Kertas Penerangan
Kertas Penerangan
Kertas Penerangan
VOKASIONAL
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
ARAS 5 & 6, BLOK E14, KOMPLEKS E,
PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN.
62604 PUTRAJAYA, MALAYSIA
KERTAS PENERANGAN
( INFORMATION SHEET )
ID UNIT KOMPETENSI /
ME-020-03:2012/CU01/IS(1/4) Muka : 1 Drpd : 32
COMPETENCY UNIT ID
TUJUAN :
Kertas penerangan ini bertujuan untuk menerangkan kepada pelatih mengenai
kaedah dan cara yang mudah untuk membahagi-bahagikan kerja sekiranya
bekerja di dalam kumpulan dengan menggunakan Microsoft Office (Word,
Excel, Power Point dan Project)
ID UNIT KOMPETENSI /
ME-020-03:2012/CU01/IS (1/4) MUKA :2 DRPD :33
COMPETENCY UNIT ID
PENGENALAN
Microsoft Office Word 2007 merupakan program aplikasi pengolah kata (word processor)
yang yang biasa digunakan untuk membuat laporan, dokumen berbentuk surat, brosur,
table, dan masih banyak lagi dukumen-dokumen lain yang biasa dibuat dengan
menggunakan Microsoft Office Word.
Microsoft Office Word 2007 merupakan pengembangan dari versi sebelumnya yang
mengalami banyak perubahan dan perbaikan, sehingga lebih fleksibel digunakan di
masa kini. Microsof Office Word juga menyediakan fasilitas penuh terhadap apa yang
kita perlukan. Dengan fasilitasnya yang lengkap lengkap ini telah menghantarkan
Microsoft Office Word 2007 sebagai program aplikasi pengolah kata yang mutakhir saat
ini.
Berbeda dari versi sebelumnya seperti seperti Word 2000, XP dan 2003, Word 2007
tidak lagi menyediakan menu bar dengan pull downnya beserta toolbar-toolbar seperti
formating, standar dan drawing, tetapi terdiri dari beberapa tab (lihat gambar 1.2) yang
terdiri dari beberapa grup yang masing-masing grup terdiri dari beberapa perintah
singkat/icon.
(a) (b)
Gambarajah 1.1
Kita juga bisa membuka aplikasi Microsoft Office Word 2007 menggunakan shorchut di
desktop dengan cara mengklik dua kali tombol mouse pada Microsoft Office Word 2007.
Adapun untuk membuat shorchut tersebut adalah:
4. Klik Tombol Start yang ada di taskbar lalu pilih All Program
5. Sorot Microsoft Office dan klik kanan pada Icon Microsoft Office Word 2007.
6. Ketika muncul sejumlah menu (gambar 1.1 b), klik Send To dilanjutkan dengan
mengklik Desktop (create shorchut).
Rib
bon
Margin atas
ID UNIT KOMPETENSI /
ME-020-03:2012/CU01/IS (1/4) MUKA :4 DRPD :33
COMPETENCY UNIT ID
Ruler
Scroll bars
1. Tombol Microsoft Office, hampir sama dengan menu file pada Microsoft Word versi
sebelumnya (2000, XP, dan 2003). Berisi menu new, open, save, print, dan
sebagainya.
2. Toolbar Quick Access, yang secara default toolbar ini menyediakan tombol Save,
Undo, dan Repeat. Namun dapat ditambah dengan mengklik gambar panah (drop
down) di ujung kanan toolbar ini dan tandai yang belum ditampilkan atau klik More
Commands. Contohnya toolbar pada gambar 1.2.
3. Title bar, yang terletak paling atas pada jendela word. Title bar ini menampilkan
nama dokumen yang sedang kita buka. Untuk dokumen yang belum disimpan/diberi
nama maka Microsoft Word akan menampilkan file tersebut dengan nama
Document 1, 2, 3 dan seterusnya.
4. Tombol Close, Tombol tersebut berfungsi menutup aplikasi Microsoft Word.
5. Ribbon, Berisi beberapa tab yang berisi beberapa group icon.
6. Scroll bars, Berfungsi untuk menggeser layar kerja. Jika ingin menggeser layar kerja
ke kiri atau ke kanan gunakan horizontal scroll bar, atau menggeser layar kerja ke
atas dan ke bawah gunakan vertical scroll bar.
7. Ruler, Bagian ini berfungsi sebagai alat bantu dalam penentuan margin (batas) dari
lembar kerja, garis, tabulasi dan lain-lain. Status bar, memberikan informasi tentang
letak insertion point, halaman, section, jumlah halaman, dan bahasa yang
digunakan.
8. Tombol View. Tombol ini berfungsi untuk merubah tampilan dokumen seperti print
layout, fullscreen layout, web layout, out line dan draft.
9. Kontrol Zoom. Digunakan untuk menentukan ukuran tampilan lembar kerja di layar
pada jendela word.
Jika kita baru memulai mengoperasikan Microsoft Word, biasanya akan langsung
ditampilkan dokumen kosong yang siap untuk ditulisi. Namun, jika komputer tidak
secara otomatis menyediakan dokumen kosong, cara berikut ini bisa menjadi
alternatif dalam membuat dokumen baru.
ID UNIT KOMPETENSI /
ME-020-03:2012/CU01/IS (1/4) MUKA :5 DRPD :33
COMPETENCY UNIT ID
Gambarajah 1.3
Pada kotak dialog new documen, di bawah menu Templates, terdapat beberapa pilihan
seperti:
Blank document, untuk dokumen yang kosong.
Installed template untuk membuat dokumen dari bebera template yang disertakan
dalam paket Microsoft Word.
My Template untuk dokumen dari template buatan.
New from existing untuk membuat dokumen dari bebera template yang terdapat
pada file yang telah disimpan.
Jika komputer yang sedang digunakan terhubung ke internet, kita juga dapat
menggunakan template yang disediakan pada Microsoft Office Online.
Pada kebiasaanya Microsoft Word telah di tetapkan dengan tulisan jenis Calibri
tetapi jenis tulisan boleh ditukar lain kerana didalam Microsoft Word terdapat banyak
jenis tulisan yang boleh digunakan mengikut kesesuaian. Kaedah untuk menukarkan
adalah seperti :
Gambarajah 1.4
Tulisan juga boleh di “Bold”, “Italic” dan “Underline” dengan cara pilih teks yang
hendak diubah dan klik pada butang simbul berkenaan.
PC: <CONTROL> + b, <CONTROL> + i, <CONTROL> + u
Command ini boleh digunakan untuk mempercepatkan kerja
ID UNIT KOMPETENSI /
ME-020-03:2012/CU01/IS (1/4) MUKA :6 DRPD :33
COMPETENCY UNIT ID
Untuk memilih format lain pada page number, klik format page number masih
di perintah page number (gambar 1.5 a) maka keluar kotak dialog page
number format (gambar 1.5 b).
Tentukan format yang diinginkan pada pilihan number format lalu dari nombor
berapa dimulainya penomoran pada pilihan start at: (gambar 1.5 b).
Gambarajah 1.6
Arahan perintah ini boleh digunakan pada semua perisian Microsoft Office dan
merupakan alternatif bagi memudahkan kerja, antaranya adalah seperti:
Command Action
<CONTROL> + c copy
<CONTROL> + v paste
<CONTROL> + z undo
<CONTROL> + a select all
<CONTROL> + s save
<CONTROL> + p print
<CONTROL> + b bold
<CONTROL> + u underline
<CONTROL> + i italics
<CONTROL> + 2 double space between lines
<CONTROL> + 1 single space between lines
<CONTROL> + <LEFT Moves the cursor left, jumping from
ARROW> word to word.
<CONTROL> + <RIGHT Moves the cursor right, jumping from
ARROW> word to word.
Moves the cursor up through the
<CONTROL> + <UP ARROW> document, jumping from paragraph to
paragraph
Moves the cursor down through the
<CONTROL> + <DOWN
document, jumping from paragraph to
ARROW>
paragraph
Moves the cursor to the beginning of
<HOME>
the line.
ID UNIT KOMPETENSI /
ME-020-03:2012/CU01/IS (1/4) MUKA :8 DRPD :33
COMPETENCY UNIT ID
Untuk pertama kalinya menyimpan dokumen yang baru kita buat ke bentuk file
dokumen pada sistem Microsoft Office Word 2007 adalah:
Klik tombol Microsoft Office , dan klik “Save As” (atau tekan CTRL+S untuk
perintah di key board atau juga icon “Save” untuk di toolbar quick access).rajah
1.7
Ketiganya akan menampilkan kotak dialog “Save As”.
Gambarajah 1.7
Pada pilihan Save in tentukan folder atau drive yang akan dijadikan tempat
penyimpanan.
Ketikkan nama file dokumen pada kotak File name, lalu klik Save.
ID UNIT KOMPETENSI /
ME-020-03:2012/CU01/IS (1/4) MUKA :9 DRPD :33
COMPETENCY UNIT ID
Pendahuluan
Pada dasarnya perintah-perintah umum yang berlaku pada MS Office Word berlaku juga
pada MS Office Excel. Seperti : Saving (Ctrl+S), Copy (Ctrl+C), Paste (Ctrl+V),
menyisipkan gambar/logo dengan: klik Insert/Picture/From File(Clip Art), menyisipkan
Word Art, dll.
Pengertian
Pengertian Microsoft excel adalah Program aplikasi pada Microsoft Office yang
digunakan dalam pengolahan angka (Aritmatika). Program ini sering digunakan oleh
para akutan untuk menuliskan atau mencatat pengeluaran dan pemasukan didalam
perusahaan atau suatu lembaga maupun instansi-instansi kecil. Microsoft Excel juga
sering digunakan oleh ibu rumah tangga untuk menulis atau mencatat keuangan dalam
rumah tangga sepertihalnya pengeluaran atau pemasukan dalam tiap bulan atau
minggu.
Lembar kerja dalam MS. Excel disebut Sheet, dalam Sheet terdiri dari baris dan
kolom. Pertemuan antara baris dan kolom disebut Sel / Cell. Tanda kolom diwakili
oleh huruf sedangkan baris oleh angka, jadi Cell merupakan alamat dari data.
Kumpulan beberapa cell disebut Range.
ID UNIT KOMPETENSI /
ME-020-03:2012/CU01/IS (1/4) MUKA :10 DRPD :33
COMPETENCY UNIT ID
Memperbesar baris: klik Format, klik Row, (tulis nilai angka yang lebih besar untuk
memperbesar baris). Memperbesar kolom : Klik Format, klik Column, (tulis nilai
angka yang lebih besar untuk memperbesar kolom). Cara lain : simpan kursor mouse
pada garis pembatas kolom / baris sehingga kursor berubahmenjadi ( 1 ) untuk
kolom, untuk baris ( 2 ), drag dan tarik sehingga ukuran baris / kolom sesuaidengan
yang diinginkan.
Simpan kursor di cell yang akan dihapus kemudian tekan delete. Untuk menghapus
range, blokdahulu range yang akan dihapus, tekan delete.
Blok cell / range yang di-edit, tekan tombol F2 pada keyboard, atau double klik
mouse pada cellyang akan diedit.
Rata kiri kanan
Rata kanan
Jenis huruf Ukuran Efek Huruf
huruf B = tebal Rata Tulis
(Bold) kiri tengah
I = miring
(Italic)
U = garis
bawah
(Under Line)
2.6 Memblok range / cell
Menggunakan mouse Simpan pointer diawal range, klik dan drag bawa pointer ke
akhir range (range/cell yang diblok biasanya berwarna hitam), lepaskan penekan
tombol mouse. Menggunakan keyboard Simpan kursor diawal data yang akan diblok,
tekan Shift+panah (kiri, kanan, atas, atau bawah).
ID UNIT KOMPETENSI /
ME-020-03:2012/CU01/IS (1/4) MUKA :11 DRPD :33
COMPETENCY UNIT ID
Menggunakan tool barBlok cell/range yang akan dipindahkan klik edit, klik cut.
Tempatkan kursor didaerah yang dituju, klikPaste.Menggunakan MouseBlok
cell/range yang akan dipindahkan, sorot, setelah pointer berubah menjadi tanda
panah, klikdan drag ke tempat sesuai keinginan.
3. Pengaturan-pengaturan cell
a. SUM (penjumlahan)
=SUM(Range Angka).
Contoh : =SUM(A1;A3)
b. AVERAGE (rata-rata)
=AVERAGE(Range Angka).
Contoh : =AVERAGE(A1:A14)
f. IF (perbandingan)
=IF(Ekspresi logika, nilai benar, nilai salah).
Contoh : =IF(H4>=6;”LULUS”;”TIDAK LULUS”)
Keterangan LULUS dan TIDAK LULUS harus diapit dengan tanda kutip dua ( “ )
karena keterangantersebut berupa Teks/Label
ID UNIT KOMPETENSI /
ME-020-03:2012/CU01/IS (1/4) MUKA :13 DRPD :33
COMPETENCY UNIT ID
5. MICROSOFTOFFICE POWERPOINT
Sesebuah persembahan merupakan satu koleksi data dan maklumat yang perlu
disampaikan kepada kumpulan sasaran tertentu. Sebuah persembahan powerpoint pula
merupakan satu koleksi slaid elektronik yang mengandungi perkataan, gambar, grafik,
jadual, bunyi dan video. Koleksi ini dapat dimainkan secara automatik atau dikawal oleh
pembentang.
Butang Microsoft Office dapat melaksanakan pelbagai fungsi yang terdapat di dalam
menu File pada versi lama Ms Powerpoint. Butang ini membenarkan anda membina satu
persembahan baru, membuka persembahan yang telah sedia ada, menyimpan,
mencetak dan menutup persembahan tersebut.
ID UNIT KOMPETENSI /
ME-020-03:2012/CU01/IS (1/4) MUKA :15 DRPD :33
COMPETENCY UNIT ID
Riben Ribbon
Panel yang terdapat di atas bahagian dokumen powerpoint dikenali sebagai Riben.
Riben ini mengandungi 7 tab : Home, Insert, Design, Animations, Slide Show, Review
and View. Setiap tab terbahagi kepada beberapa kumpulan fungsi. Kumpulan-kumpulan
ini akan digunakan ketika membangunkan, merekabentuk dan mengubahsuai slaid
Powerpoint.
Kebiasaannya, fungsi yang kerap digunakan akan dipaparkan pada riben. Untuk
memaparkan sungsi tambahan yang jarang digunakan, klik anak panah kecil pada
bawah dan kanan pada setiap kumpulan.
Quick Access Toolbar merupakan toolbar yang mempunyai arahan yang ingin anda
gunakan.Anda boleh meletakkan quick access toolbar ini pada bawah atau atas riben.
Untuk menukar kedudukan quick access toolbar ini, klik pada anak panah di akhir tollbar
dan, klik Show Below the Ribbon.
Anda juga dapat menambahkan item yang terdapat pada quick access toolbar ini.Klik
kanan pada mana-mana item di dalam Butang Microsoft Office atau Riben dan, klik Add
to Access Toolbars. Satu jalan pintas kepada item tersebut akan ditambah.
Mini Toolbar
Mini Toolbar merupakan salah satu fungsi baru di dalam Office 2007. Toolbar ini
terapung dan akan dipaparkan ketika anda memilih perkataan atau klik kanan pada
perkataan. Ia akan memaparkan alat untuk memformat yang biasa digunakan seperti
Bold, Italics, Fonts, Font Size dan Font Color.
Navigasi (Navigation)
Slide Views
Tema Themes
Tema adalah template yang telah direka dan boleh diaplikasikan pada keseluruhan
persembahan di mana ianya akan menyebabkan persembahan anda sentiasa berada di
dalam keadaan rekaan yang konsisten. Untuk menambah tema di dalam persembahan :
Klik anak panah disebelah saiz tulisan dan pililh saiz yang bersesuaian atau ;
Klik increase or decrease butang saiz tulisan.
Pilih perkataan dan klik Font Styles yang termasuk di dalam kumpulan Font
pada Home tab atau
Pilih perkataan dan klik kanan tetikut di atas perkataan tersebut untuk
memaparkan font tools
Pilih perkataan dan klik butang Colors yang termasuk di dalam Font Group pada
Ribbon, atau
Highlight perkataan dan klik kanan tetikus di atas perkataan tersebut dan pilih
warna pada tools yang dipaparkan.
Pilih warna dengan cara mengklik anak panah ke bawah di sebelah butang font
color.
SeniPerkataan WordArt
Pilih perkataan
Klik Insert tab
Klik butang WordArt
Pilih WordArt
Pilih WordArt
Klik Format tab untuk Drawing Tools
Klik butang WordArt Fill, butang WordArt Outline, atau butang Text Effects
Mengubah Kedudukan Perenggan Change Paragraph Alignment
Untuk menukar kedudukan perenggan:
Mencetak Printing
Pilih Slaid
Klik View
Klik Note Pages
Klik bahagian Click to add Text pada skrin
Taip nota untuk dimasukkan pada slaid tersebut
ID UNIT KOMPETENSI /
ME-020-03/CU01/KP (1/4) MUKA : 28 DRPD / 33
COMPETENCY UNIT ID
Slides: Pilihan ini akan menunjukkan satu slaid bagi satu mukasurat .
Handouts: 1, 2, 3, 4, 6 atau 9 bagi satu muka surat, piliha ini turut membenarkan
lebih banyak slaid dalam satu muka surat .
NotesPage: Pilihan ini akan mencetak slaid dan nota pembentang.
OutlineView: Pilihan ini hanya akan cetak rangka persembahan sahaja.
‘Project Management’ adalah proses merancang, menganjur dan mengurus tugas dan
sumber untuk mencapai suatu objektif di dalam suatu jangkamasa, dengan sumber dan kos
yang tertentu/ditetapkan. ‘Microsoft Project’ membantu pengurusan projek menyimpan dan
menginterpretasikan semua maklumat mengenai projek yang telah dimasukkan ke dalam
pangkalan data.
Microsoft Project merupakan satu perisiaan yang amat berguna kepada pengurus projek.
Sebenarnya bukan hanya kepada pengurus projek tetapi kepada sesiapa sahaja yang ingin
menguruskan sesuatu projek. Perisian ini boleh digunakan untuk melihat status perjalanan
projek, kawalan kos dan budget, kepada siapa tugasan diberikan dan paling menarik bagi
saya adalah analisis yang boleh digunakan untuk menentukan berapa pantas masa yang
boleh disingkatkan dalam menyiapkan sesuatu tugasan (PERT Analysis)
Klik pada “Start” > “All Program” >Microsoft Office” > “Microsoft Project”
Paparan pada skrin akan menunjukkan seperti gambarajah 2.1
Menu bar
Tool bar
Ubah sedikit setting pada paparan untuk memudahkan kerja-kerja dilakukan dengan
cara :
- Double klik kolom “Task Name” pada paparan dan akan muncul paparan
seperti berikut.
Gambarajah 2.2
- Gantikan pada kolum nama kepada aktiviti yang telah dirancangkan kemudian
ubah tarikh mula dan tarikh tamat aktiviti “Dates”> “Start” > “Finish” dan klik “OK”.
- Duration aktiviti boleh diubah mengikut perancangan dengan cara Klik pada
kolum “Finish” atau “Start” dan pilih tarikh yang bersesuaian dengan aktiviti
seperti gambarajah 2.3
-
gambarajah 2.3
- Ulang kaedah tersebut untuk aktiviti seterusnya sehingga selesai.
ID UNIT KOMPETENSI /
ME-020-03/CU01/KP (1/4) MUKA : 32 DRPD / 33
COMPETENCY UNIT ID
Gambarajah 2.4
Gambarajah 2.5
- Edit “File Name” mengikut nama projek kemudian klik “Save”. Fail boleh disimpan
kedalam folder lain dengan memilih lokasi fail pada “Save In”
ID UNIT KOMPETENSI /
ME-020-03/CU01/KP (1/4) MUKA : 33 DRPD / 33
COMPETENCY UNIT ID
Gambarajah 2.6