INFORMASI FAKTOR JABATAN STRUKTURAL

Nama Jabatan : Sekretaris Dinas

I. PERAN JABATAN
Sekretaris Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah mempunyai tugas melaksanakan kebijakan pelayanan
administrasi kepada semua unsur di lingkungan Dinas meliputi pengelolaan administasi umum, perencanaan,
kepegawaian, rumah tangga dan administrasi keuangan.

II. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB UTAMA

A. URAIAN TUGAS
1. Menghimpun dan mempelajari peraturan perundang-undangan dan pedoman / petunjuk teknis serta
merencanakan Kegiatan sekretariat sebagai acuan pelaksanaan tugas
2. Menyusun petunjuk / pedoman operasional kerja sekretariat dinas sesuai arah dan sasaran yang telah
di tetapkan sebagai pedoman kerja
3. Mengkoodinasikan kegiatan administrasi umum, kepegawaian dan perencanaan serta administrasi
keuangan
4. Mengkoodinasikan dan memberikan pelayanan administrasi kepada kepala dinas dan bidang di
lingkup dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah
5. Mengkoordiansikan penyusunan dan pelaksanaan program / kegiatan pada seluruh bidang;
6. Mengatur, mengendalikan dan mengadministrasikan urusan surat menyurat dan urusan rumah
tangga;
7. menyusun laporan pelaksanaan pengawasan melekat (waskat) dan membuat telaahan pelaksanaan
waskat sesuai ketentuan yang berlaku;
8. Menyiapkan dan mengkoordinasikan penyusunan laporan evaluasi, berkala dan tahunan dinas;
9. Melaksanakan tugas lain yang di berikan oleh atasan;

B. TANGGUNG JAWAB
1. Keakuratan bahan petunjuk teknis pengelolaan perencanaan, administrasi keuangan, administrasi
umum dan kepegawaian;
2. Kelancaran pembuatan dokumen perencanaan, laporan keuangan, dokumen umum dan
kepegawaian;
3. Monitoring dan evaluasi kegiatan sub sub bagian;
4. Mengajukan usul, saran dan pendapat kepada Kepala Dinas;
5. Meminta arahan kepada Kepala Dinas;
6. Menjaga kerahasian dalam pelaksanaan tugas.

III. HASIL KERJA JABATAN

1. Draft Program Kerja dan kegiatan bidang Kesekretariatan
2. Tugas pokok dan fungsi Bidang Sekretariat
3. Arahan pelaksanaan tugas
4. Produktivitas kerja Kepala Sub Bagian/Pengawas dan Staf/Pelaksana/Jabatan Fungsional Umum di
Sekretariat
5. Efisiensi kegiatan pada Sekretariat
6. Koordinasi tugas untuk bidang
7. Kegiatan/tugas administrasi umum dan kepegawaian, perencanaan dan keuangan
8. Laporan Pelaksanaan Kegiatan bidang Sekretariat
9. Pertimbangan Staf bidang Sekretariat

IV. TINGKAT FAKTOR

FAKTOR 1 : RUANG LINGKUP DAN DAMPAK (1-2 = 350)
1. Jabatan ini mengarahkan pelaksanaan pekerjaan yang bersifat administratif, pekerjaan teknis,
pekerjaan klerek yang rumit. Dimana fungsi, kegiatan, atau jasa yang diberikan mencakup
lingkungan terbatas dan menunjang sebagian besar kegiatan dilingkungan Dinas Perpustakaan
dan Arsip Daerah Kabupaten Buru , khususnya bidang Sekretariat Dinas Dinas Perpustakaan
dan Arsip Daerah
2. Jabatan ini berdampak terhadap pelaksanaan tugas kesekretariatan Dinas Perpustakaan dan
 Arsip Daerah Kabupaten Buru.

FAKTOR 2 : PENGATURAN ORGANISASI (2-1 = 100)

Sekretaris Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Buru bertanggung jawab langsung
kepada Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah dan melakukan koordinasi dengan Kepala
Bidang Pengembangan dan Konservasi Bahan Perpustakaan, Kepala Bidang Layanan
Pemberdayaan Kegemaran Membaca dan Kepala Bidang Kearsipan dilingkungan Dinas
Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Buru

FAKTOR 3 : WEWENANG PENYELIAAN DAN MANAJERIAL (3-2 = 775)

Jabatan ini berwenang menetapkan antara lain :
1. Merencanakan program kerja di bidang kesekretariatan berdasarkan sasaran dan rencana kerja
Dinas yang telah ditetapkan sebagai pedoman untuk melaksanakan tugas.
2. Mendistribusikan tugas kepada para Kepala Sub Bagian sesuai dengan tugas pokok, fungsi
masing-masing kepala subbagian agar tugas dapat dilaksanakan sesuai dengan rencana yang
telah ditetapkan
3. Melakukan pengawasan kepada Kepala Sub Bagian dan seluruh staf di dinas dalam
melaksanakan tugas baik secara preventif maupun represif untuk menghindari terjadinya
kesalahan dan penyimpangan dalam pelaksanaan tugas
4. Mengevaluasi kegiatan yang telah dilaksanakan oleh Kepala Sub Bagian pada sekretariat
dengan membandingkan antara hasil kerja yang dicapai dengan rencana yang telah ditetapkan
untuk mengetahui tingkat kinerja yang dicapai.
5. Melaksanakan tugas administrasi umum dan kepegawaian, perencanaan dan keuangan,
berdasarkan pedoman dan peraturan perundang-undangan sebagai bahan perumusan
kebijakan
6. Memberi petunjuk kerja kepada Kepala Sub Bagian dan staf yang dilakukan secara lisan
maupun tertulis agar tugas-tugas yang akan dilaksanakan dapat dipahami secara benar
7. Merekomendasikan penghargaan bagi pegawai fungsional dan perubahan kelas jabatan
8. Mendengarkan dan menyelesaikan pengaduan dari pegawai

FAKTOR 4 : HUBUNGAN PERSONAL

A. Sifat Hubungan (4A-3 = 75)
Jabatan ini berhubungan dengan :
1. Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Buru
2. Kepala Bidang dilingkungan Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Buru
3. Pejabat Eselon IV dan seluruh pegawai dilingkungan Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah
Kabupaten Buru
4. Kepala SKPD yang terkait
5. Pemustaka
B. Tujuan Hubungan (4B-3 = 100)
Hubungan yang dilakukan adalah untuk menimbang, mempertahankan atau merundingkan
program bidang umum dan aparatur, perencanaan dan keuangan yang diarahkan untuk
memperoleh sumber daya dan kesesuaian dengan kebijakan dan peraturan yang sudah
ditetapkan

FAKTOR 5 : KESULITAN DALAM PENGARAHAN PEKERJAAN (5-3 = 340)

Jabatan ini mempunyai tingkat kesulitan dalam mengarahkan pekerjaan dasar seperti tugas umum
dan kepegawaian, perencanaan dan keuangan yang dilakukan oleh Bendahara Pengeluaran,
 Bendahara Penerimaan, Penyusun Kebutuhan Barang Inventaris (Pengurus Barang), Analis
Perencanaan dan Analis Laporan Akuntabilitas Kinerja serta Administrasi Kepegawaian

FAKTOR 6 : KONDISI LAIN (6-2 = 575)

Jabatan ini memerlukan koordinasi, dan integrasi, atau konsolidasi pekerjaan administratif terhadap
pelaksanaan pekerjaan dilinkungan Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Buru atau
dengan SKPD terkait untuk menghasilkan hasil kerja pada Sekretariat Dinas Perpustakaan dan
Arsip Daerah Kabupaten Buru.

V. PERSYARATAN JABATAN TERTENTU

a. Pendidikan : S-1
b. Kursus/Diklat :
1) Penjenjangan : Diklat Pim IV
2) Teknis : Diklat Perencanaan Pembangunan, Diklat Manajemen Pemerintahan,Diklat
Manajemen Kepemimpinan, Diklat Administrasi Kepegawaian, Diklat
Pengelolaan Keuangan Daerah
c. Pangkat/Gol.Ruang : Penata Tk. I / III.d

Namlea, Januari 2019

Mengetahui
Atasan Langsung, Yang Membuat,

(Drs. AHMAD ASSAGAF, M.Si) (LA LUDIN, S.Pd)

Pembina Utama Muda Pembina
NIP. 19670309 198810 1 001 NIP. 19690612 198909 1 001
 FORMULIR HASIL EVALUASI JABATAN STRUKTURAL

Nama Jabatan : Sekretaris Dinas

Organisasi : Sekretariat Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Buru
Instansi : Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Buru

Standar Jabatan
Nilai Yang
No. Faktor Evaluasi Struktural Yang Keterangan
Diberikan
Digunakan (Jika Ada)
Faktor
1. 1 Ruang Lingkup dan 550 Tingkat Faktor 1 - 3
Dampak
Faktor
2. 2 Pengaturan Organisasi 100 Tingkat Faktor 2 - 1
Faktor
3. 3 Wewenang Penyeliaan 775 Tingkat Faktor 3 - 2
dan Manajerial
Faktor
4. 4 : Hubungan Personal
- Sifat Hubungan 75 Tingkat Faktor 4A – 3
- Tujuan Hubungan 100 Tingkat Faktor 4B – 3
Faktor
5. 5 : Kesulitan Dalam 340 Tingkat Faktor 5 - 3
Pengarahan
Faktor
6. 6 : Kondisi Lain 575 Tingkat Faktor 6 - 2
K
E
S Total Nilai 2515
I
M
P
U
L Kelas Jabatan 13 (2.355 – 2.750)
A
N

Tim Analisis dan Evaluasi Jabatan :

Ketua Tim
Sekretaris Daerah
Kabupaten Buru

(Drs. AHMAD ASSAGAF, M.Si)

Anggota Tim Anggota Tim

(........................................) (........................................
)