PEDOMAN/PROSEDUR

PENARIKAN, PENGELOLAAN

OBAT KADALUARSA DAN

PEMUSNAHAN OBAT
A. DEFINISI
1. Penarikan obat
Tindakan yang dilakukan bilamana terjadi penarikan obat-obat yang
hampir Expire Date. Tindakan yang dilakukan oleh distributor obat untuk
menarik obat yang hampir kadaluarsa atau obat yang bermasalah. Penarikan
obat adalah pengembalian obat-obat yang telah ditarik dari peredaran oleh
produsen dikarenakan alasan-alasan tertentu seperti terjadinya efek klinis
yang tidak diharapkan.
Penarikan obat merupakan suatu proses penilaian kembali (re-
evaluasi) terhadap obat jadi yang telah terdaftar dan beredar di
masyarakat,terutama terhadap obat-obat yang mempunyai resiko tinggi,
komposisi dianggap tidak rasional, indikasi tidak tepat dan pemborosan
karena efek terapi yang tidak bermakna untuk menjamin bahwa obat yang
diberikan oleh instalasi adalah obat yang efektif, aman, dan aseptabel
Tujuan penarikan obat adalah :
a. Untuk menjamin kualitas pelayanan kesehatan pasien.
b. Melindungi konsumen dari penyalagunaan obat- obatan dan penggunaan
sediaan farmasi yang tidak memenuhi persyaratan mutu, keamanan dan
kemanfaatan.
c. Sebagai acuan penerapan langkah langkah penarikan obat untuk
memastikan obat yang sudah ditarik ijin edarnya tidak lagi digunakan di
instalasi rawat inap maupun rawat jalan.

2. Pengelolaan obat kadaluarsa

Perbekalan farmasi yang kadaluarsa adalah perbekalan farmasi yang
telah lewat batas akhir yang ditetapkan oleh pabrik pembuatnya dimana obat
sudah tidak dijamin lagi khasiat dan keamanananya.
Perbekalan farmasi yang rusak adalah perbekalan farmasi yang telah
mengalami perubahan fisik, kimia maupun biologi sehingga tidak memenuhi
spesifikasinya.
 Obat-obatan yang mendekati kadalursa dan yang sudah kadaluarsa
perlu penanganan khusus. Obat-obatan yang mendekati kadaluarsa baik di
ruang perawatan maksimal 2 bulan sebelum kadaluarsa harus segera
diserahkan ke Unit Farmasi dan dibuatkan berita acara. Sedangkan untuk
obat yang sudah kadaluarsa baik di ruang perawatan, harus dilaporkan ke
Unit Farmasi dan dibuatkan berita acara untuk diserahkan ke Unit Farmasi.
Setelah itu dilakukan serah terima dengan bagian logistic farmasi untuk
disimpan di gudang obat kadaluarsa (dikarantinakan) dan ditindaklanjuti

3. Pemusnahan obat
Pemusnahan obat adalah kegiatan penyelesaian terhadap obat-
obatan yang tidak terpakai terhadap obat-obatan yan g tidak terpakai karena
kadaluarsa, rusak. atau mutunya sudah tidak memenuhi standar.
Merupakan kegiatan penyelesaian terhadap perbekalan farmasi yang
tidak terpakai karena kadaluarsa, rusak, mutu tidak memenuhi standar yang
berlaku dengan cara membuat usulan penghapusan perbekalan farmasi
kepada pihak terkait sesuai dengan prosedur yang berlaku.
Tujuan dari pemusnahan ini adalah :
a. Melindungi masyarakat dari bahaya yang di sebabkan oleh penggunaan
obat atau perbekalan kesehatan yang tidak memenuhi persyaratan mutu,
keamanan dan kemanfaatan
b. Menghindari pembiayaan seperti biaya penyimpanan, pemeliharaan,
penjagaan atas obat atau perbekalan kesehatan lainnya yang sudah tidak
layak pakai
c. Untuk menjamin perbekalan farmasi yang sudah tidak memenuhi syarat
dikelolah sesuai dengan standar yang berlaku. Adanya penghapusan akan
mengurangi beban penyimpanan maupun mengurangi resiko resiko terjadi
penggunaan obat yang sub standar.

B. RUANG LINGKUP
1. Penarikan obat
Unit pelayanan resep rawat jalan, unit pelayanan resep rawat inap, unit
pelayanan depo Kamar Operasi, unit pelayanan depo IGD.
2. Pengelolaan obat kadaluarsa
Unit pelayanan resep rawat jalan, unit pelayanan resep rawat inap, unit
pelayanan depo Kamar Operasi, unit pelayanan depo IGD.
3. Pemusnahan obat
Instalasi Farmasi meliputi setiap depo/satelit/unit, Balai Pengawasan Obat
dan Makanan, Dinas Kesehatan, Unit penanganan Limbah di Rumah Sakit

C. TATA LAKSANA
1. Penarikan obat
 a. Prosedural penarikan obat di depo/satelit/unit (temuan sendiri/Instalasi)
1) Catat nama dan nomer batch/lot produk.
2) Telusuri nomer barcode produk.
3) Telusuri histori mutasi stok keluar.
4) Catat lokasi stok disimpan atau nama pasien yang telah dilayani.
5) Kirimkan memo pemberitahuan penarikan ke depo/satelit/unit dimana
produk disimpan.
6) Beritahukan pada pasien akan penarikan produk, bila diperlukan
proses penarikan hingga ke tangan pasien. Ambil produk dari lokasi
penyimpanan (depo dan pasien).
7) Lakukan proses karantina produk dengan memberi label JANGAN
DIGUNAKAN sampai produk diambil oleh distributor/pabrik.
8) Setelah dilakukan pendataan daftar obat yang ingin ditarik
selanjutnya :
a) mencari nomor faktur pembelian dikomputer.
b) mengambil faktur pembelian barang.
c) menghubungi PBF yang terkait perihal penarikan obat-obat rusak
tersebut.
9) Dokumentasikan nama, nomer batch / Lot obat yang ditarik, tindakan
yang diambil dan hasil penarikan produk. Dokumen disertai dengan
lampiran form pemberitahuan penarikan dari distributor serta
dokumen serah terima barang dengan distributor / pabrik.

b. Jika ada supplier/pabrik farmasi memberikan surat edaran tentang

penarikan obat kepada instalasi farmasi (temuan dari distributor/pabrik),
maka :
1) Berikan surat edaran penarikan obat tersebut kepada instalasi rawat
inap dan rawat jalan .
2) Tarik obat yang dimaksud dari tiap-tiap instalasi dan pastikan bahwa
obat tersebut sudah tidak ada di ruangan;
a) Catat jenis obat, dosis, no batch, dan merk yang ditarik
b) Catat jumlah obat dan tanggal kadaluwarsa yang ditarik
c) Tanda tangani kolom nama yang menyerahkan dan yang
menerima perbekalan farmasi yang ditarik.
3) Kumpulkan dan serahkan kepada bagian pengadaan untuk kemudian
dikembalikan ke supplier

2. Pengelolaan obat kadaluarsa

a. Pemeriksaan tanggal kedaluwarsa :

1) Lakukan pemeriksaan tanggal kadaluwarsa secara berkala (1, 2 atau

3 bulan sekali)

2) Lakukan pemeriksaan tanggal kadaluwarsa melalui 2 (dua) cara yaitu

 a) Pemeriksaan secara berkala untuk masing-masing sediaan
farmasi-alat kesehatan

b) Lakukan pemeriksaan pada saat pengambilan obat pada tahapan

penyiapan sediaan farmasi-alat kesehatan

b. Pengelolaan obat yang mendekati kadaluarsa

Langkah-langkah yang dilakukan terhadap pbat-obat yang mendekati
kadaluarsa :
1) Unit Farmasi akan selalu membuat pelaporan obat-obat yang akan
kadaluarsa maksimal 2 bulan sebelum kadaluarsa
2) Pelaporan tersebut akan diberikan kepada dokter-dokter dan meminta
kepada para dokter untuk dapat membantu memakai obat-obat
tersebut
3) Pelaporan tersebut juga dilaporkan ke manajemen
4) Bagian Purchasing farmasi akan melaporkan obat-obat yang
mendekati kadaluarsa tersebut kepada distributor masing-masing
obat sesuai dengan kebijakan distributor tersebut dalam menerima
retur obat-obat mendekati kadaluarsa
5) Apabila telah disepakati maka obat-obat mendekati kadaluarsa akan
diretur ke distributor obat tersebut dan akan diberikan pengganti obat
yang masa kadaluarsanya lebih panjang.
c. Pengelolaan Obat yang telah Kadaluarsa
Beberapa jenis obat kadaluarsa tidak dapat diretur seprti langkah diatas
dikarenakan oleh beberapa sebab antara lain obat tersebut merupakan
jenis obat life saving yang harus selalu ada dank arena proses
pengadaannya harus diimport (beli putus), selain itu juga obat-obat dari
daftar BPJS yang memang dlaam kebijakannya tidak bisa diretur.
Langkah-langkah yang dilakukan terhadap obat-obatan yang kadaluarsa :
1) Unit farmasi tetap akan berusaha melaporkan kepada distributor
untuk dicarikan jalan keluar yang baik
2) Apabila tidak berhasil maka akan dibuatkan berita acara mengenai
obat-obat yang kadaluarsa tersebut
3) Kemudian obat-obatan tersebut akan diserahkan kepada tim K3RS
untuk dimusnahkan dan dibuatkan berita acara pemusnahannya

3. Pemusnahan obat
a. Melakukan inventarisasi terhadap sediaan obat yang akan dimusnahkan
(daftar terlampir)
 Barang-barang yang rusak atau kadaluarsa di masing-masing tempat
dipisahkan, dikeluarkan, dicatat pengeluarannya pada kartu stock,
disimpan dalam wadah sendiri dan dikirim ke gudang farmasi.
Pada wadah di beri keterangan :
1) Nama barang
2) Spesifikasi barang
3) Jumlah barang
4) Tanggal kadaluarsa
5) Atau jenis kerusakan
Petugas gudang farmasi akan membuat laporan barang yang rusak
kepada Kepala Instalasi Farmasi yang berisi :
1) Nama Barang
2) Spesifikasi barang
3) Tanggal kadaluarsa
4) Atau jenis kerusakan
5) Jumlah barang
b. Menyiapkan administrasi yaitu laporan dan berita pemusnahan
c. Mengkordinasikan jadwal, metode dan tempat pemusnahan kepada
pihak terkait yaitu dinas kesehatan dan balai pengawasan obat dan
makanan
d. Menyiapkan tempat pemusnahan
e. Melakukan pemusnahan di sesuaikan dengan jenis dan bentuk sediaan
Berdasarkan jenis dan spesifikasi barang, kepala instalasi melakukan
pemusnahan perbekalan farmasi
f. Membuat laporan pemusnahan
Kepala instalasi farmasi membuat berita acara pemusnahan perbekalan
farmasi.