MAKALAH ADMINISTRASI PERKANTORAN

KELAS PR 2B

“TATA RUANG RAPAT”

Disusun Oleh :

KELOMPOK 4

Ramadhana Kresna Putra (11)

Alverian Devara Karhatt (12)

Intan Priskilla Pratikno (13)

D – III PUBLIC RELATION

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS

PENDIDIKAN VOKASI

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

2021
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Penataan ruang rapat sangat mempengaruhi jalannya rapat. Penataan ruang

rapat meliputi penataan meja dan kursi yang digunakan untuk peserta maupun
pemimpin rapat. Selain itu juga meliputi penerangan,ventilasi udara,dan fasilitas
lainnya. Bentuk tata ruang rapat yang baik ialah yang dapat mewujudkan terjadinya
komunikasi dua arah,sehingga komunikasi dapat berjalan dengan lancar.

Oleh karena itu kita harus paham betul bagaimana mengatur tata ruang rapat
dan dapat menyesuaikan tata ruang rapat sesuai dengan kondisi serta situasi tata
ruang apa yang cocok dan paling pas dalam setiap diadakannya sebuah rapat..

1.2 Rumusan Masalah

Dari latar belakang masalah yang telah dipaparkan di atas, maka dapat
ditarik beberapa rumusan masalah sebagai berikut.
1.2.1 Apa pengertian dari rapat dan tata ruang rapat?
1.2.2 Jelaskan apa saja macam macam jenis tata ruang?
1.2.3 Apa saja asas asas penetapan tata ruang rapat?
1.2.4 Jelaskan apa saja macam macam jenis rapat?
1.3 Tujuan Penulisan
Dari permasalahan yang telah dirumuskan di atas, maka penulisan makalah
ini memiliki beberapa tujuan yaitu :
1.3.1 Untuk mengetahui pengertian dari rapat dan tata ruang rapat
1.3.2 Untuk mengetahui apa saja macam macam jenis tata ruang
1.3.3 Untuk mengetahui asas asas penetapan tata ruang rapat
1.3.4 Untuk mengetahui apa saja macam macam jenis rapat
 BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Pengertian rapat dan tata ruang rapat
▪ Rapat adalah bentuk pertemuan antara anggota organisasi itu sendiri
untuk bernegosiasi atau menyelesaikan masalah yang berkaitan dengan
saling menguntungkan.

1) Menurut Nunung dan Ratu Evi :

Rapat adalah alat komunikasi antara pemimpin kantor dan staf mereka.

2) Menurut Wursanto

➢ Suatu bentuk komunikasi media tatap muka yang sering

dipegang oleh banyak organisasi, baik individu maupun
pemerintah.

➢ Alat untuk mendapatkan persetujuan melalui diskusi

kelompok.
➢ Media untuk pengambilan keputusan yang disengaja untuk
mencapai kesepakatan.
➢ Salah satu komunikasi kelompok resmi.
➢ Pertemuan anggota kantor atau organisasi itu sendiri untuk
membahas dan menegosiasikan masalah yang berkaitan
dengan kepentingan bersama.
➢ Rapat anggota atau karyawan suatu organisasi untuk
membahas hal-hal yang berkaitan dengan kepentingan
organisasi.

▪ Tata ruang rapat adalah penataan ruang yang meliputi penataan meja
dan kursi yang digunakan untuk peserta maupun pemimpin dalam
menjalankan rapat. Yang juga meliputi penerangan,ventilasi
udara,dan fasilitas lainnya. Sehingga rapat dapat berjalan dengan
nyaman dan kondusif

2.2 Jenis - Jenis Tata Ruang Rapat

 1. Gaya klasikal/kelas
Gaya klasikal/kelas cocok untuk jumlah peserta yang banyak. Berikut ini
pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya klasikal/kelas.

2. Gaya konferensi atau bentuk empat persegi panjang

Dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan untuk meninmbulkan
semangat team work.

3. Gaya huruf U
Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya huruf U cocok untuk rapat
informal. Bentuk ini bagus untuk kelompok-kelompok kecil yang membutuhkan
percakapan, baik antara presenter dan peserta atau peserta dengan peserta.
4. Gaya workshop
Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya workshop cocok untuk diskusi
kelompok.

2.3 Asas Tata Ruang Rapat

1. Asas Jarak Terpendek
Tata ruang yang baik adalah yang memungkinkan proses penyelesaian suatu
pekerjaan penyusunan tempat kerja pegawai, dan menempatkan alat-alat kerja,
harus menempuh jarak yang sependek-pendeknya. Jarak terpendek adalah garis
lurus yang menghubungkan dua buah titik. Contohnya, penataan letak meja-meja
dengan jarak antarmeja tidak terlalu lebar
2. Asas Rangkaian Kerja
Asas ini menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian
yang sejalan dengan urutan-urutan penyelesaian pekerjaan yang
bersagkutan. Menurut asas ini, suatu pekerjaan harus senantiasa bergerak maju dari
permulaan dikerjakan sampai selesainya.
3. Asas Penggunaan Seluruh Ruangan
Suatu tata ruang yang baik ialah yang mempergunakan sepenuhnya semua
ruang yang ada. Ruang itu tidak hanya yang berupa luas lantai saja (ruang datar),
tetapi juga ruang yang vertikal keatas maupun kebawah. Jadi, semua ruang
dimanfaatkan penggunaannya. Ruang kosong yang tidak digunakan berakibat pada
pemborosan dan ketidakefisienan.
 4. Asas Keamanan dan Kepuasan Pegawai
Dalam menetukan tata ruang, faktor keamanan, kenyamanan, dan kepuasan
pegawai juga harus diperhatikan. Ruangan yang nyaman dapat membuat pegawai
betah berlama-lama di kantor sehingga mereka dapat bekerja lebih maksimal.
Selain itu, produktivitas kerja juga dapat dicapai karena para pegawai bekerja
dengan penuh semangat.

2.4 Jenis - Jenis Rapat

1. Jenis Rapat Berdasarkan Tujuannya
▪ Rapat Penjelasan yaitu suatu rapat yang dilaksanakan untuk memberikan
penjelasan kepada para peserta rapat. Dalam rapat penjelasan peserta rapat
tidak hanya mendengarkan penjelasan dari pemimpin rapat, tetapi juga
diberikan kesempatan untuk mengajukan pertanyaan.
▪ Rapat Pemecahan Masalah yakni sebuah rapat yang dilaksanakan untuk
memecahkan masalah yang sedang dihadapi. Pada rapat ini peran peserta
sangat besar untuk memberikan masukan.
▪ Rapat Perundingan ialah salah satu jenis rapat yang dilakukan untuk
merundingkan suatu perselisihan atau mencari jalan tengah agarvtidak
merugikan pihak yang berselisih.
2. Jenis Rapat Berdasarkan Sifatnya
▪ Rapat Resmi (Formal Meeting) yaitu yang di selenggarakan untuk
membahas masalah-masalah yang sangat penting, dan berlaku peraturan
keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat.
▪ Rapat Tidak Resmi (Informal Meeting) ialah rapat yang diadakan tidak
berdasarkan perencanaan yang formal. Rapat ini tidak memerlukan
persiapan istimewa dan biasanya dilakukan untuk mendiskusikan suatu hal
yang terjadi secara tiba-tiba.
▪ Rapat Terbuka yakni salah satu jenis rapat yang dapat dihadiri oleh semua
anggota informasi/perusahaan dan materi yang dibahas tidak bersifat
rahasia.
▪ Rapat Tertutup merupakan sebuah rapat yang dihadiri oleh peserta rapat
tertentu dan masalah yang dibahas masalah yang bersifat rahasia.
3. Jenis Rapat Berdasarkan Jangka Waktunya
▪ Rapat Mingguan ialah suatu rapat yang diadakan seminggu sekali dan
biasanya membahas masalah yang bersifat rutin.
▪ Rapat Bulanan yaitu salah satu rapat yang diadakan sebulan sekali dan
membahas masalah-masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.
▪ Rapat Semesteran yakni sebuah jenis rapat yang diadakan setiap enam bulan
sekali yang membahas masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu
dan program-program selanjutnya untuk enam bulan kedepan.
▪ Rapat Tahunan merupakan jenis rapat yang diadakan setahun sekali.
Contohnya rapat dewan komisaris.
4. Jenis Rapat Berdasarkan Frekuensinya
▪ Rapat Rutin yaitu salah satu jenis rapat yang sudah ditentukan waktunya.
Contohnya rapat rutin mingguan.
▪ Rapat Incidental ialah sebuah bentuk rapat yang tidak terjadwal. Biasanya
rapat ini membahas masalah yang sifatnya penting dan mendadak yang
harus di selesaikan bersama.

BAB III
PENUTUP
3.1 KESIMPULAN
1. Rapat adalah bentuk pertemuan antara anggota organisasi itu sendiri untuk
bernegosiasi atau menyelesaikan masalah yang berkaitan dengan saling
menguntungkan.

Sedangkan tata ruang rapat merupakan penataan ruang yang meliputi penataan meja
dan kursi yang digunakan untuk peserta maupun pemimpin dalam menjalankan
rapat.

2. Adapun beberapa jenis tata ruang rapat, yaitu

• Klasikal/ kelas
• Gaya konferensi atau bentuk empat persegi panjang
• Gaya huruf U
• Gaya workshop
3. Asas asas tata ruang rapat
 • Asas terpendek
Tata ruang yang baik adalah yang memungkinkan proses
penyelesaian suatu pekerjaan penyusunan tempat kerja pegawai,
dan menempatkan alat-alat kerja, harus menempuh jarak yang
sependek-pendeknya.

• Asas Rangkaian Kerja

Asas ini menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor
menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan-urutan penyelesaian
pekerjaan yang bersagkutan.

• Asas Penggunaan Seluruh Ruangan

Suatu tata ruang yang baik ialah yang mempergunakan
sepenuhnya semua ruang yang ada.
• Asas Keamanan dan Kepuasan Pegawai
Dalam menetukan tata ruang, faktor keamanan,
kenyamanan, dan kepuasan pegawai juga harus diperhatikan.
4. Jenis jenis rapat :
• Rapat Berdasarkan Tujuannya
• Rapat Berdasarkan Sifatnya
• Rapat Berdasarkan Jangka Waktunya
• Rapat berdasarkan frekuensinya