Laporan Dokumentasi Map - Erp PDF
Laporan Dokumentasi Map - Erp PDF
Laporan Dokumentasi Map - Erp PDF
Disusun Oleh :
Risza Nurrachman
115060801111002
Happy Primariawan
115060801111025
115060801111090
115060807111009
Imam Safii
115060807111108
Dosen Pembimbing :
Novanto Yudistira, S.Kom, M.Sc
DAFTAR ISI
BAB I
RUANG LINGKUP PROYEK
1.1
LATAR BELAKANG
A. Abstraksi
Migrasi fungsi Sistem Informasi Manajemen Dealer Motor Honda wilayah Kota Malang dari
manual ke sistem erp ini nantinya akan menghasilkan efisiensi yang lebih besar berkaitan dengan
sumber daya perusahaan dan alur proses didalam Perusahaan ini. Perkiraan keuntungan yang bisa
diberikan oleh sistem erp ini pada Perusahaan antara lain :
Setelah mengetahui kategori kesalahan apa saja yang akan diuji oleh black box testing,
adapun proses-proses dari pengujian menggunakan black-box testing:
1. Menganalisis kebutuhan dan spesifikasi dari perangkat lunak.
2. Pemilihan jenis input yang memungkinkan menghasilkan output benar serta jenis
input yang memungkinkan output salah pada perangkat lunak yang sedang diuji.
3. Menentukan output untuk suatu jenis input.
4. Pengujian dilakukan dengan input-input yang telah benar-benar diseleksi.
5. Melakukan pengujian.
6. Pembandingan output yang dihasilkan dengan output yang diharapkan.
7. Menentukan fungsionalitas yang seharusnya ada pada perangkat lunak yang sedang
diuji.
Keunggulan
Kelemahan
lunak.
1.2
1. Karyawan akan lebih mudah melakukan pencatatan transaksi penjualan atau pembelian
dan distributsi pada Dealer
2. Informasi mengenai kegiatan internal dari perusahaan akan jauh lebih mudah di peroleh
dan lebih mudah di pantau.
3. Mempermudah mengelola data pegawai dan pelanggan.
4. Kemudahan mengelolah data keuangan, dokumen-dokumen dan laporan perusahaan.
4
1.3
Product-related deliverables :
Research Reports, Design Documents, Software Code, Hardware, dan lain - lain
1.4
1. Latar Belakang
Pada masa sekarang ini kendaraan bermotor seperti sebuah kendaraan wajib yang harus
dimiliki oleh setiap warga. Hampir rata-rata semua kalangan masayarakat memiliki
kendaraan jenis ini. Karena faktor inilah sekarang sudah banyak bermunculan dealerdealer motor baru.
Setiap dealaer mempunyai cara tersendiri dalam memanajemen dan menangani atau
melayani setiap pelanggannnya. Namun kebanyakan dealer-delaer ini masih menggunakan
sistem manual dalam mencatat atau memproses transaksi. Mereka masih menggunakan
sistem buku, yang mana setiap transakasi yang dilakukan dalam dealer masih dicatat secara
manual kedalam buku sehingga ketika akan melakukan proses reporting atau pengecekan
transakasi akan lebih banyak memakan waktu karena harus mengecek halamanperhalaman dari buku.
Dengan diImplementasikannya sistem terintegrasi SIM Dealer Motor Honda ini yang
sifatnya sudah serba komputerisasi dan otomatis diharapkan semua proses-proses bisnis
seperti reporting atau pengecekan transaksi ini akan bisa dikerjakan secara cepat jelas dan
meminimalisir kesalahan-kesalahan.
2. Deskripsi Proyek
Proyek sistem informasi manajemen Dealer motor merupakan suatu sistem yang dibangun
untuk memanajemen proses bisnis yang ada di sebuah dealer dari segi konsumen, jasa
perawatan, dan keuangan atau akuntansi.
Aplikasi ini dibangun berbasis web sehingga dapat diakses oleh user hanya dengan
melakukan login. Pembuatan proyek ini melibatkan developer , customer dan pegawai
dealer dan dilakukan sesuai dengan perjanjian MOU yang sudah disetujui oleh kedua
pihak.
Beberapa Isi perjanjian yang telah disetujui kedua pihak yaitu :
a. Pembuatan aplikasi ini dibangun dengan 6 modul antara lain : modul sales
management, modul accounting and finance, modul warehouse management,
purchase Managament, modul elnvoicing & payments, human resources.
b. Pembuatan aplikasi ini berbasis web
c. Waktu pengerjaan dilakukan selama 4 bulan
d. Kebutuhan proyek dibiayai oleh pihak klien (Dealer)
e. Pencairan dana proyek dilakukan 50% diawal dan 50% setelah terselesainya proyek
f. Pihak developer harus memberikan laporan pendanaan dan laporan progress setiap
bulan.
3. Kondisi Saat Ini dan Permasalahannya
Seperti yang akan dijelaskan bahwa pada SIM Dealer Motor Honda di daerah Malang
belum memiliki manajemen yang baik. Sementara itu semua tugas-tugas kegiatan dan
layanan dari hari ke hari masih di lakukan secara manual, tentu akan sangat tidak efektif
dan efisien baik dari segi waktu maupun biaya. Ada banyak masalah seperti di atas yang
menjadikan
banyak
kesempatan
untuk
membuat
sistem
informasi
menjadi
6
Oleh karena itu, sistem harus selalu bekerja dengan baik tanpa adanya hambatan yang
bersifat teknis maupun personal (human error). Pemimpin SIM Dealer Motor Honda di
daerah Malang harus selalu sigap dan cepat tanggap atas adanya permasalahan yang
mengganggu kinerja sistem khususnya yang berhubungan dengan layanan terhadap
pelanggan. Sistem harus dapat dijalankan pada hardware dan software yang sudah ada, dan
dapat meminimasi kebutuhan dukungan teknis.
Responsibility
Level 1
Level 2
Outlier
Waktu
RN
WN
IS
HP
FA
Dokumentasi Rapat
Validasi dokumen
21 29 April
2014
1.3 Pelaksanaan
1.3.5 memproduksi hardware dan software
Desain sistem
Sofware dan
Hardware
Dokumen jadwal
project ,progresnya
dan rapat evaluasi
20 April 2014
21 24 April
2014
21 29 April
2014
1 Mei 29 Mei
2014
1 Mei 29 Mei
2014
1 Mei 29 Mei
25 Mei 29 Mei
2014
revisi
2014
Laporan Hasil
C
R
C
S
A
1.3.10 go live
Training kepada
user
Peluncuran SIM
3 6 Juni 2014
8 Juni 2014
Responsibility
Control
Support
Approval
RN
Risza Nurrachman
WN
IS
Imam Safii
HP
Happy Primariawan
FA
7. Timeline Kerja
10
No
1.
Permasalahan
Kunci Sukses(Alternatif)
Solusi
a. Interview
developer
b. Kuisoner
b. Perjanjian MOU
developer
b. Dokumentasi pembagian
tugas
3.
4.
Pembuatan aplikasi
Perlengkapan hardware
b. Manajemen waktu
b. Manajemen waktu
c. Rapat mingguan
c. Rapat mingguan
d. dokumentasi
d. dokumentasi
hardware
5.
Testing aplikasi
b. mampu memenuhi
permintaan stakeholder
11
6.
7.
Launching aplikasi
12
informasi
kepada
customer
mengenai
status
dari
transaksi
mereka(perawatan/service motor)
k. Pengelolaan data pada akutansi
l. Berhubungan dengan manajemen keuangan Dealer
1.5
Perusahaan Dealer Motor Honda di Malang, Jawa Timur memulai proses bisnisnya dengan
melayani pelanggan secara manual dan pengelolaan data pelangan, logistik dilakukan secara
sederhana (meskipun menggunakan aplikasi office, seperti Microsoft Excel). Proses bisnis
yang dilakukan masih kurang efisien dan membutuhkan waktu dan tenaga yang cukup banyak.
Untuk proses bisnis di dealer honda tersebut terbagi menjadi 2 kategori, yaitu proses bisnis
pada bengkel motor dan proses bisnis pada showroom motor.
Dengan kendala yang terjadi di proses bisnis tersebut, menyebabkan tidakcocokan atau
asynchronus dalam integrasi dan distribusi data. Untuk mengatasi kendala tersebut, maka
dibutuhkan sebuah sistem ERP pada Dealer Honda yang akan menjadi salah satu cara alternatif
untuk mengurangi ketidakcocokan proses, dan memudahkan dalam proses pengolahan data
atau informasi.
13
BAB II
ARSITEKTUR SOFTWARE ERP
2.1
DEFINISI SOFTWARE
ERP yang merupakan kependekan dari Enterprise Resource Planning yaitu integrasi dari
praktek management bisnis dengan teknologi modern. IT terintegrasi dengan 'core' proses
bisnis dari unit bisnis untuk merangkum dan menyelesaikan tujuan bisnis secara spesifik. Pada
prinsipnya, ERP adalah sebuah gabungan dari 3 buah komponen penting, yaitu: Praktek
Management bisnis, IT dan Tujuan dari bisnis yang spesifik. Singkatnya, ERP adalah sebuah
arsitektur software yang membantu streaming dan pendistribusian informasi terhadap seluruh
bisnis unit. ERP memberikan para eksekutif sebuah overview yang komprehensif yang akan
mempengaruhi keputusan bisnis secara produktif.
Pada core ERP terdapat sebuah data respository terpusat dan termanajemen yang merequest dan men-supply informasi atau data untuk suatu aplikasi operasional dalam platform
universal komputer yang terintegrasi satu sama lainnya. Arsitektur software ERP sekarang ini
dapat merangkum fungsi-fungsi yang ada dalam suatu bisnis dan mengintegrasikannya dalam
satu tempat dari gabungan database. Misalkan, fungsi dari HRD, Supply Chain Management,
Customer Relationship Management, Keuangan, produksi, management gudang dan logistik,
yang mana dulunya menggunakan aplikasi/software dan database masing-masing & terpisah,
maka sekarang ini masing-masing unit aplikasi itu disatukan dengan satu wadah, yaitu
arsitektur ERP.
Sistem ERP memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut:
1. Sistem ERP merupakan paket software yang didesain pada lingkungan client-server
baik tradisional (berbasis desktop) maupun berbasis web.
2. Sistem ERP mengintegrasikan mayoritas bisnis proses yang ada.
3. Sistem ERP memproses seluruh transaksi organisasi perusahaan.
4. Sistem ERP menggunakan database skala enterprise untuk penyimpanan data.
5. Sistem ERP mengijinkan pengguna mengakses data secara real time.
14
Dalam beberapa kasus, ERP digunakan untuk mengintegrasikan proses transaksi dan aktifitas
perencanaan. Oleh karena itu, ERP harus:
1. Mendukung berbagai jenis bahasa dan sistem keuangan di berbagai negara.
2. Mendukung industri-industri tertentu (misal: SAP mampu mendukung berbagai macam
industri seperti industri minyak dan gas, kesehatan, kimia, hingga perbankan).
3. Mampu dikostumasi dengan mudah tanpa harus mengubah source code program.
2.2
1. Konfigurasi Server
Kebanyakan ERP didasarkan pada model klien-server (client-server model) adalah
bentuk topologi jaringan, dimana computer atau terminal pengguna (klien) mengakses
berbagai program ERP dan data melalui computer host yang disebut server.
15
1. Presentation Layer
Presentation layer merupakan sarana bagi pengguna untuk menggunakan sistem ERP.
Presentantaion layer dapat berupa sebuah aplikasi (sistem berbasis desktop) atau
sebuah web browser (sistem berbasis web) yang memiliki graphical user interface
(GUI). Pengguna dapat menggunakan fungsi-fungsi sistem dari sini, seperti menambah
dan menampilkan data.
2. Application layer
Lapisan ini berupa server yang memberikan layanan kepada pengguna. Server
merupakan pusat business rule, logika fungsi, yang bertanggung jawab menerima,
mengirim dan mengolah data dari dan ke server database.
16
3. Database layer
Berisi server database yang menyimpan semua data dari sistem ERP. Database layer
bertanggung jawab terhadap manajemen transaksi data.
17
BAB III
BANGUN DAN IMPLEMENTASI SISTEM ERP
3.1
18
19
3. Ketiga fokus pada migrasi data. Setelah testing sistem dilakukan dan sistem siap
untuk digunakan, tahapan berikutnya adalah migrasi data dari sistem yang ada
ke ERP.
a. Tentukan pihak-pihak internal yang bertanggung jawab terhadap persiapan data
yang diperlukan. Dengan memutuskan seseorang sebagai penanggung jawab
terhadap persiapan data maka pengumpulan dan persiapan data untuk proses
migrasi dapat dilakukan dengan lebih terencana.
b. Persiapkan data dengan detail dan rapih guna pembuatan program khusus yang
hanya digunakan untuk keperluan migrasi data. Biasa pihak konsultan akan
memberikan arahan mengenai jenis data yang dibutuhkan, format data, dan
susunan data sesuai dengan program yang sebelumnya.
c. Lakukan pemeriksaan data dengan seksama untuk menghindari duplikasi data yang
nantinya akan dipindahkan ke sistem ERP. Pada tahapan migrasi data, perlu
diperhatikan bahwa hanya data yang akan digunakan pada masa mendatanglah (di
sistem baru) yang akan diikutsertakan dalam proses migrasi.
d. Lakukan migrasi data untuk keseluruhan data yang diperlukan, bukan hanya untuk
data tertentu atau data parsial. Sistem ERP merupakan sistem yang memiliki
integrasi antar proses transaksi yang akan dijalankan perusahaan. Hal inilah yang
menyebabkan migrasi data diperlukan untuk data transaksi semua departemen
dalam perusahaan yang akan menggunakan sistem baru tersebut.
e. Jangan mempersiapkan data migrasi yang tidak sesuai dengan arahan, format dan
susunan yang sebelumnya telah diberikan oleh konsultan.
20
a. Ingatkan anggota tim untuk selalu dapat dihubungi selama masa proyek
pengembangan berlangsung. Akan sangat penting jika semua anggota tim dapat
saling berkomunikasi, terutama pada masa-masa migrasi data.
b. Komitmen terhadap batas waktu pengerjaan dalam proyek. Pada awal
pengembangan, pimpinan proyek akan menentukan waktu pengerjaan proyek dan
mensosialisasikan jadwal tersebut kepada seluruh anggota tim proyek. Setiap
anggota tim proyek wajib menyelesaikan tugasnya masing-masing sesuai dengan
jadwal yang telah ditentukan tersebut. Jika ada bagian tim yang tidak melaksanakan
pekerjaannya sesuai dengan jadwal, maka mungkin saja proyek akan mengalami
perpanjangan waktu yang dapat menyebabkan kerugian kepada kedua belah pihak
(perusahaan dan konsultan).
c. Libatkan tenaga kerja yang kompeten pada bidangnya. Sering kali, dalam proyek
pengembangan sistem diterjunkan pula tenaga kerja/karyawan baru yang mungkin
belum memahami dengan jelas tugasnya. Pada kasus seperti ini, akan dibutuhkan
supervisi yang lebih ketat terhadap pekerjaan yang karyawan tersebut lakukan.
d. Jangan melibatkan tenaga kerja kontrak atau non permanent untuk posisi kunci
dalam proyek pengembangan sistem ERP. Tenaga kerja kontrak atau non
permanen mempunyai tenggang masa bekerja pada perusahaan. Menempatkan
mereka pada posisi kunci proyek berarti kita menanggung risiko kegagalan proyek
karena masa kontrak karyawan telah usai pada saat proyek pengembangan masih
berjalan.
3.2
Sistem ERP adalah sebuah investasi jangka panjang yang harus bisa diukur tingkat
pengembalian atas investasi (Return On Investment), tingkat efisiensi dan produktifitas yang
dihasilkan untuk kebutuhan jangka panjang. Langkah dalam membangun sistem ERP yang
baik di SIM Dealer Motor Honda di daerah Malang :
1. Bisnis Proses yang Matang
Hal ini merupakan suatu syarat mutlak bagi sebuah perusahaan yang akan melakukan
implementasi ERP. ERP tidak akan bisa di implementasikan pada perusahaan yang tidak memiliki
bisnis proses yang jelas.
21
5. Komitmen
Sebuah implementasi ERP dalam perusahaan, pasti akan membutuhkan banyak waktu dan
tenaga.
Komitmen
dari
pimpinan
perusahaan
sampai
pengguna
yang
akan
6. Kerjasama
Kerjasama harus dilakukan dengan baik antara internal perusahaan maupun antara
perusahaan dengan konsultan yang melakukan implementasi. Konsultan dan pengguna
sudah benar benar menggabungkan visi untuk keberhasilan implementasi ini.
22
7. Good Consultant
Pengalaman konsultan yang melakukan implementasi juga sangat berpengaruh dalam
sebuah implementasi.
23
BAB IV
KEBUTUHAN SUMBER DAYA
4.1
4.2
Kebutuhan sumber daya pada sistem SIM Dealer Motor Honda di daerah Malang adalah
sebagai berikut :
a. Orang (human resource).
b. Teknologi.
c. Fasilitas.
d. Penyedia sumber daya (Nama dan tanggal dari penyedia sumber daya).
Untuk human resource yang bertanggung jawab penuh atas pelaksanaan proyek dengan
berbagai jabatan yaitu :
1. Project Manager
Bertanggung jawab penuh atas pelaksanaan proyek.
24
Kemudian kebutuhan fasilitas seperti salah satu contohnya persediaan ruang rapat untuk
mendukung kerja tim proyek. Semua pelaksanaan pekerjaan juga didukung dengan adanya
spesifikasi teknologi yang mendukung kebutuhan sistem serta kebutuhan yang lain-lain .
Secara eksplisit menguraikan sumber daya yang dibutuhkan dan siapa yang bertanggung jawab
25
untuk apa yang dapat mengurangi kemungkinan untuk kebingungan atau kesalahpahaman pada
pelaksanaan pembuatan sistem.
4.3
4.4
26
27
BAB V
KEBUTUHAN SISTEM
5.1
PENDAHULUAN
Implementasi ERP, baik dari yang produk Lokal maupun import, memiliki beberapa komponen
biaya sebagai berikut:
1. Hardware (Server, dll).
2. Software pendukung (OS, Database).
3. Software License ERP.
4. Training.
5. Support and Maintenance.
Dimana besar dari masing masing komponen diatas berbeda beda tergantung pada jenis ERP,
Vendor dan spesifikasi hardware/software yang gunakan. Berikut ini saya mencoba mengulas
komponen komponen harga diatas yang dibutuhkan uyntuk sebuah iplementasi ERP, sehingga
bisa mendapatkan gambaran berapa besaran yang dibutuhkan untuk sebuah implementasi ERP.
5.2
KEBUTUHAN HARDWARE
Untuk menjalankan sebuah sistem ERP, biasanya memerlukan Hardware Server khusus mengingat ERP
adalah aplikasi kelas berat yang tidak akan maksimal apabila dijalankan diatas komputer atau server
yang kemampuannya pas pasan. Jenis server tentu saja akan disesuaikan dengan teknologi yang dipakai
oleh Aplikasi ERP yang pilih. Pemilihan Server dan perangkat pendukung ini cukup penting, karena
fungsinya yang akan menopang semua proses aplikasi, dimana tidak boleh terjadi gangguan yang bisa
menyebabkan proses implementasi secara keseluruhan menjadi terganggu. Selain Server biasanya juga
perlu mengupgrade infratruktur jaringan
digunakan oleh hampir seluruh Departemen diperusahaan , sehingga apabila performa jaringan buruk,
akan berakibat kurang lancarnya proses implementasi. Biaya ini boleh dilupakan apabila perusahaan
sudah memiliki Infrastruktur jaringan yang memadai. Kebutuhan Hardware lain bisa berupa Storage,
VSAT, Modem, Switch, dan lain lain yang bisa berlainan tergantung dari konfigurasi dan rancangan
yang akan diterapkan.
28
Investasi untuk Hardware umumnya adalah st rd, maksudnya adalah jenis ERP apapun yang
akan gunakan maka kebutuhan hardwarenya kurang lebih akan sama (sesuai tingkatannya) ,
hanya saja masalah merk, type, jenis, dan lain lain biasanya yang menentukan (berdasarkan
rekomendasi konsultan ). Sehingga untuk investasi hardware umumnya tidak banyak yang bisa
dihemat, karena ini berhubungan dengan performa sistem secara keseluruhan.
Komponen
Processor
RAM
Hard Disk
Resolusi Layar
Jaringan
5.3
KEBUTUHAN SOFTWARE
gunakan serta
apliaski ERP yang bersangkutan, Misalnya menggunakan Server Unix Based, maka akan
memerlukan lisensi OS Unix, sedangkan apabila server adalah Windows base, maka harus
membeli lisensi OS Windows. Lisensi untuk OS ini biasanya berdasarkan banyaknya user,
sehingga semakin banyak user akan semakin bertambah harganya. Kemudian Untuk Database,
juga harus membeli lisensinya sesuai jenis database yang didukung oleh aplikasi ERP. Lisensi
ini biasanya dihitung per user, sehingga semakin banyak user , maka harus mengeluarkan
investasi yang lebih besar. Dimana disini menggunakan MySQL.
Komponen
Sistem Operasi
Database
Programming Tools
Debug Tools
29
5.4
PELATIHAN
Salah satu kunci keberhasilan implementasi ERP adalah kemampuan SDM dari para usernya,
oleh karena itu proses training menjadi sangat penting terhadap sukses tidaknya implementasi
sebuah ERP. Selain tergantung dari banyak nya user yang di training, tingkat kesulitan dari
ERP yang dipakai juga akan mempengaruhi jumlah biaya training yang harus dikeluarkan.
Biaya training ada yang dihitung berdasar Man/Days, ada juga yang per paket (masing masing
paket bisa lain harganya)
5.5
Sistem ERP memberlakukan biaya maintenance tahunan, tapi ini adalah biaya maintenance
software dalam arti untuk support software, update, patch, dll. Sedangkan untuk perawatan
harian, biaya re-training user, biaya helpdesk support, adalah biaya lain yang akan ditambahkan
sebagai biaya tahunan.
30
BAB VI
MODUL MODUL SISTEM ERP
6.1
motor yang ada di dalam dealer serta yang ada di dalam warehouse dealer dan juga sebagai
fasilitas atau media untuk melaksakan dan mengendalikan semua proses yang dilakukan
dalam warehouse seperti penerimaan barang (motor, sparepart), penyimpanan barang
(sparepat, motor), proses picking sparepart dan motor serta proses shipping motor, karena
sparepart akan langsung dipasang ditempat. Dengan adanya modul ini diharapkan proses
dalam warehouse bisa berjalan dengan cepat terkendali dan terdata sehingga proses
pelaporan dan menajemen dari semua proses tersebut bisa dilakukan dengan tepat
5. Purchase Managament
Modul ini berfungsi untuk melacak harga dari pemasok (supplier) dealer motor dan
mengubahnya menjadi purchase order sehingga si admin yang bertugas untuk
memasukkan data kedalam komputer dan mengendalikan modul akan lebih mudah
mendata harga dari setiap barang yang masuk.
Menu-menu yang ada dalam Purchase Management:
a.
b.
Purchase Orders
Purchase Orders adalah permintaan konfirmasi untuk quota. Setelah Purchase Order
dikonfirmasi, maka akan memicu suatu bentuk penerimaan yang akan digunakan
untuk cek pengiriman pemasok dan faktur format pro (berdasarkan kuantitas
memerintahkan atau pada kuantitas yang diterima) yang akan digunakan untuk
memeriksa faktur pemasok. Semua Purchase Order dapat diakses dalam tampilan
daftar.
c.
Address Book
Address Book menyediakan daftar pemasok Anda. Sebuah form dibuat untuk setiap
pemasok di mana Anda mencatat informasi seperti alamat, kontak, daftar harga dll.
Dengan tab history, seseorang dapat mengikuti semua pergerakan dan transaksi yang
terkait dengan pemasok tertentu, seperti pesanan pembelian, klaim, dll. Menu Contact
akan memberikan Anda akses ke kontak semua pemasok Anda dan alamat mereka.
32
d.
Incoming Shipment
Incoming Shipments mewakili semua pesanan pemasok yang akan diterima, yang
telah mendapat konfirmasi Purchase Order. Sistem ini memungkinkan Anda untuk
mengelola kembali pesanan, penilaian persediaan otomatis, nomor seri dan kontrol
kualitas. Secara default, Incoming Shipments diolah oleh Purchase Order, namun
Anda juga dapat menggunakan menu " Incoming Products" untuk mengelola kontrol
penerimaan dengan baris perintah (dalam kasus penerimaan perintah multi atau pada
saat barang dikirim tidak harus bertepatan dengan pesanan).
e.
Invoice Control
1.
2.
Purchase Lines not Invoiced. Menu ini digunakan ketika Anda bekerja dengan
penerimaan oleh Incoming Products. Ketika Anda bekerja dengan baris perintah,
setiap baris penerimaan yang dikonfirmasi akan menghasilkan Purchase Lines not
Invoiced dan Anda dapat memeriksa serta memvalidasi jika jumlah dan harga
sesuai dengan Purchase Order asli.
f.
Products
Dalam OpenERP, produk adalah sesuatu yang Anda dapat beli dan jual. Hal ini bisa
jadi merupakan bahan baku, produk stockable, sebuah bahan atau jasa. Bentuk produk
yang berisi informasi rinci tentang produk, seperti pengadaan logistik harga,
penjualan, kategori produk, pemasok, dll.
g.
Reporting
1.
2.
33
6.2
USECASE
Tambahkan agenda
extends
extends
setujui event
extends
Ajukan kegiatan
promosi baru
tolak event
Merketing User
Manajemen User
Lihat detail
pengajuan
Lihat daftar
pengajuan
Finance User
Liat daftar
persetujuan
Lihat daftar
penolakan
Lihat agenda
34
35
Tambah Motor
Pada tahap ini admin warehouse akan melakukan penambahan motor sesuai
permintaan dari pihak marketing. Adapun data yang diperlukan adalah data merk
motor, jenis motor, cc motor, harga motor, dan stok motor. Setelah proses ini selesai,
semua data tersebut disimpan dalam database.
2.
Tambah Barang
Pada tahap ini admin warehouse akan melakukan penambahan barang (aksesoris dan
onderdil) sesuai permintaan dari pihak marketing. Adapun data yang diperlukan
adalah data nama barang, stok barang, dan harga barang. Setelah proses ini selesai,
semua data tersebut disimpan dalam database.
3.
4.
5.
Lihat Motor
Update motor berfungsi untuk melihat daftar motor yang tersedia di dalam
warehouse. Dalam modul ini hanya admin yang dapat menjalankan fungsinya. Output
dari menu ini adalah id motor, merk motor, jenis motor, CC, stok dan harga motor.
6.
Lihat Barang
Menu ini dijalankan oleh admin yang berfungsi untuk melihat data aksesoris dan
oderdil yang tersedia dalam warehouse melalui data yang di inputkan sehingga
memudahan bagian marketing untuk mencheck barang yang ada dalam warehouse
36
tanpa masuk kedalam gudang. Output dari menu ini adalah nama barang, stok dan
harga barang
37
Registrasi Order
Pada tahap ini admin servis akan melakukan pencatatan terhadap permintaan order
servis motor dari pelanggan. Adapun data yang diperlukan adalah data Nomor polisi
motor, nama pemilik (Pelanggan), dan keluhan-keluhan pada motor. Setelah proses ini
selesai, order akan dipending dan menunggu giliran untuk ketahap berikutnya yaitu
tahap pemrosesan order.
Proses Order
Tahap ini merupakan tahap dimana order yang sudah teregistrasi akan diproses lebih
lanjut. Artinya order servis akan diproses lebih lanjut dan melakukan proses serah
terima order ke mekanik servis motor. Pada tahap ini juga terjadi proses transaksi
pengambilan barang (sparepart) ke bagian gudang.
Verifikasi Order
Order yang sudah selesai dari tahap proses servis akan dilakukan verifikasi. Dalam
tahap ini termasuk proses kalkulasi harga dan ongkos servis, status pembayaran dan
lain-lain. order yang sudah masuk dalam tahap ini berarti order tersebut sudah selesai
di proses (servis) dan siap untuk diambil dan dilakukan pembayaran oleh pelanggan.
Registrasi Order
Tahap ini merupakan tahap awal dimana admin penjualan akan mencatat order atau
data pembelian dari pelanggan. Data data yang dibutuhkan adalah data pelaggan seperti
nama, alamat, no KTP dan lain-lain. Kemudian data motor yang akan dibeli yaitu merk,
jenis dan type motor.
Verifikasi Order
Order yang sudah dicatat pada tahap sebelumnya akan dilakukan proses lebih lanjut.
Proses-proses yang akan dilakukan seperti pengambilan motor dari bagian gudang,
pelunasan pembayarab, proses pengecekan motor, dan kemudian proses pengiriman
motor pada pelanggan. Pada tahap pengiriman ini akan terjadi serah terima surat-surat
motor, kelengkapan motor dan yang lainnya. Semua proses ini nantinya akan tercatat
dan dikelompokkan pada tahap verifikasi order.
38
6.3
PROSES BISNIS
1. Proses Penjualan
39
3. Proses Promosi
40
BAB VII
UJI COBA APLIKASI
7.1
Uji dilakukan pada aplikasi sistem manajemen dealer motor honda di Kota Malang.
7.2
PENDAHULUAN
Tujuan dari dokumen ini adalah untuk menjelaskan rencana untuk menguji kasus kritis
penggunaan dan fungsi yang dijelaskan dalam dokumen Visi, dari sistem manajemen rumah
sakit Sogaten Madiun.
7.3
Test items yang akan dilakukan dalam pengujian ini adalah black box testing yaitu : use case
testing dan unit testing dan white box testing yaitu basis path dari aplikasi ini.
7.4
Pengujian sistem ini akan dianggap dicapai ketika semua kasus tes telah berhasil diselesaikan.
Apabila dari pihak pengguna menyatakan puas terhadap performa yang ditunjukan aplikasi
maka proses pengujian selesai dan dinyatakan sukses.
7.5
STRATEGI PENDEKATAN
a. Testing level
Pengujian perangkat lunak dari unit( integrasi antar modul). Pengujian berikut antara lain
UNIT Pengujian akan dilakukan oleh developer. Bukti unit testing (daftar kasus uji contoh
output , cetakan data, informasi cacat ) harus disediakan oleh programmer untuk pemimpin
tim sebelum unit testing akan diterima dan diteruskan ke personal tes . Semua informasi
41
unit test juga akan diberikan untuk menguji orang. SISTEM / INTEGRASI Pengujian akan
dilakukan oleh manajer pengujian dan pimpinan tim developer dengan bantuan dari
pengembang individu seperti yang diperlukan . Tidak ada alat uji khusus tersedia untuk
proyek ini . Program akan masuk ke tes System / Integrasi setelah semua kritis cacat telah
diperbaiki . Suatu program dapat memiliki hingga dua cacat utama selama mereka
melakukan tidak menghalangi pengujian program (IE ada bekerja di sekitar untuk
kesalahan). PENERIMAAN Pengujian akan dilakukan oleh pengguna akhir yang
sebenarnya dengan bantuan dari uji manajer dan pemimpin tim pengembangan .
c. Rapat
Tim uji akan bertemu sekali setiap dua minggu untuk mengevaluasi kemajuan sampai saat
ini dan untuk mengidentifikasitren error dan masalah sedini mungkin. Pemimpin tim uji
akan bertemu dengan pengembangan dan manajer proyek sekali setiap dua minggu juga.
Kedua pertemuan akan dijadwalkan pada minggu yang berbeda. Pertemuan tambahan
dapat disebut sebagai diperlukan untuk darurat situasi.
7.6
KRITERIA KEGAGALAN
Jika ada kasus uji gagal selama pengujian, kode terkait akan diperbaiki, dan kemudian
pengujian akan dilanjutkan. Pengujian akan terus sampai semua kasus uji berlalu.
7.7
Uji performance dilakukan pada beberapa user yang menggunakan aplikasi ini pada rumah
sakit Sogaten Madiun, terkait kecepatan penggunaan dan akses data.
42
7.8
Berikut hasil yang akan diperoleh pada uji test sistem manajemen rumah sakit :
a. Test Plan
Berisikan mengenai rencana proses pengujian aplikasi (sistem) yang dilakukan
oleh orang yang ditunjuk(tester) untuk melakukan pengecekan terhadap modul dan
fungsi yang ada pada aplikasi dan mencari eror/bug yang ada di aplikasi.
b. Test Design
Dokumen ini nantinya berupa gambaran teknis tentang perencanaan yang telah
dibuat di test plan. Sehingga perencanaan yang sudah dibuat memiliki alur yang
jelas untuk dilaksanakan.
c. Final
Dokumen ini berisikan hasil dari testing yang telah dilakukan terhadap aplikasi.
7.9
Test dilakukan pada beberapa browser : Mozilla, Opera dan IE serta OS windows XP
dan windows 7.
Akses ke computer server untuk mengakses data.
Membackup data.
Proses mensyaratkan bahwa data yang dikirim antar satu dengan modul yang lainnya
saling terintegrasi dan benar.
7.10
PELATIHAN
Menginstal browser jika dalam computer klien masih belum terdapat instalan browser,
exp : Mozilla, chrome dll.
Menginstal modul print barcode, karena modul ini berbasis PC.
Memperkenalkan apliksai dalam meeting dan saling sharing pendapat untuk
pemenuhan kebutuhan system.
Mengadakan pelatihan terhadap klien sesuai dengan modul yang bersangkutan dengan
divisi masing masing.
43
BAB VIII
DESAIN ANTARMUKA SISTEM
8.1
UI LOGIN
8.2
44
45
8.3
46
47
48
8.4
49
50
51
8.5
UI MODUL WAREHOUSE
52
53
54
55
8.5
56
57
BAB IX
PERKIRAAN BIAYA
9.1
BIAYA PENGADAAN
Biaya pengadaan yang dibutuhkan meliputii biaya untuk pembelian perangkat keras dan instalasi
perangkat keras. Daftar biaya pengadaan yang dibutuhkan diasumsikan sebagai berikut :
No.
Kebutuhan
Perkiraan Biaya
1.
Komputer server
Rp. 4.000.000,00
2.
Perangkat jaringan
Rp. 2.000.000,00
3.
4.
500.000,00
Rp. 20.000.000,00
Server
-.IBM System x3300-M4 7382D2A
9.2
Rp.
Rp. 26.500.000,00
BIAYA PROYEK
Biaya yang dibutuhkan untuk aplikasi, mulai dari tahap identifikasi, analisis sistem, pengembangan
sistem sampai dengan dokumentasi sistem.
No.
Kebutuhan
Perkiraan Biaya
1.
Rp. 30.000.000,00
2.
Rp. 4.000.000,00
Rp. 34.000.000,00
9.3
Biaya operasional dan perawatan sistem dimulai pada tahun pertama. Diasumsikan pada tahun
berikutnya mengalami kenaikan Rp. 10% dari tahun sebelumnya. Biaya opeasional yang dibutuhkan
biaya perawatan hardware software dan hardware. Daftar biaya operasi dan perawatan dapat dilihat
pada tabel berikut :
58
No
Kebutuhan
Tahun 2
Tahun 3
Tahun 4
Tahun 5
Tahun 6
(Rp)
(Rp)
(Rp)
(Rp)
(Rp)
(Rp)
500.000
500.000
500.000
500.000
500.000
500.000
500.000
500.000
500.000
500.000
500.000
500.000
Biaya gaji
1.
personil
Biaya
2.
perawatan
Total biaya
9.4
Tahun 1
BIAYA MANFAAT
Pengeluaran/Tahun
Banyak
Jumlah
1.
Pengumuman event
Laporan laporan
Dokumen dokumen
Produk
5000
Rp.
750.000,00
Rp.
300.000,00
2.
ATK
3.
Amplop @ Rp.1.500,00
1000
Rp.
1.500.000,00
4.
1000
Rp.
5.000.000,00
5.
Biaya Telekomunikasi
Rp.
1.000.000,00
Total
Rp. 8.550.000,00
Jadi, Dealer Motor Honda bisa menghemat pengeluaran sebesar Rp. 8.550.000,00 pada tahun pertama
setelah implementasi sistem ERP. Diasumsikan mendapatkan peningkatan 15% tiap tahunnya (Rp.
1.282.500,00). Jadi, biaya manfaat dari tahun ke tahun dapat ditunjukkan sebagi berikut :
Manfaat
Peningkatan pelayanan
Tahun Ke
Biaya Manfaat
Rp. 8.550.000,00
Rp. 9.832.500,00
Rp. 11.115.000,00
59
Rp. 12.397.500,00
Rp. 13.680.000,00
Rp. 14.962.500,00
Pada implementasinya, perkiraan biaya total manfaat yang didapatkan per tahun seperti yang
ditunjukkan tabel diatas akan dipotong biaya operasional dan maintenance seperti ditunjukkan pada
poin 3. Biaya opersional dan perawatan tahun pertama Rp. 500.000,00. Biaya manfaat setelah dipotong
biaya operasional dan perawatan ditunjukkan di tabel berikut :
Tahun
Ke
Biaya Manfaat
Rp. 8.550.000,00
Rp.
500.000,00
Rp. 8.050.000,00
Rp. 9.832.500,00
Rp.
500.000,00
Rp. 9.332.500,00
Rp. 11.115.000,00
Rp.
500.000,00
Rp. 10.615.000,00
Rp. 12.397.500,00
Rp.
500.000,00
Rp. 11.897.500,00
Rp. 13.680.000,00
Rp.
500.000,00
Rp. 13.180.000,00
Rp. 14.962.500,00
Rp.
500.000,00
Rp. 14.462.500,00
60
BAB X
MANAJEMEN RESIKO
10.1
INDETIFIKASI RESIKO
Proses ini meliputi identifikasi resiko yang mungkin terjadi dalam suatu aktivitas usaha. Salah satu
aspek penting dalam identifikasi resiko adalah mendaftar resiko yang mungkin terjadi sebanyak
mungkin. Teknik-teknik yang dapat digunakan dalam identifikasi resiko antara lain:
10.2
Brainstorming
Ego kontrol
Survei
Wawancara
Informasi histori
Kelompok kerja
JENIS RESIKO
Untuk keperluan identifikasi dan mengelola resiko yang dapat menyebabkan sebuah pengembangan
melampaui batas waktu dan biaya yang sudah dialokasikan maka perlu diidentifikasikan tiga tipe resiko
yang ada yaitu:
10.3
Resiko yang disebabkan karena asumsi yang dibuat selama proses perencanaan.
Resiko yang disebabkan adanya even yang tidak terlihat (atau tidak direncanakan).
PENGELOLAAN RESIKO
Untuk resiko yang mungkin terjadi maka perlu dipersiapkan contingency plan seandainya benar-benar
terjadi. Contigency plan haruslah sesuai dengan proposional terhadap dampak resiko tersebut. Dalam
61
banyak kasus seringkali lebih efisien untuk mengalokasikan sejumlah sumber daya untuk mengurangi
resiko dibandingkan mengembangkan contingency plan yang jika diimplementasikan akan lebih mahal.
Namun beberapa skenario memang membutuhkan full contingency plan, tergantung pada proyeknya.
Namun jangan sampai tertukar antara contingency planning dengan re-planning normal yang memang
dibutuhkan karena adanya perubahan dalam proyek yang berjalan.
Resiko
Kegagalan pada
personil
Membangun tim
Mengadakan pelatihan dan peningkatan karir
Membuat jadwal lebih awal bagi personil utama
Membuat beberapa estimasi
Meningkatkan pengembangan
realistis
Mengembangkan
Survey pengguna
salah
Buat prototype
Buat user manual lebih awal
Mengembangkan
Membuat prototype
antarmuka pengguna
Analisis tugas
yang salah
Keterlibatan pengguna
Mengurangi kebutuhan
Gold plating
Membuat prototype
Analisis biaya manfaat
Desain biaya
Terlambat untuk
mengubah kebutuhan
62
Inspeksi
Spesifikasi formal
Kontrak perjanjian
Prosedur dan sertifikasi jaminan kualitas
Prosedur jaminan kualitas
Kegagalan
menjalankan tugas
eksternal
Kegagalan kinerja
real-time
Prototipe
Tuning
Analisis teknis
Analisa teknis
Pengembangnya
terlalu sulit secara
teknis
Berikut ini adalah keamanan sistem yang digunakan untuk mendukung pengimplementasian sistem
yang dibuat.
Issues Risk
1. Kehilangan data
63
2. Keamanan Sistem
64