MENGINDEKS

Catur Yuda Pujiani., S.Sos.M.M.

MENGINDEKS
• Mengindeks adalah menentukan urutan unit-
unit atau bagian-bagian dari kata tangkap yang
akan disusun menurut abjad. Kata tangkap
merupakan tanda pengenal dari suatu surat atau
warkat yang disimpan dan tergantung dari
sistem yang digunakan. sebelum disusun
menurut abjad, nama-nama diindeks terlebih
dahulu, sebab nama banyak macam ragamnya
• Indeks disusun secara alfabetis (diurutkan sesuai abjad),
dimulai dari A dan diakhiri huruf Z. Jadi, nama orang,
topik, dan rincian topik yang dimulai dengan huruf A
dikumpulkan menjadi satu.

Setelah itu, disusun berdasarkan urutan huruf nama yang

lebih dahulu muncul, begitu seterusnya. Demikian pula
dengan nama orang, topik, dan rincian topik yang dimulai
dengan huruf B, C, D, dan seterusnya.
Kata tangkap merupakan tanda pengenal dari
sesuatu warkat yang disimpan , karena itu kata
tangkap (catchword/caption) yang dipilih tergantung
kepada sistem yang dipergunakan, sebelum disusun
menurut abjad, nama-nama diindeks terlebih
dahulu, sebab nama banyak macam ragamnya.
• Kata tangkap merupakan tanda pengenal dari suatu
warkat yang disimpan, dapat berupa :
• nama orang,
• nama badan,
• nama tempat,
• istilah subjek, atau
• angka,
• tergantung pada sistem penyimpanan yang digunakan.
• indeks. Kartu indeks disimpan pada
laci cardex berdasarkan nama
orang/perusahaan sehingga susunannya
diurutkan secara alfabetis. Kartu Indeks
mencatat informasi tentang : Judul/nama surat,
Nomor surat, Hal surat, Tanggal surat, Kode
surat, Kode kartu indeks
PERATURAN MENGINDEKS
• Adalah menentukan kata tangkap sebagai dasar
penyimpanan. Peraturan ini sangat berguna
untuk penggunaan sistem yang memerlukan
susunan alphabetis seperti; Sistem Alphabetis,
Sistem geografis, Sistem Subyek. Karena
peraturan mengindeks berasal dari Negara
barat, maka perlu adanya penyesuaian dengan
keadaan di Indonesia
• Peraturan-peraturan mengindeks yaitu sebagai
berikut :
• 1. Nama orang Indonesia
• 2. Nama tunggal atau singkatan
• 3. Awalan nama keluarga
• 4. Nama perusahaan
• 5. Kata sandang “the”
• 6. Singkatan
• 7. Bentuk usaha dan kata sambung
• 8. Gelar dan pangkat
• 9. Nama bank dan nama sekolah
• 10. Gelar nyonya (ny./mrs)
 PERATURAN MENGINDEKS
1.Peraturan Nama orang
Nama belakang, nama depan dan nama tengah ( bilamana
ada ), untuk nama Cina dan Korea urutannya tetap.

Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Urutan

Abjad
Benny Tengker Benny
Tengker
Syafri Samsu Samsu Syafri

Siti Aminah Aminah Siti

Adnan Buyung Nasution Adnan Buyung

Nasution
Liem Swie Liem Swie King
King
2. Peraturan Mengabjad
Mengabjad adalah menyusun kata kata dan nama yang
sudah diindeks menurut abjad latin

Nama Unit 1 Unit Unit 3 Urutan

2 abjad

Ahda Arafah Amsyah Amsyah Ahda Arafah 1

Alifian Muhareva Riyandh Alifia Muhareva 5

Riyandhi i n
Aini Salsabila Riyandti Riyanthi Aini Salsabila 6

Intan Anastasya Amsyah Amsyah Intan Anastasya 2

Ira Tarida Hutauruk Hutauru Ira Tarida 4

k
Ida Farida Hutauruk Hutauru Ida Farida 3
k
• Peraturan 3 : Nama Tunggal dan Singkatan
Nama tunggal didalam urutan abjad mendahului nama tunggal lain
yang sama yang mempunyai singkatan.Singkatan mendahului
kepanjangannya.Nama tunggal yang pendek mendahului nama
tunggal yang lebih panjang ,”tidak ada mendahului ada “

Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Urutan

abjad
Soeharto Soeharto 1
S.Soeharto Soeharto S 2
Sigit Soeharto Soeharto Sigit 3
Soehartono Soeharton 4
o
B Soehartono Soeharton B 5
o
Peraturan 4 : Awalan Nama Keluarga
Awalan nama keluarga dalam indeks tidak terpisah dari
nama keluarganya

Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Urutan

Abjad
Bartje Van Houten Van Bartje 5
Houten
V.B Da Costa Da Costa V B 1
Johny Dakosta Dakosta Johny 2
John Mc Enro Mc.Enroe John 3
George St.John Saint John George 4
Peraturan 5: Nama Perusahaan
Indeks nama perusahaan yang bukan berasal dari nama orang atau
kalaupun berasal dari nama orang tetapi tidak lengkap dituliskan
seperti urutan semula.Jenis ( bentuk )usaha yang terdiri dari kata
ganda atau majemuk indeks sebagi 1 ( satu ) unit, misalnya Toko Buku,
Perseroan Terbatas, Beuty Salon dll
Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Urutan
Abjad
Toko Waringin Toko 5
Waringin Kencana
Kencana
Saragih Saragih Lapok Tuak 3
Lapok Tuak
Dian Dian Elektronic 2
Elektronic
Tuti Beuty Tuti Beuty Salon 4
Salon
Salon Chantique Salon 1
Chantique
 Peraturan 6 : Nama Perusahaan Berasal Dari Nama Orang Lengkap.
Indeks dari nama perusahaan yang berasal dari nama orang lengkap
dituliskan dengan urutan nama belakang, nama depan dan nama
tengah.

Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Urutan

Abjad
Toko Waringin Waringin Toko 5
Kencana Kencana
Saragih Lapo Tuak Saragih Lapo Tuak 3

Dian Electronic Dian Electronic 2

Tuti Beuty Salon Tuti Beaty Salon 4

Salon Chantique Chantique Salon 1

Peraturan 7 = Singkatan
Singkatan nama abjad sesuai dengan
kepanjangannya,semuanya dituiskan dalam satu
unit.Huruf huruf yang berdiri sendiri sendiri sebagai
unit
Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Unit 4 Urutan
Abjad
Toko Buku A B A B C Toko Buku 2
C
ASEAN ASEA 3
N

TVRI TVRI 5

RRI RRI 4

Kecap ABC A B C Kecap 1

 Peraturan 8 =Nama Tempat Yang Ganda
Nama tempat yang ganda diindeks sebagai suatu unit
tanpa memperhatikan apakah nama tersebut bahasa
Indonesia atau bahasa lain ( asing )
Nama Unit 1 Unit 2 Uni Un Urutan
t3 it 4 Abjad

Kebayoran Baru Inn Kebayoran Baru Inn 1

Toko Mas Ujung Ujung Pandang Toko Mas 4

Pandang

Kuala Lumpur Bank Kuala Lumpur Bank 2

Pasar Baru Toko Sepatu Pasar Baru Toko 3

Sepatu
Peraturan 9 = Gelar dan pangkat
Gelar dan kepangkatan dapat dikelompokkan menjadi 4
(empat)kelompok, yaitu kesarjanaan , kebangsawaan ,
keagamaan dan kepangkatan.
Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Unit Urutan
4 Abjad

Prof. Dr. Agus Paramudya Agus 2

Pramudyanto S.H ( Prof..,Dr.
.., S.H )

Prof. Dr. Mulyadi Mulyadi 1

( Prof..,Dr..,
)
Lady Diana Spencer Diana 4
Spencer ( Lady )

K.H. Dedi Sukarni Sukarni Dedi 5

( K..,H..)

Let. Jend. Soeprapto 3P

Soeprapto ( Let.,
 Peraturan 10: Angka
Angka yang terdapat pada nama diindeks dalam bentuk huruf sesuai
bahasa dari nama bersangkutan , dan dianggap sebagai satu unit.

Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Unit 4 Urutan

Abjad

Es Teller 77 Tujuh puluh tujuh Es Teller 4

Travel 88 Delapan puluh Travel 1

delapan

Apotik 24 Dua puluh empat Apotik 2

Mie Ayam Sembilan puluh Mie Ayam 3

99 sembilan
 Mengindeks Nama Orang
1.Nama Tunggal:
Nama tunggal adalah nama yang terdiri dari satu kata, diindeks
sebagaimana nama itu sendiri. Contoh:
2.Nama Orang Lengkap (2 Kata): Jika 2 kata,
maka kata yang dipakai indeks adalah nama
belakang kemudian nama depan. Contoh:
3. Nama Orang Lengkap (3 Kata): Nama lengkap
terdiri lebih dari 2 kata, diindeks menjadi urutan
sebagai berikut, yaitu nama belakang, nama
depan, dan nama tengah. Contoh:
4. Nama Cina dan Korea: Nama Cina dan Korea
urutannya tetap, karena nama keluarga mereka
terletak di depan. Contoh:
5. Awalan Nama-Keluarga: Awalan nama-keluarga dalam
indeks tidak terpisah dari nama-keluarganya, sebagai unit
pertama. Awalan tersebut adalah d1, De, de, Da, Del, Mc,
Mac, dan lain-lain. Awalan M, Mc diindeks sebagai Mac,
dan St. diindeks menjadi Saint. Contoh:
6. Gelar dan Pangkat
Gelar dan pangkat dokelompokkan menjadi 4 kelompok,
yaitu kesarjanaan, kebangsawanan, keagamaan, dan
kepangkatan.
Di dalam indeks, gelar dan pangkat adalah bukan unit dan
dituliskan dalam tanda kurung di belakang unit terakhir.
Kalau namanya adalah nama lengkap maka dalam indeks
nama tersebut dibalik, sedangkan nama tunggal adalah
tetap.
Istilah senioritas seperti Jr., Sr., I, II, III, dan lain-lain
adalah unit dan dalam indeks ditempatkan dalam tanda
kurung sebagai unit terakhir
7. Nama dengan Tanda Hubung: Kata-kata atau nama-
nama yang disatukan dengan tanda hubung dianggap
sebagai satu unit, dan indeksnya menjadi satu unit.
Untuk nama orang lengkap yang mengandung tanda
hubung diindeks yaitu dibalik. Contoh:
8.Nama Indonesia dengan Urutan
Kelahiran: Nama Indonesia dengan urutan
kelahiran (orang bali) diindeks lebih. Dulu nama
diri, kemudian urutan kelahiran dan gelar kalau
ada. Contoh:
Singkatan: Nama yang menggunakan singkatan,
baik di depan maupun di belakang dan tidak
diketahui kepanjangannya, diindeks lebih dulu
nama
Jelasnya. Tetapi jika diketahui kepanjangannya,
diindeks lebih dulu Kepanjangannya. Contoh:
Peraturan mengindeks nama
perusahaan atau organisasi
Untuk nama perusahaan, diindeks
terlebih dahulu kata yang penting,
kemudian jenis badan hukum dan
kegiatannya.

Untuk nama perusahaan yang

menggunakan singkatan, singkatannya
dipanjangkan dahulu, kemudian baru
diindeks

Tetapi untuk nama perusahaan yang

lebih terkenal dengan akronimnya
(singkatan), dapat diindeks dengan
akronim tersebut selanjutnya diberi
tunjuk silang.
Nama perusahaan yang
terdiri dari angka sebagai
bagian dari nama
tersebut, angka itu
diindeks sebagai satu
unit

Nama perusahaan yang

memakai tanda
penghubung seperti dari,
dan pasa, of, and, dan
sebagainya, tidak
diperhatikan dalam
mengindeks dan
ditempatkan di antara
dua tanda kurung.
Nama badan usaha yang bergerak di
bidang pendidikan seperti sekolah,
akademi, dan universitas diletakkan
pada unit terakhir.
Nama instansi pemerintah yang
diutamakan adalah nama pokok
dari instansi tersebut. Sifat
organisasi, seperti departemen,
kantor, jawatan, lembaga, bagian,
dan seksi ditempatkan di unit
terakhir
Nama organisasi/perhimpunan,
yang diindeks kata pengenal
terpenting dari nama itu, kemudian
sifat organisasi, seperti persatuan,
perhimpunan, partai, dan lain-lain
ditempatkan pada unit terakhir
Terimakasih