SOP CSD Penjualan Barang
SOP CSD Penjualan Barang
SOP CSD Penjualan Barang
CSD/2016/001/SOP
STANDARD OPERATING PROCEDURE Issued Date
Page 1 of 2
PENGADAAN PERSEDIAAN BARANG DAGANG Revision to 1
Reviewed by, Approved by, Distributed to
1. Head Office Purchasing Dept, SC Dept.
Director
2. Lab/WH Warehouse Dept
Purchasing Dept Supply Chain Dept Director Marketing
1.1. Menjadi pedoman dalam melaksanakan proses Pengadaan Persediaan Barang Dagang
1.2. Mengendalikan mekanisme Pengadaan Persediaan Barang Dagang agar sesuai dengan Sistem
Manajemen Mutu.
2. RUANG LINGKUP SOP ini digunakan untuk melaksanakan proses Pengadaan Persediaan Barang Dagang yang ruang
lingkupnya meliputi : Warehouse Dept/PPIC Dept, Purchasing, Marketing dan Finance Dept, Director
di Head Office
Adalah Pihak di luar manajemen perusahaan yang berbentuk organisasi atau lembaga resmi
(legal) baik dari Pemerintahan maupun Swasta Nasional atau Asing yang terkait dengan proses
bisnis perusahaan.
4.2.1. Supplier,
Adalah organisasi resmi yang mempunyai ijin usaha dan kapasitas sebagai pemasok
Persediaan Barang Dagang.
4.2.2. Forwarder
4.4. Formulir,
Adalah merupakan media komunikasi antar pihak-pihak yang berkepentingan terhadap suatu
proses bisnis dalam bentuk format standar yang tercakup juga didalamnya adalah proses
persetujuan dari kelanjutan realisasi proses bisnis tersebut.
definisi/452204252.xls/12/16/2019/01:55:28
Adalah merupakan media komunikasi antar pihak-pihak yang berkepentingan terhadap suatu
proses bisnis dalam bentuk format standar yang tercakup juga didalamnya adalah proses
persetujuan dari kelanjutan realisasi proses bisnis tersebut.
5. KEBIJAKAN 5.1. Setiap permintaan part-material dan/atau service order harus menggunakan PR yang
ditujukan ke Material Management Dept Head di Head Office atau Purchaser di Site.
5.2. Setiap WO yang terbit harus mempertimbangkan aspek teknis, efektivitas kerja, efisiensi waktu
dan biaya yang timbul akibat dari pekerjaan perawatan/perbaikan khususnya yang berkaitan
dengan pihak luar (supplier/external workshop).
5.3. Setiap permintaan part-material via transfer dari lokasi pemohon harus dilakukan dengan dasar
pertimbangan sebagai berikut :
5.3.1. Efisiensi stock dan biaya yang timbul akibat proses tersebut.
5.3.4. Lamanya proses pengadaan dan pengiriman part-material jika selalu harus diproses di
Head Office.
5.4. Khusus untuk Lokasi Pengirim harus segera memperhitungkan keseimbangan stock yang
berkurang akibat proses permintaan part-material via transfer sehingga tidak terjadi
kekurangan stock pada saat diperlukan.
5.5. Purchaser (Logistic Supervisor) harus segera menyerahkan PR ke Inventory Section Head
dan/atau Plant Dept Head di Head Office apabila terdapat kondisi sebagai berikut :
5.5.1. Lama waktu pengadaan atau pengiriman lebih dari 2 minggu terhitung sejak PR terbit.
5.5.2. Tidak bisa dilakukan di jobsite karena keterbatasan kompetensi (kemampuan), fasilitas
(tools) yang dimiliki dan kesiapan part-material dari pihak luar maupun site
management.
5.5.3. Setiap PR yang berisi permintaan part-material untuk keperluan : Modifikasi (Major
Job), Rekondisi (ex Accident), Overhoul (Major Repair) dan Tyre/Undercarriage harus
diserahkan langsung ke Plant Dept Head.
5.6. Setiap Purchase Order (PO) yang diterbitkan oleh Purchaser harus berdasarkan PR yang telah
disetujui oleh Pejabat berwenang.
definisi/452204252.xls/12/16/2019/01:55:28
5.7. Setiap hasil transaksi dengan pihak luar baik part-material maupun service order beserta
dokumennya harus diperiksa secara teliti, akurat dan benar sesuai dengan prinsip-prinsip
Quality Assurance (QA).
5.9. Khusus untuk pembelian secara Cash atau Cash in advanced, PO yang diterbitkan oleh
Purchaser disesuaikan dengan prosedur dan persyaratan kelengkapan dokumen pembayaran di
SOP Pengakuan dan Pembayaran Transaksi Ekstern, SOP No. TRY/2001/001/SOP.
5.10. Plant Dept harus membuat anggaran atas keperluan part-material, biaya perawatan/ perbaikan
sedangkan biaya mobilisasi/transportasi dibuat oleh MM Dept di akhir tahun berjalan untuk
tahun berikutnya (Rencana Kerja Tahunan/RKT).
5.11. Nilai Pembelian setiap item dan/atau beberapa item dalam setiap PO tidak boleh melebihi batas
kewenangan maksimum dan total setiap bulannya tidak melebihi Anggaran Bulanan yang telah
ditentukan (lihat no. 5.10.).
5.12. Batas kewenangan maksimum nilai PO/PR dalam proses persetujuan (Approval Level)
diberlakukan aturan sebagai berikut :
Approve by (PO) MM DH MM DH MM DH
Manual Approval (PO) Plant DH Director Pres Director
5.12.2.2. PR ex HO
Approve by (PO) MM DH MM DH MM DH
Manual Approval (PO) Plant DH Director Pres Director
Note : Untuk Valuta asing, Nilai kewenangan PO dikonversi sesuai dengan Kurs yang berlaku
pada saat transaksi.
6. ALUR PROSES Untuk lebih menjelaskan mekanisme proses Pengadaan Part - Material dan Service Order, maka
dapat dilihat pada alur proses berikut ini.
definisi/452204252.xls/12/16/2019/01:55:28
Dept.
definisi/452204252.xls/12/16/2019/01:55:28
definisi/452204252.xls/12/16/2019/01:55:28
definisi/452204252.xls/12/16/2019/01:55:28
Document DCI-CSD/2016/001/SOP
STANDARD OPERATING PROCEDURE Issued Date
Page 1 of 1
PENJUALAN BARANG DAGANG (BRG IMPOR) Revision to 0
Mulai
OK
4. Jika tidak ada masalah pembayaran, Email Order Email Order Email Order NO
Finance berhak memberikan approval
penjualan
OK
5. Jika Ada masalah pembayaran, approval
harus di lakukan oleh direksi
Serah
8 Driver/Jasa Pengirim melakukan serah terima
terima barang dengan Customer. Surat Barang
Jalan Asli di Minta kembali.
memastikan
F/U Status Barang
9 Gudang F/U status pengiriman ke Driver Kiriman sudah serah
terima
atau Jasa Pengiriman, Apakah sudah
selesai dikirim/belum
F/U Status
10 CSD F/U status Kiriman sd Barang sudah Kiriman
diterima oleh Customer dan Melaporkan
ke Group By WA
11 Selesai
selesai
flow /452204252.xls/12/16/2019/01:55:28
DAFTAR ANGKUTAN :
BANDUNG SEMARANG