Pelaksanaan Fungsi Perencanaan

PT. Bengawan Abadi Motor

Tugas ini digunakan sebagai Media Pembelajaran Pengantar Manajemen yang

Diasuh Oleh : Dra. Endah Budiarti, MM

Oleh :

1. Satriyo Bagus P. (1221800025)

2. Ali Imron (1221800039)
3. Elia Deardy C. (1221800002)

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS 17 AGUSTUS 1945 SURABAYA

 Pendahuluan
Sejalan dengan visi PT. BAM untuk menjadi perusahaan otomotif yang
terkemuka maka perusahaan melakukan berbagai upaya untuk tetap unggul dan
terdepan pada produk dan layanan. Hal ini tentunya tidak mudah, diperlukan suatu
perencanaan strategis yang matang pada setiap unit bisnis agar seluruh element
perusahaan yang ada dapat bersatu padu dalam mewujudkan tujuan tersebut.

Divisi MIS/EDP merupakan penggerak utama sistem untuk mewujudkan

competive value dalam rangka menghadapi iklim persaingan yang semakin ketat.
Sehingga perencanaan strateis SI/TI merupakan hal yang vital untuk diterapkan.
Masalah yang timbul dalam kegiatan operasional PT. BAM dalam menjalankan
bisnisnya adalah sebagai berikut: Pertama, persaingan Bisnis membutuhkan
peningkatan layanan kepada customer dan kinerja operasional yang baik, dimana
dibutuhkan sistem yang efektif dan efesien. Kedua, kurangnya panduan strategis
dalam langkah penerapan sistem informasi, sehingga penerapannya bersifat adhoc.
Ketiga, kurang optimalnya dukungan SI/TI dalam kegiatan bisnis perusahaan,
karena tidak dilibatkannya semua unsur dalam perusahaan dalam menentukan
implementasi SI/TI.

Penelitian ini hendak menjawab permasalahan diatas yaitu: Bagaimana

usulan perencanaan strategis SI/TI dapat menunjang kegiatan strategis bisnis PT.
BAM dimasa depan. Penelitian penelitian ini bertujuan untuk: Pertama,
menghasilkan usulan perencanaan strategis system informasi bagi PT. BAM.
Kedua, merancang garis besar arsitektur sistem informasi agar kegiatan analisis dan
desain sistem dapat dilakukan secara lebih terinci sesuai dengan perencanaan
strategis sistem informasi yang dibuat, dan supaya berbagai sistem yang dibangun
dapat saling bekerja satu dengan yang lainnya. Terakhir, mempelajari framework
untuk melakukan alignment antara strategi bisnis dengan strategi sistem informasi
guna merancang suatu strategi yang mampu memberikan kepada PT. BAM dalam
daya saing sesuai dengan yang diharapkan.

2
 Pembahasan

A. Perencanaan Strategis Sistem Informasi

Perencanaan strategis merupakan salah satu hal yang penting bagi suatu
perusahaan atau organisasi untuk mencapai tujuan, selain itu pengembangan
strategi dapat mengatasi ancaman eksternal dan merebut peluang pasar. Tujuan
utama perencanaan strategis agar perusahaan dapat melihat secara obyektif
kondisi-kondisi internal dan eksternal. Perencanaan strategis yang dapat juga
disebut formula strategis merupakan proses penyusunan perencanaan jangka
panjang. Perencanaan strategis bisnis yaitu sekumpulan rencana jangka panjang
yang akan diimplementasikan oleh suatu organisasi dalam rangka pencapaian
tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan. Sistem informasi memberi terciptanya
peluang inovasi terhadap proses bisnis sehingga diperlukan redefinisi strategi
bisnis perusahaan agar dapat memenangkan persaingan dan dapat bertahan
dimasa yang akan datang, sistem informasi dikatakan efektif adalah sistem yang
mendorong dan berperan sebagai enabler dalam strategi bisnis suatu organisasi.

Perencanaan strategis sistem informasi berjalan seiring dengan perencanaan

strategi bisnis organisasi, dimana merupakan dukungan SI/TI terhadap strategis
bisnis perusahaan..

Tiga sasaran utama dari upaya penerapan SI/TI dalam suatu organisasi atau
perusahaan yaitu :

1. Memperbaiki efisiensi kerja dengan melakukan otomasi berbagai proses

yang mengolah informasi.
2. Meningkatkan keefektifan manajemen dengan memuaskan kebutuhan
informasi guna pengambilan keputusan.
3. Memperbaiki daya saing/meningkatkan keunggulan kompetitif
organisasi dengan merubah gaya dan cara berbisnis.

3
Implementasi TI didalam organisasi mempunyai tujuan utamanya yaitu :

1. Pemrosesan data (Data Processing)

Digunakan untuk meningkatkan efisiensi operasional dengan cara

mengotomasikan proses-proses pusat informasi.

2. Sistem informasi manajemen (Management information system)

Digunakan untuk meningkatkan efektifitas manajemen dengan cara

pemenuhan kebutuhan-kebutuhan informasi.

3. Sistem informasi strategis (Strategic information system)

Digunakan untuk meningkatkan kemampuan bersaing dengan cara

mengubah praktek bisnis.

Umumnya tujuan utama mengadopsi proses strategi SI/TI antara lain untuk :

1. Penyelarasan SI/TI dengan bisnis untuk menentukan dimana SI/TI paling

memberikan konstribusi serta menentukan urutan prioritas investasi.
2. Untuk memperoleh keunggulan bersaing, menciptakan peluang bisnis
dengan menggunakan SI/TI.
3. Membangun infrastruktur teknologi yang efektif dalam harga serta fleksibel
perkembangannya dimasa mendatang.
4. Mengembangakan sumber daya dan kompetensi yang sesuai

Tujuan perumusan dan perencanaan strategi SI sebagai berikut :

1. Mengidentifikasi kebutuhan informasi mengenai kondisi perusahaan saat ini

dan masa mendatang yang mencerminkan kesesuaian antara strategi bisnis
dengan strategi SI/TI.
2. Melengkapi fungsi SI agar responsif terhadap perubahan bisnis yang cepat
dan mampu memenuhi kebutuhan yang sifatnya mendesak dan penting.

4
 3. Memposisikan peranan SI untuk lebih central dalam bisnis dengan
representasi pada level top management.
4. Meyakinkan bahwa arsitektur SI telah dibuat sehingga sistem yang
berkualitas dapat dibangun dan dipelihara.

Perencanaan SI/TI merupakan proses identifikasi portfolio aplikasi SI

berbasiskan komputer yang akan mendukung organisasi dalam pelaksanaan
rencana bisnis dan merealisasikan tujuan bisnisnya. Terdapat berbagai macam
metode yang dapat digunakan untuk proses perencanaan strategi sistem
informasi dimana hamper semua lilteratur mengemukakan metode tersendiri.

Identifikasi dan Pengumpulan Data Dalam tahapan ini identifikasi dan

pengumpulan data akan dilakukan kegiatan sebagai berikut: Studi literature
terhadap dokumen sehingga didapat data sekunder, melakukan metode
wawancara mengidentifikasi visi dan misi, tujuan dan objektif yang dilakukan
serta bentuk dan struktur organisasinya, mengidentifikasi lingkungan internal
perusahaan, mengidentifikasi lingkungan eksternal perusahaan.

B. Proses Analisa

Metodologi yang digunakan dalam penyusunan penelitian ini adalah

metodologi Ward and Peppard dalam menghasilkan keluaran perencanaan
strategis sistem informasi pada PT. BAM berdasarkan kondisi dan penerapan
sesuai pada organisasi tersebut. Perencanaan strategis SI/TI juga menjelaskan
berbagai tools, teknik dan kerangka kerja bagi manajemen untuk menyelaraskan
strategi SI/TI dengan strategi bisnis, bahkan mencari kesempatan baru melalui
penerapan teknologi.

Pada Metodologi Ward and Peppard proses strategi SI/TI mebutuhkan

analisa lingkungan terdapat organisasi analisis lingkungan bisnis internal,
analisis lingkungan bisnis eksternal, analisis lingkungan SI/TI internal, dan
analisis lingkungan SI/TI eksternal.

5
 Tahap selanjutnya dalam proses analisa, setelah proses analisa lingkungan
bisnis dan SI/TI adalah analisa Matrik SWOT yang merupakan kelanjutan dari
proses analisa SWOT pada proses analisa sebelumnya. Analisa Matrik SWOT
sangat bermanfaat untuk menentukan strategi bisnis organisasi, dengan analisa
Critical Success Factor (CSF) strategis bisnis dapat ditentukan program strategi
bisnis unitnya.

C. Tahapan Keluaran

Tahapan keluaran pada metodologi Ward and Peppard dilakukan untuk

menghasilkan keluaran perencanaan strategi SI/TI yaitu:

1. Strategi SI bisnis, yang mencakup bagaimana setiap unit/fungsi bisnis akan

memanfaatkan SI/TI untuk mencapai sasaran bisnisnya, portofolio aplikasi
dan gambaran arsitektur aplikasi.
2. Strategi TI, yang mencakup kebijakan dan strategi bagi pengolahan teknologi
dan SDM SI/TI.
3. Strategi manajemen SI/TI, yang mencakup elemenelemen umum yang
diterapkan melalui organisasi, untuk memastikan konsistensi penerapan SI/TI
yang dibutuhkan

D. Analisa & Renstra SI/TI

Analisa Lingkungan Bisnis Eksternal

Berdasarkan hasil survey, dan selanjutnya dilakukan analisa terhadap

lingkungan bisnis eksternal PT. BAM. Dengan melakukan analisa ini,
digunakan 2 buah metode analisa untuk analisis eksternal, dimana salah satunya
yaitu pada SWOT dapat juga melihat aspek internal. Analisis ini digunakan
untuk melihat peta persaingan yang ada pada bisnis ini dengan melihat sejauh
mana pengaruh kompetitor yang ada, kompetitor baru, produk dan layanan
pengganti, serta daya tawar terhadap supplier dan pelaggan terhadap
keberlangsngan bisnis usaha PT. BAM.

6
 KESIMPULAN dan SARAN

KESIMPULAN

1. Perencanaan strategis sistem informasi di PT. BAM sangat diperlukan, agar arah
pengembangan dan implemetasi SI/TI sejalan dengan visi dan misi perusahaan,
agar perusahaan mempunyai competitive value dan dapat bertahan di masa
datang, dalam menyusunnys digunakan metode Ward & Peppard karena sangat
mendukung terciptanya suatu perencanaa SI/TI yang bersifat strategis dengan
analitis, terstruktur dan penjabaran dengan baik dan mudah diikuti dan
diterapkan.
2. Penggunaan metode analisis seperti SWOT analysis dan Critical Success Factor
(CSF) ini sangat menunjang penentuan program strategis yang dibutuhkan,
dimana program strategis PT. BAM bersifat adhoc sesuai dengan kondisi
dilapangan dan belum terdokumentasi dengan baik.
3. Berdasarkan permasalahan dan kondisi yang ada pada PT. BAM, maka
diperlukan pembangunan yang berkelanjutan dibidang SI/TI, yang sebaiknya
dimulai dengan Infrastruktur TI, Jaringan Intranet yang kemudian aplikasi-
aplikasi yang menunjang operasional perusahaan menjadi efisien dan efektif,
serta aplikasi yang menunjang pertumbuhan perusahaan dengan layanan yang
terbaik kepada pelanggan baik pelanggan lama maupun pelanggan baru.
4. Usulan perencanaan Strategis SI/TI PT. BAM terdiri dari Strategis SI yaitu
berupa future aplikasi portofolio, diantaranya aplikasi portal, reward pelanggan,
SI Service dan SI Inventory sangat diperlukan untuk dapat keunggulan bersaing
dan operasional perusahaan yang efisien dan efektif. Strategi TI adalah dengan
membangun Infrastruktur TI dan Jaringan Komunikasi antara kantor pusat dan
cabang. Strategi Manajemen SI/TI yaitu perubahan struktur organisasi MIS
departemen yang diperbesar untuk mendukung operasional dan pengembangan
sesuai usulan renstra SI/TI PT. BAM.
5. Perencanaan implementasi SI/TI di PT. BAM dicanangkan selama lima tahun.
Prioritas SI/TI dipilih berdasarkan kriteria yaitu pertama, dampak terhadap

7
 bisnis secara langsung, kedua, urgency terhadap kebutuhan saat ini, dan ketiga
tingkat ketergantungan. Diharapakan SI/TI sebagai enabler untuk meningkatkan
revenue dan produktifitas perusahaan dan juga mampu meningkatkan dan
mempertahankan pelanggan sehingga PT. BAM menjadi perusahaan yang
berdaya saing tinggi.

SARAN

1. Melakukan penambahan struktur organisasi departemen MIS, sehingga divisi ini

dapat dengan mudah mewujudkan keselarasan antara strategi bisnis dan strategi
TI.
2. Membentuk komite TI yang berfungsi melakukan pengarahan kebijakan SI/TI
keseluruh unsur didalam perusahaan.
3. Dalam pengembangan sistem informasi dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu
inhouse development dan dilakukan dengan cara outsourcing untuk aplikasi
yang perlu penaganan khusus dibidangnya. Untuk pembangunan infrastruktur
dilakukan pengadaan tender projek untuk pemilihan produk dan vendor yang
tepat.
4. Dalam mengelola sistem informasi dengan pengaturan dan kewenangan yang
jelas, perlu dibuat Standar Operation Prosedur dan dokumentasi lainnya.
5. Perencanaan strategis sistem informasi ini sebaiknya selalu di follow-up kembali
sesuai dengan kondisi perkembangan SI/TI di PT. BAM dan bisnis saat itu, agar
dapat cepat mengantisipasi perubahan yang terjadi.