BAHAGIAN PENDIDIKAN DAN LATIHAN TEKNIK

VOKASIONAL
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
ARAS 5 & 6, BLOK E14, KOMPLEKS E,
PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN.
62604 PUTRAJAYA, MALAYSIA

KERTAS PENERANGAN
( INFORMATION SHEET )

KOD DAN NAMA PROGRAM / ME-020-3:2012 – HEATING VENTILATION AIR

PROGRAM’S CODE & NAME CONDITIONING (HVAC)

TAHAP / LEVEL 3 (THREE)

NO. DAN TAJUK UNIT

KOMPETENSI /
CU01 – ADMINISTRATION OF SERVICE CONTRACTS
COMPETENCY UNIT NO. AND
TITLE

1. ARRANGE SCHEDULE FOR SERVICING

NO. DAN PENYATAAN AKTIVITI
2. MONITOR SERVICE ACCORDING TO CONTRACT
KERJA / WORK ACTIVITIES NO.
3. PREPARE BILL OF SERVICE CONTRACT
AND STATEMENT
4. CONTRACT TERMINATION

ID UNIT KOMPETENSI /
ME-020-03:2012/CU01/IS(1/4) Muka : 1 Drpd : 32
COMPETENCY UNIT ID

TAJUK : PENJADUALAN KERJA SERVIS (ARRANGE SCHEDULE FOR SERVICING)

(Asas Microsoft Office)

TUJUAN :
Kertas penerangan ini bertujuan untuk menerangkan kepada pelatih mengenai
kaedah dan cara yang mudah untuk membahagi-bahagikan kerja sekiranya
bekerja di dalam kumpulan dengan menggunakan Microsoft Office (Word,
Excel, Power Point dan Project)
ID UNIT KOMPETENSI /
ME-020-03:2012/CU01/IS (1/4) MUKA :2 DRPD :33
COMPETENCY UNIT ID

PENGENALAN

1. MICROSOFT OFFICE WORD

Microsoft Office Word 2007 merupakan program aplikasi pengolah kata (word processor)
yang yang biasa digunakan untuk membuat laporan, dokumen berbentuk surat, brosur,
table, dan masih banyak lagi dukumen-dokumen lain yang biasa dibuat dengan
menggunakan Microsoft Office Word.

Microsoft Office Word 2007 merupakan pengembangan dari versi sebelumnya yang
mengalami banyak perubahan dan perbaikan, sehingga lebih fleksibel digunakan di
masa kini. Microsof Office Word juga menyediakan fasilitas penuh terhadap apa yang
kita perlukan. Dengan fasilitasnya yang lengkap lengkap ini telah menghantarkan
Microsoft Office Word 2007 sebagai program aplikasi pengolah kata yang mutakhir saat
ini.

Berbeda dari versi sebelumnya seperti seperti Word 2000, XP dan 2003, Word 2007
tidak lagi menyediakan menu bar dengan pull downnya beserta toolbar-toolbar seperti
formating, standar dan drawing, tetapi terdiri dari beberapa tab (lihat gambar 1.2) yang
terdiri dari beberapa grup yang masing-masing grup terdiri dari beberapa perintah
singkat/icon.

1.1 Memulai Aplikasi Microsoft Office Word

Untuk membuka Microsoft Word caranya adalah:

1. Klik Tombol Start yang ada di taskbar.
2. Pilih menu All Program dan muncul sejumlah menu (gambar 1.1 a).
3. Kemudian arahkan pointer ke Microsoft Office dan klik program aplikasi Microsoft
Office Word 2007. Tunggu sampai jendela Microsoft Office Word 2007
ditampilkan.
 ID UNIT KOMPETENSI /
ME-020-03:2012/CU01/IS (1/4) MUKA :3 DRPD :33
COMPETENCY UNIT ID

(a) (b)
Gambarajah 1.1
Kita juga bisa membuka aplikasi Microsoft Office Word 2007 menggunakan shorchut di
desktop dengan cara mengklik dua kali tombol mouse pada Microsoft Office Word 2007.
Adapun untuk membuat shorchut tersebut adalah:

4. Klik Tombol Start yang ada di taskbar lalu pilih All Program
5. Sorot Microsoft Office dan klik kanan pada Icon Microsoft Office Word 2007.
6. Ketika muncul sejumlah menu (gambar 1.1 b), klik Send To dilanjutkan dengan
mengklik Desktop (create shorchut).

1.2 Tampilan Pemuka Microsoft Office Word 2007

Berikut adalah tampilan jendela Microsoft Office Word 2007:

Tombol Microsof Office

Toolbar Quick Access Title Bar Tombol
Close

Rib
bon

Margin atas
 ID UNIT KOMPETENSI /
ME-020-03:2012/CU01/IS (1/4) MUKA :4 DRPD :33
COMPETENCY UNIT ID

Ruler

Margin Kiri Margin Kanan

Scroll bars

Status Bar Tombol View Zoom

Gambar 1.2

Keterangan gambar 1.2:

1. Tombol Microsoft Office, hampir sama dengan menu file pada Microsoft Word versi
sebelumnya (2000, XP, dan 2003). Berisi menu new, open, save, print, dan
sebagainya.
2. Toolbar Quick Access, yang secara default toolbar ini menyediakan tombol Save,
Undo, dan Repeat. Namun dapat ditambah dengan mengklik gambar panah (drop
down) di ujung kanan toolbar ini dan tandai yang belum ditampilkan atau klik More
Commands. Contohnya toolbar pada gambar 1.2.
3. Title bar, yang terletak paling atas pada jendela word. Title bar ini menampilkan
nama dokumen yang sedang kita buka. Untuk dokumen yang belum disimpan/diberi
nama maka Microsoft Word akan menampilkan file tersebut dengan nama
Document 1, 2, 3 dan seterusnya.
4. Tombol Close, Tombol tersebut berfungsi menutup aplikasi Microsoft Word.
5. Ribbon, Berisi beberapa tab yang berisi beberapa group icon.
6. Scroll bars, Berfungsi untuk menggeser layar kerja. Jika ingin menggeser layar kerja
ke kiri atau ke kanan gunakan horizontal scroll bar, atau menggeser layar kerja ke
atas dan ke bawah gunakan vertical scroll bar.
7. Ruler, Bagian ini berfungsi sebagai alat bantu dalam penentuan margin (batas) dari
lembar kerja, garis, tabulasi dan lain-lain. Status bar, memberikan informasi tentang
letak insertion point, halaman, section, jumlah halaman, dan bahasa yang
digunakan.
8. Tombol View. Tombol ini berfungsi untuk merubah tampilan dokumen seperti print
layout, fullscreen layout, web layout, out line dan draft.
9. Kontrol Zoom. Digunakan untuk menentukan ukuran tampilan lembar kerja di layar
pada jendela word.

1.3 Membuat Dokumen Baru

Jika kita baru memulai mengoperasikan Microsoft Word, biasanya akan langsung
ditampilkan dokumen kosong yang siap untuk ditulisi. Namun, jika komputer tidak
secara otomatis menyediakan dokumen kosong, cara berikut ini bisa menjadi
alternatif dalam membuat dokumen baru.
ID UNIT KOMPETENSI /
ME-020-03:2012/CU01/IS (1/4) MUKA :5 DRPD :33
COMPETENCY UNIT ID

1. Klik tombol Microsoft Office , lalu klik New .

2. Maka keluar kotak dialog New (gambar 1.3).

Gambarajah 1.3

Pada kotak dialog new documen, di bawah menu Templates, terdapat beberapa pilihan
seperti:
 Blank document, untuk dokumen yang kosong.
 Installed template untuk membuat dokumen dari bebera template yang disertakan
dalam paket Microsoft Word.
 My Template untuk dokumen dari template buatan.
 New from existing untuk membuat dokumen dari bebera template yang terdapat
pada file yang telah disimpan.
 Jika komputer yang sedang digunakan terhubung ke internet, kita juga dapat
menggunakan template yang disediakan pada Microsoft Office Online.

1.4 Jenis Tulisan

Pada kebiasaanya Microsoft Word telah di tetapkan dengan tulisan jenis Calibri
tetapi jenis tulisan boleh ditukar lain kerana didalam Microsoft Word terdapat banyak
jenis tulisan yang boleh digunakan mengikut kesesuaian. Kaedah untuk menukarkan
adalah seperti :

1. Pilih teks “Highlight” yang hendak diubah.

2. Klik “arrow next” untuk kebawah pada “toolbar” untuk pemilihan jenis tulisan yang
sesuai dan klik pada jenis tulisan yang baru. Seperti rajah 1.4

Gambarajah 1.4

Tulisan juga boleh di “Bold”, “Italic” dan “Underline” dengan cara pilih teks yang
hendak diubah dan klik pada butang simbul berkenaan.
PC: <CONTROL> + b, <CONTROL> + i, <CONTROL> + u
Command ini boleh digunakan untuk mempercepatkan kerja
ID UNIT KOMPETENSI /
ME-020-03:2012/CU01/IS (1/4) MUKA :6 DRPD :33
COMPETENCY UNIT ID

1.5 Penomboran halaman

Untuk memberikan penomboran halaman, langkah-langkahnya

 Klik tab insert dan klik page number pada grup header & footer (Gambarajah
1.5)
 Lalu tentukan letak penomboran dengan memilih salah satu pilihan pada drop
down (contoh Top of page) lalu klik salah satu lay out.

Gambarajah 1.5 a Gambarajah 1.5 b

 Untuk memilih format lain pada page number, klik format page number masih
di perintah page number (gambar 1.5 a) maka keluar kotak dialog page
number format (gambar 1.5 b).
 Tentukan format yang diinginkan pada pilihan number format lalu dari nombor
berapa dimulainya penomoran pada pilihan start at: (gambar 1.5 b).

1.6 Memasukkan/melukis jadual (Table)

Penggunaan table sama seperti penggunaan Microsoft excel worksheet tetapi

digunakan dalam Microsoft word bagi memudahkan penggunaan perisian ini.

Cara penggunaannya seperti:

 Klik pada “Insert” menu dan pilih “Table” mengikut kesesuaian dengan
menarik kebawah.
 Klik pada “Table” yang dipilih.(Gambarajah 1.6)
 Alternatif lain boleh dilakukan dengan memilih “Insert Table” atau “Draw
Table”
ID UNIT KOMPETENSI /
ME-020-03:2012/CU01/IS (1/4) MUKA :7 DRPD :33
COMPETENCY UNIT ID

Gambarajah 1.6

1.7 Arahan Perintah (Key Command)

Arahan perintah ini boleh digunakan pada semua perisian Microsoft Office dan
merupakan alternatif bagi memudahkan kerja, antaranya adalah seperti:

Command Action
<CONTROL> + c copy
<CONTROL> + v paste
<CONTROL> + z undo
<CONTROL> + a select all
<CONTROL> + s save
<CONTROL> + p print
<CONTROL> + b bold
<CONTROL> + u underline
<CONTROL> + i italics
<CONTROL> + 2 double space between lines
<CONTROL> + 1 single space between lines
<CONTROL> + <LEFT Moves the cursor left, jumping from
ARROW> word to word.
<CONTROL> + <RIGHT Moves the cursor right, jumping from
ARROW> word to word.
Moves the cursor up through the
<CONTROL> + <UP ARROW> document, jumping from paragraph to
paragraph
Moves the cursor down through the
<CONTROL> + <DOWN
document, jumping from paragraph to
ARROW>
paragraph
Moves the cursor to the beginning of
<HOME>
the line.
ID UNIT KOMPETENSI /
ME-020-03:2012/CU01/IS (1/4) MUKA :8 DRPD :33
COMPETENCY UNIT ID

Moves the cursor to the end of the

<END>
line.
Moves the cursor to the beginning of
<CONTROL> + <HOME>
the document.
Moves the cursor to the end of the
<CONTROL> + <END>
document.
Deletes a highlighted section or the
<DEL>
character after the cursor.
<SHIFT> + <Any of the arrows> Selects text as the cursor moves.

1.8 Menyimpan Dokumen (Save)

Untuk pertama kalinya menyimpan dokumen yang baru kita buat ke bentuk file
dokumen pada sistem Microsoft Office Word 2007 adalah:

 Klik tombol Microsoft Office , dan klik “Save As” (atau tekan CTRL+S untuk
perintah di key board atau juga icon “Save” untuk di toolbar quick access).rajah
1.7
 Ketiganya akan menampilkan kotak dialog “Save As”.

Gambarajah 1.7

 Pada pilihan Save in tentukan folder atau drive yang akan dijadikan tempat
penyimpanan.
 Ketikkan nama file dokumen pada kotak File name, lalu klik Save.
 ID UNIT KOMPETENSI /
ME-020-03:2012/CU01/IS (1/4) MUKA :9 DRPD :33
COMPETENCY UNIT ID

2. MIRCOSOFT OFFICE EXCEL

Pendahuluan

Pada dasarnya perintah-perintah umum yang berlaku pada MS Office Word berlaku juga
pada MS Office Excel. Seperti : Saving (Ctrl+S), Copy (Ctrl+C), Paste (Ctrl+V),
menyisipkan gambar/logo dengan: klik Insert/Picture/From File(Clip Art), menyisipkan
Word Art, dll.

Pengertian

Pengertian Microsoft excel adalah Program aplikasi pada Microsoft Office yang
digunakan dalam pengolahan angka (Aritmatika). Program ini sering digunakan oleh
para akutan untuk menuliskan atau mencatat pengeluaran dan pemasukan didalam
perusahaan atau suatu lembaga maupun instansi-instansi kecil. Microsoft Excel juga
sering digunakan oleh ibu rumah tangga untuk menulis atau mencatat keuangan dalam
rumah tangga sepertihalnya pengeluaran atau pemasukan dalam tiap bulan atau
minggu.

2.1 Lembar kerja

Lembar kerja dalam MS. Excel disebut Sheet, dalam Sheet terdiri dari baris dan
kolom. Pertemuan antara baris dan kolom disebut Sel / Cell. Tanda kolom diwakili
oleh huruf sedangkan baris oleh angka, jadi Cell merupakan alamat dari data.
Kumpulan beberapa cell disebut Range.
ID UNIT KOMPETENSI /
ME-020-03:2012/CU01/IS (1/4) MUKA :10 DRPD :33
COMPETENCY UNIT ID

2.2 Jenis Data Pada MS. Office Excel

1) Label / Teks, contoh : Harga, Nama, Alamat, dll.

2) Numeric, contoh : 1, 7, 752, 18%, dll.
3) Formula / fungsi, (penulisannya selalu diawali dengan = ), contoh :
=SUM(C2;C3), dll (rumus formula atau fungsi yang diapit dengan tanda kurung
( ) prosesnya didahulukan)

2.3 Memperbesar baris dan kolom

Memperbesar baris: klik Format, klik Row, (tulis nilai angka yang lebih besar untuk
memperbesar baris). Memperbesar kolom : Klik Format, klik Column, (tulis nilai
angka yang lebih besar untuk memperbesar kolom). Cara lain : simpan kursor mouse
pada garis pembatas kolom / baris sehingga kursor berubahmenjadi ( 1 ) untuk
kolom, untuk baris ( 2 ), drag dan tarik sehingga ukuran baris / kolom sesuaidengan
yang diinginkan.

2.4 Menghapus isi Cell atau Range

Simpan kursor di cell yang akan dihapus kemudian tekan delete. Untuk menghapus
range, blokdahulu range yang akan dihapus, tekan delete.

2.5 Mengedit / merubah isi cell

Blok cell / range yang di-edit, tekan tombol F2 pada keyboard, atau double klik
mouse pada cellyang akan diedit.
Rata kiri kanan

Rata kanan
Jenis huruf Ukuran Efek Huruf
huruf B = tebal Rata Tulis
(Bold) kiri tengah
I = miring
(Italic)
U = garis
bawah
(Under Line)
2.6 Memblok range / cell

Menggunakan mouse Simpan pointer diawal range, klik dan drag bawa pointer ke
akhir range (range/cell yang diblok biasanya berwarna hitam), lepaskan penekan
tombol mouse. Menggunakan keyboard Simpan kursor diawal data yang akan diblok,
tekan Shift+panah (kiri, kanan, atas, atau bawah).
 ID UNIT KOMPETENSI /
ME-020-03:2012/CU01/IS (1/4) MUKA :11 DRPD :33
COMPETENCY UNIT ID

2.7 Memindahkan data (Moving)

Menggunakan tool barBlok cell/range yang akan dipindahkan klik edit, klik cut.
Tempatkan kursor didaerah yang dituju, klikPaste.Menggunakan MouseBlok
cell/range yang akan dipindahkan, sorot, setelah pointer berubah menjadi tanda
panah, klikdan drag ke tempat sesuai keinginan.

2.8 Menggandakan (meng-copy) cell / range

Menggunakan KeyboardBlok cell/range yang akan di-copy, tekan Ctrl + C (untuk

meng-copy), tekan Ctrl + V (untukmenggandakan data)Menggunakan Tolbar dengan
mouseblok data yang akan di copy, klik Edit, klik Copy, simpan kursor pada tempat
yang diinginkan.Kemudian klik Edit, klik Paste

3. Pengaturan-pengaturan cell

Klik Format, klik Cell (akan tampil Format

Cells seperti pada gambar disamping),
pilih :

 Number : untuk pengaturan

angka
 Alignment : untuk pengaturan
tampilan huruf / teks pada range /
cell
 Font : untuk memilih jenis dan
efek huruf
 Border : untuk membuat dan
pengaturan bingkai tabel pada cell
/ range
 Patterns : pengaturan warna
untuk cell / range
 Protection : untuk memprotek /
pengamanan data

3.1 Urutan Perhitungan

1) Pangkat menggunakan ^ (carret)

 ID UNIT KOMPETENSI /
ME-020-03:2012/CU01/IS (1/4) MUKA :12 DRPD :33
COMPETENCY UNIT ID

2) Perkalian menggunakan * (asterik)

3) Pembagian menggunakan / (slash)
4) Penjumlahan menggunakan + (plus)
5) Pengurangan menggunakan - (minus)

4. Fungsi-fungsi perhitungan (Formula)

a. SUM (penjumlahan)
=SUM(Range Angka).
Contoh : =SUM(A1;A3)

b. AVERAGE (rata-rata)
=AVERAGE(Range Angka).
Contoh : =AVERAGE(A1:A14)

c. MAX (nilai tertinggi)

=MAX(Range Angka).
Contoh : =MAX(A1:C12)

d. MIN (nilai terendah)

=MIN(Range Angka).
Contoh : =MIN(A1:C12)

e. DATE (membuat tanggal)

=DATE(Range Angka).
Contoh : =DATE(tahun,bulan,tanggal)

f. IF (perbandingan)
=IF(Ekspresi logika, nilai benar, nilai salah).
Contoh : =IF(H4>=6;”LULUS”;”TIDAK LULUS”)
Keterangan LULUS dan TIDAK LULUS harus diapit dengan tanda kutip dua ( “ )
karena keterangantersebut berupa Teks/Label
ID UNIT KOMPETENSI /
ME-020-03:2012/CU01/IS (1/4) MUKA :13 DRPD :33
COMPETENCY UNIT ID

g. VLOOKUP (pencarian data secara vertikal)

=VLOOKUP(nilai kunci,range,posisi)

h. HLOOKUP (pencairan data secara horizontal)

=HLOOKUP (nilai kunci,range,posisi)

i. RIGHT (mengambil huruf / angka / karakter dari sbelah kanan)

=RIGHT(cell, jumlah karakter)

j. LEFT (mengambil huruf / angka / karakter dari sbelah kiri)

=LEFT(cell, jumlah karakter)

k. MID (mengambil huruf / angka / karakter dari tengah)

=MID(cell, posisi, jumlah)

l. dan lain-lain (masih banyak formula atau fungsi-fungsi yang lain)

Catatan: penulisan fungsi atau formula harus selalu diawali sama dengan ( = ).

5. MICROSOFTOFFICE POWERPOINT

Ketika memulakan penggunaan perisian Ms Powerpoint 2007, anda akan dapati

terdapat banyak fungsi yang sama seperti versi sebelumnya. Anda juga akan dapat
mengenalpasti terdapat pelbagai ciri baru yang dapat dicuba dan digunakan sebaik-
baiknya. Terdapat 3 fungsi utama yang perlu anda ingat ketika menggunakan Ms
Powerpoint 2007 ini iaitu : Microsoft Office Button, the Quick Access Toolbar, dan
Ribbon.
ID UNIT KOMPETENSI /
ME-020-03:2012/CU01/IS (1/4) MUKA :14 DRPD :33
COMPETENCY UNIT ID

Persembahan Powerpoint Presentations

Sesebuah persembahan merupakan satu koleksi data dan maklumat yang perlu
disampaikan kepada kumpulan sasaran tertentu. Sebuah persembahan powerpoint pula
merupakan satu koleksi slaid elektronik yang mengandungi perkataan, gambar, grafik,
jadual, bunyi dan video. Koleksi ini dapat dimainkan secara automatik atau dikawal oleh
pembentang.

Butang Microsoft Office (Microsoft Office Button)

Butang Microsoft Office dapat melaksanakan pelbagai fungsi yang terdapat di dalam
menu File pada versi lama Ms Powerpoint. Butang ini membenarkan anda membina satu
persembahan baru, membuka persembahan yang telah sedia ada, menyimpan,
mencetak dan menutup persembahan tersebut.
ID UNIT KOMPETENSI /
ME-020-03:2012/CU01/IS (1/4) MUKA :15 DRPD :33
COMPETENCY UNIT ID

Riben Ribbon

Panel yang terdapat di atas bahagian dokumen powerpoint dikenali sebagai Riben.
Riben ini mengandungi 7 tab : Home, Insert, Design, Animations, Slide Show, Review
and View. Setiap tab terbahagi kepada beberapa kumpulan fungsi. Kumpulan-kumpulan
ini akan digunakan ketika membangunkan, merekabentuk dan mengubahsuai slaid
Powerpoint.

Kebiasaannya, fungsi yang kerap digunakan akan dipaparkan pada riben. Untuk
memaparkan sungsi tambahan yang jarang digunakan, klik anak panah kecil pada
bawah dan kanan pada setiap kumpulan.

Berikut adalah kumpulan yang terdapat pada setiap tab :

Home:  Clipboard, Slides, Font, Paragraph, Drawing, and Editing
Insert: Tables, Illustrations, Links, Text, and Media Clips
Design: Page Setup, Themes, Background
Animations: Preview, Animations, Transition to this Slide
Slide Show:  Start Slide Show, Set Up, Monitors
Review:  Proofing, Comments, Protect
View: Presentation Views, Show/Hide, Zoom, Window, Macros
Quick Access Toolbar

Quick Access Toolbar merupakan toolbar yang mempunyai arahan yang ingin anda
gunakan.Anda boleh meletakkan quick access toolbar ini pada bawah atau atas riben.
Untuk menukar kedudukan quick access toolbar ini, klik pada anak panah di akhir tollbar
dan, klik Show Below the Ribbon.
Anda juga dapat menambahkan item yang terdapat pada quick access toolbar ini.Klik
kanan pada mana-mana item di dalam Butang Microsoft Office atau Riben dan, klik Add
to Access Toolbars. Satu jalan pintas kepada item tersebut akan ditambah.

Mini Toolbar

Mini Toolbar merupakan salah satu fungsi baru di dalam Office 2007. Toolbar ini
terapung dan akan dipaparkan ketika anda memilih perkataan atau klik kanan pada
perkataan. Ia akan memaparkan alat untuk memformat yang biasa digunakan seperti
Bold, Italics, Fonts, Font Size dan Font Color.

Navigasi (Navigation)

Navigasi pada kesemua slaid dapat dilakukan melalui menu

Slide Navigation pada sebelah kiri skrin.Turut dipaparkan rangka
daripada bahan yang telah dimasukkan ke dalam slaid
persembahan.Untuk mencapai rangka tersebut, klik pada tab
outline.

Slide Views

Persembahan dapat dipaprkan dalam pelbagai bentuk paparan.

Pada tab View, kumpulan Presentation views membenarkan
anda untuk memaparkan slaid secara Normal, Slide Sorter,
Note Page, Slide Show, Slide Master, Handout Master dan
Notes Master.
ID UNIT KOMPETENSI /
ME-020-03:2012/CU01/IS (1/4) MUKA :18 DRPD :33
COMPETENCY UNIT ID

Menambah Slaid Add Slides

Terdapat pelbagai cara untuk menambahkan

slaid baru ada persembahan anda : Office
Themes, Duplicate Selected Slide, or Reuse
Slides.
Untu membina slaid baru menggunakan
Office Themes:

 Pilih slaid serta merta SEBELUM anda

ingin letakkan slaid yang baru.
 Klikbutang New Slide pada Home tab
 Klik pilihan slaid yang sesuai dengan
bahan yang anda ada.

Untuk membina slaid yang ditiru seperti slaid

sebelumnya (duplicate) :
 Pilih slaid yang ingin
ditiru(diduakan)/duplicate
 Klik butang New Slide pada Home tab
 Klik Duplicate Selected Slides

Untuk membina slaid daripada persembahan

yang lain :

 Pilih slaid serta merta SEBELUM slaid

baru ditempatkan.
 Klik butang New Slide pada Home tab
 Klik Reuse Slides
 Klik Browse
ID UNIT KOMPETENSI /
ME-020-03:2012/CU01/IS (1/4) MUKA :19 DRPD :33
COMPETENCY UNIT ID

 Klik Browse File

 Tentukan lokasi slaid tersebut dan klik diatas slaid tersebut dan pilih import.

Tema Themes

Tema adalah template yang telah direka dan boleh diaplikasikan pada keseluruhan
persembahan di mana ianya akan menyebabkan persembahan anda sentiasa berada di
dalam keadaan rekaan yang konsisten. Untuk menambah tema di dalam persembahan :

 Klik Design tab

 Pilih salah satu tema/themes yang telah dipaparkan atau klik butang Galleries .

Untuk mengaplikasikan warna yang

baru pada tema :

 Klikanak panah ke bawah pada

Colors
 Pilih set warna atau klik Create
New Theme Colors

Untuk menukar latarbelakang background

style
pada tema : To change the
background style of a theme

 Klik butang Background Styles

pada Design tab
ID UNIT KOMPETENSI /
ME-020-03:2012/CU01/IS (1/4) MUKA :20 DRPD :33
COMPETENCY UNIT ID

Memasukkan Perkataan Enter Text

Untuk memasukkan perkataan :

 Pilih slaid yang ingin dimasukkan perkataan
 Klik di dalam Textbox untuk menambah
perkataan

Untuk menambah kotak perkataan text box:


Pilih slaid yang ingin dimasukkan kotak perkataan text box

Pada Insert tab, klik Text Box

Klik di atas slaid dan seret tetikus untuk membesarkan kotak perkataan text box

Taip perkataan di dalamnya.

Memilih Perkataan Select Text

ID UNIT KOMPETENSI /
ME-020-03:2012/CU01/IS (1/4) MUKA :21 DRPD :33
COMPETENCY UNIT ID

Untuk memilih perkataan :

 Highlight perkataan tersebut.

Salin dan Tampal Copy and Paste

Untuk menyalin dan menampal data :

 Pilih item yang ingin disalin

 Pada Clipboard Group di Home Tab, klik Copy
 Pilih slaid untuk menempatkan item yang telah
disalin
 Pada Clipboard Group dalam Home Tab, klik
Paste

Potong dan Tampal Cut and Paste

Untuk memotong dan menampal data :

 Pilih item yang ingin disalin

 Pada Clipboard Group di dalam Home
Tab, klik Cut
 Pilih lokasi atau slaid yang ingin
ditempatkan item yang telah disalin
 Pada Clipboard Group dalam Home Tab,
klik Paste

Undo dan Redo

Untuk undo atau redo tindakan/langkah yang telah diambil:

 Pada Quick Access Toolbar

 Klik Undo atau Redo
ID UNIT KOMPETENSI /
ME-020-03:2012/CU01/IS (1/4) MUKA :22 DRPD :33
COMPETENCY UNIT ID

Periksa Ejaan Spell Check

Untuk memeriksaan ejaan di dalam persembahan:

 Klik Review tab
 Klik butang Spelling
Menukar Jenis dan Saiz Tulisan Change Font Typeface and Size

Untuk menukar jenis tulisan :

 Klik anak panah disebelah font

name dan pilih jenis tulisan.

 Anda boleh melihat bagaimana

paparan sesuatu bentuk tulisan
yg dipilih dengan cara
menghighlight perkataan
tersebut dan melakukan satu
demi satu bentuk tulisan yang
baru untuk melihat kesannya
pada perkataan.

Untuk menukar saiz tulisan Tochange the font size:

 Klik anak panah disebelah saiz tulisan dan pililh saiz yang bersesuaian atau ;
 Klik increase or decrease butang saiz tulisan.

Gaya Perkataan dan KesanFont Styles and Effects

Gaya tulisan merupakan format yang digunakan untuk memberi penekanan atau makna
kepada sesuatu perkataan. Ianya termasuklah :  Bold, Italic, and Underline.  Untuk
menambah gaya tersebut ke atas perkataan:

 Pilih perkataan dan klik Font Styles yang termasuk di dalam kumpulan Font
pada Home tab atau
 Pilih perkataan dan klik kanan tetikut di atas perkataan tersebut untuk
memaparkan font tools

Menukar Warna Perkataan Change Text Color

Untuk menukar warna pada perkataan :

 Pilih perkataan dan klik butang Colors yang termasuk di dalam Font Group pada
Ribbon, atau
 Highlight perkataan dan klik kanan tetikus di atas perkataan tersebut dan pilih
warna pada tools yang dipaparkan. 
 Pilih warna dengan cara mengklik anak panah ke bawah di sebelah butang font
color.

SeniPerkataan WordArt

WordArt merupakan gaya yang boleh

digunakan pada perkataan untuk
mewujudkan kesan penglihatan. Untuk
menggunakan Word Art:

 Pilih perkataan
 Klik Insert tab
 Klik butang WordArt
 Pilih WordArt

Untuk mengubahsuai gaya WordArt

 Pilih WordArt
 Klik Format tab untuk Drawing Tools
 Klik butang WordArt Fill, butang WordArt Outline, atau butang Text Effects
Mengubah Kedudukan Perenggan Change Paragraph Alignment
Untuk menukar kedudukan perenggan:

 Klik Home Tab

 Pilih butang yang betul untuk kedudukan perenggan pada the Paragraph Group.
o Align Left:  perkataan didalam kedudukan margin kiri
o Center:  Perkataan di tengah-tengah
o Align Right:  Kedudukan perkataan di kanan margin
o Justify:  meletakkan kedudukan perkataan betul-betul antara kiri dan kanan
margin.

Indent Perenggan Indent Paragraphs

Langkah-langkah berikut boleh dilakukan:
 Klik butang Indent untuk mengawal indent. 
 Klik butang Indent beberapa kali untuk menaikkan saiz indent.


Arah Perkataan Text Direction

Untuk menukar arah perkataan :
 Pilih perkataan
 Klik butangText Direction pada Home tab
 Klik pilihan tersebut

Menukar Saiz Kotak Perkataan Resize a Textbox

Untuk menukar saiz kotak perkataan textbox:

 Klik pada kotak perkataan textbox

 Klik pada bucu kotak dan seret
tetikus ke saiz yang dikehendaki.
Senarai Pernomboran dan Butang Bulleted and Numbered Lists
Untuk menambah senarai ke dalam perkataan sedia ada :

 Pilih perkataan yang ingin dijadikan senarai

 Klik butang Bulleted or Numbered Lists

Untuk membina senarai baru :

 Letakkan tetikus di tempat yang ingin di masukkan list dalam dokumen

 Klik butang Bulleted or Numbered Lists
  Mula menaip

Senarai Bersarang Nested Lists

Searai bersarang terdiri daripada beberapa tahap indent perkataan. Untuk membina
senarai bersarang :

 Bina senarai berdasarkan arahan yang diberikan di atas.

 Klik butang Increase or Decrease Indent
 Mengformat Senarai Formatting Lists
Imej butang dan format pernomboran boleh
ditukar menggunakan Bullets or
Numbering kotak dialog.

 Pilih keseluruhan senarai untuk

menukarkan semua butang atau
pernomboran, atau
Letakkan tetikus di atas satu barisan di
dalam senarai tersebut untuk
menukarkan satu butang sahaja.

 Klik anak panah disebelah butang atau

pernomboran dan pilih gaya yang
dikehendaki.

Mencetak Printing

Membina Nota Pembentang Create Speaker Notes

Nota Pembentang Speaker Notes boleh ditambah untuk menyediakan nota bagi setiap slaid.
Untuk menambah nota pembentang ini :

 Pilih Slaid
 Klik View
 Klik Note Pages
 Klik bahagian Click to add Text pada skrin
 Taip nota untuk dimasukkan pada slaid tersebut
ID UNIT KOMPETENSI /
ME-020-03/CU01/KP (1/4) MUKA : 28 DRPD / 33
COMPETENCY UNIT ID

Mencetak Persembahan Print a Presentation

Terdapat pelbagai pilihan untuk mencetak persembahan. Pilihan tersebut adalah :

 Slides: Pilihan ini akan menunjukkan satu slaid bagi satu mukasurat .
 Handouts: 1, 2, 3, 4, 6 atau 9 bagi satu muka surat, piliha ini turut membenarkan
lebih banyak slaid dalam satu muka surat .
 NotesPage: Pilihan ini akan mencetak slaid dan nota pembentang.
 OutlineView: Pilihan ini hanya akan cetak rangka persembahan sahaja.

Untuk menggunakan pilihan untuk mencetak:

 Klik Microsoft Office Button

 Klik Print
 Di dalam Print Dialog Box, Klikanak panah di sebelah Print what
 Pilih format dan klik OK untuk cetak
ID UNIT KOMPETENSI /
ME-020-03/CU01/KP (1/4) MUKA : 29 DRPD / 33
COMPETENCY UNIT ID

Untuk pra-tayang mencetak :To print preview:

 Klik Microsoft Office Button
 Letakkan tetikus di atas Print
 Klik Print Preview
 Klik anak panah di sebelah Print What untuk mengubah pilihan mencetak
 Untuk mecetak daripada Print Preview, Klik Print

Untuk keluar daripada skrin pra-tayang mencetak :

 Klik butang Close Print Preview

Persembahan Pakej Package a Presentation

Ada kalanya anda mahu menjadikan sesuatu persembahan itu sebagai pakej kerana
terdapat pelbagai fail tambahan disertakan di dalam persembahan itu. Untuk menjadikan
persembahan itu suatu pakej untuk CD :

 Klik Microsoft Office Button

 Klik Publish
 Klik Package for CD
 Taip bana untuk CD
 Klik Copy to CD atau Copy to Folder

6. MICROSOFT OFFICE PROJECT

 ID UNIT KOMPETENSI /
ME-020-03/CU01/KP (1/4) MUKA : 30 DRPD / 33
COMPETENCY UNIT ID

‘Project Management’ adalah proses merancang, menganjur dan mengurus tugas dan
sumber untuk mencapai suatu objektif di dalam suatu jangkamasa, dengan sumber dan kos
yang tertentu/ditetapkan. ‘Microsoft Project’ membantu pengurusan projek menyimpan dan
menginterpretasikan semua maklumat mengenai projek yang telah dimasukkan ke dalam
pangkalan data.

Microsoft Project merupakan satu perisiaan yang amat berguna kepada pengurus projek.
Sebenarnya bukan hanya kepada pengurus projek tetapi kepada sesiapa sahaja yang ingin
menguruskan sesuatu projek. Perisian ini boleh digunakan untuk melihat status perjalanan
projek, kawalan kos dan budget, kepada siapa tugasan diberikan dan paling menarik bagi
saya adalah analisis yang boleh digunakan untuk menentukan berapa pantas masa yang
boleh disingkatkan dalam menyiapkan sesuatu tugasan (PERT Analysis)

Kaedah penggunaan aplikasi Microsoft Project

6.1 Mengaktifkan Microsoft Project

Klik pada “Start” > “All Program” >Microsoft Office” > “Microsoft Project”
Paparan pada skrin akan menunjukkan seperti gambarajah 2.1

Task paneView bar Gantt table Gantt chart

Menu bar
Tool bar

Gambarajah 2.1 (Paparan Tetingkap Aplikasi)

6.2 Memulakan Penggunaan Microsoft Project

ID UNIT KOMPETENSI /
ME-020-03/CU01/KP (1/4) MUKA : 31 DRPD / 33
COMPETENCY UNIT ID

Ubah sedikit setting pada paparan untuk memudahkan kerja-kerja dilakukan dengan
cara :

a. Gantikan tajuk kolum

- Double klik kolom “Task Name” pada paparan dan akan muncul paparan
seperti berikut.

Gambarajah 2.2

- Gantikan pada kolum nama kepada aktiviti yang telah dirancangkan kemudian
ubah tarikh mula dan tarikh tamat aktiviti “Dates”> “Start” > “Finish” dan klik “OK”.
- Duration aktiviti boleh diubah mengikut perancangan dengan cara Klik pada
kolum “Finish” atau “Start” dan pilih tarikh yang bersesuaian dengan aktiviti
seperti gambarajah 2.3
-

gambarajah 2.3
- Ulang kaedah tersebut untuk aktiviti seterusnya sehingga selesai.
ID UNIT KOMPETENSI /
ME-020-03/CU01/KP (1/4) MUKA : 32 DRPD / 33
COMPETENCY UNIT ID

Gambarajah 2.4

6.3 Simpan “Save As” dan Print

- Klik pada ikon diskette pada tool bar

Gambarajah 2.5

- Edit “File Name” mengikut nama projek kemudian klik “Save”. Fail boleh disimpan
kedalam folder lain dengan memilih lokasi fail pada “Save In”
ID UNIT KOMPETENSI /
ME-020-03/CU01/KP (1/4) MUKA : 33 DRPD / 33
COMPETENCY UNIT ID

Gambarajah 2.6