SOP Dept Hubungan Luar Kabinet Madani 2014
SOP Dept Hubungan Luar Kabinet Madani 2014
SOP Dept Hubungan Luar Kabinet Madani 2014
BAB I
KONSEP DASAR
Untuk mewujudkan kebutuhan dan cita-cita tersebut, maka perlu dibentuk suatu wadah
yang menghimpun seluruh potensi Kema FKG Unpad, sebagai sarana pengembangan dan
pembinaan diri serta integritas kepribadian yang mampu dibanggakan ke arah eksternal FKG
Unpad.
Dalam segi penamaan departemen yang sebelumnya bernama Departemen Eksternal
dirubah menjadi Departemen Hubungan Luar dikarenakan beberapa pertimbangan yaitu kata
Eksternal itu sendiri dinilai tidak sesuai dengan tujuan dan cita-cita yang diharapkan
dikarenakan arti eksternal hanya mencakup pola pengaturan berbagai kegiatan eksternal dari luar
FKG Unpad sedangkan kita mengharapkan segala bentuk positif dari hasil kinerja hubungan
yang dilakukan dengan BEM FKG Unpad dapat tersalurkan dan diimplementasikan ke dalam
kondisi Kema FKG Unpad itu sendiri sehingga butuh adanya suatu penegasan mengenai nama
departemen itu sendiri dengan penambahan kata Hubungan . Arti kata Eksternal itu sendiri
lebih condong ke arah penggunaan di wilayah perusahaan, karena kata Eksternal cenderung
menilai faktor-faktor yang berpengaruh pada nilai usaha. Sedangkan kata Luar sendiri diambil
dari penggunaannya yang sama konsepnya dengan yang digunakan di Indonesia yaitu Hubungan
Luar Negeri Indonesia yang didalamnya mengatur berbagai macam hubungan dengan negara
serta asosiasi lain, selain itu arti kata Hubungan Luar digunakan karena pengaturan mengenai
Kajian Strategis (Kastrat) tidak dimasukkan sebagai proker Departemen Hubungan Luar
melainkan masuk kedalam departemen KMKP, dan apabila Kastrat masuk maka namanya
menjadi Departemen Eksternal. Atas berkat rahmat Tuhan Yang Maha Kuasa dan sadar
sepenuhnya akan fungsi, tujuan, dan tanggung jawab sebagai fasilitator representatif BEM Kema
FKG Unpad, dengan ini kami membentuk
Unpad.
1.2 Maksud
Sebagai bentuk representatif BEM Kema FKG Unpad dalam berbagai kegiatan eksternal
FKG Unpad serta sebagai jalur keluar masuk informasi dari dalam dan luar FKG Unpad baik
informasi berupa kegiatan maupun kepanitian.
1.3 Tujuan
1. Meningkatkan citra BEM Kema FKG Unpad dikancah Universitas Padjadaran yang
berkontribusi aktif dalam berbagai bentuk kegiatan dan kepanitian yang ada.
2. Memeratakan SDM Kema FKG Unpad dalam kegiatan dan kepanitian diluar FKG Unpad
yang berkompetensi dan berdaya saing tinggi.
3. Memusatkan segala bentuk informasi baik dari dalam maupun dari luar FKG Unpad guna
menghindari ketidakjelasan informasi dan memudahkan pendataan dalam pengiriman
delegasi untuk informasi tersebut
1.4 Target
1. Target Jangka Pendek
mampu menjalin hubungan baik dengan badan kelembagaan dan non kelembagaan di
luar FKG Unpad.
2. Target Jangka Menengah
silaturahmi dengan badan kelembagaan dan non kelembagaan di luar FKG Unpad
3. Target Jangka Panjang
Unpad itu sendiri di mata Universitas Padjadaran yang berkomitmen, berkompeten, dan
berkualitas tinggi.
BAB II
PROGRAM KERJA
1.2 Fungsi
Departemen Hubungan Luar juga berfungsi sebagai penjaga hubungan baik sekaligus
pemegang akses keluar dan masuk informasi untuk berhubungan dengan BEM atau lembaga
eksekutif fakultas lainnya beserta pihak lainnya non kelembagaan.
1. Mengetahui dan mendapatkan ilmu atau pengetahuan baru mengenai sistem dan kondisi
lembaga eksekutif di fakultas lain.
2. Mengimplementasikan hal-hal positif yang didapat dalam kegiatan studi komparatif ini
sebagai masukan baik pada kepengurusan BEM Kema FKG saat itu atau untuk
kepengurusan BEM Kema FKG periode selanjutnya (tergantung situasi dan kondisi serta
hasil evaluasi pasca stukom).
1.3.1.3 Sasaran
BEM fakultas lain baik di dalam maupun di luar lingkungan Unpad. Studi komparatif
dapat dilakukan terhadap seluruh BEM (lembaga eksekutif) fakultas tidak terbatas yang ada di
Unpad serta diutamakan pada BEM fakultas yang memiliki kredibilitas lebih baik dari BEM
Kema FKG Unpad
7. Pembuatan surat izin kunjungan (antar BEM) sudah ada H-7 sebelum kunjungan dengan
ada atau tidaknya permintaan dari lembaga atau instansi tujuan yg bersangkutan.*
8. Pembuatan rundown kegiatan berkoordinasi dengan lembaga atau instansi tujuan.*
9. Penentuan kelengkapan acara (mc, time keeper,dll).*
10. Desain, Pemesanan & pembuatan plakat paling lama H-2 sebelum acara sudah selesai
(mulai pemesanan H-3 sebelum acara).
11. Publikasi
Stukom
kepada
anggota
BEM
minimal
dari
H-7
sebelum
acara
(hari,tanggal,pukul,dress code).
12. Memberitahukan kegiatan studi komparatif pada komisi yang mengawasi Departemen
Hublu di BPM Kema FKG Unpad.
13. Briefing peserta Stukom dari BEM Kema FKG Unpad dilakukan minimal 60 menit
sebelum keberangkatan (teknis kedatangan & rundown / konten acara). Briefing ditutup
dengan berdoa bersama.
14. Berangkat dari FKG ke lembaga atau instansi tujuan yang minimal 30 menit* sebelum
acara dimulai (menyesuaikan jarak tempuh ke tujuan).
15. Datang sesuai dengan teknis kedatangan sesuai briefing.
16. Dokumentasi wajib minimal satu foto bersama anggota lembaga atau instansi tujuan.
17. Melakukan evaluasi Stukom di akhir acara dan menentukan hal-hal apa saja yang dapat
diambil dan menjadi masukan bagi BEM Kema FKG Unpad.
18. Dalam evaluasi juga ditentukan pula hal-hal apa saja yang akan dipublikasikan melalui
Departemen Infokom kepada Kema FKG Unpad mengenai hasil Stukom.
Keterangan : * sesuai kesepakatan dua fakultas
1.3.1.6 Tata Cara Mendapatkan Kunjungan Ke Fakultas Lain
1. Menunggu dihubungi fakultas yang akan mengunjungi BEM Kema FKG Unpad.
2. Menanyakan tanggal, hari, waktu kunjungan, dan jumlah orang yang akan datang
berkunjung.
3. Meminta tempo untuk persiapan BEM Kema FKG Unpad.
4. Minimal H+1 hari setelah pengajuan waktu kunjungan & jumlah orang oleh fakultas yang
akan datang berkunjung, kita sudah mendapatkan info mengenai kesiapan waktu untuk
dikunjungi dari BEM FKG.
5. Tahap Negosiasi waktu kunjungan & jumlah orang yang datang paling lama 3-4 hari dari
pengajuan waktu kunjungan yang paling awal.
6. Meminta fakultas tersebut untuk membuat surat permohonan kunjungan ditandatangani
oleh presiden / ketua BEM / SENAT fakultas tersebut yang ditujukan kepada BEM Kema
FKG Unpad.
7. Surat datang paling lambat 1 minggu sebelum tanggal kunjungan yang telah disepakati
kedua belah pihak.
8. Pembuatan surat pemberitahuan kegiatan, peminjaman ruangan, dan in focus H+1 setelah
surat permohonan kunjungan datang.
9. Pembuatan desain, pemesanan plakat H+2 setelah surat permohonan kunjungan datang.
10. Plakat sudah selesai H+1 atau H+2 setelah pemesanan.
11. Pembuatan rundown acara (waktu, durasi, acara, toleransi keterlambatan acara) H+2
setelah surat permohonan kunjungan datang.
12. Pembuatan kelengkapan acara H+2 setelah surat permohonan kunjungan datang.
a. 2 orang mc (master of ceremony)
b. 1 orang notulis
c. 1 orang time keeper
d. 1 orang dokumentasi
e. 1 orang pembaca doa (jika ingin ada tilawah)
13. Memberitahukan kegiatan studi komparatif pada komisi yang mengawasi Departemen
Hubungan Luar di BPM Kema FKG Unpad.
14. Pembuatan daftar hadir anggota BEM yang hadir pada saat Studi Komparatif.
15. Publikasi mengenai adanya Studi Komparatif dilakukan secepatnya setelah menerima
Surat Permohonan Kunjungan dari BEM tamu diterima.
16. Pembuatan stukom seperti seminar => slide presentasi + handout presentasi.
17. Briefing dilakukan 2 atau 1,5 jam sebelum acara dimulai (teknis penyambutan &
rundown / konten acara). Briefing ditutup dengan berdoa bersama.
18. Bersiap menyambut kedatangan fakultas yang akan berkunjung 15 menit sebelum waktu
acara dengan teknis penyambutan sesuai yang dibahas dalam briefing.
19. Konsumsi, minimal aqua gelas.
20. Melakukan evaluasi studi komparatif di akhir acara dan menentukan hal-hal apa saja
yang dapat diambil dan menjadi masukan bagi BEM Kema FKG Unpad.
21. Dalam evaluasi juga ditentukan pula hal-hal apa saja yang akan dipublikasikan melalui
departemen infokom kepada Kema FKG Unpad mengenai hasil studi komparatif.
1.3.1.7 Tambahan
1. Seluruh hasil studi komparatif dipublikasikan kepada Kema FKG Unpad dalam bentuk/
format yang telah disepakati bersama.
2. Seluruh hasil studi komparatif, dokumentasi acara (soft copy & hard copy) dan presensi
kehadiran anggota BEM Kema FKG Unpad diarsipkan menjadi satu arsip terpisah
dengan judul STUDI KOMPARATIF dalam arsip Departemen Hubungan Luar BEM
Kema FKG Unpad.
1.3.2.3 Tujuan
1. Mengetahui dan mendapatkan ilmu atau pengetahuan baru mengenai civitas akademika
di fakultas lain.
2. Menjadikan hasil studi banding sebagai masukan baik pada kepengurusan BEM Kema
FKG saat itu atau untuk kepengurusan BEM Kema FKG periode selanjutnya serta
berbagai keperluan fakultas (tergantung situasi dan kondisi serta hasil evaluasi pasca
studi Banding).
1.3.3 PENDELEGASIAN
1.3.3.1 Definisi
Pendelegasian merupakan proses penugasan, wewenang dan tanggung jawab kepada
mahasiswa Kema FKG Unpad yang diatur oleh Departemen Hubungan Luar BEM Kema FKG
Unpad dimana kegiatan yang didelegasikan adalah kegiatan pendelegasian di luar KKM
(Kelompok Kegiatan Mahasiswa) dan PKM (Program Kreatifitas Mahasiswa).
1.3.3.2 Sasaran
Pendelegasian dilakukan kepada organisasi/ lembaga di luar FKG Unpad dan juga
berbagai kegiatan maupun kepanitian di luar FKG Unpad.
1.3.3.3 Tujuan
a. Mengoptimalkan SDM Kema FKG Unpad untuk aktif dalam berbagai
kelembagaan,, kegiatan, maupun kepanitian di luar FKG Unpad.
b. Mengoptimalkan pencitraan Kema FKG Unpad di luar FKG Unpad
1.3.4.2 Sasaran
Kema FKG Unpad yang mengikuti semua kegiatan atau kepanitian yang berada di
luar lingkungan FKG Unpad
1.3.4.3 Tujuan
a. Informasi terpusat guna memudahkan dalam penyampaiannya kepada Kema FKG
Unpad
b. Semua bentuk pendelegasian kegiatan maupun kepanitian di luar FKG Unpad mampu
terpantau secara baik oleh Departemen Hubungan Luar
c. BEM Kema FKG Unpad memiliki catatan agenda kegiatan dan kepanitian di luar
FKG Unpad secara lengkap guna menghindari tanggal kegiatan yang bertabrakan.
INFO EXTERNAL
(poster, brosur, sms, jarkom, surat
undangan, surat kerjasama,dll)
Sentralisasi Informasi
(Segala macam info yang masuk dari berbagai elemen di FKG baik melalui
departemen lain diinfokan ke Departemen Hublu terutama info yg
membutuhkan atau mengundang partisipasi Kema FKG Unpad)
Segala macam info yg akan dipublikasi ke Kema FKG Unpad (baik berupa
poster, pamflet, brosur, spanduk, dll) hrus sudah ditambahkan CP dari
Departemen Hubungan Luar guna pendataan delegasi.
1.3.5.2 Sasaran
Kema FKG Unpad mengikuti kegiatan atau kepanitian dalam Program Medical Complex dan
ikut serta menjaga hubungan baik antar fakultas kesehatan di UNPAD.
1.3.5.3 Tujuan
a. Menjalin tali silaturahmi yang telah terbangun antar fakultas kesehatan di
UNPAD yang telah diinisiasi oleh Pengurus BEM sebelumnya.
b.
Memberi manfaat dan hubungan timbal balik yang positif antar fakultas
kesehatan yang ada di UNPAD.