HAKIKAT SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

A. KONSEP-KONSEP DASAR
Pengendalian Sebuah organisasi juga harus dikendalikan; yaitu, perangkat harus ada pada tempatnya untuk memastikan bahwa tujuan strategisnya dapat tercapai. Akan tetapi, pengendalian suatu organisasi lebih rumit daripada mengemudikan sebuah mobil. Kita akan memulai dengan menjelaskan proses pengendalian dalam sistem yang lebih sederhana.

Setiap sistem pengendalian sedikitnya memiliki empat elemen: 1. Pelacak (detector) atau sensor-sebuah perangkat yang mengukur apa yang sesungguhnya terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan. 2. Penaksir (assessor ) uatu perangkat yang menentukan signifikansi dari peristiwa aktual dengan membandingkannya dengan beberapa standar atau ekspektasi dari apa yang seharusnya terjadi. 3. Effector-suatu perangkat (yang sering disebut "feedback") yang mengubah perilaku jika assessor mengindikasikan kebutuhan yang perlu dipenuhi. 4. Jaringan komunikasi-perangkat yang meneruskan informasi antara detector dan assessor dan antara assessor dan effector.

Manajemen Sebuah organisasi terdiri dari sekelompok orang yang bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu bersama (dalam sebuah organisasi bisnis tujuannya adalah mencapai tingkatan profit yang memuaskan). Organisasi dipimpin oleh hierarki manajer, dengan Cllief Executive Officer (CEO) pada posisi puncak, dan para manajer unit bisnis, departemen, bagian (section), dan subunit lainnya yang peringkatnya berada di bawahnya dalam diagram organisasi. Kompleksitas suatu organisasi menentukan jumlah lapis an dalam hierarki. Seluruh manajer dan CEO keduanya memiliki hubungan atasan dan bawahan; mereka mengawasi kinerja dari orang-orang yang ada di dalam unitnya, dan mereka diawasi oleh manajer yang mereka berikan laporan kepadanya.

CEO (atau, dalam beberapa organisasi, sebuah tim manajer senior) memutuskan keseluruhan strategi yang akan memungkinkan organisasi untuk mencapai tujuannya. Tunduk kepada persetujuan CEO, para manajer dari ber-bagai unit bisnis memformulasikan strategi tambahan yang memungkinkan unit mereka masing-masing untuk memajukan tujuan-tujuan ini. Proses pengendalian manajemen adalall proses di mana manajer pada seluruh tingkatan memastikan ballwa orang-orang yang mereka awasi mengimplementasikan strategi yang dimaksudkan.

Perbandingan

dengan

Proses

Pengendalian

yang

Lebih

Sederhana.

Proses

pengendalian yang digunakan oleh manajer mengandung elemen yang sama seperti pada sistem pengendalian yang lebih sederhana telah digambarkan di atas: detector, assessor, effector, dan sistem komunikasi. Detector melaporkan apa yang sedang terjadi atas organisasi; assessor membandingkan informasi ini dengan keadaan yang diinginkan; effector melakukan tindakan koreksi terhadap perbedaan yang signifikan antara keadaan aktual dengan keadaan yang diinginkan untuk diterima, dan sistem komunikasi memberitahukan para manajer apa yang sedang terjadi dan bagaimana membandingkannya dengan keadaan yang diinginkan.

Bagaimanapun, terdapat perbedaan yang signifikan antara proses pengendalian manajemen dengan proses yang lebih sederhana yang digambarkan sebelumnya: 1. Tidak seperti halnya dengan thermostat atau sistem suhu tubuh, standar tidaklah ditetapkan terlebih dahulu. 2. Seperti halnya pengendalian mobil (fetapi tidak seperti regulasi pada suhu tubuh atau ruangan), pengendalian manajemen tidaklah bersifat otomatis. 3. Tidak seperti dengan pengendalian sebuah mobil, di mana sebuah fungsi dilakukan oleh seorang individu, pengendalian manajemen memerlukan koordinasi antar-individu. 4. Hubungan dari diterimanya kebutuhan bagi tindakan untuk menetapkan tindakan yang diperlukan untuk memperoleh hasil yang diinginkan mungkin tidak jelas. 5. Banyak pengendalian manajemen bersifat self control.

Sistem Sebuah sistem merupakan suatu cara tertentu dan biasanya berulang untuk melaksanakan suatu atau serangkaian aktivitas. Sejumlah karakteristik sistem yakni: lebih kurang membentuk ritme tertentu, terkoordinasi, dan mengulangi serangkaian tahapan tertentu guna mencapai suatu tujuan tertentu.

Batas-batas Pengendalian Manajemen Dalam bagian ini, kita mendefinisikan pengendalian manajemen dan membedakannya dari dua sistem atau kegiatan-lainnya yang juga memerlukan perencanaan dan pengendalian: formulasi strategi dan pengendalian tugas. Kesalahan serius dapat terjadi jika pdnsip dan generalisasi yang hanya berlaku Pada suatu sistem diterapkan pada lainnya.

Sebagaimana yang akan Anda lihat, pengendalian manajemen terletak antara formulasi strategi dan pengendalian tugas dalam beberapa hal. Formulasi strategi paling tidak tersistematis di antara ketiganya; pengendalian tugas merupakan yang paling tersistematis; dan pengendalian manajemen terletak di antaranya. Formulasi strategi berfokuskan Pada jangka panjang, pengendalian tugas berfokus pada kegiatan jangka pendek, dan pengendalian manajemen terletak di antaranya. Formulasi strategi memperkirakan hal-hal yang terlampau umum untuk masa mendatang, pengendalian tugas menggunakan data akurat yang terjadi, dan pengendalian manajemen terletak di antaranya. Masing-masing kegiatan meliputi perencanaan dan pengendalian; tetapi dengan penekanan yang berbeda untuk masing-masing kegiatan. Proses perencanaan dalam formulasi strategi merupakan hal yang lebih penting, proses pengendalian merupakan hat yang lebih penting dalam pengendalian tugas, dan dalam pengendalian manajemen perencanaan dan pengendalian merupakan hal yang sama pentingnya.

Hubungan dari sistem kegiatan ini dengan yang lainnya ditunjukkan dalam Gambar 1-2. Dalam bagian berikut kita mendefinisikan pengendalian manajemen, formulasi strategi, dan pengendalian tugas dalam detail yang lebih besar dan lebih jauh menggambarkan perbedaan di antara mereka.

Pengendalian Manajemen Pengendalian manajemen merupakan proses di mana para manajer mempengaruhi anggota organisasi lainnya untuk mengimplementasikan strategi organisasi. Beberapa aspek dari proses ini dijelaskan di bawah ini. Pengendalian manajemen terdiri atas bermacam kegiatan, di antaranya: Merencanakan apa yang seharusnya dilakukan oleh organisasi. Mengkoordinasikan kegiatan dari beberapa bagian organisasi. Mengkomunikasikan informasi. Mengevaluasi informasi. Memutuskan tindakan apa yang seharusnya diambil jika perlu. Mempengaruhi orang-orang untuk mengubah perilaku mereka.

Pengendalian manajemen tidak memerlukan tindakan yang berhubungan dengan perencanaan yang ditentukan sebelumnya, seperti anggaran belanja (budget). Perencanaan seperti itu didasarkan pada keadaan yang dipercaya ada pada saat diformulasikan. Jika keadaan ini telah berubah pada saat penerapan, tindakan yang diarahkan dalam perencanaan mungkin tidak akan dilaksanakan lebih lama lagi. Pengendalian manajemen ikut serta mengantisipasi keadaan masa depan untuk memastikan tujuan organisasi dapat dicapai. Jika seorahg manajer menemukan pendekatan yang lebih baik -yang kemungkinan lebih baik dari rencana yang ditetapkan sebelumnya untuk mencapai tujuan organisasi- sistem pengendalian manajemen seharusnya tidak merintangi penerapannya. Dengan kala lain, menyesuaikan diri

dengan anggaran tidaklah terlalu baik, dan tidak menyesuaikan diri dari anggaran tidaklah buruk.

Keselarasan Tujuan (Goal Congruence). Meskipun sistematis, proses pengendalian manajemen tidak bersifat mekanis; lebih dari itu, proses ini meliputi interaksi antarindividu, di mana tidak dapat digambarkan dalam cara mekanis. Para manajer memiliki tujuan pribadi sebagaimana halnya dengan tujuan organisasi. Masalah pengendalian yang terutama adalah bagaimana mempenga-ruhi mereka dalam bertindak demi pencapaian tujuan pribadi mereka sedemikian rupa sekaligus dapat membantu pencapaian tujuan organisasi. Keselarasan tujuan berarti, sejauh hal tersebut dimungkinkan, tujuan seorang anggota organisasi seharusnya konsisten dengan tujuan organisasi itu sendiri. Sistem pengendalian manajemen seharusnya dirancang dan dioperasikan dengan prinsip keselarasan tujuan dalam pikiran setiap pribadi

Perangkat bagi Penerapan Strategi. Sistem pengendalian manajemen mem-bantu para manajer untuk menjalankan organisasi ke arah tujuan stratejiknya. Sehingga, pengendalian manajemen terutama memfokuskan pada pelaksanaan strategi.

Pengendalian manajemen merupakan satu-satunya perangkat manajer yang digunakan dalam mengimplementasikan strategi yang diinginkan. Seperti yang ditunjukkan pada Gambar 1-3, strategi juga diimplementasikan dalam struktur organisasi, manajemen sumber daya manusia, dan kebudayaannya.

Struktur organisasi menetapkan peranannya, hubungan pelaporan, dan divisi yang bertanggung jawab alas pengambilan keputusan dalam organisasi. Manajemen SDM

melakukan seleksi, pelatihan, evaluasi, promosi, dan pemecatan karyawan serta untuk mengembangkan pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk melaksanakan strategi organisasi. Kebudayaan berarti seperangkat keyakinan bersama, sikap, dan norma-norma yang secara eksplisit maupun implisit membimbing tindakan manajer.

Tekanan Finansial dan Nonfinansial. Sistem pengendalian manajemen meliputi ukuran kinerja jinansial dan nonfinansial. Oimensi finansial memfokuskan pada moneter "yang menekankan" pada-net income, return on equity, dan lainnya; tetapi sebenarnya seluruh subunit organisasi memiliki tujuan nonfinansial-mutu produk, pangsa pasar, kepuasan pelanggan, pengantaran tepat waktu, dan motivasi kerja karyawan.

Bantuan

dalam

Pengembangan

Strategi

Baru.

Peranan

utama

pengendalian

manajemen adalah untuk memastikan pelaksanaan strategi yang telah dipilih. Dalam industri yang tunduk pada perubahan lingkungan yang cepat, bagaimanapun, manajemen

mengendalikan informasi, terutama yang bersifat nonfinansial, dapat juga menyediakan dasar bagi pertimbangan strategi baru. Fungsi ini, digambarkan dalam Gambar 1-4, yang diartikan sebagai pengendalian interaktif. Pengendalian interaktif mengundang perhatian manajemen untuk pengembangan-keduanya negatif (misalnya kehilangan pangsa pasar; dan keluhan pelanggan) dan positif (misalnya pembukaan pasar baru sebagai hasil penghapusan peraturan pemerintah)-yang menunjukkan perlu adanya inisiatif strategi yang baru. Pengendalian interaktif merupakan bagian yang tak terpisahkan dari sistem pengendalian manajemen.

Perumusan Strategi Formulasi strategi merupakan proses memutuskan tujuan organisasi dan strategi untuk mencapai tujuan-tujuan ini. Dalam buku ini, kita menggunakan istilah tujuan untuk menggambarkan tujuan keseluruhan dari sebuah organisasi, dan istilah sasaran untuk menggambarkan langkah-langkah khusus untuk mencapai tujuan dalam kerangka waktu yang diberikan.

Bagi beberapa perusahaan, mencapai tingkat ROI (return on investment) memuaskan merupakan tujuan yang penting; bagi perusahaan lainnya, memperluas pangsa pasar merupakan hal yang sama pentingnya. Organisasi nirlaba juga memiliki tujuan; yang secara umum, mereka mencoba memberikan pelayanan semaksimum mungkin dengan dana yang tersedia. Dalam proses formulasi strategi, tujuan organisasi biasanya diambil dari yang sudah ada, meskipun sesekali waktu pemikiran strategis dapat memfokuskan pada tujuan mereka sendiri.

Strategi merupakan perencanaan yang besar, perencanaan yang penting. Mereka menetapkan secara umum ke arah mana organisasi bergerak yang diinginkan manajemen senior. Sebuah keputusan dari pabrik mobil untuk memproduksi dan menjual mobil listrik akan menjadi suatu keputusan strategis.

Kebutuhan untuk memformulasikan strategi biasanya timbul dalam merespons ancaman yang diterima (misalnya, serangan dari pesaing, pergeseran cita rasa konsumen, peraturan pemerintah yang baru) atau adanya kesempatan (misalnya, inovasi teknologi, persepsi yang baru dari perilaku pelanggan, atau pengembangan aplikasi baru dari produk yang sudah ada). Seorang CEO yang baril, terutama yang berasal dari luar perusahaan, biasanya merasakan adanya ancaman dan kesempatan berbeda dari yang dirasakan pendahulunya. Sehingga, perubahan dalam strategi sering terjadi ketika ada pergantian CEO yang baru.

Perbedaan antara Formulasi Strategi dari Pengendalian Manajemen. Formulasi strategi adalah proses pengambilan keputusan strategi baru; pengen-dalian manajemen adalah proses pengimplementasian strategi tersebut. Dari titik awal rancangan sistem, perbedaan yang terpenting antara formulasi strategi dan pengendalian manajemen adalah formulasi strategi pada dasarnya tidak tersiste-matis. Ancaman, kesempatan, dan

gagasan baru tidak terjadi pada jangka waktu yang tetap: sehingga keputusan stratejik mungkin dibuat pada saat kapan pun.

Lebih jauh lagi, analisis bagi usulan strategi berbeda dengan sifat strategi. Analisis strategi meliputi penilaian, dan nilai yang digunakan dalam proses biasanya estimasi secara kasar. Kebalikannya, proses pengendalian manajemen meliputi serangkaian langkah yang terjadi dalam urutan yang dapat diprediksikan menurut banyak sedikitnya waktu yang tersedia, dan dengan estimasi yang dapat diandalkan.

Analisis strategi yang diusulkan biasanya secara relatif melibatkan sedikit orang-si penggagas, staf pusat, dan manajemen senior. Sebaliknya, proses pengendalian manajemen melibatkan manajer dan stafnya pada seluruh level dalam organisasi.

Pengendalian Tugas Pengendalian tugas adalah proses untuk memastikan bahwa tugas yang spesifik dilaksanakan secara efektif dan efisien.

Pengendalian tugas merupakan transaction-oriented-yaitu, melibatkan kinerja tugas individual menurut aturan yang dibuat dalam proses pengendalian manajemen. Pengendalian tugas selalu terdiri dari pengawasan agar aturan-aturan ini diikuti; sebuah fungsi yang dalam beberapa kasus tidak selalu mem-butuhkan kehadiran sentuhan manusia. Perangkat mesin yang terkendali secara berurutan, komputer pengendali proses, dan robot merupakan perangkat pengendali tugas yang bersifat mekanis. Fungsi mereka, yang melibatkan manusia hanya jika bukti belakangan ini tidak mahal atau lebih dapat diandalkan; hal ini hanya terjadi jika peristiwa yang tidak biasa begitu seringnya sehingga pemrograman sebuah komputer dengan aturan tersebut yang digunakan untuk mengatasi peristiwa ini tidak dapat bermanfaat.

Banyak kegiatan pengendalian tugas yang bersifat scientific; sehingga, keputusan optimal atau tindakan yang tepat perlu diambil untuk membawa kembali kondisi di luar kendali kepada keadaan yang diinginkan, yang diprediksi-kan berada dalam batasan yang dapat diterima. Sebagai contoh, aturan jumlah pesanan yang ekonomis menjelaskan jumlah dan waktu pesanan pembelian. Pengendalian tugas adalah fokus dari ilmu manajemen dan teknik riset operasi.

Sebagian besar informasi dalam sebuah organisasi merupakan informasi pengendalian tugas: jumlah pesanan item oleh pelanggan, berat material, dan jumlah unit komponen yang digunakan dalam manufaktur produk, jumlah jam kerja karyawan, dan jumlah kas yang dikeluarkan. Banyak kegiatan sentral organisasi--termasuk pengadaan barang, penjadwalan, masukan pesanan, logistik, pengen-dalian mutu, dan manajemen kas--merupakan sistem pengendalian tugas. Beberapa di antaranya, yang bersifat mekanis, dapat menjadi sangat rumit.

Perbedaan antara Pengendalian Tugas dan Pengendalian Manajemen. Perbedaan paling penting antara pengendalian tugas dan pengendalian mana-jemen adalah banyak sistem pengendalian tugas yang bersifat scientific. Secara definisi, pengendalian manajemen meliputi perilaku para manajer, dan hal ini tidak dapat dinyatokon melalui persamaan-persamaan. Kesalahan serius yang mungkin dibuat adalah jika prinsip-prinsip yang dikembangkan oleh ilmuwan manajemen bagi situasi pengendalian tugas juga diterapkan pada situasi pengendalian manajemen. Dalam pengendalian manajemen, para manajer berinteraksi dengan manajer lainnya; dalam pengendalian tugas, manusia tidak terIibat secara kese-luruhan (sebagaimana dalam beberapa proses produksi yang terotomatisasi), atau interaksi antara seorang manajer dan yang bukan manajer.

Dalam pengendalian manajemen fokus terIetak pada unit organisasional; dalam pengendalian tugas fokus terIetak Pada tugas spesifik dilakukan oleh unit-unit organisasional ini (misalnya, Pekerjaan Manufaktur No. 59268, atau pesanan 100 unit Barang No. 3642).

Pengendalian manajemen memperhatikan secara luas aktivitas para manajer yang memutuskan apa yang harus dilakukan dalam kendala strategis secara umum. Pengendalian tugas berhubungan dengan tugas-tugas tertentu, yang sebagian besar membutuhkan sedikit atau tidak adanya pertimbangan untuk melaksanakannya.

Dampak Internet terhadap Pengendalian Manajemen

Revolusi informasi dimulai dengan penemuan telepon oleh Alexander Graham Bell Pada akhir abad ke-19. Bagi konsumen, telepon menyediakan manfaat yang signifikan-kemudahan akan waktu/kesempatan yang ada. Orang tidak perlu berIama-lama untuk memperoleh informasi tentang suatu produk, mengetahui ketersediaannya, atau penempatan suatu pesanan. Pesatnya revolusi informasi dipercepat dengan penemuan komputer, memperoleh momentum yang besar tahun 1990-an dengan hadirnya Internet.

Internet menyediakan manfaat utama yang tidak didapat dari telepon, yaitu: - Akses secara mudah dan cepat. Pada situs Internet, sejumlah besar data dapat dikirimkan pada setiap orang, di mana pun di dunia ini dalam hitungan detik. - Komunikasi multi-target. Internet memiliki jangkauan yang sangat luas; satu situs dapat menjangkau jutaan orang. Komunikasi berbiaya rendah. Sebuah bisnis yang menggunakan operator telepon yang menjembataninya dengan pelanggan harus membayar gaji dari pegawai telepon, panggilan bebas pulsa ("800"), dan gedung/bangunan untuk mendukung fungsi pelayanan pelanggan. Komunikasi dengan pelanggan melalui Internet bertujuan untuk menghindari munculnya selumh biaya ini. Kemampuan menampilkan citra tertentu. Tidak seperti telepon, dengan situs membuat konsumen dapat melihat produk yang sedang ditawarkan untuk dijual. - Pergeseran kekuatan dan kendali kepada individu. Bisa jadi manfaat yang paling dramatis dari situs adalah bahwa pelanggan adalah pada yang sebenarnya. Konsumen memegang kendali dan dapat menggunakan situs selama 24 jam sehari pada waktu yang mereka sukai tanpa diinterupsi atau terlalu dipengaruhi oleh sales representatives atau telemarketers.

Pengaruh Internet terhadap dunia bisnis telah menjadi monumental. Apa yang kemudian telah menjadi pengaruh Internet atas pengendalian manajemen dalam sebuah organisasi? Sistem pengendalian manajemen meliputi informasi, dan organisasi memerlukan sebuah infrastruktur untuk memproses informasi tersebut. Internet menyediakan infrastruktur tersebut, membuat pemrosesan informasi menjadi lebih mudah dan lebih cepat, dengan kesalahan yang lebih sedikit. Pada situs, seorang manajer dapat mengumpulkan data dalam jumlah yang amat besar, menyimpannya, menganalisisnya dengan format yang berbeda, dan mengirimnya ke setiap orang dalam organisasi. Para manajer juga meng-gunakan informasi ini untuk mengubah laporannya secara pribadi.

Internet memfasilitasi koordinasi dan pengendalian melalui pemrosesan informasi yang efisien dan efektif; tetapi Internet tidak dapat menggantikan proses fundamental yang melibatkan pengendalian manajemen. Hal ini disebabkan oleh penerapan strategi melalui pengendaIian manajemen secara esensial merupakan sebuah proses sosial, sehingga tidak dapat diotomasikan secara penuh. Keter-sediaan akses data secara elektronis kepada data base memberikan kontribusi keeil pada judgement yang diperIukan untuk mendesain dan mengoperasikan suatu sistem pengendaIian yang optimal. Judgement tersebut meliputi: 1. Memahami tingkat keutamaan yang relatif dari keanekaragaman, dan ter-kadang berbeda, tujuan yang mendorong individu untuk bertindak, misalnya, prestasi pribadi dibandingkan prestasi bersama, peneiptaan nilai bagi pelang-gan dan pemegang saham daripada diri sendiri, dan sebagainya. 2. Penyelarasan tujuan beragam individu dengan organisasi. 3. Pengembangan tujuan tertentu melalui unit bisnis, area fungsional, dan depar-temendepartemen yang akan dinilai. 4. Mengkomunikasikan strategi dan tujuan kinerja yang spesifik untuk kese-luruhan organisasi. 5. Menjelaskan variabel kunci untuk diukur dalam penilaian suatu kontribusi individual terhadap tujuan organisasi. 6. Mengevaluasi kinerja aktual relatif terhadap ukuran standar dan pembuatan kesimpulan tentang bagaimana kinerja manajer. 7. Menyelenggarakan pertemuan untuk meninjau kinerja yang produktif. 8. Mendesain struktur penghargaan yang tepat. 9. Mempengaruhi individu untuk mengubah perilaku mereka.

Secara ringkas, meskipun Internet telah sangat meningkatkan pemrosesan informasi, elemen fundamental dari pengendalian manajemen-informasi apa yang dikumpulkan dan bagaimana menggunakannya--pada dasarnya menyangkut keprilakuan dan oleh karenanya tidak dapat tergantikan dengan pendekatan formula semata.

MODUL 2

PERILAKU DALAM ORGANISASI

Sistem pengendalian manajemen mempengaruhi perilaku manusia. System pengendalian manajemen yang baik mempengaruhi perilaku sedemikian rupa sehingga memiliki tujuan yang selaras, artinya tindakan-tindakan individu yang dilakukan untuk meraih tujuan-tujuan pribadi juga akan membantu untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi.

KESELARASAN TUJUAN Tujuan utama dari system pengendalian manajemen memastikan (sejauh mungkin) tingkat keselarasan tujuan (goal congruence) yang tinggi. Dalam proses yang sejajar dengan tujuan, manusia diarahkan untuk mengambil tindakan yang sesuai dengan kepentingan pribadi mereka sendiri, yang sekaligus juga merupakan kepentingan perusahaan.

System pengendalian yang memadai setidaknya tidak akan mendorong individu untuk bertindak melawan kepentingan organisasi. Dalam mengevaluasi praktik pengendalian manajemen, ada 2 pertanyaan penting yang diajukan :

1. tindakan apa yang memotivasi orang untuk bertindak demi kepentingan diri mereka
sendiri?

2. apakah tindakan-tindakan ini sesuai dengan kepentingan organisasi tersebut?

FAKTOR-FAKTOR INFORMAL YANG MEMPENGARUHI KESELARASAN TUJUAN Baik system formal maupun proses informal mempengaruhi perilaku manusia dalam organisasi perusahaan, konsekuensinya, kedua hal tersebut akan berpengaruh pada tingkat pencapaian keselarasan tujuan. Namun hal yang juga untuk diperhatikan untuk para perancang system pengendalian formal adalah aspek-aspek yang berkaitan dengan proses informal, seperti etos kerja, gaya manajemen, dan budaya melingkupi, karena untuk menjalankan strategi organisasi secara efektif mekanisme formal harus berjalan seiring dengan mekanisme informal.

Faktor-Faktor Eksternal Faktor-faktor eksternal adalah mengenai perilaku yang diharapkan didalam masyarakat dimana organisasi menjadi bagiannya. Mencakup sikap yang secara kolektif sering juga disebut sebagai etos kerja, yang diwujudkan melalui loyalitas pegawai terhadap organisasi, keuletan, semangat, dan juga kebanggaan yang dimiliki oleh pegawai dalam menjalankan tugas.

Faktor-faktor Internal Budaya Meliputi keyakinan bersama, nilai-nilai hidup yang dianut, norma-norma perilaku serta asumsi-asumsi yang secara implisif diterima dan yang secara eksplisif dimanifestasikan diseluruh jaringan organisasi. Budaya organisasional juga sangat dipengaruhi oleh personallitas CEO, serta oleh personalitas dan kebijakan para manajer pada tingkat yang lebih rendah diarea-area yang menjadi tanggung jawab mereka. Jika organisasi memiliki serikat pekerja, maka aturan-aturan dan norma-norma yang diterapkan oleh serikat pekerja juga berpengaruh besar pada budaya organisasi perusahaan.

Gaya manajemen Faktor internal yang barangkali berdampak paling kuat terhadap pengendalian manajemen adalah gaya manajemen. Biasanya sikap-sikap bawahan mencerminkan apa yang mereka anggap sebagai sikap atasan mereka, dan sikap para atasan itu pada akhirnya berpijak pada apa yang menjadi sikap CEO.

Organisasi Informal Garis-garis dalam bagan organisasi menunjukan hubungan-hubungan formal mengenai pemegang otorisasi resmi dan tanggung jawab dari setiap manajer. Tetapi dalam menjalankan tugas-tugasnya para manajerpun harus menjalin komunikasi dengan orang-orang dalam organisasi itu, seperti manajer-manajer lain yang tidak terkait dengan dirinya dalam bagan organisasi dan unit-unit pendukung serta staf. Persepsi dan Komunikasi Dalam upaya meraih tujuan-tujuan ordganisasi, para manajer harus mengetahui tujuan dan tindakan-tindakan yang harus diambil untuk mencapainya. Mereka menyerap informasi ini dari berbagai jalur, baik itu formal maupun informal. Sebuah organisasi adalah sebuah entitas

yang kompleks, dan tindakan-tindakan yang diambil oleh berbagai bagian dari organisasi untuk mencapai tujuan bersama tersebut tidak bias dinyatakn secara jelas, bahkan dalam situasi yang terbaik sekalipun. Pesan-pesan yang diserap dari berbagai sumber ini bisa jadi bertentangan satu sama lain, atau bahkan memiliki interpretasi yang sangat beragam.

SISTEM PENGENDALIAN FORMAL Aturan-Aturan Aturan adalah semua jenis instruksi dan pengendalian, termasuk didalamnya adalah instruksi-instruksi jabatan, pembagian kerja, prosedur standar operasi, panduan-panduan dan tuntunan-tuntunan etis. Aturan-aturan tersebut memiliki sifat yang beragam mulai dari yang remeh seperti klip kertas hanya akan diberikan jika melalui permintaan yang ditandatangani secara resmi, sampai aturan yang sangat penting sepertipengeluaran modal lebih dari lima puluh juta harus mendapatkan persetujuan dewan direksi. Aturan adalah pedoman kerja dan larangan terhadap tindakan-tindakan tidak etis, ilegal atau tindakan-tindakan lain yang tidak diinginkan. Tetapi dalam beberapa kasus tertentu dengan pertimbangan dari pihak yang memegang otoritas, aturan tersebut dapat diberikan sedikit kelonggaran dengan tujuan untuk kebaikan organisasi.

Beberapa jenis aturan dalam berorganisasi adalah: Pengendalian fisik Berupa penjaga keamanan, kunci gudang, password komputer, kamera pengawas, brankas, dan pengendalian fisik lainnya yang merupakan bagian dari struktur pengendalian. pengendalian fisik ini lebih mengandalkan tindakan yang diharapkan menjadi kebiasaan pemegang tanggung jawab.

Manual Pertimbangan-pertimbangan untuk memutuskan aturan-aturan yang mana yang harus ditulis kedalam panduan, diklasifikasikan sebagai pedoman dan seberapa besar toleransi yang dapat diberikan pada satu kondisi tertentu.

Tentunya manual yang ada pada masing-masing organisasi berbeda-beda kuantitas dan rinciannya tengantung dengan besar kecil, seberapa birokratisnya organisasi tersebut. Pengamanan system Ini dilakukan agar informasi yang mengalir melalui sistem akan bersifat akurat dan mencegah kecurangan (exp: berupa pembubuhan tandatangan) Sistem pengendalian tugas Tugas-tugas yang ada dikendalikan melalui peraturan-peraturan, sistem pengandalian tugas menjamin bahwa tugas-tugas tersebut berjalan denga efektif dan efesien.

Proses Kendali Secara Formal Secara umum rangkaian proses pengendalian manajemen secara formal dimulai dari suatu perencanaan strategis yang akan melaksanakan tujuan dan strategi organisasi dengan menggunakan seluruh informasi yang tersedia. Perencanaan strategis itu kemudian dikonversikan menjadi anggaran tahunan yang fokus pada pendapatan dan belanja yang direncanakan untuk masing-masing pusat tanggung jawab. Pusat tanggung jawab ini juga dituntun oleh aturan-aturan dan informasi yang lain. Pusat tanggung jawab menjalankan operasi-operasi yang ditugaskan dan hasilnya kemudian dilaporkan. Hasil aktual tersebut kemudian dibandingkan dengan target yang tercantum dalam anggaran. Jika hasilnya memuaskan maka pusat tanggung jawab tadi menerima umpan balik seperti pujian dan penghargaan. Jika tidak memuaskan maka umpan balik yang akan diterima adalah sesuatu yang dapat mendorong pusat tanggung jawabmelakukan korektif serta kemungkinan untuk dilakukannya revisi dalam rencana.

JENIS-JENIS ORGANISASI Kualitas dan ukuran tiap-tiap organisasi itu sangat beragam. Keberagaman itu didasari oleh strategi yang digunakan perusahaan tersebut yang tentunya mempengaruhi strukturnya. Meskipun begitu, organisasi dapat dikelompokkan kedalam tiga kategori, yaitu struktur fungsional, struktur unit bisnis dan struktur matriks. Struktur fungsional Alasan dibalik bentuk organisasi fungsional mellibatkan gagasan mengenai sseorang manajer yang membawa pengetahuan khusus untuk mengambil keputusan yang berkaitan dengan fungsi spesifik, berlawanan dengan manajer umum yang tidak memiliki kemampuan khusus. Keuntungan terpenting dari struktur fungsional adalah efesiensi sebagai akibat dari kemampuan manajer spesialis yang mengendalikan pekerja yang bekerja dalam bidang yang sama. Kelemahan struktur ini adalah: 1. Terdapat ketidak jelasan efektivitas manajer fungsional secara terpisah. 2. Penyelesaian masalah yang terkait fungsi yang berbeda hanya dapat diselesaikan di tingkat atas.

3. Tidak memadai untuk diterapkan pada sebuah perusahaan dengan produk pasar yang beragam. Tampilan 1: Organisasi fungsional

Unit-unit Bisnis Bentuk organisasi unit bisnis dari organisasi dirancang untuk menyelesai-kan masalah-masalah yang terdapat pada struktur fungsional. Suatu unit bisnis, yang juga disebut sebagai divisi bertanggung jawab atas seluruh fungsi yang ada dalam produksi dan pemasaran sebuah produk. Unit bisnis tersebut bertanggung jawab untuk melakukan perencanaan dan koordinasi kerja dari berbagai fungsi yang terpisah. Sebagai contoh, memastikan agar rencana departemen bisa disesuaikan dengan kemampuan produksi dan untuk menyelesaikan perselisihan yang mungkin timbul diantara fungsi-fungsi ini. Kinerja unit bisnis tersebut kemudian diukur dengan profitabilitas dan unit bisnis itu. Ini merupakankcriteria yang valid karena hakikatnya laba merupakan pencerminan dari aktivitas pemasaran dan produksi.

Tampilan 2: Organisasi unit bisnis

Implikasi terhadap Rancangan Sistem Jika kemudahan dalam pengendalian merupakan satu-satunya kriteria, maka

perusahaan akan diorganisasikan ke dalam unit-unit bisnis. Hal ini disebabkan karena dalam organisasi bisnis, setiap manajer unit harus bertanggung jawab untuk meningkatkan kemampuan setiap produk yang dihasilkan oleh unitnya guna menghasilkan laba, melakukan

perencaan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan elemen-elemen yang berpengaruh pada kemampuan itu.

Akan tetapi, pengendalian bukanlah satu-satunya criteria. Suatu organisasi fungsional mungkin lebih efisien karena unit-unit fungsional yang lebih besar memberikan keuntungan ekonomi. Suatu organisasi unit bisnis membutuhkan jenis manajer yang lebih luas daripada para spesialis yang mengelola sebuah fungsi khusus dan seorang manajer umum yang berkompeten seperti itu sukar diperoleh.

FUNGSI KONTROLER Orang yang bertanggung jawab dalam merancang dan mengoperasikan system pengendalian manajemen disebut sebagai seorang kontroler. Sebenarnya, dibanyak organisasi, jabatan orang ini adalah chief financial officer (CFO). Kontroler biasanya menjalankan fungsi-fungsi sebagai berikut:

1. Merancang dan mengoperasikan informasi serta system pengendalian. 2. Menyiapkan pernyataan keuangan dan laporan keuangan (termasuk pengembalian
pajak) kepada para pemegang saham dan pihak-pihak eksternal lainnya.

3. Menyiapkan dan menganalisis laporan kinerja, menginterprestasikan laporan-laporan ini

untuk para manajer, menganalisi program dan proposal-proposal anggaran dari berbagai segmen perusahaan serta mengkonsolidasikannya ke dalam anggaran tahunan secara keseluruhan.

4. Melakukan supervisi audit internal dan mencatat prosedur-proedur pengendalian untuk

menjamin validitas informasi, menetapkan pengamanan yang memadai terhadap pencurian dan kecurangan serta menjalankan audit operasional.

5. Mengembangka personel dalam organisasi pengendali dan berpartisipasi dalam

pendidikan personel manajemen dalam kaitannya dengan fungsi pengendali.

Relasi ke Jajaran Organisasi

Fungsi pengendalian adalah fungsi staf. Meskipun seorang kontroler biasanya bertanggung jawab untuk merancang maupun mengoperasikan system yang mengumpulkan dan melaporkan informasi, pemanfaatan informasi ini adalah tanggung jawab jajaran manajemen. Seorang pengendali barangkali bertanggung jawab untuk mengembangkan dan menganalisis tolak ukur yang digunakan untuk melakukan pengendalian serta

merekomendasiksn tindakan-tindakan yang diperlukan ke pihak manajemen. Kemungkinankemungkinan lainnya mencakup memonitor ketaatan kepada batas-batas pengeluaran yang sudah ditetapkan oleh kepala eksekutif, mengendalikan integrasi system pencatatan serta menjaga aktiva perusahaan dari pencurian dan penipuan.

Akan tetapi, sbagaimana yang sudah dinyatakan diatas, kontroler tidak membuat ataupun mendorong pihak manajemen untuk mengambil keputusan. Tanggung jawab untuk menjalankan pengendalian sesungguhnya berasal dari CEO lalu turun ke bawah melalui jalur organisasi.

Kontroler Unit Bisnis Para kontroler unit bisnis tidak mau telah membagi loyaitas mereka. Pada satu sisi, mereka berutang kesetiaan pada kontroler korporat, yang memegang tanggung jawab operasi system pengendalian secara keseluruhan. Disisi lain, mereka juga berutang kesetiaan pada para manajer di unit mereka, yaitu piha kepada siapa mereka memberikan bantuan

Di beberapa perusahaan, kontroler unit bisnis memberikan laporan kepada manajer unit bisnis dan mereka dihubungkan dengan garis putus-putus ke kontroler korporat. Di sini manajer umum unit bisnis adalah atasan langsung kontroler, dan dia memilikki wewenang dalam mempekerjakan, melatih memindahkan, memberikan kompensasi, mempromosikan, dan memecat para kontroler di unit yang bersangkutan. Akan tetapi, keputusan semacam ini jarang dibuat tanpa memasukan dari kontroler korporat.

Tampilan 3: Hubungan-hubungan alternatif kontroler

Garis Putus-putus

Garis Penuh

KASUS 3-1 SOUTHWEST AIRLINES CORPORATION Pada tahun 2001, hasil akhir tahun Southwest Airlines Corporations (southwest) menandai 29 tahun profitabilitas berturut-turut. Southwest, yang didirikan di Texas, memulai bisnis pelayanan pelanggan pada 18 juni 1971, dengan tiga pesawat terbang boeing 737 yang melayani tiga kota Texas: Dalas, Houston, dan San Antonio. Perusahaan tumbuh menjadi perusahaan penerbangan terbesar urutan keempat di AS (sehubungan dengan pelayanan domestik yang diangkut). Pada tahun 2002, perusahaan penerbangan ini menambah

armadanya yang terdiri dari 366 boeing 737. southwest adalah satu-satunya perusahaan angkutan jarak dekat, tarif rendah, berfrekuensi tinggi dari kota ke kota. Southwest memiliki stuktur biaya operasi paling rendah dalam industri penerangan domestik dan secara konsisten menawarkan ongkos paling sederhana dan paling rendah. Southwest juga mempunyai salah satu dari rekor pelayanan pelanggan keseluruhan terbaik. Pada tahun 2001, perusahaan penerbangan ini memiliki 35.000 karyawan dan menghasilkan pendapatan operasi total $5,6 miliar dari satu faktor muatan penumpang yang terdiri dari 68,1 persen. Simbol pertukarannya adalah LUV, yang mewakili rumah southwest di Dallas Love Field, dan juga tema hubungan antar karyawan dan pelanggan.

PERTANYAAN:

1. apakah strategi yang digunakan shoutwest? Apakah basis yang digunkan sebagai
landasan untuk membangun keungulan kompetitifnya?

2. bagaimana
perusahaan?

sistem

pengadilan

southwest

membantu

melaksanakan

strategi

Jawaban :

1. Strategi yang digunakan oleh Southwest adalah Short-Houl (trayek pendek). Yaitu lebih
mempercepat waktu tempuh, sehingga memuaskan pelanggan. Waktu penerbangan rata-rata adalah 55 menit. Dan strategi point-to-point (titik ke titik). Misalnya dari Dallas ke Houston, Los Angles ke Phoenix. Basis yang digunakan Southwest sebagai landasan untuk membangun keunggulan kompetitifnya adalah satu-satunya perusahaan angkutan jarak dekat, tariff rendah, berfrekuensi tinggi dari kota ke kota. Southwest juga menggunakan bandara yang kurang padat demi kenyamanan penumpangnya.

2. Sistem pengendalian yang dilakukan Southwest dalam membantu melaksanakan

strategi perusahaan adalah membuat filosofi dalam mengutamakan karyawan. Filosofi tersebut adalah Bila mereka (karyawan) gembira, puas, penuh dedikasi dan energik, mereka akan sungguh-sungguh dalam memberikan perhatian yang baik kepada

pelanggan. Jika pelanggan gembira, mereka akan dating kembali. Dan itu akan membuat para pemegang saham gembira. Dinding Southwest penuh dengan foto-foto karyawannya. Proses penerimaan karyawan Southwest terbilang unik, pilot menerima dan mewawancarai calon pilot, begitu juga dengan petugas pintu gerbang. Hal tersebut dilakukan untuk lebih memahami apa yang dicari oleh perusahaan dalam calon pegawai tiap bagiannya.