BAB 3 TATA KERJA, PROSEDUR KERJA DAN SISTEM KERJA DALAM KANTOR

A. Pengertian Tata Kerja, Prosedur dan Sistem Kerja

Pengertian istilah-istilah tersebut di atas harus dibedakan dengan jelas agar tidak
menimbulkan pengertian ganda, berikut ini adalah pengertian dari:
1. Tata Kerja adalah cara-cara pelaksanaan kerja yang efisien atas suatu tugas atau
pekerjaan dengan memperhatikan dari segi tujuan, peralatan, fasilitas, tenaga kerja,
waktu, ruang dan biaya yang tersedia.

2. Prosedur Kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga
menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh
dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas.

3. Sistem Kerja adalah suatu rangkaian tata kerja dan prosedur kerja yang kemudian
membentuk suatu kebulatan pola tertentu dalam rangka melaksanakan sesuatu
bidang pekerjaan.
B. Manfaat Tata kerja, Prosedur dan Sistem Kerja
Berdasarkan pengertian tersebut di atas, maka tata kerja, prosedur dan sistem kerja sangat
bermanfaat untuk efisiensi pekerjaan dan mencapai tujuan perusahaan, antara lain:
1. Sebagai suatu pola kerja yang merupakan penjabaran tujuan, sasaran, program kerja,
fungsi-fungsi dan kebijaksanaan kedalam kegiatan-kegiatan pelaksanaan yang nyata.
2. Bila dilakukan dengan tepat, maka dapat diciptakan standarisasi dan pengendalian kerja
dengan setepat-tepatnya.
3. Sebagai pedoman kerja bagi semua pihak yang berkepentingan
C. Asas-asas Penyusunan Tata Kerja, Prosedur Kerja dan Sistem Kerja.
Asas penyusunan tata kerja, Prosedur kerja dan Sistem kerja sangat diperlukan untuk
memperjelas fungsi dan tanggung jawab antar bagian. Adapun asas-asas tersebut antara
lain:
1. Harus dinyatakan secara tertulis dan disusun secara sistematis, serta dituangkan dalam
bentuk manual atau pedoman kerja pelaksanaannya,

2. Harus dikomunikasikan atau dikonfirmasikan secara sistematis kepada semua pihak

yang ber- sangkutan atau yang berkepentingan.
3. Harus selaras dengan kebijaksanaan pimpinan yang berlaku dan dengan kebijaksanaan
umum yang ditentukan pada tingkat yang lebih tinggi. Harus dapat mendorong
pelaksanaan kegiatan secara efisien serta menciptakan jaminan yang memadai bagi
terjaganya sumber-sumber yang berada dibawah pengendalian organisasi Secara periodik
harus ditinjau dan dievaluasi kembali serta bila perlu direvisi dan disesuaikan dengan
keadaan.
D. Pengaturan Pokok di bidang Tata Kerja, Prosedur Kerja dan Sistem Kerja dalam
Organisasi
Secara umum kebijaksanaan pengaturan di bidang tata kerja, prosedur kerja dan sistem
kerja dapat dinya- takan sebagai berikut:
1. Setiap pimpinan wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi dan sinkronisasi baik
dalam lingkungan instansi atau kantor lain.

2. Setiap pimpinan satuan organisasi bertanggung jawab memimpin dan

mengkoordinasikan bawa- hannya masing-masing dan membimbing serta
memberikan petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya.

3. Setiap pemimpin satuan organisasi Wajib mengikuti petunjuk dan bertanggung jawab
kepada atasan masing-masing dengan menyampaikan laporan berkala tepat pada
waktunya.

4. Setiap pemimpin organisasi wajib mengolah dan memanfaatkan laporan guna sebagi
bahan pengambilan keputusan, penyusunan laporan lebih lanjut dan memberikan
petunjuk kepada bawahan.

5. Dalam menyampaikan suatu laporan, setiap satuan organisasi wajib memberikan

tembusan kepada satuan organisasi lainnya yang secara fungsional mempunyai
hubungan kerja.

E. Prinsip-Prinsip dan Teknik Penyusunannya

Mengingat pentingnya tata kerja, prosedur dan sistem kerja sebagaimana yang telah
diuraikan di atas, maka dalam teknik penyusunan dan penentuan tata kerja, prosedur kerja
dan sistem kerja yang harus dipakai da- lam setiap instansi hendaknya dapat dipenuhi
prin- sip-prinsip sebagai berikut :
1. Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem tata kerja, harus disusun dengan
memperhatikan segi-segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu yang
tersedia serta segi luas, macam, dan si- fat dari tugas atau pekerjaan.

2. Untuk mempersipakan segala sisuatunya dengan tepat maka terlebih dahulu

dipersiapkan penjela- san tentang tujuan pokok organisasi, skema organisasi berikut
klasifikasi jabatan dan analisis jab atannya, unsur-unsur kegiatan di dalam organisasi
dan lainnya.

3. Hendaknya ditentukan satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya.

4. Perlu didaftar secara rinci tentang pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya
waktu yang di- perlukan untuk melaksanakan bidang tugas termaksud.
5. Dalam penetapan urutan tahap demi tahap dari rangkaian pekerjaan, maka antara
tahap yang satu dengan tahap yang berikutnya harus terdapat hub- ungan yang sangat erat
yang keseluruhannya menuju ke satu tujuan.
6. Setiap tahap harus merupakan suatu kerja nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan
penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksudkan.
7. Perlu ditetapkan tentang kecakapan dan ket- erampilan tenaga kerja yang diperlukan
untuk penyelesaian bidang tugas termaksud.
8. Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja harus disusun secara tepat sehingga
memiliki stabilitas dan fleksibilitas.
9. Penyusunan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja, harus selalu disesuaikan
dengan perkembangan teknologi.
10. Untuk penggambaran tentang penerapan suatu prosedur tertentu sebaiknya
dipergunakan simbol dan skema atau bagan prosedur dengan setepat- tepatnya. Bagan
semacam ini sering disebut skema arus kerja.

11. Untuk menjamin penerapan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja dengan
setepat-tepatnya, maka perlu dipakai buku pedoman.
F. SIMBOL-SIMBOL DALAM PROSEDUR
Simbol-simbol yang umum dipergunakan untuk menggambarkan suatu prosedur, antara
lain adalah sebagai berikut :
Lingkaran besar menunjukkan operasi (operation) atau sesuatu
yang harus dikerjakan. Apabila ditengahnya dibubuhi huruf :
C: berarti harus dikerjakan oleh juru tulis (clerk).
N: berarti harus dikerjakan dengan mesin
T: artinya dikerjakan dengan mesin tik (typewriter).
Belah ketupat atau segi empat berbentuk berlian atau diamond adalah
untuk menunjukkan pemeriksaan (inspection, control atau check)
mengenai mutu atau kualitas (guality).

Segi empat bujur sangkar untuk menunjukkan pemeriksaan Mengenai

jumlah atau kuantitas (guality).

Huruf D, singkatan dari delay, artinya penahanan atau penundaan

D suatu proses kare- na harus menunggu tindakan atau penyelesaian

lebih lanjut.
 Suatu segi tiga tunggal terbalik menunjukkan penyimpanan (storage)
secara tetap (permanen).
Segi tiga dobel terbalik menun- jukkan penyimpanan untuk
sementara (temporary).

Lingkaran kecil berarti pemin- dahan (transfer) atau pengangkutan

(transport).
Anak panah untuk menunjuk- kan arah jalannya atau arus (flow)
sesuatu dokumen me- lalui sesuatu proses pengerjaan

G. KEGUNAAN SIMBOL-SIMBOL DALMA PROSEDUR

Simbol-simbol tersebut digunakan sebagai tanda dalam rangka membuat skema arus kerja
atau prosedur kerja yang bermanfaat untuk mengetahui :
1. Jenis pekerjaan, tahap, gerakan, dan bagian pekerjaan yang bagaimanakah yang
diperlukan untuk penyelesaian suatu bidang tugas
2. Waktu rata-rata yang diperlukan baik untuk penyelesaian setiap tahap atau jenis
pekerjaan termaksud maupun waktu seluruhnya yang diperlukan untuk penyelesaian
tugas termaksud.
3. Persyaratan kecakapan keterampilan pegawai yang diperlukan untuk dapat
mengerjakan pekerjaan yang bersangkutan dengan sebaik-baiknya.
4. Peralatan dan fasilitas kerja yang diperlukan untuk dapat mengerjakan pekerjaan yang
bersangkutan.
5. Jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk suatu bidang tugas atau bidang kegiatan dan
sebagai salah satu alat evaluasi kerja pegawai.
6. Apakah peralatan, fasilitas dan tenaga kerja telah dimanfaatkan sesuai dengan kapasitas
yang semestinya.
7. Adanya kemacetan yang paling banyak terjadi.
Disamping untuk mengetahui hal tersebut, maka skema arus kerja atau prosedur kerja atau
prosedur kerja juga mempunyai kegunaan sebagai :
1. Pedoman kerja dan alat pendidikan, terutama bagi pegawai baru. Disebut sebagai
skema arus kerja atau skema proses kerja atau skema prosedur kerja.
2. Alat untuk menyelesaikan perselisihan dalam hubungan kerja.
3. Alat untuk mengadakan pembagian kerja dan mengatur frekuensi kerja yang tepat.
4. Alat untuk mengatur tata ruang kantor.

5. Alat untuk menghindarkan adanya pekerjaan yang bertumpuk.

6. Alat perencanaan kerja dan pengembangannya di kemudian hari.

7. Alat untuk mengadakan klasifikasi, uraian dan analisis jabatan.

8. Alat untuk menghemat waktu bagi pimpinan untuk mengetahui seluruh proses kerja.

9. Alat untuk mempersiapkan mekanisasi prosedur.

Berikut ini contoh penggunaan simbol pada tata kerja penerimaan surat masuk di suatu
kantor. Penggunaan simbol pada tata kerja suatu kegiatan dapat dibuat perbe- daannya
antara keadaan atau kenyataan yang ada dengan keadaan yang akan disarankan, sehingga
akan terlihat perbedaannya guna dapat dipikirkan penyempurnaannya lebih lanjut.
H. PENYEDERHANAAN KERJA (WORK SIMPLIFICATION)
1. PENGERTIAN
Dengan bertambah luasnya kegiatan yang harus dil- akukan, bertambah besarnya
organisasi dan ber- tambahnya jumlah pegawai, serta adanya perkembangan atau
kemajuan yang dicapai, tentu mengakibatkan pula bertambah banyaknya pekerjaan
operasional yang harus dilakukan.
Setiap pegawai, pada umumnya tentu menginginkan agar pekerjaannya dapat dilakukan
dengan cepat, tepat, mudah, praktis, dan efisien. Untuk maksud tersebut maka diperlukan
adanya analisis penyederhanaan kerja. Dari penyederhanaan kerja, dapat dihasilkan
adanya pelaksanaan kerja yang cepat, tepat, mudah dan praktis, sehingga dihasilkan pula
adanya perkembangan dan kemajuan.
Penyederhanaan kerja adalah : Proses kegiatan yang harus dilakukan secara rasiona, untuk
menerapkan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja baru yang lebih : mudah, baik,
tepat, praktis dan efisien demi tercapainya tujuan.
Penyederhanaan kerja akan mudah untuk dilakukan apabila :
a) Adanya organisasi yang efisien
b) Adanya pimpinan yang tangguh dan bersih, serta mau mendahulukan kepentingan
kelompok atau bawahan daripada kepentingannya sendiri.
c) Proses pengambilan keputusan dilaksanakan dengan cepat dan tepat
d) Terdapatnya alat-alat pengendalian yang tepat, antara lain adalah :
1) Ketepatan penggunaan formulir
2) Perencanaan yang mantap
3) Pengumpulan dan pengolahan data dilakukan secara efektif
 4) Penataan dan pemanfaatan berkas laporan secara maksimal
5) Adanya kejelasan dan dimanfaatkannya buku pe- doman.
6) Penerapan anggaran sesuai dengan kebutuhan.
e) Ketepatan didalam pemanfaatan waktu dan gerakan- gerakan badan dalam
melaksanakan pekerjaan
f) Ketepatan di dalam bidang perkantoran meliputi :
1. Penggolongan, penyimpanan, dan pemeliharaan berkas serta penetapan jangka
waktu penyimpa- nannya.
2. Tata ruang yang tepat dan pemanfaatan ruang kerja
3. Pemanfaatan tenaga kerja, peralatan dan perabo- tan kantor.
4. Penggunaan skema-skema atau bagan-bagan arus kerja sebagai alat bantu kerja
5. Sistem Penggandaan
6. Pengolahan surar menyurat
7. Tata kearsipan
8. Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja yang tepat
9. Tata komunikasi
10. Penyusunan tumpukan barang persediaan dengan menerapkan azas FIFO (First
In, First Out).
g) Dibidang prosedur kerja antara laim meliputi usaha :
1) Mengotomatisasikan pekerjaan-pekerjaan rutin
2) Mempergunakan alat-alat kerja bantuan seperti skema arus kerja, daftar tugas,
manual dan se- bagainya.
3) Mengatur kembali frekuensi kerja dan pembagian kerja
4) Penertiban sistem penataan dan pengumpulan data
5) Penertiban pembuatan dan penggunaan formulir- formulir

Dengan demikian, maka hasil utama yang ingin dicapai melalui analisis
penyederhanaan kerja adalah mengarahkan organisasi, tata kerja, prosedur kerja,
dan sistem kerja, yang berorientasi kepada kemajuan, pengembangan, dan
pendayagunaan
Salah satu contoh, misalnya pada sistem kepegawaian. Sistem ini akan terdiri atau
prosedur pengadaan pegawai, prosedur pendidikan dan latihan pegawai, prosedur
pengajian, penilaian, dan prosedur-prosedur lairmya yang masing-masing terdiri pula
atau tatakerja.
 Suatu manajemen administrasi yang baik akam mempunyai sejumlah sistem,
prosedur dan tatakerja yang telah dibakukan dan secara terus-menerus dijalankan
dengan mendayagunakan segenap sumber daya yang dimilikinya seoptimal mungkin.
Prosedurnya akan benarbenar merupakan hasil analisi yang seksama agar setiap
langkah kegiatannya menunjang efisiensi kerja. Efisiensi kerjaini salah satunya hanya
mungkin dicapai bila dapat diciptakan kesederhanaan dalam jumlah dan jenis formulir
yang perlu diisi termasuk kemudahan pengisian formulirnya atau pembuatan catatan.
Kesederhanaan ini dapat diciptakan, bila dilakukan penyatuan atau kombinasi dart
formula-formulir yang ada yang mungkin dapat disatukan, dan menghilangkan langkah
kerja tertentu yang tidak diperlukan didalam setiap tata kerja kantor. Selain itu, hal-
hal yang pengerjaannya bersifat pengulangan atau berganda, tugasnya dapat
diserahkan kepada mesin-mesin yang tidak perna cepat bosan, lebih cepat dan tepat
bekerja serta lebih hemat.
Hasil dari penelaahan sistem dan prosedur serta tata kerja dari semua proses pekerjaan kantor
antara lain berupa:
a. Terdapatnya prosedur baku yang seragam bagi setiap transaksi yang sama
b. Biaya didalam mengerjakan tugas-tugas kantor yang bersifat rutin akan terkurangi
c. Latihan pegawai akan lebih terarah
d. Penyempurnaan dalam pelaksanaan pekerjaan dapat
dilakukan secara terus-menerus.