ANALISIS JABATAN

Analisa Jabatan
Analisa jabatan adalah suatu kegiatan untuk mencatat,
mempelajari dan menyimpulkan keterangan-keterangan
atau fakta-fakta yang berhubungan dengan masingmasing JABATAN secara sistematis dan teratur, yaitu :
1. Apa yang dilakukan pekerja pada jabatan tersebut
2. Apa wewenang dan tanggung jawabnya
3. Mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan
4. Bagaimana cara melakukannya
5. Alat-alat dan bahan-bahan yang digunakan dalam
melaksanakan pekerjaannya . Besarnya upah dan
lamanya jam bekerja
6. Pendidikan, pengalaman dan latihan yang dibutuhkan
7. Keterampilan, sikap dan kemampuan yang diperlukan
untuk melakukan pekerjaan tersebut dan lain-lain

 Informasi tersebut di atas bisa diperoleh dari

beberapa sumber yaitu :
1. Pekerjaan itu sendiri dan buku catatan harian
2. Pekerja yang bersangkutan
3. Orang yang pernah melaksanakan pekerjaan itu
4. Atasan langsung dari pekerja yang bersangkutan
Berdasarkan
sumber-sumber
tersebut,
pengumpulan informasi untuk analisa jabatan
ini bisa dilaksanakan dengan cara :
1. Menyebarkan kuisioner ( daftar pertanyaan/angket)
kepada para pemegang Jabatan
2. Melakukan wawancara langsung dengan pekerja
yang
bersangkutan,
orang
yang
pernah
melaksanakan
pekerjaan itu ataupun atasan
langsungnya
3.
Melakukan
pengamatan
langsung
pada
pelaksanaan
pekerjaan atau mempelajari buku
catatan harian

 Analisis Jabatan mencakup 2 elemen, yaitu :

1. Uraian Jabatan (Job Description).
2. Spesifikasi Jabatan (Job Spesification) atau
Persyaratan Jabatan (Job Requirement)
Uraian Jabatan (Job Description)
adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas
dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang
ditulis berdasarkan fakta-fakta yang ada.
Penyusunan uraian jabatan ini adalah sangat
penting :
untuk menghindarkan terjadinya perbedaan
pengertian,
untuk menghindari terjadinya pekerjaan rangkap
untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab
dan wewenang masing-masing jabatan.

 Spesifikasi/Persyaratan Jabatan
adalah persyaratan minimal yang harus
dipenuhi oleh orang yang menduduki suatu
jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugastugas yang dibebankan kepadanya dengan
baik. Spesifikasi jabatan ini dapat disusun
secara bersama-sama dengan Uraian Jabatan,
tetapi dapat juga di susun secara terpisah.
Beberapa
hal
yang
pada
umumnya
dimasukkan dalam Spesifikasi Jabatan adalah:
1. Persyaratan pendidikan, latihan dan
pengalaman kerja
2. Persyaratan pengetahuan dan keterampilan
3. Persyaratan fisik dan mental
4. Persyaratan umur dan jenis kelamin

 Kegunaan Analisa Jabatan

Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan, sebagai
hasil dari Analisa Jabatan mempunyai banyak
manfaat, antara lain:
1. Sebagai dasar untuk melakukan Evaluasi Jabatan
2. Sebagai dasar untuk menentukan standard hasil
kerja
seseorang
3. Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen,
seleksi dan penempatan pegawai baru
4. Sebagai dasar untuk merancang program
pendidikan dan latihan
5. Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi
6. Untuk merencanakan perubahan-perubahan
dalam organisasi dan penyederhanaan kerja
7. Sebagai dasar untuk mengembangkan program
kesehatan dan keselamatan kerja

SELEKSI TENAGA KERJA

PENGERTIAN SELEKSI TENAGA

KERJA
Menurut T. Hani Handoko (1996:146 )
seleksi adalah serangkaian langkah kegiatan yang
digunakan untuk memutuskan apakah pelamar diterima
atau tidak diterima oleh perusahaan tersebut.
Menurut Malayu S.P Hasibuan ( 2002:47)
seleksi adalah suatu kegiatan pemilihan dan penentuan
pelamar yang diterima atau ditolak untuk menjadi
karyawan perusahaan. Seleksi ini didasarkan kepada
spesifikasi tertentu dari setiap
perusahaan yang bersangkutan.
Menurut William B. Wheter.Jr dan Keith Davids (1996:114)
Seleksi merupakan serangkaian langkah tertentu untuk
memilih calon-calon pegawai yang dipekerjakan. Proses
ini dimulai dari saat pelamaran dan keahlian dengan
keputusan penerimaan.

 Pada umumnya tujuan seleksi, yaitu:

1. Untuk mendapatkan para karyawan yang
memenuhi syarat dan mempunyai kualitas
sebagaimana yang dibutuhkan( jujur, disiplin,
terampil, kreatif, loyal, dan berdedikasi
tinggi).
2. Untuk
mengukur
kemampuan
calon
karyawan atau pelamar, apakah dapat
mengerjakan
pekerjaan
tertentu
yang
dibutuhkan.
3. Untuk menyiapkan dan membentuk kaderkader karyawan yang dapat menunjang
kegiatan perusahaan di masa yang akan
datang.

METODE ANALISA JABATAN

 Pelaksanaan Analisis Jabatan

Analisis jabatan pada dasarnya adalah suatu proses
pengumpulan, penelitian, penguraian data jabatan
yang tahapannya sebagai berikut :
1. Tahap persiapan dan perencanaan
2. Tahap pengumpulan data
3. Tahap pengolahan data
Selanjutnya setiap tahap pelaksanaan dijelaskan
sebagai berikut:
1. Tahap persiapan dan perencanaan. Pada tahap
ini beberapa kegiatan yang dilakukan adalah :
a. Penegasan kembali struktur organisasi yang
akan menjadi pegangan bagi proses selanjutnya
termasuk nama-nama jabatan dan tempatnya.
b. lnventarisasi jabatan yang ada di setiap unit
kerja yang ada dan di susun berdasarkan hierarki
dan di beri kode identifikasi

LANJUTAN
c. Menetapkan metode pengumpulan data yang
akan digunakan dan menyiapkan alat dan sama
yang diperlukan ( formulir dll. )
d. Membentuk team pelaksana analisis dan
menjelaskan
tentang
metode
yang
akan
digunakan.
e.
Komunikasi/penjelasan
oleh
pimpinan
perusahaan kepada semua pimpinan unit kerja
dan semua karyawan tentang maksud dan tujuan
analisis jabatan yang akan dilaksanakan. Hal ini
dilaksanakan untuk mencegah terjadinya salah
pengertian dan timbulnya persepsi dan harapan
yang keliru.

2. Tahap Pengumpulan Data

Pengumpulan data jabatan dapat dilakukan dengan
melalui beberapa cara:
a. Metode Observasi dan Wawancara
Metode observasi berarti pelaksana analisis jabatan
mengamati secara langsung di tempat bagaimana
tugas pekerjaan dilaksanakan dan mencatatnya
untuk di olahnya menjadi informasi.
metode wawancara petugas analisis mewawancarai
langsung pemegang jabatan dengan mengajukan
pertanyaan yang di siapkan lebih dulu dan mencatat
jawabannya untuk diolah menjadi informasi yang di
perlukan

b. Metode Kuesioner ( Daftar Pertanyaan )

Pengumpulan data dilakukan melalui penyebaran daftar
pertanyaan kepada semua karyawan untuk di isi.
Daftar pertanyaan itu bisa bersifat "terbuka" (Open
ended) artinya, penjawab harus memberikan jawaban
menurut kehendaknya sendiri dengan caranya sendiri,
tidak dibatasi.
Bila daftar pertanyaan itu bersifat "tertutup" (Closed),
maka pertanyaan sudah dibuat sedemikian rupa
sehingga penjawab tinggal menjawab ya/tidak, atau
benar/salah.
c. Metode Studi Referensi
Metode ini mengandalkan pada pengetahuan dan "ahli",
rujukan yang ada dan perbandingan dengan organisasi
lain. Metode ini jarang digunakan.
d. Metode Kombinasi
Metode ini berarti menggunakan beberapa metode di
atas sekaligus.

3. Tahap Pengolahan Data

Setelah proses pengumpulan data selesai, dilakukan
pengolahan data yaitu:
1. Menentukan faktor-faktor dari penilaian jabatan
2. Menentukan bobot nilai dari setiap faktor
3. Analisa hasil interview dan kuisioner yang telah di
isi
4. Analisa persyaratan jabatan
5. Menyusun uraian jabatan
6. Melakukan pola penilaian jabatan sebagai dasar
dari penentuan sistem personalia lainnya.
7. Mempersiapkan rekomendasi bagi perencanaan
tenaga kerja, pola pengadaan, seleksi dan
penempatan pegawai; penilaian karya pegawai ;
sistem pemberian balas jasa ; pelatihan dan
pengembangan pegawai, sistem dan prosedur
administrasi kepegawaian.

METODE SELEKSI
TENAGA KERJA

 Menurut Towers dalam Irianto (2001:45) terdapat empat fungsi

utama dari dalam tahapan seleksi, yakni:
a. Pengumpulan Informasi
Meliputi pelaksanaan fungsi untuk mengumpulkan informasi
tentang organisasi pekerjaan, jalur karier dan kondisi pekerjaan.
Disamping itu juga tentang para calon yang meliputi pengalaman
mereka, kualifikasi dan karakteristik personal.
b. Prediksi
Penggunaan informasi masa lalu dan kini tentang karakteristik
calon sebagai basis untuk membuat prediksi tentang proyeksi
perilakunya di masa mendatang.
c. Pembuat Keputusan
Penggunaan Prediksi tentang proyeksi perilaku calon di masa
mendatang sebagai basis untuk membuat keputusan tentang
penerimaan atau terhadap calon.
d. Pasokan Informasi
Memberi informasi tentang organisasi, pekerjaan, kondisi
organisasi kepada calon serat di sisi lainnya memberi informasi
tentang hasil proses seleksi kepada seluruh pihak yang terlibat,
misalnya para manajer lini, spesialis SDM dan sebagainya.
`

Langkah-langkah dalam proses seleksi karyawan

menurut Mangkuprawira (2001:208) adalah :
1.Pemeriksaan awal
Dimaksudkan
untuk
meminimalkan
waktu
yang
digunakan departemen SDM selama proses penyeleksian
dengan melepaskan para pelamar yang tidak memenuhi
syarat yang sudah ditentukan perusahaan.

2. Pengisian Formulir
Pengisian formulir lamaran adalah proses pencatatan
tentang lamaran kerja para individu pelamar. Formulir
lamaran ini dapat menyediakan informasi yang
berhubungan dengan individu untuk digunakan dalam
penawaran pekerjaan.

3. Penggunaan Formulir
Formulir lamaran adalah catatan permanen dari
kualifikasi pelamar untuk suatu pekerjaan. Disamping itu,
untuk penyediaan informasi yang diperlukan untuk suatu
proses penyelesaian, surat lamaran juga diserahkan
kepada dinas penempatan tenaga kerja sebagai laporan.

4. Pengujian (Testing)
Adapun beberapa tes dalam proses penyeleksian,
diantaranya sebagai berikut:
a) Tes Kepribadian dan Minat
Tes kepribadian mengukur beberapa hal, seperti
kecenderungan
emosi
atau
keterbukaan,
kemampuan berinteraksi sosial, kepercayaan dan
kejujuran.

b) Tes Bakat dan Prestasi

Tes bakat (aptitude) dipakai untuk menilai kapasitas
seseorang untuk belajar. Tes prestasi dipakai untuk
mengetahui derajat seseorang yang telah belaja

c) Tes Pengetahuan
Tes
ini
digunakan
untuk
mengetahui
pengetahuan seseorang pelamar dalam
pengetahuan atau keahlian tertentu.

tingkat
bidang

d) Tes Kesehatan
Hampir semua perusahaan mensyaratkan kepada
pelamar untuk memiliki kesehatan prima agar mereka
mampu melakukan pekerjaannya dengan baik.

5. Wawancara
Wawancara merupakan salah satu cara seleksi
yang paling sering dan penting untuk
dijalankan.
Dengan cara ini umumnya dapat diketahui
mengenai :
sifat dan kepribadian pelamar
Penampilan
kemampuan berkomunikasi
kemampuan untuk mengambil keputusan
secara tepat.

PROGRAM PELATIHAN
DAN PENGEMBANGAN
KARIER

Menurut Sikula (1976) dalam Munandar (2001),

pelatihan adalah proses pendidikan jangka
pendek yang mempergunakan prosedur
sistematis dan terorganisir sehingga tenaga
kerja
non
manejerial
mempelajari
pengetahuan dan keterampilan teknis untuk
tujuan tertentu.
pengembangan adalah proses pendidikan
jangka
panjang
yang
mempergunakan
prosedur sistematis dan terorganisir sehingga
tenaga
kerja
manajerial
mempelajari
pengetahuan konseptual dan teoritis untuk
tujuan umum.

TUJUAN DARI PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN PADA

TENAGA KERJA (Sikula, 1976)
Peningkatan Produktivitas
Pelatihan dan pengembangan selain diberikan kepada tenaga
kerja baru, juga kepada tenaga kerja yang sudah lama bekerja
di perusahaan.Pelatihan dapat meningkatkan taraf prestasi
tenaga kerja pada jabatannya sekarang. Prestasi kerja yang
meningkat mengakibatkan peningkatan dari produktivitas.
Produktivitas adalah keluaran dibagi dengan masukan. Salah
satu unsur keluaran adalah prestasi kerja. Jadi, prestasi kerja
meningkat, keluaran meningkat, produktivitas meningkat.

Meningkatkan Mutu
Pelatihan dan pengembangan yang tepat tidak saja
meningkatkan kuantitas dari keluaran tetapi juga meningkatkan
kualitas/mutu dari keluaran. Tenaga kerja yang berpengetahuan
dan berketerampilan baik hanya akan membuat kesalahan, dan
cermat dalam pelaksanaan pekerjaan.

 Meningkatkan Ketepatan dalam Perencanaan

Sumber Daya Manusia
Pelatihan dan pengembangan yang tepat dapat
membantu perusahaan untuk memenuhi
keperluannya akan tenaga kerja dengan pengetahuan
dan keterampilan tertentu di masa yang akan datang.
Jika suatu saat diperlukan, maka lowongan yang ada
dapat secara mudah diisi oleh tenaga dari dalam
perusahaan sendiri (jika perusahaan memprakarsai dan
secara teratur memberikan program pelatihan yang ada
sesuai dan serasi untuk para tenaga kerjanya ).

Meningkatkan Semangat Kerja

Iklim dan suasana organisasi pada umumnya menjadi
lebih baik jika perusahaan mempunyai program
pelatihan yang tepat. Suatu rangakaian reaksi positif
dapat dihasilkan dari program pelatihan perusahaan
yang direncanakan dengan baik.

 Menarik dan Menahan Tenaga Kerja yang Baik

Para tenaga kerja, terutama para manajernya
memandang kemungkinan untuk mengikuti pendidikan
atau pelatihan sebagai bagian dari imbalan jasa
(compensation) dari perusahaan terhadap mereka.
Mereka berharap perusahaan membayar program
pelatihan yang mengakibatkan mereka bertambah
pengetahuan dan keterampilan dalam keahlian
mereka masing-masing.
Karena itu banyak perusahaan yang menawarkan
program pelatihan dan pengembangan yang khusus
untuk menarik tenaga kerja yang berpotensi baik.

Menjaga Kesehatan dan Keselamatan Kerja

Pelatihan yang tepat dapat membantu menghindari
timbulnya kecelakaan di perusahaan dan dapat
menimbulkan lingkungan kerja yang lebih aman dan
sikap mental yang lebih stabil.

 Menghindari Keusangan (Obsolescence)

Usaha pelatihan dan pengembangan
diperlukan secara terus-menerus supaya para
tenaga kerja dapat mengikuti perkembangan
terakhir bidang kerja mereka masing-masing.
Ini berlaku baik untuk tenaga kerja pekerja
(nonmanajerial) maupun untuk tenaga kerja
manajerial,

Menunjang Pertumbuhan Pribadi

(Personal Growth)
Pelatihan dan pengembangan tidak hanya
menguntungkan perusahaan, tapi juga
menguntungkan tenaga kerja sendiri.

Dalam perancangan program pelatihan

, perlu di perhatikan
a.Praktik
b.Umpan balik : pengetahuan ttg hasil
c.Materi pelatihan yang bermakna
d.Perbedaan individu
e.Pemberian contoh perilaku
(behaviour modeling)
f. Pemberian motivasi

EVALUASI KINERJA

Pengertian evaluasi
kinerja
Evaluasi kinerja merupakan pendapat yang bersifat
evaluative atas sifat, perilaku seseorang, atau
prestasi sebagai dasar untuk keputusan dan rencana
pengembangan personil (Kreitner dan Kinicki, 2001:
300).
Sementara itu, Newstrom dan Davis (1997: 173)
memandang sebagai suatu proses mengevaluasi
kinerja pekerja, membagi informasi dengan mereka,
dan mencari cara memperbaiki kinerjanya.
Pendapat lain mengemukakan sebagai proses
mengevaluasi pekerja pada berbagai dimensi yang
berkaitan dengan pekerjaan (Greenberg dan Baron,
2003: 50).

 Tujuan Penilaian/Evaluasi Kinerja

Secara lebih spesifik, tujuan dari evaluasi kinerja
sebagaimana dikemukakan Sunyoto (1999:1) yang
dikutip oleh Mangkunegara (2005:10) adalah:
1. Meningkatkan saling pengertian antara karyawan
tentang persyaratan kinerja.
2. Mencatat dan mengakui hasil kerja seorang
karyawan, sehingga mereka termotivasi untuk
berbuat yang lebih baik, atau sekurang-kurangnya
berprestasi sama dengan prestasi yang terdahulu.
3. Memberikan peluang kepada karyawan untuk
mendiskusikan keinginan dan aspirasinya dan
meningkatkan kepedulian terhadap karier atau
pekerjaan yang di embannya sekarang.
4. Mendefinisikan atau merumuskan kembali sasaran
masa depan, sehingga karyawan termotivasi untuk
berprestasi sesuai dengan potensinya.
5. Memeriksa rencana pelaksanaan dan pengembangan
yang sesuai dengan kebutuhan pelatihan, khusus
rencana diklat, dan kemudian menyetujui rencana itu
jika tidak ada hal-hal yang perlu diubah.

 Tujuan dari evaluasi kinerja menurut

James E. Neal Jr (2003:4-5) adalah
1. Mengidentifikasi kemampuan dan kekuatan
karyawan
2. Mengindentifikasi potensi perkembangan
karyawan
3. Untuk memberikan informasi bagi
perkembangan karyawan
4. Untuk membuat organisasi lebih produktif
5. Untuk memberikan data bagi kompensasi
karyawan yang sesuai
6. Untuk memproteksi organisasi dari tuntutan
hukum perburuhan.

Masalah-masalah dalam
kinerja :
a. Pengetahuan atau keterampilan
Karyawan tidak tahu bagaimana menjalankan
tugas-tugas secara benar, kurangnya
keterampilan, pengetahuan atau kemampuan
b. Lingkungan
Masalah tidak berhubungan dengan
karyawan, tetapi disebabkan oleh lingkungan,
kondisi kerja, proses yang buruk, ergonomika

c. Sumber daya
Kurangnya sumber daya atau teknologi
d. Motivasi
Karyawan tahu bagaimana menjalankan
pekerjaan, tetapi tidak melakukannya
secara benar. Ini mungkin saja
disebabkan oleh proses seleksi yg tdk
sempurna.

Langkah dalam penilaian kinerja

a.Mengidentifikasikan tujuan spesifik
penilaian kinerja
b.Menentukan tugas2 yang harus dijalankan
dalam sebuah pekerjaan (analisis jabatan)
c.Memeriksa tugas-tugas yang dijalankan
d.Menilai kinerja
e.Membicarakan hasil penilaian dgn
karyawan

 George dan Jones (2002) menyatakan

manfaat penilaian kinerja adalah :
untuk penyesuaian kompensasi
keputusan penempatan
dan pengembangan karir dan memberikan
kesempatan kerja yang adil, sehingga
karyawan dapat memperbaiki kinerjanya. Hal
ini
akan
berdampak
pada
perbaikan
perencanaan dan pengembangan organisasi
untuk menghadapi tantangan masa depan.