PEDOMAN

TATA PERSURATAN

SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM HAJI AGUS SALIM

CIKARANG BEKASI
 BAB 1
PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Tata persuratan dinas mengatur surat sebagai sarana komunikasi kedinasan dalam
mendukung kelancaran pelaksanaan tugas-tugas umum pemerintah dan
pembangunan. Informasi surat berawal dari tahap penciptaan, berlanjut dengan
tahap pengunaan dan berakhir pada tahap pelestariannya. Pengaturan meliputi tata
persuratan, pengurusan surat, penataan berkas dan penyusutan arsip.

Tata persuratan sebagai sub sistem paling awal dalam tata kearsipan mempunyai
dampak langsung dan luas dalam perjalanan arsip menuju pelestariannya. Dengan
demikian tata persuratan yang mengatur tahap penciptaan dalam daur hidup
kearsipan perlu diatur terlebih dahulu untuk menuju tertib administrasi yang lebih
berdaya guna dan berhasil guna. Tata persuratan dihadapkan pada permasalahan
yang semakin kompleks yang perlu diatur dalam rangka pendayagunaan
administrasi aparatur negara.

Untuk mengantisipasi kebutuhan akan pedoman dan untuk menertibkan

penyelenggaraan administrasi pemerintahan dan pembangunan di lingkungan
Sekolah Tinggi Agama Islam Haji Agus Salim, diperlukan suatu pedoman tata
persuratan dengan memperhatikan faktor pengamanan informasi dan legalitas.

Bahwa dalam rangka meningkatkan tertib administrasi serta memperlancar

Program Kerja di Sekolah Tinggi Agama Islam Haji Agus Salim, maka perlu
disusun Panduan Tata Persuratan di lingkungan Sekolah Tinggi Agama Islam Haji
Agus Salim. Karena kegiatan administrasi sangat berpengaruh terhadap
peningkatan kinerja pada sebuah Institusi/Lembaga termasuk pada Perguruan
Tinggi Islam Swasta. Untuk itu maka para pelaksana pengelola administrasi
Persuratan perlu ditingkatkan dalam beberapa hal:

1. Peningkatan kemampuan dan keterampilan teknis bagi pengelola administrasi

Persuratan
2. Optimalisasi sistem pengelolaan administrasi persuratan
3. Peningkatan pengendalian dan pengawasan pelaksanaan yang optimal

Dengan demikian maka pedoman pengelolaan administrasi persuratan lebih

tepatnya Tata Persuratan di lingkungan Sekolah Tinggi Agama Islam Haji Agus
Salim ini disusun untuk dapat dipedomani sebagaimana mestinya.

B. MAKSUD DAN TUJUAN

1. Maksud
 Pedoman tata persuratandinas ini disusun untuk dapat digunakan secara
terpadu dengan tata kearsipan di lingkungan Sekolah Tinggi Agama Islam
Haji Agus Salim.
2. Tujuan
Penyusunan pedoman tata persuratan dina bertujuan untuk
a. Mewujudkan pedoman tata persuratan di lingkungan Sekolah Tinggi
Agama Islam Haji Agus Salim
b. Menunjang kelancaran komunikasi kedinasan dan kemudahan dalam
pengendalian pelaksanaannya
c. Meningkatkan daya guna dan hasil guna secara berkelanjutan dalam
penyelenggaraan sebagian tugas umum pemerintahan dan pembangunan.
d. Mewujudkan tata kerarsipan yang semakin berdaya guna dan berhasil
guna.

C. LANDASAN PENYUSUNAN
Dalam kaitan dengan upaya pengembangan Manajemen Tata persuratan di
lingkungan Sekolah Tinggi Agama Islam Haji Agus Salim, berpijak pada
landasan kebijakan yang dituangkan dalam peraturan perundang-undangan
sebagai berikut:
1. UUD 1945 dan perubahannya
2. Undang Undang Nomor 2 tahun 1989, jo nomr 20 tahun 2003 tentang Sistem
Pendidikan Nasional
3. Peraturan Pemerintah Nomor 60/1999, tentang Pendidikan Tinggi
4. Keputusan Menteri Agama RI nomor 394 Tahun 2003, tentang Pedoman
Pendirian Perguruan Tinggi Agama Islam
5. Keputusan Menteri Agama RI nomor 486 Tahun 2003, tentang Statuta IAIN
Sunan Gunung Djati Bandung
6. Keputusan Menteri Agama RI nomor 155 Tahun 2004, tentang Koordinatorat
Perguruan Tinggi Agama Islam Swasta
7. Keputusan Menteri Agama RI nomor 156 Tahun 2004, tentang Pedoman
Pengawasan, Pengendalian, dan Pembinaan Diploma, Sarjana, dan
Pascasarjana Perguruan Tinggi Agama Islam
8. Keputusan Menteri Agama RI nomor 353 Tahun 2004, tentang Pedoman
Penyusunan Kurikulum PTAI
9. Keputusan Menteri Agama RI nomor 387 Tahun 2004, tentang petunjuk
Pelaksanaan Pembukaan Program Studi pada Perguruan Tinggi Agama Islam
10. Keputusan Menteri Agama RI Nomor 17 Tahun 1979 tentang Kode Indeks
Departemen Agama Pusat dan Daerah
11. Keputusan Menteri Agama RI Nomor 7 Tahun 1983 Jo. Nomor 3 Tahun 1990
tentang Tata Persuratan Departemen Agama
12. Keputusan Dirjen Kelembagaan Agama Islam Dep. Agama RI Nomor
DJ.II/51/2003 tentang tata persuratan Dinas Dirjen Kelmbagaan Agama Islam
13. Rumusan Hasil Rapat Kerja Sekolah Tinggi Agama Islam Haji Agus Salim
Tahun 2005

D. ASAS-ASAS TATA PERSURATAN

 1. Asas Keamanan
Pada dasarnya semua surat dinas bersifat tetutup, sehingga kerahasiaan isinya
harus tetap terjaga. Oleh karena itu para pejabat dan petugas tata persuratan
tidak memberikan informasi tentang suatu surat dinas kepada yang tidak
berkepentingan, baik secara tertulis maupun secara lisan
2. Asas Pertanggung Jawaban
Secara administrasi surat dinas hendaknya dapat dipertanggungjawabkan,
baik dari segi isi, format maupun dari prosedurnya. Pada hakikatnya asas ini
mendasari pemikiran bahwa diturutinya kaidah format surat, tekait dengan
fungsi dan kewenangan pejabat yang menandatanganinya berdasrkan
ketentuan yang berlaku dalam instansi yang bersangkutan sehubungan dengan
bobot informasi surat.
3. Asas Keterkaitan
Tata persuratan pada dasarnya memiliki keterkaitan dengan administrasi
berkantoran pada umumnya dan administrasi perkantoran pada khususnya.
Dengan demikian seluruh kegiatan tata persuratan hendaknya merupakan
bagian integral dari tata laksana perkantoran dan tata laksana kearsipan
instani, satuan organisasi atau kerja yang bersangkutan.
4. Asas kecepatan
Guna mendukung kelancaran penyelenggaraan tugas dan fungsi satuan
organisasi, satuan kerja dan atau kegiatan persuratan harus dapat diselesaikan
tepat pada waktunya. Penegasan tentang tingkat pemrosesan urat dinyatakan
dalam penyampain surat.

E. PENGERTIAN UMUM
1. Surat adalah pernyataan tertulis dalam segala bentuk dan corak yang
digunakan sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi dari
satu pihak kepada pihak lain sesuai dengan ketentuan yang berlaku, termasuk
surat produk teknologi maju.
2. Jenis surat adalah macam surat yang dibedakan atas dasar isi dan redaksinya.
3. Sifat surat adalah tingkat pentignya surat dilihat dari berbagai aspek .
4. Format surat susunan dan bentuk surat yang menggambarkan redaksional,
tata letak dan penggunaan lambang negara, logo dan cap dinas.
5. Laporan adalah jenis surat yang berisi uraian tertulis yang bersifat resmi
tentang keadaan, peristiwa atau pengalaman dalam rangka pelaksanaan tugas
dinas.
6. Surat statuter adalah jenis surat berbentuk peraturan perundang-undangan
yang isinya bersifat mengatur atau menetapkan, yang mengikat dan wajib
dilaksanakan oleh pihak-pihak terkait.
7. Formulir adalah lembar jawaban yang memiliki desain khusus untuk memuat
data kedinasan dala tugas tetentu dibuat dalam bentuk kartu atau lembaran
tercetak yang telah ditetapkan dan mempunyai kolom-kolom dan lajur-lajur
dengan judul tertentu.
8. Kewenangan penandatanganan surat adalah kewenangan seorang pejabat
untuk menandatangani surat yang melekat pada jabatan sesuai dengan tugas
dan tanggung jawab kedinasannya.
F. RUANG LINGKUP
Pedoman tata persuratan lingkungan Sekolah Tinggi Agama Islam Haji Agus
Salim ini mengatur seluruh komunikasi kedinasan yang berbentuk surat meliputi
kepala surat, isi surat, cap dinas, wewenang penandatanganan surat, jalur surat,
pengurusan surat dan kode indeks baik statuter maupun non statuter bagi seluruh
satuan organisasi di lingkungan Sekolah Tingggi Agama Islam Haji Agus Salim.
 BAB II
KERANGKA DASAR SURAT DINAS

A. PENGGOLONGAN SURAT
Surat dinas pada umumnya dapat digolongkan menjadi dua golongan yaitu:
1. Surat Statuter adalah alat komunikasi tertulis yang sifatnya mengatur
kebijakan suatu organisasi/satuan organisasi. Surat Statuter merupakan
produk hukum yang berlaku di tingkat STAI Haji Agus Salim dan pimpinan
suatu organisasi yang isinya bersifat mengatur, menetapkan, mengikat dan
wajib dilaksanakan oleh aparatur /unit yang terkait.
2. Surat non Statuter adalah alat komunikasi tertulis yang bersifat tidak
mengatur dalam pelaksanaan kebijakan satuan organisasi/satuan kerja. Dilihat
dari ruang lingkupnya surat non statuter dapat dibedakan menjadi:
a. Surat yang memiliki ruang lingkup ekstern yaitu surat yang ditujukan
kepada instansi di luar satuan organisasi atau instansi lain.
b. Surat yang memiliki ruang lingkup intern yaitu surat yang di tujukan
dalam lingkungan satuan organisasi/antar satuan kerja.

B. JENIS SURAT
1. Surat Statuter
Surat Statuter ialah peraturan pelaksanaan dari suatu peraturan perundang-
undangan yang sifatnya memutuskan dan menetapkan kebijakan pokok
organisasi meliputi:
a. Surat keputusan
Keputusan ialah ketentuan yang memuat suatu kebijakan teknis khusus
untuk melaksanakan kebijakan pokok yang digariskan pimpinan
Instansi/lembaga.
b. Instruksi ialah perintah pimpinan Instansi/lembaga yang berisi tata cara
pelaksanaan dari kebijakan yang digariskan pimpinan instansi/lembaga.

2. Surat Non Statuter, terdiri dari

a. Surat Dinas
Surat dinas adalah surat yang bersifat eksternal dan digunakan antar
satuanorganisasi bersisi tentang pemberitahuan, pernyataan, anjuran,
saran,permintan, tanggapan dan jawaban atas pertanyaan/permintaan yang
menyangkut kedinasan
b. Nota Dinas
Nota dinas adalah surat yang bersifat intern isinya ringkas dan jelas yang
digunakan antar pejabat dalam lingkungan satuan organisasi yang memuat
pemberitahuan, tanggapan, minta penjelasan, penyampaian, penjelasan
atau jawaban
c. Edaran
Surat edaran adalah surat yang ditujukan kepada pejabat-pejabat tetenru
yang isinya memeberikan penjelasan atau petunjuk-petunjuk yang
 dianggap perlu tentang hal-hal yang diatur dalam keputusan, peraturan
atau Instruksi
d. Laporan
Laporan adalah surat yang berisi pertanggungjawaban dar bawahan kepada
atasan tentang pelaksanaan sesuatu tugas yang dibebani kepadanya
e. Memo
Memo adalah surat yang sifatnya informal/tidak resmi, isinya ringkas jelas
yang digunakan anatar pejabat dalam lingkungan satuan organisasi
f. Pengumuman
Pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan tentang seuatu hal
yang ditujukan kepada karyawan atau masyarakat umum
g. Undangan
Surat undangan adalah surat isinya mengundang agar yang menerima
datang tepat pada waktu yang telah ditentukan
h. Surat Pengantar
Surat pengantar adalah surat yang digunakan untuk mengantar/mengirim
sesuatu hal baik berupa surat, barang dan lain-lain diseretai pesan singkat
i. Telepon
Telepon adalah informasi yang diterima melalui telepon dan dicatat
menjadi surat untuk disampaikan kepada yang dituju
j. Facsimile (Fax)
Surat yang penyampaiannya melalui pesawat facsimile
k. Electronic Mail
Informasi yang dikomunikasikan melalui jaringan internet dan perangkat
komputer

C. BAGIAN-BAGIAN SURAT
1. Surat Statuter
a. Keputusan pimpinan/instansi/lembaga/satuan organisasi
1) Bagian Kepala, terdiri dari: (disesuaikan)
a) Kata Keputusan
b) Nomor (urut) dan tahun
c) Judul Keputusan tentang
2) Bagian Isi, terdiri dari
a) Konsiderans
i. Menimbang
ii. Mengingat
iii. Memperhatikan
iv. Memutuskan,menetapkan
b) Diktum berisi pertama, kedua, ketiga, dst atau pasal-pasal
3) Bagian akhir, terdiri dari:
a) Nama tempat ditetapkan
b) Tanggal, bulan dan tahun penetapan
c) Nama jabatan
d) Tanda Tangan pejabat
e) Nama terang pejabat
 f) Cap jabatan /cap dinas
g) Tembusan
b. Surat Keputusan pimpinan/instansi/lembaga/satuan organisasi
1) Bagian Kepala, terdiri dari: (disesuaikan)
a) Kata Surat Keputusan
b) Nomor (urut) dan tahun
c) Judul Surat Keputusan tentang
2) Bagian Isi, terdiri dari
Konsiderans
a) Menimbang
b) Mengingat
c) Memperhatikan
d) Memutuskan, menetapkan
3) Bagian Akhir, terdiri dari:
a) Nama tempat ditetapkan
b) Tanggal, bulan dan tahun penetapan
c) Nama jabatan
d) Tanda tangan pejabat
e) Nama terang pejabat
f) Cap jabatan /cap dinas
g) Tembusan
c. Instruksi pimpinan/intansi/lembaga/satuan organisasi
1) Bagian Kepala surat, terdiri dari:
a) Kata instruksi
b) Nomor (urut) dan tahun
c) Judul instruksi
2) Bagian isi terdiri dari:
a) Konsiderans
i. Membaca
ii. Menimbang
iii. Mengingat
iv. Memperhatikan

b) Diktum
Menyebut pejabat yang dituju dan memuat isi yang harus
dilaksanakan
c) Bagian akhir, terdiri dari:
i. Nama tempat ditetapkan
ii. Tanggal, bulan, dan tahun penetapan
iii. Nama jabatan
iv. Tanda tangan pejabat
v. Nama terang pejabat
vi. Cap jabatan
vii. Tembusan
2. Surat Non Statuter
a. Kepala Surat
 1) Nama Instansi
a) Surat yang ditanda tangani oleh pejabat,
pimpinan/instansi/lembaga/satuan organisasi ditulis jabatan
pimpinan/instansi/lembaga/satuan organisasi
b) Surat yang ditanda tangani oleh wakil pejabat diatasnya tetap
ditulis “pejabat, pimpinan/instansi/lembaga/satuan organisasi”
dibawahnya ditulis atas nama pejabat yang bersangkutan dengan
menulis pejabat yang mewakilinya
2) Penggunaan dan Peletakan Lambang
a) Untuk surat statuter pada kop surat digunakan lambang STAI Haji
Agus Salim terletak di sebelah kiri atas
b) Untuk surat dinas (non statuter) yang ditandatangani oleh
pimpinan/instansi/lembaga/satuan organisasi, pada kop surat di
gunakan lambang STAI Haji Agus Salim
c) Surat-surat dinas yang ditandatangani oleh selain pimpinan
/instansi/lembaga/satuan organisasi menggunakan lambang STAI
Haji Agus Salim
3) Tanggal, bulan, dan tahun di tulis sebelah kanan atas, sesuai dengan
tanggal, bulan dan tahun ditandatangani surat oleh pejabat yang
berwenang
4) Nomor surat ditulis disemailah kiri atas
5) Sifat surat ditulis dibawah nomor, sifat surat ditinjau dari
a) Bentuk Informasi
i. Surat penting
ii. Surat biasa
b) Pengamanan informasi
i. Sangat rahasia
ii. Rahasia
iii. Terbatas
c) Penyampaian surat
i. Sangat segera
ii. Segera
iii. Biasa
d) Lampiran ditulis dibawah sifat
e) Hal ditulis dibawah lampiran
f) Alamat yang dituju ditulis dibawah pokok surat
6) Bentuk Verbal Surat
a) Asli
b) Tembusan
c) Salianan
d) Petikan
b. Batang tubuh
1) Pembukaan, kata pembukaan disesuaikan dengan kepada siapa surat
akan dikirim
2) Isi pokok, menggambarkan maksud/informasi yang disampaikan
secara singkat dan jelas
 3) Penutup, kalimat penutup mengungkapkan kata-kata yang sopan dan
tepat
c. Kaki surat
1) Lingkup kaki surat
a) Pengetikan tulisan jabatan unit organisasi/pelaksana teknis yang
berwenang menggunakan huruf awal kapital
b) Tanda tangan dan cap nama jabatan dibubuhkan disemailah kiri
tanda tangan tidak melebihi sepertiga tanda tangan
2) Kaki surat diketik disemailah kanan bawah surat, lurus dengan nama
kota asal surat. Dalam penulisan “a.n” (atas nama) dan “u.b” (untuk
beliau) penggunaan dibatasi hanya untuk pejabat yang berwenang
sesuai dengan lingkup bidang tugasnya.

D. CARA PEMBUATAN SURAT

1. Proses Pembuatan Surat Statuter
a. Penyiapan Konsep
1) Penulisan konsep dapat dilakukan oleh pejabat sendiri atau pegawai
yang ditunjuk olehnya
2) Untuk tidak menimbulkan keragu-raguan atau kesalah pahaman
penulisan hendaknya dilakukan dengan setepat-tepatnya dengan
persyaratan:
 Bersifat dinas
 Jelas maksud dan tujuan
 Menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar
b. Pengajuan Konsep
1) Konsep yang dipersiapkan oleh pejabat sendiri dapat langsung
diproses dalam unit kerja pejabat tersebut
2) Konsep yang dipersiapkan oleh pegawai sebelum diparaf oleh pejabat
sebagai persetujuan terlebih dahulu diteliti oleh atasan pegawai yang
bersangkutan. Pengajuan kepada pejabat yang berwenang harus
melewati pejabat-pejabat menurut prosedur dan hirarki dalam unit
kerja sebagai pertanggungjawaban
3) Jika materi konsep itu lebih dari satu unit kerja, konsep terlebih
dahulu diedarkan kepada pejabat unit-unit yang bersangkutan dan
membubuhkan parafnya
4) Konsep diajukan kepada pejabat unit kerja yang mengurusi
ketatausahaan untuk Surat Keputusan yang ditandatangani oleh
Pimpinan satuan organisasi
c. Pencatat Konsep
1) Pemberian nomor surat dilaksanakan setelah dibubuhi tanda tangan
pejabat yang berwenang, maksudnya untuk menjaga agar tanggal surat
dan pemberlakuannya tidak ada selisih waktu terlalu lama
2) Pemberian nomor dilaksanakan oleh sub Bagian Tata Usaha STAI
Haji Agus Salim
d. Konsep Sebagai Dokumen
 Sebagai bahan autentik yang berharga agar riwayat terjadinya surat dapat
diikuti, maka unit pengolah wajib menyimpan konsep tersebut dalam
arsip aktif sesuai dengan tata cara kearsipan, dijadikan satu dengan
pertinggal /arsip. Konsep surat dibuat pada blangko konsep surat yang
telah dibakukan
e. Cara Mengetik Surat Statuter
1) Kepala
a) Kata Keputusan Pimpinan Satuan Kerja pada Keputusan, Surat
Keputusan, dan Instruksi mengambil jarak 3 regal (dalam
komputer spacing) atau diatur dengan margin top dari Lembaga
diketik dengan huruf kapital dan tidak menggunakan tanda baca
apapun
b) Penyebutan nomor dan tahun diketik dengan angka arab seperti
1,2,3 dan seterusnya
c) Judul keputusan atau tentang keputusan diketik dengan huruf
kapital semua tidak menggunakan tanda baca apapun
2) Pembukaan
a) Nama pejabat seperti (ketua), diketik setelah mengambil jarak 4
regal (spacing) dari judul keputusan dengan huruf kapital tanpa
tanda baca apapun.
b) Kata menimbang, mengingat, memperhatikan dan menetapkan dari
pertama,kedua dan seterusnya diketik setelah mengambil jarak 10
ketukan (1 inci) dari samping kiri.Huruf pertama dengan huruf
besar, selanjutnya huruf kecil
Sesudah menimbang 5 ketukan diketik tanda titik dua (:)
 Satu ketukan dari titik dua a titik (a.), b titik (b.) dan
seterusnya sesuai kebutuhan
 Satu ketukan diketik kata “bahwa” dan seterusnya dengan
huruf kecil
c) Sesudah kata “mengingat”
d) Diketik titik dua (:) yang diselaraskan dengan titik dua (:) da
seterusnya diberi tanda titik, setelah satu ketukan ditulis peraturan
perundang-undangan yang menjadi landasan hukum surat
keputusan dimaksud dengan huruf kecil, dan huruf pertama pada
setiap kata dengan huruf besar (kapital)
e) Sesudah kata “memperhatikan”
f) Diketik tanda titik dua yang diselaraskan dengan titik dua
diatasnya, setelah satu ketukan diketik apa yang menjadi perhatian
dalam surat keputusan dimaksud diawali dengan huruf-huruf besar
kata pertama dan seterusnya huruf kecil
3) Isi surat
a) Kata “memutuskan” diketik setelah diberi jarak dua spasi dari
kalimat baris teakhir
i. Diketik dengan huruf besar (kapital)
ii. Diketik berhuruf diberi jarak satu ketukan
 iii. Diketik ditengah simetris dengan lambang STAI Haji Agus
Salim di kepala surat
iv. Tidak diberi tanda baca apapun
b) Kata “menetapkan”
i. Diketik setelah dua spasi dari atas dengan huruf kapital,
selanjutnya huruf kecil
ii. Sejajar dengan huruf pada kata “memperhatikan” dan diberi
tanda titik dua
iii. Setelah satu ketukan diketik isi penetapan surat dimaksud
dengan huruf besar semua (kapital)
iv. Baris pertama isi pasal diketik setelah lima ketukan margin kiri
c) Rincian isi penetapan yakni “pertama, kedua, ketiga” dan
seterusnya
i. Diberi tanda titik dua selaras dengan titik dua di atasnya
ii. Setelah satu ketukan diketik isi rincian penetapan dengan
huruf awal kapital, selanjutnya huruf kecil
iii. Apabila isi penetapan berisi pasal-pasal, maka pengetikan
pasal diketik di tengah simetris dengan kata memutuskan
4) Kaki Surat
a) Kata “Ditetapkan” di......(Nama Kota) diketik setelah
i. Diberi jarak 4 spasi dari kalimat baris terakhir
ii. Sesudah diberi jarak 5 ketukan dari garis tengah kesamping
kanan
iii. Menggunakan huruf awal kapital selanjutnya huruf kecil
b) Kata “Pada Tanggal” diketik:
i. Setelah satu spasi dari kata ditetapkan
ii. Huruf P pada kata “Pada Tanggal” diketik lurus dengan huruf
D pada kata “Ditetapkan”
iii. Diketik dengan huruf awal kapital selanjutnya huruf kecil
iv. Tanggal dan Tahun ditetapkan Peraturan/Keputusan, instruksi
dan lain sebagainya diketik dengan angka Arab. Nama bulan
diketik dengan huruf awal kapital selanjutnya huruf kecil
c) Nama jabatan di ketik
i. Sesudah diberi jarak satu setengah spasi
ii. Lurus dibawah kata pada tanggal
iii. Menggunakan huruf kapital
d) Nama pejabat yang berhak menandatangani Surat Keputusan
diketik:
i. Setelah diberi jarak 5 spasi dari atas
ii. Lurus dibawah kata nama jabatan
iii. Dengan huruf kapital
iv. Diberi tanda cap jabatan /dinas
e) Tembusan
i. Kata tembusan diketik dengan huruf besar pada huruf
pertamanya saja
ii. Tidak diberi garis bawah
 iii. Setelah satu ketukan dibubuhkan tanda titik dua
iv. Pengetikan semua obyek tembusan ditetapkan pakai nomor
urut harus huruf T pada kata tembusan
v. Penyusunan urutan obyek tembusan dari atas kebawah di
mulai dari pejabat yang tertinggi
2. Proses Pembuatan Konsep Surat Dinas (Non Statuter)
a. Penyiapan Konsep
1) Penulisan konsep dapat dilakukan oleh pejabat sendiri atau pegawai
yang ditunjuk olehnya
2) Untuk tidak menimbulkan keragu-raguan atau kesalah pahaman
penulisan hendaknya dilakukan setepat-tepatnya dengan persyaratan
a) Bersifat dinas
b) Jelas maksud dan tujuannya
c) Menggunakan bahasa Indonesia yang baik, benar dan lugas
b. Pengajuan Konsep
1) Konsep yang dipersiapkan oleh pejabat dapat langsung diproses dalam
unit kerja pejabat tersebut
2) Konsep yang dipersiapkan oleh pegawai sebelum diparaf oleh pejabat
yang besangkutan sebagai persetujuannya, terlebih dahulu diteliti oleh
atasan pegawai yang bersangkutan. Pengajuan kepada pejabat-pejabat
menurut prosedur dan hierarki dalam unit kode sebagai pertanggung
jawaban
3) Jika materi surat itu menyangkut lebih dari satu unit kerja, konsep
terlebih dahulu diedarkan kepada pejabat unit-unit yang bersangkutan
dan membubuhkan parafnya sebelum yang berwenang
menandatangani surat itu
4) Untuk konsep surat yang sudah terakhir (net), di paraf oleh pejabat
setingkat dibawah pejabat pendandatangan surat dan letak paraf
disemailah kiri nama
c. Pencatat Konsep
1) Pemberian nomor surat diatur setelah pengetikan dilaksanakan dan
telah dibubuhi tanda tangan pejabat yang berwenang, untuk menjaga
agar tanggal surat dan tanggal pengirimannya tidak ada selisih waktu
terlalu lama
2) Pemberian nomor surat dilaksanakan menurut kode indeks surat dinas
yang telah ditetapkan
d. Konsep Sebagai Dokumen
Sebagai bahan autentik yang berharga dimana riwayat terjadinya surat
dapat diikuti maka unit pengolahan surat wajib menyimpan konsep
tersebut dalam arsif aktif sesuai sistem kearsipan dinamis dijadikan satu
dengan pertinggalnya. Konsep surat dibuat pada blangko konsep yang
sudah dibakukan
e. Cara Mengetik Surat Dinas (Non Statuter)
1) Mengetik bagian kepala surat
a) Nama Instansi
i. Pada kertas tanpa kop diketik sebagai berikut
  Diketik dengan huruf besar
 Diketik dengan susunan harmonis/simetris
 Diberi garis bawah
 Nama instansi diketik di tengah-tengah simetris atau 5 regal
(spacing) dari atas
 Diakhiri nama instansi tidak perlu di beri tanda baca
apapun
ii. Pada kertas Kop, pengetikannya seperti contoh lampiran
5,6,dan 7
b) Tempat kedudukan, tanggal, bulan dan tahun
i. Tempat kedudukan, diketik dengan huruf awal kapital,
selanjutnya huruf kecil, kemudian diberi tanda baca koma
ii. Tanggal diketik dengan angka
iii. Nama bulan diketik dengan huruf awal kapital, selanjutnya
huruf kecil
iv. Tahun diketik dengan angka
v. Sesudah tahun tidak perlu diberi tanda baca apapun
vi. Tempat kedudukan, tanggal, bulan dan tahun diletakkan
sebelah kanan atas
c) Nomor , lampiran dan perihal surat
i. Kata Nomor diketik setelah 10 ketukan dari tepi kiri kertas
ii. Nomor, sesudah lima ketukan diberi tanda titik dua selanjutnya
sesudah satu ketukan diketik kode dan nomor surat sesuai kode
indeks yang berlaku. Tidak perlu diakhiri dengan tanda baca
titik,penulisan kata “nomor” tidak boleh disingkat
iii. Sifat, sesudah lima ketukan diberi tanda titik dua selanjutnya
sesudah satu ketukan diketik sifat surat
iv. Lampiran sesudah dua ketukan diberi tanda baca titik dua (:),
selanjutnya sesudah satu ketukan diketik jumlah dan jenis
yang dilampirkan (Kalau ada) jumlah lampiran diketik dengan
huruf atau angka, tidak perlu kedua-duanya. Penulisan kata
lampiran tidak boleh disingkat, diakhiri tidak perlu diberi
tanda baca apapun
v. Perihal, sesudah tujuh ketukan diberi tanda baca titik dua (:)
selanjutnya sesudah satu ketukan diketik materi pokok surat
yang diambil dari bagian isi surat. Pengetikan isi perihal
tersebut diatas tidak boleh sampai garis tengah/melebihi garis
tengah lembar kertas dan apabila lebih satu baris dilanjutkan
kebaris kedua dengan jarak pengetikan satu spasi tanpa
diakhiri tanda baca dan garis bawah. Penulisan isi perihal
dengan huruf awal kapital, selanjutnya huruf kecil, tidak perlu
diberi tanda baca apapun dan garis bawah.
d) Alamat (objek) surat
i. Kata “Kepada” diketik di bawah pokok surat
ii. Kata “Yth” diketik d ibawah kata kepada, kemudian
pejabat/pimpinan instansi yang dituju diketik lurus mendatar
 iii. Apabila nama instansi tidak cukup diketik sampai ditengah
halaman, dapat diketik di bawahnya
iv. Nama kota tidak perlu diawali atau ditambah alamat, jalan,
nomor gedung dan sebagainya. Juga tidak perlu diawali
dengan kata “di”. Nama kota diketik dibawah kata Yth, lurus
vertikal dengan huruf kapital pada awalnya, selanjutnya huruf
kecil, tidak perlu diberi tanda baca apapun dan garis bawah.

f. Cara Mengetik Bagian Isi Surat

1) Isi surat mulai diketik 4 atau 5 regal (spacing) setelah nama kota
2) Untuk surat yang sangat singkat hendaknya pengetikan diserasikan
dengan ukuran kertas
3) Untuk surat yang panjang dan harus disambung dengan halaman
berikutnya harus menggunakan kertas biasa tanpa kop surat dan sudut
kanan atas dibubuhi nomor halaman
4) Awal mengetik isi surat, sebelah kiri dimulai setelah 5 ketukan dengan
berpedoman huruf awal dari isi pokok surat yang tertera pada
“perihal”, begitu juga huruf awal dari setiap alinea baru diketik
dengan berpedoman seperti di atas,sampai akhir surat.
5) Surat hendaknya diketik 1,5 spasi
6) Untuk membedakan alinea yang satu dengan alinea yang
lain,diberi/ditambah jarak satu baris ½ spasi
7) Huruf terakhir dari setiap baris, berjarak 6 ketukan dari sebelah kanan
kertas.
g. Mengetik Bagian Kaki surat
1) Penandatanganan
a) Diletakkan di sebelah kanan bawah dengan jarak lebih kurang tiga
baris/spasi dari kalimat terakhir bagian isi surat, jarak dapat
diperlebar atau dipersempit tergantung dengan sedikit/banyaknya
kalimat di dalam uraian isi surat.
b) Yang dicantumkan adalah jabatan si pengirim (ketua) tidak perlu
menyebutkan kembali nama instansi (apabila sudah ada pada kop
Surat) diketik dengan huruf awal kapital.
c) Nama pejabat diketik dengan huruf awal kapital dan tidak perlu
digaris bawahi
d) Di bawah ini pejabat diketik NIP yang bersangkutan, pengetikan
NIP tidak boleh diberi antara satu angka dengan angka lainnya.
e) Jabatan si pengirim dan nama pejabat disusun tegak lurus dengan
tempat kedudukan surat.
2) Tembusan Surat
a) Kata tembusan diketik dengan huruf kapital pada awal kata, lurus
dengan nomor di atas tanpa diberi garis bawah
b) Bila tembusan surat ditujukan kepada lebih dari satu instansi di
belakang kata “Tembusan” dibubuhkan titik dua (:)
c) Pengetikan obyek surat ke mana tembusan ditujukan apabila lebih
dari satu, memakai nomor urut (angka) sebelah kirinya tegak lurus
 ke atas dengan huruf “T”, awal kata tembusan di belakang nomor
urut diberi titik.
d) Penyusunan urutan obyek tembusan dari atas ke bawah mengikuti
urutan tinggi rendahnya kedudukan instansi, yakni dimulai dari
instansi yang lebih tinggi.
e) Tidak perlu menambah nomor urut terakhir dengan kata
“Pertinggal” atau arsip.
h. Lain-lain yang harus diperhatikan
1) Pengetikan surat hendaknya diusahakan agar benar-benar
melaksanakan asas penghematan gerak untuk mencegah
penghamburan tenaga, yakni tidak perlu menggaris nama tokoh pada
tempat yang dituju, karena berarti mengetik dua kali lipat
2) Pengetikan surat harus jelas.
3) Setiap kesalahan, harus dihapus sampai bersih, atau menggunakan Tip
Ex, tidak baik bila ditumpangi/ditimpa dengan huruf lain (apabila
menggunakan mesin Tik)
4) Apabila dalam satu halaman pengetikan telah melakukan lima kali
kesalahan, maka sebaiknya diganti.
5) Apabila pengetikan surat lebih dari satu halaman maka untuk halaman
berikutnya tidak perlu menggunakan kop surat.
6) Penulisan /pengetikan surat hendaklah berpegang pada pedoman
umum Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan.
7) Susunan dan tata letak dari masing-masing Kepala Surat dan Kaki
Surat sebagaimana halaman berikut.
Contoh: KAKI SURAT DAN PENANDATANGANAN
1. Kaki Surat Ketua
Ketua
Tanda tangan
Nama Terang
2. Kaki Surat Atas Nama Koordinator, untuk hal-hal yang wewenangnya telah
diserahkan kepada Pembantu Ketua sesuai dengan bidang masing-masing.
Contoh
a.n. Ketua
Pembantu Ketua
Tanda tangan
Nama Terang
NIP................
3. Kaki Surat “Untuk beliau” yang ditandatangani oleh pimpinan dibawahnya,
yang karena jabatannya diberi wewenang sesuai dengan ketentuan tersebut,
menurut bidang tugas dan batas wewenangnya masing-maing.
Contoh:
a.n. Ketua
Pembantu Ketua
u.b*)
Sekretaris ......
Tanda tangan
 NIP............
Hal ini digunakan dalam keadaan tertentu

E. PENGGUNAAN KERTAS AMPLOP

Standarisasi kertas merupakan faktor penting dalam tata persuratan dan tata
kearsipan.
1. Kertas
a. Ukuran Kertas
Untuk keseragaman tata persuratan, ukuran kertas sebaiknya ditentukan
standarnya, didasarkan pada materi muatan informasi masing-masing
jenis surat dan daya tampung ukuran kertas yang berbeda.
1) Surat yang memiliki ruang lingkup ekstern ukuran kertas A.4 (210 x
297 mm) atau 8,27 x 11,29 inci.
2) Untuk surat yang memiliki ruang lingkup intern ukuran kertas.
3) Untuk surat yang informasinya panjang: A.4 (210 x 297 mm) atau
8,27 x 11,29 inci
4) Untuk yang informasinya pendek: C.5 (162 x 229 mm) atau 6,38 x
9,02 inci
5) Laporan , ukuran kertas A.4 (210 x 297 mm) atau 8,27 x 11,29 inci.
6) Surat Statuter Ukuran kertas C.4 (229 x 324 mm) atau (9,20 x 11,67
inci)
b. Jenis kertas
1) Surat: untuk surat dinas digunakan kertas HVS putih 60 atau 70 gram.
Copy surat sebagai arsip disimpan di unit pencipta.
2) Laporan dan Surat Statuter: untuk laporan dan produk hukum
digunakan jenis kertas HVS putih (70/80 gram)
3) Surat berharga atau bernilai: segala jenis yang mengundang
kecenderungan untuk pemalsuan dan manipulasi, menggunakan jenis
kertas yang mengacu kepada keputusan ketua Badan Koordinasi
Pemberantasan Uang Palsu No.KEP-10/BK.171/1/1988.
c. Tingkat Keasaman Kertas
Untuk jenis surat yang dirancang berjangka simpan permanen,
dipergunakan kertas yang bebas asam dan bebas lignin. Apabila
kemungkinan di atas tidak dapat dilaksanakan, kertas yang dipergunakan
yang memiliki pH 6,5 – 8,5.
2. Amplop
Amplop adalah sarana kelengkapan penyampaian surat, terutama surat yang
mempunyai ruang lingkup ekstern. Sedangkan surat yang mempunyai ruang
lingkup intern sesuai dengan pertimbangan efisiensi.
Ukuran amplop yang dapat digunakan menurut keputusan Direktur Jenderal
Standar Kertas Sampul Surat, Ukuran Sampul Surat dan Bentuk Sampul Surat
sebagai berikut:
No Lebar Panjang
1 90 125
2 100 160
3 110 220
 4 114 162
5 125 176
6 105 227
7 115 245
8 120 270
9 176 250
10 229 324
11 250 253
12 270 400

Demi efisiensi pengamanan surat, instansi pemerintah menggunakan amplop

dengan standar sebagai berikut:
a. Ukuran
1) Surat biasa pada umumnya: 105 x 227 mm, sedang untuk surat yang
bersifat rahasia untuk amplop luar 115 x 245 mm dengan ketebalan
35,5 – 1,00 g/m2.
2) Surat yang dilipat dua: 176 x 250 mm
3) Surat dengan kertas A.4 tanpa dilipat: 229 x 324 mm
4) Surat dengan kertas C.4 tanpa dilipat: 250 x 353 mm
b. Pada amplop disemailah kiri atas dicantumkan
1) Logo Departemen Agama bagi selain Menteri Agama
2) Logo PTS, pada amplop PTAIS
c. Tulisan
Untuk nama instansi pengirim dicetak lengkap dengan alamat lengkap dan
nomor telepon, fax, dan teleks, website dan kodePos pada bagian kiri atas.
Di bawahnya disediakan kolom nomor. Untuk alamat yang dituju dicetak
sebelah kanan mulai bagian tengah kearah bawah dan mencantumkan
kode Pos.

F. PENGIRIMAN SURAT
1. Tingkat Urgensi
a. Kilat, harus dikirim seketika setelah surat tersebut ditandatangani
b. Segera, harus dikirim selambat-lambatnya 24 jam setelah surat di tanda
tangani
c. Biasa, dikirim menurut urutan diterimanya di bagian ekspedisi dan dikirim
menurut jadwal perjalanan caraka (kurir)
2. Cara Pengiriman
a. Dibawa sendiri oleh pejabat yang bertugas menyelesaikan persoalan dalam
surat tersebut/pejabat yang ditunjuk. Cara ini dilakukan bila:
1) Surat berkualifikasi sangat rahasia
2) Dikehendaki tanggapan segera
3) Bermaksud memberi penjelasan lebih lanjut tentang isi surat
b. Dikirim dengan caraka (kurir) untuk dikirim dalam kota
c. Dengan pos/telegram, pengiriman ke luar kota atau keluar negeri dilakukan
melalui pos atau telegram email. Pengiriman dengan pos atau telegram
 harus disesuaikan dengan peraturan pos dan telegram yang berlaku dengan
memperhatikan tingkat urgensinya
1) Biasa , untuk surat biasa
2) Tercatat untuk surat penting yang memerlukan jaminan akan sampainya
pada alamat yang dituju
3) Kilat khusus/kilat, untuk surat yang perlu secepatnya sampai pada
alamat yang dituju (misalnya naskah kilat,segera)
 Telegram kilat, untuk telegram dengan tingkat urgensi “kilat”
 Telegram penting, untuk telegram dengan tingkat urgensi “segera”
 Telegram Biasa, untuk telegram dengan tingkat urgensi “biasa”
4) Pos udara, untuk pengiriman surat ke luar negeri
5) Pos udara tercatat, untuk surat penting keluar negeri yang memerlukan
jaminan akan sampainya ke alamat yang dituju
6) Pos PATAS
3. Faksimile, pengiriman surat melalui pesawat faksimile dan E-mail.