FORMULIR INFORMASI JABATAN

1. Nama Jabatan : PENGADMINISTRASI UMUM

2. Kode Jabatan : -
3. Unit Organisasi :
Eselon II : DINAS PERHUBUNGAN KOTA PALANGKA RAYA
Eselon III : SEKRETARIAT DINAS PERHUBUNGAN KOTA PALANGKA RAYA
Eselon IV : SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN
4. Kedudukan Dalam Struktur Organisasi :

SEKRETARIS DINAS
PERHUBUNGAN KOTA
PALANGKA RAYA

KEPALA SUB BAGIAN

UMUM DAN
KEPEGAWAIAN

PENGADMINISTRASI
UMUM

5. Ikhtisar Jabatan :
Melakukan kegiatan yang meliputi penerimaan, pencatatan dan
pendokumentasian dokumen administrasi.dan penatausahaan lingkungan kantor;
6. Uraian Tugas:
a. Menerima, membuka, membaca, mencatat surat masuk sesuai prosedur yang
berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas;
1) Menerima, membuka, membaca surat/dokumen untuk mengetahui tujuan;
2) Mencatat surat/dokumen masuk pada buku register;
3) Menyampaikan dan mendistribusikan surat/dokumen kepada atasan
untuk diperiksa, ditandatangani ataupun didisposisi;
b. Mengelola kearsipan dan penyiapan kearsipan dokumen kantor;
Tahapan :
1) Mengumpulkan dan mengidentifikasi bahan yang akan diarsipkan sesuai
dengan prosedur yang berlaku guna hasil penilaian pelaksanaan tugas;
2) Memelihara data surat/dokumen untuk disimpan ke dalam file agar
memudahkan pencarian apabila ada permintaan;
3) Menggandakan dan pengesahan naskah/surat keluar untuk kepentingan
atasan dan kepala dinas;
c. Melakukan penyiapan jadwal kegiatan pimpinan agar acara berjalan lancar
Tahapan :
1) Mengetik dan mengolah rencana jadwal apel pagi/sore atau agenda/surat
perintah/tugas lainnya sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang
berlaku;
2) Mendistribusikan jadwal/ surat perintah, pengumuman dan kegiatan
gladi/upacara lainnya dan mengumumkannya lewat media sosial atau
menyerahkan ke yang bersangkutan;
3) Melaporkan hasil pelaksanaan kegiatan/tugas pada instansi terkait dan
atasan untuk ditindaklanjuti.
d. Menghimpun dan menyajikan klipping berita/laporan dan keluhan
masyarakat dari berbagai media cetak dan masyarakat;
Tahapan :
 1) Mengumpulkan berita mengenai kegiatan dan kejadian yang berhubungan
dengan dinas perhubungan kota palangka raya;
2) Menghimpun dan menyajikan berita yang berhubungan dengan dinas
perhubungan kota palangka raya kedalam buku agenda khusus klipping;
3) Melaporkan pemberitaan negatif/isu/hoax ataupun yang dianggap penting
kepada atasan untuk ditindaklanjuti.
e. Menerima dan menolak tamu dan mencatat keperluannya sesuai prosedur
yang berlaku sebagai pedoman pelaksanaan tugas;
Tahapan :
1) Menerima dan mencatat janji pertemuan sesuai prosedur dan ketentuan
yang berlaku;
2) Melaporkan kepada atasan untuk tindaklanjut;
3) Menginformasikan kembali kepada yang bersangkutan terkait konfirmasi
janji.
f. Mencatat jadwal kegiatan pimpinan sesuai prosedur yang berlaku untuk
kelancaran pelaksanaan tugas;
Tahapan :
1) Mencatat jadwal kegiatan atasan sesuai dengan disposisi;
2) Melaporkan kepada atasan jadwal kegiatanyang akan dihadiri;
3) Menyiapkan segala hal yang diperlukan pimpinan dalam menghadiri
kegiatan.
g. Menerima telepon, menerima dan mengirim fax/email sesuai prosedur yang
berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas;
Tahapan :
1) Menerima dan menjawab telepon serta menanyakan data diri penelpon dan
tujuannya sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku;
2) Menerima fax/email masuk dan mendistribusikannya sesuai tujuan;
3) Mengirim fax/email sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku;
h. Melakukan penyiapan penyusunan di bidang ketatausahaan, koordinasi dan
pengelolaan bahan logistik kantor;
Tahapan :
1) Operator aplikasi dan website di sekretariat;
2) Mengetik dan pengesahan naskah/surat keluar untuk kepentingan atasan
dan kepala dinas;
3) Mengelola bahan logistik kantor;
7. Bahan Kerja :
No. Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas
1. Agenda Penyiapan kearsipan dokumen kantor;
2. SOP dan Petunjuk Teknis; Pencatatan surat masuk kantor;
3. Surat Tugas/Perintah; Penyusunan laporan kegiatan;
4. Agenda Penyusunan dokumentasi dinas;
5. Agenda Pencatatan informasi dan data tamu;
6. Agenda Pencatatan informasi jadwal kegiatan;
7. Petunjuk Teknis; Penyampaian pelaksanaan kegiatan;
8. Petunjuk Teknis; Penyiapan evaluasi dan pelaporan;

8. Perangkat/ Alat Kerja:

No. Perangkat Kerja Untuk Tugas
1. Register Surat Penyiapan dokumen;
2. Komputer/printer/scanner Penyiapan bahan dan dokumen;
3. Komputer/printer/scanner Penyusunan dan penyampaian
laporan kegiatan;
4. Register Dokumentasi Petunjuk & penyampaian laporan;
 5. Register Tamu Penyiapan dokumen dan pelaporan;
6. Agenda pimpinan Penyiapan dokumen dan pelaporan;
7. Laporan kegiatan Pelaporan tugas dan kegiatan;
8. Komputer/printer/scanner Penyusunan dan penyampaian
laporan kegiatan;

9. Hasil Kerja:
Satuan Hasil
No. Hasil Kerja
Kerja
1. Menerima, membuka, membaca, mencatat surat Kegiatan
masuk sesuai prosedur yang berlaku untuk
kelancaran pelaksanaan tugas;;
2. Mengelola kearsipan dan penyiapan kearsipan Dokumen
dokumen kantor;
3. Melakukan penyiapan jadwal kegiatan pimpinan agar Kegiatan
acara berjalan lancar;
4. Menghimpun dan menyajikan klipping berita/laporan Kegiatan
dan keluhan masyarakat dari berbagai media cetak
dan masyarakat;
5. Menerima dan menolak tamu dan mencatat Dokumen
keperluannya sesuai prosedur yang berlaku sebagai
pedoman pelaksanaan tugas;
6. Mencatat jadwal kegiatan pimpinan sesuai prosedur Dokumen
yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas;
7. Menerima telepon, menerima dan mengirim fax/email Kegiatan
sesuai prosedur yang berlaku untuk kelancaran
pelaksanaan tugas;
8. Melakukan penyiapan penyusunan di bidang Dokumen
ketatausahaan, koordinasi dan pengelolaan bahan
logistik kantor;

10. Tanggung Jawab:

a. Tercatatnya surat masuk;
b. Terakomidirnya tamu pimpinan;
c. Terarsipnya surat / dokumen;
d. Terlaksanannya tugas dengan baik;
11. Wewenang:
a. Keakuratan dan ketepatan waktu proses administrasi umum;
b. Kebenaran data yang disajikan;
c. Kerapihan dan ketertiban arsip dokumen pekerjaan.
d. Menolak permintaan data bagi orang yang tidak berkepentingan.

12. Korelasi Jabatan:

No. Jabatan Unit Kerja Dalam Hal
1. Sekretaris Dinas Dinas Perhubungan Permintaan data dan
Kota Palangka Raya bahan;
2. Kepala Sub Bagian Dinas Perhubungan Permintaan data dan
Keuangan dan Aset Kota Palangka Raya bahan;
3. Kepala Sub Bagian Dinas Perhubungan Permintaan data dan
Perencanaan dan Kota Palangka Raya bahan;
Evaluasi
4. Kepala Sub Bagian Dinas Perhubungan Instruksi pimpinan;
Umum dan Kepegawaian Kota Palangka Raya

13. Kondisi Lingkungan Kerja:

No. Aspek Faktor
1. Tempat kerja Di dalam dan luar ruangan
 2. Suhu Sejuk
3. Udara Sirkulasi baik
4. Keadaan Ruangan Luas
5. Letak Rata
6. Penerangan Cukup
7. Suara Tidak berisik
8. Keadaan tempat kerja Nyaman
9. Getaran Tidak Ada
14. Resiko Bahaya:
No. Fisik/ Mental Penyebab
1. Pusing Lelah;
15. Syarat Jabatan:
a. Pangkat/Gol. Ruang : Pengatur Muda, II/a
b. Pendidikan : SLTA/DI/DII/DIII/S1
Ilmu Transportasi/Administrasi/Pemerintahan;
c. Kursus/Diklat
1) Penjenjangan : Diklat Prajabatan;
2) Teknis : Diklat
d. Pengalaman kerja : Manajemen Perkantoran/Administrasi
e. Pengetahuan kerja : Tata Naskah dan Arsiparis;
f. Keterampilan kerja : - Mampu mengoperasikan komputer;
- Mampu menguasai Aplikasi & akses informasi
Internet;
g. Bakat Kerja :
1) G: Intelegensia;
2) M: Kecekatan tangan;
3) P: Penerapan bentuk;
4) Q: Ketelitian.
h. Temperamen Kerja :
1) D: Kemampuan menyesuaikan diri menerima tanggung jawab untuk
kegiatan memimpin, mengendalikan atau merencanakan;
2) R: Kemampuan menyesuaikan diri dalam kegiatan-kegiatan yang
berulang, atau secara terus menerus melakukan kegiatan yang sama,
sesuai dengan perangkat prosedur, urutan atau kecepatan yang
tertentu;
3) T: Kemampuan menyesuaikan diri dengan situasi yang menghendaki
pencapaian dengan tepat menurut perangkat batas, toleransi atau
standar-standar tertentu.
i. Minat Kerja :
1) S : Sosial
2) C : Konvensional
3) I : Investigatif
j. Upaya Fisik :
1) Bekerja dengan jari;
2) Berbicara;
3) Duduk;
4) Berjalan.
k. Kondisi Fisik :
JenisKelamin : Laki-laki/Perempuan;
Umur : 35 tahun;
Tinggi Badan : 165 cm;
 Postur Badan : Ideal;
Penampilan : rapi dan menarik.
l. Fungsi Pekerjaan :
Data : D3: Menghitung Data
Orang : O7: Melayani orang
Benda : B3: Mengemudikan/menjalankan mesin
16. Prestasi Kerja Yang Diharapkan
Jumlah Hasil Waktu
No. Satuan Hasil ¹)
(Dalam 1 Tahun) Penyelesaian ²)
1. Kegiatan 800 15
2. Dokumen 36 250
3. Kegiatan 300 300
4. Kegiatan 12 30
5. Dokumen 300 15
6. Dokumen 300 10
7. Kegiatan 300 250
8. Dokumen 12 13.845

17. Butir Informasi Lain : Tidak ada

PalangkaRaya, 2018.
Yang membuat :
Verifikator ANJAB Penyusun ANJAB Dinas Perhubungan
Pemerintah Kota Palangka Raya, Kota Palangka Raya,

NURJANNAH, A.Md
BETTY LESTARI, S.Psi Pengatur Tingkat I
NIP. 19830612 201001 2 028 NIP. 19890917 201101 2 009

Mengetahui :
KEPALA DINAS PERHUBUNGAN
KOTA PALANGKA RAYA,

Drs. ELDY, M.Si

Pembina Utama Muda
NIP. 19621024 198603 1 018