Microsoft Word - Modul 2 APSI - Analisis Sistem PDF
Microsoft Word - Modul 2 APSI - Analisis Sistem PDF
Microsoft Word - Modul 2 APSI - Analisis Sistem PDF
MODUL 2
ANALISIS SISTEM
MATERI
1. Pendahuluan
2. Langkah-langkah Analisis Sistem
3. Mengidentifikasi Masalah
4. Memahami Kerja Sistem
5. Analisis Sistem
6. Membuat Laporan Hasil Analisis Sistem
Pendahuluan
Analisis sistem (systems analysis) dapat didefinisikan sebagai berikut :
Atau secara lebih mudahnya, analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang
telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbarui. Tahap
analisis sistem ini merupakan tahap yang sangat kritis dan sangat penting, karena
kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya.
Tugas utama analis sistem dalam tahap ini adalah menemukan kelemahan-kelemahan
dari sistem yang berjalan sehingga dapat diusulkan perbaikannya.
2 Analisis Sistem
1. Mengidentifikasi Masalah
Mengidentifikasi (mengenal) masalah merupakan langkah pertama yang
dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah (problem) dapat didefinisikan sebagai
suatu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang
menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat dicapai. Oleh karena itulah pada tahap
analisis sistem, langkah pertama yang harus dilakukan oleh analis sistem adalah
mengidentifikasi terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi. Tugas-tugas yuang
harus dilakukannya adalah sebagai berikut ini :
1. Penyebab masalah adalah pelayanan yang kurang baik kepada langganan. Titik
keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah :
a. “Penanganan order langganan” di bagian order penjualan. Titik keputusan
ini dapat mengakibatkan pelayanan kepada langganan kurang baik bila waktu
penanganan order penjualan lama. Penanganan order penjualan merupakan
proses pertama kali menerima order dari langganan.
b. “Proses pembuatan order penjualan” di bagian order penjualan. Titik
keputusan ini dapat mengakibatkan pelayanan kepada langganan kurang baik
bila proses pembuatan order penjualan juga lama. Proses pembuatan order
penjualan adalah proses membuat dokumen tertulis dari order langganan yang
telah diterima dengan tembusan-tembusannya berupa :
- tembusan untuk membuat faktur
- tembusan untuk catatan akuntasi (journal/register copy)
- tembusan untuk meminta barang dari gudang (stock request copy)
- tembusan untuk membuat slip pengepakan (packing slip) dan laporan
pengiriman (shipping notice)
- tembusan otorisasi kredit (credit copy)
- tembusan pemberitahuan kepada langganan bahwa order telah diterima
(acknowledgement copy atau advice copy)
c. “Proses evaluasi kredit” di bagian kredit. Titik keputusan ini dapat
mengakibatkan pelayanan kepada langganan kurang baik bila proses evaluasi
kredit lama dan berbelit-belit.
d. “Proses pengambilan barang” di bagian gudang. Titik keputusan ini dapat
mengakibatkan pelayanan kepada langganan kurang baik bila proses
pengambilan barang lama.
e. “Proses pembuatan dokumen pengiriman” (packing slip) dan laporan
pengiriman (shipping notice) di bagian pengiriman. Titik keputusan ini dapat
mengakibatkan pelayanan kepada langganan kurang baik bila proses
pembuatan dokumen dan laporan pengiriman lama. Proses pengirimannya
sendiri juga harus cepat sampai barang diterima oleh langganan, tetapi proses
ini tidak termasuk dalam ruang-lingkup sistem pengendalian penjualan dan
pemasaran (masuk dalam sistem distribusi).
f. “Proses membuat faktur” di bagian billing. Titik keputusan ini dapat
mengakibatkan pelayanan kepada langganan kurang baik bila proses membuat
faktur lama.
2. Penyebab masalah adalah barang yang dikirim sering tidak sesuai. Titik
keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah :
a. “Kebenaran data di faktur” di bagian billing. Titik keputusan ini dapat
mengakibatkan barang yang dikirim tidak sesuai dengan yang tercantum di
faktur bila faktur salah.
6 Analisis Sistem
3. Penyebab masalah adalah otorisasi pemberian kredit yang kurang benar. Titik
keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah “dukungan
informasi untuk pemberian kredit” di bagian kredit.
Langkah kedua dari tahap analisis sistem dapat terdiri dari beberapa tugas yang
perlu dilakukan, yaitu sebagai berikut ini :
Penelitian akan dilakukan di tiap-tiap lokasi titik keputusan yang akan diteliti.
Penelitian juga biasanya akan dilakukan oleh beberapa peneliti dan memakan waktu
yang cukup lama (harian, mingguan bahkan bulanan) supaya penelitian dapat
dilakukan secara efisien dan efektif, maka jadwal dari penelitian harus direncanakan
terlebih dahulu yang meliputi :
Sama halnya dengan wawancara yang telah diatur jadwalnya tersendiri, observasi
yang akan dilakukan juga sebaiknya dibuatkan jadwal tersendiri. Demikian juga
dengan jadwal pengambilan sampel sebaiknya juga diatur tersendiri.
Setelah rencana jadwal penelitian selesai dibuat, maka tugas dari tiap-tiap anggota
tim analis sistem untuk melakukan penelitian telah dapat ditentukan. Koordinator
analis sistem dapat membuat surat penugasan kepada masing-masing anggota tim
analis sistem ini dengan menyertakan lampiran kegiatan penelitaian yang harus
dilakukan. Formulir ini biasanya tidak dilampirkan di laporan hasil analisis, karena
kurang bermanfaat bagi user atau manajemen. Formulir ini akan diberikan kepada
tiap-tiap peneliti yang bersangkutan.
Sebelum suatu wawancara dilaksanakan, akan lebih bijaksana bila waktu dan
materi wawancara ini direncanakan terlebih dahulu. Rencana ini dapat ditulis di
agenda wawancara dan dibawa selama wawancara berlangsung. Pewawancara dapat
melakukan wawancara dengan dasar agenda wawancara ini. Tujuan utama pembuatan
agenda wawancara yang akan digunakan dalam wawancara ini adalah suapaya
wawancara dapat diselesaikan tepat pada waktunya dan tidak ada materi yang
terlewatkan.
Fakta atau data yang diperoleh dari hasil penelitian harus dikumpulkan sebagai
suatu dokumentasi sistem lama. Dokumentasi dari hasil penelitian ini diperlukan
untuk beberapa hal, yaitu sebagai berikut ini :
a. Membantu kelengkapan (aid to completeness)
Dengan digunakannya formulir-formulir standar untuk mencatat fakta, maka data
yang belum terkumpul akan terlihat.
9 Analisis Sistem
Fakta-fakta yang perlu didokumentasikan dari hasil penelitian sistem lama adalah
sebagai berikut ini :
3. Analisis Sistem
Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian
yang telah dilakukan. Menganalisis hasil penelitian sering sulit dilakukan oleh analis
sistem yang masih baru. Pengalaman menunjukkkan bahwa banyak analis sistem
yang masih baru mencoba untuk memecahkan masalah tanpa menganalisisnya.
10 Analisis Sistem
Analis sistem perlu menganalisis masalah yang terjadi untuk dapat menemukan
jawaban apa penyebab sebenarnya dari masalah yang timbul tersebut. Penelitian
dilakukan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan semacam :
Mengapa dikerjakan ?
Perlukah dikerjakan ?
Apakah telah dikerjakan dengan baik ?
apakah tugas dan tanggungjawab telah didefinisikan dan diterapkan dengan jelas ?
apakah tugas dan tanggungjhwab telah didistribusikan dengan efektif untuk
masing-masing personil dan unit-unit organisasi ?
Menganalisis Keandalan
Menganalisis Dokumen
Menganalisis Laporan
Untuk menganalisis laporan yang sudah dihasilkan oleh sistem lama dapat
dilakukan dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut :
Menganalisis Teknologi
apakah fasilitas dari sistem informasi (dalam bentu personil, peralatan dan
fasilitas lainnya) cukup untuk menangani volume rata-rata data tanpa terjadi
penundaan yang berarti ?
EVALUASI
1. Sebutkan dan jelaskan definisi analisis sistem menurut persepsi anda !
2. Langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem di dalam tahap
analisis sistem ?
3. Mengapa identifikasi penyebab masalah merupakan tahap yang paling penting
dalam tahap analisis sistem ? jelaskan dengan ilustrasi ?
4. Mengapa memahami kerja dari sistem yang ada/berjalan diperlukan ? jelaskan !
5. Mengapa penelitian harus direncanakan jadwalnya ? jelaskan !
DAFTAR PUSTAKA
1. Burch, J.G., System, Analysis, Design, and Implementation, Boyd & Fraser Publishing
Company, 1992.
2. Jogiyanto, Analisis dan Disain Sistem Informasi, ANDI OFFSET Yogyakarta, 1990.
3. John G. Burch, Jr, Felix R. Strater, Gary Grudnistski, Information Systems : Theory and
Practice, Second Edition, John Wiley & Sons, 1979
4. Meilir Page-Jones, The Practical Guide to Structured Systems Design, Second Edition,
Yourdon Press, Prentice Hall, 1988
5. I.T. Hawryszkiewycz, Introduction Systems Analysis and Design, Second Edition, Prentice
Hall, 1991
6. Raymond McLeod, Jr, Management Information System : A Study of Computer-Based
Information Systems, Sixth Edition, Prenctice Hall, 1979