Menangani Suratdokumen Kantor

BAB II
KK.6
MENANGANI SURAT/DOKUMEN
KANTOR KOMPETENSI KEJURUAN
6.1 MENGIDENTIFIKASI JENIS-JENIS ADMINISTRASI PERKANTORAN
SURAT/DOKUMEN OLEH
A. TUJUAN PEMBELAJARAN :
Setelah melaksanakan pembelajaran ini, diharapkan siswa dapat :
1. Menjelaskan definisi dokumen
2. Mengidentifikasi jenis-jenis dokumen
B. TEORI PENDUKUNG
1. Definisi Dokumen
Kata dokumen menurut bahasa Inggris berasal dari kata
”document”menurut kamus umum Bahasa Indonesia, dokumen adalah
”sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai
bukti atau keterangan ? Sedangkan menurut kamus kepegawaian
pengertian dokumen adalah sebagai berikut
a. Semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak.
b.Segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan
dipilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan atau untuk
disebarkan.
MODUL PLPG KELAS A1 ADMINISTRASI PERKANTORAN

2. Tujuan penulisan surat
Setiap orang mempunyai tujuan untuk pencapaian penulisan surat , yang
tergabung dalam suatu instansi atau perusahaan harus mengadakan
kerjasama, sedangkan untuk melaksanakan kerjasama harus ada
komunikasi.
Komunikasi dapat dilakukan secara lisan atau tertulis. Dengan komunikasi
lisan biasanya penyampaian ini tidak selalu lengkap dan lancar. Hal
tersebut terjadi karena gangguan-gangguan dari lingkungan, fisik, atupun
bahasa
Akibat dari gangguan tersebut dapat berupa :
a. Warta atau berita yang disampaikan tidak dipahami oleh
b. Warta/berita yang dikomunikasikan tidak sampai sipenerima ketempat
tujuan.
1) Fungsi surat
Selain untuk berkomunikasi surat dapat berfungsi sebagai berikut :
a) Surat sebagai bukti tertulis yang otentik , misalnya surat
pernjanjian.
b) Dokumentasi historis misalnya : surat dalam arsip lama yang digali
kembali untuk mengetahui perkembangan masa lampau
c) Sebagai alat pengingat/berpikir misalnya : surat yang telah
diarsipkan.
d) Pedoman/dasar bertindak, misalnya surat keputusan, surat
perintah, surat pengangkatan, dan seterusnya
e) Jaminan keamanan , misalnya surat keterangan jalan
f) Duta /wakil organisasi.
g) Barometer kemajuan kantor
 Jenis- jenis surat
Ada berbagai macam surat yang beredar dalm kehidupan sehari-hari
1. Penggolongan surat menurut sifatnya

Dapat digolongkan menjadi :
a. Surat pribadi
Surat pribadi dapat dibedakan menjadi :
1) Surat pribadi yang sifatnya kekeluargaan, persahabatan, dan
perkenalan
2) Surat setengah resmi misalnya surat lamaran kerja
b. Surat Dinas
Surat dinas adalah surat yang isinya menyangkut segi kedinasan . Ada
beberapa surat dinas :
1) Surat dinas penting /mendesak
2) Surat dinas biasa
3) Surat dinas rahasia
c. Surat sosial adalah surat yang digunakan oleh organisasi
kemasyarakatan, misalnya perkumpulan oleh raga , organisasi
kedaerahan , dan organisasi masyarakat lainnya yang sifatnya bukan
mencari keuntungan.
d. Surat niaga atau surat bisnis adalah surat yang memuat persoalan niaga
dan dibuat oleh suatu badan perusahaan atau perdagangan.
Berdasarkan keterangan diatas dapat dijelskan apabila surat dinas tersebut
berhubungan dengan masalah pemerintahan maka surat itu disebut surat
dinas pemerintahan dan apabila menyangkut niaga , maka disebut surat
dinas niaga atau dinas swasta.
3) Penggolongan surat menurat wujudnya
Menurut wujudnya surat dapat dibedakan menjadi
(a) Surat biasa adalah suatu surat yang cara penulisannya tidak
menggunakan lembaran khusus, cukup menggunakan kertas surat
biasa, dan pengirimannya tidak pada kesempatan pertama ,karena
tidak memakai biaya pengiriman kilat atau kilat khusus . misalnya :
surat keterngan, surat keluarga, surat ucapan selamat

(b) Surat memo
Surat memo adalah surat yang digunakan untuk komunikasi secara tertulis
dilingkungan atau organisasi itu sendiri dan sifatnya informal, umumnya
berisi pemberitahuan atau permintaan,
(c) Surat telegram/surat kawat
Telegram berasal dari kata tele ( berarti jauh) dan gram( tanda atau
bentuk ). Telegram berarti pemindahan tulisan dengan bantuan pesawat
telegraf dalam jarak jauh. Ciri dari berita telegram adalah kalimat yang
digunakan sangat singkat.
Telegram ada 2 macam
(a) Telegram dinas pemerintah
(b) Telegram swasta
Kartu pos adalah segala macam surat yang ditulis diatas karton
berukuran 15X10 cm yang disahkan pemakaiannya oleh perum postel.
Penulisan berita pada kartu pos umumnya tidak bersifat rahasia.
Penggolongan surat menurut keamanan isi surat
Berdasarkan keamanan isi suratnya, surat dapat dibedakan
menjadi 2 macam, yaitu:
a. Surat sangat rahasia adalh surat yang berisi dokumen penting yang
berhubungan dengan rahasia atau keamana negara. Surat itu ditandai
dengan kode SRHS (sangat rahasia.)
b. Surat rahasia adalah : surat yang berisi dokumen ringan yang hanya
boleh diketahui oleh satu orang atau pejabat tertentu dalam suatu
instansi.
Cara pengiriman surat rahasia adalah sebagai berikut :
1. Dikirm dengan menggunakan dua sampul
2. Sampul pertama ditulis alamt lengkap dan diberi kode rahasia RS dan
diberi lem.
3. Sampul kedua ditulis seperti surat biasa.

4. Penggolongan surat menurut proses penyelesaiannya
Berdasarkan proses penyelesaiannya surat dapat dibedakan menjadi:
a. Surat sangat segera / kilat adalah surat yang memerlukan penyelesaian
sangat segera surat jenis ini harus didahukan dari surat-surat lainnya, baik
dalam proses pembuatan mapun proses pengirimannya.
b. Surat segera adalah surat yang ,memerlukan penyelesaiannya dengan
segera, tetapi tidak sesegera surat kilat.
c. Surat biasa adalah surat yang diperlukan secara biasa dan tidak
diistimewakan.
5 Penggolongan surat ,menurut dinas posnya surat dapat dibedakan menjadi :
a. Surat biasa adalah : suatu surat yang dikirimkan dengan menempel
perangko yang termuat seperti yang telah ditetaapkan oleh parpostel ,
misalnya 3 .Rp. 3000
b. Surat kilat khusus adalah surat yang dijamin pengirimannya selama
satu kali dalam 24 jam oleh parpostel , dan daerah yang akan dikirim
surat kilat khusus ini harus sudah ada jaringannya .
c. Surat kilat adalah suatu surat yang pengantarannya diutamakan dari
surat biasa.
d. Surat tercatat atau surat terdaftar lebih baik lagi jaminannya dari
surat kilat khusus, karena pihak pos akan selalu memonitor
pengiriman surat tercatat atau terdaftar ini
E Bagian-bagian surat
Seorang sekretaris atatu tata usaha harus mengetahui bagian-
bagian surat , bagian surat tersebut disebut juga redaksi surat.
Redaksi surat adalah susunan kalimat secara sistematis dan kronologis
menurut isi dan tat bahasanya .Bagian surat dinas berbeda dengan
surat niaga
1. Bagian surat dinas
Bagian-bagian antara surat dinas ini adalah

a. Kepala surat (kop surat )
b. Tanggal surat
c. No. Surat
d. Lampiran
e. Perihal /hal
f. Alamat yang dituju
g. Alinia pembuka
h. Isi surat
i. Alinea penutup
j. Pejabat penanda tanganan surat
k. Nama terang
l. Nip (nomor induk pegawai)
m. Tembusan
2. Bagian-bagian dari surat niaga antara lain:

a. Kepala surat ( kop surat )
b. Tanggal surat
c. Nomor surat
d. Alamta yang dituju
e. Perihal/hal
f. Alinea pembuka (solutation)
g. Isi surat
h. Alinea penutu
i. Nama perusahaan
j. Nama terang
k. Jabatan
l. Tembusan
m. inisial

1.1 Definisi.Surat Masuk
Surat masuk merupakan sarana tertulis yang diterima dari instansi lain
atau dari perorangan baik yang diterima melalui faksimili, e-mail maupun
petugas pos yang diterima dari kurir dengan menggunakan bukti
pengiriman (ekspedisi).
1.2 Pola Penanganan Surat

Pada umumnya pola penanganan surat terbagi 2 yaitu :
a. Sentralisasi
Pola sentralisasi adalah suatu sistem penanganan berkas dimana
semua ditangani oleh satu bagian dan bagian lain telah menerima
berkas yang sudah matang, artinya sejak berkas diterima sampai
diserahkan ke sekretaris sudah melalui proses penanganan berkas
sesuai ketentuan perusahaan. Biasanya sistem ini dipakai oleh
perusahaan kecil atau lembaga dimana ada bagian yang disebut Tata
Usaha yang menangani berkas tersebut.
Contoh format agenda surat masuk sisitem sentralisasi :
No Tgl Tgl No Dari Kepada Perihal Ket

terima Surat Surat

b. Desentralisasi
Pola desentralisasi adalah sistem yang menerapkan penanganan
berkasnya pada setiap bagian sesuai keperluannya. Sistem ini banyak
dipakai pada perusahaan swasta dan menekankan pada kemampuan
sekretaris dalam penanganan berkas.
Contoh format agenda surat masuk sisitem desentralisasi :
No Tgl Tgl No Dari Perihal Ket Arsip

terima Surat Surat
1.3 Peralatan Dalam Penanganan Surat
a) Baki Surat (Tray)

Merupakan alat yang berguna sebagai tempat dari berkas/surat
yang ada.

b) Buku agenda surat masuk/ surat keluar
Merupakan buku yang digunakan untuk mencatat data berkas
yang masuk atau keluar. Terdapat tiga macam buku agenda, yaitu :
1. Buku agenda tunggal.
Adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat
masuk dan surat keluar sekaligus dengan nomor yang
berurutan (campuran) pada tiap-tiap halaman untuk satu
halaman.
Contoh format buku agenda tunggal :
No Tgl M/K Surat Dari/ Isi ket

No Tanggal Kepada Ringkas
2. Buku agenda kembar

Adalah satu buku agenda untuk mencatat surat masuk dan
satu buku agenda untuk mencatat surat keluar (buku verbal).
Jadi ada 2 buku agenda yaitu buku agenda masuk dan buku
agenda keluar.
Contoh format buku agenda surat masuk :
No Tgl Tgl No Dari Perihal Ket Arsip

terima Surat Surat
Sedangkan contoh format buku agenda keluar :
No Tgl No Kepada Perihal Keterangan Arsip

Surat Surat
3. Buku agenda berpasangan

Adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat
masuk dan surat keluar dalam satu buku. Halaman sebelah kiri
untuk mencatat surat masuk dan halaman sebelah kanan
untuk mencatat surat keluar.
Buku agenda masuk Buku agenda keluar
digabung

c) Alat tulis
d) Kertas dan amplop berbagai ukuran
e) Alat pembuka surat
f) Stempel Agenda masuk

Digunakan untuk surat masuk. Stempel agenda harus memuat
tanggal penerimaan surat, nomor agenda, tanggal surat diteruskan
dan tanda tangan petugas agenda. Format stempel agenda :

STEMPEL AGENDA
Tanggal terima : …………………….
Nomor agenda : …………………….
Tanggal diteruskan : ……………………..
Paraf : ……………………..
Sedangkan bentuk lain format stempel agenda :
TANGGAL TERIMA PARAF
g) Buku ekspedisi/tanda terima.

Digunakan sebagai formulir tanda terima
Contoh Buku Ekspedisi Intern
No Tanggal Nomor Dikirim Nama Paraf &

Surat Surat Kepada Penerima Tgl Terima
Contoh buku ekspedisi ekstern :
No Tanggal Nomor Tanggal Kepada Paraf/tanda

kirim surat surat terima

Untuk perusahaan swasta biasanya tidak mengunakan lembar ekspedisi
tetapi menggunakan bukti tanda terima surat.
Contoh format bukti tanda terima surat :
TANDA TERIMA SURAT
Telah diterima : ……………………………………

............................................................................
............................................................................
............................................................................
............................................................................
Jakarta, ……………
Diterima oleh,
________________
Nama Jelas & cap
h) Guide/sekat

i) Snelhecter atau ordner
j) Stapler
k) Perforator
l) Lembar Disposisi

Lembar ini digunakan untuk mencatat instruksi atau informasi dari
pimpinan.
Contoh Lembar Disposisi :
LEMBAR DISPOSISI
Indeks : Rahasia ……………………...

Penting ……………………...
Biasa ……………………...
Kode : Tanggal Penyelesaian ……………
Tanggal/No surat :
Asal Surat :
Isi Ringkasan :
Instruksi/Informasi : Diteruskan Kepada

1.
2.
3.
Sesudah digunakan harap segera kembali
Kepada : …………………………………………………………………………
Tanggal : …………………………………………………………………………

1.4 BAGAN PENANGANAN SURAT MASUK DENGAN SISTEM SENTRALISASI
TATA USAHA
EKSPEDISI Agenda
Penerimaan Masuk
Distribusi
Surat & Melampirkan
Lembar Disposisi
Penyortiran
Tindak
Arsip Lanjut Pimpinan Sekretaris

KETERANGAN BAGAN :
1. PENERIMAAN SURAT
Surat diterima dari kurir oleh petugas penerima/Tata Usaha
2. TATA USAHA
A. Penerimaan surat masuk.
1. Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk
2. Meneliti ketepatan alamat si pengirim
3. Menandatangani bukti pengiriman pada buku ekspedisi/tanda terima
sebagai tanda bahwa surat telah diterima.
B. Penyortiran.
1. Memisahkan surat-surat untuk pimpinan, sekretaris karyawan dan
bagaimana amplopnya;
2. Menggolong-golongkan surat yang diterima berdasarkan amplop/kode-
kode pada amplopnya, yaitu bagaimana surat dinas, surat pribadi, dan
surat rahasia;
3. Memisahkan surat-surat dinas yang membutuhkan penanganan khusus
seperti surat tercatat/terdaftar, kilat, rahasia, pribadi dan wesel pos,
selain itu mencatatnya dalam buku penerimaan sendiri agar dapat
diterima oleh orang yang menerimanya.
C. Pencatatan surat dinas
1. Membuka amplop
2. Memeriksa lampiran-lampirannya.
3. Membubuhkan cap/stempel agenda pada ruang yang kosong dibagian
atas/bawah halaman pertama surat.
Contoh stempel agenda

Tanggal diterima : ……………………………………………………………………
No. Surat : ……………………………………………………………………
Perihal : ……………………………………………………………………
Bagian : ……………………………………………………………………
4. Mencatat surat masuk kedalam buku agenda surat masuk.

Contoh buku agenda surat masuk
No Tgl Tgl No Dari Kepada Perihal Ket

Penerimaan Surat Surat
D. Distribusi Surat.
Surat-surat yang telah dicatat didistribusikan kepada bagian yang dituju dan
dilampirkan lembar disposisi oleh tata usaha, juga menyertakan buku
ekspedisi intern yang diparaf oleh penerima di bagian yang dituju.
Contoh Buku Ekspedisi Intern

No Tanggal Nomor Dikirim Nama Paraf &
Urut Surat Surat Kepada Penerima Tgl Terima
3. Sekretaris

Penyampaian surat masuk dilakukan oleh sekretaris untuk pimpinan, agar
surat masuk memperoleh tanggapan dari isi surat.
4. Pimpinan
Tugas pimpinan membaca surat, memberikan disposisi/instruksi untuk
menindak lanjuti surat tersebut. Instruksi pimpinan tersebut biasanya terdiri
atas 3 instruksi yaitu membalas surat, mendistribusikan surat dan simpan.
5. Tindak Lanjut Surat Masuk

Apabila surat perlu ditindak lanjuti berdasarkan instruksi di lembar disposisi
maka sekretaris harus melakukan sesuai instruksi tersebut diatas.
6. Arsip
Surat yang telah diproses atau ditindaklanjuti kemudian menjadi arsip dan
diserahkan untuk kemudian disimpan di Tata Usaha.
1.5 BAGAN PENANGANAN SURAT MASUK SISTEM DESENTRALISASI

Surat Sortir S. Niaga Buka Catat
masuk
Baca
S.Pribadi
S. Rahasia
Segera Anotasi
Sec
Atasan Desk Penting
File
Klasifikasi
Info
Edarkan Balasan Simpan
Tindak lanjut
KETERANGAN BAGAN :
1. Surat diterima oleh recepsionis , lalu diserahkan pada sekretaris.

2. Sekretaris menyortir (memilah – milah) surat berdasar bentuk dan ciri
amplop, menjadi 3 kelompok:
a. Surat pribadi, bercirikan amplop tidak ada kepala surat,
ditujukan pada pribadi bukan jabatan atau perusahan,

banyak dengan tulisan tangan, (kecuali surat lamaran kerja
digolongkan surat pribadi resmi).
b. Surat rahasia, cirinya di muka amplop ada tanda atau
stempel RAHASIA, R, RHS, atau bila tidak ada tanda biasanya
menggunakan 2 amplop .
c. Surat niaga, atau surat dinas atau surat bisnis , cirinya
amplopnya dengan kepala surat, ditunjukan pada jabatan
atau perusahan .
Surat pribadi atau surat rahasia apapun alasannya tidak

boleh dibuka, harus diserahkan langsung pada nama yang
tertera.
3. Buka Amplop
Bukalah surat niaga yang telah disortir dengan alat yang benar seperti
gunting, pisau pembuka surat atau mesin pembuka surat. Periksa
kelengkapan surat seperti lampiran atau lainnya. Bila ada kekurangan
hubungi pengirim surat. Satukan amplop tersebut dibelakang surat
yang telah dibuka.
4. Catatlah seluruh data surat masuk tersebut pada buku agenda surat
masuk.
No Tgl Tgl No Dari Prihal Ket Arsip

Penerimaan Surat Surat
5. Baca

Surat yang telah dicatat kemudian dibaca untuk mengetahui
permasalahan surat serta tingkat kepentingan surat tersebut
6. Anotasi
Buatlah catatan kecil pada kertas note, apabila isi surat itu
memerlukan keterangan tambahan, agar atasan mengerti benar
tentang surat tersebut. Catatan tersebut disatukan pada suratnya.
7. Klasifikasi
Setelah mengetahui klasifikasi dari surat – surat tersebut, pisahkan
menurut kelompoknya, biasanya digolongkan bedasarkan tingkat
kepentingan seperti :
a. Segera (Urgent), surat yang harus ditangani 1 – 2 hari
b. Penting (Important), surat yang dapat ditangani 3 – 5 hari
c. Info (For info), surat yang dapat ditangani 5 – 7 hari
8. Secretaries Desk File
Masukkan kelompok-kelompok surat-surat tersebut ke dalam map
yang telah bertuliskan URGENT, IMPORTANT dan FOR INFO sesuai
klasifikasinya.
9. Serahkan ke atasan
Serahkan surat dalam secretaries Desk File tersebut, dengan urutan
Urgent di atas, Important lalu For Info, dan jangan lupa surat pribadi
dan rahasia turut disertakan di luar dari map secretaries desk file.
10. Proses Atasan
Surat di atas kemudian diproses oleh atasan, kemudian atasan akan
mengeluarkan disposisi pada surat yang telah dibacakan.
11. Setelah ditindaklanjuti surat yang diedarkan serta bahan balasan, maka
kedua jenis surat itu menjadi arsip.
C. PRASYARAT :
Sebelum melaksanakan tugas ini, siswa harus sudah menguasai kompetensi:

1. Bekerja sama dengan kolega dan pelanggan
2. Melakukan prosedur administrasi
3. Menggunakan Peralatan Kantor
4. Menangani penerimaan surat/dokumen
D. KESELAMATAN KERJA :
1. Berdoalah sebelum melakukan langkah kerja
2. Pergunakan alat dan bahan praktek dengan baik dan benar
3. Lakukan langkah kerja secara urut sesuai petunjuk yang ada.
E. LANGKAH KERJA
Penanganan surat masuk dengan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Terima surat dan masukkan ke dalam buku ekspedisi.
2. Baca surat masuk dan berilah anotasi atau tanda untuk hal-hal yang
dianggap penting.
3. Bubuhkan stempel agenda di bagian surat yang kosong
4. Isi stempel agenda sesuai dengan data/keterangan pada surat.
5. Catat surat ke dalam buku agenda masuk.
D. KESIMPULAN
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................

.........................................................................................................................
.
E. PERTANYAAN DAN KASUS
SOAL TEORI
1. Apakah yang dimaksud dengan surat masuk ?
2. Jelaskan 2 pola penanganan surat !
3. Sebutkan kegunaan dari :
a. Buku agenda masuk
b. Map snelhecter/ ordner
c. Guide/sekat
d. Perforator
e. Buku ekspedisi intern
f. Lembar disposisi
4. Uraikan penanganan surat masuk pola sentralisasi !
5. Uraikan penanganan surat masuk pola desentralisasi !
KASUS
KASUS 1
PENANGANAN SURAT MASUK POLA SENTRALISASI
Hari ini, 24 Juli 2009 anda ditugaskan untuk menangani surat masuk, tangani
surat-surat tersebut berdasarkan pola penanganan sentralisasi. Siswa dibentuk
menjadi beberapa kelompok, kemudian melakukan praktek untuk tiap-tiap
bagian, yaitu :
 Bagian penerimaan
 Bagian penyortiran
 Bagian pencatatan

 Bagian pendistribusian
KASUS 2
PENANGANAN SURAT MASUK POLA DESENTRALISASI
Hari ini, 24 Juli 2009 anda ditugaskan untuk menangani surat masuk, tangani
surat-surat tersebut berdasarkan pola penanganan desentralisasi
I. LEMBAR PENILAIAN PENANGANAN SURAT MASUK
PEROLEHAN NILAI
NO UNSUR PENILAIAN MAKSIMAL DICAPAI KETERANGAN
1. Persiapan
1. Langkah kerja 4
2. Sikap kerja 2
3. Penggunaan alat 5
4. Keselamatan kerja 4
SUBTOTAL 15
2. Proses dan Hasil Kerja
1. Penandatanganan di 10
buku ekspedisi/ tanda
terima Penyortiran surat.
2. Pembubuhan stempel
agenda 15
3. Pengisian stempel
agenda 15
4. Pencatatan di buku
agenda 15
5. Pendistribusian dengan
buku ekspedisi intern. 15
6. Pendistribusian dengan
buku ekspedisi intern 15
SUBTOTAL 85
TOTAL 100
Jakarta, .....................200..
CATATAN : Guru pembimbing,

(...............................)
Lampiran surat-surat masuk :
PT MITRA SEJATI
Jl. Pejompongan Raya No 5
Jakarta Pusat
No. : 45/PN/MS/VII/09 13 Juli 2009
Kepada Yth.
Bapak Drs. Jaka Permana
Direktur PT Bina Citra Mandiri
Jl. Camat gabun II Jagakarsa
Jakarta Selatan
Hal : Penawaran Mesin fax
Dengan hormat,
Kami adalah supplier dari mesin fax merek Panasonic, telah mengimpor mesin
terbaru dengan teknologi terbaru, untuk itu kami tawarkan kepada Bapak sebagai
pengembangan fungsi kantor.
Kami yakin dengan mesin fax ini akan sangat memudahkan semua pekerjaan
Bapak dalam urusan komunikasi. Sebagai perkenalan atas produk ini kami akan
memberikan demo ekstra selama 1 bulan pemakaian secara gratis.
Untuk itu kami minta Bapak untuk dapat mendaftarkan peruasahaan Bapak agar
dapat mendapat fasilitas ini.
Atas perhatian dan kerjasama Bapak, kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Susan Larasati

Markerting Manager
PT ANUGERAH JAYA
Jl. Kemiri No. 34
Jakarta Pusat
No. : 5/PS/AJ/VII/09 10 Juli 2009
Kepada Yth.
Jakarta Selatan
Hal : Pesanan Pesawat Telepon
Dengan hormat,
Berdasarkan surat Saudara tentang penawaran pesawat telepon, kami

bermaksud memesan untuk perusahaan kami.
Seluruh pesanan kami terlampir pada surat ini, dan pembayaran telah kami
lakukan hari ini melalui Bank Permata cabang Gambir, bukti transfer terlampir.
Kami harap pesanan tersebut telah kami terima pada tanggal 20 Juli mendatang.
Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Nina Melinda
Direktur
Lampiran :
1 lembar daftar pesanan
1 lembar bukti transfer

PT SENTOSA MAKMUR
Jl. Diponegoro No.23
Jakarta Pusat
No. : 12/UN/SM/VII/09 17 Juli 2009
Kepada Yth.
Jakarta Selatan
Hal : Undangan Rapat
Dengan hormat,
Dengan ini kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri rapat yang akan
diselenggarakan pada :
Hari/Tanggal : Rabu, 23 Juli 2009

Waktu : 10.00 – 12.00 WIB
Tempat : Ruang Rapat A
Acara : Evalusi pemasaran Triwulan ke empat.
Mengingat pentingnya acara ini kami harap Bapak/Ibu dapat hadir tepat pada
waktunya.
Atas kehadiran Bapak/Ibu, Kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Rifiq Abdullah
Managing Director

Lampiran : 1 lembar Daftar Acara
CV PERMATA JAYA
Jl. Pangeran Antasari No 5
Jakarta Selatan
No. : 18/PN/PJ/VII/09 15 Juli 2009
Kepada Yth.
Jakarta Selatan
Hal : Penawaran Pesawat televisi
Dengan hormat,
Perusahaan kami telah mengembangkan pesawat televisi dengan teknologi

terbaru, serta dapat memberikan kepuasan dalam menonton setara dengan
bioskop..
Untuk itu kami selama bulan Juli 2009 ini memberikan penawaran khusus kepada
Bapak, untuk dapat menggunakan televisi ini dengan harga yang sangat
terjangkau.
Seluruh pesanan yang dilakukan dalam bulan juli ini kami akan memberikan
potongan harga sebesar 30%.
Sambil menunggu pesanan Bapak, Kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Agus Muljono
Managing Director
Lampiran : 1 lembar Brosur

TOKO SEJAHTERA
Jl. Wahid Hasyim No.55
Jakarta Pusat
No. : 34/PS/TS/VII/09 22 Juli 2009
Kepada Yth.
Jakarta Selatan
Hal : Pesanan Pesawat Televisi
Dengan hormat,
Berdasarkan surat Saudara tentang penawaran Pesawat Televisi, maka dengan ini
kami bermaksud untuk memesan Pesawat TV tersebut ..
Adapun pesanan tersebut terlampir pada surat ini dengan jumlah harga sebesar
Rp 2.800.000,00 dan pembayaran telah kami transfer melalui Bank Permata
Cabang Saharjo sebesar 20%, bukti transfer terlampir.
Kami harap Saudara mengirimkan pesanan tersebut sebelum akhir bulan ini.
Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Sri Rianti
Managing Director
Lampiran : 1 lembar bukti transfer

1 lembar Daftar pesanan
PT AUDISI SINAR MULIA

Jl. Jatinegara Timur No. 34

Jakarta Timur
No. : 12/UN/ASM/VII/09 8 Juli 2009
Kepada Yth.
Jakarta Selatan
Hal : Undangan Rapat
Dengan hormat,
Dengan ini kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri rapat yang akan
diselenggarakan pada :
Hari/Tanggal : Kamis, 17 Juli 2009

Waktu : 10.00 – 12.00 WIB
Tempat : Ruang Rapat A
Acara : Laporan pemasaran
Mengingat pentingnya acara ini kami harap Bapak/Ibu dapat hadir tepat pada
waktunya.
Atas kehadiran Bapak/Ibu, Kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Sigit Mulyono
Managing Director
Lampiran : 1 lembar Daftar Acara
BANK PERMATA
Jl. Jend. Sudirman kav. 10

Jakarta Selatan
No. : 8/PN/BP/VII/09 23 Juli 2009
Kepada Yth.
Jakarta Selatan
Hal : Penawaran Produk Bank
Dengan hormat,
Bank kami telah mengembangkan Produk Bank terbaru dengan Pelayanan yang
prima, serta dapat memberikan kepuasan dalam melaksanakan transaksi.
Untuk itu kami selama bulan Juli 2009 ini memberikan penawaran khusus kepada
Bapak, untuk dapat mendapat pelayanan Bank kami dengan fasilatas yang sangat
memuaskan.
Seluruh Pelayanan yang dilakukan dalam bulan Juli ini kami akan memberikan
potongan harga administrasi sebesar 30%.
Sambil menunggu kedatangan Bapak pada Bank kami, Kami ucapkan terima
kasih.
Hormat kami,
Abu Rizal
Managing Director
Lampiran : 1 lembar Brosur
Malang, 14 Juli 2009

Kepada Yth.
Jakarta Selatan
Salam Kangen,
Saya ingin menanyakan keluarga di Jakarta apa sehat semua, karena kita semua di
malang sehat Selalu,
Kapan main ke Malang, karena bulan depan Rina putra pertama kami akan
melangsungkan pernuikahan yang rencananya akan dilangsungkan di Surabaya, di
rumah mertuanya.
Kami sangat mengharapkan keluarga di Jakarta dapat datang pada acara tersebut.
Mohon dikabari bila ingin datang.
Hormat Selalu,
Andi Lesmana

KK 6.
MENANGANI SURAT/DOKUMEN KOMPETENSI KEJURUAN
KANTOR ADMINISTRASI PERKANTORAN
6.1 Memproses surat /dokumen

6.2 Mendistribusikan surat/dokumen
A. TUJUAN PEMBELAJARAN :
Setelah melaksanakan JOB ini, diharapkan siswa dapat :
1. Mengindentifikasikan surat/ dokumen untuk dikirim
2. Memproses pencatatan surat/dokumen untuk dikirim
3. Mendistribusikan surat/dokumen masuk
4. Mengelola surat yang penting dan harus diterima pada hari yang sama
B. TEORI PENDUKUNG
1.1 Definisi.Surat Keluar
Surat keluar adalah semua surat yang dikirimkan oleh organisasi terkait baik
sebagai jawaban maupun tanggapan atas isi surat yang diterima dari suatu
perusahaan atau perorangan agar terjalin rangkaian hubungan timbal balik yang
serasi yang menguntungkan kedua belah pihak.
Ada 3 faktor dibuatnya surat keluar, antara lain :

1. Ingin memberitahukan sesustu hal yang penting kepada pihak lain.
2. Merupakan jawaban surat yang diterima sebelumnya.
3. Merupakan suatu kebutuhan.

1.2 BAGAN PENANGANAN SURAT KELUAR SISTEM SENTRALISASI
Konsep Surat Draf Periksa Pengetikan Tanda Tangan
Buatkan form
verbal TATA USAHA
Arsip
copy
 Pencatatan di Agenda
surat keluar
Kirim  Pemberian Nomor Surat
asli  Cap
 Tanggal Surat

Keterangan Bagan :
A. Pembuatan Konsep Surat

Pembuatan konsep surat adalah kegiatan membuat rencana dalam
penyusunan penulisan surat-surat keluar.
B. Draf
Pengetikan konsep menggunakan kertas biasa untuk dilihat ejaan, isi,
bahasa dan hasil ketikan serta bentuk surat.
C Pengetikan
1). Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan dan telah
mendapatkan kode dan nomor diserahkan kepada unit pengetikan
2). Kepada unit pengetikan harus tekun dan teliti, jika terjadi hal-hal yang
dianggap belum jelas maka unit pengetikan dapat menanyakan
langsung kepada konseptor.
D. Penandatanganan
Surat yang sudah jadi kemudian disampaikan kepada pimpinan atau
pejabat yang berwenang untuk ditandatangani.
E. Tata usaha
Surat yang telah ditandatangani, kemudian dicatat di dalam buku agenda
surat keluar, pemberian nomor surat dan dicap
F. Kirim/arsip
 Masukan surat pada amplop jangan lupa semua lampiran harus
dimasukan juga, setelah itu buatlan tanda terima surat, lalu kirim
dengan pos atau kurir.
 Salinan surat disimpan berdasarkan kode penyimpanan.
Untuk mengetahui jalannya proses pembuatan surat keluar biasanya
pembuatan surat keluar sisitem sentralisasi menggunakan FORM
VERBAL dengan bentuk sebagai berikut :

FORM VERBAL
Tanggal :
Kepada : ...............................................
................................................
...............................................
Tanggal Paraf dan nama jelas

1. Pembuatan konsep
2. Pengetikan
3. No. Surat
4. No. Agenda
5. Amplop
6. Cek akhir
7. Kurir
1. 3 BAGAN PENANGANAN SURAT KELUAR SISTEM DESENTRALISASI

Konsep Draff Periksa Setujui
Catat
Ketik rapih
Asli Gandakan - Stempel Tanda

Diamplopkan - Periksa tangan
Tanda Copy 1 Copy 2 Kronofile

terima
File utama
Kirim Bukti
kembali
Keterangan Bagan :
1. Konsep surat
Konsep surat dibuat dengan beberapa cara, misalnya konsep surat yang dibuat
oleh pimpinan secara langsung berupa lembaran konsep surat dan diserahkan

kepada sekretaris., atau konsep surat dibuat oleh seorang sekretaris atas
instruksi/perintah dari pimpinan.
2. Draf
Dari hasil konsep di atas maka diketik draf, dimana ketikkan draf biasanya
menggunakan kertas biasa karena untuk melihat isi dari konsep tersebut.
Setelah itu ketikan draf diperiksa ejaan, bahasa dan ketikannya untuk
disetujui oleh atasan.
3. Ketik Rapih
Ketikan rapih ini sesuai dengan kertas yang digunakan. Pada pengetikan ini
jangan lupa pengetikan lampiran dan CC/BC (tembusan yang dipergunakan).
4. Tanda Tangan
Ajukan ke atasan hasil ketikan rapih tapi jangan lupa drafnya juga dilampirkan,
dan pengajuannya dengan menggunakan map secretaries desk file yang
bertuliskan (untuk ditandatangani).
5. Buku Agenda / Jurnal Surat Keluar
Masukan data surat tersebut pada buku jurnal surat keluar, buku ini juga
tempat mengambil nomor surat.
6. Salinan surat
Apabila telah dimasukan data buku jurnal, surat tersebut dibuatkan
salinannya dengan cara di fotocopy sesuai kebutuhan.
7. Kirim
Masukan surat pada amplop, setelah itu buatkan tanda terima surat, lalu
kirim dengan pos atau kurir. Salinan surat tidak bisa disimpan pada arsip
karena ini belum tuntas, bila tanda terima telah kembali maka salinan dapat
disimpan, tandaterima harus disatukan dengan salinan surat yang akan
disimpan. Kode penyimpanan pada surat keluar juga harus dituliskan pada
buku jurnal surat keluar.
Lampiran surat keluar

PT. BINA CITRA MANDIRI
Jl. Camat Gabun II jagakarsa
Jakarta Selatan
No : /PN/BCM/VII/09 10 Juli 2009
Kepada Yth.
Manager PT DELIMA INTI MAKMUR
Jl. Sisingamangaraja No. 15
Jakarta Selatan
Hal : Penagihan Faktur No. 345
Dengan hormat,
Menurut catatan kami sampai saat ini Saudara belum melunasi pembayaran
faktur nomor 345 atas pesanan Saudara melalui surat Nomor 769/PS/VI/2008,
tertanggal 20 Juni 2009. Faktur tersebut seharusnya jatuh tempo pada tanggal 5
Juli 2009.
Kami mohon Saudara dapat segera melunasi faktur tersebut, mengingat

hubungan kita sudah terjalin cukup lama dan berjalan dengan baik.
Terima kasih atas perhatian Saudara.
Hormat kami,
Drs. Jaka Permana

Direktur Pemasaran

Jakarta Selatan

No : /PS/BCM/VII/09 16 Juli 2009
Kepada Yth.
Manajer PT. PRIMA PERKASA
Jl. Panglima Polim No. 5
Jakarta Selatan
Hal : Pesanan Perabot Kantor
Dengan hormat,
Kami beritahukan bahwa pada bulan Agustus 2009 kami akan mengadakan
renovasi ruangan sekaligus mengganti perabot kantor yang sudah rusak. Untuk
itu kami harap Saudara dapat mengirimkan :
- 30 set meja kerja ukuran setengah biro

- 2 set meja rapat untuk 20 orang
- 2 set meja tamu
Mengenai pembayaran akan segera kami kirimkan setelah barang tersebut kami
terima.
Atas perhatian dan kerjasama Saudara kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Drs. Jaka Permana

Direktur Pemasaran

Jl. Camat Gabun II Jagakarsa

Jakarta Selatan
Kepada Yth.
Bpk. Hasan Harahap
Manajer PT. SINAR MULIA
Jl. S. Parman kav. 32
Jakarta Pusat
Hal : Penawaran Mesin Printer
Dengan hormat,
Dewasa ini makin banyak perusahaan yang berorientasi pada efisiensi dan
efektivitas dalam pemanfaatan peralatan kantor termasuk didalamnya mesin
printer yang menunjang kelancaran operasional perusahaan. Kami yakin
perusahaan yang Bapak pimpin juga termasuk didalamnya.
Kami adalah supplier dari mesin printer merek Panasonic, telah mengimpor
mesin terbaru dengan teknologi terbaru, untuk itu kami tawarkan kepada Bapak
sebagai pengembangan fungsi kantor. Sebagai perkenalan atas produk ini kami
akan memberikan demo ekstra 1 bulan pemakaian secara gratis.
Untuk itu kami minta Bapak untuk dapat mendaftarkan perusahaan Bapak agar
dapat mendapat fasilitas ini.
Atas perhatian dan kerjasama Bapak, kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Drs. Jaka Permana

Direktur Pemasaran.

Jl. Camat Gabun II Jagakarsa
Jakarta Selatan
Kepada Yth.
Bpk. Rahman Sucipto
PT. INDAH JAYA
Jl. S. Parman kav. 32
Jakarta Pusat
Hal : Penagihan Pembayaran Faktur No. 234
Dengan hormat,
Dengan ini kami beritahukan bahwa pembayaran faktur no. 234 sebesar Rp
6.400.000,00 (enam juta empat ratus ribu rupiah) akan jatuh tempo pada bulan
agustus 2009.
Dalam bulan Juli ini petugas kami akan datang untuk menanyakan hal tersebut.
Pembayaran itu dapat juga Bapak lakukan melalui bank, kartu kredit, pos wesel
atau dibayarkan langsung ke kantor kami.
Demikianlah pemberitahuan kami, dan atas perhatian Bapak, kami ucapkan

terima kasih.
Hormat kami,
Drs. Jaka Permana

Manager Marketing

1.4 MENGELOLA DAN MENGIRIM E-mail
Tidak bisa dipungkiri bahwa kemajuan alat komunikasi internet membawa
perubahan yang cukup signifikan. Selain terbukanya saluran informasi yang luas,
internet juga memberi fasilitas surat menyurat yang disebut e-mail, pengertian
dari electronic mail ( surat elektronik) adalah cara pengiriman pesan atau
gambar,surat (bisnis dan non bisnis) yang dilakukan secara elektronik,tanpa
kertas dan jasa pengiriman karena dilakukan secara digital melalui internet.
Akan tetapi semua orang yang terlibat sebagai pengguna e-mail harus memiliki
mailbox dimana mailbox ini memiliki sebuah alamat e-mail yang unik yang
disebut e-mail address. Jadi apabila ada orang yang menggunakan untuk
mengirim pesan, ia akan menggunakan e-mail address tertentu untuk dapat
menentukan siapa penerima pesannya.
Membuat Email
Untuk membuat email ada langkah-langkah yang harus dilakukan yaitu :
1. Masukkan ke browser (melalui Internet Explorer,Mozilla Firefox ataupun
google Chrom.
2. Lalu pada Address, ketikkan alamat http://www.yahoo.com.
3. Lalu klik Sign Up.
4. Isilah Form registrasi.
5. Klik I agree.
6. Klik Continue to Yahoo, maka pembuatan e-mail sudah berhasi dan dapat
dibuka dari mana saya kapan saja jika kamu terkoneksi dengan internet.
Membaca Email

1. Klik tombol Sign In
2. Klik atau untuk melihat email yang masuk,

seperti gambar dibawah ini.
 Klik subject email yang akan di baca misalnya
 Dengan demikian akan muncul identitas pengirim dan isi emailnya

Jika e-mail tersebut sudah dibuka dan dibaca isinya maka dibuatkan cetakan
(print out) suratnya untuk dimasukkan datanya ke dalam buku agenda masuk
layaknya seperti surat yang diterima melalui kurir.
Mengirim Email
Untuk mengirim E-mail ikuti langkah-langkah sebagai berikut:

1. Masuk di halaman situs Internet misalkan http://mail.yahoo.com
2. Maka akan keluar menu seperti dibawah ini:
3. Ketik Yahoo ID dan juga Passwordnya.
Berikutnya isilah form yang telah disiapkan :

 To : tujuan utama -> isi alamat email yang dituju (harus diisi secara
lengkap)
 Cc : tembusan -> isi alamat email yang dituju (jika dibutuhkan)
 BCc : tembusan khusus -> isi alamat email yang dituju (jika
dibutuhkan)
 Subject: tema surat (gambaran utama isi surat)
 Tulislah isi surat anda
 Jika Anda ingin melampirkan file pada email anda, klik

 Carilah file yang akan di lampirkan dengan mengklik
 Komputer akan mencari dan menscan file yang akan dilampirkan

 Jika file sudah ditemukan dan komputer tidak mendeteksi virus,
proses bisa dilanjutkan dengan menekan
 Setelah selesai dan Anda yakin sudah benar tekan untuk

mengirim email tersebut
 Jika alamat email yang dituju semua benar, maka akan tampil
informasi bahwa email tersebut akan terkirim
Membaca Dan Membalas Email

 Setelah inbox email anda terbuka pilih dan klik email yang akan dibaca
dengan memilih salah satu subject yang ada, misalnya membuka surat
balasan dari ::Wismanu:: subjet : Re:Belajar Membuat dan Kirim Email
 Amati dan baca email tersebut, jika Anda mau mebalas email tersebut
tekan tombol tanpa harus mengisi kembali alamat email yang

dituju.
 Tulis isi surat Anda dan jika yakin benar tekan tombol

Ada 3 jenis tujuan pengiriman e-mail yaitu : To, Cc dan Bcc. Deskripsinya sebagai
berikut :
• To: tujuan standar pengalamatan pesan.
• Cc: singkatan dari Carbon Copy. Jika Anda ingin mengirim pesan kepada
seseorang, tetapi ingin juga memberikan copy pesan pada orang lain.
• BC: singkatan dari Blind Copy. Jika Anda ingin mengirim pesan pada 2 orang, pada
kolom To dan pada kolom BC, keduanya akan menerima Email tetapi penerima
yang ada di kolom To tidak akan mengetahui (blind) bahwa email juga dikirim
kepihak ke 2 (BC).

Membalas (Reply) Pesan
Ketika menerima dan telah membaca sebuah pesan (email) kemungkinan Anda
ingin langsung membalas pesan ke orang yang mengirimnya. Untuk melakukan
hal tersebut lakukan langkah berikut:
Standard Reply
1. Pada folder Inbox klik dua kali email yang ingin Anda balas.
2. Klik tombol Reply .
3. Alamat pengirim akan otomatis tercantum pada bagian To:
4. Ketik pesan anda pada body pesan.
5. Klik Send.
Reply To All
Fungsi reply to all akan membalas pesan kepada semua penerima pesan yang
dituju oleh pengirim pertama.
Untuk melakukan ini :
1. Klik tombol reply to all.
2. Semua penerima akan tercantum di bagian To : dan semua alamat bagian Cc
akan tercantum pada bagian Cc : juga
3. Ketik pesan anda pada body pesan.
4. Klik tombol send.
Forward (Meneruskan) Pesan

Ketika Anda sudah membaca pesan, dan ingin juga menyampaikan/meneruskan
pesan tersebut ke orang lain, lakukan langkah berikut :
 Buka email/pesan yang ingin Anda teruskan ke orang lain.
 Klik tombol Forward . Masukkan alamat email penerima. Anda dapat
menambahkan komentar di body text pesan jika diinginkan.
 Setelah selesai, klik Send.

C. PRASYARAT :
Sebelum melaksanakan tugas ini, siswa harus sudah menguasai kompetensi:
1. Bekerja sama dengan kolega dan pelanggan
2. Melakukan prosedur administrasi
3. Menggunakan Peralatan Kantor
4. Menangani pengiriman surat/dokumen
D. KESELAMATAN KERJA :
1. Berdoalah sebelum melakukan langkah kerja
2. Pergunakan alat dan bahan praktek dengan baik dan benar
3. Lakukan langkah kerja secara urut sesuai petunjuk yang ada.
E. LANGKAH KERJA
Penanganan surat keluar dengan langkah-langkah sebagai berikut :
1 Catat surat ke dalam buku agenda surat keluar dan buku ekspedisi ekstern
2 Berikan nomor surat masuk berdasarkan nomor pencatatan buku agenda
keluar
F. KESIMPULAN
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
G. PERTANYAAN DAN KASUS

SOAL TEORI
1. Apakah yang dimaksud dengan surat keluar

2. Buatlah bagan penanganan surat keluar sistem sentralisasi dan sistem
desentralisasi!
3. Uraikan penanganan surat keluar pola sentralisasi !
4. Uraikan penanganan surat keluar pola desentralisasi !
KASUS 1
PENANGANAN SURAT KELUAR POLA SENTRALISASI
Hari ini, 24 Juli 2009 anda ditugaskan untuk menangani surat masuk,tangani
surat-surat tersebut berdasarkan pola penanganan sentralisasi. Catatlah surat ke
dalam buku agenda surat keluar.
KASUS 2
PENANGANAN SURAT KELUAR POLA DESENTRALISASI
Hari ini, 24 Juli 2009 anda ditugaskan untuk menangani surat keluar, tangani
surat-surat tersebut berdasarkan pola penanganan desentralisasi. Catatlah surat
ke dalam buku agenda keluar.
KASUS 3
MENGELOLA DAN MENGIRIM SURAT MELALUI E –MAIL
Buka E-mail dari BPPK.com kemudian kirim salah satu surat keluar yang ada.
TO : [email protected]
CC : bppkla2yahoo.co.id
Subject : SURAT
Cetak surat tersebut kemudian masukkan data surat ke dalam buku agenda surat
keluar.

LEMBAR PENILAIAN SURAT KELUAR
PEROLEHAN NILAI
1. Persiapan
1. Langkah kerja 10
2. Sikap kerja 10
SUBTOTAL 55
1. Pencatatan di buku 25
agenda surat keluar
2. Pemberian nomor 10
surat keluar
3. Pencatatan di buku 10
ekspedisi
SUBTOTAL 45
TOTAL 100
Jakarta,.....................2011
(...............................)
LEMBAR PENILAIAN MENGELOLA DAN MENGIRIM E-MAIL

PEROLEHAN NILAI
1. Persiapan
1. Langkah kerja 10
2. Sikap kerja 10
SUBTOTAL 55
1. Pengiriman E-mail 25
2. Membuka E-mail 10
3. Print out 10
SUBTOTAL 45
TOTAL 100
Jakarta, .................2011
(...............................)

Evaluasi
Berilah tanda silang pada salah satu huruf A, B, C, D atau E yang kalian anggap
benar.
1. Surat dinas biasanya menggunakan sampul...............
a. persegi empat
b. persegi panjang
c. perjendela
d. airmail
e. pocket envelope
2. Surat yang berisi dokumen ringan dan hanya boleh diketahui oleh atau
beberapa orang pejabat tertentu dalam suatu instansi disebut dengan........
a. surat sangat sederhana
b. surat rahasi
c. surat segera
d. surat biasa
e. surat kilat
3. Surat pribadi, surat sosial, surat dinas dan surat niaga adalah jenis-jenis surat
menurut.....................
a. sifatnya
b. wujudnya
c. keamanannya
d. dinas pos
e. bentuknya
4. Surat yang digunakan untuk lingkungan kantor antara atasan dengan bawahan
disebut..........

a. surat dinas
b. surat resmi
c. surat pribadi
d. surat memo
e. surat rahasia
5. Semua surat yang diterima oleh suatu organisasi disebut................

a. surat masuk
b. surat keluar
c. surat penting
d. surat biasa
e. surat rahasia
6. Dalam pengurusan surat masuk yang harus dilakukan pertama kali ...........
a. pembukaan sampul surat
b. pemeriksaan tanggal
c. pemerikasan
d. penyortiran
e. penggandaan
7. Sarana atau tanggapan yang diberikan oleh pimpinan terhadap isi surat masuk
ditulis atau dicatat pada...............
a. buku arsip
b. buku agenda
c. buku ekspedisi
d. buku registrasi
e. lembar disposisi
8. Surat elektroni disebut juga.......................

a. website
b. homepage
c. http
d. email
e. milis
9. Untuk melihat email yang masuk ke email Anda adalah dengan mengklik........
a. inbox
b. drafts
c. trash
d. spam
e. send
10. Jika ingin melampirkan file yang berupa informasi atau data pada email yang
dikirim, fasilitas yang digunakan adalah.............
a. attach
b. spelling
c. cancel
d. send
e. view
Essai
Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat, jelas dan benar
1. Jelaskan yang dimaksud dengan
a. surat
b. surat menyurat
2. Apa yang anda ketahui dengan..............
a. asas sentralisasi
b. asas disentralisasi

3. Jelaskan yang dimaksud dengan
a. surat masuk
b. surat keluar
4. tuliskan langkah – langkah membuat email !
5. tuliskan langkah – langkah mengirim email !

Glosarium
Admintrasi
Kegiatan kantor dan tata usaha.
Dokumen
Surat-surat atau benda-benda yang termasuk rekaman yang dapat dijadikan
sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih menyakinkan.
Dokumentasi
Suatu kegiatan, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, memilih, dan mengelola
serta memelihara dan menyiapkan dokumen baru sehingga lebih bermanfaat.
Memo
Berasal dari kata memory (bahasa inggris) yang berarti ingatan menyangkut
informasi bersifat kegiatan.
Nota
Bahasa inggrisnya note yang berarti catatan
Inisial
Singkatan dari nama pengonsep surat dan pengetik surat
Indeks
Urutan unit-unit atau bagian-bagian dari kata tangkap/caption yang akan disusun
menurut abjad.
Prosedur
Tahapan-tahapan kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktifitas.

Sistem
Seperangkat unsur yang teratur saling berkaitan sehingga membentuk totalitas.
Telegram
Berita yang dikirim dengan telegram
Telegraf
Pesawat untuk mengirim berita cepat ke tempat yang jauh (dengan kawat dan
kekuatan listrik.
Email
Elektronik mail, merupakan suatu proses dan cara pengiriman pesan atau gambar
melalui internet

DAFTAR PUSTAKA
Anonim. (2004). Surat Niaga dan Kearsipan. Solo : Pustaka Gravindo.
Endang, Sri R. (2004). Melakukan Prosedur Administrasi. Jakarta : Erlangga.
Endang, Sri R. (2004). Menangani Surat Masuk dan Keluar. Jakarta : Erlangga.
Finoza, Lamuddin. (2005). Aneka Surat Sekretaris dan Surat Bisnis Indonesia.
Jakarta : Insan Mulia
Nurleli, Leli. (2004). Menghasilkan Dokumen Sederhana. Jakarta : Erlangga.
Puspita, Sari Devi., Dra. M.Pd. (2007). Menangani Penerimaan dan Pengiriman
Surat/Dokumen. Depok : Arya Duta.
Sundari, Tina. (2006) Menangani Surat Masuk dan Keluar. Jakarta : Inti Prima.
Wuryantari, Sri, Dra. (2006). Menggunakan Peralatan Kantor. Depok : Arya Duta.

Menangani Suratdokumen Kantor

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Menangani Suratdokumen Kantor

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Menangani Suratdokumen Kantor

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

BAB II

MODUL PLPG KELAS A1 ADMINISTRASI PERKANTORAN

MODUL PLPG KELAS A1 ADMINISTRASI PERKANTORAN

MODUL PLPG KELAS A1 ADMINISTRASI PERKANTORAN

MODUL PLPG KELAS A1 ADMINISTRASI PERKANTORAN

MODUL PLPG KELAS A1 ADMINISTRASI PERKANTORAN

2. Bagian-bagian dari surat niaga antara lain:

MODUL PLPG KELAS A1 ADMINISTRASI PERKANTORAN

1.2 Pola Penanganan Surat

No Tgl Tgl No Dari Kepada Perihal Ket

MODUL PLPG KELAS A1 ADMINISTRASI PERKANTORAN

No Tgl Tgl No Dari Perihal Ket Arsip

1.3 Peralatan Dalam Penanganan Surat

a) Baki Surat (Tray)

MODUL PLPG KELAS A1 ADMINISTRASI PERKANTORAN

No Tgl M/K Surat Dari/ Isi ket

2. Buku agenda kembar

MODUL PLPG KELAS A1 ADMINISTRASI PERKANTORAN

No Tgl Tgl No Dari Perihal Ket Arsip

Sedangkan contoh format buku agenda keluar :

No Tgl No Kepada Perihal Keterangan Arsip

3. Buku agenda berpasangan

Buku agenda masuk Buku agenda keluar

MODUL PLPG KELAS A1 ADMINISTRASI PERKANTORAN

d) Kertas dan amplop berbagai ukuran

e) Alat pembuka surat

f) Stempel Agenda masuk

MODUL PLPG KELAS A1 ADMINISTRASI PERKANTORAN

Sedangkan bentuk lain format stempel agenda :

TANGGAL TERIMA PARAF

g) Buku ekspedisi/tanda terima.

No Tanggal Nomor Dikirim Nama Paraf &

Contoh buku ekspedisi ekstern :

No Tanggal Nomor Tanggal Kepada Paraf/tanda

MODUL PLPG KELAS A1 ADMINISTRASI PERKANTORAN

TANDA TERIMA SURAT

Telah diterima : ……………………………………

MODUL PLPG KELAS A1 ADMINISTRASI PERKANTORAN

MODUL PLPG KELAS A1 ADMINISTRASI PERKANTORAN

Contoh Lembar Disposisi :

Indeks : Rahasia ……………………...

Instruksi/Informasi : Diteruskan Kepada

MODUL PLPG KELAS A1 ADMINISTRASI PERKANTORAN

MODUL PLPG KELAS A1 ADMINISTRASI PERKANTORAN

MODUL PLPG KELAS A1 ADMINISTRASI PERKANTORAN

No. Surat : ……………………………………………………………………

4. Mencatat surat masuk kedalam buku agenda surat masuk.

No Tgl Tgl No Dari Kepada Perihal Ket

Contoh Buku Ekspedisi Intern

MODUL PLPG KELAS A1 ADMINISTRASI PERKANTORAN

5. Tindak Lanjut Surat Masuk

1.5 BAGAN PENANGANAN SURAT MASUK SISTEM DESENTRALISASI

MODUL PLPG KELAS A1 ADMINISTRASI PERKANTORAN

Edarkan Balasan Simpan

1. Surat diterima oleh recepsionis , lalu diserahkan pada sekretaris.

MODUL PLPG KELAS A1 ADMINISTRASI PERKANTORAN

Surat pribadi atau surat rahasia apapun alasannya tidak

No Tgl Tgl No Dari Prihal Ket Arsip

MODUL PLPG KELAS A1 ADMINISTRASI PERKANTORAN