MAKALAH

SIKLUS PENGELUARAN : PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS

Ditujukan Untuk Memenuhi Salah Satu Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi
Akuntansi.

Dosen Pengampu : Vita Evelini Handayani, SE., M.AK., CSRS., CSRA

Disusun Oleh :

Elin Zainudin : 030118031

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI DR.KHEZ.MUTTAQIEN

PURWAKARTA

2021
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena telah

melimpahkan rahmat-Nya berupa kesempatan dan pengetahuan sehingga makalah

ini bisa selesai pada waktunya.

Terimakasih juga kami ucapkan kepada teman-teman yang telah

berkontribusi dengan memberikan ide-idenya sehingga makalah ini biasa tersusun

dengan baik dan rapi.

Kami berharap semoga makalah ini bisa menambah pengetahuan para

pembaca. Namun terlepas dari itu kami memahami bahwa makalah ini masih jauh

dari kata sempurna, sehingga kami sangat mengharapkan kritik serta saran yang

bersifat membangun demi terciptanya makalah selanjutnya yang lebih baik lagi.

Purwakarta, 10 Maret 2021

Penyusun

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR..........................................................................................................i

DAFTAR ISI.......................................................................................................................ii

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang............................................................................................................1

1.2 Rumusan Masalah.......................................................................................................1

1.3 Tujuan Makalah..........................................................................................................1

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Siklus Pengeluaran....................................................................................2

2.2 Sistem Informasi Siklus Pengeluaran.........................................................................5

2.3 Aktivitas Siklus Pengeluaran...................................................................................10

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan..............................................................................................................26

DAFTAR PUSTAKA

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Siklus pengeluaran adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi

pemrosesan informasi terkait yang terus-menerus berhubungan dengan pembelian

serta pembayaran barang dan jasa. Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah

untuk meminimalkan total biaya perolehan dan pemeliharaan persediaan,

perlengkapan, dan berbagai layanan yang diperlukan perusahaan. Aktivitas-aktivitas

dalam siklus pengeluaran adalah cerminan dari aktivitas-aktivitas dasar yang

dijalankan dalam siklus pendapatan.

Dalam suatu perusahaan serangkaian didapati bentuk kecurangan yang

dilakukan oleh para pegawai yang masih sering kali terjadi. Sistem informasi

akuntansi dapat digunakan sebagai alat control atau alat pengawas untuk mencegah

terjadinya bentuk kecurangan tersebut. Suatu bentuk subsistem dari Sistem

Informasi Akuntansi yang akan penulis angkat dalam penulisan ini yaitu : siklus

pengeluaran dalam suatu perusahaan.

1.2 Rumusan Masalah

1. Apa yang dimaksud dengan Siklus Pengeluaran ?

2. Apa yang dimaksud dengan Sistem Informasi Siklus Pengeluaran ?

3. Bagaimanakah Proses Siklus Pengeluaran ?

1.3 Tujuan Penulisan Makalah

Sebagai salah satu tugas dalam mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi II

1
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Siklus Pengeluaran

Siklus pengeluaran (expenditure cycle) adalah serangkaian aktivitas bisnis

dan operasi pemrosesan informasi terkait yang terus-menerus berhubungan dengan

pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Berikut diagram konteks dari siklus

pegeluaran :

Di dalam perusahaan, informasi mengenai kebutuhan untuk membeli barang

dan bahan baku mengalir ke siklus pengeluaran dari siklus pendapatan dan

produksi, pengendalian persediaan, dan berbagai departemen. Setelah barang dan

bahan baku tiba, pemberitahuan penerimaannya mengalir kembali ke sumber-

sumber dari siklus pengeluaran. Data biaya juga mengalir dari siklus pengeluaran

2
ke buku besar umum dan fungsi pelaporan untuk dimasukkan dalam laporan

keuangan dan berbagai laporan manajemen.

Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan total

biaya perolehan dan pemeliharaan persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan

yang diperlukan perusahaan. Untuk mencapai tujuan tersebut, manajemen harus

membuat keputusan penting sebagai berikut :

 Berapa tingkat optimal persediaan dan perlengkapan yang harus dimiliki ?

 Pemasok manakah yang menyediakan kualitas dan layanan terbaik dengan

harga terbaik ?

 Bagaimana perusahaan dapat mengonsolidasikan pembelian antarunit untuk

mendapatkan harga optimal ?

 Bagaimana teknologi informasi dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi

dan keakuratan fungsi logistik inbound ?

 Bagaimana perusahaan dapat memelihara kas yang cukup untuk memanfaatkan

setiap diskon yang ditawarkan pemasok ?

 Bagaimana pembayaran ke vendor dapat dikelola untuk memaksimalkan arus

kas ?

Empat aktivitas siklus pengeluaran dasar adalah sebagai berikut:

1. Memesan bahan baku, perlengkapan, dan jasa.

2. Menerima bahan baku, perlengkapan, dan jasa.

3. Menyetujui faktur pemasok.

4. Pengeluaran kas.

3
Berikut diagram arus data tingkat 0 dari siklus pengeluaran:

4
2.2 Sistem Informasi Siklus Pengeluaran

Aktivitas-aktivitas dalam siklus pengeluaran adalah cerminan dari aktivitas-

aktivitas dasar yang dijalankan dalam siklus pendapatan. Hubungan erat antara

aktivitas siklus pengeluaran pembeli dan aktivitas siklus pendapatan penjual

memiliki implikasi penting untuk mendesain sistem informasi akuntansi kedua

pihak. Secara spesifik, dengan menerapkan perkembangan TI baru untuk

merekayasa ulang aktivitas siklus pengeluaran, perusahaan menciptakan peluang

bagi para pemasok untuk merekayasa ulang aktivitas pendapatannya. Sebaliknya,

menggunakan TI untuk mendesain ulang siklus pendapatan sebuah perusahaan

dapat menciptakan peluang bagi pelanggan untuk memodifikasi siklus

pengeluarannya sendiri. Faktanya, perubahan dalam operasi satu perusahaan

mungkin mengharuskan perubahan yang sesuai dalam operasi perusahaan lain

dengan siapa ia berbisnis.

TABEL 13-1    Perbandingan Aktivitas Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran

pesanan dari pelanggan. dan jasa – mengirimkan pesanan ke

-  Pengiriman – mengantar barang pemasok.

dagangan atau jasa ke pelanggan - Penerimaan – menerima barang atau

(logistik outbound)    jasa dari pemasok (logistik inbound)

- Penagihan – mengirimkan faktur ke - Memproses faktur – meninjau dan

pelanggan    menyetujui faktur dari pemasok.

- Penerimaan kas – memproses - Pengeluaran kas – memproses

pembayaran dari pelanggan  pembayaran ke pemasok.

Proses

5
AOE (Alpha Omega Electronics) menggunakan sistem ERP. Berikut ikhtisar desain

sistem ERP untuk mendukung siklus pengeluaran: 

   Seperti kebanyakan organisasi besar, AOE menggunakan sebuah sistem

ERP yang mendukung aktivitas bisnis siklus pengeluaran AOE.

Meskipun figur 13-3 menunjukkan bahwa departemen pengendalian

memiliki tanggung jawab utama untuk memastikan kuantitas yang cukup atas

6
bahan baku dan perlengkapan, setiap departemen dapat mengirimkan permintaan

untuk membeli barang. Setelah permintaan pembelian telah diseujui, sistem akan

mencari file induk persediaan untuk mengidentifikasi pemasok yang cocok untuk

barang tersebut. Sistem tersebut kemudian menciptakan sebuah pesanan pembelian

yang dikirimkan ke pemasok melalui EDI. Departemen penerimaan memiliki akses

ke file pesanan pembelian terbuka, sehingga ia dapat merencanakan dan

memverifikasi validitas pengiriman. Bagian utang diberitahukan pesanan tersebut

sehingga dapat merencanakan komitmen keuangan yang tertunda. Departemen

yang menghasilkan permintaan pembelian juga diberitahu bahwa permintaannya

telah disetujui.

Para pemasok besar mengirimkan pemberitahuan elektronik jika pengiriman

datang, yang memungkinkan AOE untuk merencanakan dengan memiliki staf yang

memadai guna memproses pengiriman yang datang ke gudangnya. Ketika

pengiriman tiba, para pekerja dok penerimaan menggunakan sistem pemrosesan

permintaan untuk memverifikasi bahwa sebuah pesanan yang diharapkan dari

pemasok tersebut. sebagian besar pemasok melabeli kode batang atau RFID (radio

frequency identificaton) produk-produk mereka untuk memfasilitasi perhitungan

barang. Para pekerja dok penerimaan menginspeksi barang dan menggunakan

sebuah terminal online untuk memasukkan informasi mengenai kuantitas dan

kondisi dari barang yang diterima. Sistem akan mengecek bahwa data ke pesanan

pembelian terbuka, dan setiap ketidaksesuaian dengan segera ditampilkan pada

layar sehingga ketidakcocokan dapat diatasi. Waktu yang tepat atas pengiriman

juga dicatat untuk mengevaluasi kinerja pemasok.

7
 Sebelum transfer barang ke gudang, petugas persediaan memverifikasi

perhitungan barang dan memasukkan data tersebut ke dalam sistem. Bagi para

pemasok yang tidak mengirimkan faktur, sistem secara otomatis menjadwalkan

sebuah pembayaran berdasarkan sayarat yang disetujui ketika pesanan ditempatkan.

Petugas bagian utang memasukkan informasi dari pemasok yang mengirimkan

faktur EDI, dan terkadang faktur kertas. Sistem tersebut kemudian membandingkan

factor pemasok dengan informasi yang terkandung dalam pesanan pembelian

perlengkapan atau jasa yang biasanya tidak melibatkan pesanan pembelian dan

laporan pengiriman, faktur dikirimkan ke penyelia yang sesuai untuk persetujuan.

Faktur pemasok sendiri juga dicek untuk keakuratan matematis. Sistem secara

otomatis menjadwalkan faktur untuk pembayaran dengan tanggal jatuh temponya.

AOE, seperti kebanyakan perusahaan, menggunakan sistem pemrosesan

batch untuk membayar pemasoknya. Setiap hari, para bendahara menggunakan

sistem pemrosesan inquiry  untuk meninjau faktur yang jatuh tempo dan menyetujui

pembayarannya. AOE membuat pembayaran ke beberapa pemasok yang lebih besar

menggunakan financial electronic data interchange (FEDI), tetapi masih tetap

mencetak cek kertas bagi banyak pemasoknya yang lebih kecil. Ketika sebuah

pembayaran electronic funds transfer (EFT) diotorisasi atau sebuah cek dicetak,

sistem tersebut memperbaharui file utang, faktur terbuka, dan buku besar umum.

Untuk setiap pemasok, total dari seluruh voucher dijumlahkan, dan jumlah tersebut

dikurangkan dari kolom saldo dalam catatan file induk pemasok tersebut. Pesanan

pembelian yang relevan dan laporan penerimaan ditandai untuk menandai bahwa

transaksi tersebut belum dibayar. Faktur yang dibayar kemudian dihapus

dari file faktur terbuka. Sebuah nota pengiriman uang (remittance advice) disiapkan

8
untuk setiap pemasok, yang mencantumkan setiap faktur yang dibayarkan dan

jumlah diskon atau potongan yang diambil. Untuk pembayaran yang dibuat dengan

EFT, data pengiriman uang akan menyertai pembayaran EFT sebagai bagian dari

paket FEDI. Untuk pembayaran yang dibuat dengan cek, nota pengiriman uang

tercetak akan menyertai cek yang telah ditandatangani. Setelah seluruh transaksi

pengeluaran telah diproses, sistem tersebut menghasilkan sebuah entri jurnal

ringkasan, mendebit utang dan mengkredit kas, serta posting  entri tersebut ke buku

besar umum.

Kasir akan meninjau cek tersebut dengan dokumen pendukung dan

kemudian menandatanganinya. Cek-cek tersebut adalah sejumlah tertentu yang juga

memerlukan tanda tangan kedua oleh bendahara atau manajer lain yang berwenang.

Kasir tersebut kemudian mengirimkan cek yang telah ditandatangani dan nota

pengiriman uang ke pemasok. Transaksi EFT juga dijalankan oleh kasir dan

ditinjau oleh bendahara. Akses mudah terhadap informasi yang baru dan akurat

memungkinkan manajer untuk mengawasi kinerja secara dekat. Meskipun

demikian, kualitas terhadap keputusan tergantung pada keakuratan dari informasi di

dalam database.

Ancaman dan Pengendalian

Ancaman pertama dalam data induk pembelian dapat menghasilkan

pembelian yang tidak diotorisasi dan kegagalan untuk memanfaatkan diskon yang

telah dinegosiasi. Salah satu cara untuk menanggulangi ancaman atas data induk

yang tidak akurat atau tidak valid adalah menggunakan pengendalian intregitas

pemrosesan data. Ini juga penting untuk membatasi akses data induk siklus

9
 pengeluaran dan mengonfigurasi sistem sehingga hanya pegawai berwenang yang

dapat membuat perubahan atas data induk.

Ancaman umum kedua dalam siklus pengeluaran adalah pengungkapan

yang tidak diotorisasi atas informasi sensitif, seperti informasi perbankan mengenai

pemasok dan diskon harga khusus yang ditawarkan oleh pemasok yang dipilih.

Salah satu cara untuk menanggulangi risiko atas ancaman ini adalah untuk

mengonfigurasi sistem tersebut untuk menggunakan pengendalian akses kuat untuk

membatasi siapa yang dapat menampilkan informasi seperti itu.

Ancaman umum ketiga dalam siklus pengeluaran berkaitan dengan

kehilangan atau penghancuran data induk. Cara terbaik untuk menanggulangi risiko

ancaman ini adalah menggunakan backup dan prosedur pemulihan bencana. Sebuah

prektik terbaik adalah mengimplementasikan sistem ERP sebagai tiga kejadian

terpisah. Kejadian pertama disebut sebgai produksi, digunakan untuk

memprosesaktivitas harian. Kedua digunakan untuk pengujian dan pengembangan.

Kejadian ketiga seharusnya dipertahankan sebagai backup online terhadap sistem

produksi untuk menyediakan pemulihan secar real-time.

2.3 Aktivitas Siklus Pengeluaran

1) MEMESAN BAHAN BAKU, PERLENGKAPAN, DAN JASA

Aktivitas bisnis utama yang pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan

bahan baku, perlengkapan, atau jasa. Pemesanan ini terlebih dahulu melibatkan

untuk mengidentifikasi apa, kapan, dan berapa banyak yang dibeli, dan

kemudian memilih dari pemasok mana untuk membeli.

Mengidentifikasi Apa, Kapan, dan Berapa Banyak Untuk Pembelian

10
Catatan persediaan yang tidak akurat dapat menciptakan masalah signifikan

bagi perusahaan. Oleh karena itu, akuntansi dan sistem professional perlu

memahami praktik terbaik untuk mengelola persediaan.

Proses

Pendekatan tradisional untuk mengelola persediaan adalah menjaga stok yang

cukup sehingga produksi dapat berlangsung tanpa gangguan bahkan jika

persediaan yang digunakan lebih besar dari yang diharapkan atau jika pemasok

terlambat dalam pengiriman. Pendekatan tradisional biasanya disebut sebagai

pendekatan economic order quality karena pendekatan ini didasarkan pada

perhitungan ukuran pesanan optimal untuk meminimalkan jumlah biaya

pemesanan, penyimpanan, dan kehabisan stok.

Pendekatan EOQ tradisional terhadap pengendalian persediaan sering

menghasilkan penyimpanan sejumlah besar persediaan. Uang yang

diinvestasikan dalam menyimpan persediaan tidak menghasilkan apapun,

akibatnya dalam tahun terakhir ini banyak perusahaan manufaktur besar di AS,

telah meminimalkan atau bahkan mengeliminasi sejumlah persediaan si tangan

dengan mengadopsi perencanaan kebutuhan material atau sistem

manajemenpersediaan just-in-tim.

Perencanaan Kebutuhan Material

Perencanaan kebutuhan material berupaya untuk mengurangi tingkat persediaan

yang dibutuhkan dengan meningkatkan akurasi.

Ancaman Pengendalian

Ada lima ancaman untuk menempatkan pesanan dengan pemasok. Salah satunya

melibatkan pembelian barang pada harga yang melambung. Biaya komponen

11
yang dibeli menunjukan sebuah porsi substansial dari total biaya beberapa

produk yang diproduksi.

Anggaran juga membantu dalam mengendalikan biaya pembelian. Pembelian

seharusnya dibebankan pada sebuah rekening yang merukapan tanggung jawab

dari seorang atau departemen yang menyutujui permintaan. Dalam upaya untuk

dalam mendapatkan harga yang mungkin terendah, ancaman lainnya adalah

membeli produk berkualitas inferior. Terlebih lagi, biaya scrap pengerjaan ulang

sering menghasilkan biaya total produksi yang lebih tinggi dibandingkan jika

bahan baku berkualitas tinggi dan lebih mahal yang telah dibeli sebelumnya.

Salah satu cara untuk mengurangi resiko masalah dengan ketergantungan

pemasok adalah mensyaratkan pemasok tersebut memiliki sertifikat dengan

memenuhi standar kualitas internasional, seperti ISO 9000. Pembelian dari

pemasok tidak diotorisasi dapat menghasilkan berbagai masalah. Berbagai

badanpemerintah, seperti Office of Foreign Asset Control dan Bureau of

Industry and Security dalam departemen perdagangan, memelihara daftar

individu dan perusahaan dengan siapa itu illegal untuk bertransaksi bisnis

dengannya.

Menggunakan EDI untuk pesanan pembelian memerlukan prosedur

pengendalian tambahan. Akses ke sistem EDI seharusnya dikendalikan dan

dibatasi ke personel yang diotorisasi melalui penggunaan kata sandi, ID

pengguna, matriks control akses, dan pengendalian akses fisik.

Beberapa ancaman terkait kebijakan juga timbul dengan EDI, yang masing-

masing harus ditutupi dalam perjanjian perdagangan. Contoh dari jenis isu ini

termasuk sebagai berikut :

12
 Pada titik proses apa pesanan dapat dibatalkan?

 Pihak mana yang bertanggung jawab untuk biaya pengiriman kembali jika

syarat kontak tersebut tidak diikuti?

 Pihak mana yang bertanggung jawab untuk kesalahan dalam kode batang,

tag RFID dan label?

 Apa yang terjadi jika kesalahan dalam sistem penjualan perusahaan

pembelian menyebabkan kesalahan tambahan dalam jumlah barang yang

disediakan pemasok?

 Dapatkah pemasok mengirimkan lebih banyak persediaan dari pada yang

dipesan jika dengan melakukannya mengurangi biaya total biaya

pengiriman karena ini menghasilkan muatan truk penuh, bukannya

sebagian?

Penyuapan ( kicksbacks), yang merupakan hadiah dari pemasok kea gen

pembelian untuk tujuan mempengaruhi proses pilihan mereka mengenai

pemasok, adalah ancaman yang lainnya. Rotasi pekerjaan adalah pekerjaan

pengendalian penting lainnya untuk mengurangi resiko atas penyuapan.

13
2) PENERIMAAN BAHAN BAKU, PERLENGKAPAN, DAN JASA.

Aktivitas bisnis besar kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan

penyimpanan atas barang yang dipesan.

Proses

Audit pemasok mungkin salah satu alat terbaik untuk menilai efektivitas dari

pengendalian siklus pengeluaran. Tujuannya adalah untuk mengindentifikasi

pemasok yang cenderung terkait dengan masalah penyuapan. Bendera merah

yang mengindikasikan masalah potensi termasuk :

a. Presentase besar atas penjualan kotor pemasok adalah untuk perusahaan yg

menjalankan audit pemasok.

b. Metode penetapan harga pemasok berbeda dari prakti industry standar.

c. Pemasok tidak memiliki peralatan yg ia sewa tetapi ia sendiri menyewakan

peralatan tersebut dari pihak ketiga

d. Biaya hiburan tinggi dalam hal persentase dari penjualan kotor pemasok

tersebut.

e. Pemasok mengirimkan faktur pihak ketiga yang diubah atau fiktif.

f. Alamat pemasok dalam fakturnya fiktif.

Laporan penerimaan ( receiving report ) mendokumentasikan detail-detail

mengenai setiap pengiriman, termasuk tanggal yg diterima, pengirim pemasok,

dan nomor pesanan pembelian.

Tiga pengecualian yg mungkin terhadap proses ini adalah (1) menerima

kuantitas barang yang berbeda dari jumlah yang dipesan, (2) menerima barang

rusak atau, (3) menerima barang berkualitas infrerior yang gagal

inspeksi. Memo debit (debit memo) mencatat penyesuaian yang diminta. Satu

14
salinan memo debit dikirimkan pemasok, yang berikutnya membuat dan

mengembalikan sebuah memo kredit dalam pengakuan.

Ancaman Dan Pengendalian

Menerima pengiriman barang yang tidak dipesan menghasilkan biaya-biaya

terkait dengan pembongkaran, penyimpanan, dan kemudian pengembalian

barang-barang tersebut. Prosedur pengendalian terbaik untuk menanggulangi

ancaman ini adalah mengintruksikan departemen penerimaan untuk menerima

hanya pengiriman yang ada dalam pesanan pembelian yang disetujui.

Ancaman lain adalah membuat kesalahan dalam menghitung barang yang

diterima. Menghitung dengan benar kuantitas yang diterima sangat penting

untuk memelihara catatan persediaan perpetual yang akurat. Ini juga

memastikan bahwa perusahaan membayar hanya barang-barang yg benar

diterima. Untuk mendorong petugas penerimaan agar tepat menghitung apa

yang dikirimkan, banyak perusahaan yang mendisain sistem pemrosesan

permintaan sehingga ketika meninjau pesanan pembelian terbuka, para pekerja

dok penerimaan tidak melihat kuantitas yang dipesan.

Prosedur-prosedur yang berbeda diperlukan untuk untuk mengembalikan

pembelian dan jasa, seperti pekerjaan pengecatan dan pemeliharaan. Tantangan

besar dalam area ini adalah menetapkan bahwa jasa ini benar-benar dijalankan ,

yang mungkin sulit. Sebagai contoh, inspeksi visual dapat mengindikasikan

apakah sebuah ruangan sudah dicat; ini tidak mengungkap, meski demikian,

apakah tembok dengan layak diberi cat dasar, kecuali inspeksi dilakukan

selama proses pengecatan, yang mungkin tidak selalu memungkinkan.

15
 Salah satu cara untuk mengendalikan pembelian jasa adalah menahan penyelia

yang sesuai agar bertanggung jawab atas seluruh biaya yang dikeluarkan

departemen tersebut. Sulit untuk mencegah penagihan yang curang bagi jasa.

Oleh karena itu, pengendalian detektif juga diperlukan. Salah satu teknik yang

paling efektif adalah bagi fungsi audit internaluntuk menjalankan tinjauan

menditail secara periodic atas jasa , termasuk audit catatan pemasok.

Pencurian persediaan adalah ancaman yang lainnya. Beberapa prosedur

pengendalian dapat digunakan untuk mengamankan persediaan terhadap

kehilangan. Pertama, persediaan seharusnya disimpan secara aman dengan

akses yang terbatas. Kedua, seluruh transfer persediaan dalam perusahaan

seharusnya didokumentasikan. Ketiga, penting untuk menghitung persediaan di

tangan secara periodik dan merekonsiliasi perhitungan tersebut dengan

persediaan

3) MENYETUJUI FAKTUR PEMASOK

Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur

pemasok untuk pembayaran. PROSES Paket voucher (voucher package):

seperangkat dokumen yang digunakan untuk mengotorisasi pembayaran

kepada pemasok. Ini terdiri dari pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan

faktur pemasok.

- Sistem nonvoucher (nonvoucher system): sebuah metode untuk

memproses utang yang tiap-tiap fakturnya disetujui untuk di-posting ke

catatan pemasok individual dalam file utang kemudian disimpan dalam file

faktur terbuka. Berkebalikan dengan sistem voucher.

16
- Sistem voucher (voucher system): metode untuk memproses utang yang

mana voucher pencairan disiapkan, bukannya mem-posting faktur secara

langsung ke catatan pemasok dalam buku besar pembantu utang.Voucher

pencairan mengidentifikasi pemasok, mencantumkan faktur yang beredar,

dan mengindikasikan jumlah bersih yang dibayarkan setelah dikurangi

diskon dan potongan yang berlaku.

Berkebalikan dengan sistem nonvoucher. Voucher pencairan (disbursement

voucher): dokumen yang mengidentifikasi pemasok, mencantumkan faktur

yang beredar, dan mengindikasikan jumlah bersih yang dibayarkan setelah

dikurangi setiap diskon dan potongan yang berlaku. Evaluated receipt

settlement (ERS): sebuah pendekatan tanpa faktur terhadap utang yang

menggantikan proses pencocokan tiga cara (faktur pemasok, laporan

penerimaan, dan pesanan pembelian) dengan mencocokkan dua cara atas

pesanan pembelian dan laporan penerimaan. Kartu pengadaan(procurement

card): sebuah kartu kredit korporasi yang para pegawai dapat digunakan hanya

pada pemasok tertentu untuk membeli jenis-jenis barang tertentu. Berikut

perbandingan pencocokan tiga cara tradisional untuk utang dengan pencocokan

dua cara yang digunakan oleh sistem ERS :

17
Ancaman dan Pengendalian

Tabel 13-2 mengindikasikan bahwa satu ancaman adalah kesalahan dalam

faktur pemasok, seperti ketidaksesuaian antara harga yang dicantumkan dan

harga aktual yang dibebankan atau salah hitung dari total jumlah jatuh tempo.

18
4) PENGELUARAN KAS

Proses

Kasir, orang yang melaporakan ke bendahara, bertanggung jawab untuk

membayarar pemasok. Hal ini memisahkan fungsi penyimpanan, yang

dijalankan kasir, dari fungsi otorisasi dan pencatatan, yang dijalankan oleh

masing-masing departemen pembelian dan utang. Pembayaran dibuat ketika

utang mengirimkan kasir sebuah paket voucer. Meskipun banyak pembayaran

terus dibuat dengan cek, penggunaan EFT dan FEDI semakin meningkat.

Ancaman dan Pengendalian

Ancaman lainnya adalah membayar untuk barang yang tidak diterima.

Pengendalian terbaik untuk mencagah ancaman ini adalah membandingkan

kuantitas yang diindikasikan dalam faktur pemasok dari kuntitas yang

dimasukkan oleh pihak pengendalian persediaan yang menerima transfer atas

barang-barang tersebut dari departemen penerimaan. Banyak perusahaan

mensyaratkan defartemen pengendalian persediaan untuk memverifikasi

kuntitas dalam laporan penerimaan sebelum dapat digunakan untuk

mendukung pembayaran faktur pemasok. Verifikasi bahawa jasa (misalnya,

pembersihan atau pengecatan) yang dilakukan dengan cara yang lebih sulit.

Oleh karena itu, sebagian besar perusahaan tergantung pada pengendalian

penganggaran dan peninjauaan cermat pada biaya departemen untuk

mengindikasaikan masalah potensial yang memerlukan penyelidikan.

Penggantian pembayaran atas biaya perjalanan dan hiburan pegawai menjamin

perhatian khusus karena ini adalah sebuah area yang mana penipuan sering

terjadi dan trend teknologi telah mempermudah para pergawai untuk

19
menyerahkan klaim palsu. Sebagai contoh, sebagaian besar maskapai

penerbagan sekarang mendaorong para pelancong untuk mencetak boarding

pass sebagai dokumentasi pendukung untuk biaya yang diklaim karena

dokumen tersebut dapat digandakan oleh pelancaong atau dicetak, tetapi tidak

pernah digunakan. Akibatnya, banyak perusahaan mensyaratkan para pegawai

untuk meyerahkan bukti tambahan, seperti agenda konferensi yang

mengidentifikasi pengunjung, untuk membuktikan bahwa mereka benar-benar

mengambil perjalanan. Ancaman ptensial lainnya adalah bagi seorang pegawai

untuk memesan berbagai penerbangan atau hotel, membatalkan semua kecualai

yang termurah, tetapi menyerahkan klaim pergantian untuk opsi yang termahal.

Cara terbaik untuk mencegah masalah ini adalah mensyaratkan pegawai untuk

menggunakan kartu kredit perusahaan untuk perjalanan karena hal ini

memastikan bahwa perusahaan akan menerima jejak audit lengkap atas seluruh

beban dan mengkredit ke rekening.

Pembayaran duplikat dapat terjadi karena berbagai alasan. Ini mungkin

menjadi faktur duflikat yang dikirim setelah cek perusahaan telah ada disurat,

atau ini mungkin telah terpisah dari dokumen lain dalam paket voucher.

Meskipun pemasok biasanya mendeteksi sebuh pembayran duflikat dan

mengkredit rekening perusahaan ini dapat memengaruhi kebuntuan arus kas

perusahaan. Selain itu, catatan keuangan akan menjadi salah, setidaknya

sampai pembayaran duplikat terdeteksi.

Beberapa prosedur pengendalian yang terkait akan dapat menanggulangi

ancaman ini. Pertama, faktur hanya disetujui untuk pembayaran hanya saat

disertai dengan paket voucher lengkap (pesanan pembelian dan laporan

20
penerimaan). Kedua, hanya salinan asli pada faktur harus dibayarkan. Sebagian

besar faktur duplikat yang pemasok kirimkan dengan jelas mengindikasikan

bahwa faktur tersebut bukan yang asli. Pembayaran seharusnya tidak pernah

diotorisasi untuk fotokopi sebauah faktur. Ketiga, ketika cek untuk membayar

faktur yang telah ditandatangani, faktu dan paket voucher harus dibatalkan

(ditandai “dibayar”) dalam cara yang mencegah pengiriman ulang. Meskipun

ERS mengeliminasi faktur vendor secara keseluruhan, ini tetap penting untuk

menandai seluruh laporan penerimaan yang dibayarkan untuk menghindari

pembayran duplikat.

Kemungkinan besar ancaman serius yang dikaitkan dengan fungsi pengeluaran

kas adalah pencurian atau penyalahgunaan dana. Dikarenakan kas adalah aset

yang mudah dicuri, akses ke kas, cek kosong, dan mesin penandatangan cek

harus dibatasi. Cek harus dinomori secara urut dan secara periodik dihitung

oleh kasir.

EFT, baik itu sendiri maupun sebagai bagian dari FEDI, memerlukan prosedur

pengendalian tambahan. Pengendalian akses yang ketat untuk seluruh transaksi

EFT keluar sangan penting. Kata sandi dan ID penguna harus digunakan secara

spesifik untuk mengidentifikasi dan mengawasi setiap pegawai yang diotorisasi

untuk memulai transaksi EFT. Lokasi dari terminal asal juga harus dicatat.

Transakasi EFT diatas adalah ambang batas tertentu yang harus mensyaratkan

persetujuan penyeliaan secara real-time. Ada juga batas-batas dalam total

jumlah dolar atas transaksi yang diizinkan per hari per individu. Seluruh

transmisi EFT harus dienkripsi untuk mencegah perubahan. Selain itu, seluruh

transaksi EFT harus distempel waktu dan dinomori untuk mefasilitasi

21
rekonsiliasi lanjutan. Program khusus, disebut modal audit tertanam, dapat

didesain kedalam sistem untuk mengawasi seluruh transaksi dan

mengidentifikasi setiapa karateristik spesifik yang dimilki. Sebuah laporan dari

transaksi-transaksi yang ditandai itu kemudian dapat diberikan ke manajemen

ke audit internal untuk tinjauan, jika perlu, dan penyelidikan yang lebih detail.

Transaksi perbankan secara online memerluikan pengawasan konstan. Detetksi

tepat waktu atas transaksi mencurigakan dan notifikasi segara dari bank

diperlukan untuk memulihkan dana yang dicairkan secara curang. Sebuah

ancaman seruis bahwa ancaman perangkat lunak keystroke-logging  dapat

menginfeksi komputer yang digunakan untuk perbankan online  dan

menyediakan para penjahat dengan surat kepercayaan perbankan milik

perusahaan. Cara terbaik untuk menaggulangi ancaman ini adalah dengan

menunjukan sebuah komputer tertentu yang digunakan untuk

perbankan online,  untuk membatasi akses ke komputer itu ke bendahara atau

siapapaun yang bertanggung jawab atas otorisasi pembayaran, dan hanya

mnggunakannya untuk perbankan online dan bukan aktivitas lainnya.

Perusahaan juga harus mempertimbangkan penempatan blok-blok Automated

Cleaning House (ACH) yang mengintruksikan bank untuk tidak mengizinkan

ACH mendebit (arus kas keluar) dari rekening spesifik. Sebagai contoh, jika

sebuah perusahaan membuat seluruh pembayaran ke pemasoknya hanya dari

rekening pengecekan pengoperasian utamanya, ia mungkin berharap untuk

mengintruksikan bank untuk memblokir seluruh debit AHC dari rekening

banklain miliknya.

22
Pencairan yang curang, terutama penerbitan cek untuk pemasok fiktif, adalah

jenis umum dari penipuan. Pemisah tugasan yang tepat dapat secara signifikan

mengurangi risiko atas ancaman ini. Fungsi utama harus mengotorisasi

pembayaran, termasuk perakitan sebuah paket vouher, meski demikian, hanya

bendahara atau kasir yang harus menandatangani cek. Untuk mamastikan

bahawa cek dikirim ke penerima yang dikehendaki, kasir harus mengirim cek

yang ditandatangani bukannya mengambilnya ke utang. Kasir tersebut juga

harus membatalkan seluruh dokumendan paket voucher untuk mencegah

dikirim ulang untuk mendukung pengeluaran yang laincek melebihi jumlah

tertentu, seperti $5.000 sampai $10.000, harus memerlukan dua tanda tangan,

dengan demikian menyediakan tujuan independenlain atas pengeluaran. Pada

akhirnya, sorang yang tidak berpartisipasidalam pemerosesan baik penerimaan

atau pengeluaran kas harus merekonsiliasi seluruh rekening bank.

Pengendalian menyediakan sebuah cek independen pada ketepatan dan

mencegah seseorang dari penyalahgunaan kas dan kemudian menyamarkan

pencurian dengan menyesuaikan laporan bank.

Akses terhadap daftar pemasok yang disetujui harus dibatasi dan setiap

perubahan atas daftar tersebut harus dengan cermat ditinjau dan disetujui. Ini

terutam penting untum membatasi kemampuan untuk membuat pemasok satu

kali dan memproses faktur sehingga pegawai yang sama tidak dapat membuat

pemasok baru untuk menerbitkan sebuah cek kepada pemasok itu.

Ketika kemungkinan, pengeluaran harus dibuat dengan cek atau EFT.

Meskipun demikian, biasanya lebih nyaman untuk pembelian minor, seperti

kopi, atau pensil secara tunai. Sebuah dana kas kecil, dikelola oleh seorang

23
pegawai yang tidak memilki tanggung jawab penanganan kas atau akuntansi

lain, harus ditetapkan untuk menagani pengeluaran seperti itu. Dana kas kecil

seharusnya diatur sebagai dana imprest. Dana imprest memilki dua

karateristik: ini diatur pada jumlah tetap, seperti $100, dan ini

memerlukan voucher untuk bagi setiap pencairan. Pada setiap waktu,

penjumlahan kas plus voucher harus sama dengan saldo dana yang telah

ditetapkan. Ketika saldo dana rendah, voucher  disajikan pada utang untuk

pengisian kembali. setelah utang mengotorisasi transaksi ini, kasir kemudian

menulis sebuah cek untuk mengisi kembali dana kas kecil pada tingkat yang

telah ditentukan. Sebagaimana dengan dokumen pendukung yang digunakan

untuk pembelian reguler, voucher yang digunakan untuk mendukung pengisian

dana kas kecil harus dibatalkan pada waktu dana dipulihkan ke tingkat yang

telah ditetapkan.

Operasi dari dana imprest kas kacil secara teknis melanggar prinsip-prinsip

pemisah tugas karena orang yang sama memiliki hak memlihara kas juga

mengotorisasi pencairan dari dana tersebut dan memlihara sebuah catatan atas

saldo dana. Ancaman penyalahgunaan lebih dari mengimbangi,

bagaiamanapun, dengan kenyamanan tidak harus memproses pembelian lain-

lain yang kecil melalui siklus pengeluaran normal. Bahkan, risiko

penyalahgunaan dapat ditanggulangi dengan memilki auditor internal membuat

hitungan yang tidak diumukan secara periodik atas saldo dana dan voucher dan

dengan menahan orang yang bertanggung jawab atas akuntabilitas dana kas

kecil untuk setiap kekurangan yang ditemukan selama audit kejutan tersbut.

24
Pencurian juga dapat terjadi melalaui perubahan cek. Mesin perlindungan cek

dapat mengurangi risiko ancaman ini dengan mencetak jumlah dalam warna

yang berbeda, biasanya kombinasi tinta merah dan biru. Menggunakan tinta

khusus yang mengubah warna jika diubah dan mencetak cek pada kertas

khusus yang  mengandung tanda air dapat lebih jauh mengurangi kemungkinan

perubahan. Banyak bank juga menyediakan layanan khusus untuk membantu

melindungi perusahaan terhadap cek palsu. Satu layanan seperti itu, disebut

pembayaran positif, melibatkan pengiriman sebuah daftar harian atas seluruh

cek sah kepada bank yang kemudian akan menghapus hanya cek yang mucul

dalam daftar tersebut. Pada akhirnya, rekonsiliasi bank adalah sebuah

pengendalian detektif yang penting untuk mengidentifikasi penipuan cek. Jika

dilakuakn dengan tepat waktu , rekonsiliasi tersebut mempermudah pemulihan

dari bank. Tentunya, bank akan menutupi kerugian cek kosong hanya jika

sebuah perusahaan memberitahu mereka dengan segera setiap cek yang

ditemukannya. Terakhir, penting untuk merencanakan dan mengawasai

pengeluaran untuk menghindari masalah arus kas. Sebuah anggaran arus kas

adalah cara terbaik untuk menanggulangi ancaman ini.

25
 BAB III

KESIMPULAN

3.1 Kesimpulan

Siklus pengeluaran (expenditure cycle) adalah serangkaian aktivitas bisnis

dan operasi pemrosesan informasi terkait yang terus-menerus berhubungan dengan

pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Tujuan utama dalam siklus

pengeluaran adalah untuk meminimalkan total biaya perolehan dan pemeliharaan

persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang diperlukan

perusahaan. Empat aktivitas siklus pengeluaran dasar adalah sebagai berikut:

1. Memesan bahan baku, perlengkapan, dan jasa.

2. Menerima bahan baku, perlengkapan, dan jasa.

3. Menyetujui faktur pemasok.

4. Pengeluaran kas.

26
 DAFTAR PUSTAKA

http://ilhamadityagnw.blogspot.com/2019/01/bab-13-siklus-pengeluaran-pembelian-

dan.html?m=1

http://chairiahulfah.blogspot.com/2018/11/bab-13-siklus-pengeluaran-pembelian-

dan.html?m=1

http://reni_dk.staffgunadarma.ac.id/siklus-pengeluaran-pembelian-dan-pengeluaran-kas

https://www.academia.edu/35839531/MAKALAH_SIKLUS_AKUNTANSI_PENGEL

UARAN

https://slideplayer.info/slide/11830890/

27