Makalah Peralatan Arsip

PERALATAN PENYIMPANAN ARSIP
A. Defenisi Kearsipan
Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan,
pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat
menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan.
Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.
Kearsiapan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu
sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat
arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar
terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan
perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.
B. Pengertian Peralatan Kearsipan Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana

yang digunakan dalam bidang kearsipan. Peralatan ini pada umumnya tahan lama
(dapat digunakan bertahun-tahun) karena dibuat dengan bahan-bahan yang kuat
seperti logam, kayu, aluminium, besi, plastik, dan sebagainya. Fungsi peralatan
kearsipan antara lain: 1. Sebagai sarana penyimpanan arsip 2. Sebagai alat
bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan dibidang
kearsipan 3. Sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip
tahan lama.
1. FILING CABINET
Filing cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi
yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih
5.000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertikal) berdderet ke
belakang. Filing cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat
aktif.
Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke

dalam folder atau map gantung (hanging folder). Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya
tidak ketat padat, karena diperlukan ruang longgar untuk memasukkan dan mengeluarkan
arsip dari dalam laci.
Dalam laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri
dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut
digunakan untuk menyangkutkan hanging folder. Filing cabinet dapat terbuat dari plastik atau
logam.
2. GUIDE
yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau
sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari dua bagian, yaitu sebagai berikut :
a. Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau
index (pengelompokan) arsip. b. Badan Guide, fungsinya untuk menopang arsip-arsip yang
ada di belakang nya. Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip
menggunakan filing cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika penyimpanan menggunakan
ordner atau map snelhecter. Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan
bentuk arsip. Jika arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukuran folio atau A4,
maka badan guide dibuat sesuai dengan ukuran arsip yang di simpan, tetapi jika arsip ukuran
nya kecil maka guide juga kecil. Posisi tab guide dapat di atur penempatan nya, yaitu sebagai
berikut. a. Guide pertama, yaitu Tab Guide terletak pada posisis atas sebelah kiri, untuk
menuliskan kelompok utama ( main subject ). b. Guide kedua, yaitu Tab Guide terletak pada
posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan kelompok sekunder ( sub subject ). c. Guide
ketiga, yaitu Tab Guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk menuliskan kelompok
tersier ( sub sub subject ) atau untuk yang lebih kusus lagi.
GAMBAR GUIDE
3. FOLDER,
yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa liapatan kertas
tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk
menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukan kedalam kotak secara vertikal
Map ini mempunyai tab (bagian yang menonjol pada posisi atas) untuk menuliskan
judul/label tentang arsip yang ada didalam folder tersebut.
4. KARTU INDEKS
Kartu indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/ warkat yang disimpan,
gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan
ukuran 12,5 x 7,5 cm. Kartu indeks hanya di gunakan dengan system penyimpanan subjek,
tanggal, wilayah, dan nomor, karena kartu indeks ini berupa indeks nama suatu instansi atau
nama perorangan. Maka, untuk sistem abjad tidak perlu menggunakan kartu indeks, karena
dalam kode surat sudah di indeks.
Secara umum, indeks memiliki tiga macam pengertian yaitu :
1. Secara umum, indeks diartikan sebagai alat bantu untuk menentukan suatu
tempat
2. Dari segi perpustakaan, indeks diartikan sebagai katalogisasi, indeks film, buku
deskripsi, judul film, subjek masalah atau nomor klasifikasi
3. Indeks dalam pengertian kearsipan, merupakan petunjuk atau tanda pengenal
untuk memudahkan menentukan tempat menyimpan arsip, sehingga mudah ditemukan
kembali.
Kegunaan Indeks
Kegunaan indeks dalam dunia administrasi adalah untuk mengelompokkan atau
menyatukan arsip/dokumen yang memiliki kode dan kegiatan yang sama kemudian disatukan
ke dalam satu berkas. Dan juga sebagai media penemuan kembali dokumen.
Indeks berguna untuk mengelompokkan atau menyatukan arsip yang mempunyai kode dan
kegiatan yang sama yang dimasukkan dalam satu berkas. Selain itu indeks berfungsi sebagai
sarana untuk penemuan kembali arsip.
Syarat-syarat dalam mengindeks adalah :

a. Singkat, jelas dan mudah dimengerti
b. Berorientasi pada kebutuhan pemakai
c. Merupakan kata yang mudah dimengerti
d. Diambil atau ditentukan dari isi surat
Kartu Indeks memuat informasi tentang:
Judul/nama surat
Nomor surat
Hal surat
Tanggal surat
Kode surat
Kode kartu indeks
Contoh kartu indeks beserta isi informasinya
5. RAK SORTIR
Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima,
diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-masing. Alat sortir mempunyai
beragam bentuk dan bahan, ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya. Alat
sortir ini dapat dibuat dari berbagai bahan, misalnya logam, kayu, plastik, atau karton (kertas
tebal)
6. LACI KARTU INDEKS
Cardex (card index) cabinet adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu
indexks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di
dalam cardexterdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu indeks. Alat ini
terbuat dari bahan besi baja

Makalah Peralatan Arsip

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Makalah Peralatan Arsip

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Makalah Peralatan Arsip

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PERALATAN PENYIMPANAN ARSIP

B. Pengertian Peralatan Kearsipan Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana

Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke

Syarat-syarat dalam mengindeks adalah :

Contoh kartu indeks beserta isi informasinya

Anda mungkin juga menyukai