CHAPTER 5

Menulis Pesan Bisnis

Setelah mempelajari bab ini, Anda akan mampu

1. Mengidentifikasi empat aspek menjadi peka terhadap kebutuhan audiens saat

menulis pesan bisnis.

2. Menjelaskan bagaimana membangun kredibilitas dan proyeksi Anda,

citra perusahaan Anda adalah aspek penting untuk membangun hubungan

yang kuat dengan audiens Anda.

3. Menjelaskan cara mencapai nada yang bersifat komunikatif seperti bisnis,

menjelaskan nilai dengan menggunakan bahasa sederhana, dan

mendefinisikan kalimat aktif dan kalimat pasif.

4. Menjelaskan cara memilih kata yang benar dan efektif.

5. Mendefinisikan empat jenis kalimat, dan menjelaskan bagaimana gaya

kalimat mempengaruhi penekanan dalam sebuah pesan.

6. Mendefinisikan tiga elemen kunci dari sebuah paragraf, dan membuat 5 daftar

cara untuk mengembangkan paragraf yang terpadu dan koheren.

7. Sebutkan lima teknik menulis pesan yang efektif untuk pengguna seluler.

Beradaptasi Dengan Audiens Anda: Menjadi Peka terhadap

Kebutuhan Audiens

MENGGUNAKAN KATA “ANDA / KAMU”

Bab 1 memperkenalkan gagasan tentang komunikasi yang berpusat pada audiens
dan menggunakan sikap kata "Anda", berbicara dan menulis dalam kaitannya
dengan keinginan, minat, harapan, dan harapan audiens Anda preferensi. Pada
tingkat yang paling sederhana, Anda dapat mengadopsi kata "Anda" dengan
mengganti istilah seperti saya, aku, milik saya, kami, kita, dan milik kami dengan
kamu dan milik saya/Anda/aku:

Daripada menulis kalimat Ini:

 Selasa adalah satu-satunya hari yang bisa kami janjikan dengan respon

yang cepat untuk permintaan pesanan pembeli; Karena kita dibanjiri

orderan di minggu ini.

 Kami menawarkan pemutar MP3 dengan 50, 75, atau 100 gigabyte

kapasitas penyimpanan.

Tulislah seperti ini:

 Jika Anda membutuhkan tanggapan cepat, harap kirimkan permintaan

pesanan pembelian Anda pada hari Selasa.

 Anda dapat memilih pemutar MP3 dengan 50, 75, atau penyimpanan 100

gigabyte.

Namun, kata "Anda / kamu" lebih dari sekadar menggunakan kata ganti tertentu. Itu

adalah masalah menunjukkan minat yang tulus pada pembaca dan perhatian

terhadap kebutuhan mereka, kamu dapat menggunakan kata “Anda” 25 kali dalam

satu halaman dan masih menyinggung audiens atau abaikan kekhawatiran

sebenarnya dari pembaca.

Jika Anda menulis ke pengecer, cobalah berpikir seperti pengecer; jika anda

berurusan dengan supervisor produksi, tempatkan diri Anda pada posisi itu; jika

Anda sedang menulis kepada pelanggan yang tidak puas, bayangkan bagaimana

perasaan Anda saat bertransaksi.

Sadarilah bahwa pada beberapa kesempatan lebih baik hindari menggunakan kata

“Anda”, terutama jika melakukannya jadi akan terdengar terlalu berwibawa atau

menuduh:
Daripada Menulis Ini:

 Anda gagal mengirimkan pesanan pelanggan tepat waktu.

 Anda harus mengoreksi kelima salinan pada siang hari.

Tulislah seperti ini:

 Pelanggan tidak tepat waktu menerima pesanan

 Kelima salinan harus selesai diperbaiki pada siang hari

Saat Anda berlatih menggunakan kata "Anda", pastikan untuk mempertimbangkan

sikap orang lain, budaya dan kebijakan organisasi Anda. Dalam beberapa budaya,

tidak pantas untuk melajang prestasi satu orang karena seluruh tim bertanggung

jawab atas hasilnya; di kasus tersebut, menggunakan kata ganti kita atau kami

(ketika Anda dan audiens anda di bagian tim yang sama) akan lebih sesuai.

Demikian pula, beberapa perusahaan memiliki tradisi menghindari menggunakan

kata “kamu dan saya” di sebagian besar pesan dan laporan.

MEMPERTAHANKAN STANDAR SETARA

Etika yang baik tidak hanya menunjukkan rasa hormat untuk audiens Anda tetapi

juga membantu menyiptakan lingkungan komunikasi yang sukses untuk dengan

meminimalkan reaksi emosional negatif.

Daripada Menulis Ini:

 Sekali lagi, Anda gagal menyusuri seluruh situs web melalui pemrograman

yang tidak kompeten.

 Anda telah menerima pesanan yang kami butuhkan selama dua minggu, dan

kami membutuhkannya sekarang!

Tulislah seperti ini:

 Mari kita tinjau pembaruan situs web terakhir untuk mencari cara untuk

meningkatkan proses.

 Jadwal produksi kami bergantung pada pengiriman tepat waktu suku cadang

dan persediaan, tetapi kami belum menerima pesanan yang Anda janjikan

untuk dikirimkan dua minggu lalu. Silahkan tanggapi hari ini dengan komitmen

pengiriman yang tegas.

Tentu saja, di beberapa situasi membutuhkan lebih banyak diplomasi daripada yang

lain. Jika Anda mengetahui audiens yang baik, pendekatan yang kurang formal

mungkin lebih tepat. Namun, saat Anda berada dengan orang yang mengungguli

Anda atau dengan orang di luar organisasi Anda, berkomunikasilah dengan tingkat

kesopanan extra.

Komunikasi tertulis dan sebagian besar bentuk komunikasi digital umumnya

membutuhkan lebih bijaksana komunikasi lisan. Saat Anda berbicara, kata-kata

Anda bisa dilembutkan dengan nada suara dan ekspresi wajah Anda. Plus, Anda

bisa menyesuaikan pendekatan Anda, sesuai dengan umpan balik yang Anda

dapatkan. Jika Anda secara tidak sengaja menyinggung seseorang secara tertulis

atau dalam podcast, misalnya, Anda biasanya tidak mendapatkan masukan

langsung yang Anda perlukan menyelesaikan situasi. Faktanya, Anda mungkin tidak

pernah tahu bahwa Anda menyinggung audiens Anda.

MEMPERKUAT POSITIF

Selama karir Anda, Anda akan memiliki banyak kesempatan di mana Anda perlu
berkomunikasi dengan berita yang buruk. Namun, ada perbedaan besar antara
menyampaikan berita negatif dan menjadi negatif. Ketika nada pesan Anda negatif,
Anda memberikan tekanan yang tidak perlu pada bisnis hubungan. Jangan pernah
mencoba menyembunyikan berita negatif, tetapi selalu waspada terhadap berita
positif poin yang akan membina hubungan yang baik dengan audiens Anda

Daripada Tulis Ini:

 Tidak mungkin bisa memperbaiki laptop Anda hari ini.
 Kami membuang $ 300.000 iklan di majalah itu.
Tulislah seperti ini:
 Komputer Anda bisa siap pada hari Selasa. Apakah Anda ingin menunggu
sampai hari itu?
 Investasi iklan $ 300.000 kami tidak terbayarkan. Mari kita analisis
pengalaman dan menerapkan wawasan untuk kampanye di masa depan.

Jika Anda merasa perlu mengkritik atau mengoreksi, jangan terus memikirkan
kesalahan orang lain. Hindari merujuk pada kegagalan, masalah, atau kekurangan.
Fokuslah pada apa yang audiens lakukan untuk memperbaiki situasi:

Daripada Menulis Ini:

 Masalah di dalam departemen ini adalah kegagalan untuk mengontrol biaya.
 Anda gagal memberikan semua informasi yang diperlukan di layar
sebelumnya.

Tulislah seperti ini:

 Kinerja departemen ini bisa ditingkatkan dengan memperketat kendali biaya.
 Harap tinjau item yang ditandai dengan warna merah di layar sebelumnya
sehingga kami dapat memproses file pesan secepat mungkin.
 Jika Anda mencoba membujuk audiens untuk membeli produk, membayar
tagihan, atau tampil sebuah layanan, tekankan apa untungnya bagi mereka. Saat
orang menyadari manfaat saat melakukanya, mereka cenderung menanggapi
secara positif seruan Anda.

Daripada Tulis Ini:

 Kami akan memberi tahu ketiga pelaporan kredit lembaga jika Anda tidak

membayar tagihan yang telah jatuh tempo dalam 10 hari.

 Saya lelah melihat begitu banyak kesalahan di blog layanan pelanggan.

Tulislah seperti ini:

 Membayar tagihan tunggakan Anda dalam waktu 10 hari akan mencegah

entri negatif pada transaksi kredit Anda.

 Membaca ulang posting blog Anda akan membantu Anda hindari kesalahan

memalukan yang menghasilkan lebih banyak keluhan layanan pelanggan.

Secara umum, cobalah untuk menyatakan pesan Anda tanpa menggunakan

kata-kata yang dapat menyakiti atau menyinggung perasaan audiens hadirin. Carilah

kesempatan yang tepat untuk menggunakan eufemisme — kata atau frasa itu

ekspresikan pikiran dalam istilah yang lebih halus yang menyampaikan maksud

Anda tanpa membawa hal negatif atau konotasi yang tidak menyenangkan.

Misalnya, satu eufemisme umum mengacu pada orang melampaui usia tertentu

sebagai "warga senior" daripada "orang tua".

Senior menyampaikan rasa hormat dengan cara yang tidak tua.

Eufemisme bisa membawa nada kesopanan ke dalam komunikasi yang

tidak menyenangkan, tapi mereka harus digunakan dengan hati-hati karena sangat

mudah dan menggoda untuk disalahgunakan.

 Eufemisme bisa mengganggu jika memaksa pembaca untuk "membaca yang
tersirat" untuk mendapatkan pesan, dan mereka bisa menjadi tidak etis jika mereka
mengaburkan kebenaran. Misalnya, salah satu file Pesan terberat yang harus ditulis
oleh manajer adalah memo internal atau pengumuman email PHK. Ini adalah situasi
yang sulit bagi semua orang yang terlibat, dan manajer dapat tergoda untuk
melakukannya menggunakan eufemisme seperti pelurusan, restrukturisasi,
peningkatan efisiensi, pengurangan lapisan, atau menghilangkan redundansi
(kumpulan data yang sama dalam sebuah database yang mengakibatkan
pemborosan media penyimpanan) untuk menghindari penggunaan kata layoff.

Melakukannya dapat memudahkan beban emosional pada penulis dan

mempromosikan ilusi bahwa pesannya tidak negatif sebagaimana adanya. Namun,
eufemisme ini juga bisa gagal dalam tes kata "kamu" sebagai standar informasi
etika, dengan gagal menjawab pertanyaan setiap pembaca situasi ini memiliki, yang
sederhananya, Apakah saya akan kehilangan pekerjaan?

Jika Anda mempertimbangkan untuk menggunakan eufemisme, tanyakan

pada diri Anda pertanyaan ini: Apakah Anda sedang mencoba untuk melindungi
perasaan pembaca atau perasaan Anda sendiri? Sekalipun itu tidak menyenangkan,
umumnya orang menanggapi dengan lebih baik pesan jujur yang disampaikan
dengan integritas daripada mereka melakukan menutupi pesan yang mengaburkan
kebenaran.

MENGGUNAKAN BAHASA BIAS BEBAS

Bahasa bebas bias menghindari kata dan frasa yang dikategorikan secara tidak adil

dan bahkan tidak etis atau menstigmatisasi orang dengan cara yang berkaitan

dengan jenis kelamin, ras, etnis, usia, disabilitas, atau lainnya karakteristik pribadi.

Bertentangan dengan apa yang mungkin dipikirkan beberapa orang, bahasa yang

bias tidaklah sederhana tentang "label". Pada tingkat tertentu, bahasa

mencerminkan cara kita berpikir dan apa yang kita lakukan dapat dipercaya, dan
bahasa yang bias mungkin akan melanggengkan stereotip dan prasangka yang

mendasarinya.

Selain itu, karena komunikasi adalah tentang persepsi, secara sederhana

bersikap adil dan objektif saja tidak cukup. Untuk membangun hubungan yang baik

dengan audiens Anda, Anda juga harus terlihat adil. Komunikator yang baik

melakukan segala upaya untuk mengubah bahasa menjadi bias bahasa (lihat Tabel

5.1). Bias bisa datang dalam berbagai bentuk:

TABLE 5.1 overcoming Bias in Language

Examples unacceptable Preferable

Gender Bias

Using words containing man Man-made Artificial, synthetic, manufactured, constructed, human-
made

Mankind Humanity, human beings, human race, people

Manpower Workers, workforce

Businessman Executive, manager, businessperson, professional

Salesman Sales representative, salesperson

Foreman Supervisor

Using female-gender words Actress, stewardess Actor, flight attendant

Using special designations Woman doctor, male nurse Doctor, nurse

Using he to refer to “everyone” The average worker . . . he The average worker . . . he or she OR Average workers . .
. they

Identifying roles with gender The typical executive spends four hours of his day in meetings. Most executives spend four hours a day in meetings.

the consumer . . . she consumers . . . they

the nurse/teacher . . . she nurses/teachers . . . they

Identifying women by marital Mrs. Norm Lindstrom Maria Lindstrom OR Ms. Maria Lindstrom
status Norm Lindstrom and Ms. Drake Norm Lindstrom and Maria Drake OR Mr. Lindstrom and
Ms. Drake

Racial and Ethnic Bias

Assigning stereotypes Not surprisingly, Shing-Tung Yau excels in mathematics. Shing-Tung Yau excels in mathematics.

Identifying people by race or Mario M. Cuomo, Italian American politician and ex-governor of Mario M. Cuomo, politician and ex-governor of New York
ethnicity New York

Age Bias

Including age when irrelevant Mary Kirazy, 58, has just joined our trust department. Mary Kirazy has just joined our trust department.

Disability Bias

Putting the disability before the Disabled workers face many barriers on the job. Workers with physical disabilities face many barriers on
person the job.

An epileptic, Tracy has no trouble doing her job. Tracy’s epilepsy has no effect on her job performance.
Beradaptasi Dengan Audiens Anda: Membangun Hubungan yang
Kuat

Komunikasi yang sukses bergantung pada hubungan positif antara pengirim dan

penerima. Membangun kredibilitas dan memproyeksikan citra perusahaan Anda

adalah dua langkah penting dalam membangun dan membina hubungan bisnis yang

positif

TETAPKAN KREDIBILITAS ANDA

Tanggapan audiens terhadap pesan Anda sangat bergantung pada kredibilitas

Anda, suatu ukuran kepercayaan Anda berdasarkan seberapa handal Anda dan
seberapa besar kepercayaan yang Anda bangkitkan pada orang lain. Dengan
audiens yang belum mengenal Anda dan sudah mempercayai Anda, Anda perlu
membangun kredibilitas sebelum mereka menerima pesan Anda. Di sisi lain, ketika
Anda membangun kredibilitas, komunikasi menjadi lebih mudah karena Anda tidak
perlu lagi mengeluarkan uang waktu dan energi untuk meyakinkan orang bahwa
Anda adalah sumber informasi yang dapat dipercaya dan ide ide. Untuk
membangun, mempertahankan, atau memperbaiki kredibilitas Anda, tekankan
karakteristik berikut:
● Kejujuran. Menunjukkan kejujuran dan integritas akan membuat Anda dihormati
oleh audiens Anda meskipun mereka tidak selalu setuju dengan pesan Anda.
● Objektivitas. Tunjukkan bahwa Anda dapat menjauhkan diri dari situasi dan
penampilan emosional di semua sisi masalah.
● Kesadaran akan kebutuhan audiens. Beri tahu audiens Anda, secara langsung
atau tidak langsung, bahwa Anda memahami apa yang penting bagi mereka.
● Kredensial, pengetahuan, dan keahlian. Audiens perlu tahu bahwa Anda memiliki
apa pun yang diperlukan untuk mendukung pesan Anda, apakah itu pendidikan,
sertifikasi profesional, pelatihan khusus, kesuksesan masa lalu, atau sekadar fakta
bahwa Anda telah melakukan penelitian.
● Dukungan. Pengesahan adalah pernyataan atas nama Anda oleh seseorang
diterima oleh audiens Anda sebagai seorang ahli.
● Performa. Menunjukkan komunikasi yang mengesankan keterampilan saja tidak
cukup; orang perlu tahu bahwa mereka bisa berhitung pada Anda untuk
menyelesaikan pekerjaan.
● Ketulusan. Saat Anda memberikan pujian, jangan gunakan hiperbola, seperti
“Anda adalah karyawan paling fantastis yang pernah saya bayangkan." Sebaliknya,
tunjukkan kualitas spesifik yang menjamin memuji.

Selain itu, audiens perlu tahu bahwa Anda percaya pada diri sendiri dan pesan

Anda. Jika Anda kurang percaya pada diri sendiri, Anda cenderung

mengomunikasikan sikap tidak pasti yang merusak kredibilitas Anda. Sebaliknya,

jika Anda yakin bahwa pesan Anda masuk akal, Anda dapat menyatakan kasus

Anda dengan otoritas. Perhatikan frasa yang mengandung kata-kata seperti harapan

dan kepercayaan, yang dapat menguras kepercayaan penonton pada pesan Anda.

Daripada Menulis Ini:

 Kami berharap rekomendasi ini akan bermanfaat.

 Kami percaya bahwa Anda ingin memperpanjang kontrak layanan.

Tulislah Seperti ini:

 Kami senang memberikan rekomendasi ini.

 Dengan memperpanjang kontrak layanan Anda, Anda bisa terus nikmati

kinerja terbaik dari pelayanan kami.

Terakhir, ingatlah bahwa kredibilitas membutuhkan waktu lama untuk dibangun dan

memang bisa terhapus dalam sekejap. Kesalahan atau kekecewaan sesekali

biasanya dimaafkan, tetapi besar penyimpangan dalam kejujuran atau integritas

dapat menghancurkan reputasi Anda.

MEMPRODUKSI IMAGE PERUSAHAAN ANDA
Saat Anda berkomunikasi dengan siapa pun di luar organisasi Anda, ini lebih dari
sekadar percakapan antara dua individu. Anda mewakili perusahaan Anda dan
karenanya memainkan peran penting berperan dalam membantu perusahaan
membangun dan memelihara hubungan positif dengan semua pemangku
kepentingannya. Sebagian besar perusahaan yang sukses bekerja keras untuk
mengembangkan citra publik tertentu, dan upaya komunikasi eksternal Anda perlu
memproyeksikan citra tersebut. Sebagai bagian dari tanggung jawab ini,
kepentingan dan gaya komunikasi yang disukai perusahaan Anda harus didahulukan
atas pandangan Anda sendiri dan gaya komunikasi pribadi.

Banyak organisasi memiliki pedoman komunikasi khusus yang menunjukkan segala

sesuatu dari penggunaan yang benar dari nama perusahaan untuk singkatan yang
disukai dan tata bahasa lainnya detailnya. Namun, menentukan gaya komunikasi
yang diinginkan lebih sulit. Mengamati rekan yang lebih berpengalaman, dan tidak
pernah ragu untuk meminta bantuan editorial untuk memastikan Anda
menyampaikan nada yang sesuai. Misalnya, karena klien mempercayakan ribuan
atau jutaan dolar kepada perusahaan investasi, ia harus berkomunikasi dengan
gaya yang sangat berbeda dari itu dari pengecer pakaian. Dan pengecer pakaian
yang mengkhususkan diri pada pakaian bisnis berkualitas tinggi berkomunikasi
dalam gaya yang berbeda dari toko yang melayani tren terbaru dalam pakaian
kasual
Beradaptasi dengan Audiens Anda: Mengontrol Gaya dan Nada
Anda

Gaya komunikasi Anda melibatkan pilihan yang Anda buat untuk mengekspresikan
diri memilih kata-kata Anda, cara Anda menggunakan kata-kata itu dalam kalimat,
dan cara Anda membangun paragraf dari kalimat individu. Gaya Anda menciptakan
nada tertentu, atau kesan keseluruhan, dalam pesan Anda. Nada yang tepat
tergantung pada sifat pesan Anda dan pesan Anda hubungan dengan pembaca.

MENCIPTAKAN NADA KOMUNIKASI

Nada pesan bisnis Anda dapat berkisar dari informal ke percakapan ke formal.

Saat Anda berkomunikasi dengan atasan atau pelanggan, nada bicara Anda

mungkin cenderung menjadi lebih formal dan hormat. Namun, nada formal itu

mungkin terdengar jauh dan dingin jika digunakan dengan rekan dekat.

Anda bisa bernada dengan percakapan yang santai tetapi masih seperti seorang

pembisnis dengan mengikuti pedoman berikut:

● Pahami perbedaan antara berkirim pesan dan menulis. Mengirim SMS bisa

menjadi cara yang efisien cara untuk berkomunikasi dengan cepat, terutama di

perangkat seluler dengan keyboard yang sempit.

Namun, yang terbaik adalah melihat SMS sebagai mode percakapan,

bukan sebagai mode menulis — dan menjaga agar kedua mode tetap jelas di benak

Anda saat Anda menulis. Efektivitas komunikasi dan kredibilitas pribadi Anda dapat

terganggu jika Anda membiarkan SMS dengan kebiasaan (seperti menggunakan

fragmen kalimat, tanda baca yang tidak rapi, dan banyak akronim) menyelinap ke

dalam bisnis Anda menulis.

● Hindari bahasa yang basi dan sombong. Kebanyakan perusahaan sekarang

menghindar dari frasa sebagai "terlampir, silakan temukan" dan "harap diperhatikan

itu”. Demikian pula, hindari penggunaan kata-kata yang tidak jelas, ekspresi basi
atau klise, dan desain kalimat yang terlalu rumit hanya untuk mengesankan orang

lain

● Hindari berkhotbah dan membual. Pembaca cenderung jengkel oleh orang yang

tahu segalanya yang suka berkhotbah atau membual. Namun, jika Anda perlu

mengingatkan audiens Anda tentang sesuatu itu harus jelas, cobalah menjelaskan

dengan informasi yang santai, mungkin di tengah dari sebuah paragraf, yang akan

terdengar seperti komentar sekunder daripada mayor wahyu.

● Hati-hati dengan keintiman. Pesan bisnis umumnya harus menghindari keintiman,

seperti berbagi detail pribadi atau mengadopsi nada santai dan tidak profesional.

Namun, kapan Anda memiliki hubungan dekat dengan anggota audiens, seperti di

antara anggota dari tim yang erat, terkadang nada yang lebih intim sesuai dan

bahkan diharapkan.

● Hati-hati dengan humor. Humor dapat dengan mudah menjadi bumerang dan

mengalihkan perhatian dari pesan Anda. Jika Anda tidak tahu audiens Anda dengan

baik atau Anda tidak ahli dalam menggunakan humor dalam lingkungan bisnis,

jangan gunakan itu sama sekali. Hindari humor di pesan formal dan saat Anda

berkomunikasi di batas budaya.

MENGGUNAKAN PLAIN BAHASA

Aspek penting dalam menciptakan nada percakapan adalah menggunakan bahasa

sederhana (atau polos Bahasa Inggris khususnya ketika bahasa Inggris digunakan).

Bahasa sederhana menyajikan informasi dalam gaya sederhana dan tanpa hiasan

yang memungkinkan penonton Anda dengan mudah memahami maksud Anda

bahasa yang "dapat dibaca, dipahami, dan ditindaklanjuti oleh penerima saat

pertama kali mereka membacanya".

Anda dapat melihat bagaimana definisi ini mendukung penggunaan sikap "Anda"

dan menunjukkan rasa hormat audiens Anda. Selain itu, bahasa yang sederhana

dapat membuat perusahaan lebih produktif dan lebih banyak lagi menguntungkan

karena orang menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mencoba mencari tahu pesan

yang membingungkan atau tidak ditulis untuk memenuhi kebutuhan mereka.10

Bahasa sederhana juga lebih mudah bagi penutur non-pribumi untuk membaca,

manfaat besar saat Anda berbicara dengan beragam audiens global.

Creative Commons, sebuah organisasi nirlaba yang menyediakan pembuat konten

sebuah alternatif dari hukum hak cipta tradisional, menawarkan contoh yang bagus

untuk beradaptasi dengan pembaca dengan bahasa yang sederhana. Persyaratan

lisensinya tersedia dalam tiga versi: "legal kode” dokumen yang menjabarkan rincian

kontrak dalam istilah hukum tertentu yang memenuhi kebutuhan profesional hukum,

versi "yang dapat dibaca manusia" yang menjelaskan persyaratan lisensi

dalam bahasa nonteknis yang dapat dipahami siapa pun, dan versi "dapat dibaca

mesin" disesuaikan dengan baik untuk mesin telusur dan sistem lain

MEMILIH BAHASA AKTIF ATAU PASIF

Pilihan Anda untuk kalimat aktif atau pasif memengaruhi nada pesan Anda. Dengan
suara aktif, subjek melakukan tindakan dan objek menerima tindakan: “Jodi
mengirim pesan email." Dalam kalimat pasif, subjek menerima tindakan: “Pesan
email telah terkirim oleh Jodi. ” Seperti yang Anda lihat, kalimat pasif
menggabungkan kata kerja membantu menjadi dengan bentuk kata kerja yang
biasanya mirip dengan bentuk lampau.

Menggunakan kalimat aktif membantu membuat tulisan Anda lebih langsung, lebih
hidup, dan lebih mudah dibaca. Sebaliknya, kalimat pasif seringkali merepotkan,
bisa jadi tidak jelas, dan dapat membuat kalimat menjadi terlalu panjang.

Dalam kebanyakan kasus, kalimat aktif adalah yang terbaik. Namun demikian,
penggunaan kalimat pasif dapat membantu Anda menunjukkan kata "Anda" dalam
beberapa situasi:
● Saat Anda ingin bersikap diplomatis tentang menunjukkan masalah atau
kesalahan dari beberapa masalah jenis (versi pasif sepertinya kurang seperti
tuduhan)
● Saat Anda ingin menunjukkan apa yang telah dilakukan tanpa mengambil atau
memberikan atribut pujian atau kesalahan (versi pasif mengalihkan perhatian dari
orang tersebut atau orang yang terlibat)
● Saat Anda ingin menghindari kata ganti orang untuk menciptakan nada yang
objektif ( versi pasif dapat digunakan dalam laporan formal, misalnya)
menggambarkan beberapa situasi lain di mana pasif suara membantu Anda
memfokuskan pesan Anda pada audiens Anda.

Menulis Pesan Anda: Memilih Kata-Kata yang Kuat

Setelah Anda memutuskan cara beradaptasi dengan audiens Anda, Anda

siap untuk mulai menulis pesan Anda. Saat Anda menulis draf pertama, biarkan
kreativitas Anda mengalir. Jangan mencoba menulis dan edit pada saat yang sama
atau khawatirkan segalanya akan sempurna. Buatlah kata-kata jika Anda tidak dapat
menemukan kata yang tepat, menggambar, berbicara dengan lantang, lakukan apa
pun keluarkan ide dari kepala Anda ke layar atau kertas. Jika Anda telah
menjadwalkan dengan cermat, Anda harus punya waktu untuk merevisi dan
menyempurnakan materi nanti. Nyatanya, banyak penulis yang menemukannya
membantu untuk menetapkan aturan pribadi untuk tidak pernah menampilkan draf
pertama kepada siapa pun. Dengan bekerja di "zona aman" ini, jauh dari pandangan
kritis orang lain, pikiran Anda akan tetap bebas untuk berpikir dengan jelas dan
kreatif.

Jika Anda buntu dan merasa tidak mampu menulis, coba atasi blok penulis dengan

melatih otak Anda dengan cara yang kreatif. Pendahuluan seringkali merupakan

bagian tersulit untuk ditulis, jadi kesampingkan dan kerjakan bagian mana pun dari

dokumen Anda paling nyaman pada saat tertentu. Umumnya Anda tidak perlu

menulis bagian dalam urutan tertentu apa pun. Kerjakan elemen nonteks seperti

grafik atau sampul halaman. Tinjau kembali tujuan Anda dan konfirmasikan niat

Anda menulis pesan. Beri diri Anda istirahat mental dengan beralih ke proyek yang

berbeda. Terkadang yang perlu Anda lakukan hanyalah mulai menulis tanpa
khawatir kata-kata yang Anda gunakan bagi penonton. Kata-kata akan mulai

mengalir, pikiran Anda akan terlibat, dan menulis akan menjadi lebih mudah.

Anda mungkin merasa terbantu untuk mengasah keterampilan Anda dengan melihat

tulisan Anda pada tiga tingkatan: kata-kata yang kuat, kalimat efektif, dan paragraf

yang koheren. Mulai dari tingkat kata, penulis sukses memperhatikan penggunaan

kata yang benar. Jika Anda membuat kesalahan tata bahasa atau penggunaan,

Anda kehilangan kredibilitas dengan audiens Anda — bahkan jika pesan Anda

seperti tidak benar. Tata bahasa yang buruk menunjukkan kepada pembaca bahwa

Anda tidak profesional, dan mereka mungkin memilih untuk tidak mempercayai Anda

sebagai hasilnya. Selain itu, tata bahasa yang buruk mungkin menyiratkan bahwa

Anda tidak melakukannya dengan menghormati audiens Anda cukup untuk

melakukan sesuatu dengan benar. Aturan tata bahasa dan penggunaan bisa

menjadi sumber kekhawatiran bagi penulis karena beberapa di antaranya rumit dan

beberapa berkembang seiring waktu.

Bahkan editor dan ahli tata bahasa profesional erkadang memiliki pertanyaan

tentang penggunaan yang benar, dan mereka mungkin tidak setuju tentang

jawabanya. Misalnya, kata data adalah bentuk jamak dari datum, namun beberapa

ahli sekarang lebih memilih untuk memperlakukan data sebagai kata benda tunggal

jika digunakan dalam materi non-ilmiah untuk dirujuk tubuh fakta atau angka.

Dengan latihan, Anda akan menjadi lebih terampil dalam membuat pilihan yang

benar dari waktu ke waktu. Jika kamu Meragukan apa yang benar, Anda punya

banyak cara untuk menemukan jawabannya. Periksa Buku Pegangan

dari Tata Bahasa, Mekanika, dan Penggunaan di akhir buku ini, atau lihat banyak

yang khusus buku referensi dan sumber daya yang tersedia di perpustakaan, di toko

buku, dan di Internet. Selain menggunakan kata-kata dengan benar, penulis dan
pembicara yang sukses juga berhati-hati dalam menggunakannya kata dan frase

yang paling efektif. Memilih dan menggunakan kata-kata secara efektif seringkali

lebih menantang daripada menggunakan kata-kata dengan benar karena

melakukannya adalah masalah penilaian dan pengalaman. Penulis yang cermat

terus bekerja keras untuk menemukan kata-kata yang bisa berkomunikasi

dengan kekuatan

MEMAHAMI MAKNA DENOTASI DAN KONOTASI

Sebuah kata bisa memiliki arti denotatif dan konotatif. Arti denotatifnya adalah

arti literal, atau kamus. Makna konotatif mencakup semua asosiasi

dan perasaan yang ditimbulkan oleh kata itu.

Arti denotatif dari meja adalah “perabot dengan permukaan kerja yang rata dan

berbagai laci untuk penyimpanan. " Makna konotatif meja mungkin termasuk pikiran

terkait dengan pekerjaan atau studi, tetapi kata meja memiliki konotasi yang cukup

netral — tidak keduanya kuat atau emosional. Namun, beberapa kata memiliki

konotasi yang lebih kuat daripada yang lain dan harus digunakan dengan hati-hati.

Misalnya, konotasi kata gagal adalah negatif dan dapat memiliki dampak emosional

yang dramatis. Jika Anda mengatakan departemen penjualan gagal bertemu

kuota tahunannya, arti konotatifnya menunjukkan bahwa kelompok itu inferior, tidak

kompeten, atau di bawah beberapa standar kinerja. Namun, alasan tidak tercapai

100 persen mungkin merupakan produk yang lebih rendah, harga yang salah, atau

faktor lain di luar kontrol departemen penjualan. Sebaliknya, dengan mengatakan

departemen penjualan tercapai 85 persen dari kuota, Anda dengan jelas

menyampaikan bahwa hasilnya kurang dari yang diharapkan tanpa memicu semua

emosi negatif yang terkait dengan kegagalan.

KESEIMBANGAN KATA ABSTRAK DAN KONKRET

Kata-kata sangat bervariasi dalam tingkat abstraksi atau konkretnya. Kata abstrak
mengungkapkan konsep, kualitas, atau karakteristik. Abstraksi biasanya luas,
mencakup kategori ide, dan seringkali bersifat intelektual, akademis, atau filosofis.
Cinta, kehormatan, kemajuan, tradisi, dan keindahan adalah abstraksi, begitu pula
konsep bisnis yang penting produktivitas, keuntungan, kualitas, dan motivasi.
Sebaliknya, kata konkret berarti sesuatu Anda dapat menyentuh, melihat, atau
memvisualisasikan. Sebagian besar istilah konkret berlabuh dalam bentuk nyata,
dunia material. Kursi, meja, kuda, mawar, tendang, cium, merah, hijau, dan dua
adalah kata-kata konkret; mereka langsung, jelas, dan tepat. Segala sesuatu tidak
perlu kehadiran fisik untuk dipertimbangkan beton, omong-omong; perangkat lunak,
database, dan situs web semuanya merupakan istilah konkret juga. Seperti yang
bisa Anda bayangkan, abstraksi cenderung menyebabkan lebih banyak masalah
bagi penulis dan pembaca dari kata-kata konkret. Abstraksi cenderung "kabur" dan
dapat diartikan berbeda, tergantung penonton dan situasinya. Cara terbaik untuk
meminimalkan masalah tersebut adalah memadukan istilah abstrak dengan istilah
konkret, yang umum dengan yang spesifik. Sebutkan konsepnya, dan kemudian
menjabarkannya dengan detail yang dinyatakan dalam istilah yang lebih konkret.
Simpan abstraksi untuk ide-ide yang tidak dapat diungkapkan dengan cara lain.
Selain itu, kata-kata abstrak seperti kecil, banyak, cukup besar, dekat, segera,
bagus, dan halus adalah tidak tepat, jadi cobalah untuk menggantinya dengan istilah
yang lebih akurat. Daripada menyebutkan kerugian yang cukup besar, berikan
angka pastinya.

MEMILIH KATA UNTUK KOMUNIKASI YANG BAIK

Dengan berlatih menulis, belajar dari penulis dan editor berpengalaman, dan

membaca secara ekstensif, Anda akan lebih mudah memilih kata yang

menyampaikan apa yang Anda inginkan untuk mengatakan. Saat Anda menulis

pesan bisnis, pikirkan baik-baik untuk menemukan kata-kata untuk setiap situasi dan
untuk menghindari kata-kata yang tidak jelas, klise, dan kata kunci yang ada

berubah menjadi klise

● Pilih kata-kata yang kuat dan tepat. Pilih kata-kata yang mengungkapkan pikiran

Anda dengan jelas, khususnya, dan secara dinamis. Jika Anda menemukan diri

Anda menggunakan banyak kata sifat dan kata keterangan, Anda mungkin mencoba

mengkompensasi kata benda dan kata kerja yang lemah. Mengatakan penjualan itu

anjlok lebih kuat dan lebih efisien daripada mengatakan penjualan turun drastis atau

penjualan mengalami penurunan drastis.

● Pilih kata-kata yang familiar. Anda akan berkomunikasi paling baik dengan kata-

kata yang akrab bagi keduanya Anda dan pembaca Anda. Upaya untuk

memperbaiki situasi pasti bisa memperbaiki, tapi mengatakan bahwa mereka

membantu jauh lebih efektif. Apalagi mencoba menggunakan yang asing kata untuk

pertama kalinya dalam dokumen penting dapat menyebabkan kesalahan yang

memalukan.

● Hindari klise dan berhati-hatilah dengan kata kunci. Meskipun kata-kata akrab

pada umumnya pilihan terbaik, hindari klise — istilah dan frasa yang begitu umum

dimiliki kehilangan sebagian kekuatan mereka untuk berkomunikasi. Kata kunci,

istilah yang baru saja diciptakan terkait dengan teknologi, bisnis, atau perubahan

budaya, sedikit lebih sulit untuk menangani daripada klise, tetapi dapat berguna

dalam dosis kecil dan dalam situasi yang tepat.

Penggunaan kata kunci yang cermat dapat menandakan bahwa Anda adalah orang

yang paham dalam menuturkan kata kata. Namun, kata kunci cepat dapat menjadi

klise, dan menggunakannya terlalu terlambat “Siklus hidup” dapat menandai Anda

sebagai orang luar yang berusaha sekuat tenaga untuk terlihat seperti orang dalam.
Saat orang menggunakan kata-kata klise dan kata kunci yang berlebihan, mereka

sering terdengar seolah-olah tidak tahu bagaimana mengekspresikan diri mereka

sendiri dan tidak menginvestasikan energi yang dibutuhkan untuk tulisan asli

● Gunakan jargon dengan hati-hati. Jargon, bahasa khusus dari profesi tertentu atau

industri, memiliki reputasi buruk, tetapi tidak selalu buruk. Menggunakan jargon

biasanya merupakan cara yang efisien untuk berkomunikasi dalam kelompok

tertentu yang memahami istilah ini. Lagipula, begitulah jargon berkembang pertama

kali, sebagai orang yang memiliki minat yang sama menemukan cara untuk

mengkomunikasikan ide-ide kompleks dengan cepat. Misalnya saat merekam

insinyur ingin mengkomunikasikan bahwa karya musik tertentu tidak memiliki gaung

dan efek suara lainnya, jauh lebih mudah untuk mendeskripsikan trek sebagai

"kering". Dari Tentu saja, bagi orang yang tidak terbiasa dengan istilah orang dalam

seperti itu, jargon tidak ada artinya dan mengintimidasi, satu lagi alasan penting

untuk memahami audiens Anda sebelum Anda mulai menulis.

Menulis Pesan Anda: Membuat Kalimat yang Efektif

Menyusun kata-kata yang Anda pilih dengan cermat dalam kalimat yang efektif

adalah langkah selanjutnya dalam membuat pesan yang kuat. Mulailah dengan

memilih jenis kalimat terbaik untuk mengkomunikasikan setiap poin

yang ingin kamu buat.

MEMILIH 4 TIPE KALIMAT

Kalimat memiliki empat jenis dasar: sederhana, majemuk, kompleks, dan kompleks
majemuk. Kalimat sederhana memiliki satu klausa utama (satu subjek dan satu
predikat), meskipun dapat diperluas dengan kata benda dan kata ganti yang
berfungsi sebagai objek tindakan dan dengan memodifikasi frase.
Kalimat majemuk memiliki dua klausa utama yang menyatakan dua atau lebih
independen tetapi pemikiran terkait yang sama pentingnya, biasanya digabungkan
dengan konjungsi (seperti dan, tapi, atau atau). Akibatnya, kalimat majemuk adalah
penggabungan dari dua atau lebih kalimat sederhana (klausa independen) yang
terkait. Sebagai contoh: Tingkat upah menurun 5 persen, dan pergantian karyawan
tinggi.
Klausa independen dalam kalimat majemuk selalu dipisahkan dengan koma
atau dengan titik koma (dalam hal ini konjungsi — dan, tetapi, atau — dihilangkan).
Kalimat kompleks mengungkapkan satu pemikiran utama (klausa independen) dan
satu atau lebih bawahan, pemikiran terkait (klausa dependen yang tidak dapat
berdiri sendiri sebagai valid kalimat). Klausa independen dan dependen biasanya
dipisahkan dengan koma: Meskipun Anda mungkin mempertanyakan kesimpulan
Gerald, Anda harus mengakui bahwa penelitiannya memang benar
teliti. Dalam contoh ini, "Meskipun Anda mungkin mempertanyakan kesimpulan
Gerald" adalah bawahan pemikiran diekspresikan dalam klausa dependen.
Kalimat kompleks-majemuk memiliki dua klausa utama, setidaknya salah satunya
berisi klausa bawahan:

Saat menyusun kalimat, pilih bentuk yang sesuai dengan hubungan gagasan Anda
ingin mengekspresikan. Jika Anda memiliki dua gagasan yang sama pentingnya,
ungkapkan sebagai dua gagasan sederhana kalimat atau sebagai satu kalimat
majemuk. Namun, jika salah satu ide kurang penting yang lain, tempatkan dalam
klausa dependen untuk membentuk kalimat kompleks. Misalnya, meskipun kalimat
majemuk berikut menggunakan konjungsi untuk menggabungkan dua gagasan,
keduanya tidak benar-benar sama: Divisi produk kimia adalah yang terkuat di
perusahaan, dan manajemennya teknik harus diadopsi oleh divisi lain.

Dengan membuat pikiran pertama tunduk pada yang kedua, Anda menetapkan
sebab-akibat hubungan dan menekankan ide yang lebih penting (bahwa divisi lain
harus mengadopsi teknik manajemen divisi kimia): Karena divisi produk kimia adalah
yang terkuat di perusahaan, yaitu manajemennya teknik harus diadopsi oleh divisi
lain. Selain memilih jenis terbaik untuk setiap pikiran yang ingin Anda ungkapkan,
gunakan file Berbagai jenis kalimat di seluruh dokumen dapat membuat tulisan Anda
lebih menarik dan efektif. Misalnya, jika Anda menggunakan terlalu banyak kalimat
sederhana berturut-turut, Anda boleh berjuang untuk mengekspresikan hubungan
antara ide-ide Anda dengan benar, dan tulisan Anda akan terdengar berombak dan
tiba-tiba. Di sisi lain, rangkaian senyawa yang panjang, kompleks, atau kalimat
majemuk-kompleks bisa melelahkan untuk dibaca.

MENGGUNAKAN GAYA KATA UNTUK MENEKANKAN PIKIRAN UTAMA

Dalam setiap pesan dengan panjang apa pun, beberapa ide lebih penting daripada
yang lain. Kamu bisa tekankan ide-ide kunci ini melalui gaya kalimat Anda. Salah
satu teknik yang jelas adalah memberi poin penting paling banyak ruang. Saat Anda
ingin menarik perhatian ke sebuah pikiran, gunakan ekstra kata-kata untuk
menggambarkannya.

Pertimbangkan kalimat ini: Ketua meminta suara dari para pemegang saham. Untuk
menekankan pentingnya ketua, Anda dapat mendeskripsikannya dengan lebih
lengkap: Memiliki banyak pengalaman dalam pertempuran pengambilalihan
perusahaan, ketuanya meminta suara dari para pemegang saham. Anda bahkan
dapat meningkatkan lebih banyak penekanan dengan menambahkan kalimat
pendek yang terpisah ke augment pertama: Ketua meminta suara dari para
pemegang saham. Dia memiliki banyak pengalaman dalam pertempuran
pengambilalihan perusahaan.

Anda juga dapat menarik perhatian ke sebuah pikiran dengan menjadikannya

sebagai subjek kalimat. Di contoh berikut, penekanannya ada pada orangnya: Saya
dapat menulis surat lebih cepat dengan menggunakan dikte suara. Dengan
mengubah subjek, bagaimanapun, kemampuan dikte suara menjadi pusat perhatian:
Menggunakan dikte suara memungkinkan saya menulis surat dengan lebih cepat.

Cara lain untuk menekankan sebuah ide (dalam hal ini, ide merangsang permintaan)
adalah menempatkannya di awal atau di akhir kalimat: Kurang tegas: Kami
memotong harga untuk merangsang permintaan. Lebih tegas: Untuk merangsang
permintaan, kami memotong harga. Dalam kalimat kompleks, penempatan klausa
dependen bergantung pada hubungan di antara ide-ide yang diungkapkan. Jika
Anda ingin menekankan ide bawahan, letakkan klausa dependen di akhir kalimat
(posisi paling tegas) atau di awal (posisi paling tegas kedua). Jika Anda ingin
meremehkan idenya, letakkan klausa dependen dalam kalimat:

Menulis Pesan Anda: Kerajinan, Bersatu, Paragraf Koheren

Paragraf mengatur kalimat yang berkaitan dengan topik umum yang sama.
Pembaca mengharapkan setiap paragraf yang akan disatukan — berfokus pada
satu topik — dan koheren — menyajikan ide dengan cara yang terhubung secara
logis. Dengan hati-hati mengatur elemen setiap paragraf, Anda membantu pembaca
Anda memahami ide utama dokumen Anda dan memahami bagaimana secara
spesifik potongan bahan pendukung mendukung gagasan itu.

MEMBUAT ELEMEN PARAGRAF

Paragraf sangat bervariasi dalam panjang dan bentuk, tetapi paragraf yang khas
berisi tiga dasar elemen: kalimat topik, kalimat pendukung yang mengembangkan
topik, dan transisi kata dan frase.

Kalimat Topik
Paragraf yang efektif membahas satu topik, dan kalimat yang memperkenalkannya
topik disebut kalimat topik. Dalam penulisan informal dan kreatif. Kalimat topik
mungkin tersirat daripada dinyatakan. Dalam menulis bisnis, kalimat topiknya adalah
umumnya eksplisit dan seringkali merupakan kalimat pertama dalam paragraf.

Kalimat topik memberi pembaca ringkasan dari gagasan umum yang akan dibahas
di sisa paragraf. Contoh berikut menunjukkan bagaimana kalimat topik dapat
memperkenalkan subjek dan saran cara subjek akan dikembangkan: Divisi produk
medis telah bermasalah selama bertahun-tahun oleh hubungan masyarakat
masalah. [Di sisa paragraf, pembaca akan mempelajari detail masalah.] Untuk
mendapatkan pengembalian dana, berikan informasi berikut kepada kami. [Detail
yang diperlukan informasi akan dijelaskan di sisa paragraf.] Selain membantu
pembaca Anda, kalimat topik membantu Anda sebagai penulis karena mereka
mengingatkan Anda tentang tujuan setiap paragraf dan dengan demikian
mendorong Anda untuk tetap fokus. Padahal, cara yang baik untuk menguji
keefektifan tulisan Anda adalah dengan menyiapkan versi ringkasan yang hanya
terdiri dari kalimat pertama dari semua paragraf Anda. Jika ringkasan ini
menyampaikan inti dari pesan Anda dengan cara yang masuk akal dan meyakinkan,
Anda mungkin sudah selesai pekerjaan yang baik dalam menyajikan informasi Anda.

Kalimat Dukungan
Di sebagian besar paragraf, kalimat topik perlu dijelaskan, dibenarkan, atau
diperpanjang satu atau lebih kalimat pendukung. Kalimat terkait ini semuanya harus
memiliki kaitan dengan subjek umum dan harus memberikan detail yang cukup
spesifik untuk memperjelas topik. Divisi produk medis telah bermasalah selama
bertahun-tahun oleh masalah hubungan masyarakat. Sejak 2014, koran lokal telah
menerbitkan 15 artikel yang menggambarkan divisi tersebut dalam cahaya negatif.

Kami telah dituduh atas segala hal mulai dari penganiayaan hewan laboratorium
untuk mencemari air tanah lokal. Fasilitas kami telah dideskripsikan sebagai bahaya
kesehatan. Ilmuwan kami disebut sebagai "Frankenstein", dan keuntungan kami
dianggap "cabul". Kalimat pendukung semuanya lebih spesifik daripada kalimat
topik.

Masing-masing menyediakan bukti lain untuk menunjukkan kebenaran umum dari

pemikiran utama. Juga, masing-masing Kalimat tersebut jelas berkaitan dengan
gagasan umum yang dikembangkan, yang memberikan kesatuan paragraf. Paragraf
berkembang dengan baik jika memuat informasi yang cukup untuk membuat kalimat
topik dipahami dan meyakinkan, dan jika tidak berisi kalimat yang tidak relevan dan
tidak terkait.

Transisi
Transisi menghubungkan gagasan dengan menunjukkan bagaimana satu pikiran
terkait dengan yang lain. Mereka juga membantu mengingatkan pembaca tentang
apa yang ada di depan sehingga pergeseran dan perubahan tidak menyebabkan
kebingungan.
Selain membantu pembaca memahami koneksi yang Anda coba buat, transisi
berikan tulisan Anda mengalir dengan lancar dan merata.
Bergantung pada kebutuhan spesifik dalam dokumen, elemen transisi dapat
beragam panjangnya dari satu kata hingga satu paragraf atau lebih. Anda dapat
membuat transisi dengan berbagai cara:
● Gunakan kata-kata penghubung. Gunakan konjungsi seperti dan, tapi, atau,
bagaimanapun,
sebagai tambahan, dan seterusnya.
● Gema sebuah kata atau frase dari paragraf atau kalimat sebelumnya. “Sebuah
sistem seharusnya
ditetapkan untuk memantau tingkat inventaris. Sistem ini akan menyediakan. . . ”
● Gunakan kata ganti yang mengacu pada kata benda yang digunakan sebelumnya.
"MS. Arthur adalah kandidat utama
untuk posisi presiden. Dia memiliki kualifikasi yang sangat baik. ”
● Gunakan kata-kata yang sering dipasangkan. “Mesin memiliki keluaran minimum. .
. Nya keluaran maksimum adalah. . . ”

Beberapa transisi berfungsi sebagai pengubah suasana hati, mengingatkan

pembaca akan perubahan suasana hati
dari materi sebelumnya. Beberapa mengumumkan kontras total dengan yang
sebelumnya, beberapa mengumumkan hubungan sebab akibat, dan beberapa
menandakan perubahan waktu.

Berikut adalah daftar transisi sering digunakan untuk menggerakkan pembaca

dengan lancar di antara klausa, kalimat, dan paragraf: Hubungan sebab-akibat: oleh
karena itu, karena, karenanya, karenanya, karenanya, sebagai akibatnya, jadi
Perbandingan: sama, di sini lagi, juga, sebagai perbandingan, diam Kontras: namun,
sebaliknya, sedangkan, bagaimanapun, di sisi lain, bagaimanapun, tetapi, meskipun
begitu Kondisi: meskipun, jika Ilustrasi: misalnya, secara khusus, dalam kasus ini,
misalnya Urutan waktu: dulu, sebelum, sesudah, kapan, sementara itu, kadang-
kadang Intensifikasi: memang, pada kenyataannya, dalam peristiwa apa pun
Ringkasan: secara singkat, singkatnya, untuk meringkas Pengulangan: yaitu,
dengan kata lain, seperti yang disebutkan sebelumnya Pertimbangkan untuk
menggunakan transisi kapan pun itu dapat membantu pembaca lebih memahami
ide-ide Anda dan mengikuti Anda dari titik ke titik. Anda dapat menggunakan transisi
di dalam paragraf untuk menyatukan poin terkait dan antar paragraf untuk
memudahkan perpindahan dari satu poin pemikiran yang berbeda satu sama lain.

Dalam laporan yang lebih panjang, transisi yang menghubungkan bagian utama
atau bab mungkin merupakan paragraf lengkap yang berfungsi sebagai pengantar
mini berikutnya bagian atau sebagai ringkasan dari ide yang disajikan pada bagian
yang baru saja berakhir. Ini dia contoh: Mengingat sifat produk ini, alternatif kami
terbatas.

Seperti yang ditunjukkan bagian sebelumnya, kita bisa berhenti membuatnya sama
sekali, memperbaikinya, atau melanjutkan model saat ini.
Masing-masing alternatif ini memiliki kelebihan dan kekurangan, yang dibahas di
bagian berikut. Paragraf ini menjelaskan kepada pembaca bahwa analisis masalah
(ditawarkan di bagian sebelumnya) sekarang telah berakhir dan dokumen sedang
melakukan transisi ke analisis solusi yang mungkin (akan ditawarkan di bagian
selanjutnya).

MEMILIH CARA TERBAIK UNTUK MENGEMBANGKAN PARAGRAF

Anda memiliki berbagai pilihan untuk mengembangkan paragraf, yang masing-

masing dapat menyampaikan jenis ide tertentu. Lima dari pendekatan yang paling
umum adalah ilustrasi, perbandingan atau kontras, sebab dan akibat, klasifikasi,
serta masalah dan solusi Dalam beberapa contoh menggabungkan pendekatan
dalam satu paragraf adalah strategi yang efektif.

Saat menggabungkan pendekatan, namun, lakukan dengan hati-hati agar Anda

tidak kalah pembaca di tengah paragraf. Selain itu, sebelum menetap untuk
pendekatan pertama itu terlintas dalam pikiran, pertimbangkan alternatif. Pikirkan
berbagai hal metode sebelum melakukan sendiri, atau bahkan menulis beberapa tes
paragraf untuk melihat metode mana yang bekerja paling baik. Dengan menghindari
kebiasaan mudah mengulang Pola paragraf lama yang sama dari waktu ke waktu,
Anda dapat membuat tulisan Anda tetap segar dan menarik.
Menulis Pesan di Perangkat Seluler

Salah satu adaptasi yang jelas untuk dibuat bagi audiens yang menggunakan
perangkat seluler adalah dengan memodifikasi desain dan tata letak pesan Anda
agar sesuai dengan ukuran layar yang lebih kecil dan antarmuka pengguna yang
berbeda fitur. Namun, memodifikasi pendekatan Anda dalam menulis juga penting
langkah.

Membaca lebih sulit di layar kecil, dan akibatnya kemampuan pengguna untuk
memahaminya apa yang mereka baca di perangkat seluler lebih rendah daripada di
layar besar. Faktanya, penelitian menunjukkan bahwa pemahaman dapat turun
hingga 50 persen saat pengguna beralih dari membaca di layar ukuran penuh untuk
membaca di smartphone, dan mereka dapat menggulir melewati informasi penting
tanpa menyadarinya.

Gunakan lima teknik berikut untuk membuat pesan seluler Anda lebih efektif:

● Gunakan organisasi linier. Dalam dokumen cetak atau di layar yang lebih besar,
pembaca dapat dengan mudah mengambil beberapa elemen di halaman, seperti
kotak pratinjau atau ringkasan, tabel, dan lainnya mendukung visual, dan sidebar
dengan informasi terkait.

Semua elemen ini terlihat pada saat yang sama, sehingga pembaca dapat
melompat-lompat halaman untuk membaca berbagai bagian tanpa perasaan
kalah. Namun, dengan layar perangkat seluler yang kecil, diperlukan organisasi
yang rumit pembaca untuk memperbesar dan memperkecil dan menjelajah untuk
melihat semua elemen ini pada teks yang dapat dibaca ukuran. Hal ini membuat
membaca lebih lambat dan meningkatkan kemungkinan pembaca mengalami
disorientasi dan kehilangan untaian pesan karena mereka tidak dapat melihat
gambaran besarnya.
Sebagai tambahan, menggunakan layar sentuh untuk sementara mengaburkan
beberapa informasi, terlebih lagi pengguna harus berburu dan menggulir, semakin
besar kemungkinan mereka akan melewatkan sesuatu. Untuk menyederhanakan
membaca, mengatur dengan aliran linier dari atas ke bawah pesan atau artikel.

● Prioritaskan informasi. Layar kecil mempersulit pembaca untuk memindai halaman

untuk menemukan informasi yang paling mereka inginkan. Prioritaskan informasi
berdasarkan apa Anda tahu tentang kebutuhan mereka dan utamakan informasi itu.
Gunakan piramida terbalik gaya yang disukai jurnalis, di mana Anda
mengungkapkan informasi terpenting secara singkat pada awalnya dan kemudian
memberikan lapisan detail yang berurutan yang dapat dikonsumsi pembaca
jika mereka mau. Perhatikan bahwa Anda mungkin perlu menghindari penggunaan
pendekatan tidak langsung, jika pesan Anda rumit karena akan lebih sulit bagi
pembaca ikuti rantai penalaran Anda.

● Tulis pesan dan dokumen yang lebih pendek dan lebih fokus. Pengguna ponsel
seringkali kekurangan kesabaran atau kesempatan untuk membaca pesan atau
dokumen yang panjang, jadi singkat saja dalam beberapa kasus, ini mengharuskan
Anda untuk menulis dua dokumen, ringkasan eksekutif yang lebih pendek untuk
penggunaan seluler dan dokumen pendukung yang lebih panjang yang pembaca
dapat mengakses dengan PC mereka jika mereka menginginkan detail lebih lanjut.

● Gunakan judul dan baris subjek yang lebih pendek. Perangkat seluler, terutama
ponsel, tidak bisa menampilkan karakter dalam satu baris teks sebanyak layar
komputer pada umumnya bisa. Bergantung pada aplikasi atau situs web, baris
subjek email dan judul halaman akan menjadi terpotong atau akan membungkus
untuk mengambil beberapa baris. Kedua format tersebut membuat membaca
lebih sulit. Aturan praktis yang baik adalah menjaga agar baris subjek dan tajuk
berita tetap ada karakter. Ini tidak memberi Anda banyak teks untuk dikerjakan, jadi
buatlah setiap kata hitung dan pastikan Anda mulai dengan kata-kata kunci sehingga
pembaca dapat langsung melihat apa baris subjek atau judulnya adalah tentang
● Gunakan paragraf yang lebih pendek. Selain penataan pesan menurut diskrit baik.
Paragraf yang lebih pendek tidak terlalu mengintimidasi dan membuat pembaca
sering mengambil "mikro beristirahat ”saat mereka menelusuri dokumen. Karena
jauh lebih sedikit teks yang ditampilkan sekaligus layar seluler, buat paragraf
sesingkat mungkin sehingga pembaca tidak perlu menggeser melalui layar demi
layar sebelum masuk ke jeda paragraf