Latar Belakang Etika Kearsipan

Pada tahun 1980, Society of American Archivists (SAA) menyetujui kode etik resmi pertamanya; sejak itu,
telah direvisi dua kali (pada tahun 1992 dan sekali lagi pada tahun 2005), sekitar waktu yang sama dengan
profesi informasi yang lebih luas bergulat dengan bidang ini (M.M. Smith, 1997). Sebelum kode SAA ini,
Arsip Nasional telah mengadopsi sebuah dokumen pada tahun 1955 yang disebut "The Archivist's Code,"
yang berfungsi sebagai panduan etika semi-resmi untuk profesi Amerika Utara hingga upaya SAA. Kode
SAA paling awal tampaknya dirancang untuk ditampilkan (seperti pendahulunya dari National Archives
and Records Administration) sementara kode 1992, dengan komentar yang luas, dirancang untuk
digunakan (atau begitulah yang menjadi alasan di baliknya). Versi terbaru telah menghapus komentar,
yang mencerminkan keyakinan pemimpin-kapal SAA bahwa kode tersebut tidak dapat ditegakkan, bahwa
hal itu membuat Society memiliki potensi tanggung jawab hukum, dan bahwa kode dengan komentar
mengacaukan arti dan kegunaannya (Benedict, 2004).

Melalui beberapa dekade diskusi tentang kode etik kearsipan ini, kita dapat melihat keterbatasan umum
mereka. Asosiasi adopsi Administrator dan Manajer (ARMA) dari kode satu setengah dekade setelah kode
SAA pertama menunjukkan kelemahan seperti itu, dengan penekanan terutama untuk mengklaim status
profesional (kode etik menjadi tolok ukur untuk ini) daripada memberikan arahan apa pun yang dapat
dipantau atau ditegakkan (Lytle, 1998; Pemberton, 1996, 1998).

Pengarsip dan manajer catatan telah menulis tentang masalah etika selama beberapa dekade, meskipun
tidak sebanyak pada topik lain (setidaknya, sampai baru-baru ini). Pada tahun 1982, Karen Benedict
mendesak bahwa “perhatian khusus harus diberikan pada subjek etika untuk arsiparis bisnis, karena posisi
dan tanggung jawab mereka agak berbeda dari bagian profesi yang lain dan termasuk kemungkinan
keterlibatan yang lebih tinggi dalam litigasi yang berlarut-larut. "(Hal. 314). Pengarsip Amerika, di luar
wacana tentang parameter umum kode etik SAA di berbagai waktu (Horn, 1989), juga telah memusatkan
perhatian mereka pada aspek-aspek tertentu dari fungsi arsip dan implikasi atau tantangan etika mereka,
seperti akses, pemrosesan, dan pengumpulan ( Becker, 1983; Kain, 1993; Danielson, 1989, 1997; Miller,
1989; Wilsted, 1993). Pengarsip, secara internasional, juga telah merefleksikan berbagai masalah etika
mengenai perumusan kode etik (Cooke, 1987; Russell, 1976) serta fungsi dasar mereka seperti pelestarian
dan akses (Baynes-Cope, 1988; MacNeil, 1991) .

Namun, pada umumnya, fokus pada etika dalam profesi rekaman adalah pada peran yang dimainkan oleh
kode, biasanya nilai-nilai praktis yang berkerumun di sekitar tanggung jawab publik arsiparis dan manajer
arsip (Hill, 1998, hal. 74). Kami dapat berspekulasi betapa kode berguna dalam praktek. Yang lain telah
menggambarkan keterbatasan kode, dengan fokus mereka pada aturan dan prosedur, dalam lingkungan
yang kompleks dan selalu berubah (Wengert, 2001), atau hanya menyinggung berbagai masalah dan
tantangan yang jauh melampaui apa yang direpresentasikan dalam kode ( Froelich, 1992). Jelas, jauh lebih
mudah untuk mempertimbangkan secara konseptual peran, isi, dan penggunaan kode etik profesional
daripada mengeksplorasi secara spesifik masalah-masalah murkier dalam praktik, kegagalan, dan
keberhasilan etika.

Para profesional rekaman di bidang ini biasanya menuntut lebih banyak pengetahuan tentang aplikasi
komputer atau standar teknis daripada tentang pendekatan etis untuk karyawan tingkat pemula mereka.
Ini adalah dilema profesional, yang menunjukkan bahwa arsiparis dan manajer catatan sama-sama tidak
yakin tentang keutamaan kode etik dan dasar-dasar di mana mereka dibangun, meskipun beberapa
memberikan masalah etika lebih dipercaya. Dalam diskusi tentang penjadwalan penyimpanan arsip di
firma hukum, Barr, Chiaiese, dan Nemchek (2003) mengamati bahwa “Tidak seperti banyak jenis
perusahaan dan bisnis yang praktik pencatatannya diatur oleh undang-undang dan / atau peraturan
administrasi, praktik penyimpanan catatan dalam lingkungan hukum berasal dari aturan etika dan / atau
disiplin yang mengatur perilaku pengacara ”(p. 266). Karakteristik ini mungkin tidak universal, karena
beberapa arsiparis dan manajer catatan seperti di perusahaan telah mengadopsi definisi pasar-sentris dari
pekerjaan mereka, berpotensi mengurangi peran pertimbangan etis.

Ada beberapa tantangan dengan etika profesional, yang sering dibuat dengan mendefinisikan konsep-
konsep seperti etika atau akuntabilitas. Bagi banyak orang, etika menyiratkan masalah filosofis atau
keagamaan, dan kita akan salah jika mengabaikan implikasi elemen-elemen tersebut. Tidak seorang pun
boleh mengabaikan aspek ini ketika mereka menganggap bahwa arsip, perpustakaan, dan museum serta
koleksi dokumenter dan artefak mereka sering ditargetkan untuk dihancurkan karena nilai-nilai agama,
budaya, dan lainnya (Knuth, 2003; Raven, 2004) atau , misalnya, bahwa individu dengan perspektif agama
yang kuat dapat memberikan wawasan yang menerangi tantangan etis dan moral (Carter, 2005). Dan ini
sangat penting bagi arsiparis dan manajer catatan, terutama yang bekerja di perusahaan, ketika mereka
menganggap bahwa beberapa bentuk catatan keuangan mencerminkan sikap keagamaan dari berabad-
abad yang lalu (Aho, 2005).

Ketika saya menggunakan etika atau akuntabilitas, saya berfokus pada konsep-konsep yang diterapkan
seperti memilih benar daripada yang salah, mengenali bahwa kita sering dapat memperdebatkan nuansa
apa yang mungkin benar atau salah tetapi bahwa kita tidak dapat mengabaikan aspek-aspek seperti itu
dalam pekerjaan kita (Kebenaran dalam catatan atau catatan yang benar adalah bagian mendasar dari
warisan arsip dan teori dan praktik manajemen arsip.) Anita Allen (2004) memberikan pengertian tentang
apa yang saya maksud dengan etika: “Etika di tempat kerja membutuhkan ketekunan, keunggulan,
kebanggaan akan pencapaian, dan integritas. . Jenis integritas yang dibutuhkan dimulai dengan kejujuran,
penghormatan terhadap orang dan properti orang lain, dan pengendalian diri ”(hal. 111). Ini dekat dengan
apa yang oleh beberapa orang disebut pemikiran etis, memahami bahwa "perilaku manusia memiliki
konsekuensi untuk kesejahteraan orang lain," dan bahwa ada "inti umum dari prinsip-prinsip etika umum"
(Paul & Eder, 2003, hal. 2). Ini adalah definisi yang sering menangkap setidaknya sebagian alasan mengapa
organisasi dan individu menyimpan dan mengelola dokumen mereka dan informasi yang terkandung di
dalamnya.

Apa yang saya maksud dengan akuntabilitas, sebuah istilah yang baru mulai dianalisis secara cermat?
(Meijer, 2000). Saya menggunakan akuntabilitas untuk merujuk pada proses yang terkait dengan individu
dan organisasi yang menjawab otoritas yang lebih tinggi, penilaian kepatuhan dan pelaksanaan kegiatan
dan fungsi yang diperlukan, dan melaporkan kembali efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab
tertentu. Akuntabilitas menyatukan, di bawah satu payung, pengertian tentang tanggung jawab,
kewajiban, hukum dan peraturan, dan transparansi kegiatan. Dalam hal arsip, catatan, dan informasi,
akuntabilitas mengasumsikan isu-isu seperti menjelaskan pentingnya catatan, bekerja melawan
kerahasiaan yang tidak beralasan, pentingnya memori perusahaan dan masyarakat, dan kepercayaan
yang diperlukan antara pemerintah dan warganya (Cox & Wallace , 2002). Kemampuan akun dan etika
berjalan seiring.
Arsip Perusahaan dan Pencarian Etis

Untuk sementara, skandal korporat menggantikan skandal pemerintah sebagai titik fokus kontroversi
etika, hukum, dan kebijakan dalam masyarakat serta dalam profesi rekaman. Skandal Enron / Arthur
Andersen dan kisah dramatis tentang penghancuran catatan Enron dan runtuhnya praktik audit
memperoleh liputan media yang luas serta akun orang dalam yang dibuat secara umum dan
menyebabkan perbaikan buku manajemen bisnis yang menjadikan Enron sebagai contoh inovasi. . Jenis
profesional yang bekerja untuk entitas ini, termasuk arsiparis dan manajer catatan, harus
mempertimbangkan masalah etika sebagai aspek penting dari administrasi catatan dan informasi.

Dalam sejarah korporasi baru-baru ini, para komentator memberikan catatan sejarah tentang korporasi
dan etika: "Secara umum, perusahaan menjadi lebih etis: lebih terhormat, lebih manusiawi, lebih
bertanggung jawab secara sosial" (Micklethwait & Woolridge, 2003, hal. xx). Walaupun memang beberapa
perusahaan seperti Lockheed Martin telah menetapkan program etika utama, hasil dari program
semacam itu “sulit dan kontroversial” untuk dipastikan (Terris, 2005, hal. 4). Sepengetahuan saya, belum
ada penelitian tentang perusahaan dengan program etika yang berkonsentrasi pada manajemen catatan,
kecuali untuk deskripsi ironis dari tekanan Enron pada kode etik dan program konsultasi perusahaan untuk
bisnis yang tertarik dalam memperkuat sensitivitas pekerja mereka terhadap etika masalah.

Kode etik dapat menjadi tidak berguna di lingkungan perusahaan yang telah lepas kendali. Dan para
manajer arsip dan arsiparis harus memiliki banyak alasan untuk mempertimbangkan kembali dan
menegaskan kembali komitmen mereka pada pentingnya etika profesional dan akuntabilitas, terutama
sebagai langkah-langkah untuk melawan kejahatan korporasi semacam itu (misalnya, Sarbanes-Oxley Act
2002) mendikte banyak langkah-langkah pencatatan baru yang berpotensi ditransformasikan. -
membentuk apa yang dilakukan oleh para profesional semacam itu. Meskipun implikasi jangka panjang
dari skandal-skandal ini dan berbagai tanggapan legislatif dan peraturan belum dapat dilihat, jelas bahwa
mereka telah menyinari publik tentang praktik-praktik pengelolaan arsip seperti pemusnahan arsip yang
sebelumnya tidak dipahami dengan baik. Paling tidak, arsiparis dan manajer arsip beroperasi di lingkungan
jenis baru di mana perilaku etis, kepatuhan, dan akuntabilitas lebih menonjol sebagai faktor yang
menentukan misi mereka dan mengarahkan pekerjaan mereka.

Pentingnya etika perusahaan atau tanggung jawab sosial perusahaan telah meningkat pesat, dengan
curahan tulisan-tulisan tentang keprihatinan semacam itu (lihat Brown, 2005; Vogel, 2005). Apakah
gerakan ini berdampak pada arsip tingkat perusahaan dan pemikiran mereka?

Meskipun pertumbuhan minat dalam etika perusahaan dan masalah tanggung jawab sosial, ada sedikit
dalam arsip bisnis atau literatur manajemen catatan yang membahas topik ini. Sementara arsip bisnis dan
literatur manajemen catatan tidak luas, ada sejumlah esai substansial di mana orang mungkin
mengharapkan diskusi tentang masalah etika, di antara banyak masalah lain yang dipertimbangkan.
Namun, terlepas dari tantangan etika yang dihadapi oleh para arsiparis perusahaan, para profesional ini
tampaknya tidak terlibat dengan aspek pekerjaan mereka. Arsiparis bisnis terkemuka Elizabeth Adkins
(1997), dalam penilaiannya yang bagus tentang pengembangan arsip bisnis Amerika sekitar satu dekade
lalu, hampir tidak menyebutkan aspek apa pun yang mungkin disebut etis, mungkin mencerminkan
kurangnya perhatian umum terhadap topik ini di sastra dan profesi sampai saat itu. Lima belas tahun
sebelum upaya Adkins, ikhtisar arsip perusahaan Amerika umumnya tidak menyebutkan masalah etika,
sering kali mencoba menjelaskan tentang seberapa besar aset yang bisa dimiliki oleh program arsip
(Anderson, 1982; D. Smith, 1982). Penekanan pada arsiparis korporat yang melayani korporasi dan
kepentingan bisnisnya tampaknya mendominasi tulisan banyak profesional semacam itu (Coulson, 1993;
Rabchuk, 1997). Es-mengatakan tentang jenis arsip perusahaan tertentu biasanya menutupi masalah
etika, bahkan ketika berfokus pada pertanyaan dasar dan masalah yang mendukung atau mengurangi
operasi arsip. Seharusnya seperti itu karena arsiparis perusahaan telah mencoba untuk menghubungkan
misi mereka dengan peran mereka dalam mendukung bisnis yang mempekerjakan mereka, mereka juga
harus mengidentifikasi di mana mungkin ada masalah etika dan hukum dalam mengambil agenda
semacam itu.

Bagi arsiparis untuk menjadi kapitalis dan melayani kebutuhan majikan mereka tampaknya baik-baik saja,
tetapi bagaimana dengan hal-hal seperti etika profesional? Tentu saja para pengarsip bisnis harus
menghubungkan misi dan kegiatan mereka dengan yang dilakukan oleh perusahaan mereka yang mencari
laba, dan telah ada penilaian yang sangat baik atas hubungan ini (G.D. Smith, 1982); namun, untuk
menurunkan etika profesi dan tanggung jawab barang publik lainnya di bawah garis keuangan tampaknya
sangat tidak masuk akal. Deborah Gardner, mengomentari kluster artikel 1982 tentang arsip bisnis yang
diterbitkan di American Archivist, tidak menyebut etika sebagai masalah, meyakini bahwa kasus untuk
program mereka adalah "kunci untuk pembenaran yang dengan jelas mendefinisikan fungsi kearsipan
sebagai bagian dari budaya perusahaan" dan organisasi, "termasuk menjadi" pusat penghasil pendapatan
"dan menurunkan penggunaan sumber daya arsip oleh para sarjana dan peneliti lain sebagai" layanan
publik yang penting "tetapi terutama yang dinilai sebagai aset bagi perusahaan itu sendiri (hal. .294–295).

Beberapa pengamat telah mengisyaratkan masalah etika yang dihadapi arsiparis perusahaan dan manajer
catatan. Sejarawan Duncan McDowall (1993) berspekulasi sebagai berikut:

Seseorang menduga bahwa litigasi kewibawaan di zaman kita. . . telah menimbulkan dorongan sadar di
banyak eksekutif untuk menghindari penyimpanan catatan tertulis tentang bagaimana dan mengapa
keputusan dibuat. Dorongan yang sama ini, sering digabungkan dengan naluri abadi untuk
mempertahankan diri di dalam korporasi, dapat menjelaskan mengapa begitu banyak eksekutif
menganggap arsiparis dan tujuannya dengan kecurigaan. (hal. 352).

Arsiparis Inggris Leonard McDonald (1989) khawatir bahwa “di dunia bisnis. . . pengarsip masih cenderung
untuk mengadopsi peran pengarsipan abad pertengahan — membela klaim tuannya atas kekayaan
intelektual dari serangan orang lain ”(hal. 169). McDonald juga khawatir tentang persepsi arsiparis, divisi
dalam budaya profesional, dan pelanggan mereka. Dia mencatat, misalnya, bahwa arsiparis

cenderung melihat lebih keras apa yang kita anggap sebagai tanggung jawab etis daripada manajemen
umum. Manajemen umum, dengan niat tanggung jawab yang diungkapkan kepada pemegang saham dan
bagi kesuksesan Perusahaan yang berkelanjutan, memiliki rasa prioritas dan tanggung jawab etis
tersendiri. (hal. 171)

Pengarsip perusahaan lain telah mengungkapkan keprihatinan yang sama (Bakken, 1982; Van Camp,
1982).
Kontroversi Poster “Sun Mad” dan Etika Kearsipan

Baru-baru ini, sebuah kontroversi kecil terjadi mengenai penggunaan poster politik di sampul Arsiparis
Amerika yang mencerminkan tantangan etika kearsipan di sektor korporasi dan yang, menurut pendapat
saya, adalah kurangnya pengembangan etika kearsipan. Sangat sulit dan sulit untuk menulis tentang
keduanya karena melibatkan diri saya dan karena sangat mudah untuk disalahartikan. Maksud saya di sini
bukan untuk menuduh siapa pun melakukan perilaku tidak etis, tetapi saya percaya bahwa poster
kontroversi itu menunjukkan sesuatu tentang lingkungan politik, profesional, dan masyarakat yang
memengaruhi cara arsiparis dan manajer catatan memandang masalah etika.

Dua surat dan kolom editor diterbitkan dalam Fall / Winter 2004 American Archivist mengenai
penggunaan poster politik (awalnya dibuat dalam kampanye melawan Sun Maid Corporation, dengan
poster yang menggambar ulang dan memparodikan logo perusahaan terkenal) menjadi "Sun Mad") di
sampul edisi Musim Gugur / Musim Dingin 2003 dari jurnal yang sama (Eppard, 2004). Poster tersebut
menyertai esai tentang koleksi poster politik (Tschabrun, 2003). Sekelompok arsiparis bisnis dan arsiparis
terkenal lainnya menyatakan bahwa sampul itu "mengganggu" mereka, percaya bahwa ilustrasi tersebut
merendahkan arsip perusahaan atau arsiparis yang bekerja dengan catatan perusahaan dan membuka
SAA terhadap risiko hukum. Tanggapan beralasan editor tentang kritik menunjukkan bahwa ia meminta
penasihat hukum SAA meninjau penggunaan poster dan menyatakan keyakinannya bahwa jurnal tersebut
melayani "seluruh profesi kearsipan," yang menunjukkan bahwa ketidaksepakatan tentang konten dan
sampul jurnal selalu ada ( Eppard, 2004). Kontroversi tersebut mendorong saya untuk menulis surat saya
sendiri kepada editor, yang diterbitkan dalam terbitan jurnal berikutnya dan dirangkum di sini (Cox, 2005).

Masalah-masalah yang disajikan dalam kasus ini terutama berkaitan dengan masalah-masalah yang
menyinggung individu dan organisasi, serta mengangkat masalah, yang paling penting untuk esai ini, dari
misi arsip perusahaan. Dalam surat saya kepada editor, saya dengan blak-blakan bertanya, "Apakah misi
arsip perusahaan hanya untuk membuat organisasi mereka terlihat bagus atau untuk melayani tujuan
hubungan masyarakat?" , bukti kegiatan perusahaan, dan akuntabilitas? Jika sebuah perusahaan
menemukan dokumen dan artefak negatif seperti itu dalam kepemilikan mereka seperti poster politik
yang digunakan pada sampul jurnal, apakah itu akan menghancurkan atau mengubur benda?

Korporasi, dan bagaimana mereka mengelola catatan dan informasi mereka, selalu kontroversial seperti
skandal korporasi terbaru, yang mengarah pada upaya baru untuk mengatur praktik akuntansi
perusahaan seperti yang disaksikan dalam Sarbanes-Oxley Act, menunjukkan. Yang membuat saya
penasaran adalah bagaimana fungsi individu sebagai arsiparis atau manajer catatan dapat bekerja dalam
lingkungan perusahaan dengan cara yang realistis, mengikuti setiap etika profesi atau misi, tanpa
beberapa refleksi serius tentang implikasi praktis dari kedua pekerjaan dan kode perilaku serta standar
profesionalnya. Rekaman dapat, pada dasarnya, secara inheren controver-sial. Mereka
mendokumentasikan tindakan baik dan buruk, kegiatan orang dan organisasi yang jahat dan patut
dicontoh, keputusan oleh pejabat pemerintah yang korup dan bintang dan pemimpin perusahaan, dan
kegiatan administrator universitas dan anggota fakultas yang kuat dan lemah (seperti contoh). Dan dapat
ditambahkan bahwa catatan, karena kekuatannya sebagai ingatan dan simbol budaya, menginspirasi
perasaan yang kuat, seperti halnya poster "Sun Mad" yang kontroversial.

Apa yang diilustrasikan oleh kasus ini adalah sensor diri profesional, yang mencerminkan tren dalam
masyarakat kita yang tidak dapat menjadi pertanda baik bagi misi kearsipan. Korporasi yang mengelola
catatan hanya untuk membuat diri mereka terlihat baik hampir tidak bisa dikatakan memahami
pertanyaan yang lebih besar tentang peran mereka dalam persemakmuran. Terlebih lagi, mereka akan
gagal jika mereka berusaha untuk memanipulasi warisan dokumen mereka sendiri sedemikian rupa.
Namun, pertanyaan yang lebih besar adalah di mana arsiparis dan manajer catatan akan berada dan apa
yang akan mereka lakukan dalam organisasi dengan agenda seperti itu. Ini adalah dimensi etis.

Kontroversi terus berlanjut, saya curiga karena kalimat dalam surat saya, diulang dalam esai ini: "Apa yang
membuat saya tertarik adalah bagaimana individu yang berfungsi sebagai arsiparis atau manajer catatan
dapat bekerja di lingkungan perusahaan dengan cara yang realistis, mengikuti segala akal etika atau misi
profesional. ”Untuk sementara waktu, saya menyesal menulis surat karena hal ini, tetapi saya sekarang
yakin, lebih dari sebelumnya, bahwa inti dari kontroversi adalah masalah mendasar yang berkaitan
dengan etika kearsipan, yang kami sepertinya sering menghindari berurusan dengan fokus pada penulisan
kode. Inilah yang saya coba jelaskan lebih lengkap dalam esai ini.

Orang lain akan terus memiliki perspektif lain tentang masalah ini serta tentang apa yang diperlukan
dalam apa yang kita anggap sebagai etika profesional. Memang, ini dibawa pulang ketika presiden SAA
masa lalu dan saat ini mempublikasikan pemikiran mereka tentang kontroversi sampul dalam edisi lain
dari American Archivist (2005, Vol. 68). Randall Jimerson dan Richard Pearce-Moses mengakui bahwa
kontroversi tersebut telah “menimbulkan pertanyaan penting untuk debat profesional tentang
bagaimana arsiparis mendefinisikan tanggung jawab profesional kami” (hal. 202), tetapi mereka juga
menyatakan keprihatinan “bahwa penting untuk menerima ungkapan keprihatinan dari kami. anggota
dengan pertimbangan dan hormat ”(p. 202). Sebagian besar, mereka berpendapat bahwa "kita harus
sangat berhati-hati untuk menghindari bahkan penampilan mempertanyakan etika seluruh segmen
anggota kami" (p. 203), dan bahwa ini penting dalam menghormati "kebutuhan akan keragaman dalam
profesi kearsipan , dan berupaya memastikan bahwa semua yang tertarik untuk melindungi catatan
sejarah merasa disambut baik ”(hlm. 203). Kecuali untuk esai ini, surat mereka mengakhiri kontroversi
poster "Sun Mad". Satu-satunya komentar tambahan saya adalah bahwa mempertanyakan posisi
kelompok tertentu dalam debat semacam itu, yang dengan jelas diungkapkan dalam kritik mereka sendiri
terhadap tindakan orang lain, tidak boleh ditafsirkan sebagai cerminan motif dan etika mereka; Namun,
tentu saja ada unsur perdebatan ini yang mencerminkan tantangan etis.

Kontroversi ini, tentu saja, tidak memberikan bukti bahwa arsip perusahaan atau program manajemen
arsip tidak sesuai dengan catatan busana yang disengaja untuk melindungi bisnis atau memberikan wajah
terbaik korporasi. Apa yang diungkapkannya adalah serangkaian sikap yang menunjukkan bahwa individu
di lapangan mungkin sangat peka terhadap kemungkinan bahwa kegiatan tertentu dapat menyebabkan
pers negatif, membahayakan program, dan karier. Apakah pemikiran seperti ini melanggar semangat kode
etik profesional yang relevan adalah masalah yang harus diperdebatkan orang lain, tetapi saya sampaikan
bahwa yang terbaik kita harus bermasalah dengan sikap seperti itu. Dalam lingkungan di mana kita
memiliki kode etik yang lemah, tanpa prosedur penegakan, bersama dengan sikap yang menunjukkan
bahwa para profesional dapat beroperasi karena takut menarik perhatian negatif terhadap program
mereka, kita harus khawatir apakah kita dapat beroperasi secara efektif dengan cara etis atau , yang lebih
penting, bahwa kita dapat membangun kepercayaan dengan pemberi kerja, konstituen, dan publik kita.
Kesimpulan

Ini adalah saat-saat yang berbahaya, menarik, dan menyenangkan untuk menjadi arsiparis atau manajer
catatan. Mengingat apa yang dilakukan oleh para profesional rekaman dan akses ke bukti yang mereka
miliki, apa saja tanggung jawab etis mereka dalam masyarakat dan organisasi? Kapan mereka dapat,
misalnya, perlu menjadi "pelapor" - individu yang menempatkan kesejahteraan masyarakat dan
penduduknya di atas kepentingan mereka sendiri? Ini adalah pertanyaan menarik yang jarang dibahas
dalam arsip dan mencatat komunitas manajemen, tetapi pertanyaan yang akan ditanyakan lebih sering,
saya pikir, di masa depan.

Ada banyak masalah etika praktis yang dapat kita pertimbangkan yang mungkin dihadapi oleh arsiparis
atau manajer arsip. Karena profesional rekaman bekerja di organisasi mereka dan memiliki akses ke
sebagian besar, jika tidak semua, informasi yang dihasilkan, masuk akal untuk berasumsi bahwa mereka
akan menemukan kegiatan ilegal, perbuatan salah, dan penyimpangan etika sesegera orang lain di
lingkungan mereka. tempat kerja. Pengarsip dan manajer catatan belum benar-benar membahas
konsekuensi dari kemungkinan seperti itu, sebaliknya memilih untuk fokus pada etika praktik mereka
sendiri - seperti memberikan akses yang sama kepada semua peneliti, tidak memperoleh bahan dokumen
tentang asal dan kepemilikan yang dipertanyakan, dan tidak secara salah. menuduh program kearsipan
lainnya dan merekam pro-profesional dari praktik tidak profesional. Ini semua adalah keprihatinan
penting, tentu saja, tetapi mereka secara internal berfokus pada kegiatan yang harus tampak seperti
aktivitas profesional yang tidak masuk akal dan yang hampir tidak membahas masalah etika utama saat
itu. Tantangan etis nyata yang dihadapi arsiparis dan manajer arsip lebih banyak berkaitan dengan bentuk
peran pemerintah dan organisasi lain yang berubah seperti perusahaan yang membuat sebagian besar
catatan dan mempekerjakan banyak profesional catatan kerja.

Pengarsip dan manajer catatan umumnya percaya bahwa catatan itu penting dan bahwa mereka
membuat perbedaan dalam masyarakat, meskipun kadang-kadang mereka tampak membingungkan
seperti halnya kelompok lain tentang apa artinya ini. Mereka tidak ingin dilihat sebagai panitera atau
sekretaris, sehingga mereka mengembangkan pembenaran baru yang rumit untuk peran mereka,
biasanya mengikat ke dalam aspek kemewahan masyarakat informasi atau pengetahuan sambil
memindahkan mereka lebih jauh dari tanggung jawab utama mereka — catatan. Sementara beberapa
dari ini berada dalam kisaran normal dari debat pro-fesional dan pandangan-pusar, beberapa di antaranya
juga melemahkan arsiparis dan manajer arsip yang menghasilkan visi yang koheren dan mengartikulasikan
misi yang jelas. Namun, masalah-masalah ini hampir tidak seserius pertanyaan apakah arsiparis dan
manajer catatan harus menjadi pelapor, mengambil norma etika yang lebih tinggi yang menuntut mereka
mencari peran yang berbeda dalam berkontribusi untuk kebaikan publik.

Whistle-blowing— "pelaporan karyawan tentang kegiatan ilegal, imoral, atau tidak sah kepada pihak-
pihak yang mungkin dapat mengambil tindakan" (Miceli & Near, 1988, hlm. 267) - semakin sering terjadi,
tetapi ini merupakan masalah. yang hanya mendapat sedikit perhatian dari para profesional rekaman.
Mengapa rekam profesional tidak membahas masalah ini? Jawaban yang jelas adalah, tentu saja, bahwa
peniup peluit menghancurkan karier dan mata pencaharian mereka, tidak peduli seberapa benar mereka
kelihatannya di forum publik; tetapi penjelasan ini sepertinya terlalu jelas. Yang lebih penting lagi adalah
bahwa manajer arsip dan arsiparis cenderung loyal kepada organisasi mereka, dan bingung dengan apa
yang mungkin terjadi dalam peran sosial mereka. Mereka, misalnya, dibombardir oleh ad-vice tentang
penyimpanan dan penghancuran catatan yang memerintahkan mereka untuk melindungi organisasi
mereka.

Para profesional rekaman mungkin tidak siap pada saat ini untuk mempertimbangkan konsekuensi dari
whistle-blowing, atau mereka mungkin kurang percaya diri atau percaya bahwa mereka tidak berdaya
mengingat status profesional dan profil publik mereka. Tentu saja sulit untuk menyatakan dengan tegas
kapan seseorang harus go public dan mengancam dirinya sendiri dengan bakar diri secara profesional.

Saya tidak menawarkan daftar keadaan yang tepat yang akan menunjukkan kapan arsiparis atau manajer
catatan harus memutuskan peringkat dan berbicara. Tidak hanya ada begitu banyak variabel yang
berperan dalam hal ini, tetapi saya harus mengakui bahwa dalam benak saya sendiri belum terbentuk
gambaran yang sepenuhnya memuaskan tentang apa yang terlibat; tetapi seperti penjelasan Dummett
(2004) tentang hubungan filosofi dan kebenaran, arsiparis dan profesional rekaman lainnya perlu
memahami mengapa mereka membutuhkan konsep etika dan ekspresi praktis dari perilaku etis, seperti
meniup peluit, untuk memengaruhi pekerjaan mereka. Mudah-mudahan, apa yang saya tawarkan akan
menghasilkan beberapa dialog, memungkinkan arsiparis dan manajer catatan untuk memahami dengan
lebih baik tanggung jawab mereka dalam organisasi dan masyarakat mereka. Dalam beberapa kasus, apa
yang mungkin perlu dilibatkan tidak lain adalah meninjau kembali apa yang dikatakan orang di masa lalu
tentang masalah etika. Sebagai contoh, hampir dua dekade yang lalu, kode etik ARMA digambarkan
sebagai termasuk "prinsip aliran bebas dan akses ke informasi dalam masyarakat sebagai kondisi yang
diperlukan untuk populasi yang terbentuk dan pemeliharaan proses demokrasi" dan untuk "sangat
menolak, oleh karena itu, segala tekanan atau subornasi untuk salah penanganan atau menyalahgunakan
informasi atau catatan — bahkan ketika penanganan yang tepat dapat berdampak buruk pada organisasi
tempat mereka bekerja ”(Pemberton, 1998, h. 6); orang bisa bertanya-tanya bagaimana ini berhubungan
dengan beberapa masalah baru-baru ini di benak beberapa arsiparis perusahaan.

Sementara itu, komunitas pengelola arsip dan catatan perlu terlibat dalam sejumlah inisiatif terkait
dengan masalah etika. Meskipun aliran penulisan yang cukup mantap tentang masalah etika, pada
dasarnya tidak ada penelitian tentang masalah tersebut. Pengarsip dan manajer catatan perlu melampaui
bisnis pembuatan kode etik dan alih-alih harus mulai mempertimbangkan peran apa yang sebenarnya
mereka mainkan dalam lembaga yang mempekerjakan mereka. Sejarawan McDowall (1993), dalam
merenungkan tempat arsiparis di perusahaan, menyarankan bahwa sejarawan dan arsiparis dapat
"membawa sudut pandang yang tidak tertarik, segar, dan berharga untuk pekerjaan korporasi. Kita bisa
menjadi bagian dari korporasi, tetapi tidak harus makhluknya ”(hal. 356). Dia tidak menawarkan wawasan
praktis apa pun tentang peran yang tidak tertarik seperti itu, tetapi itu tentu saja sesuatu yang perlu
dicatat oleh para profesional untuk dipertimbangkan kembali, dan dengan sungguh-sungguh.