Bab IV - Teknik - Dokumentasi - Dan - Pengembangan Sistem
Bab IV - Teknik - Dokumentasi - Dan - Pengembangan Sistem
Bab IV - Teknik - Dokumentasi - Dan - Pengembangan Sistem
Dokumentasi merupakan narasi, bagan arus, diagram, dan penjelasan tertulis lainnya yang
menjelaskan tentang cara kerja sebuah sistem, informasi yang dicakup adalah tentang who, what,
where, why, how of penginputan data, pengolahan data, penyimpanan, pembuatan laporan, dan
pengawasan terhadap sistem. Ada ungkapan bahwa “sebuah gambar memiliki nilai sama dengan
ribuan kata”, maka untuk menyederhanakan permasalahan, cara untuk mengdokumentasikan
sistem adalah dengan membuat diagram, bagan arus, tabel, dan lain-lain. Dokumentasi ini
selanjutnya dilengkapi dengan uraian naratif, yaitu penjelasan tertulis komponen-komponen
sistem tahap-tahap interaksi komponen-komponen tesebut. Pemahaman seseorang terhadap
dokumentasi tergantung pada pekerjaan yang dilakukannya.
Teknik-teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan
mendokumentasikan sistem dan hubungan antar subsistem. Teknik tersebut umumnya bersiafat
grafikal (piktoral).
Diagram aliran data logis, digunakan terutama oleh staf/ahli pengembangan sistem dalam
kegiatan analisis sistem. Analisis sistem sering kali bertindak sebagai penghubung komunikasi
antara pemakai yang membutuhkan jenis-jenis pemrosesan berbasis komputer dan pemrograman/
staf pendukung sistem yang menyajikan perancangan fisik sistem untuk memenuhi kebutuhan
pemakai. Penggunaan DFD adalah untuk memisahkan secara jelas proses logis dari analisis
sistem dari proses fisik perancangan sistem.
Simbol Diagram Aliran Data Logis (DFD) mempunyai dua tujuan. Pertama, adanya analisis
aliran data. Kedua, lebih menekankan perancangan logis dibandingkan fisik. (lihat gambar 3.1)
(1). Terminal :
(2). Proses :
Data Karyawan
Pengaturan Karyawan
Verifik Mengh
waktu
asi itung
data gaji
Validasi data
penggajian
1.2 Flowchart
Bagan arus merupakan teknik analitis yang digunakan untuk menjelaskan aspek-aspek
sistem informasi secara jelas, tepat,dam logis.
- Bagan arus merupakan teknik sistem yang paling umum
- Bagan arus adalah diagram simbolik yang menunjukkan aliran data dan urutan operasi
dalam suatu sistem
- Bagan arus digunakan baik oleh auditor maupun personil-personil sistyem.
- Bagan arus banyak digunakan jika pemrosesan data bisnis dilakukan secara
terkomputerisasi.
Simbol masukan/keluaran:
Simbol proses:
Simbol garis arus:
Simbol catatan :
Gambar 3.3 Simbol Dasar Bagan Arus
Operasi
Keputusan pendukung
Proses
Ditentukan Penggabungan
Sebelumnya
Persiapan Pengambilan
Perbandingan
Gambar 3.5 : Simbol Proses Khusus
Terminal
Penghubung
Mode Paralel
Aliran Normal
Faktur Ditelah
dan
Disetuju
Faktur telah
disetujui
Permo
A honan
Permo
honan
Mempersiapkan
pesanan
pembelian dan Arsip
update arsip Pemasok
pemasok
Pemesanan
Pembelian
Pembelian Pemasok
Daftar pemasok
yang disetujui Memilih
pemasok
Mempersiap Permintaan
kan permintaan penawaran
untuk
penawaran
Permintaan Penawaran
penawaran
Penawaran
Mempersiap
Pemilihan kan
tawaran pemesanan
pembelian
Pemesanan Pemesanan
Gambar 3.8 Bagan Arus Analitis
Pemesanan Pemesanan
pembelian
Pemesanan pembelian 2
Ke pemasok Pemesanan1
pembelian 3
Pemesanan2
pembelian
Pemesanan3
pembelian Pemesanan
Pemesanan4
pembelian pembelian
pembelian 5 4
Pemesanan 6
pembelian
5
Gambar 3.9 Bagan Dokumen
2 2 2
3 3
4 4
Transaksi yang
tidak Diedit Pesanan
Penjuala
n
EDIT
Kesalahan
Transaksi yang
Diedit
Perbarui
File Master
Transaksi yang
Diedit
Laporkan Dokumen
Program
Laporan
Mulai
Baca
Record
Tandai Record
Buruk Kesal
ah an
Tandai Record
Kesala Buruk
h an
Record
Tulis di File
Tulis di File Buruk
Kesalahan
Kesalahan
Ilustrasi : Kasir membuka surat yang berisi pembayaran kas kas dan berita/ nota pengirman
uang (remitteance advice) yang dikirimkan pelanggan sebagai pembayaran kewajiban mereka.
Kasir menyajikan total kontrol batch dari kiriman yang diterima dan mengirimkan dokumen ini
ke klerk buku besar untuk pembukuan ke buku besar. Nota pengiriman yang dikirimkan ke klerk
piutang dagang untuk dibukukan ke dalam kartu piutang dagang. Kemudian kasir menyiapkan
dua rangkap slip penyetoran, menyetorkan kas ke bank, dan mengarsip rangkap kedua dari slip
penyetoran yang telah disahkan oleh bank, berdasarkan tanggal.
Klerk buku besar membukukan total kontrol batch ke buku besar dan kemudian mengarsip total
kontrol batch berdasarkan tanggal. Klerk piutang dagang membukukan nota pengiriman uang ke
kartu piutang dagang dan kemudian mengarsip nota pengiriman uang berdasarkan tanggal.
Tujuan : adalah untuk mengilustrasikan penyajian bagan arus analitis sistem pemrosesan
transaksi. Tahap-tahapnya adalah sebagai berikut :
-Merencanakan bagan arus
-Pemilihan Simbol
-Analisa Sistem
-Pembuatan Bagan Arus
Hukum Sandwich
Dalam kedua kasus itu, aliran masukan (dokumen) menuju kedalam simbol proses dan aliran
keluaran (dokumen) ke luar dari simbol proses, atau dengan kata lain setiap simbol proses
harus berada di antara simbol masukan dan simbol keluaran.
Kasir
Buka
Pelanggan Surat surat
Kiriman kirima
n
Nota Pem-
Pemba-
bayaran
yaran Kas
Total
Kontro
l Batch
Pemba- Nota Pem- Total
yaran Kas bayaran kontrol
batch
Sajika
n slip
pe- A B
nyetor.
Pemba- Penye-
yaran kas Penye-
toran Slip
penyetora
n absah
Peny
et ke D
bank
B A
Total Nota
kontrol penyetora
batch n uang
Buk Buk
uka uka
n n
Buk Buk
Buku Buku
besar Besar
Total Nota
kontrol pengirim-
batch an uang
D D
Tabel 3.1 Perbedaan antara Diagram Aliran Data (DFD) dan Bagan Aliran
Bagan IPO(Input Process Output), bagan HIPO( Hierarchy plus Input Process Output)
Bagan IPO dan HIPO digunakan terutama oleh staf pengembangan sistem. Keduanya dibedakan
tingkat rincian sistem dalam bagan arus.
Bagan IPO dapat digunakan untuk menyajikan deskripsi naratif masukan yang dibutuhkan untuk
menghasilkan keluaran sistem yang diinginkan. Bagan IPO menyajikan sangat sedikit rincian
yang berkaitan dengan fungsi pemrosesan, dan digunakan untuk menganalisa keseluruhan
kebutuhan informasi.
Bagan HIPO memuat rincian tambahan atas proses dituangkan dalam bagan hirarkhi IPO. Bagan
HIPO terdiri dari sekumpulan bagan yang menggambarkan sistem secara berjenjang tingkat
kedetailannya, yang tergantung pada kebutuhan pemakai. Bagan HIPO merupakan alat bantu
perancangan dan alat dokumentasi.
Teknik-teknik Naratif
Teknik-teknik naratif sering kali bermanfaat, terutama dalam tahap pengumpulan fakta
dalam analisa sistem. Teknik pengumpulan fakta : wawancara, kuisioner. Teknik naratif
mencakup penelaahan dokumen, seperti : bagan arus, bagan organisasi, prosedur, pedoman
operasi, pedoman referensi, dan catatan-catatan historis.
Analisis Pemanfaatan Sumber Daya
Analis pemanfaatan sumber daya harus selalu dipertimbangkan oleh ahli pengembangan
sistem dalam mengimplementasikan sistem, auditor harus memperhatikan pemanfaatan sumber
daya manakala mereka merencanakan audit. Jadi teknik-teknik sistem untuk analisis
pemanfaatakan sumber daya dapat digunakan baik oleh auditor maupun ahli system.
Teknik-teknik Analisa Keputusan
- Tabel Pencabangan dan Keputusan : tabel ini terutama digunakan oleh para ahli
pengembangan sistem. Seringkali logika keputusan yang disyaratkan dalam program
komputer cukup kompleks untuk digambarkan dengan simbol-simbol standar bagan arus
keputusan.
- Tabel percabangan : teknik tabular yang digunakan untuk menyajikan fungsi keputusan.
Tabel percabangan digambarkan dengan “Go to” (menuju ke) yang memuat referensi
penghubung (simbol penghubung) atau garis aliran tunggal yang keluar kesimbol lain.
- Tabel keputusan : digunakan untuk menunjang atau menggantikan penyajian bagan arus
jika terdapat banyak jalur keputusan alternatif. Tabel keputusan menggambarkan tabulasi
dari proses pengambilan keputusan. Seperti tabel percabangan tetapi lebih komplek,
karena berhubungan dengan kriteria keputusan yang banyak. Tabel keputusan dibuat
dengan premis IF – THEN (JIKA-MAKA).
- Metode-metode Matriks
Metode-metode matrik digunakan oleh auditor maupun ahli sistem. Contoh teknik
matrik : tabel keputusan, kertas kerja (worksheet, spreadsheet).
Pengguna teknik-teknik sistem : audit intern dan ekstern, para personal sistem dan
pengembangan sistem informasi, akuntan yang melakukan pembuatan sistem baik secara intern
bagi perusahaan maupun secara ekstern sebagai seorang konsultan.
A. Penggunaan Teknik-teknik Sistem dalam Auditing
Penugasan auditing ada dua komponen dasar :
1. Audit intern : bertujuan menetapkan tingkat struktur pengendalian intern - diperlukan
beberapa pengujian ketaatan. Tujuan pengujian ketaatan untuk melihat eksistensi, efektifitas,
dan kontinuitas, operasi pengendalian intern yang andal di dalam organisasi.
2. Audit ekstern: audit laporan keuangan - meliputi pengujian substantif. Pengujian substantif
adalah verifikasi langsung atas laporan keuangan berdasarkan hasil atas laporan keuangan,
berdasarkan hasil pengujian pengendalian intern dalam audit intern secara berkala.