SISTEM TEKNIK dan DOKUMENTASI

Pengguna Teknik Sistem

Teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam analisis, desain, dan
dokuentasi sistem serta emahami kaitan antar-subsistem. Teknik sistem ini
biasanya berupa diagram. Teknik system penting bagi auditor internal maupun
bagi auditor eksternal. Teknik juga tidak dapat dipisahkan dari personel yang
terlibat dalam pengembangan sistem informasi

Penggunaan Teknik Sistem untuk Audit

Lazimnya, audit dibagi menjadi 2 komponen dasar. Komponen pertama biasanya

disebut audit interim. Audit interim bertujuan untuk menaksir seberapa jauh
struktur pengendalian internal suatu organisasi dapat diandalkan. Komponen audit
yang kedua adalah audit laporan keuangan. Audit laporan keuangan melibatkan
pengujian substantif. Pengujian substantif merupakan verifikasi angka dalam
laporan keuangan secara langsung.

Evaluasi Pengendalian Internal

Sebagaimana disampaikan sebelumnya, auditor sering terlibat dalam proses

evaluasi pengendalian internal. Dalam hali ini, auditor biasanya berkepentingan
dengan arus pemrosesan dokumen dan distribusi dokumen dalam sistem aplikasi.
Mengingat pemisahan tugas merupakan satu aspek pengendalian internal yang
penting, auditor membutuhkan teknik untuk memecah sistem untuk mengevaluasi
distribusi dokumen dan memecah tugas antarpersonel atau departemen. Flowchart
analitis, flowchart dokumen, dan diagram distribusi formulir dapat digunakan oleh
auditor untuk menganalisis distribusi dokumen.

Pengujian Kepatuhan

Auditor menjalankan pengujian kepatuhan untuk menginformasikan eksistensi,

menilai efektivitas, dan mengecek pelaksanaan pengendalian internal. Jika
pengendalian akan dievaluasi merupakan komponen dari sistem informasi
organisasi, maka auditor perlu mempertimbangkan teknologi yang digunakan
dalam sistem informasi.

Kertas Kerja

Kertas kerja merupakan catatan mengenai prosedur dan pengujian yang dilakukan
dalam proses audit, informasi yang diperoleh dalam pelaksanaan audit, dan
simpulan yang ditarik dari hasil audit. Kertas kerja ini dibuat dan disimpan oleh
auditor. Standar profesi mewajibkan auditor untuk menyimpan kertas kerja.
Kertas kerja menjadi catatan apa yang telah dilaksanakan oleh auditor.

Penggunaan Teknik Sistem dalam Pengembangan Sistem

Proyek pengembangan sistem biasanya terdiri dari tiga fase : analisis sistem,
desain sistem, dan implementasi sistem. Personel pengembangan sistem
mencakup analisis sistem, perancang sistem, dan programer. Analisis sistem
mencakup penyusunan dan evaluasi solusi untuk menyelesaikan masalah sistem.

Analisis Sistem

Tanggung jawab analisis sistem mencakup pencarian fakta dengan menggunakan

teknik wawancara, kuesoner, review dokumen, dan observasi. Teknik formal yang
digunakan untuk mengelola fakta meliputi analisis pengukuran pekerjaan, analisis
distribusi pekerjaan, dan teknik matriks yang lain.

Desain Sistem

Desain sistem melibatkan penyusunan cetak biru system secara lengkap dan utuh.
Sebagaimana seniman membutuhkan alat khusus untuk dapat menggambar,
desainer juga membutuhkan alat untuk membantu mendesain proses. Alat tersebut
dapat berupa matriks input/output, flowchart sistem, dan diagram alur data.

Implementasi Sistem

Implementasi sistem merupakan penerapan desain yang telah dibuat. Aktivitas

yang biasanya tercakup dalam implementasi adalah pemilihan dan pelatihan
personel, pemasangan peralatan komputer, pengujian sistem, pembuatan standar,
dokumentasi dan konversi file dari sistem lama ke sistem baru.

Teknik Sistem

Flowchart merupakan system yang paling sering digunakan. Flowchart

merupakan diagram simbol yang menunjukkan arus data dan tahapan operasi
dalam sebuah sistem.

Simbol Flowchart

Flowchart digunakan baik oleh auditor maupun personal sistem. Pemakaian

flowchart meluas seiring dengan berkembangnya komputerisasi pemrosesan data
bisnis. Pemakaian yang meluas ini memicu perlunya keseragaman simbol dan
konvensi yang digunakan. ANSI X 3.5-1970 mendefinisikan empat kelompok
simbol flowchart-simbol dasar, simbol input/output, simbol proses, dan simbol
tambahan. ANSI mendefinisikan bentuk setiap simbol tersebut dan
mengilustrasikan penggunaan simbol-simbol tersebut.

Input/output

Proses

Garis Arus

Anotasi

Gambar 2.1 Simbol Dasar

Simbol dasar (Gambar2.1) mencakup simbol input/output, simbol proses, simbol

arus data, serta simbol anotas (komentar). Simbol-simbol ini terkait dengan fungsi
dasar pemrosesan data. Simbol khusus dapat digunakan untuk menggantikan
simbol dasar guna memberikan informasi tambahan.
Simbol input/output menggambarkan fungsi input/output, yaitu membuat data
tersedia untuk diproses dan mencatat informasi hasil suatu pemrosesan.

Simbol garis arus digunakan untuk mengaitkan simbol yang satu dengan yang
lainnya. Garis alur ini menginditasikan urutan informasi dan operasi yang harus
dijalankan. Garis alur ini dapat saling bersilangan, yang berarti dua alur tersebut
tidak memiliki ikatan logissatu dengan yang lainnya.

Simbol anotasi (komentar) menggambarkan deskripsi tambahan atau catatan

penjelas. Garis putus-putus dikaitkan dengan simbol yang diberi komentar.

Simbol input/output yang spesifik (Gambar 2.2) menggambarkan fungsi

input/output. Simbol ini juga mengidentifikasi media yang digunakan untuk
merelam informasi ataupun cara menangani informasi. Jika tidak ada simbol
khusus, maka dapat digunakan simbol dasar.

Punched Card Dokumen

Penyimpanan Online Input Manual

Magnetic Tape Display

Punced Tape Link Komunikasi

Mangnetic Disk Penyimpanan Offline

Simbol punched-card menggambarkan fungsi input output jika media yang

digunakan adalah punched card, meliputi mark-sense card, stub cards, deck of
cards, file of cards, dan lain sebagainya. Simbol penyimpanan online
menggambarkan funsi input/output dengan menggunakan berbagai media
penyimpanan online, seperti disk magnetik, atau optical disk.
Simbol input manual menggambarkan fungsi input pada saat informasi
dimasukkan secara manual pada saat pemrosesan, seperti menggunakan keyboard,
touch screen, ataupun switch settings. Simbol display menggambarkan fungsi
input/output pada saat informasi disajikan ke pengguna pada saat pemrosesan
dengan menggunakan media video, printer console, plotter, dan lain sebagainya.
Simbol link komunikasi menggambarkan suatu fungsi transmisi informasi
menggunakan media telekomunikasi. Simbol penyimpanan offline
menggambarkan fungsi penyimpanan informasi offline, tanpa memerhatikan
media yang digunakan untuk menyimpan informasi tersebut.

Simbol proses khusus (Gambar 2.3) menggambarkan fungsi pemrosesan dan

mengidentifikasi jenis operasi yang akan digunakan untuk mengolah informasi.
Jika tidak bersedia simbol proses, maka dapat digunakan simbol proses dasar.
 Simbol Proses Khusus

Keputusan Operasi Pembantu

Proses Predefined Penggabungan

Persiapan Ekstrak

Operasi Manual Sortir

Perakitan

Simbol Tambahan

Transmittal Tape Terminal Mode

Parallel

Konektor Konektor Off Page

Gambar 2.3 Simbol Proses Khusus dan Simbol Tambahan

Simbol keputusan menggambarkan satu keputusan untuk menentukan operasi

mana yang harus dijalankan dari berbagai alternatif jalur operasi yang tersedia.
Simbol proses predefined menggambarkan satu prosedur yang terdiri dari satu
atau lebih operasi atau program yang tidak ditentukan pada simbol flowchart yang
lain. Simbol persiapan menggambarkan modifikasi serangkaian instruksi yang
mengubah program.

Simbol operasi manual menggambarkan proses offline yang dilakukan oleh

manusia tanpa bantuan alat mekanis apa pun. Simbol operasi auxiliary
menggambarkan operasi offline yang dijalankan pada suatu peralatan tertentu,
yang tidak berada di bawah kendali langsung central processing unit.

Simbol tambahan (lihat Gambar 2.3) dapat digunakan untuk memperjelas

flowchart atau untuk mempermudah pembuatan flowchart. Simbol konektor
menggambarkan alur keluar dari (atau masuk ke dalam) flowchart menuju (atau
dari) bagian flowchart yang lain.

Simbol untuk Membuat Flowchart

Simbol digunakan dalam flowchart untuk menggambarkan fungsi suatu informasi

atau fungsi suatu jenis sistem yang lain. Arah aliran digambarkan sebagai garis
antarsimbol. Gambar 2.4 menyajikan empat ilustrasi penggunaan simbol
flowchart. Dalam ilustrasi yang pertama, dapat dilihat simbol dokumen digunakan
untuk melambangkan faktur, sebagai input untuk suatu operasi manual. Teks di
dalam simbol operasi manual menjelaskan bahwa faktur ditinjau ulang dan
diotorisasikan. Faktur yang telah diotorisasikan menjadi output dari proses ini.
Karena arah aliran dalam ilustrasi tersebut normal (dari kiri ke kanan dan dari atas
ke bawah), maka tidak diperlukan anak panah untuk menggambarkan aliran data.

Arah Arus Normal

Faktur
Tinjauan
dan
Pengesah
an
Faktur
Telah
Diotorisasi

Arus Balik Ditunjukkan dengan Anak Panah

Faktur Faktur
Telah Tinjauan
Diotorisa dan
si Pengesah
an
Penggunaan Simbol Konektor

Penyimpanan Pembelian

Rekuisis A

Rekuisi
si
A

Arus Dua Arah Ditunjukkan dengan Anak Panah

Rekuisisi

Mempersiapkan
Order Pembelian
File
dan
Vendor
Memperbaharui
File Vendor

Order
Pembelia
n

Gambar 2.4 Ilustrasi Penggunaan Simbol

Ilustrasi berikutnya juga menggambarkan kejadian yang sama, tetapi dengan cara
yang berbeda.

Dalam ilustrasi yang ketiga, tampak bagaimana simbol konektor digunakan untuk
menggambarkan perpindahan formulir permintaan barang dari departemen
penjual ke departemen pembelian.

Dalam ilustrasi keempat, dapat dilihat persiapan manual sebuah order pembelian.
Simbol dokumen digunakan untuk menggambarkan permintaan pembelian
sebagai lambing input untuk suatu proses manual. Simbol anotasi digunakan
untuk mengindikasikan operasi manual.
Simbol input/output dasar digunakan untuk menggambarkan file pemasok.
Misalkan file ini berupa kertas atau kartu, maka boleh juga digambarkan dengan
simbol dokumen.

Diagram IPO dan HIPO

Diagram IPO dan HIPO digunakan terutama oleh personel pengembangan sistem
untuk membedakan level rincian sistem yang digambarkan dalam flowchart. Pada
level analisis yang paling umum,hanya diperhitungkan hubungan input-proses-
output utama dalam sebuah sistem. Sebuah input-proses-output (Gambar 2.5)
digunakan untuk memberikan deksripsi naratif mengenai input yang diperlukan
untuk menghasilkan output sistem.

Pengarang : Bp. Foxx Sistem : Penggajian Tanggal :

Nomor Diagram : 3.1 Deskripsi : Menghitung Gaji Kotor 6/9/0x

Input Proses Output

Catatan pekerjaan Akumulasi jam kerja Catatan gaji

kotor
Master File Penggajian Menentukan tarif gaji yang benar
Master File
Menghitung Gaji Kotor
Penggajian

Pesan
Kesalahan

GAMBAR 2.5 Diagram IPO

Diagram HIPO terdiri dari dua segmen : diagram hierarki sebagai pemecahan
proses menjadi berbagai modul dan sebuah diagram IPO yang menggambarkan
kebutuhan input-proses-output setiap modul. Diagram hierarki menggambarkan
keseluruhan sistem dan berperan sebagai daftar isi untuk membuat diagram IPO
yang lebih detail.
 1. Diagram Hierarki (daftar isi visual)

1.0
Sistem
Penggajian

2.0 3.0 4.0

Mempersiapkan Proses Tinjauan

data
3.1 3.2
Menghitu Menghitun
ng Gaji g Gaji
Kotor Bersih
3.11 3.12 3.13

Mengakumul Menentukan Tarif Menghitung

asi Jam Kerja Gaji yang Benar Gaji Kotor

Setiap modul bernomor akan dirinci pada bagian IPO.

1. Diagram IPO (satu untuk setiap modul)

HEADER

INPUT PROSES OUTPUT

Gambar 2.6 Ilustrasi HIPO

Dalam sistem yang kompleks, diagram HIPO dipecah ke dalam serangkaian

diagram HIPO, yang baru kemudian setiap subdiagram HIPO tersebut dipecah
menjadi diagram IPO. Diagram HIPO selalu dibuat dari umum ke khusus. Jadi,
struktur diagram HIPO menggunakan strategi top-down untuk menganalisis dan
mendesain sistem.

Flowchart Sistem dan Program

Flowchart sistem digunakan baik oleh personel sistem maupun auditor. Flowchart
sistem mengidentifikasi keseluruhan aliran operasi di dalam sebuah sistem.
Sebuah flowchart sistem menunjukkan titik awal input, tahapan proses, mode
pemrosesan (manual ataukah mesin), dan disoposisi output. Fokus flowchart
sistem adalah pada fungsi proses dan media, bukannya pada rincian logika setiap
fungsi pemrosesan.

Flowchart sistem terkait dengan fase analisis dari sebuah proyek sistem,
sedangkan flowchart program terkait dengan fase desain. Flowchart program
merupakan tahapan awal desain sebelum dilakukan desain sistem secara
keseluruhan dan penulisan kode program komputer.

Diagram Arus Data Logika

Diagram arus data logika atau diagram alur data (disingkat DFD) digunakan
terutama oleh personel pengembangan sistem dalam analisis sistem. Seorang
analis sistem sering bertindak sebagai penghubung antara pengguna yang memilki
berbagai keinginan, dan programer atau staf pendukung sistem yang akan
membuat desain fisik sistem untuk memenuhi kebutuhan pengguna.

Tabel 2.1 menggambarkan simbol DFD yang akan digunakan dalam buku ini.
Sekalipun simbol DFD sederhana, tetapi tidak ada standarisasi penggunaan simbol
DFD.

TABEL 2.1 Simbol Diagram DFD Logika

Nama Simbol Makna

Terminator Menggambarkan sumber dan

destinasi data

Proses Tugas atau fungsi yang harus

dijalankan

Simpanan data Simpanan data

Arus data Saluran Komunikas

Ada empat simbol DFD. Terminator digunakan untuk menandai sumber data atau
destinasi data. Simbol proses digunakan untuk menggambarkan proses yang
mengubah data. Simbol simpanan data digunakan untuk menggambarkan sebuah
simpanan data. Simbol arus data digunakan untuk mengindikasikan aliran data.

Diagram Arus Data Logika dan Analisis Terstruktur

Gambar 2.7 mengilustrasikan sebuah DFD tingkat atas dari sebuah sistem
penggajian. Level ini menggambarkan suatu deskripsi yang sangat umum. Data
penggajian dari berbagai pencatat waktu diproses pada sebuah storage atau file
data penggajian digunakan untuk memproses gaji dan sekaligus diperbaharui oleh
proses penggajian.

Data Penggajian Membayar Gaji

Pencatat Mempros Karyawa
Waktu es Data n
Penggajia
n
Data Penggajian Rincian Gaji

Data
Penggajia
n

GAMBAR 2.7 DFD untuk Proses Penggajian

Beberapa poin penting mengenai pembuatan DFD, sebagaimana diilustrasikan

pada Gambar 2.7, adalah

Setiap DFD hanya mencakup simbol-simbol DFD.

Setiap simbol dalam DFD, termasuk anak panah, harus di beri nama.

Setiap aliran logika harus jelas, memiliki sumber data dan menuju
destinasi data, tertentu.

DFD penggajian dalam Gambar 2.7 harus dipecah lagi untuk mendapatkan
gambaran deskripsi sistem yang lebih jelas. Gambar 2.8 memberikan ilustrasi
mengenai pemecahan DFD penggajian yang lebih rinci. Berikutnya, setiap proses
akan dirinci lagi. Gambar 2.9 mengilustrasikan pemecahan P2 dari Gambar 2.8.
 Data
Karyawan
Status saat ini Gaji Bersih dan
Pengurangan

Data Penggajian Data Valid Data Diproses Membayar Gaji

Karyawan
Pencatat
Pengesa Menghitu
an Waktu
han Data ng Gaji
Penggaji
an P2

P1 Data
Penggajian
Valid
P2

GAMBAR 2.8 Perluasan DFD untuk Proses Penggajian

Mempros Data
Data Jumlah Saat Ini Detail Jurnal
es Jurnal
Karyawan Penggaji
an
 Gaji Bersih dan Membayar Gaji
Memperbah
Pengurangan arui File Karyawan
Karyawan

Data Gaji Bersih dan Pengurangan

Witholding

Pajak dan
Pengurangan
Menghitu
ng Gaji
Bersih

Data Diproses

Data
Penggajian
P2
Valid
Menghitung Gaji
GAMBAR 2.9 Perluasan Proses P2