PENANGANAN BARANG BAWAAN TAMU

Bellboy atau Porter merupakan sebuah section pada Front Office Departement yang
bertanggung jawab terhadap barang – barang bawaan tamu baik tamu tiba, pindah kamar dan
tamu berangkat. Bellboy memiliki peranan penting dalam memberikan informasi terkait
dengan produk hotel dan produk diluar hotel.

A. Jenis Barang Bawaan Tamu Dan Fungsinya :

a. Trunk Adalah sebuah tas atau koper besar untuk membawa pakaian dan perlengkapan
lain seperti perlengkapan film dan lainny
b. Suit Case Adalah biasanya digunakan saat perjalanan untuk membawa pakaian. Tas ini
sering dikenal dengan koper pakaian. Bentuknya ada 2 (dua). Hard suitcases terbuat
dari metal atau plastic. Dan softcases terbuat dari kulit, ka in atau kain kanvas
c. Hand Bag (Satchel) Adalah sebuah jenis tas yang terbuat dari bahan yang lembut (soft
material) seperti kulit, plastik, kain, atau kanvas yang diberi lapisan di dalamnya yang
mana biasanya tas ini dibawa dengan cara menenteng. Tas ini biasanya untuk
membawa barang-barang yang sifatnya ringan dan sering diperlukan dalam perjalanan
(majalah, buku, minyak angin, sisir, handuk, peralatan mandi dsb )
d. Brief Case Adalah bentuknya hampir sama dengan hand bag namun biasanya dipakai
oleh laki- laki. Tas tangan ini biasanya digunakan oleh para Businessman untuk
membawa dokumen, tiket, telephone seluler surat-surat penting, uang, dsb)
e. Cosmetic Case (Beauty Case Vanity Case) Adalah tas untuk menyimpan berbagai
peralatan kosmetika. Tas ini biasanya dibawa oleh wanita selama dalam perjalanan
f. Hat Box Adalah tas untuk menyimpan atau membawa topi. Biasanya bentuknya
menyerupai topi yang dibawa
g. Haversack Adalah tas kanvas untuk membawa pakaian dan atau makanan. Tas ini
biasanya dikenal dengan tas tentara
h. Val-Pak (Val Case) Adalah tas yang berbentuk ransel yang biasanya dibawa di
punggung yang dilipat/digantung
i. Travelling Bag (Shoulder Bag) Adalah tas kecil atau sering disebut tas pundak,
biasanya digunakan oleh para pendaki gunung atau anak sekolah. Cara membawanya
dengan menggantungkannya di pundak (shoulder)
 j. Garment Bag (Valet Bag, Suit Bag) Adalah tas biasanya terbuat dari kulit, kain atau
plastic. Tas ini biasanya untuk membawa baju, jas, jaket, celana dsb dan bisa digantung
di hanger
k. Golf Case Adalah tas untuk membawa perlengkapan olah raga golf
l. Camera Case Adalah tas untuk membawa perlengkapan foto seperti camera body,
lensa, flashes ds

B. Administrasi Yang Digunakan Porter

Administrasi disini lebih dikhusukan pada dokumen pencatatan segala kegiatan yang
dilakukan oleh porter/ concierge dalam proses pelayanan tamu.
a. Luggage Tag
Kartu Tanda Barang yang biasanya digantungkan pada barang tamu agar tidak tertukar
b. Bell Boy Errand Card
Kartu yang digunakan oleh Bellboy untuk mencatat kegiatan dalam penanganan
barang tamu tiba, pindah kamar atau berangkat
c. Bell Boy Control Sheet
Lembar atau Formulir Pengawasan yang digunakan oleh Bell Captain atau Atasan
Langsung Bellboy untuk mencatat kegiatan Bellboy selama penanganan barang tamu
tiba, pindah kamar atau berangkat. Biasanya data yang dicatat pada lembar ini diambil
langsung dari Bell Boy Errand Card
d. Errand Control Sheet
Lembar atau Formulir Pengawasan yang digunakan oleh Bell Captain atau Atasan
Langsung pada Seksi Porter untuk mencatat kegiatan seluruh petugas porter/ concierge
selama melaksanakan tugas-tugas pelayanan tamu.
e. Baggage Claim Check
Baggage Claim Check adalah kartu tanda penitipan barang sementara milik tamu yang
disimpan atau dititipkan di gudang penitipan barang (Luggage Store). Kartu ini
memuat dua bagian. Bagian depan berisikan informasi tentang data tamu dan barang
tamu yang dititip, sedangkan bagian belakang memuat informasi tentang persyarata n
penitipan barang dan informasi pengambilan barang.
f. Luggage Room Book
Luggage Room Book adalah buku pencatatan penitipan barang sementara milik tamu
yang disimpan atau dititipkan di gudang penitipan barang (Luggage Store). Buku ini
digunakan untuk mencatat seluruh barang tamu yang dititipkan dan yang diambil
 kembali oleh tamu. Informasi yang terdapat pada buku ini biasanya sama dengan
informasi yang terdapat pada Baggage Claim Check (Kartu Penitipan Barang).

C. Teknik Umum Penanganan Barang Bawaan Tamu

1. Penanganan Barang
Penanganan barang tamu harus dilakukan dengan hati- hati dan sangat
membutuhkan perhatian khusus, Hal ini sering dikenal dengan istilah “handling
with care”. Ada beberapa alasan mengapa barang tamu memerlukan penanganan
khusus.
a. Expense
Yang dimaksud dengan Expense (biaya/ ongkos) dalam hal ini adalah
dikarenakan barang tamu biasanya bernilai mahal maka memerlukan
penanganannya yang hati- hati.
b. Limiting Expenses
Dengan penanganan dan perhatian yang baik selama penanganan barang tamu
maka dapat menekan cost atau pengeluaran. Sebab bila bellboy tidak hati- hati
dalam penanganan barang tamu dan terjadi kerusakan pada barang, maka owner
atau hotel akan bertanggung jawab dan mengganti barang tersebut
2. Metode Penanganan Barang (Handling Methods)
1) Lifting
Yang dimaksud dengan Lifting adalah teknik mengangkat barang tamu. Ada
beberapa hal yang harus diperhatikan dalam mengangkat barang bawaan tamu.
Memeriksa Tanda Barang Tamu Bellboy harus memperhatikan kondisi barang
dan tanda penanganan barang, seperti :
2) Stacking
Stacking adalah teknik meletakkan atau menumpuk barang dengan cara yang
benar dan tepat untuk menghindari kerusakan atau keretakan pada barang.
1) Placing the hard bag under the soft one.
Menumpuk dan meletakkan tas/ barang yang paling keras dibagian bawah
2) The thick bag under the thin one.
Menumpuk dan meletakkan tas/ barang yang paling tebal dibagian bawah
3) The big bag under the small one.
Menumpuk dan meletakkan tas/ barang yang paling besar dibagian bawah
 Teknik meletakkan barang tersebut juga berlaku bagi bellboy bila meletakkan
barang pada kereta barang dan pada bagasi bus atau taxi.

D. Penanganan Barang Tamu Tiba

a. Penanganan Barang Tamu Individu Tiba
1. Mengeluarkan Barang Bawaan Tamu (Unloading luggage)
a) Doorman
1) Menyambut dan memberikan salam pada tamu
Doorman harus menyambut dan memberikan salam pada tamu. Hal ini
dilakukan untuk memberikan kesan ramah dan agar tamu merasa tersanjung.
2) Membukakan dan Menutupkan Pintu Kendaraan
Saat tamu tiba dengan mobil atau taxi, pastikan agar kendaraan benar-
benar berhenti sebelum pintu kendaraan dibuka. Bantu tamu untuk keluar
dari kendaraan dengan membukakan pintu kendaraan. Beri bantuan extra
bagi tamu orang tua, anak-anak, wanita hamil dan tamu yang cacat atau tamu
yang menggunakan tongkat. Panggil petugas bellboy bila tamu membawa
barang bawaan. Tutup kembali pintu kendaraan dengan hati- hati dan jangan
dibanting.
b) Bellboy
1) Mengeluarkan Barang Bawaan Tamu
Petugas bellboy segera mengeluarkan barang bawaan tamu (bila ada)
keluarkan dengan hati- hati dan hindari benturan agar tidak terjadi kerusakan
pada barang bawaan tamu.
2) Menempatkan Barang
Tempatkan barang pada tempat yang aman di area Main Entrance dan
minta tamu untuk memeriksa barang bawaannya. Jika barang bawaan tamu
sebelumnya telah rusak, beritahu tamu dengan sopan akan hal tersebut.
Hindari agar hotel tidak bertanggung jawab atas kerusakan tersebut. Pastikan
agar tidak ada lagi barang yang tertinggal didalam kendaraan atau bagasi
kendaraan.
Kemudian bawa barang ke lobby. Bila barang bawaan tamu cukup
banyak, maka gunakanlah kereta barang. Bila pintu Main Entrance tidak
dapat terbuka secara otomatis, maka bukakan pintu dan persilahkan tamu
masuk terlebih dahulu.
2. Rooming guest (Installing guest)
a) Memasuki Lobby
1) Bellboy Mempersilahkan Tamu Untuk Mendaftar
2) Menempatkan Barang Bawaan Tamu Selama Tamu Mendaftar
Bila hotel menggunakan Kartu Gantung Tanda Barang (Luggage Tag)
maka siapkan Luggage Tag dan isilah informasi tamu pada kartu tersebut
kemudian gantungkan pada setiap barang bawaan tamu. Tempatkan barang
bawaan tamu dekat disamping tamu namun jangan sampai me nimbulkan
kecelakaan kecil karena barang bawaan terlalu dekat dengan kaki tamu atau
tamu lain salah mengambil barang.
3) Menunggu Tamu Selama Mendaftar
Selama tamu mendaftar. Bellboy harus menunggu pada tempat yang
telah ditentukan dan biasa dilakukan di hotel. Tempat berdirinya bellboy
biasanya dekat dengan pintu masuk atau di depan elevator.
Berikan perhatian dan bantuan extra pada tamu orang tua, wanita
hamil, orang cacat dan anak-anak selama proses pendaftaran. Bila petugas
penerima tamu sedang melakukan proses pendaftaran bagi sejumlah tamu,
maka bellboy dapat memberikan saran pada tamu yang masih lama menunggu
untuk dipersilahkan duduk di lobby sampai pada gilirannya.
4) Menerima Kartu Tamu
Biasanya petugas penerima tamu akan meminta bellboy untuk
mengantar tamu ke kamar. Bila hotel menggunakan kartu tamu bellboy harus
dengan cepat membaca nomor kamar dan nama tamu yang tertera pada kartu
tamu. Jangan lupa segera tulis nama tamu dan nomor kamar pada kartu
gantung tanda barang (luggage tag)
5) Menerima Kunci Kamar
Saat menerima kunci kamar tamu, jangan lupa periksa kembali nomor
yang tertera pada kunci kamar. Terkadang kunci kamar salah karena salah
menempatkan pada rak kunci.
6) Memberi Cap Untuk Bellboy Errand Card
Sebelum mengantar tamu ke kamar, maka bellboy akan menerima
Kartu Pengantaran Barang (Bellboy Errand Card) yang sudah distempel atau
dicap tanggal dan waktu oleh Bell Captain. Dibeberapa hotel akan dikenakan
 biaya utnuk mengeluarkan kartu ini. Kartu tersebut digunakan untuk mencatat
semua informasi tentang barang bawaan tamu.
b) Memasuki Lift/ Elevator
Biasanya hotel dengan beberapa lantai memiliki fasilitas Lift atau Elevator
terutama pada hotel- hotel yang memiliki jumlah lantai lebih dari 3 lantai.

1) Petugas Lift akan memberi salam pada tamu

2) Menanyakan Nomor Kamar

3) Mempersilahkan tamu masuk terlebih dahulu

4) Petugas Lift dan Bellboy memasuki lift

5) Persilahkan tamu untuk keluar terlebih dahulu bila telah sampai pada
lantai dimana kamar tamu berada.

c) Mengarahkan tamu menuju kamar

1) Memberi petunjuk arah ke kamar tamu

2) Mengetuk pintu kamar

d) Memasuki Kamar

1) Nyalakan lampu masuk di kamar

2) Persilahkan tamu masuk terlebih dahulu

3) Meletakkan barang di kamar

a) Pada Rak Barang

b) Pada Rak Lipat Barang

c) Di dalam Lemari
 e) Jelaskan Fasilitas Kamar
 Fasilitas kamar
 Telephone
 Radio
 Television
 Air-conditioning
 Kamar Mandi
 Balkon
f) Letakkan Kartu Tamu dan Kunci Kamar di meja tamu
g) Tinggalkan Tamu dan ucapkan selamat beristirahat

3. Keamanan
Sistem Keamanan di hotel sangat penting bagi hotel dan tamu hotel
a) Mengamati
1) Tamu tanpa barang bawaan
2) Jumlah tamu yang tinggal di dalam kamar dan tidak sesuai dengan yang tertera
pada Kartu Pendaftaran.
b) Memberikan Inform
Laporkan bila ada seseorang yang mencurigakan atau dapat membuat masalah di
hotel
4. Pencatatan
a) Melengkapai Catatan-catatan
 Bellboy Errand Card
 Bellboy Control Sheet
 Errand Control Sheet (Service Calls)

b. Penanganan Barang Tamu Rombongan Tiba

1. Kedatangan Barang Bawaan Tamu Rombongan
a) Persiapan Selama Kedatangan Barang Tamu Rombongan
1) Group Information
Group information adalah informasi tamu rombongan. Informasi yang diperlukan
oleh hotel untuk menyiapkan segala sesuatunya untuk kedatangan tamu
rombongan, termasuk persiapan penanganan barang bawan tamu-tamu
rombongan
 2) Daftar Tamu (Rooming List)
Daftar nama-nama tamu rombongan yang akan tiba. Daftar ini diperlukan oleh
hotel untuk menyiapkan pra-registrasi dan menetapkan kamar untuk tamu-tamu
rombongan. Rooming list juga digunakan oleh hotel untuk mengganti kartu
registrasi tamu-tamu rombongan.
b) Menerima Barang Tamu Rombongan
1) Memeriksa Ulang Rooming List
Bell Captain akan memeriksa rooming list dan mencocokkan kembali dengan
rooming list yang ada pada petugas penerima tamu.
2) Mengeluarkan Muatan Barang
Selalu menggunakan metode yang benar dalam penanganan barang bawaan tamu
3) Menempatkan Barang
Barang ditempatkan di Main Entrance dan dikelompokkan menurut jenisnya.
Tiap-tiap jenis barang disusun dalam satu baris agar mudah dihitung.
4) Menghitung Barang Tamu Rombongan
Jumlah dari tiap-tiap jenis barang harus dihitung kemudian kondisi barang harus
diperiksa satu-persatu untuk memastikan jika terdapat kerusakan pada barang.
5) Menginformasikan Jumlah dan Kondisi Barang
Pimpinan Rombongan (Tour Leader) secara terinci dan lengkap. Setelah diperiksa
oleh Tour Leader kemudian dicatat pada Rooming List sesuai dengan nomor
kamar masing- masing anggota tamu rombongan.
6) Menggantungkan Luggage Tag pada Barang
Beberapa hotel menggunakan Gantungan Tanda Barang (Luggage Tag) dan
setiap barang harus diberi Luggage Tag yang telah ditulis nomor kamarnya.
Dibeberapa hotel menggunakan kapur atau kapur berwarna untuk menulis nomor
kamar pada masing- masing barang bawaan tamu.
2. Men-Sortir Barang Tamu Rombongan (Sorting)
Mensortir barang tamu rombongan dilakukan untuk memudahkan proses pengantaran
barang ke masing- masing kamar tamu. Prosedur Pensortiran dilakukan dengan cara:
a) Berdasarkan Lokasi
Tiap-tiap barang disortir berdasarkan lokasinya masing- masing, contoh Gedung
A, Gedung B, Bungalow A, Bungalow B, Garden Wing, Beach Wing dsb.
 b) Berdasarkan Lantai
Setelah barang disortir berdasarkan lokasi, selanjutnya barang disortir
berdasarkan lantai, contoh lantai 1, Lantai 2, Lantai 3 dst.
c) Berdasarkan Nomor Kamar
Kemudian kegiatan sortir selanjutnya ialah barang disortir berdasarkan nomor
kamarnya masing- masing, contoh 106,107, 209,210, 307, 308, dst

3. Pengantaran (Delivery)
a) Sistem Pengantaran
1) Berdasarkan Lokasi
2) Berdasarkan Lantai
3) Berdasarkan Nomor Kamar
b) Penggunaan Peralatan
1) Kereta barang (Luggage Cart (Trolley) = Hand luggage cart.)
2) Kereta barang listrik (Electric Luggage Cart)
4. Pencatatan
a) Rooming list
Informasi yang harus dicatat pada Rooming List
1) Jumlah dari tiap-tiap barang untuk masing- masing Nomor Kamar
Contoh. Room 312 has 3 pieces, 314 has 2 pieces, etc.
2) Jumlah seluruh barang anggota tamu rombongan
Contoh. “KOUNI” has 31 pieces.
3) Uraian dari seluruh jenis barang tamu rombongan
Contoh. 31 pieces: 13 suite cases, 4 Val packs, 7 vanity cases, 2 hand bags, 1
golf bag and 4 brief cashier.
b) Bellboy Errand Card
Pencatatan pada Bellbot Errand Card untuk penanganan barang tamu rombongan
dilakukan sama seperti dalam penanganan tamu individu.
1) Jumlah barang untuk tiap-tiap kamar
2) Jumlah seluruh barang bawaan tamu rombongan
E. Penanganan Barang Tamu Pindah Kamar
1. Otoritas/ Kewenangan (Authority)
a. Orang Yang memiliki Kewenangan
Orang atau Staff di hotel yang memiliki kewenangan dalam memberikan ijin bagi
tamu-tamu yang ingin pindah kamar adalah :
1) Front office Manager
2) Assistant Front Office Manager
3) Chief Of Receptionist
b. Penyampaian Informasi Tamu Pindah Kamar
1) Room Change Notice
Bell Captain akan menerima catatan tamu pindah kamar (Room Change Notice) dari
petugas penerima tamu. Kemudian Bell Captain akan menugaskan Bellboy untuk
membantu tamu pindah kamar.
2) Kunci Kamar Baru
Bell Captain atau Bellboy akan menerima kunci kamar baru dari petugas penerima
tamu atau dari Concierge.
3) Menerima Bellboy Errand Card
Bellboy akan menerima Bellboy Errand card dari Bell Captain dan BBEC sudah
dicap Tanggal dan Waktu.
4) Melapor Pada Petugas Pramugraha (Room Attendant)
Setiap petugas di hotel bila ingin memasuki kamar tamu harus melapor terlebih
dahulu kepada petugas pramugraha. Hal ini untuk menjaga keamanan kamar tamu
dan menghindari hal- hal yang tidak dinginkan terjadi di kamar tamu.
5) Memasuki Kamar Tamu
Setiap akan memasuki kamar tamu haruslah mengetuk pintu dengan prosedur yang
benar.

2. Barang Tamu Yang Telah Dikemas/ Dibungkus (Packed Luggage)

Adakalanya tamu telah mengemas dan membukus semua barangnya untuk segera
pindah kamar. Hal ini akan memudahkan petugas bellboy untuk segera memindahkan
barang tamu ke kamar yang baru.
a. Pemindahan Barang
1) Memeriksa penempatan barang
 Petugas bellboy harus memeriksa kembali lokasi atau tempat dimana barang
diletakkan sebelum dipindahkan ke kamar yang baru. Pemeriksaan dalam hal
ini juga termasuk keadaan barang.
2) Memeriksa barang milik tamu yang tertinggal atau barang milik hotel yang
rusak
Sebelum memindahkan barang milik tamu ke kamar yang baru, maka
petugas bellboy memeriksa apakah ada barang milik tamu yang tertinggal.
Disamping itu bellboy juga harus memeriksa apakah terdapat barang milik
hotel yang rusak, seperti ; kaca, washbasin, asbak, pintu lemari dsb.
3) Pemindahan barang
Saat pemindahan barang haruslah selalu menggunakan metode yang benar
dalam penanganan barang tamu untuk menghindari kerusakan.
4) Meletakkan barang tamu di kamar yang baru
Dikamar yang baru, barang haruslah diletakkan ditempat yang sama seperti
pada di kamar yang lama sewaktu belum dipindahkan. Barang juga dapat
diletakkan ditempat-tempat yang semestinya seperti; closet, dresser desk,
luggage rack, folding luggage rack, dsb.
b. Pencatatan
Semua barang yang dipindahkan harus dicatat pada bellboy errand card. Pada
balik bell boy errand card dicatat juga kunci kamar yang lama telah dikembalikan
(Key O.K.). Bellboy akan mengembalikan bellboy errand card pada bell capta in
untuk dicatat kembali pada bellboy control sheet.
c. Menandatangani Catatan Pindah Kamar (Room Change Notice)
Bellboy harus mengembalikan kunci kamar tamu yang lama kepada concierge
atau petugas information desk atau kepada reception. Kemudian bellboy akan
menandatangani Room Change Notice dengan maksud bahwa barang tamu telah
dipindahkan.

3. Barang Tamu Yang Belum Dikemas/ Dibungkus (Unpacked Luggage)

a. Kewenangan untuk melakukan pengemasan/ pembungkusan barang

Orang atau petugas yang berhak untuk membungkus atau mengemasi barang milik
tamu yang akan dipindahkan adalah petugas dari uniformed service seperti; bell
captain dan bellboy.
b. Tindak Pencegahan (Precaution)
Saat pemindahan barang haruslah selalu menggunakan metode yang benar dalam
penanganan barang tamu untuk menghindari kerusakan.
Periksa apakah ada barang milik tamu yang tertinggal. Disamping itu bellboy juga
harus memeriksa apakah terdapat barang milik hotel yang rusak. Letakkan
ditempat yang sama seperti pada di kamar yang lama sewaktu belum dipindahkan.
c. Saksi-saksi (Witnesses)
Dalam melaksanakan proses pindah kamar atau memindahkan barang milik tamu,
maka diperlukan saksi-saki. Hal ini penting terutama bila barang-barang milik
tamu belum dikemasi atau dibungkus. Dalam hal ini petugas uniformed service
akan ditemani oleh saksi-saksi sebagai berikut:

1) Security Officer

2) Credit Manager

3) HouseKeeper And/Or Assistant Manager On Duty/Duty Manager

d. Pencatatan
Semua barang yang telah dipindahkan harus dicatat pada bell boy errand card,
dilengkapi pula dengan catatan tentang lokasi atau tempat dimana barang-barang
tamu diletakkan. Para saksi-saki juga akan memberikan paraf pada bell boy errand
card. Pada balik bellboy errand card dicatat juga bila kunci kamar yang lama telah
dikembalikan (Key O.K.).
e. Tugas Akhir Pindah Kamar
1) Menandatangani Room Change Notice
Jika proses pindah kamar telah selesai, maka bellboy akan menandatangani
Lembar Catatan Pindah Kamar (Room Change Notice). Biasanya Room
change Notice ini dibuat beberapa rangkap, hal tersebut sangatlah tergantung
dari S.O.P hotel. Bila Room Change Notice dibuat dalam beberapa rangkap,
maka akan didistribusikan kepada :

a) Front Officer Cashier (White)

b) Telephone Room (Yellow)

 c) Housekeeping (Green)

d) Laundry (Pink)

e) Bellboy/Receptionist (Blue)

Untuk informasi kepada departemen lain di hotel, biasanya kasus

pindah kamar hanya diberitahukan melalui telepon.

2) Mengembalikan Kunci Kamar Yang Lama

Bellboy harus mengembalikan kunci kamar tamu yang lama kepada concierge
atau petugas information desk atau kepada reception
3) Mengembalikan Bellboy Errand Card kepada Bell Captain
Setelah Bellboy Errand Card dilengkapi, maka akan diserahkan kembali
kepada Bell Captain untuk dicap tanggal dan waktu. Selanjunya informasi
yang terdapat pada Bellboy Errand Card tersebut akan dipindahkan pada
Bellboy Control Sheet.

F. Penanganan Barang Tamu Individu Berangkat

1. Informasi Keberangkatan Tamu
a. Informasi Penjemputan Barang Tamu
Bell Captain akan memperoleh informasi tamu berangkat dari :
1) Daftar Tamu Diharapkan Berangkat (Expected Departure List)
Daftar yang memuat informasi tentang tamu-tamu yang diharapkan
berangkat pada hari itu.
2) Receptionist
Informasi yang kedua biasanya diperoleh dari petugas penerima tamu
(receptionist). Pada catatan Expected Departure biasanya bell captain tidak
dapat memastikan tamu mana yang harus didahulukan untuk penanganan
barang bawaannya. Oleh karena itu bell captain akan bertanya pada
petugas penerima tamu.
3) Front Office Cashier (Cashier)
Front Office Cashier biasanya akan menerima informasi langsung dari
tamu yang akan berangkat. Front Office Cashier akan segera
memberitahukan hal ini pada bell captain.
 4) Dari Tamu Langsung
Banyak tamu- tamu yang langsung menghubungi petugas concierge bila ia
memerlukan bantuan untuk penanganan barang bawaannya pada saat akan
berangkat.
b. Informasi yang Diperlukan
Informasi yang diperlukan oleh bell captain untuk memberikan pelayanan
penanganan barang bawaan tamu pada saat berangkat, antara lain:

1) Jumlah Barang (Number of bags)

2) Waktu Penjemputan Ke Kamar (Time of collection)

3) Kendaraan yang diperlukan (Transportation)

2. Pengangkutan Barang (Conveying Luggage)

a. Sebelum Menjemput Barang Ke Kamar Tamu
1) Bell Captain memberikan perintah pada Bellboy
2) Bellboy menerima “Bellboy Errand Card” yang telah dicap tanggal dan
waktu
3) Bellboy melapor pada petugas pramugraha
4) Mengetuk Pintu Kamar Tamu
5) Memasuki Kamar Tamu
6) Tanyakan Barang Bawaan Tamu yang akan dibawa
b. Membawa Barang Bawaan Tamu dari Kamar
1) Periksa kembali barang-barang tamu yang tertinggal
2) Memeriksa barang-barang hotel yang hilang atau rusak
3) Membawa barang keluar kamar
4) Matikan lampu kamar
3. Pencatatan
a. Bellboy Errand Card
1) Melengkapi catatan pada BBEC
a) Filling out all information
b) Tulis “KEY OK” bila kunci telah dikembalikan
Pastikan kunci kamar telah dikembalikan sebelum tamu meninggalkan
hotel. Untuk itu periksa kunci kamar pada :
  Kasir Kantor Depan
 Di Meja Concierge atau Di Rak Kunci dan Surat
 Di dalam kamar
 Tanyakan Pada Tamu
 Di Kotak Kunci Berangkat (Check-out Key Rack)

Bila kunci dipastikan telah dikembalikan maka tulis “KEY OK” pada
BBEC.

Bila kunci dinyatakan hilang, maka tulis “KEY LOST” pada BBEC
dan laporkan pada Concierge.

c) Periksa Pembayaran Tamu

Bila BBEC telah dilengkapi, maka periksa pembayaran rekening tamu
pada Kasir Kantor Depan. Pastikan tamu telah memnyelesaikan
rekeningnya.
Minta Cap “PAID” or “CHARGE” pada Kasir Kantor Depan bila tamu
telah lunas menyelesaikan rekeningnya, maka minta cap “PAID” ,
namaun bila penyelesaiannya rekening tamu menggunakan metode lain
(City Ledger Transfer), maka minta cap “CHARGE” Front Office
Cashier memberi paraf pada BBEC
d) Kembalikan Kunci Kamar dan Bell Boy Errand Card
2) Membawa Barang Ke Kendaraan
Bellboy harus memeriksa kembali nomor kamar tamu dan nama tamu pada
kartu gantungan barang sebelum barang dibawa ke bagasi kendaraan.

b. Melengkapi Catatan Bellboy Control Sheet

Bell Captain juga akan melengkapi Bellboy Control Sheet yang datanya
diambil dari Bellboy Errand Card.
4. Memuat Barang Di Bagasi Kendaraan (Loading Luggage)
a. Sebelum Barang Dimasukkan atau Dimuat
Minta pada tamu untuk memeriksa kembali jumlah dan keadaan barang
bawaannya.
b. Gunakan Metode Menyusun Barang Yang Benar (Stacking dan Special Sign)
c. Ucapkan Selamat Jalan (Saying “Good Bye”)
5. Penggudangan Barang Tamu (Storage)
Penggudangan atau penitipan barang bawaan milik tamu terutama bagi tamu-tamu
yang berangkat, biasanya dilakukan hanya untuk sementara waktu saja.
a. Alasan-alasan Tamu Menitipkan Barang
1) Tamu belum meninggalkan hotel tapi sudah dinyatakan bera ngkat
dengan alasan tertentu, seperti ; menunggu jadwal penerbangan,
penjemputan, dsb.
2) Tamu berangkat untuk sementara waktu namun akan kembali lagi ke
hotel pada hari yang lain.
3) Tamu tiba terlalu awal di hotel (Early Arrival Guest)
b. Kode Penitipan Barang
1) Keluarkan atau buatkan Kartu Penitipan Barang (Baggage Claim
Check)
2) Tempatkan barang diruang penitipan
3) Catat pada Buku penitipan barang
4) Cocokkan pasangan kartu penitipan bila tamu akan mengambil
barang tamu