KOMUNIKASI PROFESIONAL

DASAR-DASAR KORESPONDENSI BISNIS

DISUSUN OLEH :
HARITS MEIDITYA P. 1113085
M. ILHAM MAHUDI

1113088

GINA MAGHFIRAH

1114050

HENI PUSPITASARI

1114052

PUTRI NOVIYANTI

1114058

MERRY MERRYTA S. 1114084

PRODI TEKNIK DAN MANAJEMEN INDUSTRI

POLITEKNIK STMI JAKARTA
KEMENTERIAN PERINDUSTRIAN RI
2016

BAB I
PENDAHULUAN
Korespondensi
suatu

searti

dengan

surat-menyurat.

Korespondensi

adalah

kegiatan atau hubungan yang dilakukan secara terus-menerus antara dua

pihak yang dilakukan dengan saling berkiriman surat dari satu pihak kepada pihak
lain dapat atas nama jabatan dalam suatu perusahaan/organisasi dan dapat atas nama
perseorangan (individu).
Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis
dari

pihak yang satu kepada pihak lain. Informasi dalam surat dapat berupa

pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan

sebagainya. Agar komunikasi melalui surat dinilai efektif, maka isi atau maksud
surat harus terang dan jelas, serta tidak menimbulkan salah arti pada pihak penerima.
Gagasan yang dituangkan dalam surat dapat berupa tujuan atau maksudmaksud tertentu antara lain: memeberitahukan, memperingatkan, menanyakan,
menjawab, meminta, menawarkan, memerintahkan, melaporkan, memanggil,
memesan, mengirimkan, menjanjikan, memutuskan, mengantarkan, dan lain-lain.
Oleh karena itu, korespondensi atau surat menyurat cukup penting untuk
dipelajari dan dipahami karena sangat berkaitan dengan menejemen dan dengan
memahami serta mempelajari korespondensi kita akan mempunyai dasar serta acuan
dalam penulisan karya ilmiah.

BAB II
PEMBAHASAN
2.1.

Pengertian Surat Bisnis

Secara umum, definisi dan pengertian surat bisnis adalah surat yang
digunakan oleh seseorang, lembaga organisasi atau institusi yang menyampaikan
pesan-pesan bisnis secara tertulis kepada pihak lain dengan menggunakan media
tertentu baik itu berupa pengiriman surat via pos, faksmilie, telepon ataupun
lewat jalur internet.
Pengertian dari surat bisnis adalah merupakan sebuah surat yang dibuat oleh
suatu seseorang/perusahaan/instansi yang dipergunakan untuk menyampaikan
keinginan untuk melakukan suatu bisnis tertentu dengan pihak penerima surat.

2.2.

Fungsi Surat Bisnis

Selain sebagai sarana komunikasi, surat bisnis memiliki berbagai fungsi:

1. Surat bisnis berfungsi sebagai wakil atau duta bagi pengiriman surat.
Dalam kaitannya dengan dunia bisnis, surat bisnis berfungsi sebagai
pembawa pesan-pesan bisnis dari pengirim pesan kepada pihak lain. Oleh
karena surat bisnis dapat berfungsi sebagai wakil dari pengirim surat,
pengirim surat perlu memperhatikan berbagai kaidah penting dalam
penulisan surat, misalnya: objektifitas, sistematika, kesederhanaan, dan
kemudahan dipahami (kejelasan).
2. Alat untuk menyimpan pemberitahuan, permintaan, atau permohonan, buah
pikiran atau gagasan yang berkaitan dengan masalah-maslah bisnis.
Misalnya: surat pemesanan produk, surat penagihan, surat penagihan
produk baru, dll.

3. Alat bukti tertulis (dokumen tertulis)

Misalnya surat perjanjian jual beli, surat perintah kerja, surat kerja sama,
surat bukti tanda terima, dan faktur. Melalui surat-surat bisnis yang dapat
dipakai alat bukti historis.
4. Alat untuk mengingat
Misalnya: surat bisnis yang diarsipkan. Pada saat dibutuhkan, surat-surat
tersebut dapat dilihat dan dicek kembali untuk mengingat berbagai kegiatan
yang telah dilakukan masa lalu atau sebelumnya.
5. Bukti sejarah atau historis
Misalnya surat izin pendirian usaha, surat kepailitan usaha, dan surat
penggabungan usaha. Surat-surat bisnis tersebut menjadi catatan yang
berharga sebagai bukti historis dalam dunia bisnis
6. Pedoman kerja
Misalnya : surat keputusan dan surat perintah. Surat tersebut berfungsi
sebagai pedoman atau acuan dalam melakukan suatu kegiatan bisnis
7. Media promosi bagi pengiriman surat

2.3.

Bagian dan Bentuk Surat Bisnis

Setiap surat mempunyai bagian-bagian dan masing-masing bagian itu
mempunyai kegunaan tertentu. Penempatan atau letak bagian-bagian surat
tergantung dari bentuk surat yang dipakai. Pada surat resmi ( bisnis ), bagianbagiannya, adalah sebagai berikut :

Bagian-bagian surat:
a. Kepala surat ( kop ).
b. Nomor surat ( nomor verbal ).
c. Tanggal, bulan, tahun surat.
d. Lampiran.
e. Hal atau perihal.

f. Alamat surat ( alamat dalam ).

g. Salam pembuka ( salutasi ).
h. Isi surat ( tubuh surat ).
i. Salam penutup.
j. Nama organisasi / perusahaan.
k. Nama terang dan tanda tangan penanggung jawab surat.
l. Tembusan.
m. Inisial / kaki surat.
Bentuk-bentuk Surat
Sebelum membahas berbagai bentuk surat, ada baiknya mengetahui lebih
dahulu apa itu bentuk surat. Yang dimaksud dengan bentuk surat ialah tata letak
atau posisi bagian-bagian surat. Masing-masing bagian itu mempunyai posisi
tertentu sesuai dengan fungsi dan perannya, terutama sebagai petunjuk atau
identifikasi untuk memproses surat tersebut. Ada berbagai bentuk surat, yang satu
sama lain berbeda pemakaiannya sesuai dengan kebiasaan instansi atau gaya
masyarakat tertentu.
Pada dasarnya hanya dua bentuk surat yang dapat dibedakan secara tajam,
sedangkan bentuk-bentuk lainnya sekedar variasi-variasi yang merupakan
modifikasi dari kedua bentuk utama tersebut. Kedua bentuk utama itu adalah
bentuk lurus atau bentuk balok ( block style ) dan bentuk lekuk atau bentuk
bergerigi ( indenteed style ). Sedangkan variannya yang berdiri di antara
keduanya ialah bentuk setengah lurus atau bentuk setengah balok ( semi block
style ). Selain itu masih ada bentuk lurus penuh ( full block style ), dan bentuk
surat dinas / resmi ( official style ).
Bentuk-bentuk surat tersebut sebenarnya adalah model / bentuk surat
Eropa dan Amerika. Bentuk lekuk ( indenteed style ) adalah model Eropa lama,
bentuk lurus ( block style ) adalah model Amerika, sedang bentuk setengah lurus (
semi block style ) adalah model Eropa baru.

Keterangan bentuk surat :

a. Kepala surat ( kop surat ).
b. Nomor surat.
c. Tanggal.
d. Alamat yang dituju.
e. Hal atau perihal.
f. Salam pembuka.
g. Pembuka surat.
h. Isi surat.
i. Penutup surat.
j. Salam penutup.
k. Nama perusahaan.
l. Nama penanda tangan surat.
m. Nama jabatan.
n. Lampiran.
o. Tembusan = tindisan.
p. Singkatan nama = inisial.
Untuk lebih jelasnya,dapat dilihat contoh-contoh bentuk surat, berikut :

a. Full Block Style

b. Block Style

c. Semi Block Style

d. Indenteed Style

e. Hanging Paragraf Style

f. Old Official Style

g. New Official Style

2.4.

Bahasa Verbal Surat

Bahasa verbal adalah bentuk komunikasi yang disampaikan komunikator
kepada komunikan dengan cara tertulis (written) atau lisan (oral). Komunikasi
verbal menempati porsi besar. Karena kenyataannya, ide-ide, pemikiran atau
keputusan, lebih mudah disampaikan secara verbal ketimbang non verbal.
Dengan harapan, komunikan (baik pendengar maun pembaca ) bisa lebih mudah
memahami pesan-pesan yang disampaikan.
Bahasa verbal lebih mudah dipahami komunikan karena pesan yang
disampaikan jelas tujuan dan maksudnya, berbeda dengan Bahasa non verbal
yang lebih membutuhkan kepekaan komunikan untuk memahami maksud dan
tujuan komunikator. Bahasa verbal dalam surat biasanya dapat ditemui pada :

1
2
3
4
5

Surat lamaran kerja

Surat perjanjian jual beli
Surat perjanjian
Surat penawaran produk/jasa
Surat keputusan
Bahasa verbal dalam surat dibutuhkan guna mendeskripsikan suatu data,
informasi, perjanjian atau keputusan agar komunikan dapat mengerti atau
memahami maksud dan tujuan yang disampaikan oleh komunikator

2.5.

Format Lipatan Surat dan Amplop

Macam macam format lipatan surat :

Bentuk Lipatan Surat Standard Fold

Bentuk Lipatan Surat Low Standard Fold

Bentuk Lipatan Surat Accordion Fold

Bentuk Lipatan Surat Low Accordion Fold

Bentuk Lipatan Surat Single Fold

Bentuk Lipatan Surat Parallel Fold

Bentuk Lipatan Surat Baronial Fold

Bentuk Lipatan Surat French Fold (with vertical Crease)

Gambar 2.1. Format Lipatan Surat

Jika suatu surat dilipat terlebih dahulu baru dikirmkan, maka sampul
surat yang digunakan adalah bentuk sampul surat kecil atau amplop surat
kecil. Sedangkan bila surat dikirimkan tanpa dilipat atau tetap bentuk
lembaran lurus, maka surat tersebut bisa dimasukkan dalam sampul surat
ukuran besar, atau amplop surat besar.
Pada amplop atau sampul surat baik besar maupun kecil, terdapat beberapa
model berbeda yang dapat digunakan. Berikut ini adalah macam sampul atau
amplop yang ada :
1. Sampul surat model commercial
2. Sampul surat model visiting card
3. Sampul surat model drug
4. Sampul surat model bifold
5. Sampul surat model card
6. Sampul surat model doublefold
7. Sampul surat model air mail
8. Sampul surat model open end
9. Sampul surat model coin
10. Sampul surat model window
11. Sampul surat model official
12. Sampul surat model postage saver
13. Sampul surat model pence
14. Sampul surat model work docket
15. Sampul surat model catalogue
16. Sampul surat model button and string
17. Sampul surat model eyelet and clasp
18. Sampul surat model invoice tag
19. Sampul surat model church
20. Sampul surat model x ray
21. Sampul surat model receipt and wage

Gambar 2.2 Format Lipatan Amplop

Gambar 2.3 Format Lipatan Amplop

2.6.

Contoh Surat Bisnis

Berbagai jenis surat bisnis yang dapat digunakan antara lain :
Surat Pemesanan (order letters) merupakan salah satu surat bisnis yang lazim
dijumpai dalam dunia bisnis, baik pada perusahaan yang bergerak pada
prosespengolahan (manufacturing), perdagangan (trade), maupun jasa
(service).

Surat Konfirmasi (confirmation letters) adalah surat yang berisi tentang

penjelasan tertentu yang lebih berfungsi sebagai pemberitahuan, penegasan

atau meyakinkan atas sesuatu.

Surat Pengaduan adalah surat yang berisi pengaduan pelanggan kepada pihak
lain dengan cara-cara yang baik karena pelanggan merasa dirugikan atau

dikecewakan, agar memperoleh solusi terbaik bagi kedua belah pihak.

Surat Permintaan Informasi adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang,
kelompok, atau lembaga untuk meminta berbagai informasi penting kepada

pihak lain baik perseorangan atau lembaga.

Surat Ucapan Selamat adalah surat yang dikirimkan oleh perorangan,
kelompok, maupun lembaga yang berisi pemberian ucapan selamat atas

keberhasilan seseorang.
Surat Pemberitahuan adalah surat yang dibuat oleh perorangan atau organisasi
yang berisi pemberitahuan kepada pihak lain baik perorangan maupun

organisasi.
Surat Penagihan adalah surat yang digunakan untuk menagih hutang pihak

lain yang telah melampaui waktu yag telah ditentukan.

Surat Peringatan adalah surat yang ditulis oleh seseorang atau organisasi yang
ditujukan kepada pihak lain baik seseorang maupun organisasi yang berisi

peringatan atas sesuatu hal.

Surat Perintah Kerja (SPK) adalah surat yang ditulis oleh pimpinan suatu
perusahaan kepada pihak lain, yang berisi perintah untuk mengerjakan suatu
pekerjaan dalam kurun waktu tertentu sesuai dengan prosedur dan persyaratan

yang telah disepakati.

Surat Pengumuman adalah surat yang digunakan oleh seseorang atau
organisasi untuk mengumumkan sesuatu kepada pihak lain baik seseorang

atau organisasi, yang dilakukan dengan cara-cara tertentu.

Surat Undangan RUPS merupakan salah satu forum tertinggi dalam suatu

organisasi bisnis yang sangat strategis bagi pengambilan keputusan strategis.

Surat Kuasa adalah surat pelimpahan kekuasaan yang dilakukan oleh kedua
pihak, yaitu pihak pertama sebagai orang yang memberikan kuasa kepada

pihak lain sebagai orang yang menerima kuasa untuk melakukan dan

bertindak sesuatu atas nama pemberi kuasa.

Surat Perjanjian adalah surat yang berisi perjanjian yang dilakukan antara
pihak yang satu kepada pihak yang lain tentang suatu hal.

BAB III
PENUTUP
3.1. Kesimpulan
Ilmu korespondensi memiliki peran vital dalam kelancaran suatu bisnis.
Dengan ilmu korespondensi yang memadai akan menjamin proses suratmenyurat secara lancar sehingga perkembangan bisnis dapat melaju cepat dan
siap meraup profit secara maksimal.
Dalam menjalankan kegiatan sehari-hari sebuah perusahaan tidak akan
terlepas dari kegiatan surat menyurat. Bahkan boleh dikatakan bahwa kegiatan
surat menyurat ini adalah merupakan urat nadi dari suatu perusahaan. Dari arus

keluar masuk surat ini kita bisa mengukur frekuensi dan intensitas komunikasi
yang berlangsung di suatu perusahaan.
Pengorganisasian suatu pesan memerlukan pengelompokan ide ide
secara tepat. Ada dua pendekatan organisasional yang cukup mendasar, yaitu
pendekatan langsung dan tak langsung. Dengan pendekatan langsung, ide pokok
ditempatkan pada bagian terdahulu kemudian baru diikuti bukti bukti
pendukungnya, sedangkan pendekatan tak langsung, bukti bukti pendukung
ditempatkan terdahulu, kemudian diikuti dengan ide pokoknya.