GUBERNUR NUSA TENGGARA TIMUR

PERATURAN GUBERNUR NUSA TENGGARA TIMUR

NOMOR 28 TAHUN 2017
TENTANG
PETUNJUK TEKNIS PENYUSUNAN DAN PELAKSANAAN
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI PEMERINTAHAN
DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROVINSI NUSA TENGGARA TIMUR

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

GUBERNUR NUSA TENGGARA TIMUR,

Menimbang : a. bahwa dalam rangka mewujudkan tujuan reformasi

birokrasi yaitu pemerintahan bebas korupsi,
meningkatkan kualitas pelayanan publik dan
meningkatkan kapasitas dan akuntabilitas kinerja
maka diperlukan Standar Operasional Prosedur
Administrasi Pemerintahan (SOP AP) pada seluruh
Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah
Provinsi Nusa Tenggara Timur;
b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana
dimaksud pada huruf a, perlu menetapkan
Peraturan Gubernur tentang Petunjuk Teknis
Penyusunan dan Pelaksanaan Standar Operasional
Prosedur Administrasi Pemerintahan di Lingkungan
Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Timur;

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 64 Tahun 1958 tentang

Pembentukan Daerah-daerah Tingkat I Bali, Nusa
Tenggara Barat dan Nusa Tenggara Timur
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1958
Nomor 115, Tambahan Lembaran Negara Republik
Indonesia Nomor 1649);

2.
 Undang-Undang Nomor 23 Tahun 20l4 tentang
Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 2014 Nornor 244, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587)
sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir
dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015
tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang
Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan
Daerah (Lembaran Negara Republik lndonesia Tahun
2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara
3. Republik Indonesia Nomor 5679);
Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun
2011 tentang Standar Operasional Prosedur di
Lingkungan Pemerintah Provinsi dan
4. Kabupaten/Kota;
Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara
dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor
35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan
Standar Operasional Prosedur Administrasi
Pemerintahan (SOP AP);

MEMUTUSKAN :

Menetapkan : PERATURAN GUBERNUR TENTANG PETUNJUK

TEKNIS PENYUSUNAN DAN PELAKSANAAN STANDAR
OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI
PEMERINTAHAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH
PROVINSI NUSA TENGGARA TIMUR.

BAB I
KETENTUAN UMUM
Pasal 1
Bagian Kesatu
Batasan Pengertian dan Definisi

Dalam Peraturan Gubernur ini, yang dimaksud dengan :

1. Daerah adalah Provinsi Nusa Tenggara Timur.

2. Pemerintah Daerah adalah Gubernur dan Perangkat Daerah

sebagai unsur penyelenggara pemerintahan daerah.

3. Gubernur adalah Gubernur Nusa Tenggara Timur.

2
4. Sekretaris Daerah adalah Sekretaris Daerah Provinsi Nusa
Tenggara Timur.

5. Perangkat Daerah adalah unsur pembantu Gubernur dalam

penyelenggaraan Pemerintahan Daerah.

6. Perangkat Daerah Provinsi terdiri atas sekretariat Daerah,

sekretariat DPRD, Inspektorat, Dinas, dan Badan.

7. Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan yang

selanjutnya disingkat SOP AP adalah serangkaian instruksi tertulis
yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan
administrasi pemerintahan berupa aktivitas organisasi, bagaimana
dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan yang
sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

8. Administrasi Pemerintahan adalah Pengelolaan proses

pelaksanaan tugas dan fungsi Pemerintahan yang dijalankan oleh
perangkat daerah.

9. Pelayanan Internal adalah pelayanan yang diberikan oleh sebuah

unit organisasi atau orang yang bekerja pada unit organisasi
tersebut ke unit-unit atau pegawai lain di dalam sebuah organisasi.

10. Pelayanan Eksternal adalah berbagai jenis pelayanan yang

dilaksanakan oleh Perangkat Daerah yang ditujukan kepada
masyarakat atau kepada Instansi Pemerintah lainnya, sesuai
dengan tugas pokok dan fungsinya.

11. Format SOP AP adalah bentuk penuangan SOP AP berupa

tulisan dan diagram alir.

12. Verifikasi SOP AP adalah proses memeriksa kebenaran dan

kesesuaian SOP.

13. Uraian Prosedur adalah langkah-langkah yang sistematis dalam

melaksanakan suatu pekerjaan untuk memperoleh hasil kerja
tertentu.

14. Diagram alir adalah gambar yang menjelaskan alur proses,

prosedur atau dokumen suatu kegiatan yang menggunakan simbol-
simbol atau bentuk-bentuk bidang, untuk mempermudah
memperoleh informasi.

15. Unsur Dokumentasi adalah unsur dari Dokumen SOP AP yang

berisi hal-hal yang terkait dengan proses pendokumentasian SOP
AP sebagai sebuah dokumen.

16. Unsur Prosedur adalah bagian inti dari dokumen SOP AP

3
17. Hasil Akhir adalah produk/output dari suatu pekerjaan yang
dilaksanakan berupa barang dan jasa.

18. Penyempurnaan SOP AP adalah serangkaian kegiatan dalam

rangka meningkatkan kualitas SOP AP yaitu melengkapi,
membuat, menambah/mengurangi, menyusun, dan mengevaluasi
SOP AP.

19. Pelaksana adalah pegawai yang melaksanakan SOP AP dalam

pekerjaannya.

20. Tingkatan unit kerja adalah unit kerja yang lebih rendah sebagai
pendukung unit kerja diatasnya.

Bagian Kedua
Maksud dan Tujuan
Pasal 2
(1) Maksud ditetapkannya Peraturan Gubernur ini adalah sebagai acuan
bagi Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Provinsi Nusa
Tenggara Timur dalam mengidentifikasi, merumuskan, menyusun,
memonitor, mengevaluasi serta mengembangkan SOP AP dalam
penyelenggaraan pemerintahan sesuai dengan tugas pokok dan
fungsi.

(2) Tujuan ditetapkannya Peraturan Gubernur ini untuk :

a. membantu setiap Perangkat Daerah dalam penyusunan SOP AP;
b. menyempurnakan proses penyelenggaraan pemerintahan di
Provinsi NTT;
c. meningkatkan tertib administrasi dalam penyelenggaraan
pemerintahan di Provinsi NTT;
d. meningkatkan akuntabilitas dalam penyelenggaraan pemerintahan
di Provinsi NTT ; dan
e. meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat.

Bagian Ketiga
Manfaat
Pasal 3
Manfaat petunjuk teknis penyusunan dan pelaksanaan SOP AP di
lingkungan pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Timur diantaranya :
a. sebagai ukuran standar kinerja bagi pegawai dalam menyelesaikan,
memperbaiki, serta mengevaluasi pekerjaan yang menjadi tugasnya;
b. mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin
dilakukan seorang pegawai dalam melaksanakan tugas;

4
c. meningkatkan akuntabilitas, efisiensi dan efektifitas pelaksanaan
tugas dan tanggung jawab individual pegawai dan organisasi secara
keseluruhan; dan
d. menjamin konsistensi pelayanan kepada masyarakat dari aspek
mutu, waktu dan prosedur.

Bagian Keempat
Ruang Lingkup
Pasal 4
Ruang lingkup Peraturan Gubernur ini meliputi :
a. Tahapan Penyusunan SOP AP;
b. Pengawasan dan Pelaksanaan;
c. Pengkajian Ulang dan Penyempurnaan SOP AP;
d. Pelaporan;
e. Pembinaan; dan
f. Pembiayaan.

Bagian Kelima
Prinsip- Prinsip SOP AP
Pasal 5
(1) Prinsip SOP AP di lingkungan Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara
Timur terdiri atas :
a. prinsip penyusunan SOP AP; dan
b. prinsip pelaksanaan SOP AP.
(2) Prinsip penyusunan SOP AP di lingkungan Pemerintah Provinsi Nusa
Tenggara Timur sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a
sebagai berikut :

a. kemudahan dan kejelasan, yaitu prosedur yang distandarkan

harus mudah dimengerti dan diterapkan oleh semua pegawai;

b. efisiensi dan efektifitas, yaitu prosedur yang distandarkan harus

merupakan prosedur yang paling efisien dan efektif dalam
pelaksanaan tugas;

c. keselarasan, yaitu prosedur yang distandarkan harus selaras

dengan prosedur-prosedur standar lain yang terkait;

d. keterukuran, yaitu output dari prosedur yang distandarkan

mengandung standar kualitas (mutu) tertentu yang dapat diukur
pencapaian keberhasilannya;

e. dinamis, yaitu prosedur yang distandarkan harus dengan cepat

dapat disesuaikan dengan kebutuhan kualitas pelayanan;

f. berorientasi pada pengguna, yaitu prosedur yang distandarkan

harus mempertimbangkan kebutuhan pengguna;

5
 g. kepatuhan hukum, yaitu prosedur yang distandarkan harus
memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan yang
berlaku; dan

h. kepastian hukum, yaitu prosedur yang distandarkan harus

ditetapkan oleh Gubernur sebagai sebuah produk hukum yang
ditaati, dilaksanakan, dan menjadi instrumen untuk melindungi
pegawai dari kemungkinan tuntutan hukum.

(3) Prinsip pelaksanaan SOP AP di lingkungan Pemerintah Provinsi

Nusa Tenggara Timur sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b
sebagai berikut :
a. konsisten, yaitu SOP AP harus dilaksanakan secara konsisten
dari waktu ke waktu oleh setiap pelaksana pelayanan;
b. komitmen, yaitu SOP AP harus dilaksanakan dengan komitmen
penuh dari seluruh jajaran organisasi dari tingkat paling rendah
sampai dengan tertinggi;
c. perbaikan berkelanjutan, yaitu pelaksanaan SOP AP harus
dilaksanakan secara terbuka terhadap penyempurnaan-
penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-benar
efisien dan efektif;
d. mengikat, yaitu setiap pelaksana pelayanan terikat pada SOP AP
yang telah ditetapkan;
e. seluruh unsur memiliki peran penting, yaitu seluruh pelaksana
pelayanan mempunyai peran-peran tertentu dalam setiap
prosedur yang distandarkan, dan jika pelaksana pelayanan
tertentu tidak melaksanakan perannya dengan baik, maka akan
mengganggu keseluruhan proses yang akhirnya akan berdampak
pada proses penyelenggaraan pemerintahan di Daerah; dan
f. terdokumentasi dengan baik, yaitu seluruh prosedur yang telah
distandarkan harus di dokumentasi dengan baik, sehingga dapat
selalu dijadikan referensi bagi setiap mereka yang memerlukan.

BAB II
TAHAPAN PENYUSUNAN
Bagian Kesatu
Umum
Pasal 6
(1) SOP AP disusun oleh pelaksana pekerjaan pada masing-masing unit
kerja.
(2) Penyusunan SOP AP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan
melalui tahapan penyusunan sebagai berikut:

6
 a. persiapan;
b. identifikasi kebutuhan SOP AP;
c. analisis kebutuhan SOP AP;
d. penulisan SOP AP;
e. verifikasi dan ujicoba SOP AP;
f. pelaksanaan;
g. sosialisasi;
h. pelatihan dan pemahaman; dan
i. monitoring dan evaluasi.
(3) Ketentuan Tahapan penyusunan SOP AP sebagaimana dimaksud
pada ayat (2) adalah sebagaimana tercantum dalam Lampiran I dan
merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Peraturan Gubernur
ini.
Bagian Kedua
Persiapan
Pasal 7
(1) Persiapan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (2) huruf a
dilakukan dengan membentuk tim, pembekalan tim, menyusun
rencana tindak dan sosialisasi.
(2) Tim Sebagaimana dimaksud pada ayat (1) melaksanakan dan/atau
mengkoordinasikan semua tahapan penyusunan SOP AP, menyusun
rencana pelaksanaan dan sosialisasi kegiatan penyusunan SOP AP
pada masing masing Perangkat Daerah.
(3) Tim sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas:
a. Tim pada tingkat Provinsi meliputi:
1) Ketua : Kepala Biro Organisasi Setda Provinsi NTT
2) Sekretaris : Kepala Bagian Ketatalaksanaan Biro Organisasi
Setda Provinsi NTT
3) Anggota : Para Sekretaris Perangkat Daerah.
b. Tim pada tingkat Perangkat Daerah dibentuk untuk menyusun
rancangan SOP AP pada masing-masing unit kerja meliputi :
1) Ketua : Pimpinan Perangkat Daerah
2) Sekretaris : Sekretaris yang ditunjuk oleh Kepala Perangkat
Daerah
3) Anggota : Para Pejabat Perangkat Daerah.
Bagian Ketiga
Identifikasi Kebutuhan SOP AP
Pasal 8

7
(1) Identifikasi kebutuhan SOP AP pada masing-masing Perangkat
Daerah dirumuskan dengan mengacu pada tugas dan fungsi
Perangkat Daerah.
(2) Identifikasi kebutuhan SOP AP sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
dilakukan pada masing-masing Perangkat Daerah dan disusun
menurut tingkatan unit kerja.
(3) Hasil identifikasi kebutuhan SOP AP dirumuskan dalam dokumen
inventarisasi judul SOP.

Bagian Keempat
Analisis Kebutuhan SOP AP
Pasal 9
(1) Dokumen inventarisasi judul SOP AP sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 8 ayat (3) dijadikan bahan analisis kebutuhan SOP AP.
(2) Hasil analisis dibuat dalam format nama dan nomor SOP AP.
(3) Ketentuan mengenai format nama dan nomor SOP AP sebagaimana
dimaksud pada ayat (2) adalah sebagaimana tercantum dalam
Lampiran I dan merupakan bagian tidak terpisakan dari Peraturan
Gubernur ini.

Bagian Kelima
Penulisan SOP AP
Paragraf 1
Dasar
Pasal 10
SOP AP disusun berdasarkan nama dan nomor SOP AP sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 9 ayat (2).

Paragraf 2
Syarat dan Kriteria
Pasal 11
(1) Penyusunan SOP AP dilakukan dengan persyaratan sebagai berikut:
a. mengacu pada petunjuk yang ditetapkan oleh Gubernur atau
ketentuan peraturan perundang-undangan.
b. ditulis dengan jelas, rinci dan benar;
c. memperhatikan SOP lainnya; dan
d. dapat dipertanggungjawabkan.
(2) Kegiatan yang memerlukan SOP AP memenuhi kriteria sebagai
berikut:
a. kegiatannya dilaksanakan secara rutin atau berulang-ulang;
b. menghasilkan output tertentu; dan

8
 c. kegiatannya melibatkan sekurang-kurangnya 2 (dua)
orang/pihak.

Paragraf 3
Jenis SOP AP
Pasal 12
(1) SOP AP di lingkungan Pemerintah Daerah terdiri dari :
a. SOP AP Makro; dan
b. SOP AP Mikro.
(2) Ketentuan mengenai uraian SOP sebagaimana dimaksud pada ayat
satu (1) adalah sebagaimana tercantum dalam Lampiran II dan
merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Gubernur ini.

Pasal 13

(1) Format yang dipergunakan dalam SOP AP adalah format diagram

alir bercabang (branching flowcharts).
(2) Simbol yang digunakan dalam SOP AP hanya terdiri dari 5 (lima)
simbol, yaitu: 4 (empat) simbol dasar flowcharts dan 1 (satu) simbol
penghubung ganti halaman.
(3) Penulisan pelaksana dalam SOP AP dipisahkan dari kegiatan.
(4) Ketentuan penulisan dalam format SOP AP adalah sebagaimana
tercantum dalam lampiran III dan merupakan bagian tidak
terpisakan dari Peraturan Gubernur ini.
(5) Format SOP AP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) adalah
sebagaimana tercantum dalam Lampiran IV dan merupakan bagian
tidak terpisahkan dari Peraturan Gubernur ini.

Paragraf 4
Penyusun SOP AP
Pasal 14
(1) Pelaksana pekerjaan pada masing-masing unit kerja melakukan
penyusunan SOP AP.
(2) Penyusunan SOP AP sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
dikoordinasikan oleh Sekretaris pada Perangkat Daerah masing-
masing dan/atau Pejabat yang membidangi ketatausahaan.
(3) Penyusunan SOP AP lintas Perangkat Daerah dikoordinasikan oleh
Sekretaris Daerah.

9
 Bagian Keenam
Verifikasi dan Uji Coba
Pasal 15
(1) Rancangan SOP AP yang dibuat pelaksana sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 11 ayat (1) diverifikasi.
(2) Verifikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh
atasan secara berjenjang dan pejabat yang menangani SOP AP.
(3) Rancangan SOP AP hasil verifikasi sebagaimana dimaksud pada ayat
(2) dilakukan ujicoba.
(4) Uji coba sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dilakukan secara
mandiri oleh unit kerja yang bersangkutan dengan disaksikan oleh
atasan secara berjenjang.

Pasal 16

Rancangan SOP AP yang telah dilakukan verifikasi dan ujicoba disahkan

menjadi SOP AP oleh pimpinan Perangkat Daerah dan ditetapkan
dengan Peraturan Gubernur.
Bagian Ketujuh
Pelaksanaan
Pasal 17

Syarat pelaksanaan SOP AP meliputi:

a. telah melalui proses verifikasi, ujicoba dan penetapan;
b. adanya dukungan sarana dan prasarana yang memadai;
c. sumber daya manusia yang memiliki kualifikasi yang sesuai;
d. telah disosialisasikan dan didistribusikan kepada seluruh pegawai di
Lingkungan Pemerintah Daerah; dan
e. mudah diakses dan dilihat.

Bagian Kedelapan
Sosialisasi
Pasal 18

(1) Pelaksanaan SOP AP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 harus

terlebih dahulu disosialisasikan dan didistribusikan kepada
seluruh pegawai di lingkungan unit kerja.
(2) SOP AP harus diintegrasikan dengan pengaturan-pengaturan
lainnya di dalam organisasi.

Bagian Kesembilan
Pelatihan dan Pemahaman
Pasal 19
Pelatihan dan pemahaman dapat dilakukan dalam bentuk rapat,
bimbingan teknis dan pendampingan pada pelaksanaan sehari-hari.

10
 Bagian Kesepuluh
Monitoring dan Evaluasi
Pasal 20
Monitoring dan Evaluasi terdiri dari :
a. Monitoring dan Evaluasi Kebijakan; dan
b. Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan.

Pasal 21
Monitoring dan Evaluasi kebijakan merupakan kegiatan yang dilakukan
untuk:
a. mengetahui seluruh tugas dan fungsi pada setiap Perangkat Daerah
yang sudah memiliki SOP AP;
b. mengetahui SOP AP yang disusun oleh Perangkat Daerah telah
sesuai dengan petunjuk yang ditetapkan oleh Gubernur atau
ketentuan Perundang-undangan; dan
c. mengetahui efektifitas dan kualitas SOP AP.

Pasal 22
(1) Monitoring dan Evaluasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21
dilaksanakan oleh Biro Organisasi Bagian Tatalaksana dalam
bentuk observasi, interview dengan pelaksana dan diskusi
kelompok kerja.
(2) Dalam melaksanakan Monitoring dan Evaluasi sebagaimana
dimaksud pada ayat (1), Bagian Tatalaksana dapat membentuk Tim
dengan mengikut sertakan Perangkat Daerah terkait, dan atau
pihak ketiga yang berkompeten.

Pasal 23
(1) Dalam rangka menjamin mutu pelayanan yang pelaksanaannya
sesuai dengan SOP AP, Monitoring dan Evaluasi kebijakan
dilakukan secara berkala sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam 1
(satu) tahun.

(2) Hasil Monitoring dan Evaluasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
dilaporkan kepada Gubernur melalui Sekretaris Daerah.
Pasal 24
Monitoring dan Evaluasi pelaksanaan merupakan kegiatan yang
dilakukan untuk :
a. mengetahui pelaksanaan setiap tugas dan fungsi telah sesuai
dengan SOP AP;

11
b. mengetahui respon penerima pelayanan terhadap pelaksanaan tugas
dan fungsi; dan
c. mengetahui efektifitas dan kualitas SOP AP.

Pasal 25
(1) Monitoring dan Evaluasi pelaksanaan sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 24 dilaksanakan oleh Perangkat Daerah masing-masing.

(2) Dalam melaksanakan Monitoring dan Evaluasi sebagaimana

dimaksud pada ayat (1) Perangkat Daerah yang bersangkutan dapat
membentuk Tim.

Pasal 26
(1) Dalam rangka menjamin mutu pelayanan yang pelaksanaannya
sesuai dengan SOP AP, Monitoring dan Evaluasi pelaksanaan
dilakukan secara berkala sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam 6
(enam) bulan dan/atau setiap saat sesuai dengan kebutuhan.

(2) Hasil Monitoring dan Evaluasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
dilaporkan kepada Gubernur melalui Sekretaris Daerah dengan
tembusan kepada Biro Organisasi Setda Provinsi Nusa Tenggara
Timur.

BAB III
PENGAWASAN PELAKSANAAN
Pasal 27
(1) Atasan langsung secara melekat dan terus menerus melakukan
pengawasan pelaksanaan SOP AP.

(2) Hasil pengawasan pelaksanaan SOP AP dilaporkan kepada pimpinan

Perangkat Daerah setiap triwulan.

BAB IV
PENGKAJIAN ULANG DAN PENYEMPURNAAN SOP AP
Pasal 28
(1) SOP AP yang diberlakukan perlu dikaji ulang minimal sekali dalam 2
(dua) tahun.

(2) Pengkajian ulang sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan

oleh tim yang terdiri dari unsur pimpinan, pelaksana, dan unit kerja
yang menangani SOP AP pada setiap Perangkat Daerah.

(3) SOP AP yang telah disempurnakan disahkan menjadi SOP AP oleh

pimpinan Perangkat Daerah dan ditetapkan dengan Peraturan
Gubernur.

12
 BAB V
PELAPORAN
Pasal 29
(1). Hasil pelaksanaan SOP AP pada Perangkat Daerah dilaporkan
kepada Gubernur melalui Sekretaris Daerah dengan tembusan
kepada Biro Organisasi Setda Provinsi Nusa Tenggara Timur.

(2) Hasil pelaksanaan SOP AP pada Pemerintah Provinsi dilaporkan

kepada Menteri Dalam Negeri dan Menteri PAN-RB.

BAB VI
PEMBINAAN
Pasal 30

Pembinaan pelaksanaan SOP AP dilaksanakan oleh Biro Organisasi

Setda Provinsi Nusa Tenggara Timur.

Pasal 31

(1) Pembinaan yang dilakukan oleh Biro Organisasi sebagaimana

dimaksud dalam Pasal 30, meliputi kegiatan :
a. penyusunan petunjuk teknis/petunjuk pelaksanaan SOP AP
sesuai peraturan perundang-undangan;
b. pendidikan dan pelatihan;
c. pendampingan;
d. fasilitasi; dan
e. konsultasi.
(2) Pembinaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan
terhadap seluruh Perangkat Daerah.

BAB VII
PEMBIAYAAN
Pasal 32

Biaya yang dibutuhkan untuk pelaksanaan Peraturan Gubernur ini

dibebankan pada anggaran Pendapatan Belanja Daerah atau
bantuan/hibah dari pihak ketiga yang tidak mengikat, sesuai ketentuan
peraturan perundang-undangan.

13
 BAB VIII
KETENTUAN PENUTUP
Pasal 33

Peraturan Gubernur ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan
Peraturan Gubernur ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah
Provinsi Nusa Tenggara Timur.

Ditetapkan di Kupang
pada tanggal 5 Oktober 2017

GUBERNUR NUSA TENGGARA TIMUR,

FRANS LEBU RAYA

Diundangkan di Kupang
pada tanggal 5 Oktober 2017
SEKRETARIS DAERAH
PROVINSI NUSA TENGGARA TIMUR,

BENEDIKTUS POLO MAING

BERITA DAERAH PROVINSI NUSA TENGGARA TIMUR TAHUN 2017

NOMOR 27

14
LAMPIRAN I : PERATURAN GUBERNUR NUSA TENGGARA TIMUR
NOMOR : TAHUN 2017
TANGGAL : 2017

TAHAPAN PENYUSUNAN SOP AP

Tahapan penyusunan meliputi:
1. Persiapan
a. Membentuk Tim dan kelengkapannya.
1. Tim terdiri dari sekurang-kurangnya:
a) Tim pada tingkat Provinsi, bertugas melakukan
koordinasi tahapan penyusunan SOP AP pada masing-
masing Perangkat Daerah dan menginformasikan
kepada seluruh Perangkat Daerah tentang kegiatan
penyusunan SOP AP. Tim pada tingkat Provinsi terdiri
dari :
1) Ketua : Sekertaris Daerah
2) Sekretaris : Kepala Biro Organisasi
3) Anggota : Pejabat pada Biro Organisasi dan
para Sekretaris Perangkat Daerah
b) Tim pada tingkat Perangkat Daerah dibentuk untuk
menyusun rancangan SOP AP pada masing-masing
unit kerja meliputi :
1) Ketua : Pimpinan Perangkat Daerah
2) Sekretaris : Sekretaris pada Perangkat Daerah
3) Anggota : Para Pejabat lingkup Perangkat
Daerah
2. Tugas Tim Penyusunan SOP AP pada Perangkat Daerah,
antara lain :
a. melakukan identifikasi kebutuhan SOP AP;
b. mengumpulkan data dan informasi;
c. melakukan analisis prosedur;

15
 d. mengkoordinasikan penyusunan SOP AP;
e. mengkoordinasikan ujicoba SOP AP;
f. melakukan sosialisasi SOP AP;
g. mengawal pelaksanaan SOP AP;
h. melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan SOP AP;
i. melakukan fasilitasi pengkajian ulang dan
penyempurnaan SOP AP; dan
j. melaporkan hasil-hasil pengembangan SOP AP.
3. Kewenangan Tim Penyusunan SOP AP pada Perangkat
Daerah, antara lain:
a. memperoleh informasi dari satuan unit kerja atau sumber
lain;
b. melakukan review dan pengujian;
c. melakukan analisis dan menyeleksi berbagai alternatif
prosedur yang akan distandarkan;
d. menyusun SOP AP; dan
e. mendistribusikan hasil analisis kepada seluruh anggota
Tim untuk direview.
b. Memberikan pelatihan-pelatihan kepada anggota Tim.
c. Seluruh anggota Tim harus memperoleh pembekalan yang cukup
tentang penyusunan SOP AP agar Tim dapat bekerja dengan baik
dan menghasilkan output yang diharapkan.
2. Identifikasi kebutuhan SOP AP
a. Prinsip dasar yang perlu diperhatikan dalam mengidentifikasi
kebutuhan SOP AP:
1) prosedur kerja yang mengacu pada struktur organisasi dan
tata kerja, tugas dan fungsi Perangkat Daerah;
2) prosedur kerja pokok yang menjadi tanggung jawab semua
anggota organisasi;
3) aktifitas yang dikerjakan secara rutin dan/atau berulang-
ulang;
4) prosedur kerja yang akan di SOP-kan mempunyai tahapan
kerja yang jelas; dan
5) mempunyai output yang jelas.
b. Identifikasi kebutuhan SOP AP dilakukan dengan
mempertimbangkan:
1) kondisi internal organisasi (Lingkungan Operasional);
2) peraturan perundang-undangan; dan
3) kebutuhan organisasi dan stakeholder-nya.

16
 c. Hasil identifikasi kebutuhan SOP AP disusun menjadi daftar
inventarisasi judul SOP AP.
3. Analisis kebutuhan SOP AP
Hal-hal yang perlu diperhatikan :
a. prosedur kerja harus sederhana;
b. pengkajian dilakukan sebaik-baiknya untuk mencegah duplikasi
pekerjaan;
c. prosedur yang fleksibel;
d. pembagian tugas yang tepat;
e. pengawasan terus-menerus dilakukan;
f. penggunaan urutan pelaksanaan pekerjaan yang sebaik-baiknya;
dan
g. tiap pekerjaan yang diselesaikan harus memperhatikan tujuan.
Setelah dilakukan analisis kebutuhan SOP AP maka akan
menghasilkan nama dan nomor SOP AP. Untuk membantu
menyusun nama dan nomor SOP AP dapat digunakan tabel
sebagaimana contoh di bawah ini:
NAMA DAN NOMOR
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI
PEMERINTAHAN (SOP AP)
NO JUDUL SOP NOMOR SOP

4. Penulisan SOP AP.

Penulisan SOP AP dilakukan secara cermat dengan
mempertimbangkan berbagai unsur sehingga dapat terbentuk sesuai
dengan kriteria yang mengacu kepada format SOP AP dengan
memperhatikan aspek tingkat ketelitian, kejelasan dan ketepatan
sehingga dapat menghasilkan sebuah SOP AP yang bisa
dipertanggungjawabkan dengan baik.
5. Verifikasi dan ujicoba SOP AP.
Rancangan SOP AP yang telah disusun perlu dilakukan verifikasi
atau ujicoba untuk memastikan tidak terjadi duplikasi atau tumpang
tindih dengan SOP AP lainnya. Rancangan SOP AP yang sudah di
verifikasi tersebut dilakukan ujicoba secara mandiri oleh unit kerja
yang bersangkutan untuk melihat sampai sejauhmana tingkat
kemudahan, kesesuaian dan ketepatan SOP AP dalam
pelaksanaannya.

17
6. Pelaksanaan
a. Agar SOP AP dapat dilaksanakan sesuai ketentuan perlu dilakukan
perencanaan pelaksanaan yang meliputi:
1) penetapan jadwal sosialisasi;
2) penetapan pejabat yang akan melakukan sosialisasi; dan
3) penyiapan SOP AP yang akan disosialisasikan.

b. Beberapa hal yang harus diketahui Tim penyusun SOP AP:

1) jumlah SOP AP yang akan diterapkan;
2) siapa yang menjadi target pelaksanaan;
3) informasi apa yang akan disampaikan kepada target;
4) cara memantau pelaksanaan.
7. Sosialisasi adalah langkah penting yang harus dilaksanakan dalam
upaya penerapan SOP AP disetiap unit kerja, dengan cara:
a. penyebarluasan informasi dan/atau pemberitahuan;
b. pendistribusian SOP AP; dan
c. penetapan pegawai pelaksana, penanggung jawab dan pemantau
sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing.
8. Pelatihan pemahaman
Pelatihan yang dilakukan dalam bentuk rapat, bimbingan teknis,
pendampingan, simulasi ataupun pada pelaksanaan sehari-hari agar
SOP AP dapat dipahami dan dilaksanakan dengan baik.
9. Monitoring dan evaluasi
a. Monitoring.
Proses ini diarahkan untuk membandingkan dan memastikan
kinerja pelaksana sesuai dengan maksud dan tujuan yang
tercantum dalam SOP AP yang baru, mengidentifikasi
permasalahan yang mungkin timbul, dan menentukan cara untuk
meningkatkan hasil pelaksanaan. Proses monitoring ini dapat
berupa observasi supervisor, interview dengan pelaksana, diskusi
kelompok kerja, pengarahan dan pelaksanaan.
b. Evaluasi.
Merupakan sebuah analisis yang sistematis terhadap serangkaian
proses pelaksanaan dan aktifitas yang telah dibakukan dalam
bentuk SOP AP dari sebuah organisasi dalam rangka menentukan
efektifitas pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi secara
keseluruhan. Dari sisi substansial SOP AP, evaluasi SOP AP dapat
dilakukan dengan mengacu pada penyempurnaan-

18
 penyempurnaan terhadap SOP AP yang telah diterapkan atau
bahkan sejauhmana diperlukan SOP AP yang baru.

GUBERNUR NUSA TENGGARA TIMUR,

FRANS LEBU RAYA

LAMPIRAN II : PERATURAN GUBERNUR NUSA TENGGARA TIMUR
NOMOR : TAHUN 2017
TANGGAL : 2017

JENIS STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI

PEMERINTAHAN (SOP AP)
Menurut cakupan dan besaran kegiatan dikategorikan ke dalam dua
jenis, yaitu:
a. SOP AP Makro
SOP AP Makro adalah SOP AP berdasarkan cakupan dan besaran
kegiatannya mencakup beberapa SOP AP (SOP AP mikro) yang
mencerminkan bagian dari kegiatan tersebut atau SOP AP yang
merupakan integrasi dari beberapa SOP AP (SOP AP mikro) yang
membentuk serangkaian kegiatan dalam SOP AP tersebut. Contoh:
SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis merupakan SOP AP makro
dari SOP Persiapan Bimbingan Teknis, SOP Pelaksanaan Bimbingan
Teknis, dan SOP Pelaporan Bimbingan Teknis. Pendekatan yang
dapat dilakukan untuk memahami SOP AP makro adalah dengan
melakukan identifikasi awal terhadap kegiatan dari uraian/rincian
tugas unit kerja karena pada dasarnya kegiatan yang dihasilkan dari
identifikasi tersebut adalah kegiatan makro.
b. SOP AP Mikro
SOP AP Mikro adalah SOP AP yang berdasarkan cakupan dan
besaran kegiatannya merupakan bagian dari sebuah SOP AP (SOP
AP makro) atau SOP AP yang kegiatannya menjadi bagian dari
kegiatan SOP AP (SOP AP makro) yang lebih besar cakupannya.
Contoh: SOP Persiapan Bimbingan Teknis, SOP Pelaksanaan
Bimbingan Teknis, dan SOP Pelaporan Bimbingan Teknis merupakan
SOP mikro dari SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis. Pendekatan
yang dilakukan untuk memahami SOP AP mikro adalah melakukan
identifikasi kegiatan terkait dari SOP AP makro karena kegiatan yang

19
 terkait tersebut adalah kegiatan mikro yang selanjutnya bila disusun
akan menjadi SOP AP mikro.

GUBERNUR NUSA TENGGARA TIMUR,

FRANS LEBU RAYA

LAMPIRAN III : PERATURAN GUBERNUR NUSA TENGGARA TIMUR

NOMOR : TAHUN 2017
TANGGAL : 2017

KETENTUAN PENULISAN SOP AP

1. Penggunaan Kertas :
Kertas yang digunakan untuk ketik final SOP adalah kertas Folio
(21,6cm x 33 cm) HVS 80 gram.
2. Ketentuan Margin
a. Top : 3 cm
b. Bottom : 3 cm
c. Left : 3 cm
d. Right : 3 cm
3. Warna Tinta
a. Tinta yang digunakan untuk penulisan SOP berwarna hitam,
sedangkan untuk penandatanganan SOP berwarna hitam atau
biru tua.
b. Penggunaan warna tinta cap Perangkat Daerah berwarna ungu.
4. Ketentuan Jarak Spasi
Unsur Dokumentasi SOP diketik 1,5 spasi, sedangkan Unsur
Prosedur SOP diketik 1 spasi. Dalam penentuan jarak spasi,
hendaknya diperhatikan aspek keserasian dan estetika, dengan
mempertimbangkan banyaknya isi naskah SOP.
5. Penggunaan Huruf
a. Unsur Dokumentasi SOP AP menggunakan jenis huruf “Times New
Roman” dengan ukuran 12, sedangkan Unsur Prosedur
menggunakan jenis huruf “Arial” dengan ukuran 10.
b. Penggunaan istilah asing dicetak miring.
6. Nomor Halaman
Nomor halaman SOP AP ditulis dengan menggunakan nomor urut
angka dan dicantumkan secara simetris di bawah tengah. Pada

20
 halaman yang menggunakan kop, tidak perlu mencantumkan nomor
halaman.
7. Tanggal SOP AP
Tanggal SOP AP ditulis dengan tata urut sebagai berikut:
a. Tanggal diketik lengkap.
b. Bulan diketik lengkap.
c. Tahun diketik lengkap empat digit dengan angka Arab.
Contoh: 17 Agustus 2017.
8. Simbol-simbol dalam diagram alir dicetak hitam putih atau tidak
berwarna:
NO SIMBOL NAMA SIMBOL ARTI
1 Simbol Kapsul Kegiatan mulai dan
berakhir
2 Simbol Kotak Proses atau kegiatan
eksekusi;
3 Simbol Belah Mendeskripsikan
Ketupat kegiatan pengambilan
keputusan

4 Simbol Segi Mendeskripsikan

Lima hubungan antar
simbol yang berbeda
halaman
5 Simbol Anak Mendeskripsikan arah
Panah kegiatan (arah proses
kegiatan);

9. Simbol Mulai dan Akhir

a. Kegiatan mulai dan akhir : mulainya kegiatan (pemicu/start) dan
akhir kegiatan (penutup/finish);
b. Penulisan anak panah yang menyertai harus sesuai kaidah, yaitu:
untuk mulai (pemicu) arah panah ke bawah terlebih dahulu dan
untuk penutup arah panah harus dari atas simbol kapsul;
c. Prinsip yang digunakan adalah kegiatan mulai simbol kapsul
harus dari ujung kiri sesuai sekuennya (urutannya) tidak ada
yang dari tengah ataupun ujung kanan.
CONTOH : PENERAPAN SIMBOL KAPSUL
Diikuti simbol dari Diikuti simbol dari bawah Diikuti simbol dari
sebelah kiri sebelah kanan
Tidak Ada

21
 Tidak Ada

Melanjutkan simbol Melanjutkan simbol dari Melanjutkan symbol

dari sebelah kiri bawah dari sebelah kanan

10. Simbol Kotak/ Proses atau kegiatan eksekusi

a. Simbol Utama (yang diutamakan)
b. Melambangkan kegiatan eksekusi (proses)
c. Penulisan anak panah yang menyertai harus sesuai kaidah
d. Prinsip yang digunakan adalah satu aktivitas satu aktor dan satu
simbol kecuali untuk kegiatan yang secara esensinya merupakan
kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu aktor secara
bersamaan dalam waktu yang relatif sama, seperti: rapat, diskusi.
Contoh Penerapan Simbol Kotak :

Diikuti Simbol Diikuti symbol dari bawah Diikuti symbol

dari sebelah kri dari sebelah
kanan

22
 Untuk proses kegiatan rapat/diskusi:

11. Simbol Belah Ketupat/ Pengambilan Keputusan

a. Melambangkan kegiatan pengambilan keputusan (adanya
alternatif: ya-tidak, lengkap-tidak, sesuai-tidak, dsb.);
b. Penulisan anak panah yang menyertai harus sesuai kaidah tetapi
lebih fleksibel dibandingkan simbol kotak;
c. Prinsip yang digunakan adalah satu aktivitas satu aktor dan satu
simbol kecuali pengambilan keputusan yang dilakukan dalam
suatu forum bersama (rapat) dilambangkan dengan tanda kotak
(proses).
Contoh Penerapan Simbol Belah Ketupat :

12. Simbol Segi Lima /Penghubung/ Mendeskripsikan hubungan antar

simbol yang berbeda halaman
a. Melambangkan penghubung flowcharts yang terputus karena
ganti halaman;
b. Penulisan simbol didahului dengan anak panah dari simbol
sebelumnya pada halaman yang terputus dan diteruskan dengan
anak panah menuju simbol berikutnya pada halaman berikutnya
dan berlaku sebaliknya untuk panah balikan;

23
 c. Prinsip yang digunakan: apabila hanya satu anak panah
menghubung simbol segi lima maka tidak perlu ditulis nomor.
Apabila menghubungkan lebih dari satu anak panah maka
diberikan nomor.

Contoh Penerapan Simbol Penghubung

Halaman 1 Halaman 1
----------------------------------------------------------------------------------------------------
Halaman 2 Halaman 2

1 2 Halaman 1 1 1 Halaman 1 1 1

----------------------------------------------------------------------------------------------------
1 2 2 1 1 2
Halaman 2 Halaman 2

13. Simbol Anak Panah/ Mendeskrpsikan arah kegiatan (arah proses

kegiatan);
a. Melambangkan arah proses kegiatan dari satu simbol ke simbol
selanjutnya;
b. Penulisan simbol anak panah sesuai kaidah yang berlaku pada
simbol yang dihubungkan;
c. Prinsip yang digunakan: Pertama, arah anak panah selalu jatuh
dari atas menuju ke sisi atas tengah simbol, kecuali untuk arah
anak panah balikan yang tergantung pada kondisi yang dihadapi:
bisa dari bawah ke atas dan bisa dari sisi kanan ataupun kiri.
Kedua, tanda anak panah tidak boleh bersilangan seandanya

24
terpaksa bersilangan maka digambarkan dengan tanda “Ω =
omega”

Contoh Penerapan Simbol Anak Panah :

1. Penerapan Simbol Anak Panah (1)

2. Penerapan Simbol Anak Panah (2)

25
 Panah balikan ke Panah balikan ke Panah balikan ke
simbol di sebelah simbol di atas simbol di sebelah
kiri kanan


 Bersilangan


GUBERNUR NUSA TENGGARA TIMUR,

FRANS LEBU RAYA

26
LAMPIRAN IV : PERATURAN GUBERNUR NUSA TENGGARA TIMUR
NOMOR : TAHUN 2017
TANGGAL : 2017

FORMAT STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI

PEMERINTAHAN(SOP AP)

a. Unsur Dokumentasi.
Merupakan unsur dari Dokumen SOP AP yang berisi hal-hal yang
terkait dengan proses pendokumentasian SOP sebagai sebuah
dokumen, mencakup:
1. Halaman Judul SOP AP
Halaman judul merupakan halaman pertama sebagai sampul
muka sebuah dokumen SOP AP. Halaman judul ini berisi
informasi mengenai:
1) Judul SOP AP.
2) Nama Unit Kerja.
3) Tahun pembuatan
4) Informasi lain yang diperlukan.
Contoh halaman judul sebuah dokumen SOP AP.

27
 KOP
PEMERINTAH DAERAH

STANDAR OPERASIONAL
PROSEDUR ADMINISTRASI JUDUL
PEMERINTAHAN (SOP AP) COVER SOP
BIRO ORGANISASI SETDA
PROVINSI NTT

TAHUN
TAHUN PEMBUATAN
SOP AP

BIRO ORGANISASI IDENTITAS

SETDA PROVINSI NUSA TENGGARA TIMUR DAN ALAMAT
JALAN ELTARI NO. 52 PERANGKAT
TELEPON……, EMAIL…… DAERAH
KOTA KUPANG

28
 2. Peraturan Gubernur.
Karena Dokumen SOP AP merupakan pedoman setiap pegawai
(baik pejabat struktural, fungsional, atau yang ditunjuk untuk
melaksanakan satu tugas dan tanggung jawab tertentu), dokumen
ini harus memiliki kekuatan hukum. Dalam halaman selanjutnya
setelah halaman judul, disajikan Peraturan Gubernur tentang
penetapan dokumen SOP AP.
3. Daftar isi dokumen SOP AP.
Daftar isi ini dibutuhkan untuk membantu mempercepat
pencarian informasi dan menulis perubahan/revisi yang dibuat
untuk bagian tertentu dari SOP terkait. Prosedur-prosedur yang di
SOP-kan akan mencakup prosedur dari seluruh unit kerja,
kemungkinan besar dokumen SOP akan sangat tebal. Oleh karena
itu, dokumen ini dapat dibagi ke dalam beberapa bagian, yang
masing-masing memiliki daftar isi.
b. Unsur Prosedur
Unsur prosedur merupakan bagian inti dari dokumen SOP. Unsur ini
dibagi dalam dua bagian, yaitu Bagian Identitas dan Bagian
Flowchart.
1. Bagian identitas.
Nomor SOP AP ………

Tanggal pengesahan ………

Logo Pemerintah
Provinsi NTT Tanggal revisi ………
Disahkan oleh ………

Nama SOP AP ………

NAMA PERANGKAT
DAERAH

Dasar Hukum : Kualifikasi pelaksana :

1. …… 1. ……..……..
2. …… 2. ……………

Keterkaitan : Peralatan/perlengkapan :
1. ……… 1. ……………
2. …....... 2. ……………
Peringatan : Pencatatan/pendataan :
1. …….. 1. ……………
2. …….. 2. ……………

29
Bagian Identitas dari unsur prosedur dalam SOP dapat dijelaskan
sebagai berikut:
1) Logo dan Nama Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Timur
tidak berwarna;
2) Nomor SOP AP, diisi dengan nomor secara berurutan dan
diketik.
3) Tanggal Pengesahan, diisi tanggal pengesahan SOP AP oleh
pimpinan perangkat daerah.
4) Tanggal Revisi, diisi tanggal SOP AP direvisi atau tanggal
rencana diperiksa kembali SOP AP yang bersangkutan.
5) Pengesahan oleh pimpinan perangkat daerah. Item
pengesahan berisi nomenklatur jabatan,tanda tangan, nama
pejabat yang disertai dengan NIP serta stempel/cap instansi.
6) Judul SOP AP, diisi dengan Nama prosedur yang akan
distandarkan.
7) Dasar Hukum, Diisi dengan peraturan perundang-undangan
yang menjadi dasar disusunnya Standar Operasional
Prosedur.
8) Keterkaitan, diisi dengan penjelasan mengenai keterkaitan
prosedur yang distandarkan dengan prosedur lain yang
distandarkan.
9) Peringatan, memberikan penjelasan mengenai
kemungkinan-kemungkinan yang terjadi ketika prosedur
dilaksanakan atau tidak dilaksanakan. Peringatan
memberikan indikasi berbagai permasalahan yang mungkin
muncul dan berada di luar kendali pelaksana ketika
prosedur dilaksanakan, serta berbagai dampak lain yang
ditimbulkan. Dalam hal ini dijelaskan pula bagaimana cara
mengatasinya bila diperlukan. Umumnya menggunakan
kata peringatan, yaitu jika/apabila atau batas waktu
kegiatan harus sudah dilaksanakan;
10) Kualifikasi Pelaksana, memberikan penjelasan mengenai
kualifikasi pelaksana yang dibutuhkan dalam
melaksanakan perannya pada prosedur yang distandarkan.
SOP administrasi dilakukan oleh lebih dari satu pelaksana,
oleh sebab itu maka kualifikasi yang dimaksud adalah
berupa kompetensi (keahlian dan ketrampilan) bersifat
umum untuk semua pelaksana dan bukan bersifat individu,

30
 yang diperlukan untuk dapat melaksanakan SOP AP secara
optimal.
11) Peralatan dan Perlengkapan, memberikan penjelasan
mengenai daftar peralatan utama (pokok) dan perlengkapan
yang dibutuhkan yang terkait secara langsung dengan
prosedur yang di-SOP-kan.
12) Pencatatan dan Pendataan, Diisi dengan penjelasan
mengenai berbagai hal yang perlu didata, dicatat atau
diparaf oleh setiap pegawai yang berperan dalam
pelaksanaan prosedur yang telah distandarkan.

2. Bagian Flowchart
Bagian Flowchart merupakan uraian mengenai langkah langkah
kegiatan secara berurutan dan sistematis dari prosedur yang
distandarkan, yang berisi:
1) Nomor, diisi nomor urut.
2) Tahap Kegiatan, diisi tahapan kegiatan yang merupakan urutan
logis suatu proses kegiatan. Biasanya menggunakan kalimat
aktif dengan awalan me-.
3) Pelaksana, merupakan pelaku (aktor) kegiatan. Simbol simbol
diagram alir sesuai dengan proses yang dilakukan dan tidak
berwarna. Keterangan simbol sebagaimana ditentukan pada
daftar simbol. Pelaksana diisi dengan nama-nama jabatan
(Pejabat Pelaksana, Jabatan Fungsional Tertentu, Jabatan
Struktural) yang ada di unit kerja yang bersangkutan yang
melakukan proses kegiatan. Urutan penulisan jabatan dimulai
dari jabatan yang terlebih dahulu melakukan tahap kegiatan.
4) Mutu Baku, berisi kelengkapan yang diperlukan per
kegiatan/aktivitas, waktu pelaksanaan per kegiatan, output
yang didapatkan per kegiatan dan keterangan. Agar SOP AP ini
terkait dengan kinerja, maka setiap kegiatan/aktivitas
hendaknya mengidentifikasikan mutu baku. Kelengkapan
merupakan syarat atau kelengkapan pelaksanaan kegiatan
sehingga suatu kegiatan dapat dilaksanakan. Apabila
kelengkapan tidak terpenuhi, prosedur tidak dapat
dilaksanakan dengan sempurna. Kelengkapan pada
kegiatan/aktivitas 1 merupakan persyaratan yang harus
dipenuhi untuk memulai prosedur. Output pada
kegiatan/aktivitas 1 merupakan hasil kelengkapan yang telah

31
diproses sesuai kegiatan pertama. Output kegiatan 1 akan
menjadi kelengkapan pada kegiatan 2, output kegiatan 2 akan
menjadi kelengkapan pada kegiatan 3 dan seterusnya, serta
bisa ditambahkan apabila ada kelengkapan lain. Yang perlu
menjadi perhatian adalah output akhir haruslah sesuai dengan
judul SOP AP. Sebagai contoh SOP AP penerbitan KTP maka
outputnya adalah “KTP”, bukan surat. Dalam penentuan waktu,
perlu ada acuan hukum yang berlaku, dalam hal prosedur
tersebut diatur dalam suatu produk hukum. Apabila prosedur
tersebut tidak diatur dalam suatu produk hukum, maka
penentuan waktu didasarkan pada kesepakatan setelah
diujicoba. Norma waktu bisa dalam hitungan menit, jam, hari,
bulan. Mutu baku ini akan menjadi alat kendali mutu sehingga
produk akhirnya (end product) dari sebuah proses telah
memenuhi kualitas yang diharapkan. Keterangan dapat diisi
dengan penjelasan singkat mengenai hal-hal yang perlu
diperjelas seperti: Anggota Tim Kerja, SOP yang terkait, Biaya
yang diperlukan, dan Persyaratan.

GUBERNUR NUSA TENGGARA TIMUR,

FRANS LEBU RAYA

32