LAMPIRAN I

ANALISIS JABATAN

INFORMASI JABATAN

1. Nama Jabatan : PENGADMINISTRASI UMUM

2. Kode Jabatan :-
3. Unit Organisasi
a. Eselon I :-
b. Eselon II :-
c. Eselon III : KANKEMENAG KAB. ACEH TAMIANG
d. Eselon IV : KEPALA KUA KEC. BANDAR PUSAKA

4. Kedudukan dalam Struktur Organisasi :

Kepala
Kankemenag
Aceh Tamiang

Kepala KUA
Kec. Bandar
Pusaka

Pengadministrasi

5. Ikhtisar Jabatan : Melakukan kegiatan yang meliputi penerimaan, pencatatan

dan  pendokumentasian dokumen administrasi.dan
penatausahaan lingkungan kantor
6. Uraian Tugas
a. Menerima, membuka, membaca, mencatat surat masuk sesuai prosedur
yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas;
1) Menerima, membuka, membaca surat/dokumen untuk mengetahui
tujuan;
2) Mencatat surat/dokumen masuk pada buku register;
3) Menyampaikan dan mendistribusikan surat/dokumen kepada atasan
untuk diperiksa, ditandatangani ataupun didisposisi;
b. Mengelola kearsipan dan penyiapan kearsipan dokumen kantor;  
Tahapan :
1) Mengumpulkan dan mengidentifikasi bahan yang akan diarsipkan
sesuai dengan prosedur yang berlaku guna hasil penilaian pelaksanaan
tugas;
2) Memelihara data surat/dokumen untuk disimpan ke dalam file agar
memudahkan pencarian apabila ada permintaan;
3) Menggandakan dan pengesahan naskah/surat keluar untuk
kepentingan atasan;

c. Melakukan penyiapan jadwal kegiatan pimpinan agar acara berjalan lancar

Tahapan :
1) Mengetik dan mengolah rencana jadwal apel pagi/sore atau
agenda/surat perintah/tugas lainnya sesuai dengan prosedur dan
ketentuan yang berlaku;
2) Mendistribusikan jadwal/ surat perintah, pengumuman dan kegiatan
gladi/upacara lainnya dan mengumumkannya lewat media sosial atau
menyerahkan ke yang bersangkutan;
3) Melaporkan hasil pelaksanaan kegiatan/tugas pada instansi terkait dan
atasan untuk ditindaklanjuti.

d. Menghimpun dan menyajikan klipping berita/laporan dan keluhan

masyarakat dari berbagai media cetak dan masyarakat;  
Tahapan :

1) Mengumpulkan berita mengenai kegiatan dan kejadian yang

berhubungan dengan dinas perhubungan kota palangka raya;

2) Menghimpun dan menyajikan berita yang berhubungan dengan

dinas perhubungan kota palangka raya kedalam buku agenda khusus
klipping;

3) Melaporkan pemberitaan negatif/isu/hoax

dianggap penting kepada atasan untuk ditindaklanjuti.
ataupun yang

e. Menerima dan menolak tamu dan mencatat keperluannya sesuai prosedur

yang berlaku sebagai pedoman pelaksanaan tugas;  
Tahapan :
1) Menerima dan mencatat janji pertemuan sesuai prosedur dan ketentuan
yang berlaku;
2) Melaporkan kepada atasan untuk tindaklanjut;
3) Menginformasikan kembali kepada yang bersangkutan terkait
konfirmasi  janji.

f. Mencatat jadwal kegiatan pimpinan sesuai prosedur yang berlaku untuk

kelancaran pelaksanaan tugas;
 Tahapan :
1) Mencatat jadwal kegiatan atasan sesuai dengan disposisi;
2) Melaporkan kepada atasan jadwal kegiatanyang akan dihadiri;
 3) Menyiapkan segala hal yang diperlukan pimpinan dalam menghadiri
kegiatan;

g. Menerima telepon, menerima dan mengirim fax/email sesuai prosedur yang

berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas;
 Tahapan :
1) Menerima dan menjawab telepon serta menanyakan data diri penelpon
dan tujuannya sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku;
2) Menerima fax/email masuk dan mendistribusikannya sesuai tujuan;
3) Mengirim fax/email sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang
berlaku;
h. Melakukan penyiapan penyusunan di bidang ketatausahaan, koordinasi dan
pengelolaan bahan logistik kantor;
Tahapan :
1) Mengetik dan pengesahan naskah/surat keluar untuk kepentingan
atasan dan kepala;
2) Mengelola bahan logistik kantor;

7. Bahan kerja :
No Bahan Kerja Digunakan Dalam Tugas
1. Agenda Penyiapan kearsipan dokumen kantor;
2. SOP dan Petunjuk Teknis; Pencatatan surat masuk kantor;
3. Surat Tugas/Perintah; Penyusunan laporan kegiatan;
4. Agenda ; Penyusunan dokumentasi dinas;
5. Agenda ; Pencatatan informasi dan data tamu;
6. Agenda ; Pencatatan informasi jadwal kegiatan;
7. Petunjuk Teknis; Penyampaian pelaksanaan kegiatan;
8. Petunjuk Teknis; Penyiapan evaluasi dan pelaporan;
8. Perangkat/Alat Kerja
No Alat Kerja Digunakan Dalam Tugas
1. Register Surat Penyiapan dokumen;
2. Komputer/printer/scanner Penyiapan bahan dan dokumen;
Penyusunan dan penyampaian laporan
3. Komputer/printer/scanner
kegiatan;
4. Register Dokumentasi Petunjuk & penyampaian laporan;
5. Register Tamu Penyiapan dokumen dan pelaporan;
6. Agenda pimpinan Penyiapan dokumen dan pelaporan;
7. Laporan kegiatan Pelaporan tugas dan kegiatan;
Penyusunan dan penyampaian laporan
8. Komputer/printer/scanner
kegiatan;

9. Hasil Kerja
No Hasil Kerja Satuan
Menerima, membuka, membaca, mencatat surat
1. masuk sesuai prosedur yang berlaku untuk Kegiatan
kelancaran pelaksanaan tugas;
Mengelola kearsipan dan penyiapan kearsipan
2. Kegiatan
dokumen kantor;
Melakukan penyiapan jadwal kegiatan pimpinan
3. Kegiatan
agar acara berjalan lancar;
Menghimpun dan menyajikan klipping
4. berita/laporan dan keluhan masyarakat dari Kegiatan
berbagai media cetak dan masyarakat;
5. Menerima dan menolak tamu dan mencatat Kegiatan
 keperluannya sesuai prosedur yang berlaku sebagai
pedoman pelaksanaan tugas;
Mencatat jadwal kegiatan pimpinan sesuai prosedur
6. Kegiatan
yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas;
Menerima telepon, menerima dan mengirim
7. fax/email sesuai prosedur yang berlaku untuk Kegiatan
kelancaran pelaksanaan tugas;
Melakukan penyiapan penyusunan di bidang
8. ketatausahaan, koordinasi dan pengelolaan bahan Kegiatan
logistik kantor;

10. Tanggung Jawab :

a. Tercatatnya surat masuk;
b. Terakomidirnya tamu pimpinan;
c. Terarsipnya surat / dokumen;
d. Terlaksanannya tugas dengan baik;

11. Wewenang
a. Keakuratan dan ketepatan waktu proses administrasi umum;
b. Kebenaran data yang disajikan;
c. Kerapihan dan ketertiban arsip dokumen pekerjaan ;
d. Menolak permintaan data bagi orang yang tidak berkepentingan.
12. Korelasi Jabatan
Unit
No Jabatan Dalam Hal
Kerja/Instansi
Kantor Kementeian Agama Permintaan data
1. Seksi Bimas Islam
Kab. Aceh Tamiang dan bahan;
Kepala KUA Kec, Bandar KUA Kec. Bandar Permintaan data
2.
Pusaka Pusaka dan bahan;

13. Kondisi Lingkungan Kerja

No Aspek Keterangan
1. Tempat kerja Didalam dan luar ruangan
2. Suhu Sejuk
3. Udara Sirkulasi baik
4. Keadaan Ruangan Luas
5. Letak Rata
6. Penerangan Cukup
7. Suara Tidak berisik
8. Keadaan Tempat Kerja Nyaman
9. Getaran Tidak Ada

14. Resiko Bahaya

No Bahaya Fisik/Mental Penyebab
1. Pusing Lelah

15. Syarat Jabatan

a. Pangkat/Gol. Ruang : Penata Muda, III/a
b. Pendidikan : S1/Syari’ah

c. Kursus/Diklat
1) Penjenjangan : Diklat Prajabatan;
2) Teknis : Diklat
d. Pengalaman kerja : Manajemen Perkantoran/Administrasi
e. Pengetahuan kerja : Tata Naskah dan Arsiparis;
f. Keterampilan kerja : - Mampu mengoperasikan komputer;
- Mampu menguasai Aplikasi & akses Internet

g. Bakat Kerja :
1) G: Intelegensia;
2) M: Kecekatan tangan;
3) P: Penerapan bentuk;
4) Q: Ketelitian.

h. Temperamen Kerja :
1) D: Kemampuan menyesuaikan diri menerima tanggung jawab untuk
kegiatan memimpin, mengendalikan atau merencanakan;
2) R: Kemampuan menyesuaikan diri dalam kegiatan-kegiatan yang
berulang, atau secara terus menerus melakukan kegiatan yang
sama, sesuai dengan perangkat prosedur, urutan atau kecepatan
yang tertentu;
3)  T: Kemampuan menyesuaikan diri dengan situasi yang menghendaki
pencapaian dengan tepat menurut perangkat batas, toleransi atau
standar-standar tertentu.

Bandar Pusaka, 03 Agustus 2021

Kepala,
Kantor Urusan Agama
Kec. Bandar Pusaka

Zulkarnain