkap untuk menampung semua informasi yang diperlukan. Menurut Ida Nuraida, S.E. dalam bukunya Manajemen Administrasi Perkantoran (2008:110), formulir mempunyai bagian-bagian penting, yaitu : 1. Pendahuluan : Isi Nama No. KTP Alamat No. Telp Identitas perusahaan Tanggal dibuat dan ditandatangani Nomor formulir Judul formulir

Penutup : Biasannya berisi kolom pengesahan bahwa pendaftar benar adanya menulis formulir tersebut dan menyetujui persetujuan yang tertera di dalam formulir tersebut, dan juga berisi kolom tanda tangan pendaftar. Berikut adalah contoh gambaran dari bagian bagian formulir :

2. Tempat pengisian/pencatatan Tempat pengisian/pencatatan dapat berupa tempat, tabel, atau kolom yang memuat instruksi/pertanyaan mengenai data/informasi yang harus diisi.

Apabila diciptakan, dirancang, dan dipergunakan secara tepat, formulir kantor akan banyak menghemat 5 unsur kerja (pikiran, tenaga, waktu, ruang dan material) dan memudahkan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, pengiriman dan penyimpanan keterangan-keterangan dalam setiap instansi. Contoh desain formulir : Gambar 1

Gambar 2

F. Langkah Langkah dalam Pengendalian Formulir Dalam pembuatan formulir, boleh dikatakan, tidak ada sesuatu kantor manapun yang pelaksanaan tata usahanya tidak memakai suatu formulir. Namun, jika dalam pembuatan formulir itu dilakukan secara serampangan dan pertumbuhannya tida dikendalikan, maka suatu instansi tersebut mudah dijangkiti oleh penyakit tata usaha yang dikenal juga sebagai formitis, yaitu penciptaan terus menerus formulir-formulir baru untuk setiap macam urusan yang dianggap perlu sambil terus mempertahankan berbagai formulir lama yang sudah sangat banyak jumlahnya. Untuk mencegah atau mengatasi hal itu maka perlu sekali dilakukan pengendalian terhadap lahirnya, hidupnya, dan berakhirnya setiap macam formulir. Pengendalian ini harus dilakukan oleh seorang manajer perkantoran secara terpusatkan. Mengenai langkah langkah dalam pengendalian formulir itu, John Neuner dan Benjami Haynes dalam bukunya Manajemen Perkantoran: Prinsip dan Praktek (1953:586) menyatakan sebagai berikut : Pengendalian terhadap formulir-formulir perkantoran mencakup 3 prosedur utama, yaitu: 1. Mengadakan penataan terhadap formulir-formulir secara terpusatkan 2. Penghapusan atau penggabungan formulir-formulir yang ini dipakai 3. Penetapan prosedur-prosedur untuk menelaah, menyetujui, dan mencetak formulirformulir baru. Ini termasuk mendidik pegawai-pegawai perkantoran dan pejabatpejabat administrasi dalam hal asas-asas dan seluk-beluk pembuatan formulir

G. Pengawasan Formulir Formulir Kantor Langkah permulaan dalam mengawasi formulir-formulir kantor adalah mendapatkan apa yang sedang dilakukan. Untuk tujuan ini doperlukan informasi baru mengenai bermacam-macam formulir yang sekarang dipergunakan, untuk tujuan-tujuan apa formulir-formulir itu dipergunakan, dan data-data khusus mengenai isinya. Menurut Drs. Moekijat dalam bukunya berjudul Tata Laksana Kantor (1989:166) untuk tujuan-tujuan ini disarankan langkah-langkah sebagai berikut : a. Umumkan pada semua pegawai dan jelaskan adanya kesatuan (unit) pengawasan formulir, kegiatan-kegiatan dan kekuasaannya. b. Umumkan bahwa setiap tambahan atau perubahan yang diadakan harus dilakukan oleh kesatuan pengawasan formulir.

c. Dapatkan paling sedikit 2 salinan dari tiap formulir kantor yang dipergunakan dalam perusahaan. Simpan satu salinan dalam suatu tempat penyimpanan pengawasan formulir yang dipusatkan. Pergunakan salinan lainnya untuk keperrluan analisis. d. Simpan tiap formulir dalam tempat penyimpanan yang dipusatkan menurut fungsinya. Hal ini akan menyatukan setiap formulir yang sama dalam sifatnya, tidak pandang akan tujuan, nama, atau di mana dipergunakan. e. Tentukan suatu daftar mengenai semua prosedur perkantoran dalam perusahaan. f. Tandai semua formulir dalam tempat penyimpanan yang dipusatkan menurut prosedur di dalam mana formulir-formulir tersebut dipergunakan.

H. Hal Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Membuat Formulir Menurut Sri Endang R. dalam bukunya Memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran (2010:38), terdapat berbagai hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan formulir, diantaranya adalah : 1. Setiap formulir yang dibuat harus mempunyai kegunaan yang jelas 2. Perhatikan efektivitas dan efisiensi formulir 3. Perhatikan standarisasi dalam pembuatan formulir 4. Informasi dibuat secara tersusun dengan rapi, logis, dan praktis 5. Formulir harus dibuat secara sederhana dan mudah dimengerti 6. Untuk bagian yang akan di isi informasi, perlu disediakan ruang kosonh yang cukup 7. Harus ada judul nama formulir 8. Menggunakan font/ukuran tertentu sesuai dengan kebutuhan 9. Cantumkan nama organisasi untuk formulir ke luar kantor 10. Perancangan desain formulir harus dilakukan sebaik mungkin dan direncanakan secara matang

DAFTAR PUSTAKA

Anonim.2004. Makalah Manajemen Perkantoran, Jakarta: Politeknik Swadarma Endang R, Sri,dkk.2010. Memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran, Jakarta: Erlangga Munir, Sukonco Badri. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, Surabaya : Erlangga Gie, T.L. 2000. Administrasi perkantoran modern. Edisi ketujuh. Liberty Offset. Yogyakarta Moekijat, Drs. 1989. Tata Laksana Kantor. Bandung : Mandar Maju Nuraida, Ida S.E. 2008. Manajemen Administrasi Perkantoran, Yogyakarta: Kanisius Eyre, E.C. 1983. Office Administration, London: Heinemann Education