MANAJEMEN KEARSIPAN

A. Pendahuluan

Perkembangan global dewasa ini semakin menuntut pentingnya informasi

bagi bagi setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta.
Keseluruhan kegiatan organisasi pada dasarnya membutuhkan informasi.
Salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan
administrasi maupun birokrasi adalah arsip (record). Sebagai rekaman
informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat
ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan
untuk kepentingan pihak lain.

“Tanpa arsip, suatu bangsa akan mengalami sindrom amnesia kolektif dan
akan terperangkap dalam kekinian yang penuh dengan ketidakpastian. Oleh
karena itu, tidaklah terlalu keliru jika dikatakan bahwa kondisi kearsipan
nasional suatu bangsa dapat dijadikan indikasi dari kekukuhan semangat
kebangsaannya. Tidaklah dapat disangkal, bahwa masih banyak yang harus
kita lakukan untuk menyempurnakan arsip nasional kita, baik di tingkat pusat
maupun di daerah-daerah.”

Pernyataan di atas sudah cukup tegas menandaskan peran penting arsip

dalam kehidupan pemerintahan dan berbangsa. Persoalan yang sering
mengemuka adalah masih lemahnya penanganan arsip yang disebabkan
karena berbagai alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis
maupun terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya
pengelolaan arsip di hampir sebagian besar instansi pemerintah maupun
swasta. Kondisi semacam itu diperparah dengan image yang selalu
menempatkan bidang kearsipan sebagai kawasan “marginal” diantara
aktivitas-aktivitas kerja lainnya.

Sekarang ini kita tidak bisa berkutat terus pada problema-problema di atas,
yang kalau dibiarkan akan makin membuat pesimis. Di tengah peluang
meningkatnya SDM aparat dan masyarakat, kita harus segera melakukan

1
 lompatan-lompatan strategis untuk membangun sinergi dengan berbagai pihak
dalam upaya peningkatan mutu kearsipan. Permasalahan yang dikaji dalam
ringkasan tulisan ini adalah bagaimana peranan manager arsip dalam
mengelola arsip dan seberapa penting arsip sebagai sumber informasi?

B. Pengertian Arsip
1. Pengertian Arsip
Secara terminologis, arsip atau records merupakan informasi yang direkam
dalam bentuk atau medium apapun, dibuat, diterima, dan dipelihara oleh
suatu organisasi/lembaga/badan/perorangan dalam rangka pelaksanaan
kegiatan (Walne, 1988: 128).
Sedangkan dalam UU No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan
Pokok Kearsipan Pasal 1 disebutkan, yang dimaksud arsip adalah: (a)
naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara
dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan
kegiatan pemerintah; (b) naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh
Badan-badan Swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun,
baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka
pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Definisi Manajemen Kearsipan adalah pelaksanaan pengawasan sistematik

dan ilmiah terhadap semua informasi terekam yang dibutuhkan oleh
sebuah organisasi untuk menjalankan usahanya. Ia mengawasi sistim
penyimpanan arsip organisasi dan memberikan pelayanan-pelayanan yang
diperlukan. Dengan kata lain Manajemen Kearsipan melakukan
pengawasan sistematik mulai dari penciptaan, atau penerimaan arsip,
kemudian pemrosesan, penyebaran, pengorganisasian, penyimpanan,
sampai pada akhir pemusnahan arsip.

Informasi yang sudah tersimpan menjadi arsip dapat berbentuk buku,

makalah, foto, peta, atau barang dukumen dalam bentuk lainnya yang

2
 dibuat atau diterima untuk tujuan operasional dan legalitas dalam
hubungannya dengan kegiatan usaha.

2. Guna Arsip
Kegunaan arsip secara umum terbagi atas dua, yaitu kegunaan bagi
instansi pencipta arsip, dan kegunaan bagi kehidupan kebangsaan. Bagi
instansi pencipta, kegunaan arsip antara lain meliputi: endapan informasi
pelaksanaan kegiatan, pendukung kesiapan informasi bagi pembuat
keputusan, sarana peningkatan efisiensi operasional instansi, memenuhi
ketentuan hukum yang berlaku, dan sebagai bukti eksistensi instansi.
Sedangkan bagi kehidupan kebangsaan, kegunaan arsip antara lain
sebagai: bukti pertanggungjawaban, rekaman budaya nasional sebagai
“memori kolektif” dan prestasi intelektual bangsa, dan sebagai bukti
sejarah.

3. Peran kearsipan
Peranan kearsipan sebenarnya sangatlah potensial dan tidak mungkin
dapat dihapus dalam menunjang kelancaran kegiatan administrasi sehari-
hari disegala bidang kegiatan. Kearsipan mempunyai peranan sebagai
pusat kegiatan, sebagai sumber informasi, dan sebagai alat pengawas yang
sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam melakukan kegiatan
perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan, kebijaksanaan,
pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban,
penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya

4. Fungsi Arsip
Menurut UU No.7 tahun 1971, fungsi arsip dibedakan atas dua: arsip
dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang masih secara
langsung digunakan dalam kegiatan-kegiatan atau aktivitas organisasi,
baik sejak perencanaan, pelaksanaan dan juga evaluasi. Arsip statis adalah
arsip yang tidak dipergunakan lagi di dalam fungsi-fungsi manajemen,
tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian.

3
 Arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan
(continuing value).
Arsip dinamis berdasarkan kepentingan penggunaannya dapat dibedakan
menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan dinamis inaktif. Arsip dinamis
aktif berarti arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan
dipergunakan di dalam penyelenggaraan administrasi. Sedangkan arsip
dinamis inaktif merupakan arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya
untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.

5. Tujuan Kearsipan
Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban tentang perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
Kegunaan arsip secara umum terbagi atas dua, yaitu kegunaan bagi
instansi pencipta arsip, dan kegunaan bagi kehidupan kebangsaan. Bagi
instansi pencipta, kegunaan arsip antara lain meliputi: endapan informasi
pelaksanaan kegiatan, pendukung kesiapan informasi bagi pembuat
keputusan, sarana peningkatan efisiensi operasional instansi, memenuhi
ketentuan hukum yang berlaku, dan sebagai bukti eksistensi instansi.
Sedangkan bagi kehidupan kebangsaan, kegunaan arsip antara lain
sebagai: bukti pertanggungjawaban, rekaman budaya nasional sebagai
“memori kolektif” dan prestasi intelektual bangsa, dan sebagai bukti
sejarah.

Untuk mencapai tujuan keseluruhan manajemen kearsipan yaitu memberi

arsip yang tepat pada orang yang tepat pada waktu yang tepat dengan
biaya yang serendah-rendahnya maka manajer kearsipan harus
mengetahui:

1. Jenis arsip yang dimiliki;

2. Dimana mereka disimpan;
3. Dan besarnya arsip yang dimiliki

4
6. Retensi Arsip
Untuk peningkatan efisiensi dan efektifitas operasional instansi, arsip
harus disusutkan. Sesuai dengan ketentuan Peraturan Pemerintah No. 34
tahun 1979, pasal 2, penyusutan berarti memindahkan arsip aktif dari unit-
unit pengolah ke Unit Kearsipan di lingkungan instansi masing-masing,
memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku dan
menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan ke Arsip Nasional RI.
Penyusutan arsip, dalam perspektif ilmu pengetahuan adalah fungsi
“pelestarian arsip” yang bernilai guna sekunder bagi kehidupan
kebangsaan. Dengan adanya pedoman penyusutan arsip sejak awal telah
dapat dipantau dan dilakukan langkah “penyelamatan” bukti pertanggung
jawaban nasional dan bukti prestasi intelektual berupa nilai budaya bangsa
yang terekam dalam bentuk arsip.

7. Pelestarian Arsip
Masalah pelestarian dan penyelamatan arsip menjadi sangat penting,
terlebih setelah dalam tahun-tahun terakhir ini banyak sekali musibah yang
menimpa negeri kita yang dapat berakibat pada rusak/hilangnya sejumlah
arsip. Untuk itu lahirlah Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik
Indonesia Nomor: 06 Tahun 2005 Tentang Pedoman Pelindungan,
Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen Arsip Vital Negara terhadap
Musibah/Bencana. Sebagai informasi terekam, dokumen/arsip vital negara
merupakan bukti penyelenggaraan kegiatan organisasi yang berfungsi
sebagai bukti akuntabilitas kinerja, alat bukti hukum dan memori
organisasi. Oleh karena sifatnya yang sangat penting, arsip vital harus
memperoleh perlindungan khusus terutama dari kemungkinan musnah,
hilang atau rusak yang diakibatkan oleh bencana. Dengan adanya pedoman
ini maka akan memberikan koridor hukum dalam kegiatan penyelamatan
arsip.

5
8. Inventaris arsip

Inventaris arsip atau disebut juga survey arsip adalah sebuah ulasan rinci
mengenai jumlah, tipe, fungsi, dan pengorganisasian arsip yang akan
dikelola. Kegiatan ini akan menjawab pertanyaan seperti:

a) Jenis arsip apa yang kita miliki?

b) Dimana arsip tersebut tersimpan?

c) Berapa banyak arsip yang kita miliki?

d) Apakah arsip itu aktif, inaktif atau tidak penting?

e) Apakah arsip itu vital?

f) Mana yang merupakan salinan arsip?

Inventaris arsip mempunyai tiga tujuan utama yaitu :

1) Menentukan status dan cakupan arsip yang akan dikelola.

2) Memberikan pangkalan data untuk mengembangan program retensi

arsip.

3) Memberikan informasi untuk keputusan lain dalam pengembangan

program manajemen kearsipan yang efektif. Sebagai contoh informasi
yang diberikan oleh inventaris arsip memberikan dasar untuk
menentukan fasilitas, peralatan, pemasokan, dan staf yang diperlukan
untuk mengelola arsip organisasi. Disamping itu kita akan mengetahui
pelatihan apa yang diperlukan staf, pengawasan apa yang diterapkan
pada penciptaan dan penggandaan arsip dan langkah apa yang harus
diambil untuk melindungi arsip vital.

6
C. Nilai Sebuah Arsip
Organisasi modern adalah organisasi yang bertumpu pada informasi (a
modern organization is an information based organization), karena lewat
informasi inilah pola huhungan antara “state” (negara) dan “civil society”
(masyarakat sipil) dapat berlangsung secara sinergis. Ditambah lagi
pepatahdari ANRI bahwa memory can fail, but what is recorded will remain
(ANRI, 1980: 12).
Penilaian arsip adalah pemeriksaan data yang dikumpulkan melalui
inventaris arsip untuk menentukan nilai setiap seri arsip. Proses penilaian arsip
menjamin bahwa retensi dan pemusnahan arsip dilakukan dengan tepat. Hasil
dari proses ini adalah jadual retensi arsip.
Arsip yang merupakan data terekam dalam segala bentuknya kian hari
makin dirasakan peran dan manfaatnya di dalam menunjang aktivitas suatu
lembaga. Menurut Milton Reitzfeld ( “Records Management” dalam buku
Victor Lazzaro, (ed.), Systems and Procedures: A Handbook for Business and
Industry, 1959, p. 243.) mentapkan adanya 7 (tujuh) nilai dari suatu arsip
terutama untuk keperluan menentukan jangka waktu penyimpanan, yaitu :

1. values for administrative use (nilai-nilai kegunaan administrasi)

2. values for legal use (nilai-nilai kegunaan hukum)

3. values for fiscal use (nilai-nilai untuk kegunaan keuangan)

4. values for policy use (nilai-nilai untuk pembuatan kebijaksanaan)

5. values for operating use (nilai-nilai untuk pelaksanaan kegiatan)

6. values for historical use (nilai-nilai untuk kegunan sejarah)

7. values for research (nilai untuk penelitian)

7
 Melihat kalimat di atas dapat menggambarkan bahwa masyarakat dan
negara sangat membutuhkan informasi dan danya kerjasama antara
pemerintah dan masyarakat dalam upaya penyelamatan, pelestarian, dan
pemanfaatan arsip. Ironisnya, arsip-arsip penting yang bersifat kenegaraan
banyak beredar di tangan-tangan gelap dan bahkan ada yang “dibisniskan”.
Padahal telah jelas dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang
Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan bahwa segenap arsip negara harus
diserahkan kepada negara, yang apabila dimiliki secara individu, individu
bersangkutan dapat dikenai sanksi hukum.
Sebagai contoh pidato-pidato Bung Karno tahun 1965-1967, masih ada
beredar di masyarakat, padahal itu termasuk arsip yang harus diserahkan
kepada negara. Bila dokumen itu dapat diserahkan masyarakat kepada
Kantor/Badan Arsip Daerah/Nasional akan menjadi dokumen bersejarah
penting. Semua itu bisa hanya terwujud, jika antara pemerintah dan
masyarakat ada good will (kemauan baik) dan mutual understanding
(kerjasama saling pengertian). Meskipun demikian, tidaklah semua arsip dapat
“dibuka untuk umum”, karena dalam beberapa hal ada sejumlah rahasia
negara yang dilindungi Undang-undang. Karena itu penting diketahui
pembedaan kategori arsip yang menjadi hak instansi pemerintah dan arsip
yang bisa diakses seluruh masyarakat.
Sesuai dengan Surat Edaran Kepala ANRI Nomor 02/SE/1983, arsip dapat
dibedakan antara nilai guna primer dan nilai guna sekunder. Nilai guna primer
pada prinsipnya adalah nilai yang melekat pada kepentingan operasional
instansi yang bersangkutan. Dalam hal ini dapat dibedakan dalam empat nilai
guna yaitu: (1) Administrasi: Merupakan nilai guna yang berhubungan dengan
tanggungjawab kedinasan; (2) Hukum: Merupakan nilai guna yang
berhubungan dengan tanggung jawab kewenangan; (3) Fiskal: Merupakan
nilai guna yang berbubungan dengan tanggungjawab keuangan; (4) Ilmiah
Teknologi: Merupakan nilai guna yang berhubungan dengan tanggung jawab
intelektual/prestasi budaya.
Disamping nilai guna primer, sebagian kecil arsip memiliki nilai guna
sekunder yang berkaitan dengan bukti pertanggungjawaban nasional dan atau

8
 pelestarian budaya bangsa. Termasuk dalam nilai guna sekunder, adalah nilai
guna information dan nilai guna evidential. Arsip bernilai guna informasional
pada prinsipnya adalah semua hal yang mengenai peristiwa/fenomena
orang/organisasi/tempat yang menjadi bagian langsung dari arus peristiwa
nasional dan/tokoh nasional. Arsip bernilai guna evidential, merupakan arsip
bukti keberadaan sejarah lembaga, pencipta (creating agency) arsip yang
bersangkutan atau keberadaan sesuatu fenomena sejarah. Termasuk pula arsip
jenis ini produk hukum yang bersifat mengatur dari instansi yang
bersangkutan dan bukti prestasi budaya/intelektual yang bersifat original.
Semua arsip yang bernilai guna sekunder, tersebut dalam prinsipnya adalah
arsip bernilai guna permanen, artinya harus dilestarikan keberadaannya. Untuk
arsip, bernilai guna permanen, dapat disimpan secara terus menerus di
lembaga pencipta (creating agency) dan apabila sudah tidak diperlukan lagi
wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai arsip
statis.

D. Informasi dalam Arsip Menurut UU No. 43 Tahun 2009

Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 pada Bab I, pasal 1 beberapa

poin penting adalah :

1. Pada poin 2 dikatakan bahwa Arsip adalah rekaman kegiatan atau

peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
organisasi, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa,
dan bernegara.

2. Pada poin 3 dikatakan bahwa Arsip dinamis adalah arsip yang digunaka
secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selam
ajangka waktu tertentu.

9
3. Pada poin 4 dikatakan bahwa Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya
merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta
arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak dapat tergantikan apabila rusak atau
hilang.

4. Pada poin 5 dikatakan bahwa Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi
penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.

5. Pada poin 6 dikatakan bahwa Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi
penggunaannya telah menurun.

6. Pada poin 7 dikatakan bahwa Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan
oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis
retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik
secara langsung Maupin tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik
Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

7. Pada poin 8 dikatakan Arsip terjaga adalah arsip Negara yang berkaitan
dengan keberadaaan dan kelangsungan hidup bangsa dan Negara yang
harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannnya.

8. Pada poin 9 dikatakan bahwa Arsip umum adalah arsip yang tidak
termasuk dalam kategori arsip terjaga.

9. Pada poin 11 dikatakan bahwa Akses arsip adalah ketersedian arsip

sebagai hasil dari kewenangan hokum dan otorisasi legal serta keberadaan
sarana Bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.

10. Pada poin 22 dikatakan bahwa Jadwal retensi arsip yang selanjutnya
disingkat JRA adalah daftara yang berisi sekurang-kurangnya jangka
waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi
rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahakan, dinilai
kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman
penyusutan dan penyelamatan arsip.

10
 11. Pada poin 23 dikatakan bahwa Penyusutan arsip adalah kegiatan
pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip in aktif dari unit
pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai
guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.

DAFTAR PUSTAKA

http://leuwiliang-bogor.blogspot.com/2010/02/meringkas-bahan-manajemen-
arsip.html

http://rikanovyanti.wordpress.com/2010/03/08/manajemen-kearsipan-pengantar/

11