LPJ Kuliah Umum 2020
LPJ Kuliah Umum 2020
LPJ Kuliah Umum 2020
6 LAPORAN PERSEKSI
1.6.1 LAPORAN KETUA PELAKSANA
Alhamdulillah telah terlaksananya acara Kuliah Umum dimana pelaksanaan Kuliah
Umum ini merupakan salah satu program kerja pengganti dari Company Visit BEM FE
UGJ yang dimiliki oleh Departemen Eksternal BEM FE UGJ. Kuliah Umum ini dalam
waktu persiapannya kurang lebih satu bulan, diawali dengan pembentukan kepanitiaan
bersama yang terdiri dari seluruh pengurus BEM FE & GALILEO Departemen Eksternal
BEM FE UGJ. Rincian yang kami lakukan pada tahap pra-kegiatan Kuliah Umum adalah
sebagai berikut :
1. Membentuk struktural kepanitiaan yang dilakukan oleh kepala Departemen Eksternal
BEM FE UGJ;
2. Memimpin setiap pelaksanaan rapat;
3. Mengarahkan pembagian job description kepada setiap seksi;
4. Mengontrol dan mengawasi persiapan setiap seksi agar acara dapat terlaksana dengan
baik dan;
5. Memastikan bahwa persiapan telah matang hingga 100%.
Dengan total peserta yang terdaftar sebanyak 222 orang serta total panitia 7 orang.
Rincian tersebut merupakan tugas utama ketua pelaksana. Seluruh panitia telah
memberikan kinerja terbaik demi kelancaran pelaksanaan kegiatan Kuliah Umum yang
diadakan BEM FE UGJ. Terimakasih.
Namun semua kendala tersebut dapat diatasi dengan solusi berikut ini:
1. Harus adanya kesiapan secara mendetail dan koordinasi yang lebih intens antara
sekretaris dengan ketua pelaksana ataupun dengan seksi acara dan;
2. Harus lebih teliti dalam pembuatan persuratan.
Pada kegiatan Seminar Ekonomi saya membantu ketua pelaksana dengan cara
menyiapkan beberapa surat pemberitahuan kegiatan, undangan kegiatan, surat
permohonan peminjaman. Saya selaku sekretaris kegiatan telah berusaha semaksimal
mungkin dalam mengemban tugas yang telah diamanahkan kepada saya, walaupun
dalam menjalankannya masih terdapat kesalahan atau jauh dari kata sempurna.
Alhamdulillah hingga Laporan Pertanggungjawaban ini disusun segala hal yang
berkaitan dengan tugas dan tanggungjawab saya selaku sekretaris pelaksana dapat
diselesaikan. Terima kasih kepada Ketua Pelaksana yang telah mempercayakan saya
sebagai Sekretaris dalam kepanitiaan ini.
Pada kegiatan Seminar Ekonomi, dana yang diperoleh dari dana Yayasan sebesar
Rp.200.000, dana dari Universitas Rp.1.000.000, dana dari Sponsor Rp.850.000, dan
dana dari pendaftaran Rp. 5.960.000. Jadi total penerimaannya adalah sebesar
Rp.8.010.000. Total Pengeluarannya yaitu sebesar Rp.7.100.100 sehingga ada dana lebih
sebesar Rp.909.900 yang akan kami sumbangkan kepada kas BEM Fakultas Ekonomi
1. Membuat rangkaian acara seminar yang serius tapi menyenangkan dan tidak
membosankan, yang membuat peserta seminar dapat dengan sepenuh hati mengikuti
alur acara seminar ini dari awal hingga akhir acara.
2. Mengadakan berbagai ice breaking yang berguna menyegarkan para peserta seminar
dengan kegiatan yang seru disertai hadiah yang menarik dari salah salah satu
pemateri.
3. Menyediakan 2 hadiah doorprize yang sangat bermanfaat dan tentunya tidak keluar
dari tema yang diangkat dalam acara seminar ini, yang mana dibagikan kepada
peserta yang beruntung dengan cara yang tidak biasa.
4. Menyisipkan rangkaian pembukaan acara dengan tari topeng khas Cirebon, yang
selain memeriahkan acara juga meningkatkan rasa cinta kita terhadap budaya
bangsa, budaya dari daerah sendiri.
5. Membagi tugas untuk kepanitiaan pada acara di hari-H sebagai berikut:
a) Master of ceremony
b) Dirigen
c) Operator
d) Time keeper
6. Mengadakan latihan dan gladi bersih bagi para petugas dari seksi acara pada H-1;
7. Berkoordinasi dengan seksi-seksi lain agar acara menjadi satu tujuan, selain itu juga
demi kebutuhan seksi acara sendiri seperti pengumpulan curiculum vitae para
pemateri dan moderator, pencetakan sertifikat para pemateri dan moderator, dan
kebutuhan peralatan bagi acara;
8. Mengadakan briefing dengan para pemateri dan moderator demi berjalannya acara
dengan baik dan;
9. Me-management waktu pada hari-H.
1. Sebelum hari-H ada beberapa kali re-shuffle tugas dikarenakan penyesuaian kondisi;
2. Waktu yang mengulur diakibatkan keterlambatan kehadiran seorang pemateri;
3. Kesalahan cetak nama salah satu pemateri di hari-H, yang menyebabkan harus
segera ada pembetulan sampai sebelum masuk sesi pembagian sertifikat;
4. Kurangnya operator, dikarenakan kabel connector VGA ternyata terlalu pendek,
sehingga diperlukan satu laptop dan satu operator tambahan dan;
5. Adanya pembatalan salah satu game dikarenakan kesalahan penyampaian oleh
moderator.
1. Membuat form pendaftaran peserta di excel, agar pendaftar bisa mengetik namanya
sendiri untuk di sertifikat agar tidak salah;
2. Membuka stand pendaftaran selama 2 minggu sampai dengan hari H acara;
3. H-2 acara kami mengecek kembali data nama peserta agar tidak salah lalu langsung
dikirim ke percetakan untuk sertifikat;
4. Melakukan kegiatan registrasi ulang peserta sebelum acara berlangsung;
5. Membuka stand pendaftaran untuk peserta yang daftar On The Spot (OTS);
6. Melakukan koordinasi kepada semua peserta dan panitia selama kegiatan
berlangsung;
7. Menginformasikan kepada peserta untuk pengambilan sertifikat setelah selesai
acara;
8. Melakukan pendataan ulang peserta saat pengambilan sertifikat dan;
9. Total yang mendaftar ada 235 orang, untuk pendaftar 221 orang memakai nama
jelas di sertifikat, 20 orang sertifikat tanpa nama, dan untuk menghindari nama yang
salah diberikan sertifikat tanpa nama, yang mendaftar OTS 4 orang serta yang
mendaftar umum 9 orang.
1. Berkoordinasi dengan sekretaris dalam masalah tanda terima surat dan proposal;
2. Mendistribusikan surat dan proposal kepada pihak-pihak yang berkepentingan dan;
3. Berkoordinasi dengan pihak – pihak yang terkait dalam Seminar Ekonomi.
1. Membagi tugas kepada semua anggota humas dengan jelas dan adil;
2. Membuat daftar pihak-pihak yang berkepentingan untuk urusan administrasi surat-
surat dan proposal;
3. Memberikan surat dan proposal tersebut serta meminta surat balasan;
4. Meminta tanda terima dari pihak yang berkepentingan terhadap surat dan proposal
tersebut dan;
5. Mendampingi setiap pengisi acara yang diundang dalam kegiatan tersebut.
1. Lebih diperbanyak lagi anggota sehingga penyebaran surat dan proposal tidak
mengalami keterlambatan;
2. Lebih meningkatkan koordinasi dengan pihak yang terlibat dalam kegiatan tersebut
dan;
3. Lebih di matangkan lagi dalam menentukan tanggal acara.
Adapun kendala yang terjadi selama kegiatan Kuliah Umum berlangsung adalah:
1. Kurangnya koordinasi dengan para PT dan Kadept tentang pengurus BEM FE &
GALILEO yang menghadiri acara Kuliah Umum ini.
Demikian laporan pertanggungjawaban ini kami buat, atas perhatiannya kami ucapkan
teima kasih.
DEBIT KREDIT
Tanggal Uraian Re
Keterangan
Nota f Sekertaris Kesekretariatan Peralatan Humas Konsumsi Acara Pdd Kas
Unit Satuan Harga
4/3/2019 Jilid Rp 3.000 Rp 3.000 Rp 3.000
6/3/2019 Jilid Rp 3.000 Rp 3.000 Rp 3.000
6/3/2019 Fotocopy 5 lembar Rp 200 Rp 1.000 Rp 1.000
12/3/2019 Fotocopy 34 lembar Rp 200 Rp 6.800 Rp 6.800
12/3/2019 Fotocopy 44 lembar Rp 200 Rp 8.800 Rp 8.800
13/3/2019 Fotocopy 5 lembar Rp 200 Rp 1.000 Rp 1.000
18/3/2019 Karton Rp 56.000 Rp 56.000 Rp 56.000
18/3/2019 Kertas emas 7 lembar Rp 2.000 Rp 14.000 Rp 14.000
18/3/2019 Lem Tembak 7 buah Rp 1.500 Rp 10.500 Rp 10.500
19/3/2019 Fotocopy 10 lembar Rp 250 Rp 2.500 Rp 2.500
Buku Menjadi
1 Buah Rp 58.000 Rp 58.000 Rp 58.000
21/3/2019 Milelenial Aktif
Buku Millenials 1 Buah Rp 79.500 Rp 79.500 Rp 79.500
22/3/2019 Fotocopy 6 lembar Rp 250 Rp 1.500 Rp 1.500
25/3/2019 Fotocopy 60 lembar Rp 200 Rp 12.000 Rp 12.000
25/3/2019 Kwitansi 2 Buah Rp 3.000 Rp 6.000 Rp 6.000
25/3/2019 Snack Pelatih 1 Box Rp 8.000 Rp 8.000 Rp 8.000
Rp
Sertifikat 320 lembar Rp 3.500 Rp 1.120.000
26/3/2019 1.120.000
Note 250 Buah Rp 3.500 Rp 875.000 Rp 875.000
Dana Yayasan (Alokasi Dana Makrab) Rp 100.000
Dana Yayasan Rp 100.000
Dana Universitas Rp 1.000.000
Pendaftaran Peserta Rp 5.960.000
Sponsor (BJB) Rp 500.000
Sponsor (Batik Salma) Rp 100.000
Sponsor (Karaoke wahaha) Rp 250.000
Total Penerimaan Rp 8.010.000
Pengeluaran:
Biaya Sekertaris Rp 139.600
Biaya Kesekretariatan Rp 18.000
Biaya Peralatan Rp 3.079.000
Biaya Humas Rp -
Biaya Konsumsi Rp 2.410.500
Biaya Acara Rp 243.500
Biaya Pdd Rp 1.209.500
Total Pengeluaran Rp 7.100.100
Kenaikan Aset Bersih Rp 909.900
Aset Bersih Awal -
Aset Bersih Akhir Rp 909.900
PENERIMAAN
Dana Yayasan (Alokasi Dana Makrab) Rp 100.000
Dana Yayasan Rp 100.000
Dana Universitas Rp 1.000.000
Pendaftaran Peserta Rp 5.960.000
Sponsor Rp 850.000
Total Penerimaan Rp 8.010.000
PENGELUARAN
Biaya Sekertaris Rp 139.600
Biaya Kesekretariatan Rp 18.000
Biaya Peralatan Rp 3.079.000
Biaya Humas Rp -
Biaya Konsumsi Rp 2.410.500
Biaya Acara Rp 243.500
Biaya Pdd Rp 1.209.500
Total Pengeluaran Rp 7.100.100