SISTEM

RETENSI
DAN
PEMUSNAHAN

Hasan Sadikin,.S.ST.,MKM
Suparno.AmdPK.SKM
MENGAPA PERLU SISTEM RETENSI……???
HASIL
RETENSI

DIMUSNAH
KAN..!

CARANYA.
BAGAIMANA.?
RAK NON AKTIF
PERSIAPAN-PERSIAPAN
1. Dibuat ketetapan mulai tahun
berapa retensi akan dilakukan .
 Rawat jalan : 2003 – 7 tahun = Tahun
1996
 Rawat Inap : 2003 – 12 tahun = Tahun
1993

2. Dibuat TIM PENILAIAN

SK.Direksi
 Ka.Rekam Medis * Panitia Rekam
Medis
 Perawat Senior * Komite Medik
 Petugas terkait
5M
Menyediakan RM utuh/Lengkap bila se-waktu2
diperlukan.
Menghindari pemborosan wkt & tnaga retrieval
Memanfaatkan tempat sarana penyimpanan.
Mengamankan / melindungi RM dari bahaya
bencana kebakaran & kebanjiran, dll.
Menjaga informasi (kerahasiaan) didalamnya
HASIL STUDI

• Berkas rm rwt Jalan (2-5) th

DR.MOGRLI • Berkas psn rwt Inap skurangx2
INDIA 10 thn

• Berkas RM dalam perkara Lama simpan 10

AMERICA thn berkas RM 7 tahun ,
• Dalam keadaan biasa Lama berkas RM
HOSPITALASOCIATION Dibutukah, untuk riset dan edukasi , kasus
hukum

• Lama simpabn berkas RM 7 tahun , t’gantung

JOIN • Lama berkas RM Dibutukah, untuk riset dan
COMISSIONHOSPITAL edukasi , kasus hukum
 RETENSI
(PENYUSUTAN)

Adalah pengurangan jumlah

formulir yang terdapat di
dalam RM dengan cara
memilah nilai guna dari tiap-
tiap formulir.
LATAR BELAKANG
DILAKUKAN RETENSI REKAM MEDIS…!

 Terbatasnya ruang penyimpanan

 Terbatasnya rak penyimpanan
 Pertambahan RM pasien baru dan pasien rawat inap
tidak seimbang dengan penyusutan berkas in-aktif
 Kurangnya tenaga khusus untuk
pemeliharaan/pengelolaan RM in-aktif .
 Adanya rasa kekhawatiran akan kehilangan informasi
medis/kesehatan  Penyusutan & Pemusnahan RM
 Adanya rasa was-was  Aspek hukum
CARA MENGURANGI PADA RAK
PENYIMPANAN
CARA :

Memindahkan Rekam Medis In Aktif :

Dari Rak Aktif ke Rak In Aktif dengan cara memilah
pada rak penyimpanan sesuai dengan tahun kunjungan

Memicrofilmkan dan Scanner Rekam Medis In Aktif

sesuai dengan ketentuan yang yang berlaku

Memusnahkan Rekam Medis yang telah Dimicrofilmkan

dan Scanner sesuai ketentuan.
1. Tanggal terakhir kunjungan
Lihat stiker tahun
kunjungan
2. Kelompokan berdasarkan :
Tahun Terakhir kunjungan
(tanpa stiker label tahun)
3. Pindahkan ke rak Inaktif
4. Susun berdasarkan term.digit
 Menjaga kerapihan penyusunan RM aktif
 Mengurangi jumlah Rekam Medis yang semakin
bertambah
 Memudahkan dalam retrieval RM aktif
 Menjaga informasi medis yang masih aktif ( yg masih
mengandung nilai guna )
 Mengurangi beban kerja petugas dalam penanganan
berkas
Aktif dan In-aktif
* Tetap Menjaga kualitas pelayanan dengan menyiapkan
Rekam medis bila
* Menyelamatkan Rekam Medis yang bernilai guna tinggi
serta mengurangi yang sudah tidak bernilai
TUJUAN PROGRAM
RETENSI
 UNTUK MENILAI & MENGONTROL NILAI REKAM MEDIS YANG AKAN
DIRENTENSI
 UNTUK MEMELIHARA RM YANG ADA YANG MEMPUNYAI NILAI
DIMASA DATANG
 UNTUK MENILAI KEEFEKTIFAN BIAYA BERKENAAN DENGAN
PENYIMPANAN, PENGAWASAN DAN KERAHASIAAN BAGI REKAM
MEDIS YANG AKAN DIALIHKAN
 UNTUK MENERUSKAN RM YANG ADA MELALUI PENGEMBANGAN
SISTEM PENYIMPANAN DAN PENGEWASAN KERAHASIAAN BAGI RM
YANG AKAN DIALIHKAN
 MERENCANAKAN JADWAL RETENSI YANG KONSISTEN DI YANKES
DENGAN MEMPERHATIKAN PERSYARATAN, PERATURAN YANG
BERKAITAN DENGAN HUKUM YANG BERLAKU.
PERTIMBANGAN RUMAH SAKIT
DALAM RETENSI RM a.l.

o RISET – EDUKASI
o KASUS HUKUM MIN. 23 TAHUN SESUDAH
o KETETAPAN HUKUM
o KASUS PERKOSAAN
o HIV
o PENYESUAIAN KELAMIN
o ORANG ASING
o KASUS ADOPSI
o BAYI TABUNG
o CANGKOK ORGAN
o OP.PLASTIK/ REKONSTRUKSI
PENYIMPANAN REKAM MEDIS RAPI…!

IMPIAN
KITA
Pasal 8 ayat 1:
Rekam Medis Pasien Rawat Inap di rumah
sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya
untuk jangka waktu 5 (lima) tahun
terhitung dari tanggal terakhir pasien
berobat atau dipulangkan.

Pasal 8 ayat 2:
Setelah batas waktu 5 (lima) tahun
sebagaimana dimaksud pada ayat 1
dilampaui, rekam medis dapat
dimusnahkan kecuali ringkasan pulang
dan persetujuan tindakan medik.
SURAT EDARAN DIRJEN YANMED TH.1995
YANG BERISI :
 Arsip RM : Berkas yg berisikan catatan-catatan
tentang identitas pasien, pemeriksaan,
pengobatan, tindakan dan pelayanan lain.

 Arsip RM in-aktif : Berkas yg telah disimpan 5

tahun  tgl terakhir pasien dilayani atau 5
tahun setelah pasien meninggal dunia.

 Tim RM adalah Tim yg dibentuk  Kep.Dir.RS

 Arsip yg bersifat khusus : Penyakit Orthopedi,

prothese, jiwa, ketergantungan obat dan kusta.
 KAPAN PEMUSNAHAN REKAM MEDIS
DIBUTUHKAN..?
Ada peraturan baku semua informasi
pasien yang dimusnahkan :
* Disetujui Kepala Rekam Medis
bersama Komite Rekam Medis
Ketika permintaan jadwal retensi
dilakukan:
Daftar rekam medis harus sudah ada
Outsourch yang melakukan pemusnahan, harus hati
hati dan terlindungi kerahasiaanya
Pemusnahan rekam medis elektronik diikuti dengan
petunjuk keamanan
 TAHAPAN .!!

 Siapkan tenaga
 Buat surat ke Dirut ttg Rencana Pemusnahan
 Dirut akan siapkan surat usulan pemusnahan
ditujukan kepada Dir.Jen Yan Medik
 Persetujuan Dirjen yan medik
 Buat Daftar Pertelaan
 Cari outsourcing atau lakukan sendiri ?
 Buat berita acara yg akan dittd oleh Pihak RS, Tim
pemusnahan dan Oursource
 Simpan formulir yang tidak dimusnahkan
berdasarkan angka tepi dan tahun
SELEKSI RETENSI RM
 Catatan keperawatan bisa dimusnahkan
setelah inaktif
 RM (emg) bisa dimusnahkan setelah
inaktif
 Yang harus disimpan adalah :
 RRK (Ringkasan Riwayat Klinik daftar kode
penyakit dan operasi, Lap.Operasi dan cath,
Lap. Persalinan, Resume, stempel bayi

 Indeks dan Register/ KIUP/IUP, Reg

Persalinan, copy lembar sertfikat
kelahiran dan kematian, visum
simpan permanen
 JADWAL RETENSI REKAM MEDIS

 Adalah daftar yang berisikan sekurang-

kurangnya jenis rekam medis, jangka waktu
penyimpanan sesuai dengan kegunaan yang
dimiliki setiap institusi

 Penentuan jangka waktu penyimpanan

rekam medis ditentukan atas dasar nilai
kegunaan tiap-tiap rekam medis. Hal ini
sebaiknya dibentuk tim yang benar-benar
memahami fungsi dan nilai rekam medis
tersebut.
 JADUAL RETENSI ARSIP (JRA)
No. KELOMPOK AKTIF ** IN-AKTIF

RJ RI RJ RI
1 Umum 5 Th 5 Th 2 Th

2 Mata 5 Th 10 Th 2 Th

3 Jiwa 10 Th 5 Th 5 Th

4 Orthopedy 10 Th 10 Th 2 Th

5 Kusta 15 th 15 Th 2 Th
6 Ketergan.Obat 15 Th 15 Th 2 Th

7 Jantung 10 Th 10 Th 2 Th

** UMUM = Artinya RM Disimpan setelah tanggal kunjungan terakhir, selama

5 th. Setelah 5 Th. Tidak datang baru dimasukan ke In Aktif selama 2 Th. Baru
dimusnahkan. **
 PENYIMPANAN RM
HASIL PEMUSNAHAN

REKAM MEDIS ELEKTRONIK

 Berkas RM asli yang dimicrofilmkan.

 Berkas RM asli yang discaning

 Tulisan/catatan medis yang diinput

(di-entry) ke dalam komputer.
MEDIA RETENSI
MANUAL KOMPUTER MIKROFILM SCANING
Form dikeluarkan Dibuat program Formulir difoto Form disiapkan
dari berkas induk aplikasi retensi untuk discaning/
copy
Form disimpan Data dimasukkan Disimpan dalam Disimpan dalam
dalam dus-dus dlm komputer negatif film hard disk/CD/
Disket/Optical disk
Perlu tempat Tidak perlu tempat Perlu berapa alat Tidak perlu tempat
untuk menyimpan khusus untuk prosesnya khusus
dus-dus .
Susah pencarian Hanya informasi Lama retrieval, krn Mudah dlm
jika dibutuhkan saja yg keluar dan harus dicuci & retrieval jika
bukan FORM dicetak . dibutuhkan. Bentuk
form asli
Perlu banyak Mudah Perlu training Mudah
tenaga. dioperasikan khusus dioperasikan
 UU NO. 8 / 1997
DOKUMEN PERUSAHAAN

PP 88/1999

TENTANG TATA CARA PENGALIHAN DOKUMEN

PERUSAHAAN KE DALAM MIKROFILM ATAU
MEDIA LAINNYA DAN LEGALISASI
PP 88 / 1999

DOKUMEN
PERUSAHAAN

MIKROFILM
/SCANNER

LEGALISASI
 PP 88/1999

 Pasal 2
 Setiap perusahaan dapat mengalihkan
dokumen perusahaan yang dibuat atau
diterima baik di atas kertas maupun dalam
sarana lainnya ke dalam mikrofilm atau media
lainnya
 Pasal 4
 Dalam pengalihan dokumen perusahaan,
pimpinan perusahaan wajib
mempertimbangkan kegunaan naskah asli
dokumen yang perlu disimpan karena
mengandung nilai terterntu demi kepentingan
nasional atau kepentingan perusahaan
MIKROFILMISASI
 TUJUANNYA UNTUK MELESTARIKAN DOKUMEN
DALAM BENTUK MIKRO

 Microfilm mengurangi tempat penyimpanan

 RM dapat diambil dan disimpan untuk
beberapa waktu kedepan
 Sederhana dan dapat menggandakan RM juga
membuata cadangan copynya dan dapat
dicetak bila dikendaki
MIKRO FILM

1
Penyusutan Rekam Medis In
Aktif
PROSES MIKRO FILM …! 2 Penilaian Rekam Medis yang telah
Disusutkan
Proses Pemotretan Rekam Medis
3 yang telah Ditentukan
4 Proses Pencucian Film

5 Proses Penjaketan Film

6 Pemberian Identitas Pasien Pada

Jaket Mikrofilm
7 Penjararan Bentuk Mikrofilm
dengan Sistem Terminal Digit
PENYIMPANAN HASIL RETENSI
DENGAN MICRO FILM
 MICRO FILM EFEKTIF DARI SEGI
TEMPAT , TETAPI MAHAL

TEMPAT BIAYA DOKUMEN

RUANG TDK BAHAN BAKU

MICRO FILM
PERLU LUAS FILM

• Rak Standar •Proses • Merupakan

pengidentifikasi Dokumen Sah
perlu waktu dan Asli
•Tenaga Khusus
•Memerlukan alat
baca
. •Memerlukan
jaket
•Micro film roll
•Tempat khusus
PENYIMPANAN MELALUI CD
 Kelebihan
 Tidak tergantung dengan keberadaan server
 Dapat digunakan dimana saja yg mempunyai
CD drive
 Lebih mudah untuk maintenance

 Kekurangan
 Tidak realtime/online untuk pencarian
 Kapasitas terbatas
 Tidak dpt menambahkan dokumen baru pd
media yg sama
 Tingkat security doc tdk dapat diterapkan
 Tidak dpt diakses sec bersamaan
 PENYIMPANAN DOKUMEN
DENGAN SCANNER
REKAM MEDIS YG DISUSUTKAN
/ DIMUSNAKAN

Di Scanner dalam bentuk

image dan disimpan pd serve
pusat (SIRS)

PASIEN KONTROL / KEADAAN

EMG

Buka file Scanner masukan No.

Rekam Medis Printout
.
Dokumen Pasien
TEMPAT PEMILAHAN BERKAS YANG AKAN DI
SCANNER
Gambaran Tempat Aktivitas Alih Media scanner
REKAM MEDIS
 PEMUSNAHAN RM

**Adalah proses penghancuran

formulir-formulir yang
terdapat di dalam RM yang
sudah tidak mengandung nilai
guna.
1. Peraturan Pemerintah RI No. 34 Tahun 1979
tentang Penyusutan Arsip

2. Peraturan Pemerintah RI No. 87 tahun 1999

tentang Tatacara Penyerahan dan
Pemusnahan Dokumen Perusahaan

3. Surat Edaran Dirjen Yanmed th. 1995 No. HK.

00.06.1.5.01160 tentang Petunjuk Teknis
Pengadaan Formulir Rekam Medis Dasar dan
Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah
Sakit

4. PERMENKES No. 269/MenKes/Per/III/2008:

tentang Rekam Medis
 HAL-HAL KHUSUS
 Riset & Edukasi
 Kasus kriminal ( 23 tahun )

 Pelecehan Seksual

 HIV / AIDS

 Penyesuaian kelamin

 Bayi tabung

 Cangkok organ
Flow chart

Pemindahan Berkas in-aktif

Tim Penilai

Berkas Aktif Masih Aktif Sortir

Rusak /
Retensi tidak terbaca Tidak aktif

Tim Penyusutan

RM Khusus Berita Acara

RAK
AKTIF
 PEMUSNAHAN RM

Tempat dan
Dokumen
RAK PROSES Setelah
Pemusnahan

PP No.87 Th. 1999

PP no.88 Th. 1999
SE Dirjen Yanmed 1995 •Jadwal Retensi • Lembaran
No. HK.00.06.1.5.01160 •Pemindahan Penting
SK RS:Tim Pemusnah •Penilaian- pemilahan • Berita Acara
Etika Profesi- PORMIKI •Pemusnahan pemusnahan
ALUR PROSES PEMUSNAHAN

PEMINDAHAN ( RM yang inaktif)

PENILAIAN (RM dari nilai guna)

PEMUSNAHAN (proses akhir RM)

PERSIAPAN-PERSIAPAN
1. SK Persetujuan Pemusnahan ..... DEPKES RI
2. SK Persetujuan Pemusnahan ...... ARSIP
NASIONAL
3. SK Pembentukan TIM Pemusnahan ..... DIREKTUR
RS
4. SK. Pelaksanaan Pemusnahan ARSIP .... DIREKTUR
UMUM
6. Surat Kerja sama Pihak ke 2 Untuk Pemusnahan ....
OUTSOURSING
7. Lampiran Data Pertelahan ....... REKAM MEDIS YG
DIMUSNAKAN
8. Berita Acara Pemusnahan ........
Rencana Kerja Pelaksanaan Retensi
 PERSIAPAN-PERSIAPAN
3. Dibuat TIM PEMUSNAHAN SK Direksi
Staf Rekam Medis senior, Staf Tata Usaha dan bagian terkait
4. Disiapkan Berita Acara Pemusnahan
5. Disiapkan form pertelaan :
No No. RM Nama Diagnosa/ Thn terakhir KET
Pasien akhir kunj./berobat

1 77-09-80 Amin BP 2002 Mgl

2 91-00-50 Budiman GE 1990 UGD

3 44-30-08 Suciati 1998 rusak

BERITA ACARA PEMUSNAHAN
SK…./…/… 2015
Pada hari ini Kamis tanggal 28 Mei 2013 bertempat di
halaman parkir RS XXXX yang berlokasi di
Jl. YYYYYYYYYYYYYYY, JakSel. Akan dilakukan
pemusnahan Rekam Medis pasien Rumah Sakit XXXXX
sebanyak 5000 berkas (dengan perincian terlampir ) .
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas
perhatiannya kami ucapkan terima kasih .

TTd Direksi Tim Penilai Tim Pemusnah

Saksi : 1……………… 2…………. 3………………..