PEDOMAN Tata Persuratan
PEDOMAN Tata Persuratan
PEDOMAN Tata Persuratan
TATA PERSURATAN
A. LATAR BELAKANG
Tata persuratan dinas mengatur surat sebagai sarana komunikasi kedinasan dalam
mendukung kelancaran pelaksanaan tugas-tugas umum pemerintah dan
pembangunan. Informasi surat berawal dari tahap penciptaan, berlanjut dengan
tahap pengunaan dan berakhir pada tahap pelestariannya. Pengaturan meliputi tata
persuratan, pengurusan surat, penataan berkas dan penyusutan arsip.
Tata persuratan sebagai sub sistem paling awal dalam tata kearsipan mempunyai
dampak langsung dan luas dalam perjalanan arsip menuju pelestariannya. Dengan
demikian tata persuratan yang mengatur tahap penciptaan dalam daur hidup
kearsipan perlu diatur terlebih dahulu untuk menuju tertib administrasi yang lebih
berdaya guna dan berhasil guna. Tata persuratan dihadapkan pada permasalahan
yang semakin kompleks yang perlu diatur dalam rangka pendayagunaan
administrasi aparatur negara.
C. LANDASAN PENYUSUNAN
Dalam kaitan dengan upaya pengembangan Manajemen Tata persuratan di
lingkungan Sekolah Tinggi Agama Islam Haji Agus Salim, berpijak pada
landasan kebijakan yang dituangkan dalam peraturan perundang-undangan
sebagai berikut:
1. UUD 1945 dan perubahannya
2. Undang Undang Nomor 2 tahun 1989, jo nomr 20 tahun 2003 tentang Sistem
Pendidikan Nasional
3. Peraturan Pemerintah Nomor 60/1999, tentang Pendidikan Tinggi
4. Keputusan Menteri Agama RI nomor 394 Tahun 2003, tentang Pedoman
Pendirian Perguruan Tinggi Agama Islam
5. Keputusan Menteri Agama RI nomor 486 Tahun 2003, tentang Statuta IAIN
Sunan Gunung Djati Bandung
6. Keputusan Menteri Agama RI nomor 155 Tahun 2004, tentang Koordinatorat
Perguruan Tinggi Agama Islam Swasta
7. Keputusan Menteri Agama RI nomor 156 Tahun 2004, tentang Pedoman
Pengawasan, Pengendalian, dan Pembinaan Diploma, Sarjana, dan
Pascasarjana Perguruan Tinggi Agama Islam
8. Keputusan Menteri Agama RI nomor 353 Tahun 2004, tentang Pedoman
Penyusunan Kurikulum PTAI
9. Keputusan Menteri Agama RI nomor 387 Tahun 2004, tentang petunjuk
Pelaksanaan Pembukaan Program Studi pada Perguruan Tinggi Agama Islam
10. Keputusan Menteri Agama RI Nomor 17 Tahun 1979 tentang Kode Indeks
Departemen Agama Pusat dan Daerah
11. Keputusan Menteri Agama RI Nomor 7 Tahun 1983 Jo. Nomor 3 Tahun 1990
tentang Tata Persuratan Departemen Agama
12. Keputusan Dirjen Kelembagaan Agama Islam Dep. Agama RI Nomor
DJ.II/51/2003 tentang tata persuratan Dinas Dirjen Kelmbagaan Agama Islam
13. Rumusan Hasil Rapat Kerja Sekolah Tinggi Agama Islam Haji Agus Salim
Tahun 2005
E. PENGERTIAN UMUM
1. Surat adalah pernyataan tertulis dalam segala bentuk dan corak yang
digunakan sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi dari
satu pihak kepada pihak lain sesuai dengan ketentuan yang berlaku, termasuk
surat produk teknologi maju.
2. Jenis surat adalah macam surat yang dibedakan atas dasar isi dan redaksinya.
3. Sifat surat adalah tingkat pentignya surat dilihat dari berbagai aspek .
4. Format surat susunan dan bentuk surat yang menggambarkan redaksional,
tata letak dan penggunaan lambang negara, logo dan cap dinas.
5. Laporan adalah jenis surat yang berisi uraian tertulis yang bersifat resmi
tentang keadaan, peristiwa atau pengalaman dalam rangka pelaksanaan tugas
dinas.
6. Surat statuter adalah jenis surat berbentuk peraturan perundang-undangan
yang isinya bersifat mengatur atau menetapkan, yang mengikat dan wajib
dilaksanakan oleh pihak-pihak terkait.
7. Formulir adalah lembar jawaban yang memiliki desain khusus untuk memuat
data kedinasan dala tugas tetentu dibuat dalam bentuk kartu atau lembaran
tercetak yang telah ditetapkan dan mempunyai kolom-kolom dan lajur-lajur
dengan judul tertentu.
8. Kewenangan penandatanganan surat adalah kewenangan seorang pejabat
untuk menandatangani surat yang melekat pada jabatan sesuai dengan tugas
dan tanggung jawab kedinasannya.
F. RUANG LINGKUP
Pedoman tata persuratan lingkungan Sekolah Tinggi Agama Islam Haji Agus
Salim ini mengatur seluruh komunikasi kedinasan yang berbentuk surat meliputi
kepala surat, isi surat, cap dinas, wewenang penandatanganan surat, jalur surat,
pengurusan surat dan kode indeks baik statuter maupun non statuter bagi seluruh
satuan organisasi di lingkungan Sekolah Tingggi Agama Islam Haji Agus Salim.
BAB II
KERANGKA DASAR SURAT DINAS
A. PENGGOLONGAN SURAT
Surat dinas pada umumnya dapat digolongkan menjadi dua golongan yaitu:
1. Surat Statuter adalah alat komunikasi tertulis yang sifatnya mengatur
kebijakan suatu organisasi/satuan organisasi. Surat Statuter merupakan
produk hukum yang berlaku di tingkat STAI Haji Agus Salim dan pimpinan
suatu organisasi yang isinya bersifat mengatur, menetapkan, mengikat dan
wajib dilaksanakan oleh aparatur /unit yang terkait.
2. Surat non Statuter adalah alat komunikasi tertulis yang bersifat tidak
mengatur dalam pelaksanaan kebijakan satuan organisasi/satuan kerja. Dilihat
dari ruang lingkupnya surat non statuter dapat dibedakan menjadi:
a. Surat yang memiliki ruang lingkup ekstern yaitu surat yang ditujukan
kepada instansi di luar satuan organisasi atau instansi lain.
b. Surat yang memiliki ruang lingkup intern yaitu surat yang di tujukan
dalam lingkungan satuan organisasi/antar satuan kerja.
B. JENIS SURAT
1. Surat Statuter
Surat Statuter ialah peraturan pelaksanaan dari suatu peraturan perundang-
undangan yang sifatnya memutuskan dan menetapkan kebijakan pokok
organisasi meliputi:
a. Surat keputusan
Keputusan ialah ketentuan yang memuat suatu kebijakan teknis khusus
untuk melaksanakan kebijakan pokok yang digariskan pimpinan
Instansi/lembaga.
b. Instruksi ialah perintah pimpinan Instansi/lembaga yang berisi tata cara
pelaksanaan dari kebijakan yang digariskan pimpinan instansi/lembaga.
C. BAGIAN-BAGIAN SURAT
1. Surat Statuter
a. Keputusan pimpinan/instansi/lembaga/satuan organisasi
1) Bagian Kepala, terdiri dari: (disesuaikan)
a) Kata Keputusan
b) Nomor (urut) dan tahun
c) Judul Keputusan tentang
2) Bagian Isi, terdiri dari
a) Konsiderans
i. Menimbang
ii. Mengingat
iii. Memperhatikan
iv. Memutuskan,menetapkan
b) Diktum berisi pertama, kedua, ketiga, dst atau pasal-pasal
3) Bagian akhir, terdiri dari:
a) Nama tempat ditetapkan
b) Tanggal, bulan dan tahun penetapan
c) Nama jabatan
d) Tanda Tangan pejabat
e) Nama terang pejabat
f) Cap jabatan /cap dinas
g) Tembusan
b. Surat Keputusan pimpinan/instansi/lembaga/satuan organisasi
1) Bagian Kepala, terdiri dari: (disesuaikan)
a) Kata Surat Keputusan
b) Nomor (urut) dan tahun
c) Judul Surat Keputusan tentang
2) Bagian Isi, terdiri dari
Konsiderans
a) Menimbang
b) Mengingat
c) Memperhatikan
d) Memutuskan, menetapkan
3) Bagian Akhir, terdiri dari:
a) Nama tempat ditetapkan
b) Tanggal, bulan dan tahun penetapan
c) Nama jabatan
d) Tanda tangan pejabat
e) Nama terang pejabat
f) Cap jabatan /cap dinas
g) Tembusan
c. Instruksi pimpinan/intansi/lembaga/satuan organisasi
1) Bagian Kepala surat, terdiri dari:
a) Kata instruksi
b) Nomor (urut) dan tahun
c) Judul instruksi
2) Bagian isi terdiri dari:
a) Konsiderans
i. Membaca
ii. Menimbang
iii. Mengingat
iv. Memperhatikan
b) Diktum
Menyebut pejabat yang dituju dan memuat isi yang harus
dilaksanakan
c) Bagian akhir, terdiri dari:
i. Nama tempat ditetapkan
ii. Tanggal, bulan, dan tahun penetapan
iii. Nama jabatan
iv. Tanda tangan pejabat
v. Nama terang pejabat
vi. Cap jabatan
vii. Tembusan
2. Surat Non Statuter
a. Kepala Surat
1) Nama Instansi
a) Surat yang ditanda tangani oleh pejabat,
pimpinan/instansi/lembaga/satuan organisasi ditulis jabatan
pimpinan/instansi/lembaga/satuan organisasi
b) Surat yang ditanda tangani oleh wakil pejabat diatasnya tetap
ditulis “pejabat, pimpinan/instansi/lembaga/satuan organisasi”
dibawahnya ditulis atas nama pejabat yang bersangkutan dengan
menulis pejabat yang mewakilinya
2) Penggunaan dan Peletakan Lambang
a) Untuk surat statuter pada kop surat digunakan lambang STAI Haji
Agus Salim terletak di sebelah kiri atas
b) Untuk surat dinas (non statuter) yang ditandatangani oleh
pimpinan/instansi/lembaga/satuan organisasi, pada kop surat di
gunakan lambang STAI Haji Agus Salim
c) Surat-surat dinas yang ditandatangani oleh selain pimpinan
/instansi/lembaga/satuan organisasi menggunakan lambang STAI
Haji Agus Salim
3) Tanggal, bulan, dan tahun di tulis sebelah kanan atas, sesuai dengan
tanggal, bulan dan tahun ditandatangani surat oleh pejabat yang
berwenang
4) Nomor surat ditulis disemailah kiri atas
5) Sifat surat ditulis dibawah nomor, sifat surat ditinjau dari
a) Bentuk Informasi
i. Surat penting
ii. Surat biasa
b) Pengamanan informasi
i. Sangat rahasia
ii. Rahasia
iii. Terbatas
c) Penyampaian surat
i. Sangat segera
ii. Segera
iii. Biasa
d) Lampiran ditulis dibawah sifat
e) Hal ditulis dibawah lampiran
f) Alamat yang dituju ditulis dibawah pokok surat
6) Bentuk Verbal Surat
a) Asli
b) Tembusan
c) Salianan
d) Petikan
b. Batang tubuh
1) Pembukaan, kata pembukaan disesuaikan dengan kepada siapa surat
akan dikirim
2) Isi pokok, menggambarkan maksud/informasi yang disampaikan
secara singkat dan jelas
3) Penutup, kalimat penutup mengungkapkan kata-kata yang sopan dan
tepat
c. Kaki surat
1) Lingkup kaki surat
a) Pengetikan tulisan jabatan unit organisasi/pelaksana teknis yang
berwenang menggunakan huruf awal kapital
b) Tanda tangan dan cap nama jabatan dibubuhkan disemailah kiri
tanda tangan tidak melebihi sepertiga tanda tangan
2) Kaki surat diketik disemailah kanan bawah surat, lurus dengan nama
kota asal surat. Dalam penulisan “a.n” (atas nama) dan “u.b” (untuk
beliau) penggunaan dibatasi hanya untuk pejabat yang berwenang
sesuai dengan lingkup bidang tugasnya.
F. PENGIRIMAN SURAT
1. Tingkat Urgensi
a. Kilat, harus dikirim seketika setelah surat tersebut ditandatangani
b. Segera, harus dikirim selambat-lambatnya 24 jam setelah surat di tanda
tangani
c. Biasa, dikirim menurut urutan diterimanya di bagian ekspedisi dan dikirim
menurut jadwal perjalanan caraka (kurir)
2. Cara Pengiriman
a. Dibawa sendiri oleh pejabat yang bertugas menyelesaikan persoalan dalam
surat tersebut/pejabat yang ditunjuk. Cara ini dilakukan bila:
1) Surat berkualifikasi sangat rahasia
2) Dikehendaki tanggapan segera
3) Bermaksud memberi penjelasan lebih lanjut tentang isi surat
b. Dikirim dengan caraka (kurir) untuk dikirim dalam kota
c. Dengan pos/telegram, pengiriman ke luar kota atau keluar negeri dilakukan
melalui pos atau telegram email. Pengiriman dengan pos atau telegram
harus disesuaikan dengan peraturan pos dan telegram yang berlaku dengan
memperhatikan tingkat urgensinya
1) Biasa , untuk surat biasa
2) Tercatat untuk surat penting yang memerlukan jaminan akan sampainya
pada alamat yang dituju
3) Kilat khusus/kilat, untuk surat yang perlu secepatnya sampai pada
alamat yang dituju (misalnya naskah kilat,segera)
Telegram kilat, untuk telegram dengan tingkat urgensi “kilat”
Telegram penting, untuk telegram dengan tingkat urgensi “segera”
Telegram Biasa, untuk telegram dengan tingkat urgensi “biasa”
4) Pos udara, untuk pengiriman surat ke luar negeri
5) Pos udara tercatat, untuk surat penting keluar negeri yang memerlukan
jaminan akan sampainya ke alamat yang dituju
6) Pos PATAS
3. Faksimile, pengiriman surat melalui pesawat faksimile dan E-mail.