KEARSIPAN

PENGERTIAN KEARSIPAN pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan,PENGENDALIAN,PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN SERTA PEYIMPANAAN
WARKAT MENURUT SISTEM TERTENTU.

Tujuan kearsipan:
1.Untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan 2.Untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kehidupan pemerintahan. anggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan Menurut fungsi dan kegunaannya, arsip dibedakan menjadi 2 macam, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. proses pengarsipan arsip menurut fungsi dan kegunaannya, arsip dibedakan menjadi 2 macam, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. 1. Arsip dinamis. Adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi/perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis dibagi lagi kedalam 3 macam, yaitu:

Arsip aktif, ialah arsip yang masih sering digunakan bagi kelangsungan kerja; Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun; Arsip inaktif, adalah arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.

2. Arsip statis, merupakan arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari namun tetap harus dikelola/disimpan berdasarkan pertimbangan nilai guna yang terkandung di dalamnya.

 Kegiatan Kegiatan penciptaan

merupakan proses kegiatan saat Tulisan di tuangkan ke dalam bentuk kertas,atau data dihasilkan dari computer penciptaaninformasi diterma pada film, tape atau media lainnya. Kegiatan ini menyagkut proses pembuatan dan penerimaan arsip berupa surat atau naskah yang terdiri atas pengurusan surat masuk maupun pengurusan surat keluar, baik menggunakan system buku agenda maupun system kartu kendali. Untuk surat masuk prosesnya dimulai dari penerimaan surat , pemerosesan ke unit pengolahan sehingga surat tersebut selesai dan siap untuk di simpan .Untuk surat keluar di mulai dengan perintah pembuatan surat, pengonsepan, pengetikan sampai surat terse KEGIATAN PENYIMPANAN DAN PENEMUAN KEMBALI
Arsip sebagai bukti otentik dari suatu kegiatan atau rekaman kegiatan tertentu perlu dikelola secara berkelanjutan dengan tata cara pengelolaan yang sistematis. Setelah arsip tercipta oleh pihak tertentu maka berkas tersebut disimpan dengan menggunakan peralatan kearsipan untuk menyimpannya, supaya arsip yang disimpan terpelihara dan mudah untuk ditemukan kembali. Di dalam sistem penyimpanan arsip sebuah organisasi ada beberapa model yang digunakan, yaitu model penyimpanan arsip desentralisasi, model penyimpanan arsip sentralisasi dan model penyimpanan arsip kombinasi antara desentralisasi dan sentralisasi. Untuk mengefektifkan dan menghemat biaya instansi/organisasi dapat membangun gedung Pusat Arsip yang berfungsi sebagai penyimpanan sementara arsip inaktif, sebelum arsip tersebut dimusnahkan atau disimpan permanen.

Di dalam suatu organisasi pasti memiliki arsip, dan arsip tersebut menjadi satu riwayat yang lengkap atas keberadaan organisasi. Di dalam literatur ada beberap sistem penyimpanan arsip yang berlaku saat ini, yakni (1) penyimpanan secara

alfabetis

(arsip

disimpan

menurut

urutan

abjad

dari

nama

orang/organisasi yang tertera dalam tiap arsip); (2) penyimpanan menurut pokok

soal (arsip disimpan menurut kelompok persoalan isi surat, yang kemudian

diurutkan secara alfabetis); (3) penyimpanan menurut wilayah (arsip disimpan menurut pembagian wilayah, yang kemudian diurutkan secara alfabetis); (4) penyimpanan menurut nomor (arsip disimpan menurut nomor urut surat); dan (5) penyimpanan menurut kronologis (arsip disimpan menurut urutan tanggal yang tertera pada arsip). Langkah-langkah/prosedur penyimpanan arsip: 1. Pengumpulan Surat Surat-surat yang berasal dari berbagai unit organisasi dikumpulkan pada bagian kearsipan. 2. Memeriksa Petugas memeriksa apakah surat memang sudah benar-benar akan disimpan, dengan melihat adanya tanda perintah simpan (release mark) yang diterapkan oleh atasan di atas surat bersangkutan. Atau petugas memang yakin bahwa surat sudah selesai diproses dan boleh disimpan.

3. Mengindeks Memilih nama yang akan dipakai sebagai identitas penyimpanan dan kemudian menguraikannya menjadi unit-unit untuk keperluan mengabjad. Untuk surat masuk, yang dapat diindeks adalah nama pengiriman atau nama penanda tangan surat. . 4. Menyortir Adalah mengelompokkan surat kedalam kelompok abjad masing masing, agar memudahkan petugas mengerjakan langkah terakhir yaitu menyimpan. Sortir ini penting untuk surat-surat yang banyak, kalau suratnya sedikit (tidak lebih dari 25 pucuk) tidak perlu dilakukan sortir. Dengan adanya sortir, petugas didalam menyimpan surat tidak perlu pulang-balik dari meja ke almari arsip, tapi dapat menyimpannya perkelompok abjad. 5. Menempatkan Pekerjaan ini harus dilakukan dengan hati hati. Kalau tejadi kekeliruan menempatkan surat pada map yang bukan seharusnya maka surat tersebut

dapat disebut hilang. Bila volume surat yang disimpan cukup banyak, maka pencarian kembali akan sukar dilakukan. 6. Pemeliharaan, perawatan, penyiangan dan pemusnahan menurut peraturan yang berlaku. PROSEDUR PENEMUAN KEMBALI

Jika ada pihak lain yang meminta/meminjam arsip yang disimpan, maka petugas arsip menempuh langkah-langkah sebagai berikut: 1. Menanyakan jenis arsip yang akan dipinjam. 2. Menentukan kode berdasarkan nama yang telah di indeks. 3. Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan bon pinjaman (out slip) bila yang dipinjam 1 lembar arsip. Jika yang dipinjam 1 folder harus dibuat out foldernya.
CONTOH SURAT OUT SLIP

4. Arsip yang diinginkan Menyerahkan arsip kepada peminjam diberikan kepada peminjam. KEGIATAN PENYUSUTAN DAN JADWAL RETENSI ARSIP (JRA)

DEFINISI

Penyusutan arsip adalah suatu kegiatan mengurangi volume arsip dengan cara memindahkan, memusnahkan, dan menyerahkan. Nilai guna adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna. Retensi arsip adalah penentuan jangka waktu simpan suatu arsip atas dasar nilai guna yang terkandung di dalamnya. Jadwal retensi arsip adalah suatu daftar yang berisi sekurang-kurangnya jenis arsip serta jangka waktu penyimpanan dan keterangan simpan, permanen, musnah atau dinilai kembali. TUJUAN PENYUSUTAN 1. Mengurangi jumlah arsip; 2. Memudahkan penemuan kembali arsip dalam rangka pelayanan informasi; 3. Meningkatkan mutu pengelolaan dan pengamanan arsip - arsip yang mengandung pertanggungjawaban pembuktian sejarah kehidupan kebangsaan RUANG LINGKUP PENYUSUTAN Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 Pasal 2, meliputi: 1. Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan Dinas, Badan, Lembaga. 2. Penyerahan Arsip : 1) Arsip inaktif dari unit kearsipan instansi ke Kantor Arsip Daerah 2) Penyerahan arsip statis dari Kantor Arsip Daerah ke Arsip Nasional Republik Indonesia 3) Pemusnahan arsip yang sudah tidak bernilai guna

PERALATAN KEARSIPAN BESERTA KEGUNAANNYA

1. FILING CABINET Filing cabinet adalah perabot kantor yang berbentuk empat persegi panjang yang diletakkan secara vertikal. Ada dua jenis filing cabinet, yaitu lateral filing cabinet dan drawer type filing cabinet. tidak membuat lembab. Filing cabinet juga dapat dibuat dari bahan plastik. Fungsinya: untuk menyimpan arsip / warkat yang sangat berharga bagi kelangsungan hidup suatu perusahaan atau organisasi

lemari arsip

lemari arsip 2. Lemari Arsip Lemari arsip ini berbentuk, seperti lemari biasa yang terdiri atas susunan rak-rak. Biasanya lemari ini dibuat dari bahan baja atau jenis metal yang lainnya. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari bahaya kebakaran. Fungsi: digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat

folder

3. Folder Adalah map-map berupa lipatan karton atau bahan lainnya yang memakai kawat penjepit atau tidak. Biasanya ditempatkan di belakang guide. Fungsi: digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat. 4. Guide card (tanda batas/sekat penunjuk) Adalah alat yang terbuat dari karton atau plastik tebal yang berfungsi sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga

deretan folder yang ada di belakangnya. Guide dibedakan menjadi dua, yaitu guide besardan guide kecil.

Guide ini mempunyai ukuran 16 x 11 cm dan mempunyai fungsi untuk menyimpan banyak kartu, seperti kartu indeks, kartu kendali, dan sebagainya yang memiliki ukuran 15 x 10 cm. 5. Map Adalah sampul dari kertas tebal yang digunakan untuk menyimpan lembarlembar surat. Ada empat macam map, yaitu brief twine); stof map, snelhechter, hanging map (map gantung).

rak sortir 6. Rak Sortir Adalah suatu rak yang berguna untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masingmasing Fungsi : digunakan untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima, diproses,

dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing-masin

7. Kartu Indeks Adalah kartu yang mempunyai ukuran 15 x 10 cm dan mempunyai fungsi sebagai alat Bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip. Kartu indeks biasanya disimpan pada laci tersendiri yang disebut dengan laci kartu indeks. Fungsi : alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan. 8. PORTEPEL a/ sebuah amplop besar yang mempunyai ukuran 35 X 25 cm dimana penutupnya menggunakan tali untuk mengikat Fungsi : untuk memasukkan suatu arsip

atau warkat yang siap untuk dikirimkan ke suatu tempat yang membutuhkan arsip atau warkat tersebut.

. 9. Mesin Penghancur Kertas/Paper Shredder

paper shredder

usb-paper-shredder

mesin penghancur dokumen